ProjectplanNieuwjaarsreceptie

ROC Friese Poort Leeuwarden en Dokkum

4 januari 2016

Inhoudsopgave

Kerngegevens.........................................................................................................................................3

Contact gegevens groepsleden..........................................................................................................3

Contactgegevens opdrachtgever........................................................................................................3

Datum en tijd......................................................................................................................................3

Locatie................................................................................................................................................3

Het evenement...................................................................................................................................3

Verwacht aantal uitvoeringen en deelnemers...................................................................................3

Projecteisen........................................................................................................................................3

Inleiding..................................................................................................................................................4

Locatie....................................................................................................................................................5

Catering..............................................................................................................................................7

Personeel............................................................................................................................................7

EHBO..................................................................................................................................................7

Entertainment........................................................................................................................................8

Activiteiten.........................................................................................................................................8

Band...................................................................................................................................................8

Uitnodiging.............................................................................................................................................9

Begroting..............................................................................................................................................11

Draaiboeken.........................................................................................................................................12

Voorbereidingsdraaiboek.................................................................................................................12

Draaiboek van de dag.......................................................................................................................13

Bijlage...................................................................................................................................................14

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 2 O3

KerngegevensContact gegevens groepsledenAlgemeen e-mail adres: o3stenden@gmail.com

Telefoonnummers:Vivian Oosterveen 06-12857215Laura de Bruijn 06-19607305Salina Knol 06-29765904Karlijn Dam 06-24517824Marit Louter 06-11421837Sharon Foekema 06-21374544

Contactgegevens opdrachtgever Organisatie: ROC Friese PoortNaam opdrachtgever: Marike Postma Telefoonnummer: 058-2655321E-mail: mpostma@rocfriesepoort.nl

Datum en tijdMaandag 4 januari 2016 van 15:30 tot 18.00 uur.

Locatie De Elfstedenhal te Leeuwarden

Het evenement Het evenement is een nieuwjaarsreceptie voor alle medewerkers van ROC Friese Poort van de vestiging Leeuwarden en Dokkum.

Verwacht aantal uitvoeringen en deelnemers Het evenement wordt één keer per jaar gehouden, maar wij voeren nu eenmalig de opdracht uit. Het verwachte aantal deelnemers: +/- 325.

Projecteisen Het budget ligt rond de € 5.000 Het programma binnen de aangegeven twee uur houden Proberen zoveel mogelijk mensen binnen te houden d.m.v. entertainment

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 3 O3

InleidingVia O3 organiseren wij voor +/- 250 medewerkers van ROC Friese Poort een nieuwjaarsreceptie van de vestigingen Leeuwarden en Dokkum. De aanleiding van deze nieuwjaarsreceptie is om alle medewerkers van ROC Friese Poort bij elkaar te krijgen en te proosten op het nieuwe jaar. Het is aan ons de taak om een locatie te vinden, de catering te regelen, de uitnodiging te ontwerpen en het entertainment te verzorgen.

Het is ons doel om alle medewerkers zo lang mogelijk op de locatie te houden. Dit willen wij bereiken door middel van het inzetten van leuk entertainment en door een goede sfeer op de locatie te creëren.

In dit conceptplan kunt u het volgende vinden: Kerngegevens van het project Omschrijving van de locatie, catering, personeel Omschrijving van de activiteiten en de muziekverzorging Het draaiboek Een begroting De uitnodiging

Veel lees plezier!

Vivian Oosterveen, Sharon Foekema, Laura de Bruijn, Marit Louter, Karlijn Dam en Salina Knol

Locatie

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 4 O3

De Elfstedenhal is de nieuwe ijshal in Leeuwarden die kort geleden is geopend. De vestigingsdirecteur van ROC Friese Poort wilde graag deze hal als locatie voor de nieuwjaarsreceptie gebruiken.

AdresgegevensFryslânplein 18914 BZ LeeuwardenTel: (058) 213 55 55Mail: info@elfstedenhal.frlWebsite: http://www.elfstedenhal.frl/

Zoals op de foto’s is te zien is de ruimte groot genoeg voor +/- 350 medewerkers en is het al volledig ingericht met meubilair dat gebruikt kan worden. Ook is er een bar aanwezig waar de dranken vanuit geserveerd kunnen worden. Om de ruimte heen is vanuit de ramen uitzicht op de schaatsbanen.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 5 O3

In onderstaande afbeelding is een plattegrond van deruimte weergegeven. Hierin staat ook op waar de koffie/thee tafel komt te staan, waar het podium, waar het zitgedeelte komt te staan en waar de garderoberekken.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 6 O3

Catering

De catering kan verzorgt worden door de Elfstedenhal. De kosten hiervan zijn te vinden op de offerte.

De catering bestaat uit: Prosecco (voor tijdens de ontvangst) Bier/wijn/fris (er wordt uitgegaan van drie drankjes per persoon) Borrelnootjes op de tafels Warme en koude borrelhapjes (twee koude borrelhapjes en drie warme borrelhapjes per

persoon)

Personeel

De Elfstedenhal zet ook eigen personeel in voor de catering. Er staat personeel achter de bar en gasten kunnen hier hun eigen drinken ophalen. Met de borrel hapjes wordt drie keer rond gegaan.

EHBO

De Elfstedenhal beschikt over een aantal mensen die een EHBO diploma in hun bezit hebben. Mocht er tijdens de activiteiten dus iets gebeuren kunnen hun hiervoor zorgen.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 7 O3

EntertainmentActiviteiten

Gasten hebben de mogelijkheid om een uurtje gebruik te maken van de ijsbaan. Ze kunnen een rondje schaatsen, mits ze hun eigen schaatsen mee hebben of ze kunnen er voor kiezen om een curlingworkshop bij te wonen. Elke workshop duurt 15 minuten en per workshop kunnen 10 personen aanwezig zijn. In totaal kunnen er dus 40 mensen deelnemen aan de curlingworkshop.

Band

De muziek wordt tijdens deze avond verzorgt door een General Jazz. Zij maken voornamelijk muziek in de jazz branche, maar kunnen ook andere genres spelen. De jazz genre past perfect bij de sfeer die wij willen creëren tijdens deze nieuwjaarsreceptie. De band zal twee sessies van 15 minuten spelen en in de tussentijd wordt er achtergrond verzorgt via de geluidsinstallatie van de ruimte. Overige techniek verzorgt de band zelf.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 8 O3

UitnodigingOp deze pagina is het ontwerp van de uitnodiging weergegeven. De uitnodiging is gedrukt op stevig A5 formaat papier met een voor- en achterkant. Op de voorkant staat beschreven waarvoor de uitnodiging is met de meest belangrijke informatie zoals de datum, tijd en locatie. Op de achterkant staat het programma van de avond weergegeven.

Voorkant

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 9 O3

Achterkant

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 10 O3

BegrotingOmschrijving Prijs LocatieRuimte verhuur € 0,-Inrichting € 0,-

CateringNootjes € 0,-Borrelhapjes warm € 585,-Borrelhapjes koud € 390,-Drank € 1.950,-Prosecco € 975,-

EntertainmentSchaatsen (baanhuur) € 900,-Curling workshop € 310,-Band € 150,-

UitnodigingPrintkosten € 0,-

Techniek

Totaal € 5.260,-

De offerte van Elfstedenhal is te vinden in de bijlage.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 11 O3

DraaiboekenVoorbereidingsdraaiboek

Omschrijving Verantwoordelijke Deadline Opmerkingen CheckLocatie verzorgen Vivian en Salina 4-11-2015 XEntertainment regelen

Karlijn 2-12-2015

Plattegrond ontwerpen

Karlijn 2-12-2015 X

Uitnodiging ontwerpen

Laura 2-12-2015 X

Uitnodigingen afdrukken

Johan Mulder 9-12-2015 X

Uitnodigingen in envelop en etiketten

Allen 9-12-2015 ROC Friese Poort zorgt voor etiketten en enveloppen

X

Uitnodigingen versturen

ROC Friese Poort 9-12-2015 X

Techniek band regelen

Band zelf 9-12-2015 X

Catering verzorgen

Elfstedenhal Leeuwarden

04-01-2015 Nootjes, bittergarnituur en bier/fris/wijn

X

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 12 O3

Draaiboek van de dag

Tijd Omschrijving Verantwoordelijke Opmerkingen12:00 Verzamelen 12:15 Garderoberekken

klaarzettenVivian en Marit

12:15 Podium en techniek gereed maken

Laura en Karlijn

12:15 Tafels, stoelen en statafels neerzetten

Salina en Sharon

13:00 Klaarzetten van prosecco tafel

Salina en Sharon

13:00 Muntjes tellen Vivian en Marit13:00 Bar/catering gereed maken IJshal Controleren!13:30 Lunchen Allen15:00 Klaar met alle

voorbereidingenAllen

15:30-16:00 Gasten ontvangen bij de ingang

Vivian en Marit

15:30-16:00 Garderobe Laura en Karlijn15:30-16:00 Prosecco en muntjes

uitdelenSalina en Sharon

16:00-16:20 Openingswoord vestigingsdirecteur

Marit Helpen met de microfoon etc., tijd in de gaten houden

16:20-16:35 Eerste sessie band Sharon16.20-17.20 Activiteit schaatsen Laura16.20-17.20 Activiteit curling Karlijn16:35-16:55 Pauze band (achtergrond

muziek)16:55-17:10 Tweede sessie band Sharon17:10-18:00 Borrel (achtergrond muziek) Vivian Catering in de gaten

houden en zorgen voor achtergrondmuziek.

17:30-18:00 Afscheidscomité 18:00 Einde18:00-18:30 Muntjes natellen Sharon, Marit en

Laura18:00-18:30 Meubilair terug op hun

plaats zettenVivian, Salina en Karlijn

Wanneer er problemen zijn bij de afdeling waarvoor je verantwoordelijk bent sta ze bij en probeer het op te lossen. Houd ten allen tijde het tijdschema in de gaten, zodat we niet achterlopen op het draaiboek.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 13 O3

ResultaatDe dag voor de uitvoering van de nieuwjaarsreceptie hebben wij een mail ontvangen van de Elfstedenhal met het bericht dat de nieuwjaarsreceptie niet bij de Elfstedenhal gehouden kan worden, omdat zij een grote kortsluiting in het pand hebben gehad. Hierdoor was het niet veilig om een grote groep mensen in het pand te hebben en was er een tekort aan stroom.

Toen we dit te horen hebben gekregen hebben wij gelijk contact opgenomen met Marike Postma om het bericht door te geven. Gelukkig heeft ROC Friese Poort vaker een nieuwjaarsreceptie in het schoolgebouw gehouden waardoor Marike en de directeur met een paar telefoontjes konden regelen dat de nieuwjaarsreceptie in de kantine van ROC Friese Poort gehouden kon worden. De facilitaire dienst heeft de ruimte ingericht en verbouwd en gezorgd voor drank en warme en koude hapjes. De jazzband kon uiteraard gewoon doorgaan. Marike heeft via het communicatiesysteem van de school een bericht verstuurd naar alle medewerkers van ROC Friese Poort van de vestiging Leeuwarden en Dokkum, met daarin uitleg van het probleem en de nieuwe locatie, zodat niemand bij de Elfstedenhal zou komen te staan voor een dichte deur. Daarnaast heeft de Elfstedenhal nog een papiertje voor de deur gehangen met daarop de melding dat mensen van de nieuwjaarsreceptie welkom zijn in de kantine van ROC Friese Poort.

Wij hebben uiteindelijk de facilitaire dienst meegeholpen met het rondbrengen van hapjes en hebben als gastvrouw gediend bij binnenkomst van de gasten.

We baalden natuurlijk ontzettend dat alles wat we hadden geregeld en tijd in hadden gestoken helaas allemaal niet doorging. Gelukkig hebben we snel dankzij Marike Postma een oplossing kunnen vinden en is de nieuwjaarsreceptie alsnog geslaagd.

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 14 O3

Bijlage

Nieuwjaarsreceptie ROC Friese Poort 15 O3