LRP SELECTIES, GROEPEN,VRIJE GEBIEDEN release 2.1 Koos Willemse.
-
Upload
merel-lambrechts -
Category
Documents
-
view
215 -
download
0
Transcript of LRP SELECTIES, GROEPEN,VRIJE GEBIEDEN release 2.1 Koos Willemse.
LRPSELECTIES, GROEPEN,VRIJE GEBIEDEN
release 2.1
Koos Willemse
Deze instructie behandelt het onderwerp SELECTIES, GROEPEN EN VRIJE GEBIEDEN.
Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze:
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB
LRPGEREGISTREERDEN IN LRP
GEREGISTREERDENLID- gedoopt - belijdenis gedaan
VOORKEURSLID- lid van PKN-gemeente op ander geografisch grondgebied
GASTLID- gedoopt of belijdend lid van een ander kerkgenootschap
MEEGEREGISTREERDE- ‘gezins’lid van PKN-lid
ONGEDOOPT KIND- niet gedoopt kind van PKN-lid- vroegere geboorteleden
BLIJKGEVER- lid van andere PKN-gemeente- personen die meeleven zonder zich aan te sluiten
EINDE GEREGISTREERDEN IN LRP
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB
LRPSELECTIES LA/PW
Geautoriseerden voor een wijkgemeente of sectie zien alleen die selecties die speciaal voor hun autorisatiegebied gelden!
mogelijkheden
zoeken op naam selectie
nieuwe selectie maken
selectie(criteria) bewerken
selectie verwijderen
bij kiezen van
eigenaar (maker), enige die de selectie kan verwijderen uit de lijst *)
*) om het systeem niet te laten vervuilen (maker levert sleutel in, maar verwijdert zijn/haar selecties niet, kan ook de LB de selecties verwijderen. Doe dit alleen in noodgevallen!
naam (verplicht)
• geef (goed herkenbare) naam[het is handig om de naam te laten beginnen met de rol van de maker: dus bv. LA-70+ ; onder Uitdraai zijn namelijk alle ‘leesbare’ selecties te zien]
kies standaardselectie
of maak nieuwe selectie
kies (eventueel) sectie kies (eventueel) wijkgemeente
N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
wijkgemeente ysectie x
selectie aangemaakt op gemeenteniveau
geautoriseerde voor wijkgemeente y ziet
geautoriseerde voor sectie x ziet
geautoriseerde voor gemeente ziet
TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.
sortering (verplicht)
mogelijkheden voor sortering
vinkje: voor anderen zijn criteria niet zichtbaar in lijst met selectiecriteria
geen vinkje: door anderen zijn criteria niet te wijzigenwel te gebruiken let op: vrije exportvinkjes niet door anderen aan te passen
vink aan als de selectie subselecties bevatvoornamelijk van belang bij aanschrijvingen voor financiële acties
geef (eventueel) omschrijving (bijvoorbeeld de gehanteerde selectiecriteria)
categoriën; vinkje aan: categorie vouwt zich uitvinkje uit: categorie vouwt zich in
LRPVOORBEELDEN VAN SELECTIES LA/PW
Stop
Algemene selectie
Jubilea
Overlijden
Start START
ALGEMEEN
JUBILEA
OVERLIJDEN
STOP
Voorbeelden van selecties
LRPALGEMEEN SELECTIE
vul naam inkies sortering bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderenzo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven uit)bepaal of selectie op lager nievau bruikbaar moet zijnlaat leeg
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten
NB: In de vakjes [noem A]Email adresVrij gebied Buitenland, Voorkeurslid Sectievoorkeur Wil nooit bijdragen Niet in staat bij te dragenWenst geen contact Geen contact mogelijkSILA bezwaar GBA blokkade Geheim adres Adres onbekend
zijn de keuzemogelijkheden
• leeglaten → zowel A als niet-A geselecteerd! • insluiten → alleen A geselecteerd; • uitsluiten → A niet meegenomen;
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten
NB binnen deze selectie kunnen maar twee categorieën tegelijk worden geselecteerdhoe de overige relaties worden meegenomen: zie verderop
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten
hier zouden bijv alleen de PE-hoofden kunnen worden gekozen
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten
Sla de zo gemaakte selectiecriteria op
Open de selectiecriteria weer
We hebben nu de basisselectiecriteria, die we door dubbelklikken kunnen openen.Er is nog geen selectie!Die wordt gemaakt met de knop
gemaakte selectie te vinden onder tabblad
m.b.v. de knop kan een geselecteerde
worden verwijderd uit de selectie
Komt te staan onder de tab ; daar kan de
uitsluiting weer ongedaan worden gemaakt
gemaakte selectie naar groep te exporteren via
merk op: er is een vakje
dit kan op 1, 2 of 3 worden gezethierbij komen extra selectiemogelijkheden te voorschijn:
vergelijk met
NB: begin altijd met het aantal insluitingscriteria leeg te laten, zijn er meer criteria nodig zet dan achtereenvolgens deze criteria op 1, 2 etc.
Voor de selectie die we maken: lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten, zetten we het aantal op 1
ga naar tabblad
vul in onderBurgerlijk Leeftijd van: 70; Buitenland: Uitsluiten Kerkelijk Inschrijfstatus: Ingeschreven; Relatie: MeegeregistreerdeOverig Wenst geen contact: Uitsluiten
nu hier ook om de resultaten te zien
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten, zetten we het aantal op 1
onder dit tabblad staan de resultaten
Hebben we aan deze criteria nog niet genoeg dan kunnen ook
en nog gebruikt
worden
Vergeet niet!!
Het is verstandig om deze criteria te vermelden bij de opmerkingen:
Tenslotte is het nog mogelijk om onder het tabblad individuele personen op te nemen
onder het tabblad zijn groepen in of uit te sluiten
onder het tabblad zijn vrije gebieden in of uit te sluiten
Voor de mogelijkheden van het tabblad zie bij onderdeel JUBILEA
PAS OP: Uitsluitingen, Extra Insluitingen, Groepen en Vrije Gebieden ‘verversen’ niet bij het maken van een selectie of het genereren van een totaaloverzicht!
Dus bij hergebruik van de selectiecriteria:• altijd de Uitsluitingen en Extra Insluitingen
controleren• altijd eerst de Geregistreerden in de Groepen en Vrije
Gebieden herbepalen
Er kunnen nu negen selecties zijn:1. basisselectie2. insluitingen 13. insluitingen 24. insluitingen 35. jubilea6. extra insluitingen7. uitsluitingen8. groepen9. vrije gebieden
Deze selecties moeten we samenvoegen in een
Hierbij worden ook de dubbele geregistreerden verwijderd
NB in de voorbeeldselectie aantal insluitingscriteria op 1 bij het genereren !!
LET OP:• aan uitdraaien etc. is het totaaloverzicht gekoppeld; dit moet dus altijd gegenereerd worden (zelfs als alleen maar basisselectiecriteria zijn gebruikt• iedere keer dat er iets in de selectiecriteria wordt veranderd, moet het totaaloverzicht opnieuw gegenereerd worden!!• bij opslaan worden extra insluitingen en uitsluitingen mee opgeslagen
BELANGRIJK: gebruik niet meer insluitingscriteria dan nodig; “lege” insluitingscriteria geven in het totaaloverzicht alle geregistreerden!
Gevisualiseerd:
in de box selectiecriteria zitten alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu alleen die geselecteerden
selectiecriteria totaaloverzicht
selectiecriteria totaaloverzichtinsluitcriteria1
+
in de box insluitcriteria1 zitten ook alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu de som van de geselecteerden in beide criteria
selectiecriteria totaaloverzichtinsluitcriteria1 insluitcriteria2
+ +
in de box insluitcriteria2 zitten ook alle geregistreerden; als we geen selectie hieruit maken (dwz alle velden leeg laten), zullen alle geregistreerden in het totaaloverzicht komen
idem: als we insluitcriteria3 ‘open’ hebben maar leeg laten, geeft dat in het totaaloverzicht alle geregistreerden
Conclusie: pas het aantal insluitcriteria aan aan wat nodig is!
mogelijkheden:
in het laatste geval
m.b.v. de knop kan aangegeven worden welke
gegevens van de geselecteerden moeten worden geëxporteerd.
(hier wordt maar een deel van de lijst getoond)
geregistreerden of alleen PE’s
PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres!via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
Wanneer er alleen een groep of vrij gebied wordt geselecteerd
door toevoegen onder het tabblad
resp
is het belangrijk dat de criteria onder tabblad
niets opleveren, zodat in de totaalselectie alleen de groepsleden voorkomen!Dit kan o.a. door onder selectiecriteria te kiezen voor leeftijd 200 jaar en ouder
Dus: de tabbladen groepen en vrije gebieden zijn in- of uitsluitingen bij selectiecriteria
Stop
Algemene selectie
Jubilea
Overlijden
Start START
ALGEMEEN
JUBILEA
OVERLIJDEN
STOP
EINDE ALGEMENE SELECTIE
LRPVERBINTENISJUBILEA EN VERJAARDAGEN
Onder het tabblad kunnen verjaardagslijstjes of
lijstjes met huwelijksjubileaworden gemaakt. Alle ingeschrevenen worden hierbij geselecteerd ook zij die geen contact wensen of nooit willen bijdragen. Als die niet niet moeten worden meegenomen moeten zij achteraf worden verwijderd (zie verderop)
vul naam inkies sortering bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderenzo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven aangevinkt)bepaal of selectie op lager nievau bruikbaar moet zijnlaat leeg
BELANGRIJK: De uitkomst van de selectie onder het tabblad moet altijd 0 zijn
selectiecriteria totaaloverzichtjubilea
+
selectiecriteria totaaloverzichtjubilea
+
anders:
selecteer daarom onder het tabbladiedereen met een leeftijd van 200 of ouder
kies bij tussen verjaardagen en verbintenisjubileaNB in één selectie kunnen niet beide tegelijk worden gekozen!
Verjaardagen vul periode in (moet binnen eenzelfde jaar liggen)
klik op
selecteer de leeftijden die gewenst worden en
of laat dit leeg en vul een leeftijd van tot en met in (zo zijn bijv. alle 70+-ers te selecteren!)
geselecteerden (ook wenst geen contact en wil niet bijdragen)
onder daar is export mogelijk
NB: Leeftijd onder Burgerlijk = aantal jaar nu; Leeftijd onder Jubilea = aantal jaar op verjaardag
VerbintenisjubileaOok hier moet het resultaat van Selectiecriteria 0 zijn! vul periode in (moet binnen eenzelfde jaar liggen)
klik op
selecteer de jubilea die gewenst worden en
voeg eventueel nog jubilea van tot en met toe
bij 12,5 jarig jubileum geeft LRP wel de juiste personen, maar de jubileumdatum is niet correct. Corrigeer deze aan de hand van de verbintenisdatum”.
onder geselecteerden is het resultaat te zien
onder geselecteerden is het resultaat te zien onder het tabblad
exporteer de lijst via de
NB huwelijksjubilea: aantal jaren verbintenis op tijdstip van maken van de lijstaantal jaar verbintenis: op jubileum (alleen correct voor de periode die ligt na de computerdatum!)
het uitsluiten van degenen die geen contact willen en/of niet willen bijdragen moet via de Vrije export worden gedaan
kies behalve de velden die verder gewenst zijn voor de lijst ook
NB: Aantal jaar (huwelijk) onder Burgerlijk = aantal jaar nu; Aantal jaar verbintenis onder Jubilea = aantal jaar jubileum
PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres!via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
Alternatief voor het uitsluiten van degenen die geen contact willen en/of niet willen bijdragen Maak een groep van deze personen en sluit die uit.
Deze groep moet voor gebruik geactualiseerd worden!!
PAS OP: Bij export van leeftijd en huwelijksjaren wordt gerekend tot aan de computerdatum!wanneer dus bij huwelijksjubilea of leeftijd in volgende maand het aantal jaren wordt geëxporteerd, moet daarbij 1 jaar worden opgeteld!
wordt gebruik gemaakt van het vakje leeftijd of aantal jaar verbintenis onder Jubilea, dan wordt het aantal jaren op de verjaardag resp. jubileumdatum getoond
Stop
Algemene selectie
Jubilea
Overlijden
Start START
ALGEMEEN
JUBILEA
OVERLIJDEN
STOP
Einde selectie huwelijksjubilea/verjaardagen
LRPOVERLEDENEN
Selecteer de personen die deze maand zijn overleden
via kunnen gegens als overlijdensdatum en –plaats worden geëxporteerd
onder
PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres!via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
EINDE SELECTIES LA/PW
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB
LRPSELECTIES BA
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Geautoriseerden voor een wijkgemeente of sectie zien alleen die selecties die speciaal voor hun autorisatiegebied gelden!
mogelijkheden
zoeken in selectiecriteria
nieuwe selectiecriteria maken
selectiecriteria bewerken
selectiecriteria verwijderen
bij kiezen van
eigenaar (maker), enige die de selectie kan verwijderen uit de lijst selectiecriteria
*) om het systeem niet te laten vervuilen (maker levert sleutel in, maar verwijdert zijn/haar selecties niet, kan ook de LB de selecties verwijderen. Doe dit alleen in noodgevallen!
naam (verplicht)
• geef (goed herkenbare) naam[het is handig om de naam te laten beginnen met de rol van de maker: dus bv. BA-KB ; onder Uitdraai zijn namelijk alle ‘leesbare’selecties te zien]
kies standaardselectie
of maak nieuwe selectie
kies (eventueel) sectie kies (eventueel) wijkgemeente
N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
wijkgemeente ysectie x
selectie aangemaakt op gemeenteniveau
geautoriseerde voor wijkgemeente y ziet
geautoriseerde voor sectie x ziet
geautoriseerde voor gemeente ziet
TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.
sortering (verplicht)
mogelijkheden voor sortering
vinkje: voor anderen zijn criteria niet zichtbaar in lijst met selectiecriteria
geen vinkje: door anderen zijn criteria niet te wijzigenwel te gebruiken let op: vrije exportvinkjes niet door anderen aan te passen
kies (eventueel) sectie kies (eventueel) wijkgemeente
N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
wijkgemeente ysectie x
selectie aangemaakt op gemeenteniveau
geautoriseerde voor wijkgemeente y ziet
geautoriseerde voor sectie x ziet
geautoriseerde voor gemeente ziet
TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.
vink aan als de selectie subselecties bevatkan van belang zijn bij aanschrijvingen voor kerkbalans
subselectiesHandig als verschillende categorieën een verschillende brief moeten hebben
De subselectie moet een selectie uit de hoofdselectie bevatten. Voorbeeld: hoofdselectie alle PE-hoofden subselectie PE-hoofden 18 t/m 25
Dus: 1) Maak een selectie van PE-hoofden 18 t/m 25 2) Maak een selectie van alle PE-hoofden
3) Vink bij de laatste selectie aan
PE-hoofden
PE 18 t/m 25
4) Voeg onder tabblad de selectie
PE-hoofden 18 t/m 25 toe
Bij de selectie PE-hoofden 18 t/m 25
geef (eventueel) omschrijving (bijvoorbeeld de gehanteerde selectiecriteria)
categoriën; vinkje aan: categorie vouwt zich uitvinkje uit: categorie vouwt zich in
Bedenk welke categorieën personen en/of PE’s uw gemeentewil aanschrijven voor de Kerkbalans.
Een keuze kan zijn:1. De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn *)2. De kinderen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn3. De “overigen” die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
*) strikt genomen hoeft het criterium “die lid zijn” niet te worden meegenomen, immers alleen een lid kan PE-hoofd zijn, maar de vroegere geboorteleden die een PE vormen (en daarvan dus hoofd zijn) blijven bij de conversie PE-hoofd ; dit criterium zorgt er voor dat zij niet worden meegenomen.
let op: bij de conversie is bij gemengd gehuwden de Meegeregistreerde soms PE-hoofd geworden en het Lid partner. Verander dit!
vul naam inkies sorteringbepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderenzo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven uit)laat leeg
Geen subselecties
Eerste deel van de selectie
De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
controleer kerkelijk bijv. inschrijfstatus
De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
De PE hoofden die lid en 18 jaar en ouder zijn
Onder ‘Overig’ zijn nog mensen in/uit te sluiten die niet kunnen of willen bijdragen
NB: In de vakjes [noem A]Vrij gebied Buitenland, Voorkeurslid Sectievoorkeur Wil nooit bijdragen Niet in staat bij te dragenWenst geen contact Geen contact mogelijkSILA bezwaar GBA blokkadeGeheim adres Adres onbekend
zijn de keuzemogelijkheden
• leeglaten → zowel A als niet-A geselecteerd! • insluiten → alleen A geselecteerd; • uitsluiten → A niet meegenomen;
Financieel: in dit stadium nog niet van belang
Tip: zet de selectiecriteria in de omschrijving
Sla de zo gemaakte selectiecriteria op
heropen de selectie
We hebben nu de basisselectiecriteria, die we door dubbelklikken kunnen openen.Er is nog geen selectie!Die wordt gemaakt met de knop
nu zijn de geselecteerden te zien onder tabblad
eventueel zijn de geselecteerden te exporteren naar een groep via
merk op: er is een vakje
Nu moet de volgende selectie gemaakt worden
dit kan op 1, 2 of 3 worden gezethierbij komen extra selectiemogelijkheden te voorschijn:
vergelijk met
NB: begin altijd met het aantal insluitingscriteria leeg te laten, zijn er meer criteria nodig zet dan achtereenvolgens deze criteria op 1, 2 etc.
zet op 1 en ga naar
Onder insluitingscriterium 1 maken we de selectie De kinderen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn vul in onderBurgerlijk Leeftijd van: 18 t/m ..Kerkelijk Inschrijfstatus: inschrijfstatus: ingeschreven; relatie: lid of gastlid Pastoraal Relatie: KindOverig Wil nooit bijdragen, kan niet bijdragen, wil geen contact: uitsluiten
De resultaten zijn dan te zien onder het tabblad
zet op 2 en ga naar
Onder insluitingscriterium 1 maken we de selectie De overigen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn vul in onderBurgerlijk Leeftijd van: 18 t/m ..Kerkelijk Inschrijfstatus: inschrijfstatus: ingeschreven; relatie: lid of gastlid Pastoraal Relatie: OverigOverig Wil nooit bijdragen, kan niet bijdragen, wil geen contact: uitsluiten
De resultaten zijn te vindenonder het tabblad
We vermelden de selectiecriteria bij de opmerkingen
Sla de selectiecriteria op!
Nu drie selecties:1. basisselectie2. insluitingen 13. insluitingen 2
Deze selecties moeten we samenvoegen in één
1 2 3
LET OP:• aan uitdraaien etc. is het totaaloverzicht gekoppeld; dit moet dus altijd gegenereerd worden (zelfs als alleen maar basisselectiecriteria zijn gebruikt• iedere keer dat er iets in de selectiecriteria wordt veranderd, moet het totaaloverzicht opnieuw gegenereerd worden!!
selectiecriteria totaaloverzicht
BELANGRIJK: gebruik niet meer insluitingscriteria dan nodig; “lege” insluitingscriteria geven in het totaaloverzicht alle geregistreerden!
Gevisualiseerd:
in de box selectiecriteria zitten alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu alleen die geselecteerden
selectiecriteria totaaloverzichtinsluitcriteria1
+
in de box insluitcriteria1 zitten ook alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu de som van de geselecteerden in beide criteria
selectiecriteria totaaloverzichtinsluitcriteria1 insluitcriteria2
+ +
in de box insluitcriteria2 zitten ook alle geregistreerden; als we geen selectie hieruit maken (dwz alle velden leeg laten), zullen alle geregistreerden in het totaaloverzicht komen
idem: als we insluitcriteria3 ‘open’ hebben maar leeg laten, geeft dat in het totaaloverzicht alle geregistreerden
Conclusie: aanpassen van het aantal insluitcriteria aan wat nodig is!
Er zijn geregistreerden die niet onder de criteria vallen maar toch in de selectie moeten worden meegenomen
Open de selectie
Verfijning van de selectie
en gaan naar het tabblad
in dit geval één niet geselecteerde persoon uit de ledenlijst om in te sluiten, nl H. Graafland
de geregistreerde zoeken m.b.v
Stappen:
Is dit de correcte persoon, zo ja
selecteren en
opslaan
eventueel is hier de insluiting ongedaan te maken
Als sommige geselecteerden uit de selectie niet meegenomen moeten worden, kijk dan bij de geselecteerden en sluit deze personen uit.
In dit geval moet R. van der Ende uit de lijst worden verwijderd.
Stappen:Ga naar tabblad
selecteer de juiste persoon en klik op
maar terug te vinden onder tabblad persoon verdwenen uit geselecteerdenlijst
hier kan de uitsluiting (na selectie) ongedaan gemaakt worden
Nu vijf selecties :1. basisselectie2. insluitingen 13. insluitingen 24. extra insluitingen5. uitsluitingen
Deze selecties moeten we samenvoegen in een
R. van der Ende ontbreekt, H. Graafland is aanwezig
het resultaat kan desgewenst naar een groep worden geëxporteerd
het resultaat kan eventueel op standaardmanier geëxporteerd worden
bij de knop kan aangegeven worden welke gegevens van de geselecteerden moeten worden geëxporteerd.
(hier wordt maar een deel van de lijst getoond)
geregistreerden of alleen PE’s
eventueel (maar niet van belang voor ons voorbeeld)zijn onder het tabblad eerder gemaakte
groepen in hun geheel in te sluiten of uit te sluiten
onder het tabblad zijn vrije gebieden in
hun geheel in te sluiten of uit te sluiten
daarnaast is er nog een tabblad
In totaal dus selecties mogelijk:1. basisselectie2. insluitingen 13. insluitingen 24. insluitingen 35. jubilea6. extra insluitingen7. uitsluitingen8. groepen9. vrije gebieden
Deze selecties worden samengevoegd m.b.v. de knop
onder het tabblad
bij het opslaan worden extra insluitingen en uitsluitingenmee opgeslagenhet kan dus handig zijn bij de opmerkingen te vermelden dat er in- of uitsluitingen zijn
Vergeet niet de selectiecriteria op te slaan als die bewaard moeten worden.
De resultaten van die criteria zijn op elk moment weer te maken
Daarbij kan elke selectie opnieuw gemaakt worden via
maar moet het totaaloverzicht in elk geval weer genereerd worden
LET OP: bij elke verandering in de selectiecriteria moet dit ook weer gebeuren!
Belangrijk:bij het koppelen van een selectie aan een fonds wordt gekoppeld met het totaaloverzicht.
Dus zelfs als alleen maar een basisselectie wordt gemaakt, toch altijd ook een Totaaloverzicht genereren
LET OP: zijn de selectiecriteria gemaakt in versie 1.0 dan kunnen ook andere geautoriseerden bij deze criteria.
Ze kunnen ze dus ook veranderen en/of verwijderen!
Maak goede afspraken binnen uw gemeente hoe hiermee te handelen en controleer zelf voor gebruik of ze nog kloppen.
PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres!via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
PAS OP: Uitsluitingen, Extra Insluitingen, Groepen en Vrije Gebieden ‘verversen’ niet bij het maken van een selectie of het genereren van een totaaloverzicht!
Dus bij hergebruik van de selectiecriteria:• altijd de Uitsluitingen en Extra Insluitingen
controleren• altijd eerst de Geregistreerden in de Groepen en Vrije
Gebieden herbepalen
EINDE SELECTIES BA
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB
LRPSELECTIES LB
Ook de LB kan selecties maken, maar zal dat in de praktijk overlaten aan de andere gebruikers;voor een handleiding zie de selecties voor LA/PW resp BA
Specifieke voor rol van de LB is de mogelijkheid om selecties te verwijderen zonder eigenaar te zijn
Selecties voor de Lokale Beheerder
hier zijn alle leesbare selecties van de gemeente te zien
de LB kan ze bewerken NIET DOEN!de LB kan ze verwijderen dit is nuttig als de gebruiker van het systeem is afgekoppeld maar zijn/haar selecties niet heeft opgeruimd. de volgende waarschuwing verschijnt
deze kunnen door de LB verwijderd worden
het is verstandig om dit te doen na verwijdering van een gebruiker van het systeem (gaat vervuiling tegen)
zodra een gebruiker van het systeem is afgekoppeld zullen hier de niet-leesbare selecties van hem/haar verschijnen
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
EINDE SELECTIES LB
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB
LRPGROEPEN
Een groep is een verzameling geregistreerden
Een groep is statisch: overledenen, uitgeschreven of vertrokken geregistreerden blijven in de groep
d.m.v. van de knop GEREGISTREERDEN HERBEPALEN kunnen die geregistreerden verwijderd worden uit de groep
als de samenstelling van de groep door andere oorzaak verandert, moet de groep handmatig worden bijgewerkt
een gebruiker ziet alleen die geregistreerden die binnen zijn/haar autorisatiegebied vallen
LET OP: groepen kunnen door iedere geautoriseerde (behalve de LB) gemaakt, gebruikt, veranderd en verwijderd worden, maak dus goede afspraken hoe hiermee om te gaan!
BA, LA PW
toon zoekveld
nieuwe groep maken
groep bewerken
groep verwijderen
groep importeren (zie handleiding)
herbepalen geregistreerden
alles selecteren
alles deselecteren
geef naamvul omschrijving inkies zo nodig wijkgemeente
zoek geregistreerde
voeg op dezelfde manier de andere leden van de groep toe
sla op
via is de groep te openen en zijn leden te
verwijderen
wanneer alle potentiële leden van de groep een gemeenschappelijk (selecteerbaar) kenmerk hebben is het mogelijk om een groep te maken via
Dienstverlening > Selecties
BA en LA PW
zie voor het maken van een Selectie de betreffende module;als voorbeeld is genomen een selectie van leden en meegeregistreerden ouder dan 70 jaar
sla op
het is niet nodig om de selectiecriteria te bewaren
VOOR HET GEBRUIKEN VAN EEN GROEP ALTIJD
eerst selecteren welke groepen herbepaald moeten worden
herbepalen is ook mogelijk als een groep is geopend
EINDE GROEPEN
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB
LRPVRIJE GEBIEDEN
Vrije gebieden zijn postcodegebieden die wat gebiedsomvang elkaar mogen overlappen en ook postcodes buiten het grondgebied van de kerkelijke gemeente kunnen bevattenvanwege de mogelijkheid van deze overlap is het verstandig om geen wijkgemeente of sectie in te vullen
LET OP: Vrije gebieden kunnen door iedere geautoriseerde (behalve de PW) gemaakt, gebruikt , veranderd en verwijderd worden, maak dus goede afspraken hoe hiermee om te gaan!
Voordat een vrij gebied wordt gebruikt moeten overleden, uitgeschreven of verhuisde geregistreerden uit de geselecteerde vrije gebieden worden verwijderd. d.m.v. de knop GEREGISTREERDEN HERBEPALEN.
Een gebruiker ziet alleen die geregistreerden die binnen zijn/haar autorisatiegebied vallen
NB Herbepalen van geregistreerden in vrije gebieden ziet het systeem als een mutatie; het levert dus veel mutatieregels in het mutatieoverzicht op
Stop
Vrije gebieden LB
Vrije gebieden BA, LA
Vrije gebieden PW
Start START
LB
BA,LA
PW
STOP
LRPVRIJE GEBIEDEN
LB
vrije gebieden kunnen op gemeente- of wijkgemeenteniveau worden aangemaaktgemeenteniveau: ga naar tabblad
Pas op: bij gebruik van een vrij gebied voor een looplijst in een fonds moeten fonds en vrij gebied op hetzelfde niveau zijn aangemaakt
wijkgemeenteniveau: selecteer eerst de wijkgemeente
kies daarna tabblad
kies om verder te gaan klik op vervolg
LRPVRIJE GEBIEDEN
BA, LA
om nieuw vrij gebied aan te maken
om bestand vrij gebied te bewerken
geef naam en vul eventueel de omschrijving in en kies indien nodig de wijkgemeente;
uit 3589 postcodes de gewenste postcodes 88 postcodes
NB: deze knop selecteert alleen de postcodes
zichtbaar op het scherm dus 1 t/m 20!
Gebruik om ook de voldende bladzijde te kunnen selecteren;
herhaal tot alle postcodes zijn geselecteerd en
met zijn postcodegebieden uit heel Nederland te selecterensluit het venster als alle postcodes zijn toegevoegd
zoek nu de andere postcodes die in het vrije gebied moeten
komen; ;
96 postcodes in dit vrije gebied
ga naar tabblad kies
ga naar tabblad kies
sla op
splitsen van postcodereeksen
stel: postcode 1811 BA 1 t/m 15 moet behoren tot deze looplijst, postcode 1811BA 17 t/m 63 tot een kerkblad looplijst 2
selecteer postcode 1811BA en kies
selecteer 63
vervang door 15sla op
postcode 1811BA van 1 t/m 15 in vrij gebied; 17 t/m 63 ontbreekt;denk aan het herbepalen van de geregistreerden en overige contacten, het aanpassen van de omschrijving van het vrije gebied en sla op
open vrij gebied kerkblad looplijst 2
NB alleen hele postcodereeksen kunnen worden toegevoegd
selecteer de reeks waarin de gezochte nummers staan
sluit het venster
selecteer de reeks waarin de gezochte nummers staan
vergeet geregisteerden herbepalen en overige contacten herbepalen niet!sla op
Stop
Vrije gebieden LB
Vrije gebieden BA, LA
Vrije gebieden PW
Start START
LB
BA,LA
PW
STOP
EINDE VRIJE GEBIEDEN LB, BA, LA
LRPVRIJE GEBIEDEN
PW
een pastoraal werker kan de vrije gebieden en de geregistreerden en overige contacten daarin inzien
maar kan de vrije gebieden niet bewerken of verwijderen
ook kan de PW de GEREGISTREERDEN NIET HERBEPALEN
hij/zij weet dus nooit of de geregistreerden in het vrije gebied de actuele situatie weerspiegelen!
Alleen daar waar de Vrije gebieden automatisch herbepaald worden (Uitdraai looplijsten) kunnen Vrije gebieden nuttig zijn voor een PW
EINDE VRIJE GEBIEDEN
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
Groepen
Vrije Gebieden
Begin
STOP
BA
LA/PW
LRP
START
GROEPEN
VRIJE GEBIEDEN
LB