Van harder werken naar slimmer werken

“Ik ben de helft van mijn tijd kwijt aan administratieve taken, daar heb ik niet voor geleerd” “Al die projecten moet ik er maar bij doen, ik heb daar echt geen tijd voor!”

“Mijn medewerkers halen hun productietargets niet, hoe kan dat?” “Waarom zijn mijn klanten niet enthousiast over mijn product/dienst?”

Zomaar een greep aan verzuchtingen die je dagelijks om je heen hoort. We hebben het gevoel dat we steeds harder moeten werken om alles nog bij te kunnen benen. Zou het niet fijn zijn om in plaats van harder te werken, slimmer te gaan werken? Verspilling komt in elke (zorg)organisatie voor, van medicijnuitgifte tot declaraties Waarschijnlijk herkennen veel professionals in de zorg zich wel in een van de bovenstaande uitspraken, maar hoe vaak komt verspilling nu daadwerkelijk voor in de zorg? Bij het Meldpunt Verspilling van de overheid zijn tot 2016 ruim 22.500 meldingen van verspilling gedaan. Die varieerden van weggooien van ongebruikte geneesmiddelen die teruggebracht werden, het onnodig of dubbel maken van röntgenfoto’s, het steeds weer opnieuw uitvragen van persoonsgegevens en ziektesituatie tot het declareren van 1 tarief “dagbehandeling” terwijl de patiënt maar een paar uur aanwezig is geweest. Verspilling is dus overal terug te vinden en zorgt vaak voor frustratie. Zo lopen patiënten nog steeds tegen wachttijden aan (zowel voor behandelingen als bij afspraken in het ziekenhuis zelf), voelen medewerkers zich vaak zwaar belast door allerhande administratieve taken en bestaat op managementniveau de wens om doelmatiger te werken en de frustraties aan te pakken. Stilstaan bij verspilling, juist als je het er te druk voor hebt Mede door de verspilling hebben medewerkers het druk en worden doelstellingen niet of niet optimaal gehaald. Om op dat moment een pas op de plaats te maken en te gaan onderzoeken wat de verspilling veroorzaakt voelt vaak onlogisch, daar ben je toch te druk voor? Maar juist het moment dat je voelt dat je te druk bent om hier eens goed naar te kijken, is het moment dat je het zou moeten doen. Stilstaan bij verspilling in jouw organisatie of afdeling kan dan rust en ruimte opleveren. Inzicht in verspilling biedt de kans om verspilling aan te pakken. Dat kunnen ook kleine dingen zijn: door het anders opbergen van materiaal hoeven medewerkers minder te zoeken naar spullen. Of het toevoegen van een instructiezin bij het maken van online

Libretto*

afspraken die leidt tot minder herplannen van afspraken bijvoorbeeld. Zo kan je meteen aan de slag met slimmer werken. Inrichten van zorgprocessen op een manier die bij de organisatie past Als je als organisatie of afdeling op zoek bent naar oplossingen die je helpen slimmer te werken, is het goed om eerst te kijken waar de problemen vandaan komen. Net zoals uw medewerkers passie voor zorg hebben, hebben de consultants van Opera Consultancy & Implementatie passie voor zorgprocessen. We gaan graag met jouw team op zoek naar de oorzaak van de werkdrukte en hebben verschillende producten ontwikkeld om jullie daarbij te ondersteunen. Met de Verspilling Quick Scan van Opera krijg je bijvoorbeeld met het beantwoorden van 10 vragen een eerste idee van verspilling in jouw organisatie of op jouw afdeling. Om tot een beter beeld te komen kan je met jouw organisatie of afdeling een workshop procesoptimalisatie volgen. In zo’n workshop zet je als team de eerste stap naar verbetering. Dat begint bij de kern van je organisatie: wie zijn je klanten? Welke waarde lever je aan die klanten? En op welke manier dan? Dat is het begin van het analyseren van verspilling. Je krijgt zo niet alleen een beeld van jouw klanten (en hoe de beleving van wie nou de klant is heel erg kan verschillen binnen een organisatie), maar ook van de waarde die je aan je klanten wil leveren. En vervolgens zie je hoe de activiteiten die je met jouw team/medewerkers uitvoert bijdragen aan het leveren van die waarde.

Met de uitslag van de workshop kan je als organisatie alle kanten op: zelfstandig aan de slag met de adviezen, medewerkers trainen in het optimaliseren van processen of

Doel:

Hoe:

Resultaat:

Snelle inzage in het verbeterpotentieel van uw organisatie/ afdeling

Zelf in te vullen korte vragenlijst

Rapportage

1. Pre-scan Alterna(eve*(telpagina*

Sub(tel*presenta(e*

Bron:&KPMG&Plexus& 11&

Het&registreren&van&kwaliteit&kost&een&ziekenhuis&gemiddeld&€61,2&MLN&

13,6

26,35

21,3

0 5 10 15 20 25 30

Centrale kwaliteitsmedewerkers

Andere ziekenhuismedewerkers

out of pocketkosten

Kosten (MLN)

Kos

tenp

ost

Inzage in klant, klantwaarde, processen en optimalisatie kansen

2 uur durende workshop met (een vertegenwoordiging van) uw organisatie

Rapportage + nagesprek

2. Workshop

Optimalisatie traject obv uitkomsten workshop

Projectbegeleiding Implementatie begeleiding Change management

Geborgde procesoptimalisatie

3b. Begeleiding

Zelf aan de slag met optimalisatie, kennis bijhouden en vergroten

Trainings-bijeenkomsten Webinars

3a.Training

Libretto*

begeleid aan de slag met een van de methoden die er bestaan om processen te optimaliseren – bijvoorbeeld met zorgpadontwikkeling. Alles natuurlijk afhankelijk van wat bij jouw organisatie en vraag het beste past. De producten en diensten die we bij Opera hebben ontwikkeld op het gebied van procesoptimalisatie zijn gebaseerd op wetenschappelijk inzicht1 en hebben in de praktijk keer op keer hun waarde bewezen. Opera consultancy & implementatie biedt ondersteuning bij de ontwikkeling en implementatie van nieuwe strategieën in de zorgbranche. Aan de hand van Libretto’s delen consultants van Opera hun kennis en inzichten met het veld. Heeft u vragen over onze producten en diensten voor procesoptimalisatie? Neem dan contact op met onze specialist bij Opera Janneke van Leijen via janneke.van.leijen@operaconsultancy.nl * Libretto is de gangbare benaming voor het tekstboekje

1 J.E. van Leijen-Zeelenberg (2015) Healthcare Quality Improvement by Redesign. Aspects of redesigning healthcare

processes and the effect on quality of care. Proefschrift  

Libretto*