Lean Toolbox voor Facility Management, deel 3

3
47 >> Lean vind je overal waar ruimte is voor verbetering. In een serie van vier artikelen besteedt Facto aandacht aan het onderwerp Lean en FM. In deel 3 gaat het over de Lean toolbox en visual management. DOOR BRIGITTE DE HAAN-KETELAARS EN PEGGY CECILIA SPONG Mensen vormen de kern van Lean. Een stabiele cultuur van continu verbeteren voor het behalen van uitzonderlijke presta- ties ontstaat wanneer de medewerkers zelf enthousiast worden om continu kleine verbeteringen door te voeren. Lean zijn betekent mensen in het proces betrekken en zodanig faciliteren dat ze hun proces en de manier waarop ze werken, kunnen uit- dagen ‘challengen’ en verbeteren. Haal het creatieve potentieel uit de mensen. SNEL AAN DE SLAG BINNEN FM Voor relatief eenvoudige problemen kun- nen snelle verbeteracties worden inge- voerd. Het laaghangend fruit kan bij- voorbeeld door zogenaamde Kaizen- blitzevents snel gevonden worden. Kaizenevents brengen de concepten van Kaizen samen. De betrokken medewer- kers leren de prestaties te verbeteren door te focussen op de werkprocessen. Kaizen betekent: ‘verandering die naar verbete- De 5 basisprincipes van Lean. SENCE OF EXCITEMENT Bij elk van de vijf Lean principes kun- nen Lean tools worden ingezet die hel- pen de Lean principes te bereiken. Samen vormen ze de Lean toolbox. De toolbox is een hulpmiddel bij het continu verbeteren van de dienstverle- ning. Belangrijker is de ‘sense of urgen- cy’ of ‘sence of excitement’. LEAN TOOLBOX VOOR FM LEAN Lean voor FM (deel 3) Niet het bedrijf maar de klant geeft de waarde aan. Waarde is wat een klant voor een dienst of product wil betalen. Hiervoor dien je de juiste diensten te bieden, op het juiste moment, tegen de juiste prijs en van de juiste kwaliteit. Om dit te kunnen bereiken zul je inzicht moeten krijgen in hoe de processen wer- ken, hoe je dit verbetert en versoepelt, hoe je onnodige stappen in het proces kunt elimineren en verspillingen voor- komt of vermindert. Vanuit de Lean- gedachte zijn er vijf basisprincipes: 1. Leer de klant kennen en weet wat zijn waardeperceptie is (waarde). 2. Voor elk proces de waardestroom en de verspillingen vaststellen en begrijpen (waardestroom). 3. Laat de waarde stromen (flow). 4. Vanuit de behoefte van de klant le- veren van de toegevoegde waarde (pull). 5. Streef constant perfectie na, blijf continu verbeteren (perfectie).

Transcript of Lean Toolbox voor Facility Management, deel 3

Page 1: Lean Toolbox voor Facility Management, deel 3

47

>>

Lean vind je overal waar ruimte is voor verbetering. In een serie van vier artikelen besteedt Facto aandacht aan het onderwerp Lean en FM. In deel 3 gaat het over de Lean toolbox en visual management.

door brIgItte de haan-keteLaars en peggy cecILIa spong

Mensen vormen de kern van Lean. Een

stabiele cultuur van continu verbeteren

voor het behalen van uitzonderlijke presta-

ties ontstaat wanneer de medewerkers zelf

enthousiast worden om continu kleine

verbeteringen door te voeren. Lean zijn

betekent mensen in het proces betrekken

en zodanig faciliteren dat ze hun proces en

de manier waarop ze werken, kunnen uit-

dagen ‘challengen’ en verbeteren. Haal het

creatieve potentieel uit de mensen.

Snel aan de Slag

binnen FM

Voor relatief eenvoudige problemen kun-

nen snelle verbeteracties worden inge-

voerd. Het laaghangend fruit kan bij-

voorbeeld door zogenaamde Kaizen-

blitzevents snel gevonden worden.

Kaizenevents brengen de concepten van

Kaizen samen. De betrokken medewer-

kers leren de prestaties te verbeteren door

te focussen op de werkprocessen. Kaizen

betekent: ‘verandering die naar verbete-

De 5 basisprincipes van Lean.

Sence oF exciteMent

Bij elk van de vijf Lean principes kun-

nen Lean tools worden ingezet die hel-

pen de Lean principes te bereiken.

Samen vormen ze de Lean toolbox.

De toolbox is een hulpmiddel bij het

continu verbeteren van de dienstverle-

ning. Belangrijker is de ‘sense of urgen-

cy’ of ‘sence of excitement’.

Lean tooLbox voor fm

Lean

Lean voor FM (deel 3)

Niet het bedrijf maar de klant geeft de

waarde aan. Waarde is wat een klant

voor een dienst of product wil betalen.

Hiervoor dien je de juiste diensten te

bieden, op het juiste moment, tegen de

juiste prijs en van de juiste kwaliteit.

Om dit te kunnen bereiken zul je inzicht

moeten krijgen in hoe de processen wer-

ken, hoe je dit verbetert en versoepelt,

hoe je onnodige stappen in het proces

kunt elimineren en verspillingen voor-

komt of vermindert. Vanuit de Lean-

gedachte zijn er vijf basisprincipes:

1. Leer de klant kennen en weet wat

zijn waardeperceptie is (waarde).

2. Voor elk proces de waardestroom en

de verspillingen vaststellen en begrijpen

(waardestroom).

3. Laat de waarde stromen (flow).

4. Vanuit de behoefte van de klant le-

veren van de toegevoegde waarde (pull).

5. Streef constant perfectie na, blijf

continu verbeteren (perfectie).

Page 2: Lean Toolbox voor Facility Management, deel 3

48

Lean

ring leidt’ en geeft constante verbetering.

Iedere dag een beetje beter. Binnen een

week heb je de verbeteractiviteiten met

elkaar geïdentificeerd. Daarna neemt de

implementatie, het plannen hiervan en

gegevensverzameling nog een tot twee

maanden in beslag.

Daarnaast is een 5S-workshop een

krachtige, maar vooral praktische me-

thode om teams (zonder bemoeienis van

de teamleider) zelf de werkplek en pro-

cessen te laten verbeteren. Deze work-

shop geeft ruimte aan het inzetten van

de kracht en creativiteit van een team en

de kennis en kunde van de medewerkers

die de processen elke dag uitvoeren.

De 5 S’en helpen de verspillingen en ver-

spilde inspanningen op de werkplek te

verminderen. Uiteindelijk levert het een

veiligere en fijnere werkomgeving op die

zowel zelfmanagement als teamspirit sti-

muleert. En preventief werken kost min-

der tijd dan reageren op afwijkingen,

waardoor er ruimte komt voor flexibiliteit.

geen pleiSterS plakken

Uiteraard is het belangrijk dat verbeterin-

gen worden gerealiseerd voor de kernoor-

zaken van de verspillingen. Doe je dat

niet, dan bereik je enkel symptoombe-

strijding. Om tot de kernoorzaak te ko-

men kun je gebruikmaken van ‘fives times

why’ of de visgraatanalyse. ‘Five times

why’ is het vijf keer waarom vragen; een

aanpak om achter de kernoorzaken van

een probleem te komen. Op die manier

kun je een probleem structureel oplossen

in plaats van pleisters te plakken. De vis-

graat, ook wel Ishikawadiagram, is een

techniek om het vijf keer waarom vragen

methodisch aan te pakken.

Maak het zichtbaar

De afgelopen jaren hebben we onszelf

steeds weer laten verrassen door de facili-

taire teams. Zo bedacht een team van ge-

bouwbeheerders dat het afgelopen moest

zijn met het onvoorbereid en te laat star-

ten van een vergadering. Zij maakten dit

visueel zichtbaar in een filmpje. Eerst za-

gen we beelden van de verspillingen, ge-

relateerd aan het proces vergaderen. Dat

leverde vijf basisvergaderregels voor de

afdeling op. Een ander team bedacht de

postersessie. Tijdens een workshop maak-

ten de teams op een poster visueel welke

verspillingen zij in hun processen hadden

geïdentificeerd en hoe ze dit wilden gaan

verbeteren. Door de posters aan elkaar te

presenteren werden de teams extra gemo-

tiveerd en ontstond er een ‘sence of exci-

tement’. Het team postkamermedewer-

kers bedacht de succesbokaal. Degene die

in de ogen van de collega’s een mooi suc-

ces had behaald, kreeg de wisselbokaal

uitgereikt. Echt een motivator.

ViSual ManageMent

Een beeld zegt meer dan duizend woor-

den. Visueel management komen we

overal tegen. Denk bijvoorbeeld aan de

gekleurde snijplanken in een keuken.

Of de verschillende kleuren schoon-

maakdoeken. Of de kleuren van een

postbak in en uit. Pictogrammen zijn

weer een ander voorbeeld van visualisa-

do'S en don'tS bij lean

Do’s

> creëer een ‘shared need’ of een

‘sense of excitement’.

> Iedereen doet mee.

> respecteer iedereen.

> als je de eisen van de klant wilt

begrijpen, vraag er dan naar.

> neem steeds kleine stapjes.

> pak datgene aan dat binnen de eigen

invloedssfeer ligt.

Dont’s

> extra stap in een proces opnemen als

oplossing voor een probleem.

> Lean stappen uitvoeren zonder te

weten wat de klant wil.

> Met een te groot project beginnen of

de scope uitbreiden.

> Met het hele bedrijf ineens starten

met Lean.

> 5 s’en eenmalig toepassen.

> eigen interpretatie van het probleem

volgen zonder de feiten te checken.

De Lean toolbox: voor elk van de 5 fasen

zijn er verschillende ‘tools’ die je kunt

toepassen.

De 5 S’en introduceren.

Page 3: Lean Toolbox voor Facility Management, deel 3

49

tie. Kijk ook eens naar de eigen omge-

ving waar visualisatie kan bijdragen aan

het voorkomen van verspillingen.

Visueel management draagt bij aan het da-

gelijks verbeteren. Gebruik informatiebor-

den om belangrijke informatie over de

klant, performance of planning door te ge-

ven. Ook de verbeteringen kunnen op het

bord zichtbaar worden gemaakt.

Informatieborden worden simpel opge-

start, vaak eerst handmatig. Bespreek sa-

men welke informatie belangrijk is en pas

de samenstelling van informatie aan als dat

voor het team wenselijk is. Gebruik het

bord ook om minstens een keer per week

samen de verbeteringen te bespreken en te

evalueren.

Lean gaat niet over hárder werken, maar

over slímmer werken. Lean gaat ook niet

over reorganiseren en minder mensen in-

zetten, maar over het continu verbeteren

– waaronder kostenbesparing – en over

bijdragen aan een betere dienst verlening

SerIe van 4 artIKeLen

dit is het derde deel in een serie van

4 artikelen. reeds verschenen:

– Facto 10, oktober (2014):

een manier van werken, verbeteren,

denken en zijn;

– Facto 11, november (2014):

de vijf lean principes.

het laatste deel verschijnt in Facto

nr. 1/2, jan/febr. 2015. onderwerp:

de Leancultuur en verandermanage-

ment; elke dag Lean.

aan de klant. Met de capaciteit die vrijvalt

door het continu verbeteren kan de orga-

nisatie innoveren en eventueel overwegen

werk weer te insourcen. <<

brigitte de haan-ketelaars Mba, FM

professional en peggy cecilia spong

bsc, Lean six sigma black belt.

beiden zijn trainer bij Lean Facility Ma-

nagement in eindhoven.