LRP BIJDRAGEN release 2.1
description
Transcript of LRP BIJDRAGEN release 2.1
LRPBIJDRAGEN
release 2.1
Koos Willemse
Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGENZet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze:
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
LRPVOORAF
door zie module
Bankrekeningen vastleggen LB FondsenAanmaken fonds/abonnement LB FondsenKoppelen fonds/abonnement aan gebruiker LB FondsenAanmaken benodigde gemeentesjablonen LB AlgemeenAanmaken vrije gebieden t.b.v looplijsten LB of BA of LA SelectiesAanmaken eigen betaalschema’s (zonodig) BASelectie deelnemers BA Selecties
BETAALSCHEMA MAKEN
VOORAF
EINDE VOORAF
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
LRPFONDS
FONDS
Stoppen
Fonds meerdere termijnen vrij bedrag (bijv. Kerkbalans)Fonds eenmalig vast bedrag (bijv. Solidariteitskas)Fonds eenmalig vrij bedrag (bijv. Eindejaarscollecte)Begin
FONDStermijnen; vrij bedrag
FONDSeenmalig; vrij bedrag
FONDSeenmalig; vast bedrag
STOP
START
NB: Voor gebruik van verzamelfondsen en subselecties zie de handleiding
LRPFONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG
VOORBEELD KERKBALANS
FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAGVOORBEELD KERKBALANS
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
KERKBALANS VOORBEREIDINGcompleteren fondsgegevens
controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering
NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)
voorbeeld:
EINDE VOORBEREIDING KERKBALANS
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
selectie updaten
brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken
brieven verzenden
KERKBALANS PRODUCTIE
SCHEMATISCH
update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds
zet hier het vinkje en
Om looplijsten tegelijk met de brieven aan te maken
selecteer de gewenste vrije gebieden
controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan
onder tabblad staan de geselecteerden
zij hebben nog geen brief gehad en nog niets toegezegd voor dit jaar:
NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd
vul beide sjablonen voor de brieven (aangemaakt door de LB) in
NB ook als maar één van beide wordt gebruikt moeten beide vakken gevuld zijn
via is de (totaal)selectie opnieuw te genereren
proces verloopt via de planner; (zie ook uitdraai in module geregistreerden)
voor de resulterende looplijsten zie verderop
De knop maakt toezeggingen aan voor alle geselecteerden, maar maakt snelle invoer van de werkelijke toezegging onmogelijk;denk dus goed na voordat u deze gebruikt.
Bij gebruik: kies wat er overgenomen moet worden en
hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)
dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt
de afzonderlijke brieven staan onder het tabbladen zijn in te zien
sorteringsvolg-orde van de toezeggings-formulieren
onder staat het gegenereerde bestand
de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen
Merk op
de looplijsten zijn te vinden via
selecteer toezeggingsbrieven en dubbelklik
download de looplijst, print die en knip die in de juiste stukken
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggings-formulier de PE-naam staat
EINDE PRODUCTIE KERKBALANS
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
toezeggingen invoeren
incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden
inboeken ontvangsten
SCHEMATISCH
KERKBALANS VERWERKING
KERKBALANS VERWERKING
Stoppen
Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen
Controle op de invoer toezeggingen
Incasso’s en acceptgiro’s genereren
Inboeken ontvangsten
Begin
TOEZEGGING INVOEREN
ONTVANGSTEN
STOP
START
TOEZEGGING WIJZIGEN
TOEZEGGING CONTROLE
INCASSOACCEPTGIRO
geselecteerden zijn nog geen deelnemer (dat wordt men pas na een toezegging!)
toezeggingen
INVOER TOEZEGGINGEN
gebruik barcodelezer om Geregistreerdenummer in te lezen of type nummer in
invoeren 1349 geeft:
vul bedrag in
controleer betaalschema, betaalwijze en sla op
terug in dit scherm kan de volgende toezegging worden ingevoerdbijvoorbeeld 1375
hier zijn betaalschema en betaalmaanden handmatig aangepast
voer op deze wijze alle toezeggingen in
bij invoer van iemand die al een toezegging heeft
wanneer alles is ingevoerd
toezeggingen zijn ook in te voeren via
de volgende stappen zijn als bij snelle invoer
resultaat
de deelnemers staan niet meer bij
het totaal toegezegde bedrag is in het jaaroverzicht te vinden
EINDE INVOER TOEZEGGINGEN
Stoppen
Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen
Controle op de invoer toezeggingen
Incasso’s en acceptgiro’s genereren
Inboeken ontvangsten
Begin
TOEZEGGING INVOEREN
ONTVANGSTEN
STOP
START
TOEZEGGING WIJZIGEN
TOEZEGGING CONTROLE
INCASSOACCEPTGIRO
selecteer de toezegging en kies
TOEZEGGING WIJZIGEN
pas de gegevens aan klik op om het termijnoverzicht aan te passen en sla op
bij aanpassing van het bedrag wordt een motivatie gevraagd
deze motivatie is terug te vinden onder de tab
EINDE TOEZEGGING WIJZIGEN
Stoppen
Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen
Controle op de invoer toezeggingen
Incasso’s en acceptgiro’s genereren
Inboeken ontvangsten
Begin
TOEZEGGING INVOEREN
ONTVANGSTEN
STOP
START
TOEZEGGING WIJZIGEN
TOEZEGGING CONTROLE
INCASSOACCEPTGIRO
CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN
vul de velden in
totaal moet kloppen met de door de betreffende persoon ingevoerde toezeggingen
EINDE CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN
Stoppen
Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen
Controle op de invoer toezeggingen
Incasso’s en acceptgiro’s genereren
Inboeken ontvangsten
Begin
TOEZEGGING INVOEREN
ONTVANGSTEN
STOP
START
TOEZEGGING WIJZIGEN
TOEZEGGING CONTROLE
INCASSOACCEPTGIRO
INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN
tabblad
maak een keuze
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
Onder staan degenen die deze maand per incasso betalen
Onder staan de personen voor wie een acceptgiro is aangemaakt Omdat Acceptgiro is gekozen als één van de betaalwijzen, staan hier ook voor januari de namen van de geregistreerden met bedrag € 0,00 (daarvoor zijn doorgaans onderaan het toezeggingsformulier acceptgiro’s aangemaakt)
Onder degenen die deze maand op een andere manier zullen betalen
Onder staan de namen van hen die deze maand via deze betaalwijze zullen betalen
de aangemaakte documenten zijn te vinden onder
download het acceptgirobestand, print of laat printen; download het clieop bestand en stuur dit naar de bank
EINDE INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN
Stoppen
Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen
Controle op de invoer toezeggingen
Incasso’s en acceptgiro’s genereren
Inboeken ontvangsten
Begin
TOEZEGGING INVOEREN
ONTVANGSTEN
STOP
START
TOEZEGGING WIJZIGEN
TOEZEGGING CONTROLE
INCASSOACCEPTGIRO
INVOER ONTVANGSTEN
Incasso’s
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
INCASSO’S
INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSORUNS)
In het voorgaande is door LRP wel een incasso-bestand aangemaakt, maar deze incasso’s zijn nog niet als ontvangst bij de leden geboekt; dat gebeurt hier
vul boekstuknummer in
en kies
Selecteer het juiste bestand
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
de incassoruns zijn nu geïmpliceerd / ingelezen in LRP maar zijn nog niet ingeboekt vandaar het waarschuwingsteken voor het boekstuk!ingeboekte incassoruns zijn herkenbaar aan
Selecteer het boekstuk met het waarschuwingsteken en klik op
beoordeel de transacties onder alle tabbladen
boek de transacties in!
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
nu zijn de incasso’s ingeboekt (geen kandidaat transacties meer)
transactienummer; belangrijk bij storneringen
bij het fonds zelf zijn de ontvangsten onmiddellijk te zien
overzichten kunnen ook op verschillende plaatsen binnen het jaar worden gevonden en geëxporteerd naar Excel
EINDE INBOEKEN INCASSO’S
Incasso’s
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
INCASSO’S
INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)
er wordt een lijst getoond van alle personen die toezegden voor een fonds/jaar/in een bepaalde maand een bepaald bedrag te geven; is dit bedrag ontvangen, dan is hier de ontvangst SNEL in te voeren.
vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in
selecteer de binnengekomen posten en
de bedragen zijn ingeboekt
de ontvangsten staan onder
alle mutaties staan onder
sla op
het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan
kies
vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in
of kies uitgebreid zoeken
selecteer de toezegging en
of
selecteer de maand, vul het bedrag in en sla op
Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging.
Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkttot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand;
In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.
EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)
Incasso’s
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
INCASSO’S
INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)
Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
de ingelezen gegevens zijn te zien onder
ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen
100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt wordenlogische match gevonden – controlerengeen logische match – handmatig matchen of verwijderen.
mogelijkheden:
kijk ook onder de tabbladen en
staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die
controleer de transacties met corrigeer die zo nodig
door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt
via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt
resultaat (zo nodig scherm verversen)
de gematchte transacties zijn ingeboekt
muis boven
mogelijkheid: er is wel een toezegging, maar het bedrag komt niet overeen
Het bedrag wordt toegekend aan het eerste bedrag dat openstaat!
deze post kan worden ingeboekt
mogelijkheid: deze persoon heeft geen toezegging gedaan en is dus geen deelnemer
kies fonds en jaarvul bedrag in en sla op
verwerk zo alle kandidaat transacties en vergeet niet in te boeken onder is een overzicht te vinden
(uitgesplitst voor geregistreerden en Overige contacten
Incasso’s
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
INCASSO’S
EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN
INBOEKEN STORNERINGENHeeft u bij het invoeren van ontvangsten een fout gemaakt of heeft een gemeentelid een geïncasseerd bedrag laten terugboeken door de bank, dan gebruikt u voor correcties in LRP de functie storneren.
vul het boekstuknummer in ga naar en klik op
vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies
vul de transactiedatum in
is dit de juiste transactie, selecteer die
na opslaan is de stornering geboekt
RESULTATEN
De resultaten van het fonds zijn direct zichtbaar
meer gedetailleerd, met de mogelijkheid om te actualiseren
de totale transactielijst staat onder de tab
EINDE KERKBALANS VERWERKING
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
Herinneringsbrieven
Aanschrijven nieuw ingekomenen
HERINNERINGS-BRIEVEN
KERKBALANS NAZORG
NIEUW INGEKOMENEN
HERINNERINGSBRIEVEN
Vooraf:• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!• Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand.• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB
zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken.• Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.
ga naar en
de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand
kies het juiste sjabloon en de brieven
ga naar
het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
verstuur de brieven
maak een keuze
bij keuze voor alleen acceptgiro’s
let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!
EINDE HERINNERINGSBRIEVEN
Stoppen
Aanschrijven nieuw ingekomenen
Begin
STOP
START
NIEUW INGEKOMENEN
AANSCHRIJVEN NIEUW INGEKOMENEN
Brieven voor nieuw ingekomenen die in de loop van het jaar moeten worden aangeschreven, kunnen worden aangemaakt volgens het schema
selectie updaten
brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden
Updaten van de selectie:
Open de selectie
Ga naar het tabblad
Klik op
zodra de selectie is geüpdated staat de naam van de nieuw ingekomene onder de tab van het fonds
er kan nu een toezeggingsbrief worden gegenereerd;de verdere procedure verloopt net zo als bij de normale kerkbalansaanschrijving
EINDE FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAGVOORBEELD KERKBALANS
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
LRPFONDS EENMALIG, VAST BEDRAGVOORBEELD SOLIDARITEITSKAS
FONDS EENMALIG VAST BEDRAGVOORBEELD SOLIDARITEITSKAS
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDINGcompleteren fondsgegevens
controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering
voorbeeld:
als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan
en
EINDE SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
selectie updaten
SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE
SCHEMATISCH
brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken
en (laten) verzenden
update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds
controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aankies de incassomaand en vul het bedrag in
onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via
zij hebben nog geen brief gehadNB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd
nu zijn er twee mogelijkheden:
A)B)
dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden)
mogelijkheid A)
geen looplijst nodig? laat leeg
mogelijkheid A)
de looplijsten zijn te vinden via
mogelijkheid A)
selecteer het resultaat en dubbelklik
download de looplijst
mogelijkheid A)
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat
alle behalve degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen met de toezegging te staan onder
mogelijkheid A)
om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,
mogelijkheid A)
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel)
mogelijkheid A)
vul maand in
onder staat het gegenereerde bestand
giro’s downloaden, (laten) printen en versturen Merk op
mogelijkheid A)
onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)
mogelijkheid A)
B)
vul het juiste sjabloon in (aangemaakt door de LB)
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
B)
geen looplijst nodig? laat leeg
B)
de looplijsten zijn te vinden via
selecteer het resultaat en dubbelklik
download de looplijst
B)
B)
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat
is leeg omdat er meteen een toezegging is aangemaakt hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)
B)
de afzonderlijke brieven staan onder het tabbladen zijn in te zien
B)
onder staat het gegenereerde bestand
brieven downloaden, (laten) printen en versturen Merk op
B)
onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)
onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)
B)
de deelnemers staan onder het tabblad
B)
EINDE SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
SOLIDARITEITSKAS VERWERKING
inboeken ontvangstenSCHEMATISCH
INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)
vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in
selecteer de binnengekomen posten en
de bedragen zijn ingeboekt
alle mutaties staan onder
de ontvangsten staan onder
het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan
kies
vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in
of kies uitgebreid zoeken
selecteer de toezegging en
vul bedrag in en sla op
of
Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging.
Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkttot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand;
In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN HANDMATIG
Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen
INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt wordenlogische match gevonden – controlerengeen logische match – handmatig matchen of verwijderen.
mogelijkheden:
ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen
kijk ook onder de tabbladen en
staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die
controleer de transacties met corrigeer die zo nodig
door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond;
door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt
klopt dit, dan opslaan anders toekennen aan ander fonds
via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN
INBOEKEN STORNERINGEN
(of bewerk oud boekstuk)
vul het boekstuknummer in ga naar en klik op
vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies
vul de transactiedatum in
is dit de juiste transactie, selecteer die
na opslaan is de stornering geboekt
EINDE SOLIDARITEITSKAS VERWERKING
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Nazorg
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
NAZORG
HERINNERINGSBRIEVENVooraf:• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!• Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand.• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB
zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken.• Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.
SOLIDARITEITSKAS NAZORG
ga naar en
de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand
kies het juiste sjabloon en de brieven
ga naar
het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
verstuur de brieven
maak een keuze
bij keuze voor alleen acceptgiro’s
let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!
EINDE FONDS EENMALIG, VAST BEDRAGVOORBEELD SOLIDARITEITSKAS
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
LRPFONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG
VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE
FONDS EENMALIG VRIJ BEDRAGVOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDINGcompleteren fondsgegevens
controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering
voorbeeld:
als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan
en
EINDE EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
selectie updaten
brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken
en (laten) verzenden
EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE
SCHEMATISCH
update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds
controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aankies de incassomaand
er kan gekozen worden voor twee opties:
A) brief met al of niet een acceptgiro
B) alleen acceptgiro’s
onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via
zij hebben nog geen brief gehadNB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd
A) brief met al of niet een acceptgiro
kies het juiste sjabloon (aangemaakt door de LB)
geen looplijst nodig? laat leeg
dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden)
A) brief met al of niet een acceptgiro
de looplijsten zijn te vinden via
selecteer het resultaat en dubbelklik
download de looplijst
A) brief met al of niet een acceptgiro
A) brief met al of niet een acceptgiro
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat
hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)
A) brief met al of niet een acceptgiro
dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt
A) brief met al of niet een acceptgiro
A) brief met al of niet een acceptgiro
de afzonderlijke brieven staan onder het tabbladen zijn in te zien
onder staat het gegenereerde bestand
de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen
A) brief met al of niet een acceptgiro
Merk op
B) alleen acceptgiro’s
De knop maakt betalingskenmerken aan voor alle geselecteerden, belangrijk voor het automatisch matchen van elektronische ontvangsten. Vink ALLEEN bovenste vakje aan!
B) alleen acceptgiro’s
geen looplijst nodig? laat leeg
dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden)
B) alleen acceptgiro’s
de looplijsten zijn te vinden via
selecteer het resultaat en dubbelklik
download de looplijst
B) alleen acceptgiro’s
B) alleen acceptgiro’s
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat
degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen onder
B) alleen acceptgiro’s
de anderen komen met een nul-toezegging te staan onder
B) alleen acceptgiro’s
om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,
kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel)
B) alleen acceptgiro’s
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
vul maand in
B) alleen acceptgiro’s
onder staat het gegenereerde bestand
giro’s downloaden, (laten) printen en versturen Merk op
B) alleen acceptgiro’s
onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)
EINDE EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE
Stoppen
Voorbereiding
Productie
Verwerking
Begin
VOORBEREIDING
STOP
START
PRODUCTIE
VERWERKING
inboeken ontvangstenSCHEMATISCH
EINDEJAARSCOLLECTE VERWERKING
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
INBOEKEN ONTVANGSTEN (HANDMATIG)
vul boekstuknummer en evt. datum in
ga naar tabblad
hier kan ook voor Overig contact gekozen worden
voer Reg. nr., achternaam of ander zoekcriterium in
hier kan worden gezocht op de volledige naam (bijvoorbeeld de meisjesnaam van een gehuwde partner), geslacht, adres, geboortedatum en woonplaats.
kies het correcte fonds en
vul bedrag in en sla op
of
wanneer de persoon geen toezegging voor een fonds heeft gedaan kies dan
kies fonds, jaar, vul bedrag in en sla op
vergeet niet daarna nogmaals op te slaan!
EINDE HANDMATIG INBOEKEN ONTVANGSTEN
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)
vul boekstuknummer in, kies
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
er zijn geen toezeggingen gedaan dus zijn er ook geen definitieve toekenningen onder
selecteer de kandidaat transactie en kies
selecteer het juiste fonds (Eindejaarscollecte) en ken bedrag toe
klik open vervolgens op
bewerk op die manier alle kandidaat transacties
vergeet niet onder de tabbladen en te kijken!
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
boek tenslotte alle kandidaat transacties in m.b.v. de knop
onder staat een overzicht van de ontvangsten in dit boekstuk
EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN
Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften
Stornering
HANDMATIG
MT940/GMU
STORNERING
STORNERINGEN
vul boekstuknummer in, ga naar , kies
vul te storneren transactinummer in en kies
selecteer transactie
met opslaan is de stornering geboekt
EINDE FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAGVOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
LRPABONNEMENT
ABONNEMENT
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
CONTROLE ABONNEMENT
controleer de velden en/of vul ze aan
NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)
EINDE CONTROLE ABONNEMENT
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
Bij een nieuw abonnement moet een grote hoeveelheid abonnees worden ingevoerd; voor de Geregistreerden kan dit op basis van een selectie.NB de optie ‘op basis van een fonds’ is voornamelijk van belang als bij de conversie een fonds is gemaakt van de bestaande abonnementen; zie hiervoor de handleiding.
Bedenk vooraf of er (grotere) groepen zijn die een ander betaalschema, een andere betaalwijze of een ander abonnementsbedrag hebben; maak hiervan aparte groepen.NB de Geregistreerden in deze groepen moeten ook deel uitmaken van de selectie.Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht
Als voorbeeld nemen we een selectie van alle PE-hoofden, waarbij degenen die geen contact wensen of niet willen betalen zijn uitgesloten; ook is er een groep met afwijkende betaalwijze en afwijkend bedrag aangemaakt
ABONNEES INVOEREN
ABONNEES INVOEREN
Abonnees invoeren groepsgewijs handmatig (één voor éen) HANDMATIG
GROEP
ABONNEES GROEPSGEWIJS INVOEREN
kies selectie;kies onder de juiste koppeling de groep
voorbeeld:selectie groep met afwijkend betaalschema groepen met afwijkend bedrag
de abonnementen zijn nu aangemaakt met de juiste bedragen, betaalwijzen en betaalschema’s
voorbeeld: overige contact invoeren (Geregistreerde invoeren gaat analoog)ABONNEE HANDMATIG INVOEREN
zoek en selecteer Overig contactkies type deelnemer
vul zo nodig bedrag, betaalschema, betaalwijze en betaalmaand(en) en bamkrekeningnummer in en sla op
mogelijkheid!NB: vul de juiste ‘Datum vanaf’ in!
EINDE ABONNEES INVOEREN
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
WIJZIGING ABONNEMENT NB de wijzigingen gaan pas het jaar daarop in!
kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op
selecteer het jaar en klik weer op
pas de gegevens aan en sla op
selecteer het jaar en klik weer op
pas de gegevens aan en sla op
EINDE WIJZIGING ABONNEMENT
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
OPZEGGING ABONNEMENT
kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op
vul datum in
in het nu volgende scherm kan dan nog de toezegging worden aangepast
sla op
LRP plaatst overleden abonnees niet meer op de looplijst; ook wordt de aanmaak van acceptgiro’s onderdrukt. De bijdragenadministrateur bepaalt op basis van de ontvangen (mutatie)melding van overlijden of het abonnement moet worden overgezet naar een achterblijvende persoon in de PE
EINDE OPZEGGING ABONNEMENT
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
VERLENGING ABONNEMENT
ga naar tabblad
kies wat gewenst wordt
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
EINDE VERLENGING ABONNEMENT
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN
ga naar tabblad
selecteer jaar en open
ga naar tabblad
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
vul de maand in
onder tabblad staan de gegenereerde bestanden
selecteer en
download deze, stuur het clieop-bestand naar de bank en print de acceptgiro’s of laat die printen en verstuur ze
EINDE ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSO’S)
vul boekstuknummer in en kies
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S)
vul boekstuknummer, fonds jaar en maand in van de binnengekomen (acceptgiro) betalingenen sla op
EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN
StoppenControle abonnementAbonnees invoerenWijziging abonnementOpzegging abonnementVerlenging abonnementAcceptgiro’s en incasso’s genererenInboeken ontvangstenHerinneringsbrievenBegin
CONTROLE
STOP
START
INVOEREN ABB.
WIJZIGING
OPZEGGING
VERLENGING
ONTVANGSTEN
HERINNERINGEN
GIRO/INCASSO
Vooraf:• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!
• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo
nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken.• Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.
HERINNERINGSBRIEVEN
kies de juiste sjabloon, genereer de brieven,
download het resultaat, (laat) printen en verstuur
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
EINDE ABONNEMENT
LRPFINANCIËLE RAPPORTAGE
Vul alleen een wijkgemeente in als fonds/abonnement op wijkgemeenteniveau is aangemaakt!
RAPPORTAGE
kies het type rapport
kies het type document
vul de gewenste boekstuknummers in
het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
Gemeente: Protestantse gemeente te Alkmaar - 95450000Overzicht: MutatieoverzichtAanmaakdatum: 11/08/12Boekstuknummers: 1006 t/m 1010
Runnummer: 0Boekstuknummer: 1006Datum: 09/aug/12KB
2012690,67Totaalbedrag: 690,67
Runnummer: 0Boekstuknummer: 1010Datum: 10/aug/12KB
2012-125,00Totaalbedrag: -125,00
Runnummer: 0Boekstuknummer: 1010Datum: 10/aug/12KB
2012160,60Totaalbedrag: 160,60
Runnummer: 0Boekstuknummer: 1009Datum: 10/aug/12KB
2012945,83Totaalbedrag: 945,83
resultaat Recapitulatie per boekstuk
het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
resultaat Overzicht mutaties per boekstuk
voeg het fonds toe
PAS OP: toevoegen van meerdere fondsen geeft geen uitgesplitste bedragen per fonds, maar een totaalresultaat!
het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
resultaat Overzicht ontvangen/te verwachten
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
EINDE FINANCIËLE RAPPORTAGE
LRPLOOPLIJSTEN
LOOPLIJSTENTIP: het is verstandig om de looplijsten voor acties vooraf te laten controleren door de pastorale werkers van de wijk/sectie
• geef naam en eventueel omschrijving• vul zo nodig wijkgemeente en sectie in• kies als type uitdraai: looplijst
• kies het documenttype: pdf of Excel
• kies Lijst op basis van persoon• vink aan: verberg geboortedatum• kies of geregistreerdenummer, wijk en sectie op de lijst moeten komen
bepaal of de basis een fonds, abonnement of selectie moet zijn
in geval van fonds• kies fonds • kies actiejaar • bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen• kies sortering
in geval van selectie• kies selectie• kies sortering
in geval van abonnement• kies abonnement • kies actiejaar • bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen• kies sortering
selecteer groep(en) en/of vrij(e) gebied(en) via de knop
tenminste één groep of vrij gebied is verplicht!
LET OP: de knop selecteert alle gebieden in het vensterdaarna moet deze selectie met de knop overgebracht worden naar het volledig scherm
slaat het schema op voor later gebruik
maakt het document aan en slaat het schema op voor hergebruikmaakt het document aan maar slaat het schema niet op
sluit het schema en slaat niets op
tenslotte is er nog de keuze tussen
het genereren van de looplijst verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)
looplijsten in pdf hebben een bladsprong bij elk vrij gebied, in Excel worden de lijsten zonder bladsprong gegenereerd
één van de pagina’s uit de looplijstnaam vrij gebied
bewaarde uitdraaien kunnen opnieuw gebruikt worden en/of bewerkt worden via de knop
Vrije gebieden en groepen worden bij het genereren van looplijsten automatisch herbepaald
EINDE BIJDRAGEN
Stoppen
Vooraf
Fonds
Abonnement
Financiële rapportage
Looplijsten
Begin
STOP
VOORAF
ABONNEMENT
START
FONDS
RAPPORTAGE
LOOPLIJST
LRPBETAALSCHEMA MAKEN
BETAALSCHEMA MAKEN
geef naam en vink de maand(en) aan en sla op
Stoppen
Terug naar VOORAF
Begin
EINDE BETAALSCHEMA MAKEN
VOORAF
STOP
START