Lokaal bestuur Lokaal bestuur Overpelt Overpelt

Samenwerking Gemeente – OCMW – AGB GO

Efficiency en financiële voordelen

LOKAAL BESTUUR

OCMW POLITIEGEMEENTEHUIS

Automatisering 1990 - samenwerkingAutomatisering 1990 - samenwerking

1 server 1 systeem-beheerder

VZW SPORTCULTUUR

Afzonderlijke pakketten

Na hervorming in een eigen netwerk

Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

Automatisering 1990 – samenwerkingAutomatisering 1990 – samenwerking Gemeente – OCMW – gemeentepolitie – vzw’s sport & cultuur

Gemeenschappelijke servers

Gemeenschappelijke systeembeheerder

Gemeenschappelijk pakket secretariaat – Office Power (geïntegreerd pakket – met eigen ontwikkelingen)

Gemeenschappelijk pakket voor bevolkingstoepassingen en burgerlijke stand (met integratie naar Office pakket)

Eén lijn met het rijksregister

Identieke toepassingen voor loonberekening - afzonderlijke database- afzonderlijke diensten

Identieke toepassingen voor boekhouding – afzonderlijke database- afzonderlijke diensten

Nadelen van deze Nadelen van deze parralelle structurenparralelle structuren

Geen transparantie Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden

geëvalueerd Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is Onnodige kosten Dubbele rapporteringen met specifieke vragen per bestuur die aanleiding geven tot

dubbel werk Hogere kosten inzake doorfacturatie Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende

organisaties met verschillende leidinggevenden. Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding. Dubbele administratie

Organogram Gemeente

Samenwerking omwille van herstructureringSamenwerking omwille van herstructurering

Een eerste fase van samenvoeging van diensten betrof de personeelsdienst.

Een gedeelte van de loonverwerking werd uitgevoerd op het gemeentehuis binnen 1 dienst.

De 2 afzonderlijke pakketten zij het identiek doch op verschillende databases

Centralisatie dienstenCentralisatie diensten• Personeel • Financiën • Onthaal• Inkomende briefwisseling (één centrale dienst)• Postverzendingen• Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie)• ICT

Nieuwe Nieuwe organisatiebehoeftenorganisatiebehoeften• Geautomatiseerde processen• Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging• Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten• Duidelijke taakverdelingen• Nieuwe beleidsaccenten

Bredere samenwerkingBredere samenwerking

De oprichting van het sociaal huis in 2008 De welzijnsdiensten smolten samen Lokaal sociaal beleidsplan De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en

personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw

Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team-vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW

ProblemenProblemen De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer

gebeuren door het verantwoordelijke bestuur Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond

een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering.

De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden

De gesplitste databestanden bleven bestaan Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht

te worden

Oprichting AGBOprichting AGB De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer

overgebracht in het AGB Einde 2005 was deze vennootschap opgericht Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het

AGB en de vzw’s gaan in vereffening

Doorlichting Doorlichting Start van de externe doorlichting in 2009 Door de bouw van het dienstencentrum in samenwerking met het

rustoord Immaculata moesten we voor de bouwvoorziening een inschatting maken van de nodige mensen en middelen

We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoeftenplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW

Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden

Deze audit werd onlangs voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW

De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.

AuditAudit

Toekomstig organisatiemodelToekomstig organisatiemodel

ManagementteamManagementteam

FinancieelBeheerder

OCMW AGBGEMEENTEHUIS

””NIEUWE” STRUCTUURNIEUWE” STRUCTUURLOKAAL BESTUUR VM- servers (=virualisatie)

2 systeembeheerders

StappenplanStappenplan 01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke

budgetten; ter verhoging van de transparantie Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van

gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget

2011. Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen

boekhouding personeel secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling) patrimonium verzekering overheidsopdrachten informatica

Meerdere boekhoudingen ?Meerdere boekhoudingen ?

In welke boekhouding ?

OCMW

Gemeente

AGB

Beleidsnota’s

Evaluaties

In welke beleidsplannen?

Aparte rap-porteringen

Complexeterugkop-peling

Eén boekhouding?Eén boekhouding?

In welke boekhouding ?

OCMW

Gemeente

AGB

Beleidsnota’s

Evaluaties

In welke beleidsplannen?

Eenvormige rapportering

Eenvoudigeterugkop-peling

E-GOVE-GOV

11ee LIJN LIJN•Cliëntenonthaal = Balie•Centraal afhandelen standaard zaken

22ee en/of 3 en/of 3ee LIJN LIJN•Dossierbewerkers•Specialisten

AANVRAGEN = Telefoon/brieven/e-mail…AANVRAGEN = Telefoon/brieven/e-mail… AANVRAGEN = Telefoon/brieven/e-mail…AANVRAGEN = Telefoon/brieven/e-mail…

•Bevolking/Burgerlijke standDiverse attesten woonst/gezin/geboorte…

•OCMWAttesten, integratie budgetbeheer …

•BelastingenDigitale aangiftesOverzichten

•Corsa (digitale documenten + applicaties oa. vergunningen …)

•Kinderopvang (inschrijvingen kinderen via web)

•Axxerion (werkopvolging)•Syx (tickets & zalenbeheer)

internet

WEBSITE•Statische gedeelte (vaste teksten)• Variabel gedeelte (koppelingen met databases vb. cultuur/sport …)• Interactief gedeelte vb1. attesten bevolking vb2. aanvraag bouwvergunning vb3. melding storing aan werf

Gestructureerde digitale webformulieren• identificatie dmv EID • op basis van Productencataloog• geïntegreerd met een database• staan op host (externe server)

INFO via

MAIL

NAAR JUISTEAPPLICATIE

VB3

EN/OF

EN/OF

Centrale databestanden die applicaties “voeden”• Personen (uit bevolking)• Organisaties (uit kruispuntbank)• Productencataloog

INFO via

MAIL

EN/OF

OF CORSA ZELF

EFFICIENTEREEFFICIENTEREDATASTROMENDATASTROMENMET OOG OPMET OOG OP

E-GOVE-GOV

EFFICIENTEREEFFICIENTEREDATASTROMENDATASTROMENMET OOG OPMET OOG OP

E-GOVE-GOV

Dank uDank u