Werkprocessen in de BibProject organisatieontwikkeling

Sandra DenisPhilippe Liesenborghs

1. Duiding project organisatieontwikkeling

2. Werkprocessen in de Bib

3. Vragen en opmerkingen

1. Zeven uitdagingen voor de lokale bibliotheek Project organisatieontwikkeling

* Doel * Voortraject * Kadertekst * Ontwikkelingsfase * Implementatie en visieontwikkeling

Doel

• Imago van de bib inhoudelijk voeden

• Inhoud imago toetsen aan eigen werking

• Bibliotheken uitdagen om het nieuwe imago te realiseren

• Eigen werking verbeteren

Voortraject

Uitgebreide bevraging Consultatieronde EnquêteVisieworkshops

Strategisch kaderZeven strategische domeinen, zeven uitdagingen

Titel 1. Inzetten op de strategische sterktes

2. Meer aandacht hebben voor de lokale specificiteit en voor het eigen gemeentelijk beleid

3. Inspelen op het gewijzigde gedrag van mensen in een digitale omgeving

4. Infrastructuur en dienstverlening aanpassen aan de lokale noden

5. De werkprocessen optimaliseren

6. Een nieuw organisatiemodel uitwerken

7. Een geschikt medewerkerbeleid uitwerken

Zeven uitdagingen voor de Bib

Kadertekst

• Kadertekst als instap voor organisatieontwikkeling

• OntwikkelingsgroepenZelfanalyse en evaluatieMedewerkersKlantenWerkprocessenBesturen

Verdere uitrol

* Implementatiefase

* Naar een visie

2. Werkprocessen in de Bib

* Wat zijn processen?

* Enkele processen in de bib

* Waarom denken in termen van processen?

* Wat kunnen we met processen doen?

* Hoe pakken we het aan: rekenmodellen brown paper

Wat zijn processen?

• Proces is een andere naam voor ‘werkstroom’

• Elk proces :- heeft een begin of start

- kent een aantal stappen die in een bepaalde volgorde doorlopen worden - om te eindigen in een einde of resultaat

* verschillende groepen werkprocessen:

Beleidsprocessen

Front office processen

Back office processen

Ondersteunende processen (zoals administratie e.a.)

* In een proces onderscheiden we: Subprocessen

ActiviteitenTaken

• Marketing en PR• Informatiebemiddeling• Ontlenen door de klant• Aankoopsuggesties• IBL• Aankoop en logistiek• Klachtenbehandeling• Rondleidingen• Aanmaningen• Beleidsproces• ….

Enkele processen in de Bib

• Omdat al ons werk tot stand komt via processen

• Omdat elke verandering dus een impact heeft op ons proces

• Omdat vele processen niet ‘verticaal’ lopen maar ‘horizontaal’

• Omdat we op die manier de klant centraal kunnen stellen

• Omdat veel problemen pas echt opgelost worden als we het onderliggende proces aanpakken (= ijsberg)

• Omdat we ze goed grafisch kunnen voorstellen, en dan analyseren, verbeteren en vernieuwen

Waarom denken in termen van processen?

Wat kunnen we met processen doen?

* In kaart brengen van de werkstroom

* Definiëren hoe het werk moet gedaan worden

* Basis voor training / nieuwe medewerkers

* Verbeteringen vaststellen

* Automatisering

* Nieuwe processen ontwerpen

* …

Klanten IN

Klant wil lid worden

Klant wil informatie

Klant wil ontlenen

Klant wil reserveren

Klant wil verlengen

Klant brengt materiaal binnen

KlantenUIT

In de collectie ?

HET KLANTENPROCES

START PROCESAANKOOP

SUGGESTIE

START PROCESIBL

PROCES

N

JA

• Rekenmodel tijdsanalyse

• Rekenmodel tijds- en kostenanalyse

• Rekenmodel RFID implementatie

• Workshop: brown paper methode

=> Instrumenten werden ontwikkeld door ontwikkelingsgroep werkprocessen en het PSLB

=> implementatie: nauwe samenwerking met PSLB, SBB Vlaams-Brabant en SBB Antwerpen.

Aanpak

Enkele resultaten Tijdsanalyse: doelgroepen

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d 0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d 0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d

31.2 %7.2%38.4 %

27%5%32%

41%4.4%45.4%

20%18%38%

Tijd voor balie + informatieTijd voor leespromotie en scholenTijd totaal balie + info+ leespromotie + scholen

Kostenanalyse: doelgroepen

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

18,00%

20,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

28.2 %11.4%39.6 %

17%5%22%

35.5%4.3%39.8%

19.8%8.5%28.3%

kosten voor balie + informatiekosten voor leespromotie en scholenkosten totaal balie + info+ leespromotie + scholen

Tijdsanalyse: marketing

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

colle

ctie

verw

erking

cata

logus

balie

werk

infor

mat

ie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publi

catie

s

behe

er

onde

rhou

d

Tijd voor tentoonstellingen en publicaties <5%

Vragen?

Opmerkingen?

Suggesties?

Meer info:Sandra DenisPhilippe LiesenborghsPriemstraat 511000 Brussel02/213.10.41sandra.denis@locusnet.be philippe.liesenborghs@locusnet.be