7-11-2012

1

Lean Six Sigma

Scrum“Niet alleen voor software projecten”

LSSN seminar

Amsterdam 01-11-2012

Edwin Kippers

Master Black Belt

© SymbolBV 2010

Project Management

Project succes survey

The Standish Group's report: "CHAOS Summary 2009 project success rates”

• Succes:

Op tijd, binnen budget, inclusief de gewenste functionaliteiten

• Challenged:

Te laat, over budget, met en/of zonder gewenste functionaliteiten

• Failed: Gestopt voor afronding of opgeleverd en nooit gebruikt

7-11-2012

2

© SymbolBV 2010

Project Management

Top 10 redenen waarom projecten falen

• Onvoldoende communicatie

• Geen goede planning

• Gebrek aan resource management

• Gebrek aan gekwalificeerde resources

• Onduidelijke klanteisen

• Gebruik maken van nieuwe en onbewezen technologie en of methode

• Ineffectieve kwaliteitscontroles

• Meerdere projecten tegelijkertijd met resources die ook op meerdere projecten worden ingezet

• Leveranciers leveren niet

• Scope Creep

© SymbolBV 2010

Meest gebuikte PM methodieken

Waterval methode

• Dit is een proces voor de ontwikkeling van een project, waarin de ontwikkeling

regelmatig vloeiend naar beneden loopt (als een waterval).

• De ontwikkeling loopt door een aantal fasen, namelijk:

7-11-2012

3

© SymbolBV 2010

Meest gebuikte PM methodieken

PRINCE2

• Projectmanagement methodiek van ontwikkelingstrajecten in de ICT

• Toegepast bij ICT c.q. software ontwikkelingstrajecten o.b.v. de waterval methode

• Prince 2 staat voor: PRojects IN Controlled Environments

• Prince 2 is een gestructureerde methode voor projectmanagement

• Toegepast bij veel grote Nederlandse organisaties

• Belangrijke basis zijn: PID (Project Initiation Document) en Business Case

• Echter in veel organisaties is PINO (Prince In Name Only) meer op zijn plaats

© SymbolBV 2010

Meest gebuikte PM methodieken

Agile project management

• Agile is de verzamelnaam voor methodes die met name werden gebruikt voor product- en softwareontwikkeling

• Uitgangspunten hierbij waren het verminderen van de risico’s, de snelheid van uitvoeren en het verbeteren van communicatie met als doel om de juiste balans

te vinden tussen wat de klant en wat de business verwacht.

• Agile management is equivalent voor ‘behendig beheren’

• Uitgangspunt is flexibiliteit en altijd een gereed / werkend product

7-11-2012

4

© SymbolBV 2010

Meest gebruikte PM methodieken

Agile project Management

Uitgangspunten hierbij zijn de principes van lean

• Elimineer verspillingen, zorg ervoor dat waarde wordt toegevoegd

• Versterk het leer effect

• Klant ontkoppelpunt zo laat mogelijk

• Lever zo snel als mogelijk

• Maak het team verantwoordelijk

• Kwaliteit zit in het proces

• Kijk naar het geheel, geen sub-optimalisatie

© SymbolBV 2010

Project Management

Welke methode wordt het meest gebruikt?

•Source: Forrester/Dr. Dobb’s Global Developer Technographics® Survey, Q3

2009

7-11-2012

5

© SymbolBV 2010

Project Management

Waar gaat het mis ?

Results from Scott Ambler’s 2010 IT Project Success Survey posted at www.agilemodeling.com/surveys/

Challenged: late, over budget, and/or with less than the required features and functions

© SymbolBV 2010

Traditioneel vs Agile Project Management

Traditionele PM benadering• Concentreert zich met name op een

van te voren gemaakt, goed doordachte planning van het gehele

project

• Noodzakelijk om goed te kunnen voorspellen en om effectief te zijn.

Agile Project Management

• Vertrouwt op iteratieve ontwikkelingscycli om minder voorspelbare projecten tot een goed

resultaat te brengen.

• Legt de nadruk op actieve

participatie tussen zowel de projectteam leden onderling als met de klant.

7-11-2012

6

© SymbolBV 2010

Traditioneel vs Agile Project Management

Traditioneel Agile

Design up front Continue ontwikkeling

Vast scope Flexibel

Deliverables Eisen

Design Freeze zo snel als mogelijk Design freeze zo laat mogelijk

Kleine mate van onzekerheid Hoge mate van onzekerheid

Vermijd veranderingen Omarm veranderingen

Weinig interactie met de klant Veel interactie met de klant

Conventionele project teams Zelf-organiserende project teams

© SymbolBV 2010

Scrum

Wat is Scrum

• Scrum is een term die afkomstig

is uit de rugbysport

• Spelers in een grote groep

proberen al duwend de bal naar de overkant van het veld te brengen

7-11-2012

7

© SymbolBV 2010

Scrum

Wat is Scrum

• Scrum is een Framework (raamwerk) voor Agile management

• Scrum is een aanpak om projecten / project taken te managen

• De oorsprong ligt in de software ontwikkeling, maar het wordt steeds vaker ook daarbuiten toegepast

© SymbolBV 2010

Scrum

Sprint Backlog

Lijst van deeltaken die

uitgevoerd gaan worden

gedurende de Sprint

Product Backlog

Geprioriteerde lijst van

deeltaken

Shippable product

De volgende versie van

een werkend product

Sprint

Vaste duur van een

periode waarin alle taken

gereed moeten zijn

Daily Scrum meeting

Dagelijkse standup

team meeting (15min) :

1 – Wat heb je gisteren gedaan

?

2 – Wat ga je vandaag doen ?

3 – Zijn er problemen ?

7-11-2012

8

© SymbolBV 2010

Scrum

• Product Owner• Scrum Master• Team

Rollen

• Sprint planning• Sprint review• Sprint retrospective• Daily scrum meeting

Ceremoniëel

• Product backlog• Sprint backlog• Burndown charts

Artifacten

Artifact : object dat

specifiek gemaakt

is voor een

bepaald doel

© SymbolBV 2010

Conventionele Projecten en Scrum

Conventioneel Scrum

Earned Value Burndown chart

Work Breakdown Structure Product Backlog

Communications Plan Daily Scrum meetings

Gates Releases

• Product backlog wordt afgeleid van de WBS• Sprint is een mini plan dat van het WBS wordt afgeleid

• De sprint review kan worden gezien als een soort milestone review

• Tijdens de sprint review worden ook de risico’s van het project besproken

7-11-2012

9

© SymbolBV 2010

Case

Case: Leverancier aan de olie en gas industrie

• Engineer to order

• Leverbetrouwbaarheidsproblemen agv te lange doorlooptijden in alle facetten

van het bedrijf

• Meerdere projecten tegelijkertijd

• Onduidelijke normen

• Onderhanden werk beheersen een van de grootste probleemgebieden

© SymbolBV 2010

Case

Engineering is overgegaan tot de scrum aanpak

• 2 maandelijkse bepaling van de product backlog op basis van project plan en deliverables naar de klant

• Wekelijkse sprint meeting om de activiteiten voor de sprint te bepalen

• Dagelijkse stand-up meeting

• Alle rollen zijn vertegenwoordigd, waarbij de engineering coördinator als scrum master acteert en de project manager als de product owner

• Support van management, maar engineering team is “zelf-sturend”

• Management ondersteunt bij het wegnemen van de impediments

7-11-2012

10

© SymbolBV 2010

Case

Resultaten

• Veelbelovend, de eerste resultaten laten zien dat de benodigde doorlooptijden gerealiseerd kunnen worden

• Design Freeze al na 12 weken

• Duidelijke commitment van het team om activiteiten af te ronden op basis van beschikbare tijd

• “Ik geef nu duidelijk aan wat ik wel en wat ik niet kan doen”

• Heldere en duidelijke communicatie tussen de teamleden

• “Sinds we scrum toepassen, praten we weer met elkaar”

• Meer inzicht in de werkelijke uren per product

© SymbolBV 2010

Case

We maken inmiddels gebruik van de scrum of scrums

• Scrum masters vanuit de diverse teams (engineering, productie, inkoop etc) worden onderdeel van het scrum team op een hoger niveau

• Project manager is product owner

7-11-2012

11

© SymbolBV 2010

Waarom werkt Scrum

Het is eenvoudig, er zijn maar 3 vragen:

• Wat hebben we vandaag gereed

• of

• Wat hebben we in de afgelopen sprint afgerond

• Wat gaan we in de komende week doen

• Wat zijn de issues die de aandacht van de Product Owner vragen

Scrum is een eenvoudige methode om de ritmiek van het opleveren tijdens een project te versnellen• Maar we hebben nog steeds een gedetailleerd plan nodig

• We moeten hiervoor de taken opbreken in ‘atomic tasks’

© SymbolBV 2010

Waarom scrum werkt

Het is relatief gemakkelijk om een Sprint Backlog om te zetten in een Microsoft Project “plan”

Sprint Backlogs en Burndown Charts zijn vroegtijdige waarschuwings indicatoren•Geen voortgang

•Niet genoeg werk

Effectieve voortgang

7-11-2012

12

© SymbolBV 2010

Tot slot

Toepassen van scrum helpt om

• Taken sneller af te ronden

• Verhogen van de zichtbaarheid op projectissues

• We kunnen de klant regelmatig een update geven over de voortgang