Lincoln Electric Ethische gedragscode van het bedrijf · eerlijkheid, integriteit en...

Lincoln ElectricEthische gedragscode van het bedrijf

Ethische principes: kernpunten

Boodschap van de CEO ....................................................................................................................5

Over de ethische gedragscode van het bedrijf ................................................................................6

Goede ethische beslissingen nemen ..............................................................................................7

Naleving van wetten en reglementen ............................................................................................8

Melding van een mogelijke overtreding ........................................................................................8

Compliantietelefoon ........................................................................................................................9

Geen vergelding ..............................................................................................................................9

ONZE INZET VOOR HET BEDRIJF ......................................................................................................11

Belangenconflicten ..........................................................................................................................12

Externe activiteiten........................................................................................................................12

Geschenken en amusement..........................................................................................................13

Aanwerving van verwanten ..........................................................................................................13

Kansen voor het bedrijf ................................................................................................................13

Accurate boekhouding en verslaglegging ......................................................................................15

Financiële rapporten en interne controles ..................................................................................15

Audits ............................................................................................................................................16

Klachten ........................................................................................................................................16

Gebruik en bescherming van activa van het bedrijf ......................................................................17

Gebruik van fondsen en activa van het bedrijf ............................................................................17

Gebruik van computers, communicatiemateriaal en andere technische hulpmiddelen ............17

Onthulling van vertrouwelijke informatie ....................................................................................18

Communicatie met media en publiek ............................................................................................20

ONZE INZET VOOR ELKAAR ..............................................................................................................21

Een positieve werkplek creëren......................................................................................................22

Gelijke arbeidskansen ..................................................................................................................22

Pesterijen op de werkplek ............................................................................................................23

Milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging ................................................................................26

Veiligheid ......................................................................................................................................27

Compliantietelefoon – Zie Bijlage A voor een lijst van alle gratis telefoonnummers

Inhoud2

3Inhoud


ONZE INZET OP DE MARKT ..............................................................................................................29

Eerlijke omgang met leveranciers en klanten ................................................................................30

Geven of aannemen van steekpenningen, smeergeld of ongepaste betalingen ........................30

Betalingen aan vertegenwoordigers, consultants, distributeurs ................................................31

Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie van andere partijen respecteren ..............32

Computerspionage ........................................................................................................................33

Vertrouwelijke informatie van andere partijen ............................................................................33

Octrooibeleid..................................................................................................................................33

Concurrentiepraktijken....................................................................................................................36

Naleving van de antitrustwetten ..................................................................................................36

Afspraken met concurrenten ........................................................................................................36

Wederkerigheid..............................................................................................................................37

Concurrentie en eerlijk zakendoen ..............................................................................................37

Handel met voorkennis....................................................................................................................39

ONZE INZET OP GLOBAAL, BESTUURS- EN POLITIEK VLAK ............................................................41

Wereldwijd zakendoen ....................................................................................................................42

Betalingen aan buitenlandse ambtenaren....................................................................................42

Betalingen aan vertegenwoordigers van klanten ........................................................................44

Eisen voor betalingen aan landen waar de ontvanger niet verblijft............................................44

Prijszetting met filialen van Lincoln: “Transferprijzen” ..............................................................45

Export- en importregels ................................................................................................................45

Witwassen van geld ........................................................................................................................47

Zakendoen met overheden ..............................................................................................................48

Aangepaste producten voor militair gebruik ..............................................................................48

Politieke activiteiten en bijdragen ..................................................................................................49

Besluit ............................................................................................................................................50

Opmerkingen....................................................................................................................................51

30 April 2009

Beste collega’s,

Al meer dan een eeuw lang stimuleren de visie en waarden vanJohn en James Lincoln de managers en werknemers van LincolnElectric om van ons bedrijf een erkende marktleider te maken.Onze buitengewone geschiedenis creëerde een traditie vanuitmuntendheid waarin ethisch gedrag samensmelt met hogeprestaties en een kwalitatieve dienstverlening.

Onze dagelijkse werkzaamheden zijn verankerd in traditie engeïnspireerd door onze ethische principes. Deze ethischeprincipes zijn het hart van ons bedrijf. Ze definiëren wie wij zijn.

Wij zetten onze trotse traditie verder door onze ethische principesin elk aspect van onze activiteiten te respecteren, met inbegripvan onze inzet:

• voor het bedrijf

• voor elkaar

• op de markt

• op globaal, bestuurs- en politiek vlak.

Deze verplichtingen worden toegelicht in onze ethischegedragscode van het bedrijf (“de Code”). De Code schrijftduidelijke principes en handige richtlijnen voor ethisch zakelijkgedrag voor. Ieder van ons moet de Code strikt naleven, zijn inhoudzorgvuldig bestuderen en hem raadplegen telkens wanneerethische problemen of twijfels in verband met de nalevingoptreden op de werkvloer. Kennis en naleving van de Code zijnessentieel voor ons bedrijf.

Als we ons succes in de volgende decennia willen verder zettenmoeten onze ethische principes even sterk zijn als gelast metaal.We moeten allemaal vandaag – en elke andere dag – de bandenvan vertrouwen, loyaliteit en respect aanhalen die ons werk demoeite waard maken. Ten slotte mogen we allemaal enorm trotszijn op de geschiedenis van Lincoln en zijn aanhoudend respectvoor de hoogste normen van ethisch zakelijk gedrag.

John M. Stropki

Chairman & Chief Executive Officer

Boodschap van de CEO


5

“Eerlijkheid is de eerstevoorwaarde in zaken.”

– J.F. Lincoln

John C. Lincoln

James F. Lincoln

Over de ethische gedragscode van het bedrijf


6

Eeerlijkheid, integriteit en rechtvaardigheid zijnkernwaarden voor iedereen bij Lincoln Electric – zowelin de omgang met onze klanten, leveranciers en de

gemeenschappen waarin we actief zijn, als met elkaar. Onzeethische gedragscode van het bedrijf (de “Code”)1

weerspiegelt onze status als ethisch bedrijf; hij maaktduidelijk wie we zijn. Wij moeten de hoogste ethischenormen blijven nastreven, zoals we altijd al gedaan hebben.

Deze Code is opgevat als een gids voor het maken van dejuiste ethische beslissingen voor ieder van ons bij Lincoln.2

We mogen onze lange traditie van legaal gedrag nooitvergeten en we moeten beseffen dat de naleving van de weten het beleid van ons bedrijf absoluut essentieel zijn. Hoewelieder van ons de wet moet gehoorzamen, is het soms nodigbuiten de lijntjes te kleuren om het juiste te doen. De Codeis daarom gericht op onze ruimere ethische principes, diealtijd al een belangrijke plaats innamen in ons bedrijf.

De Code geldt voor alle bestuurders, directeuren enwerknemers van het bedrijf, overal ter wereld, inclusief allefilialen waarin het een meerderheidsaandeel bezit.3

Schending van de Code, of van de daarin vernoemdebeleidsregels, kan aanleiding geven tot diversetuchtmaatregelen, tot en met ontslag.

Maak u grondig vertrouwd met de Code en gebruik hem alsleidraad voor het maken van de juiste ethische keuzes in uwdagelijkse werkzaamheden. Als ieder van ons zich hiervoorinzet, kunnen we er zeker van zijn dat onze ethischeprincipes nog lang in stand zullen blijven.

1 Deze Code wil een voorbeeldig ethisch gedrag van het personeel van Lincoln bevorderen. Hij is niet bedoeldom expliciete of impliciete contractuele verplichtingen van Lincoln te stipuleren. De Code wil geen volledigebeschrijving geven van alle bestaande programma’s en praktijken van het bedrijf met betrekking tot deethische en wettelijke compliantie. Hij is niet bedoeld om al dan niet schriftelijke publicaties, beleidsregels ofpraktijken met betrekking tot de bedrijfsethiek of de naleving van de toepasselijke wetten, voorschriften enreglementeringen te vervangen.

2 De principes en procedures die in de Code worden vernoemd en de verschillende voorschriften enbeleidsregels waartoe Lincoln beslist - die nu en dan bepaald gedrag dat aan ethische beschouwingenonderworpen is opleggen of verbieden - moeten uniform worden toegepast in alle landen waar Lincoln actiefis. Desondanks zijn de bepalingen van de Code niet bedoeld ter vervanging van de toepasselijke nationalewetten en reglementen en gelden ze enkel indien ze daarmee compatibel zijn. In dit verband kan hetgebeuren dat aanvullingen op de Code en op de verschillende voorschriften en beleidsregels waartoe Lincolnbeslist nationaal overgenomen worden.

3 Elke ontheffing van gelijk welke bepaling van deze ethische gedragscode van het bedrijf met betrekking totdirecteuren of bestuurders van Lincoln Electric Holdings, Inc. of directeuren en bestuurders van filialen in deeerste lijn van Lincoln Electric Holdings, Inc. kan uitsluitend worden toegestaan door de Raad van Bestuurvan Lincoln Electric Holdings, Inc. en zal worden geopenbaard volgens de wet en de voorschriften vanNasdaq of van elke andere beurs waarop de aandelen van Lincoln worden genoteerd of verhandeld. Elkeontheffing van gelijk welke bepaling van deze ethische gedragscode met betrekking tot andere directeuren ofwerknemers van het bedrijf of zijn filialen kan uitsluitend worden toegestaan door de Chief Compliance Officeren de Compliance Counsel.

Eerlijkheid, integriteit enrechtvaardigheid speelden

een essentiële rol in delange succesgeschiedenis

van Lincoln.

Goede ethische beslissingen nemenHet nemen van goede ethische beslissingen is essentieelvoor het succes van Lincoln. Wanneer u geconfronteerdwordt met een moeilijke ethische situatie, kunnen devolgende vragen u helpen de juiste beslissing te nemen.

Vraag een: Heb ik alle relevante feiten verzameld en afgewogen?Om verstandige ethische beslissingen te nemen moet u eengrondig inzicht hebben in alle feiten. Beschikt u over alleinformatie die u nodig hebt om met kennis van zaken tebeslissen? Welke andere informatie heeft u nodig? Wordensommige relevante feiten betwist of in twijfel getrokken?

Het nemen van verantwoorde beslissingen hangt af van denauwkeurigheid waarmee u de relevante feiten verzamelt enafweegt.

Vraag twee: Is deze situatie in strijd met – of lijkt het in strijd met– een wet, een reglement of het bedrijfsbeleid?Zoals hierboven aangegeven is de naleving van de wet envan het beleid van Lincoln absoluut noodzakelijk. Eens u eenduidelijk inzicht hebt in de feiten, moet u zichzelf afvragen:Is deze situatie in strijd met – of lijkt het in strijd met – eenwet, een reglement of het bedrijfsbeleid?

In sommige ethische situaties kunt u deze twee vragenonmiddellijk beantwoorden en de kwestie snel afhandelen.Er bestaat dan geen twijfel over wat we moeten doen.

Andere gevallen blijken echter complexer en moeilijker op telossen. Verschillende antwoorden lijken mogelijk en er zijngeen voor de handliggende “juiste antwoorden”. Deze extravragen kunnen u helpen inzicht te krijgen in de meeringewikkelde situaties om zo tot de beste oplossing tekomen.

Vraag drie: Welke indruk zou mijn beslissing wekken?Deze vraag gaat over de gevolgen van uw beslissing voor uen voor Lincoln. Stel uzelf de vraag: Hoe zou deze beslissingmijn reputatie en die van het bedrijf beïnvloeden? Wat zou ikvan mijn besluit vinden als het op de voorpagina van dekrant zou staan? Zou ik ermee kunnen leven als mijn familieen vrienden wisten dat ik de beslissing heb gemaakt?

Over de ethische gedragscode van het bedrijf


7


Over de ethische gedragscode van het bedrijf8

Vraag vier: Houdt mijn beslissing rekening met allebelanghebbenden?Ethische besluitvorming vereist dat u rekening houdt met degevolgen van uw beslissing voor uw klanten, leveranciers,werknemers, aandeelhouders en de bredere gemeenschap.Verruim uw ethische blik en vraag uzelf af of de situatie of dehandeling consistent is met onze ethische principes en of zerekening houdt met alle betrokken partijen. Wie heeft er eenbelang bij de situatie en hoe verhoudt dit belang zich tot datvan anderen? Wie kwetst of helpt u met uw beslissing?

Als u deze vragen grondig hebt doordacht, zou u eenduidelijker antwoord op de ethische uitdaging moetenkrijgen. Houd altijd in gedachte dat hoewel we allemaal zelfverantwoordelijk zijn voor onze eigen ethische keuzes, weer niet alleen voor staan. Lincoln heeft veel middelen die ukunnen helpen ethische beslissingen te nemen.

Naleving van wetten en reglementenLincoln wil een maatschappelijk verantwoorde ondernemingzijn. Bij het zakendoen moeten we altijd de wetten enreglementen die van toepassing zijn op onze activiteitennaleven.

Melding van een mogelijke overtredingIeder van ons heeft tot taak bij te dragen aan de integriteitvan Lincoln. Als we twijfelen over een situatie, of als wedenken dat ons eigen gedrag of het gedrag van een anderpersoneelslid de gedragscode heeft geschonden, moetenwe dit onmiddellijk melden.

Breng uw supervisor of een andere manager op de hoogtevan mogelijke onethische, oneerlijke of illegale activiteiten.Indien u reden hebt om te geloven dat het gebruik van denormale rapporteringskanalen niet aangewezen is, of indiendeze kanalen uitgeput zijn, moet u contact opnemen met deChief Compliance Officer, de Director of Compliance, deCompliance Counsel of een van de Regional ComplianceCoordinators.4 U mag ook altijd de Compliantietelefoongebruiken. Het verstrekken van informatie waarvan u weetdat ze vals is – via een van deze kanalen – is een ernstigeovertreding van het beleid van Lincoln.

4 De Algemene Mededeling waarin deze personen en alleleden van het Corporate Compliance Committeegeïdentificeerd worden, kunt u terugvinden op de CorporateCompliance webpagina, die toegankelijk is viawww.LincolnConnect.com. Het Algemeen Bericht wordt ookopgehangen op prikborden in onze bedrijven over de helewereld.

Iedereen die te goedertrouw melding maakt vaneen ethische of wettelijke

kwestie zal beschermdworden tegen vergelding en

straffen.


9Over de ethische gedragscode van het bedrijf

CompliantietelefoonAlle personeelsleden en vertegenwoordigers moeten elkeinbreuk – of vermoedelijke inbreuk op deze gedragscode enelke overtreding van lokale, nationale of internationalewetten – melden door onze Compliantietelefoon te bellen(zie bijlage A voor een lijst van de huidige gratistelefoonnummers). De Compliantietelefoon is 24 uur per dagen 7 dagen per week operationeel en wordt bemand dooroperatoren die u in uw eigen taal te woord staan.

Alle gesprekken zijn vertrouwelijk en zullen zo discreetmogelijk behandeld worden. Geef zo veel mogelijkinformatie. Indien nodig zal het bedrijf de initiatiefnemer eenschriftelijk antwoord geven.

Het bedrijf heeft bovendien ook procedures opgesteld voorde melding van verdachte boekhoudpraktijken, interneboekhoudcontroles of audits. De Compliantietelefoon kanvoor dergelijke meldingen worden gebruikt. Ze zullen wordendoorgegeven aan de Chief Financial Officer, de GeneralCounsel of de bevoegde vertegenwoordiger van devoorzitter van het Audit Committee van de Raad vanBestuur, zoals toepasselijk.

Geen vergeldingLincoln verbiedt ten strengste alle tucht- envergeldingsmaatregelen tegen personen die te goeder trouwmogelijke overtredingen van de Code, het bedrijfsbeleid ofde wet hebben gemeld. We worden allemaal aangemoedigdonze klachten en bezorgdheden te uiten en het beleid vanLincoln bepaalt dat dit zonder angst voor vergelding ofstraffen moet kunnen. Indien een manager van Lincolnvergeldingsmaatregelen neemt of steunt tegen iemand diete goeder trouw melding heeft gemaakt van verdachteethische, wettelijke of boekhoudpraktijken, is dat eenovertreding van het bedrijfsbeleid en in bepaaldeomstandigheden van de toepasselijke wetten van de landenwaarin we zakendoen.

“De baas kan maar op éénmanier aanvaard worden.Hij moet het verdienen.

Hij moet zichzelf denodige discipline

opleggen; hij moet meervan zichzelf eisen dan vaneen ander; hij moet harderproberen te voldoen aan

de hoge normen vaneerlijkheid, fair play ensucces; hij moet meergeven om en serieuzer

werken aan deoverwinning van het team

dan hij van iedereenanders verwacht.”

– J. F. Lincoln


10 Over de ethische gedragscode van het bedrijf

V & A

V Een collega heeft me in vertrouwen verteld dat ze lastig gevallen wordt door haarsupervisor. Toen hij vorige week een vergadering met een klant organiseerde, heefthij haar opzettelijk vernederd. Ik heb mijn collega aangemoedigd de situatie temelden, maar zij is bang haar job te verliezen. Wat moet ik doen?

A Meld deze situatie aan uw supervisor of aan een andere manager. Ons bedrijfmoedigt zijn werknemers aan alle overtredingen van de wet of van het bedrijfsbeleidte melden. Zo kunt u andere werknemers in gelijkaardig situaties helpen. Als u eensupervisor bent en een werknemer vertrouwt u dit soort informatie toe, bent uwettelijk verplicht ze te melden.

V Ik ben getuige geweeste van een situatie waarvan ik vermoed dat ze onze Codeschendt. Moet ik ze aangeven, ook al ben ik niet helemaal zeker dat er eenprobleem is?

A Ja. Werknemers moeten mogelijke overtredingen van de wet onmiddellijk meldenaan hun supervisors of aan de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance, de Compliance Counsel of een van de Regional ComplianceCoordinators. Hoewel melding aan uw supervisor meestal de beste oplossing is,kunt u er ook voor kiezen de Compliantietelefoon te gebruiken. Uw klacht zalernstig worden genomen en onmiddellijk en grondig worden onderzocht. Het isbeter een vermoeden te melden dat later vals alarm blijkt te zijn dan een mogelijkeovertreding van de wet of het bedrijfsbeleid te negeren.

V Ik ben getuige van een verdachte situatie. Wat kan ik het beste doen: deCompliantietelefoon bellen of met mijn supervisor praten?

A U kunt de Compliantietelefoon gebruiken of de situatie bespreken met uwsupervisor, een hogere manager, de Chief Compliance Officer,de Director ofCompliance, de Compliance Counsel of een van de Regional ComplianceCoordinators.

Opmerking voor het topmanagementHoewel wij allemaal de richtlijnen van de Code moeten volgen, wordt van hettopmanagement verwacht dat het uiterst consequent is en aan de strengste ethischenormen voldoet. Het beleid van de Onderneming schrijft voor dat het topmanagementvan Lincoln Electric, gedefinieerd als de directeuren van Lincoln Electric Holdings Inc.(met inbegrip van de Chief Executive Officer en de Chief Financial Officer) geen anderezakelijke of financiële betrekkingen met de Onderneming mogen onderhouden dan huneigen arbeidsrelatie, hun diensten als directeur en hun bezit van aandelen. De trouw vanhet topmanagement tegenover de Onderneming moet totaal en boven elke twijfelverheven zijn.

Onze inzet voor het bedrijf


12 Belangenconflicten

Wij tonen onze inzet voorLincoln door situaties tevermijden waarin onzepersoonlijke belangen

strijdig kunnen zijn met debelangen van het bedrijf.

Een van de vele manieren waarop personeelsleden vanLincoln hun engagement voor het bedrijf tonen is dooralle situaties te vermijden waarin hun persoonlijke

belangen strijdig zijn of lijken te zijn met de belangen vanLincoln of zijn aandeelhouders. Belangenconflicten kunnenontstaan wanneer de positie of de verantwoordelijkhedenvan een individu binnen het bedrijf persoonlijk voordeelkunnen opleveren dat losstaat van de normale vergoeding.Als u vermoedt dat u een belangenconflict of een potentieelbelangenconflict hebt, raden wij u aan dit te melden aan deChief Compliance Officer,de Director of Compliance, deCompliance Counsel of een van de Regional ComplianceCoordinators.5 In sommige gevallen volstaan de melding –en de daaropvolgende goedkeuring – om de schijn vanbelangenconflicten op te lossen.

Een belangenconflict kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer wij,of iemand die dicht tot ons staat – een familielid, eenverwant, een goede vriend – een financieel belang heeft datvan invloed is of lijkt te zijn op de zakelijke beslissingen diewe maken vanuit onze positie in het bedrijf. Of wanneer weonze positie in het bedrijf zouden misbruiken op een manierdie ons een persoonlijk voordeel oplevert. Voorbeelden zijn:

• Een financieel belang hebben in een onderneming diezakelijke relaties met Lincoln heeft.

• Een aanzienlijke investering hebben in een ander bedrijfdat direct met Lincoln concurreert, tenzij hetconcurrentiedomein niet belangrijk is.

• Extern zakendoen met Lincoln, bv. producten verkopenaan Lincoln, eigendommen verkopen of huren aan Lincoln,etc.

Externe activiteitenExterne activiteiten kunnen ook vaak belangenconflictenworden. Wij mogen ons nooit wijden aan externewerkzaamheden of activiteiten die een negatieve weerslagzouden kunnen hebben op onze prestaties bij Lincoln of diestrijdig zouden kunnen zijn met onze verplichtingentegenover Lincoln.

Bijvoorbeeld, een werknemer van Lincoln die werkt – of dieeen familielid of partner heeft die werkt voor – een bedrijfwaarmee Lincoln zakendoet of concurreert, moet de aardvan zijn werk melden aan zijn/haar supervisor. De werknemermoet dit ook melden aan – en goedkeuring vragen van – deChief Compliance Officer, de Director of Compliance, deCompliance Counsel of een van de Regional Compliance

5 Compliance Coordinators moeten hun eigen conflicten, alsdie er zijn, melden aan de Chief Compliance Officer, deDirector of Compliance of de Compliance Counsel.

Belangenconflicten


13

Coordinators. Het is mogelijk dat de externe activiteiten nietin strijd zijn met de verantwoordelijkheden van dewerknemer bij Lincoln, maar melding en goedkeuring helpenom alles wat erop zou kunnen wijzen dat de tweede job deverantwoordelijkheden en het engagement van dewerknemer voor Lincoln ondermijnt te ontkrachten.

Geschenken en amusementIn veel gevallen is het ontvangen van geschenken enamusement van een bedrijf of een persoon die zaken doet ofwenst te doen met Lincoln een belangenconflict. Dit houdtin:

• Personeelsleden van Lincoln mogen in geen gevalgeschenken of geld aanvaarden of vragen.

• Waardevolle niet-geldelijke geschenken (meer dan$150,00 of het equivalent daarvan in andere valuta) mogenalleen worden aanvaard indien het protocol, dehoffelijkheid of andere bijzondere omstandigheden hetvereisen. Dergelijke geschenken moeten echter wordengemeld aan de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance, de Compliance Counsel of een van deRegional Compliance Coordinators, die zullen bepalen ofde ontvanger het geschenk mag behouden of het moetteruggeven.

• Zij mogen geen niet-geldelijke giften, vergoedingen ofandere persoonlijke voordelen of gunsten van gelijke aardvragen.

• Personeelsleden van Lincoln mogen geen amusementaanmoedigen of vragen.

Personeelsleden van Lincoln mogen alleen ongevraagdeniet-geldelijke geschenken aanvaarden van een bedrijf ofeen persoon die zaken doet of wenst te doen met Lincoln,indien (a) het geschenk niet waardevol is of (b) het geschenkreclame- of promotiemateriaal is, zoals een baseballpet, eengoedkope pen of een plastic sleutelhanger met hetbedrijfslogo.

Geschenken en amusementVoor het specifieke beleid inzake geschenkenen amusement van verschillende landen kuntu terecht op onze Corporate Compliancewebpagina, die toegankelijk is viawww.LincolnConnect.com.

Aanwerving van verwanten

Hoewel Lincoln de aanwerving vanfamilieleden van werknemers niet verbiedt,moeten alle nieuwe sollicitanten de huidigewerknemers van het bedrijf met wie zijverwant zijn vermelden, gezien demogelijkheid van de schijn van eenbelangenconflict of bevoorrechting.

Als de sollicitant – op zoek naar werk ofeen andere zakelijke regeling – een directfamilielid is van een directeur of bestuurdervan het bedrijf (of van een filiaal van hetbedrijf), moet hij of zij goedgekeurdworden door de Compliance Counsel, deChief Compliance Officer en het AuditCommittee van de Raad van Bestuur.

Kansen voor het bedrijfWij mogen kansen die wij door het gebruikvan eigendommen of informatie van Lincolnof door onze positie in het bedrijfontdekken, niet zelf te baat nemen zonderde voorafgaande toelating van de Raad vanBestuur van Lincoln. Wij, werknemers vanLincoln, mogen evenmin met Lincolnconcurreren.

Belangenconflicten


V & A

V Mijn marketingproject won de eerste prijs in een wedstrijd gesponsord door eenberoepsvereniging en ik kreeg US$1,000. Mag ik de geldprijs houden?

A Nee, hoewel het bedrijf trots is op uw prestatie zou het aanvaarden van degeldprijs een belangenconflict betekenen. We mogen geen financieel voordeelhalen, naast onze normale vergoeding, uit werkprojecten waaraan we alspersoonslid van Lincoln deelnemen. U moet de Chief Compliance Officer, deDirector of Compliance, de Compliance Counsel of een van de RegionalCompliance Coordinators vragen wat u het beste met de prijs kunt doen. U zou hetgeld bijvoorbeeld kunnen gebruiken voor een evenement dat door het bedrijf ofdoor een afdeling wordt gesponsord, of u zou het aan een liefdadigheidsinstellingkunnen schenken. U moet uw supervisor ook informeren over de prijs en waarvooru het geld hebt gebruikt.

P Onlangs heb ik een deel gekocht van een bedrijf dat aan Lincoln levert, en ik vreesdat Lincoln dit niet zal goedkeuren. Als ik een belangenconflict wil vermijden,volstaat het dan om mijn aandeel in het bedrijf op naam van mijn broer te zetten?

R Nee. Eerst en vooral, als u rechtstreeks voordeel haalt uit het aandeel is er duidelijksprake van een belangenconflict, ongeacht op wiens naam het aandeel staat. Tentweede, het beleid van Lincoln inzake belangenconflicten is ook van toepassing opde verwanten en familieleden van personeelsleden. Het belangenconflict zou dusnog steeds bestaan en u moet het melden aan de Chief Compliance Officer, deDirector of Compliance, de Compliance Counsel of een van de RegionalCompliance Coordinators.

V Ik heb een tweede job waarvoor ik mijn klanten regelmatig telefonisch moetopvolgen. Soms telefoneer ik of stuur ik e-mails naar die klanten vanuit mijn bureauop Lincoln. Ik doe dit enkel tijdens mijn pauzes, mag dit?

A Nee. Hoewel Lincoln het gebruik van bedrijfsmiddelen - waaronder e-mail entelefoon - toestaat voor occasionele, persoonlijke doeleinden, bv. een sneltelefoontje naar een vriend om een lunchafspraak te maken, mag men telefoon ene-mail niet gebruiken voor externe werkzaamheden.

14

Onze inzet voor Lincolnhoudt ook in dat we

boeken, documenten enrekeningen bijhouden dieeen nauwkeurig en eerlijk

beeld geven van detransacties van Lincoln.

Accurate boekhouding en verslaglegging


Financiële rapporten en interne controles

Als openbare vennootschap is Lincoln verplicht omboeken, documenten en rekeningen bij te houden dieeen nauwkeurig en eerlijk beeld geven van de

transacties van Lincoln en jaarrekeningen op te stellenvolgens de algemeen aanvaarde boekhoudnormen. Lincolnmoet een systeem van interne boekhoudcontrolestoepassen dat overeenstemt met de geldende wetten,voorschriften en reglementen. Als een bedrijf dat in velejurisdicties actief is, moet Lincoln een fiscale documentatiebijhouden en fiscale aangiften opstellen dieovereenstemmen met de wetten die in deze jurisdicties vantoepassing zijn. Lincoln moet ook van alle andere aspectenvan zijn activiteiten accurate en volledige verslagenbijhouden, die alle toepasselijke wettelijke vereistenrespecteren.

Ieder van ons moet zich naar de hoogste ethische normenvan integriteit en eerlijkheid gedragen, zodat Lincoln aandeze en andere wettelijke vereisten kan voldoen. Maar eenzuiver technische naleving van de algemeen aanvaardeboekhoudnormen en de toepasselijke overheidsregels en -reglementen met betrekking tot de financiële verslaggevingen openbaarheid volstaat niet. Wij spannen ons in om onzeboekhouding en verslagen in alle integriteit op te stellen, ditwil zeggen rechtvaardig, transparant en eerlijk. Los van onzeindividuele bijdrage aan de boekhouding en documentatievan het bedrijf, moeten we ervoor zorgen dat onze eigenverslagleggingen een volledig, accuraat en stipt beeld gevenvan alle transacties, ongeacht of het grote uitgaven of kleinevergoedingen zijn.

Bij het voorbereiden van de boekhouding en verslagleggingvan het bedrijf moeten we altijd bepaalde verbodenactiviteiten vermijden. Enkele voorbeelden:

• Men mag om geen enkele reden geheime of niet-geregistreerde fondsen of activa van het bedrijf in hetleven roepen.

• Men mag om geen enkele reden valse of kunstmatigeinschrijvingen doen. Het personeel mag niet meewerkenaan regelingen of activiteiten die tot een dergelijkeverboden handeling leidt.

• Men mag geen betalingen vanwege het bedrijf doen (ofgoedkeuren) met de bedoeling of in de wetenschap dateen deel van de betaling zal worden gebruikt voor anderedoeleinden dan vermeld in het document dat de betalingvergezelt.

Bij twijfel over beslissingen in verband met boekhouding enfiscaliteit moeten we advies vragen. Het is essentieel dat wegeen fouten maken in de uitoefening van onzeverantwoordelijkheden op dit gebied.

15

Accurate boekhouding en verslaglegging


AuditsAudits worden zowel door interne als door externe auditorsuitgevoerd om Lincoln te helpen de naleving van zijnbestaande beleidsregels, procedures en controles teverzekeren. Audits zijn ook ontworpen om mogelijke zwaktesin de controle of het systeem op te sporen en te verbeteren.Het personeel van Lincoln wordt verwacht zijn volledigemedewerking te verlenen aan de interne en externe auditorsdoor hen duidelijke, eerlijke en stipte informatie te verlenen.Niemand mag een interne of externe auditor die een auditbij Lincoln uitvoert frauduleus beïnvloeden, dwingen,manipuleren of misleiden.

KlachtenAlle klachten in verband met boekhouding, interneboekhoudcontroles, audits of fiscale zaken, en alle twijfelsover verdachte boekhoudpraktijken, audits of fiscale zaken,moeten worden gemeld aan de Chief Financial Officer vanhet bedrijf en aan de General Counsel, of aan de voorzittervan het auditcomité van de Raad van Bestuur. Men kanklachten ook melden via de Compliantietelefoon van hetbedrijf.

V & A

V Toen ik op zakenreis was heb ik een vriend getrakteerd op een maaltijd in eenbetaalbaar plaatselijk restaurant. De rekening was hoger dan voor eeneenpersoonsmaaltijd, maar niet buitensporig. Mag ik een onkostenvergoedingaanvragen voor deze tweepersoonsmaaltijd?

A Nee. Het bedrijf zal uw maaltijd vergoeden, maar niet die van uw vriend. Het isoneerlijk om deze informatie op uw onkostennota te zetten, u mag het niet doen.

V Als mijn werk af is vertrek ik soms een uurtje vroeger en vraag ik aan een collegaom voor mij te klokken aan het einde van de shift. Ik doe regelmatig hetzelfde voorhem. Mag dat?

A Nee. Het incorrect melden van uw werkuren is fraude en beweren dat u gewerkthebt wanneer u eigenlijk elders was wordt niet getolereerd.

16

Gebruik en bescherming van activa van het bedrijf


De activa van Lincolnomvatten technologieën en

concepten,bedrijfsstrategieën en -

plannen en andere privé-en vertrouwelijke

informatie over ons bedrijfdie nooit misbruikt mag

worden.

Gebruik van fondsen en activa van het bedrijf

Wij tonen onze inzet voor Lincoln door de activa vanhet bedrijf te beschermen en ze gepast te gebruiken.De activa van Lincoln bestaan uit veel meer dan

stoffelijke fabrieken, uitrusting, bedrijfsfondsen encomputers. Ze omvatten technologieën en concepten,bedrijfsstrategieën en –plannen, financiële analyses envoorspellingen, en vertrouwelijke informatie over ons bedrijf.Het is onze verantwoordelijkheid de activa van het bedrijf tebeschermen en ervoor te zorgen dat ze niet achteloosworden onthuld of misbruikt voor een ander doel.

Voorbeelden van misbruik van activa:

• De activa mogen niet worden gebruikt ompersoneelsleden van Lincoln persoonlijk voordeel op televeren.

• Personeelsleden van Lincoln mogen evenmin zonder devereiste toestemming activa van Lincoln delen metanderen buiten Lincoln, of zelfs binnen Lincoln, als daargeen nood aan is.

Gebruik van computers, communicatiemateriaal en andere

technische hulpmiddelenLincoln doet zijn uiterste best om de mensen die het bedrijfdiensten leveren over de beste beschikbare technologie telaten beschikken. Met dit doel heeft Lincoln veelgeïnvesteerd in onder meer computers e-mail, voice-mail,telefoons en kopieermachines.

We moeten respecteren dat alle systemen van het bedrijf,met inbegrip van maar niet beperkt tot computers, e-mail,voice-mail, telefoons, persoonlijke digitale assistenten enkopieermachines eigendom zijn van Lincoln en bedoeld zijnvoor gebruik door het bedrijf. De werknemers moetenbeseffen dat gegevens op elk systeem van het bedrijf nooitprivé, vertrouwelijk of persoonlijk zijn, behalve zoals isbepaald in de specifieke privacywetgeving van bepaaldelanden. Voor zover juridisch geoorloofd kan Lincoln zijn rechtgebruiken om de vaste schijven, de opslagsystemen of degegevens op al zijn systemen regelmatig te onderzoeken, teraadplegen of te controleren.

17



De technische hulpmiddelen van het bedrijf mogen nietgebruikt worden om:

• Vernederende, lasterlijke, obscene of op andere manierenongepaste berichten aan te maken of te distribueren. Ditomvat maar is niet noodzakelijk beperkt tot berichten metseksuele inslag, etnische of raciale beledigingen,geslachtsgebonden commentaar of elk commentaar datop een kwetsende manier verwijst naar leeftijd, seksuelegeaardheid, godsdienstige of politieke overtuigingen,nationale herkomst of handicaps.

• Promotie te maken voor commerciële ondernemingen,religieuze of politieke zaken, externe organisaties of anderezaken die geen verband houden met het werk.

• Door auteursrecht beschermd materiaal,handelsgeheimen, vertrouwelijke financiële informatie vanhet bedrijf of soortgelijk materiaal zonder de vereistetoelating te verzenden of te ontvangen.

Wij mogen ook geen e-mailwachtwoorden delen, geen e-mailtoegang aan onbevoegde gebruikers verstrekken en hetpostvak van andere gebruikers niet zonder toelatingraadplegen. Het is onze verantwoordelijkheid ervoor tezorgen dat onze eigen wachtwoorden en anderetoegangscodes beveiligd zijn, en dat we geentoegangsinformatie hebben gepubliceerd, getoond of opandere manieren makkelijk beschikbaar hebben gemaakt.

Onthulling van vertrouwelijke informatieIeder van ons heeft in de loop van zijn carrière bij Lincolntoegang tot vertrouwelijke informatie over Lincoln, zijnproducten, fabricageprocessen, klanten, leveranciers enconcurrenten. Dergelijke informatie mag om geen enkelereden worden onthuld aan andere personeelsleden vanLincoln die ze niet nodig hebben voor hun werk.

Vertrouwelijke informatie mag om geen enkele reden,toevallig of expres, worden onthuld aan personen buitenLincoln, behalve indien het noodzakelijk is voor de werkingvan het bedrijf en samengaat met eenvertrouwelijkheidsovereenkomst in een vorm die isgoedgekeurd door de juridische afdeling van Lincoln.Vertrouwelijke informatie van deze aard omvat informatieover producten, bedrijfsstrategieën, onderhandelingen metklanten, bedrijfshandleidingen, processen, systemen,procedures, engineering, onderzoek en ontwikkeling,financiële informatie enzovoort.

Het ongeoorloofde gebruik van vertrouwelijke informatieover handelsgeheimen van Lincoln wordt verboden door dewet, die voor dergelijke activiteiten strafrechtelijke straffenvoorziet.

18



19

V & A

V Mag ik de bedrijfsemail gebruiken om af en toe een mailtje te sturen naar mijnvrienden?

A U mag het e-mailsysteem van ons bedrijf gebruiken voor occasionele, persoonlijke,privédoeleinden van korte duur, net zoals u kort mag bellen naar een vriend tijdensde kantooruren. U moet wel beseffen dat, behalve in landen waar het verboden is,het bedrijf op elk moment toegang heeft tot de e-mails die u met vrienden op hetbedrijfsnetwerk uitwisselt en ze kan lezen, met inbegrip van de persoonlijke e-mailaccounts waarop werknemers inloggen met de technologie van het bedrijf. Alleinformatie die via het netwerk wordt doorgestuurd en die de wet overtreedt of dieals aanstootgevend en ongepast wordt beschouwd kan aanleiding geven tottuchtmaatregelen.

V Ik ben een erg fervente aanhanger van een bepaalde politiek beweging. Mag ik debedrijfsemail gebruiken om reclame te maken voor deze politieke beweging bijvrienden en collega’s?

A Nee. Hoewel Lincoln uw persoonlijke participatie aan het maatschappelijk levenaanmoedigt, is het nooit gepast om de bedrijfsmiddelen te gebruiken voorpolitieke, religieuze of gelijkaardige activiteiten van persoonlijke aard. Het gebruikvan de bedrijfsemail of andere hulpmiddelen is wel toegestaan voorliefdadigheidswerk dat goedgekeurd werd door gepast personeel van Complianceof door het management.

Communicatie met media en publiek


Het is mogelijk dat we in het kader van onze taken bijLincoln gevraagd worden bedrijfsinformatie teverstrekken aan personen buiten Lincoln, zoals

vertegenwoordigers van de media. Zonder de gepastetoestemming mag niemand van ons uitspraken doen overLincoln of interne bedrijfsinformatie bekendmaken aan demedia, het beleggerspubliek, marktanalisten of iedereen diegeen personeelslid of bestuurder is van het bedrijf. Enkel deCEO, CFO, de Director of Corporate Relations of anderepersonen die specifiek zijn aangeduid door het bedrijfmogen communiceren met de media en met mensen buitenLincoln. Bovendien kan de Raad van Bestuur de LeadDirector van de Raad aanduiden om te spreken in naam vanhet bedrijf.

Dit principe geldt ook voor alle vormen van elektronischecommunicatie en is bijzonder relevant in het huidige tijdperkvan internet en blogs. We mogen nooit informatie overLincoln vrijgeven op online nieuwsgroepen, chatboxes enalle andere soorten websites. Het verstrekken vanbedrijfsinformatie aan het publiek kan niet alleen het bedrijfschaden, maar ook onze wettelijke verplichtingen als eenopenbare vennootschap. We moeten ons te allen tijdehiervan bewust zijn.

20

V & A

V Een journalist belde mij met een vraag in verband met mijn werk. Ik wist hetantwoord op haar vraag. Mag ik haar vertellen wat ze wil weten?

A Nee. U mag nooit antwoorden op vragen van journalisten, tenzij u de gepastetoestemming van het bedrijf hebt. Met vragen over uw antwoord kunt u terecht bijde Director of Corporate Relations.

Gerelateerde informatieHet openbaarmakingsbeleid van Lincoln is beschikbaar op de Corporate Compliancewebpagina, die toegankelijk is via www.LincolnConnect.com.

Onze inzet voor elkaar

“De Gouden Regel –behandel anderen zoals u

zelf behandeld wiltworden – is echteenvoudig. En die

ethische code vormt hethart van succesvolle

organisaties.” – David C. Lincoln,

zoon van J.C. Lincoln

Een positieve werkplek creëren


Wij tonen onze inzet voor elkaar door een positievewerkplek te creëren. Respect en eerlijkheid zijnessentiële waarden bij Lincoln die aan de basis

moeten liggen van al onze dagelijkse onderlinge interacties.Al meer dan een eeuw zijn ze de basisvoorwaarden voorzakelijk succes en zijn ze essentieel voor de cultuur vanLincoln. Respect en eerlijkheid zijn niet zomaar “mooieideeën” bij Lincoln. Het zijn de steunpilaren van de filosofievan J.F. Lincoln over incentive management en ze houdenrechtstreeks verband met onze huidige positie alsmarktleider.

Daarom heeft ieder van ons het recht om eerlijk enrespectvol behandeld te worden, en de verplichting omanderen ook zo te behandelen. Het is dan ook bijzonderbelangrijk dat de volgende richtlijnen zorgvuldig gevolgdworden.

Gelijke arbeidskansenEen diverse beroepsbevolking creëren past in het kader vande waarden van respect een eerlijkheid. Lincoln biedt allepersonen gelijke arbeidskansen, zoals de wet datvoorschrijft. Bij alle arbeidsbeslissingen, met inbegrip vanrekrutering, aanwerving, plaatsing, promotie, overplaatsing,vergoeding, opleiding, tuchtmaatregelen en ontslag, moetLincoln alle personen gelijke kansen geven, zonderonderscheid volgens ras, huidskleur, godsdienst, geslacht,nationale oorsprong, leeftijd, de status van Vietnam-veteraanof andere vormen van onderscheid die de wet ontoelaatbaaracht. Er zullen redelijke voorzieningen voor personen metfysieke of mentale handicaps worden getroffen, zoals vereistdoor de toepasselijke wetgeving.

Respect en eerlijkheid zijnbasiswaarden die altijd centraalmoeten staan in onze onderlinge

interacties.

22

Een positieve werkplek creëren


Beleid tegen pesterijen op de werkplekLincoln hanteert een beleid van nultolerantie tegen pesterijenwaarvan niemand is vrijgesteld. Daarom moeten we allegedragsvormen proberen te vermijden die als pesterijenkunnen worden beschouwd. Ons beleid verbiedt elk gedragdat afbreuk doet aan andere personen, vanwege:

• etniciteit, ras of huidskleur• leeftijd• godsdienstige overtuiging• geslacht• fysieke of mentale handicap• seksuele voorkeur• nationale oorsprong

Dit omvat mondelinge of schriftelijke opmerkingen ofbedreigingen, beledigende visuele representaties, zoalsobscene tekeningen of cartoons of ongepast fysiek gedrag.Uiteraard geldt dit ook voor mondelinge, schriftelijke ofvisuele communicatie via telefoon of computer.

Bovendien is elk gedrag verboden met de bedoeling of hetgevolg het werk van een persoon op een beduidende manierte verstoren of een intimiderende, vijandige of kwetsendewerkomgeving te scheppen. Dit soort van overtredingen kanserieuze disciplinaire gevolgen hebben.

Lincoln verbiedt elke vorm van onwettige pesterijen van zijnpersoneel, zowel door personeelsleden van Lincoln als dooranderen (zoals bezoekers, aannemers, klanten ofleveranciers). Het bedrijf zal onmiddellijk gepastetuchtmaatregelen nemen tegen elke persoon die zichschuldig maakt aan elke vorm van onwettige pesterijen.Dergelijke handelingen kunnen tot ontslag leiden.

Wij moeten er allemaal voor zorgen dat elke vorm vanpesterijen vermeden wordt. Als u meent dat u pesterijen hebtervaren of er getuige van bent geweest, moedigen wij u aanom dit te melden. U kunt deze incidenten melden aandiverse bronnen, afhankelijk van het kanaal dat u het meestgeschikt lijkt. U kunt pesterijen melden aan uw supervisor,aan het hoofd van de divisie of aan de directeur van hetbedrijf, de Chief Compliance Officer,de Director ofCompliance, de Compliance Counsel, een van deCompliance Coordinators van uw regio, elke manager vande afdeling Human Resources of elk lid van de juridischedienst van het bedrijf. U kunt ook de Compliantietelefoongebruiken om pesterijen te melden.

23

Elke klacht zal ernstig worden genomen en onmiddellijk engrondig worden onderzocht. Lincoln verbiedt ten strengstealle vergeldingsmaatregelen tegen personen die te goedertrouw pesterijen melden of meewerken aan een onderzoek.

Ons beleid tegen pesterijen geeft ons ook het recht tegenieten van – en de verantwoordelijkheid van het scheppenvan – een werkomgeving die vrij is van seksuele pesterijen.Seksuele pesterijen omvatten ongewenste seksuelevoorstellen, verzoeken om seksuele gunsten of elk andergedrag of elke andere vorm van communicatie die door detoepasselijke plaatselijke wetgeving als seksuele pesterijwordt gedefinieerd en verboden. Dergelijke gedragingen,inclusief verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard, zullenworden beschouwd als onwettige seksuele pesterijen,indien:

• de onderwerping aan seksueel gedrag een expliciete ofimpliciete voorwaarde voor de tewerkstelling van eenpersoon is;

• de onderwerping aan of afwijzing van seksueel gedragdoor een individu de basis vormt voor eenarbeidsbeslissing die een weerslag heeft op dat individu; of

• seksuele voorstellen, verzoeken om seksuele gunsten ofander verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard wordengedaan die de bedoeling hebben of ertoe leiden dat dearbeidsprestaties van een persoon op een onredelijke wijzeworden verstoord of dat een intimiderende, vijandige ofkwetsende werkomgeving ontstaat.

Iedereen moet beseffen dat een opmerking die de enepersoon grappig of onschuldig vindt voor de andere persoonuiterst kwetsend kan zijn. Gedrag dat redelijkerwijze kangeïnterpreteerd worden als aanstootgevend, suggestief ofvijandig moet daarom vermeden worden.

Een positieve werkplek creëren 24


V & A

V Een Chinese werknemer in Singapore hoort een mop over Chinezen. Dewerknemer neemt geen aanstoot aan de mop en vindt hem zelfs grappig. Dewerknemer denkt dat een paar van zijn collega’s ook met de mop zouden kunnenlachen en vertelt hem tijdens het werk. Is dit een overtreding van de wet en hetbedrijfsbeleid?

A Ja. Een mop die de spot drijft met een specifieke nationale, raciale of etnischegroep kan aanstootgevend zijn en is ongepast – zelfs als sommige werknemershem “onschuldig” en grappig vinden.

V Ik ben een vrouw en ben aangesteld om samen aan de lopende band te staan meteen collega die toevallig goed bevriend is met onze supervisor. De supervisorverwacht dat ik goed met de collega zal overeenkomen, maar in het verleden heefthij suggestieve opmerkingen tegen mij gemaakt. Ik voel me zo ongemakkelijk bijhem dat ik mij niet meer kan concentreren. Wat moet ik doen?

A Het beste wat u kunt doen is contact opnemen met Human Resources, de ChiefCompliance Officer, de Director of Compliance, de Compliance Counsel, een vande Regional Compliance Coordinators of een lid van de juridische dienst van hetbedrijf. U kunt uw bezorgdheid ook via de Compliantietelefoon melden. Als u zichdaar niet goed bij voelt, kunt u ook rechtstreeks met uw collega of uw supervisorspreken, hoewel het in deze situatie begrijpelijk is als u dat liever niet doet.

Een positieve werkplek creëren 25


“Individueleverantwoordelijkheid isessentieel voor kracht.”

– J.F. Lincoln

Wij tonen onze inzet aan elkaar door onzeverantwoordelijkheid op te nemen en onzewerkomgeving veilig, gezond en beveiligd te maken.

Bij Lincoln beschouwen we zowel de bescherming van hetmilieu, als de gezondheid, veiligheid en beveiliging van hetpersoneel als topprioriteiten. Op het meest elementaireniveau betekent dit dat alle personeelsleden van Lincoln huntaken moeten uitvoeren op een wijze die overeenstemt metde wetten ontworpen om onredelijke risico’s in dezegebieden te elimineren.

De laatste jaren is milieuvriendelijkheid steeds belangrijkergeworden bij Lincoln. Ons streven naar het ISO 14001certificaat is daar het levende bewijs van, net als onzeinspanningen om onze ecologische voetafdruk teverminderen. Intussen blijven we alle milieuvoorschriftenstrikt naleven; de straffen voor overtreding kunnen strengzijn voor het bedrijf.

We moeten ons ook inzetten om alle wetten – en allebeleidsregels van het bedrijf – inzake de gezondheid enveiligheid van de persoonsleden van Lincoln na te leven.Lincoln sponsort programma’s die ieder van ons helpen teconcentreren op onze individuele verantwoordelijkheid enaansprakelijkheid zodat we onze leiderspositie op het gebiedvan de veiligheid van onze werkplek kunnen behouden.

Ieder van ons moet zijn supervisor of een gepast lid van hetmanagement (inclusief uw regionale Environmental, Healthand Safety Manager) op de hoogte brengen van allepotentiële gevaren voor het milieu of de gezondheid, zodatonmiddellijk verbeteringsmaatregelen kunnen wordengenomen. Onthoud dat melding van deze gevaren zowel eenrecht als een plicht is.

We moeten ons aan de volgende basisrichtlijnen houden:

• We moeten alle toepasselijke vereisten met betrekking totmilieu, gezondheid en veiligheid naleven. We moetenbijvoorbeeld zowel de veiligheidsvoorschriften van Lincolnals van de overheid volgen wanneer we machinesgebruiken en de gepaste instructies voor de opruiming vanmateriaal in het atelier opvolgen. Als we vragen hebbenover de correcte veiligheidsprocedures in onzewerkomgeving, moeten we onze supervisor raadplegen.

• We moeten de rapporteringsvereisten naleven metbetrekking tot alle gebeurtenissen of omstandigheden dievolgens de toepasselijke wetgeving of reglementeringmoeten worden gerapporteerd en die betrekking hebbenop ongevallen, bezoedeling van het milieu of eenbeduidend risico op bezoedeling. Lincoln eist dat uongevallen, verwondingen of potentiële gevarenonmiddellijk aan uw supervisor of manager rapporteert.

Milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging


26


VeiligheidDe veiligheid van onze werknemers is een topprioriteit bijLincoln. Onze mensen zijn onze meest waardevolle troef enhet scheppen van een veilige werkomgeving voor iedereenis van het grootste belang voor het bedrijf.

Een effectieve beveiliging helpt om een veilige werkplek tescheppen en beschermt de vertrouwelijke informatie dienodig is voor het succes van Lincoln. We moeten deveiligheidsrichtlijnen voor onze werkomgeving kennen – entoepassen. Als we vragen hebben over debeveiligingsprocedures, moeten we onze supervisor ofmanager raadplegen.

Omdat een goede veiligheid ieders verantwoordelijkheid is,moeten we als we iets ongewoons zien, zoals verdachtgedrag van iemand die we niet kennen, onze supervisor ofde veiligheidsdienst op de hoogte brengen. We moeten erook voor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordtweggeborgen wanneer we de werkplek verlaten en datvertrouwelijke documenten correct worden opgeruimd.Degelijke beveiliging bij Lincoln vereist dat ieder van ons zichte alle tijde bewust is van de veiligheidsrisico’s in onzeomgeving.

Ieder van ons moet bijdragen aan debescherming van het milieu en de

gezondheid, veiligheid en beveiligingvan alle personeelsleden.


27

V & A

V Ik vertelde mijn supervisor dat een collega een klein ongeval op de werkvloer had,maar dat hij in orde leek te zijn. Mijn supervisor zei dat ik dit incident niet op hetongevallenverslag mocht zetten, omdat er dan een onnodig onderzoek zou volgen.Moet ik toestaan dat het ongeval niet gemeld wordt?

A Nee. Alle personeelsleden van Lincoln zijn verantwoordelijk voor het scheppen enonderhouden van een veilige werkomgeving. Zelfs kleine ongevallen en letselskunnen zware gevolgen hebben. Lincoln eist dat zijn personeelsleden alleongevallen en letsels melden. Onderzoeken en verslagen kunnen helpen om deoorzaak van het ongeval te ontdekken en om ernstigere letsels in de toekomst tevermijden. Het ontwikkelen van verbeterde, veiligere methodes kan bovendienleiden tot betere, veiligere, gereconstrueerde processen voor al onze wereldwijdeactiviteiten.

V Ik moet een test uitvoeren die veel tijd in beslag neemt, maar mijn assemblagetestmislukt nooit. Mag ik de test een paar shifts overslaan om mijn werk sneller af tekrijgen?

A Nee. Het niet uitvoeren van alle vereiste tests is onethisch en in strijd met hetbeleid van het bedrijf. Het kan immers de veiligheid van onze werknemers enklanten in gevaar brengen en de betrouwbaarheid van het product en de reputatievan Lincoln schaden. Het risico van schade aan ons en anderen is te groot omtests over te slaan. Onthoud dat u de werking moet beoordelen aan de hand vancriteria inzake milieu, gezondheid en veiligheid, met inbegrip van producttesten. Alseen defect stuk dat u niet hebt getest problemen met een eindproduct zouveroorzaken, kan dat vragen opwerpen over uw werk en kan het de reputatie vanhet bedrijf op het gebied van kwaliteit en betrouwbaarheid op het spel zetten.

V Mijn afdeling stelt verkopers aan die in ons bedrijf komen werken. Sommigeverkopers nemen hun identiteitskaart niet mee. Mogen ze gewoon binnenkomen enbeginnen werken zonder zich zorgen te maken over administratieve details zoalsidentiteitsbadges?

A Nee. Alle bezoekers, aannemers en gasten moeten een identiteitsbadge dragen enalle veiligheidsregels van Lincoln naleven. Dit is nodig om de veiligheid van al onzewerknemers te garanderen, wat belangrijker is dan iets sneller te kunnen beginnenwerken.



28

Onze inzet op de markt

Eerlijke omgang met leveranciers en klanten


Wij tonen onze inzet op de markt door eerlijkheid enrechtvaardigheid voorop te stellen in ons eigengedrag en in ons werk voor Lincoln. Lincoln dankt

zijn succes aan de kwaliteit van zijn producten en diensten.Dankzij deze aanpak is ons bedrijf marktleider geworden, hijmag dus nooit bezoedeld worden door twijfelachtigepraktijken. Zakendoen met leveranciers en klanten kanethische, of zelfs legale, problemen veroorzaken. Devolgende richtlijnen moeten ons helpen de juiste beslissingte maken in potentieel moeilijke of verwarrende situaties.

Geven of aannemen van steekpenningen, smeergeld of ongepaste

betalingenMen mag geen steekpenningen, smeergeld of andereongepaste betalingen (met inbegrip van betalingen diebuitenlandse valuta- of belastingwetten schenden die hetbedrijf moet naleven) of soortgelijke beloften doen vanwegeof in naam van Lincoln, direct of indirect. Dit omvat allegeschenken, vergoedingen of zakelijk amusement die verdergaan dan de gebruikelijke of redelijke praktijken, of die in ruilworden gegeven voor ongepaste beslissingen ofhandelingen vanwege de ontvanger.

Aankopen door Lincoln of de verkoop van goederen endiensten aan Lincoln mogen geen aanleiding geven tot deontvangst van persoonlijk smeergeld, provisies en anderebetalingen. Wij – en onze familieleden – mogen nietsaanvaarden dat doel heeft onze aankoopbeslissingen tebeïnvloeden, ongeacht hun vorm, zoals geld, eigendom ofdiensten.

“Eerlijk zakendoen en oprechtheidzijn niet alleen wettelijk verplicht,

maar zijn ook gewoon de bestebeleidskeuze.”

– J.F. Lincoln

30

“Ik begon na te denkenover waaraan ons bedrijfzijn succes te danken haden ik realiseerde me dathet antwoord ethiek was.Ik keek rond naar anderesuccesvolle bedrijven en

ze deelden allemaaldezelfde waarden – zebehandelen mensen

goed.”– David C. Lincoln,

zoon van J.C. Lincoln

Eerlijke omgang met leveranciers en klanten

Wij doen zaken op eenlegale en ethische manier

en wij zijn marktleideromwille van de kwaliteitvan onze producten en

diensten.


Betalingen aan vertegenwoordigers, consultants, distributeursOvereenkomsten met agenten of andere vertegen-woordigers, distributeurs en consultants moeten schriftelijkgebeuren en moeten duidelijk en nauwkeurig beschrijvenwelke diensten zullen worden geleverd, de basis voor deontvangst van het commissieloon of de vergoeding, en hetgeldende tarief of honorarium. Het bedrag van de betalingenmoet redelijk zijn, mag niet overdreven zijn in vergelijking metde praktijken in de sector, en moet in verhouding staan metde waarde van de bewezen diensten. De agent,vertegenwoordiger, distributeur of consultant moet wetendat de overeenkomst kan worden openbaar gemaakt enmoet daarmee instemmen. In bepaalde landen kunnenplaatselijke wetten het gebruik van tussenpersonenverbieden of het percentage van het commissieloon of devergoeding beperken.

Verkopen mogen niet worden aangerekend tegen prijzenboven de vaststelde netto prijs van het betreffende productvoor het betreffende distributieniveau. Dit voorkomtoverfacturering en mogelijke misbruiken met provisies.

31

V & A

V Ons verkoopsteam heeft een grote deal met een plaatselijke bouwfirma gesloten enik heb voorgesteld onze nieuwe klanten te tonen hoe blij we zijn met hen zaken tekunnen doen door hun hele inkoopteam een citytrip naar Hong Kong te schenken.Mag dat?

A Nee. De waarde van dit cadeau is overdreven en kan personeelsleden van onzenieuwe klant in verleiding brengen de ethische gedragscode van hun bedrijf teschenden. Net als Lincoln, verbieden de meeste bedrijven hun werknemerswaardevolle cadeaus te aanvaarden. Hoewel het goed lijkt voor de klantenbinding,zou dit cadeau bijna zeker een belangenconflict voor hen creëren. Een etentje opkosten van het bedrijf is een meer gepast geschenk.

V Een lokale agent in een opkomende markt vertelde mij dat hij goede relaties heeftmet een potentiële klant. Die klant vertelde dat men in zijn land informeel zakendoet op basis van vertrouwen en via mondelinge afspraken en dat men metcontant geld betaalt . Kan ik met hem samenwerken om nieuwe zaken op tebouwen in deze markt?

A Misschien, maar enkel als hij een schriftelijke overeenkomst met Lincoln wilonderteken en naleven waarin de opdrachtvoorwaarden, een gepast tarief en eengeschikte betalingsmethode (niet contant) worden gespecificeerd. Raadpleeg deChief Compliance Officer, de Director of Compliance, de Compliance Counsel ofeen van de Regional Compliance Coordinators als u nog vragen of twijfels hebt.

Wij moeten niet alleen deintellectuele

eigendomsrechten vanLincoln beschermen, maarook vermijden de rechtenvan anderen te schenden.

Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie van andere partijen respecteren


Wij moeten de intellectuele eigendomsrechten envertrouwelijke informatie van derden respecteren,net zoals we altijd proberen de intellectuele

eigendom en vertrouwelijke informatie van Lincoln tebeschermen.

“Intellectuele eigendom” is een term die creatieve werkenbeschrijft waarop hun auteurs en uitvinders wettelijkerechten bezitten. Auteursrechten, octrooien,handelsgeheimen en handelsmerken behoren tot dezecategorie. Enkele voorbeelden van schending van deintellectuele eigendomsrechten:

• Inbreuken op het auteursrecht, bijvoorbeeld wanneerongeoorloofde kopieën of andere reproducties vangedrukt materiaal worden gemaakt voor commercieelgebruik. Het herhaalde kopiëren van tijdschriftartikels envergelijkbaar materiaal, om bijkomende abonnementen opeen tijdschrift te vermijden, valt duidelijk onder dit verbod.Anderzijds is het occasionele kopiëren zonder vergunningvan materiaal onder auteursrecht, zoals krantenartikels,voor beperkt gebruik binnen het bedrijf, meestaltoelaatbaar.

• Het ongeoorloofde kopiëren van computersoftware is ookeen inbreuk op het auteursrecht. Het geld dat voor eensoftwareproduct wordt betaald, vertegenwoordigt meestaleen licentievergoeding voor het gebruik van eenexemplaar. De ongeoorloofde reproductie van software iseen overtreding van de wetgeving op het auteursrecht enkan ernstige juridische gevolgen hebben voor zowelLincoln als voor het personeel dat dergelijke kopieënmaakt.

• De diefstal van een handelsgeheim kan zich voordoenwanneer vertrouwelijke bedrijfsinformatie opongeoorloofde wijze wordt verkregen en voor commercieelgewin wordt gebruikt.

De schending van deze rechten kan de eigenaar schaden ende overtreder aansprakelijk maken. Sommige opzettelijkeovertredingen zijn zelfs strafrechtelijke misdrijven. Vragen indeze context moeten worden voorgelegd aan de supervisoren/of de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance, de Compliance Counsel of een van de RegionalCompliance Coordinators.

32



33

ComputerspionageHet is een overtreding van de toepasselijke wetgeving omeen computer te gebruiken om ongeoorloofde toegang tekrijgen tot computersystemen met de bedoeling om:

• handelsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie teverkrijgen;

• het andere systeem te vernietigen, te beschadigen of ereen “virus” op te plaatsen; of

• een andere vorm van computerfraude of -diefstal teplegen.

Vertrouwelijke informatie van andere partijenBij het zakendoen kan het gebeuren dat we toegang krijgentot vertrouwelijke informatie over onze klanten, leveranciersof anderen. Dergelijke informatie moeten we met dezelfdetoewijding beschermen als onze eigen vertrouwelijkeinformatie.

Niemand van ons mag op geen enkele wijze vertrouwelijkeinformatie van anderen verkrijgen en we moeten elke pogingom vertrouwelijke informatie van andere partijen aan Lincolnte verkopen of op andere manieren te onthullen onmiddellijkaan de Chief Compliance Officer, de Director of Compliance,de Compliance Counsel of een van de Regional ComplianceCoordinators melden.

OctrooibeleidLincoln respecteert de bescherming die wordt gegeven doorgeldige octrooien die zijn verleend aan andere partijen doorde toepasselijke overheidinstanties. Dit is een fundamenteelonderdeel van het beleid van het bedrijf. Het bedrijfontwikkelt zijn producten los van de ontwerprichtingen dieanderen volgen.

Vragen over intellectuele eigendom en vertrouwelijkeinformatie moeten aan de Chief Compliance Officer, deDirector of Compliance, de Compliance Counsel of een vande Regional Compliance Coordinators worden voorgelegd.

V & A

V Welke auteursrechten zijn van toepassing op informatie die ik op het internet hebgevonden? Hoort alle informatie op het internet niet tot het publieke domein?

A Nee. Veel informatie is inderdaad publiek, maar een heleboel materiaal isauteursrechtelijk beschermd, net zoals bij gedrukt materiaal. Zoek naarverwijzingen naar “auteursrecht” of “toestemming” en zorg ervoor dat utoestemming hebt voor u de informatie gebruikt. Vermeld de bron als u hetmateriaal in een andere publicatie, voorstel of verslag gebruikt.

V Een collega van een ander bedrijf raadde mij een opleidingsvideo over productieaan die zijn team erg heeft geholpen. Ik zou de video graag aan mijn team latenzien, maar hij is redelijk duur en ik heb er geen budget voor. Mag ik zijn videogewoon lenen en er een kopie van maken?

A Nee. Net zoals gedrukt materiaal valt videomateriaal meestal onder auteursrecht.Dit betekent dat men video’s niet mag kopiëren. Soms is het zelfs verboden video’ste lenen en af te spelen zonder voorafgaande toestemming van de eigenaar van hetauteursrecht. Als u het programma aan uw team wilt laten zien, zult u een wettelijkekopie van de video moeten kopen.



34

Concurrentiepraktijken


36

Naleving van de antitrustwetten

Wij tonen onze inzet op de markt door alleantitrustwetten na te leven. Antitrustwetten zijnontwerpen om het vrijmarktsysteem naar behoren te

laten werken en concurrentie tussen bedrijven eerlijk te latenverlopen. De meeste landen waarin we zakendoen hebbendergelijke wetten en Lincoln verbindt zich ertoe ze na televen, net zoals we ons ertoe verbinden alle andere wettenna te leven.

De gevolgen van overtreding van de antitrustwetten kunnenzeer ernstig zijn. Prijsafspraken, de onderlinge verdeling vanmarkten en andere “harde” schendingen van deantitrustwetten zijn misdrijven. Dit betekent dat individuelewerknemers veroordeeld kunnen worden totgevangenisstraffen en het bedrijf tot enorm hoge boetes.

Bovendien kunnen overtredingen en zelfs vermeendeovertredingen van de antitrustwetten aanleiding geven totdure en omslachtige burgerlijke geschillen, met immensejuridische kosten en schadevergoedingen die tot hetdrievoud kunnen oplopen.

Lincoln verwacht van zijn werknemers dat zij zich vertrouwdmaken met de beleidsregels en richtlijnen van het bedrijf, datzij mogelijke antitrustproblemen met de advocaten vanLincoln bespreken en dat zij de Chief Compliance Officer, deDirector of Compliance, de Compliance Counsel of een vande Regional Compliance Coordinators informeren wanneerde praktijken van andere bedrijven in strijd zouden zijn metde in deze Code beschreven normen.

Afspraken met concurrentenWe mogen occasionele contacten hebben metconcurrenten, bijvoorbeeld op bijeenkomsten vansectorverenigingen, op beurzen of zelfs in het bedrijf van eenklant. Toch moeten we in dergelijke situaties voorzichtig zijn,omdat samenwerking met concurrenten meestal eenovertreding van de antitrustwetten inhoudt.

Samenwerking en zelfs de schijn van een afspraak tussenLincoln en een concurrent moeten worden vermeden, nietalleen met binnenlandse maar ook met buitenlandseconcurrenten. We mogen geen overeenkomsten sluiten(schriftelijk of mondeling) of zelfs besprekingen voeren metconcurrenten over onderwerpen zoals prijzen, productie,marketing, productontwikkeling, verkoopzones endoelstellingen, of over andere bedrijfsinformatie ofvertrouwelijke informatie. Overeenkomsten metconcurrenten kunnen in de meeste domeinen strafbareovertredingen van de antitrustwetten zijn.

“Concurrentie stimuleertvooruitgang. Concurrentie

bepaalt wie de leiderwordt.”

– J.F. Lincoln



WederkerigheidLincoln kan in veel gevallen goederen en/of diensten kopenvan een leverancier die producten of diensten van Lincolnkoopt. Deze praktijk is normaal en aanvaardbaar, maar devorm van “wederkerigheid” voor de aankopen vanleveranciers is dat niet. Men mag leveranciers dus nietvragen om producten en diensten van Lincoln te kopen omeen leverancier te worden of te blijven. Anders gezegd, hetbeleid van Lincoln selecteert leveranciers op basis vankwaliteit, service en prijs en niet omdat de leverancier al danniet producten van Lincoln begint te kopen of blijft kopen.

Concurrentie en eerlijk zakendoenAls deelnemer aan de markt verzamelt Lincoln via legitiemebronnen, zoals de vakpers, klanten of distributeurs,informatie over zijn concurrenten. Het bedrijf zal zich echterniet overgeven aan illegale of onfatsoenlijke praktijken omde handelsgeheimen, klantenlijsten, financiële gegevens,informatie over installaties, technische ontwikkelingen ofactiviteiten van concurrenten in handen te krijgen. Lincolnzal evenmin werknemers van concurrenten aanwerven omvertrouwelijke informatie te krijgen, of personeelsleden, ofklanten van concurrenten aanmoedigen om vertrouwelijkeinformatie te onthullen.

37

Hoewel we op zoek gaannaar kennis over onze

concurrenten via legitiemebronnen, mogen we dezeinformatie nooit proberen

te verkrijgen op eenonfatsoenlijke of illegale

manier.



38

V & A

V Mag een districtmanager een van onze distributeurs opbellen om de voorwaardenvan hun offerte te bespreken naar aanleiding van een request for proposal (RFP)van een grote klant?

A Ja, een districtsmanager mag een offerte bespreken met een distributeur. Let wel,als we ingaan, of zullen ingaan, op dezelfde RFP mogen we de offerte nietbespreken met de distributeur. In dat geval is onze distributeur immers zelf ook eenconcurrent.

V Tijdens een vakconferentie heb ik geluncht met een groep vertegenwoordigers vanverschillende concurrenten. Een van hen stelde voor “dat het beter zou zijn vooriedereen als we het gebied zouden verdelen”. Is dit een goed idee?

A Nee. Deze vertegenwoordiger stelt marktverdeling voor, wat een mogelijkeovertreding van de antitrustwetten is. U mag hier absoluut niet op ingaan en umoet zeer duidelijk maken dat u niet bent opgezet met een dergelijk voorstel . Umoet zo snel mogelijk een schriftelijk verslag van het incident en van uwterugtrekking uit het gesprek en de groep indienen bij uw supervisor en iemand vande juridische afdeling.

Gerelateerde informatieU kunt het antitrustbeleid van Lincoln terugvinden op de Corporate Compliancewebpagina van het bedrijf, die toegankelijk is via www.LincolnConnect.com.

Handel met voorkennis

De wet verbiedt de handelin aandelen of effecten van

een openbarevennootschap door

personen die in het bezitzijn van vertrouwelijke

informatie.


Personeelsleden van Lincoln kunnen in het kader vanhun taken kennis krijgen van “vertrouwelijkeinformatie” over Lincoln of over andere bedrijven

waarmee Lincoln zaken doet. “Vertrouwelijke informatie” isinformatie die zowel “niet-openbaar” als “wezenlijk” is. “Niet-openbaar” betekent dat de informatie binnen het bedrijfmoet blijven en niet in de vorm van officiële persberichten ofandere officiële bekendmakingen is geopenbaard.“Wezenlijk” betekent dat de informatie als significant zouworden beschouwd door een belegger die eenbeleggingsbeslissing neemt.

De wetgeving inzake handel met voorkennis verbiedt dehandel (het kopen of verkopen) in aandelen of effecten vanLincoln of in effecten van een ander beursgenoteerd bedrijfdoor personen die in het bezit zijn van vertrouwelijkeinformatie. Ze verbiedt ook de onthulling van dergelijkeinformatie aan andere personen om hen in staat te stellenhandel te drijven (of anderen te adviseren om dat te doen).

Personeelsleden van Lincoln mogen geen effecten van hetbedrijf kopen of verkopen en mogen anderen niet adviserenom effecten te kopen of te verkopen, indien zij vertrouwelijkeinformatie bezitten die zij hebben verkregen in het kader vanhun werk bij Lincoln, hun relatie met het bedrijf of gelijkwelke andere betrokkenheid bij Lincoln. Dit beleid geldtongeacht de absolute waarde van de transactie of de bronvan de vertrouwelijke informatie.

Om de naleving van de Code te verzekeren, heeft het bedrijfeen afzonderlijk beleid ingevoerd dat bepaaldepersoneelsleden verplicht om de toelating van de GeneralCounsel, de Compliance Counsel of de Chief FinancialOfficer te vragen voor zij effectentransacties uitvoeren. Dezeverplichting geldt voor de handel in effecten van Lincolnwaarvan de personeelsleden vertrouwelijke informatiehebben verkregen in het kader van hun werk bij Lincoln. Wemoeten ons allemaal vertrouwd maken met het beleid voorde effectenhandel van Lincoln.

Alle vragen met betrekking tot de toepasselijkheid van hetbeleid voor effectenhandel van Lincoln moeten onmiddellijkworden voorgelegd aan de Compliance Counsel.

39

Handel met voorkennis


40

V & A

V Ik heb onlangs vernomen dat Lincoln recordbrekende financiële resultaten zalaankondigen voor dit kwartaal. Is dat vertrouwelijke informatie?

A Ja. Dit soort financieel nieuws kan een aanzienlijk effect hebben op de aandelenvan een bedrijf en zou zeker beschouwd worden als wezenlijke, niet-openbareinformatie of vertrouwelijke informatie. Als u effecten van Lincoln koopt of verkooptop basis van deze informatie voor ze openbaar wordt, bent u schuldig aan handelmet voorkennis, wat een overtreding is van de Code en van de wetgeving inzakehandel met voorkennis.

Gerelateerde informatieU kunt het effectenbeleid voor Covered Persons en het Pre-Trading Clearance andCertification Form van Lincoln terugvinden op de Corporate Compliance webpagina, dietoegankelijk is via www.LincolnConnect.com.

Onze inzet op globaal, bestuurs- enpolitiek vlak

Betalingen aan buitenlandse ambtenaren

De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)en gelijkaardige wetgeving inzake de bestrijding vanomkoping van andere landen is van toepassing op

alle internationale ondernemingen van Lincoln. Volgens deForeign Corrupt Practices Act is het onder meer een misdrijfom buitenlandse overheidsvertegenwoordigers, kandidatenof politieke partijen steekpenningen te betalen met debedoeling zaken te kunnen doen of blijven doen, of voor eenander financieel of commercieel gewin. Betalingen aanvertegenwoordigers in overheidsbedrijven zijn ook verboden.De enige uitzondering op dit wettelijke verbod geldt voor“faciliterende betalingen” aan niet-Amerikaanse ambtenarenvan laag niveau, voor de uitvoering van functies of dienstendie zij in het kader van hun overheidstaken moetenuitvoeren, niet om opdrachten of contracten te gunnen. Dezebetalingen kunnen slechts betrekking hebben op deuitvoering van gewone, niet-variabele overheidsfunctieszoals de afgifte van gewone vergunningen of de levering vantelefoondienst, elektriciteit en water. De uitzondering opfaciliterende betalingen zijn de kleine sommen die aanambtenaren van laag niveau worden betaald. Dit geldt nietvoor betalingen aan ambtenaren om ze te beletten eenofficiële handeling te doen of om ze een discretionairehandeling in het voordeel van Lincoln te laten doen, metinbegrip van de gunning van nieuwe opdrachten of om dehuidige zaken te behouden. Hoewel faciliterende betalingeneen uitzondering zijn op de FCPA, kunnen ze de plaatselijkewetgeving overtreden.

Indien dergelijke betalingen praktisch gezien onvermijdelijkzijn, moet men de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance of de Compliance Counsel raadplegen. Deinterpretatie van de complexiteit van dit beleid kan somsmoeilijk zijn. Het is onze verantwoordelijkheid geen acties teondernemen die de ethische normen van Lincoln – of onzeeigen ethische normen – zouden kunnen aantasten. Vaakverbiedt de plaatselijke wetgeving zulke betalingen.

Wereldwijd zakendoen

We moeten altijd de juisteethische keuzes maken,

ook bij onze internationaleactiviteiten waar

uiteenlopende plaatselijkewetten, zeden en

marktpraktijken hetmoeilijker maken om het

juiste te doen.


42

V & A

V Ik wil buitenlandse ambtenaren die zakelijke relaties hebben met Lincoln graagontvangen tijdens een lunchbijeenkomst. Is dit verboden door de FCPA of door deplaatselijke wetgeving?

A Een redelijk bedrag voor een normale zakenlunch wordt niet verboden door deFCPA of de plaatselijke wetgeving, maar u moet wel eerst toestemming vragen aaneen van de Regional Compliance Coordinators.

V Ik heb onlangs een agent ontmoet die ons kan helpen zaken te doen in een landwaar het bijzonder moeilijk is geweest om ons te vestigen. Kan ik deze agentaannemen namens ons bedrijf?

A Raadpleeg eerst de Chief Compliance Officer, de Director of Compliance of deCompliance Counsel om er zeker van te zijn dat de contacten en methodes van deagent in overeenstemming zijn met de toepasselijke Amerikaanse en plaatselijkewetten en voorschriften. Het verrichten van het nodige onderzoek is essentieelomdat ons bedrijf niet van zijn wettelijke aansprakelijkheid kan worden onthevendoor de feiten nietig te verklaren of door te handelen via een agent of eenvertegenwoordiger van een derde partij.



43

V & A

V Een lokale agent in het buitenland die goed werk voor ons heeft geleverd heeftspeciaal verzocht zijn vergoeding te ontvangen in een derde land. Hij zegt dat hetmag omdat hij daar een eigendom heeft. Mag ik op zijn verzoek ingaan?

A Nee. Er zijn echter een paar zeldzame uitzonderingen in zeer beperkteomstandigheden. Dergelijke betalingen kunnen betekenen dat Lincoln de persoondie de betaling ontvangt helpt of met hem samenzweert voor het overtreden vanbelasting-, valuta- of andere wetten. Voor u op dergelijk verzoek ingaat moet u deschriftelijke goedkeuring hebben van de Chief Compliance Officer, de ChiefFinancial Officer of de Compliance Counsel.



Betalingen aan vertegenwoordigers van klanten In veel landen verbieden plaatselijke wetten het maken vanbetalingen aan vertegenwoordigers met de bedoeling zakente kunnen doen of te blijven doen. Indien deze betalingenniet zorgvuldig worden opgenomen in de financiële boekenvan Lincoln, kunnen de eisen met betrekking tot hetbijhouden van gegevens van de FCPA en andereboekhoudkundige provisies worden geschonden.

Eisen voor betalingen aan landen waar de ontvanger niet verblijft Verzoeken door personen aan wie vergoedingen ofcommissielonen moeten worden betaald, om de betaling teontvangen op een rekening in een ander land dan het landwaar de ontvanger verblijft of handel drijft (soms “gesplitstevergoedingen” genoemd) zijn verboden, tenzij ze schriftelijkdoor de Chief Compliance Officer, de Chief Financial Officerof de Compliance Counsel worden toegelaten. Dergelijkepraktijken kunnen betekenen dat Lincoln de persoon die debetaling ontvangt helpt of met hem samenzweert voor hetovertreden van belasting-, valuta- of andere wetten.

44



45

Prijszetting met filialen van Lincoln: “Transferprijzen”De overheid van de Verenigde Staten en debelastingoverheden van diverse andere landen hebbenbeperkingen ingevoerd op het vermogen van bedrijven omde prijzen te bepalen van goederen die zij aan hun filialenverkopen. In dit domein en in het bijzonder bij het bepalenvan de prijzen van goederen tussen de buitenlandse en debinnenlandse vestigingen van Lincoln (“transferprijzen”)dient men zich aan de gepaste wettelijke voorschriften tehouden. Aangezien deze problematiek juridisch complex is,moet men de Chief Financial Officer of de ComplianceCounsel raadplegen met alle vragen over contracten tussenLincoln en zijn filialen of dochtermaatschappijen.

Export- en importregelsLincoln houdt zich stipt aan de export- en importregels vanalle landen waar het zaken voert. Er zijn veel regels die deexport van goederen naar specifieke landen controlerenen/of de export van bepaalde goederen of technologieënbeperken. De exportregels van de Verenigde Staten en vanalle landen waarin Lincoln zaken voert worden hierna samen“de exportregels” genoemd.

De volgende vragen verwijzen naar criteria die exportregelstoepasselijk kunnen maken:

• Welk type van goederen en componenten wordengeëxporteerd?

• Over welk type van technologie gaat het?

• Wat is de eindbestemming van de zending?

• Zullen de goederen worden geëxporteerd en dan opnieuwworden geëxporteerd naar een derde land?

• Waarvoor zullen de goederen worden gebruikt?

• Wie is de klant?

Overtredingen van exportregels zijn vaak het gevolg van eengebrek aan toezicht, vooral met betrekking totroutinetransacties, zoals met zusterbedrijven in hetbuitenland. Wij moeten beseffen dat zelfs transacties metfilialen de exportregels kunnen overtreden.

Het is essentieel dat ieder van ons diebetrokken is bij internationale zendingenperfect geïnformeerd is over deze regels endat we het beleid van Lincoln dat derichtlijnen en procedures voor de nalevingvan de exportregels beschrijft begrijpen.Vragen met betrekking tot de wet of hetbeleid van Lincoln moeten wordenvoorgelegd aan de Chief ComplianceOfficer, de Director of Compliance of deCompliance Counsel.

Veel landen hanteren naast de exportregelseen complex geheel van regels voor deimport van goederen en materialen (de“importregels”). Een belangrijk gedeelte vande importregels betreft de betaling vantaksen. Voor een correcte behandeling vande taksen moeten goederen en materialendie een land binnenkomen volgens deregels worden geïdentificeerd,geclassificeerd en geschat.

Nogmaals, vragen met betrekking tot deexport- en importregels moeten wordenvoorgelegd aan de Chief ComplianceOfficer, de Director of Compliance of deCompliance Counsel.

V & A

V Een internationale klant weigert de volledige informatie over de eindgebruiker vaneen product te verstrekken. Deze informatie heb ik nodig heb om te beoordelen ofde exportregels van mijn land worden gerespecteerd. Kan ik verdergaan zonderdeze informatie?

A Nee. Leg de klant uit dat deze informatie noodzakelijk is om te voldoen aan devoorschriften inzake exportcontrole. Als u er niet in slaagt deze informatie van deklant te verkrijgen, kunt u terecht bij de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance of de Compliance Counsel voor advies.

V Een internationale klant vroeg me om prijzen op te geven voor verschillendeproducten, waaronder ook materiaal voor een walsinstallatie voor buizen. In hetland in kwestie zijn er echter geen walsinstallaties voor buizen. Wat moet ik doen?

A Eerst moet u de klant vragen de eindgebruiker en het doel van het product teidentificeren. Als u nog steeds twijfels hebt, moet u raad vragen aan uw supervisorof de Chief Compliance Officer, de Director of Compliance, de Compliance Counselof een van de Regional Compliance Coordinators. Bestellingen voor producten dieongepast lijken of waarvoor de klant geen legitieme gebruiksreden lijkt te hebbenkunnen wijzen op een hoge risicofactor voor een overscheping naar eengesanctioneerd land en op een overtreding van de exportregels.

Gerelateerde informatieU kunt het Amerikaanse Export Controls Compliance Policy van Lincoln en een checklistvan exportbeperkingen van de Verenigde Staten terugvinden op de CorporateCompliance webpagina van het bedrijf, die toegankelijk is via www.LincolnConnect.com.



46

Witwassen van geld


47

Lincoln Electric streeft overal ter wereld naar denaleving van alle toepasselijke wetten tegen hetwitwassen van geld en van de wetten in verband met

de aangifte van valuta. Lincoln en zijn werknemers moetenbovendien voorkomen dat zij door witwassers van geldworden gebruikt om de bron, het eigendom of de controlevan illegale fondsen te doen verdwijnen of te verbergen.

Lincoln Electric en zijn werknemers zullen:

• Geen zaken doen met bedrijven of personen van wieredelijk kan worden aangenomen dat zij betrokken zijn bijde handel in verdovende middelen, het witwassen vangeld of andere criminele activiteiten;

• Alle toepasselijke wetten tegen witwassen en alle wettenin verband met de aangifte van valuta volledig naleven;

• Klanten nooit adviseren over of helpen bij het structurerenvan transacties om de verplichte aangifte van valuta teontwijken of om geld wit te wassen;

• Weigeren om transacties uit te voeren indien men weet ofvermoedt dat een transactie wordt uitgevoerd omtoepasselijke verplichtingen voor de aangifte van valuta teomzeilen, of dat zij met de opbrengst van crimineleactiviteiten wordt uitgevoerd;

• Verdachte activiteiten onmiddellijk melden aan de ChiefCompliance Officer, de Director of Compliance, deCompliance Counsel of de Manager van Customer CreditServices, om te bepalen of de activiteit op gekende ofvermoede witwaspraktijken wijst.

De wetten en voorschriften inzake contracten metoverheidsinstanties leggen vereisten op die op zuivercommerciële zakelijke transacties normaal niet van

toepassing zijn. Een verkoop aan overheidsinstanties kaneen groot aantal gevaren op misleidende verklaringen,onjuiste beweringen of andere overtredingen zoal deovertreding van “het meestbegunstigde natie-beleid”impliceren. Alle vragen in verband met dergelijke contractenmoeten aan de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance of de Compliance Counsel worden voorgelegd.

Aangepaste producten voor militair gebruikMen moet een bijzondere aandacht wijden aan de verkoopvan producten van Lincoln die aangepast zijn voor militaireeindgebruikers. Indien dergelijke producten aan eenoverheid of een overheidscontractant worden verkocht enniet “wezenlijk gelijk” zijn aan commerciële producten vanLincoln, moet men een specifieke reglementering naleven.Vragen in verband met het beleid van Lincoln voor deverkoop aan militaire eindgebruikers moeten wordenvoorgelegd aan de Chief Compliance Officer, de Director ofCompliance of de Compliance Counsel.

Zakendoen met overheden


48

Politieke activiteiten en bijdragen


49

Lincoln moedigt al zijn personeelsleden aan om goedeburgers te zijn en volledig deel te nemen aan hetpolitiek proces. Het personeel moet echter beseffen

dat de hulpmiddelen van Lincoln – zoals tijd, e-mail,telefoonsystemen of personeel – nooit gebruikt mogenworden voor persoonlijke politieke activiteiten. We moetenook beseffen dat Lincoln geen bijdragen mag storten aanpolitieke kandidaten, politieke partijen of partijdirecteuren.Dit houdt ook niet-geldelijke bijdragen in zoals het werkenaan een politieke campagne tijdens de werkuren. Verdermoeten alle personeelsleden die in hun vrije tijd deelnemenaan politieke activiteiten al het mogelijke doen om niet deindruk te wekken dat zij in naam van Lincoln spreken ofoptreden.

V & A

V Onlangs vroeg mijn supervisor mij om een plaatselijke niet-gouvernementeleorganisatie (NGO) voor zwerfkatten en -honden te steunen. Hoewel hij mijverzekerde dat de bijdragen volledig vrijwillig waren, voelde ik mij verplicht om geldte schenken. Ik heb opgevangen dat hij in zijn vrije tijd voor die organisatie werkt enik weet ook dat hij mensen die achter zijn ideeën staan betere werkprojectentoekent. Wat kan ik hieraan doen?

A Het zou ongepast zijn van uw supervisor om werknemers anders te behandelennaargelang ze al dan niet ingaan op zijn verzoek geld te schenken aan politiekeorganisaties. U moet zijn handelingen melden aan uw HR Manager, de ChiefCompliance Officer, de Director of Compliance, de Compliance Counsel of een vande Regional Compliance Coordinators.

“Uiteindelijk zitten allemensen ter wereld inhetzelfde team. Wat

anderen helpt, zal ons ookhelpen.”

– J.F. Lincoln

Het is niet altijd even makkelijk om het juiste te doen.Soms weten we perfect wat de juiste handelswijze is,maar maken de omstandigheden het moeilijk ze uit

te voeren. In andere gevallen komt het erop aan voldoendeinzicht te hebben in de complexiteit van een situatie om teweten wat we moeten doen.

De Code is ontworpen om ons de instrumenten te geven diebepalen hoe we ons het beste moeten gedragen in eenaantal zakelijke situaties en om ons uit te rusten methulpmiddelen die ons kunnen helpen in geval van twijfel. Wijmogen nooit aarzelen deze middelen te gebruiken en hetstaat ons altijd vrij om dergelijke zaken openlijk met onzesupervisor te bespreken. We mogen de situatie ookvoorleggen aan een van onze Regional ComplianceCoordinators of aan de Chief Compliance Officer, de Directorof Compliance of de Compliance Counsel, of gebruik makenvan de Compliantietelefoon. Bij twijfel over de juistehandelswijze moeten we altijd eerst een van dezehulpmiddelen raadplegen vooraleer we een beslissingnemen.

In al onze dagelijkse werkzaamheden bij Lincoln Electricmoeten we deze Code toepassen en nadenken over deengagementen die in deze tekst aan bod komen. Het zijnprecies deze engagementen – aan het bedrijf, aan elkaar, opde markt en op globaal, bestuurs- en politiek vlak – die aande basis lagen van het succes van Lincoln in de voorbijeeeuw. Zij zullen het pad smeden dat ons bedrijf naar devolgende eeuw zal leiden en het is dankzij hen dat Lincolnnog vele jaren sterk, duurzaam en succesvol zal zijn.

Besluit


50

Notities 51


Lincoln Electric Ethische gedragscode van het bedrijf · eerlijkheid, integriteit en...

Documents

Transcript of Lincoln Electric Ethische gedragscode van het bedrijf · eerlijkheid, integriteit en...