MAATSCHAPPELIJKE DIENSTTIJD

METHODIEK

EEN TRAINEESHIP BIJ PRESENTEen unieke mogelijkheid om je horizon te verbreden en bijzondere werkervaring op te doen.

Wauw! Hij ligt er! Deze methodiek biedt voldoende tools en kennis om een passend traineeship voorjonge Present trainees in te richten. Dit boekje is het prachtige resultaat van de samenwerking tussenbevlogen Present coördinatoren, betrokken trainers van Millennials Matter én enthousiaste jongeren.

In de indeling van deze methodiek vind je de verschillende fasen van een traineeship terug zodat je perfase direct kunt vinden wat je zoekt. Dit boekje heeft de opzet van een werkboek met praktischeopdrachten en reflectievragen en een kort theoretisch kader. In de tekst wordt verwezen naaraanvullende informatie die online op Presentnet beschikbaar is.

Onder deze methodiek ligt 1,5 jaar ervaring vanuit de proeftuin Maatschappelijke Diensttijd (MDT) Jong Present waarin 35 Present stichtingen hebben geëxperimenteerd met het inzetten van trainees. Een prachtige oefening waarin we met elkaar veel kennis en ervaring hebben opgedaan. Door middel van deze methodiek maken we deze kennis en ervaring graag beschikbaar voor alle stichtingen die met (jonge) vaste vrijwilligers gaan werken.

Ik ben dankbaar voor de bereidheid van coördinatoren om hun succesvolle en soms minder succesvolleervaringen te delen. Door de concrete casussen die jullie inbrachten heeft onze kennis in het creërenvan een lerende omgeving voor jongeren echt een vlucht genomen! Daarnaast ben ik heel blij met de kennis die Hanneke van der Meer en Yvonne Hogt hebben toegevoegd aan onze praktijkervaring. We hebben veel aan jullie specifieke kennis van de doelgroep en coaching gehad!

En niet te vergeten de input die de jongeren zelf hebben geleverd door hun mening te geven in rondetafel sessies, tijdens trainingen of in het meelezen. Zonder jullie moed en enthousiasme was hetsowieso niet gelukt! Bedankt! Volgens mij zijn we nooit uitgeleerd dus ik zie uit naar wat de komende jaren ons aan ervaringen gaat bieden!

Wilma Oosterhuis(tot jan 2020) Programmaleider Jong Present 1.0

VOORWOORDINHOUDSOPGAVE

1. WERVEN

2. START TRAINEESHIP

3. INVULLING TRAINEESHIP

4. BEGELEIDING

5. AFRONDING

4

10

12

14

18

Type 1 Waar zijn ze

Waar zijn ze

Waar zijn ze

Type 2

Type 3

Idee 1

Idee 2

Geniaal!

Idee 3

1 WERVEN

Je bent enthousiast om te beginnen met Jong Present, maar de eerste horde volgt al snel: Waar vind je in hemelsnaam een juiste trainee? In dit hoofdstuk vind je opdrachten die je helpen bij het vinden van je trainees.

Er zijn talloze type trainees te verzinnen die passen binnen de MDT. Denk bijvoorbeeld aan een student of iemand met afstand tot de arbeidsmarkt, een schoolverlater of een vluchteling. Wie je wilt, hangt af van allerlei factoren. Een student vinden in Hardenberg is moeilijker dan in Wageningen. En misschien kan je vorige baan bij een welzijnsorganisatie zomaar een warm lijntje naar een arbeidsbeperkte zijn.

Kernvraag: Hoe vind ik de juiste trainee(s)?

Theorie

Reflectie

Opdracht 1.1 - Wie wil jij in je team?

Ga naar Presentnet en open de bijlage ‘Werven - Doen - Trainees en hun vindplaats’. Hier vind je een lijst met mogelijke soorten trainees, waar ze te vinden zijn, welke motivatie ze zouden kunnen hebben om deel te nemen en met welke taal je ze kan aanspreken.

Kies drie type trainees waar jij affiniteit mee hebt en die zich in jouw omgeving kunnen bevinden. Vul ze in in onderstaande schema. Is er een type dat er nog niet bijstaat, maar die je wel zou willen? Zet hem bij jouw top 3.

1.

2.

De trainees die je gaat werven vallen met name in de millennial generatie, geboren tussen 1984 en 2000. Een generatie is een groep mensen die in dezelfde tijd is opgegroeid. Dat maakt ze niet tot dezelfde personen, want hun individuele kwaliteiten, waarden en overtuigingen kunnen ontzettend verschillen. Het gezamenlijk opgroeien zorgt ervoor dat ze dezelfde ervaringen hebben opgedaan en dat beïnvloedt hun manier van kijken naar hun leven en omgeving. Meer over deze generatie vind je op Presentnet in de bijlages:

‘Werven - Denken - 3 Kenmerken van millennials’ ‘Werven - Denken - Infographic Millennials Matter’

Hoe zou je de theorie over de generatie terug kunnen laten komen in jouw wervingsstrategie?

4 5

Waar jij bent, daar werf je trainees. In principe kan je overal trainees vinden. Op het schoolplein, bij de sportclub, in de kerk, via je vrijwilligers etc. Omdat de mogelijkheden zo talrijk zijn, zie je soms door de bomen het bos niet meer. Daarom is het belangrijk om zowel te weten waar de trainee is als waar jij je bevindt en met wie jij in contact staat. Als je naar je netwerk kijkt als mogelijke connectie naar trainees, zijn de mogelijkheden om te werven dichtbij. Daarom gaan we nu ‘namestormen’: Brainstormen over wie je kent.

Je weet nu waar jouw mogelijke trainees zich bevinden. En je weet dat die plekken voor jou toegankelijk en bereikbaar zijn. Nu sta je voor de uitdaging om je verhaal te gaan vertellen en te onderzoeken wat de keuze voor een MDT bij Present aantrekkelijk maakt. Wanneer er geen overlap is;

- Kan je heroverwegen of je wel het passende type trainee hebt gekozen- Brainstormen over wat je gaat doen om relatie te leggen met de plekken waar de voor jou passende trainees wel zijn

TIP!Op Presentnet vind je bij het campagnemateriaal een voorbeeld van een vacaturetekst.

Opdracht 1.2 - Wie ken jij?

Opdracht 1.3 - Welk verhaal over MDT Present gebruik je in het werven?

Teken drie cirkels op een leeg vel, waarbij de eerste de kleinste is in het midden van het vel. Teken dan een grotere eromheen en dan een derde grootste cirkel daaromheen.

Schrijf in de binnenste cirkel je meest warme, relevante contacten. Schrijf in de cirkel daaromheen de contacten die wat minder warm zijn en in de buitenste cirkel de contacten die lauw zijn.

Omcirkel de namen die op de plekken zijn waar jouw 3 type trainees zich bevinden. In opdracht 1.4 gaan we verder met deze omcirkelde namen.

Omschrijf de maatschappelijke rol van Present op zo’n manier dat deze voor de trainee aansprekend is. Tip: kijk nog eens naar de bijlage ‘Werven - denken - Trainees en hun vindplaats’ voor tips over taalgebruik.

Wanneer is de MDT van betekenis voor jouw trainee?

Hoe ziet het samen werken eruit?- Aantal uren per week op vaste of wisselende dagen- Eigen regie en verantwoordelijkheid- Vrijwilligersvergoeding, begeleiding en gratis trainingen

Schrijf op basis van je eerdere antwoorden een korte, wervende vacaturetekst.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

4.

6 7

Het is tijd om in actie te komen. In de waan van de dag kan het werven zomaar naar de achtergrond gaan. De meeste coördinatoren vinden het werven ook niet het leukste om te doen. Daarom is het handig om heel expliciet te kiezen wat je wanneer wilt gaan doen en om de gekozen acties zichtbaar op te hangen, zodat je vorderingen kan bijhouden. Een methode die hierbij past is de Scrum-methode van Agile.

TIP! De acties op dit scrum bord gaan voor nu alleen over het werven van een trainee. Dat is het project waar dit op van toepassing is. Daarnaast ben je natuurlijk ook nog met andere dingen bezig, maar die acties houd je voor nu even buiten dit bord.

Opdracht 1.5 - Welke acties ga je doen?

Op Presentnet vind je een document bestaande uit 4 pagina’s, onder de naam ‘Werven - Doen - Actielog’. Print deze pagina’s uit en hang ze naast elkaar op.

Bepaal (samen met je collega) welke acties nodig zijn voor de werving. Schrijf elke actie op een eigen post it en plak de post its op het vel ACTIE LOG. Wees zo concreet mogelijk en gebruik actiewoorden, zoals ‘Piet bellen’ i.p.v. ‘Contact zoeken met de omcirkelde namen van opdracht 1.2’.

Bepaal welke acties je de komende twee weken gaat oppakken en afronden. En plak deze post-its op het vel TO DO.

Op het moment dat je een actie gaat uitvoeren, verschuif je de post-it van TO DO naar DOING.

Op het moment dat je een actie afgerond hebt, verschuif je de post-it van DOING naar DONE.

Evalueer na 2 weken je plan (met je collega): a. Wat was succesvol? b. Wat maakt dat sommige acties nog bij TO DO staan? c. Wat ga je volgende keer anders doen? d. Selecteer nieuwe acties voor de komende twee weken uit de ACTIE LOG post-its.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Het kan ook zijn dat je spontaan mensen ontmoet die interesse hebben in MDT Present. Voor die situaties is het handig om een Elevator Pitch klaar te hebben. Om in één minuut te vertellen wat MDT Present inhoudt. Dit is een samenvatting van vraag 1 en 2. De sterkste pitch bevat die elementen van MDT Present waar jij enthousiast over bent, dat enthousiasme wordt door je luisteraars gevoeld. Schrijf hieronder je pitch op.

Opdracht 1.4 - Hoe pitch jij MDT Present?

TIP!Er is campagnemateriaal beschikbaar op Presentnet die je bij de werving kan gebruiken. Denk aan voorbeeld posts voor social media, posters om op te hangen etc. Ga naar Presentnet om dit te bekijken.

8 9

2 START TRAINEESHIP

De trainee is gevonden en komt binnenkort voor het eerst een dag werken. De trainee kent nog niemand en weet nog niets. Alle dingen die voor jou normaal zijn, zijn nieuw. Wat doe je om de trainee goed te laten starten? In dit hoofdstuk lees je wat belangrijk is in de eerste maand van het traineeship.

Kernvraag: Wat gaan de trainees doen in de eerste weken? Hoe geef ik ze een vliegende start?

Reflectie - Hoe zien de principes er in jouw praktijk uit? Hoe herkent de trainee ze?

Theorie - Het creëren van een leeromgeving

Het uitgangspunt van Millennials Matter bij een traineeship is dat een lerende omgeving van grote invloed is voor het succes. Welke principes daaraan ten grondslag liggen lees je ‘Start Traineeship - Denken - Creëren Leeromgeving’, te vinden op Presentnet.

Leren is inzichtelijk:

Leren is veilig:

Leren is relevant:

Leren is afwisselend:

Leren is uitdagend:

De start gaat niet alleen over de eerste dag. Het gaat over een eerste periode van kennismaken met je directe collega’s en het inlezen en luisteren zodat je weet wat er speelt. Het werkt beter als je hiervan een een afgebakende periode maakt, met duidelijke kaders en afspraken over wat je van de trainee verwacht.

Op basis van de eerste ervaringen in de proeftuin van MDT Present zien we dat de trainees nog niet gelijk een idee hebben van wat ze willen leren. Dat ze tijd nodig hebben. Daarom aan jou de taak om die eerste periode in te zetten om te ontdekken hoe ze hun traineeship willen invullen.

Dat betekent dat jij in deze eerste maand meer de regie hebt dan de trainee. Dat jij het eerste doel opstelt, namelijk: Kennismaken met de organisatie, met samenwerkingspartners en meedoen in het werk, om te ontdekken waar jij de focus op wilt leggen in je traineeship.

Opdracht 2.1 - Hoe bereid je de eerste maand voor?

Neem wat tijd alleen of met je collega’s, om de taken en bezigheden van de trainee in deze eerste maand te bepalen. a. Hoeveel uur komt de trainee werken? Op welke dagen? b. Welke projecten staan er gepland en waarin kan de trainee meewerken? c. Welke deelverantwoordelijkheden kan je delegeren naar een trainee? d. Met welke partners moet een trainee kennismaken in deze eerste maand? e. Welke stukken moet een trainee zeker lezen? Er zijn meerdere onderwerpen die voorbijkomen in een eerste gesprek. Op Presentnet vind je een lijst met topics voor dit eerste gesprek, onder de naam ‘Start Traineeship - Doen - Topics Startgesprek’. Lees dit door en bereid elk topic voor.

1.

2.

TIP! Denk niet te snel dat je teveel informatie geeft, want veel kennis is voor jou normaal, maar voor de ander niet. Verwacht tegelijk ook niet dat de trainee alles onthoudt, want alles wat je vertelt is nieuw en kan de trainee nu nog niet helemaal plaatsen.

10 11

3 INVULLING TRAINEESHIP

De diversiteit aan trainees gecombineerd met de aanbodgerichte aanpak van Present geeft veel mogelijkheden voor de invulling van het traineeship. In dit hoofdstuk lees je hoe je het traineeship kunt vormgeven.

Na de eerste maand van meekijken en kennismaken neem je de tijd met de trainee om te evalueren. Ongetwijfeld hebben jullie elkaar in de eerste maand heel regelmatig gesproken. Dan lijkt een officiële maandevaluatie misschien overbodig. Echter een officiële markering van een volgende fase, maakt het leren inzichtelijk en geeft veiligheid aan de trainee om regie te nemen.

Kernvraag: Wat wordt de invulling van het traineeship voor mijn trainees?

Opdracht 3.1 - De maandevaluatie

Op Presentnet vind je evaluatievragen als ondersteuning voor dit markeringsmoment in het document ‘Invulling Traineeship - Doen - Evaluatievragen’. Lees dit door en geef de trainee die vragen mee, die jij belangrijk vindt om met je trainee te bespreken.

Vraag de trainee om een verslag van het evaluatiegesprek te maken. Hiermee geef je de trainee duidelijk de regie over het vervolg van het traineeship.

1.

2.

EXTRA Stel de trainee kent zijn eigen talenten onvoldoende en heeft na de eerste maand niet meer zicht gekregen op een gewenste invulling. Je kan de trainee dan op weg helpen door bijvoorbeeld deze spellen / testen aan te bieden.

KWALITEITEN

- Ga naar: bit.ly/kwaliteitentest- Laat de test invullen door de trainee- Vul de test zelf in over de trainee- Vraag de trainee nog drie tot vijf mensen de test in te laten vullen- Laat de trainee de reacties verzamelen en met je delen- Stimuleer de trainee om te kiezen in welke kwaliteit hij of zij wil groeien

FAVORIETE ACTIVITEITEN

- Op Presentnet vind je een lijst met activiteiten uit het inspiratiespel onder de naam ‘Invulling Traineeship - Doen - Favoriete Activiteiten’- Laat de trainee 10 activiteiten kiezen waar hij of zij het meest enthousiast van wordt en/of kies zelf 10 activiteiten die je bij de trainee vind passen- Bespreek hoe dat terug kan komen in het traineeship

VOORWAARDEN

- Op Presentnet vind je een lijst met voorwaarden als antwoord op de vraag: ‘Wat heb ik nodig om goed te kunnen functioneren?’ Bekijk hiervoor het document ‘Invulling traineeship - Doen - Voorwaarden voor samenwerken’- Laat de trainee 5-8 voorwaarden kiezen die voor hem of haar belangrijk zijn om prettig te werken- Bespreek hoe dit terug kan komen in het traineeship

TIP! Neem ruim de tijd om met de trainee te evalueren en zorg dat je niet gestoord wordt tijdens de evaluatie.

12 13

4 BEGELEIDING

Een van de succesfactoren van het traineeship is de begeleiding die jij biedt. In de proeftuin hebben we opgemerkt dat begeleiden soms meer tijd vraagt dan verwacht. Daarmee kan je met je dagelijkse werkzaamheden in de knel komen. Bewust kiezen voor begeleidingstijd aan je trainee en kiezen voor effectieve interventies, levert veel op. Daarom in dit hoofdstuk de theorie over het begeleiden van je trainee en het investeren in jouw ontwikkeling als begeleider.

Kernvraag: Hoe geef ik de begeleiding van de trainee vorm?

Theorie 1 - Fixed en growth mindset

Theorie 2 - Oplossingsgericht leidinggeven

Reflectievraag - Welke mindset herken je bij je trainee en wat betekent dat voor jouw begeleiding aan je trainee?

Reflectievraag - Wat herken je al terug in je manier van begeleiden?

Als het gaat over leren en ontwikkelen, is de theorie van Carol Dweck informatief en verhelderend. Zij beschrijft dat de basishouding van waaruit mensen leren, verschilt. Dit heeft effect op de manier waarop jouw begeleiding ontvangen wordt. Hierover lees je meer op Presentnet: ‘Begeleiden - Denken - Fixed en Growth Mindset’.

Oplossingsgericht leidinggeven geeft input voor een stijl van begeleiden die positief en toekomstgericht is. De start in deze theorie is een wens om te veranderen en te groeien en geeft veel ruimte voor eigenaarschap van jouw trainee. Een praktische theorie die aansluit bij de ontwikkelingsgerichte focus van de millennial generatie. Deze vind je op Presentnet: ‘Begeleiden - Denken - Oplossingsgericht leidinggeven’.

14 15

Kies op basis van de gelezen theorieën waarin jij je wilt ontwikkelen. Ga naar Presentnet en vul het formulier ‘Begeleiding - Doen - Ontwikkelplan’ voor jezelf in.

In het ontwikkelplan vragen we je om een accountabilityvraag en accountabilitypartner in te vullen. Een accountabilityvraag is een helpende vraag die een ander jou mag stellen zodat je je bewust blijft ontwikkelen in datgene wat je zelf gekozen hebt. De partner is iemand die je vertrouwt en respecteert.

Opdracht 4.1 - Ontwikkelpunten formuleren

Theorie 3 - Feedback cirkel

Reflectievraag - Wat herken je al terug in je manier van begeleiden?

In het leerproces is de feedback van collega’s van belang, zo ook voor jouw trainee. De feedbackcirkel is een nieuwe manier van kijken naar feedback, waarbij jouw aandeel eerlijk benoemd wordt. Door jouw beleving toe te voegen aan je observatie, draagt dit bij aan een eerlijk en zuiver beeld. Meer theorie hierover vind je op Presentnet onder ‘Begeleiden - Denken - Feedbackcirkel’.

TIP! Intervisiemodel - als je wilt groeien in jouw begeleiding van trainees kan het organiseren van intervisie met collega’s een handig hulpmiddel zijn. Op Presentnet vind je een oplossingsgericht intervisiemodel onder ‘Begeleiding - Doen - Intervisie’, waarmee je met collega’s aan de slag kunt.

16 17

Gefeliciteerd!

5 AFRONDING

De afronding van een traineeship kan je zomaar overvallen, maar een goede en zorgvuldig afronding draagt bij aan de succesbeleving van het traineeship. In dit hoofdstuk staan we daarom stil bij een goede afronding.

Wil jij graag jouw horizon verbreden? Een waardevolle toevoeging leveren aan de maatschappij? Jezelf leren kennen of je CV een boost geven? Dan heeft stichting Present de ‘beste vacature ever’ voor jou. De vacature is een op maat gemaakt traineeship voor jongeren en kan door heel Nederland worden gevolgd.

Bekijk het eens van de andere kantDraai het boekje om, geef het aan je begeleider en ga samen met je begeleider aan de slag. Deze methodiek gaat jullie daarbij helpen! Veel succes en vooral veel plezier gewenst!

Zij gingen je voor!Bekijk alle verhalen op www.bestevacatureever.nl

- Plan een afrondingsevaluatie ruim vier weken voor afronding van de laatste dag. Dit geeft genoeg tijd om nog wat laatste puntjes op de i te zetten en bewust afscheid te nemen.

- Op Presentnet vind je een lijst met topics en evaluatieformulieren voor dit eindgesprek, onder de naam ‘Start Traineeship - Doen - Topics Eindgesprek’. Lees dit door en bereid elk topic voor.

- Begeleid het afscheid van de trainee. Bijvoorbeeld wanneer een deeltaak is overgedragen, benoem je dit expliciet en geef je woorden aan het afscheid.

- Neem in de afrondende maand genoeg tijd om te vieren wat er goed is gegaan.

- Overleg met de trainee hoe zij wil vieren dat het traineeship klaar is. De een wil een uitgebreider moment dan een ander. Laat ruimte voor de eigen voorkeur van de trainee in de afronding.

Kernvraag: Hoe rond ik een traineeship goed af?

Opdracht 5.1 - Eindgesprek

Opdracht 5.2 - Vieren wat er goed is gegaan

Theorie 1 - Goed afronden en afscheid nemen

Wat houdt een goede afronding van een traineeship in? Waarom is het zo belangrijk? Meer daarover vind je op Presentnet onder ‘Afronding - Denken - Oogsten en Afscheid nemen’.

TIP! Op Presentnet vind je een certificaat die je kan gebruiken bij de afronding van het traineeship. BESTE VACATURE EVER!

18 19

Handboek voor de

een uitstekend idee van:Ontwikkeld in samenwerking met:

Ontdek het traineeship