Leiding geven aan projecten

Commercie en subsidie

Wat gaan we doen

Les 3• Plannen van het project– Tijd en geld

• Voortgang monitoren– Earned Vallue– Slipchart

• Escalaties– Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

Les 3

Start

Even terugkijken

• Het project, wat is het en wat doet het?• Projecten betekenen veelal ook investeringen• Projecten leveren meer risico’s• Projecten dienen kwaliteit op te leveren

Plannen maken

• Wat is het doel van een plan?- Beheersing van het project- Communicatie

• Door vast te leggen:- Wat- Hoe- Door wie- Wanneer (geschat)- Voor hoeveel (geschat) het product wordt geleverd

Wat is dus een plan?

Plan definitie:Een plan is een beschrijving hoe, wanneer en door wie een specifiek doel of set van doelen wordt behaald.

Deze doelen (targets) zijn:– De producten uit het project– Tijdslijnen– Kosten– Kwaliteit– Benefits

Stappen in een plan

Plan ontwerpenPlan ontwerpen

Producten definiërenen analyseren

Producten definiërenen analyseren

Activiteiten en afhankelijk-heden identificeren

Activiteiten en afhankelijk-heden identificeren

SchattenSchatten

Tijdschema makenTijdschema maken

Plan documenterenPlan documenteren

Risi

co’s

anal

yser

enRi

sico

’s an

alys

eren

Strategie van het plan

Product gericht plannen, met Product Breakdown Structure en Product Flow Diagram

Work Breakdown Structure

Delphi, Monte Carlo, Pert analyse

Gantt, Precedence Chart, Theory of constrains

Work Breakdown Structure

Pert Analyse

Elke taak in een PERT is gebaseerd op drie soorten inschattingen:– O = Optimistische inschatting– W = Waarschijnlijke inschatting– P = Pessimistische inschatting– De inschatting volgt uit de berekening: (O + 4W +

P)/6

Pert Analyse

PERT netwerk voor een project van zeven maanden met vijf mijlpalen (10–50) en zes activiteiten (A–F)

Schema maken

Begin A Eind

B C

Bepaal de afhankelijkheden van de uit te voeren activiteiten en plaats deze in een netwerk

PFD

WBS

Als X klaar dan start Y (finish-start)Als X start dan start Y ook (start-start)Als X klaar dan stop Y (finish-finish)Als X start stopt Y (start-finish)

VS VEDuur

LS LESpeling

VS Vroegst mogelijke startVE Vroegst mogelijke eindeLS Laatst mogelijke startLE Laatst mogelijke einde

Bepaal het Kritiek Pad in twee stappen

Voorwaartse gangVE-B = VS-B+Duur-BVS-C = CE-BVE-C = VS-C+Duur-CDoe dit van begin tot eind

Achterwaartse gangLE-C = LS-B van eindeLS-C = LE-C – Duur - C

LE-B = LS-CSpeling = VS - LS

Werk terug van eind tot begin

Kritieke pad = die activiteiten die geen speling hebben

Naam

Netwerk planning (precedence)

1. Bereken de totale doorlooptijd van het project.2. Welke activiteiten liggen op het kritieke pad?3. In welke week kan activiteit C op zijn vroegst starten?

Gantt chart

Theory of Constrains

Voortgang van je plan

• Tijdens uitvoeren van het project dient een projectmanager grip te houden op voortgang

• Kernvragen:– Waar sta ik nu– Hoeveel tijd en geld is er al ingezet– Hoeveel tijd en geld heb ik nog nodig– Klopt dit met mijn plan

Earned Vallue Analyse

• Earned Value Analyse – BCWP: Budgetted Cost Work Performend (=EV - Earned Value) – BCWS: Budgetted Cost Work Scheduled (PV)– ACWP: Actual Cost Work Performed (AC)– SV=BCWP-BCWS, variatie op het tijdschema – CV=BCWP-ACWP, variatie op het budget – ECAC= Totaal Budget * ACWP/BCWP, prognose eindbesteding

• SLIP Chart – Grafische weergave van de voortgang/prestatie t.o.v. de baseline

SlipchartEarned Vallue

Rekenen met Earned Vallue

1. Bereken het percentage afgerond werk van deelproject A bij een earned value van 72.

2. Bereken het percentage afgerond werk van het gehele project afgerond op één decimaal

EVA uitwerking• Deelproject Budget Gepland periode % Besteed EV • • A 120 80 60 (vr 1) 45 72 • • B 40 20 50 30 20 • • C 50 25 0 0 0 • • D 60 30 40 18 24 • • E 130 65 60 76 78 • • Totaal 400 220 48,5 (vr 2) 169 194

• Route: overal eerst de EV uitrekenen, deze is nodig om de rest te beantwoorden

• PC = EV / BAC * 100%

• 60 = (X / 120)*100%• 0,6 = X/120• 120 * 0,6 = X (=EV)

• oftewel, de EV = budget / 100 * percentage gereed

Einde planning en voortgang

• Plan stippelt de route uit• Verschillende plantechnieken• Voortgang ten opzichte van plan• Verschillende voortgang technieken

Wat als het niet gaat zoals gepland

• Identificeren van het probleem (issue)• Analyse van de gevolgen voor het project• Zoeken naar een passende oplossing, of

meerdere oplossingen• Naar hoger besluitniveau om de keuze te laten

maken (escalatie)

3 uitgangspunten

Wat ons overkomt– De afwijkingen die ons overkomen noemen we

een off-specification(kosten leverancier)

Wat we bewust aan willen passen– Dit zijn wijzigingsverzoeken

(kosten klant)

Algemene vraag of uiting van zorg

Issue- en wijzigingsprocedure

• Stel Issuetypevast

• Stel ernst enprioriteit vast

• Leg vast inregister

Leg vastLeg vast

• Onderzoekimpact opprojectdoelen,BusinessCase, Risico-profiel

• Check ernsten prioriteit

OnderzoekOnderzoek

• IdentificeerOpties

• EvalueerOpties

• Beveel Optiesaan

Beveel aanBeveel aan

• Escaleer bijoverschrijdenautoriteit

• Keur goed,wijs afof volgaanbevolenoptie

BeslisBeslis

• Voercorrigerendemaatregel uit

• Updateplannen enregisters

Voer uitVoer uit

Dagelijks logboek of Issue register / Issue rapport

Stuurgroep of Wijzigingsautoriteit

Issue- en wijzigingsprocedure

Minder kosten,

tijd, risico

Meer benefits

Etc.

Kosten, tijdsduur

van de optie

Risico(‘s)

van de optie

Behaald voordeel Impact van deimplementatie

Hoe strakker het plan

• Hoe lastiger sturen is• Hoe meer escalaties• Hoe beperkter de mogelijkheden van de PM

Hoe ga je hier mee om?

Toleranties op stuurassen

• Benefits (meerwaarde)• Risico’s• Scope (bereik)• Kwaliteit• Tijd• Geld

Einde Issue en wijzigingen

• 3 soorten issues• Zo snel als mogelijk actie• Grondige analyse en opties bieden• Besluit laten nemen door bevoegde persoon

Sturen van projecten

• Werkpakketten (delegeren, beheersen)– Werk uitgeven– Voortgang bewaken– Gereed werkpakket terugontvangen

• Voortgang bewaking (analyse, rapporteren)• Toleranties op stuurassen

Einde les 3

Voor de volgende les leren:• Boek:

Einde les 3