1

Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau

Kwaliteit Raadsvoorstellen Gemeente Alphen-Chaam

Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau

Rekenkamercommissie:

Mevrouw S. van Zuydam (voorzitter)

Mevrouw D.J.C. Deckers (lid Alphen-Chaam)

De heer B.W.J. Kleiren (lid Alphen-Chaam)

De heer C.J. de Jong (lid Baarle-Nassau)

De heer F.A.J.M. van der Velden (lid Baarle-Nassau)

Onderzoekers:

Drs. H.M. Hoogstad

G.L.H. Corten MA

Contactpersoon:

Dr. Sabine van Zuydam

T. 06 33 04 94 68

E. sabine@necker.nl

Datum:

16 september 2019

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke nota 3

Onderzoeksverantwoording 4 Aanleiding 4 Doelstelling en vraagstelling 4 Deelvragen 4 Onderzoeksuitvoering 5

Centrale boodschap 6

Reactie college van B&W 8

Nota van bevindingen 10

Totstandkoming raadsvoorstellen 11 1.1 / Processen en formats 11 1.2 / Rolverdeling en verantwoordelijkheden 12 1.3 / Actuele en toekomstige ontwikkelingen en recente aanpassingen 13

Inhoudelijke beoordeling raadsvoorstellen 14 2.1 / Algemeen beeld 14 2.2 / Overzichtelijkheid 15 2.3 / Leesbaarheid 16 2.4 / Volledigheid 16

Bijlage 1 Bronnen 18

Bijlage 2 Beoordeelde raadsvoorstellen 19

Bijlage 3 Scoretabel 20

3

Bestuurlijke nota

4

Onderzoeksverantwoording

Aanleiding

De raad is belast met het stellen van (beleids)kaders voor de uitvoering van het gemeentelijk beleid door het

college. Kaderstellen gebeurt bij uitstek via het nemen van raadsbesluiten op basis van een raadsvoorstel. De

kwaliteit van deze raadsvoorstellen is daarmee van essentieel belang voor kwalitatieve besluitvorming door de

gemeenteraad. De kwaliteit van raadsvoorstellen is echter niet altijd op het gewenste niveau of kan verder

worden verbeterd. In 2010 heeft de Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau al eens onderzoek

verricht naar de kwaliteit van raadsvoorstellen. Inmiddels is dat ruim twee raadsperiodes geleden en is sinds

maart 2018 een nieuwe raad actief in de gemeente. De Rekenkamercommissie heeft dit moment willen benutten

om opnieuw de kwaliteit van raadsvoorstellen onder de loep te nemen. Nu de gemeenteraad een jaar op streek

is, kan worden teruggekeken op de huidige werkwijze en is er voldoende ruimte om aandachtspunten of

verbeteringen door te voeren en daar nog deze raadsperiode van te profiteren. Daarom heeft de

Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau op 14 januari 2019 besloten een onderzoek uit te voeren

naar de kwaliteit van raadsvoorstellen. In deze rapportage zijn bevindingen, conclusies en aanbevelingen van dit

onderzoek weergeven

Doelstelling en vraagstelling

Met dit onderzoek wil de rekenkamercommissie de raad inzicht bieden in de inhoudelijke kwaliteit van de

raadsvoorstellen en in het proces van totstandkoming van de voorstellen. Op basis van deze inzichten wil de

rekenkamercommissie de raad concrete handvatten bieden om tot verbeteringen te komen.

De centrale onderzoeksvraag in dit onderzoek luidde:

Wat is de kwaliteit van raadsvoorstellen en welke verbeteringen kunnen worden aangebracht?

Deelvragen

De centrale vraag is uitgewerkt in zeven deelvragen.

Totstandkoming raadsvoorstellen

1. Hoe is het proces voor de totstandkoming van raadsvoorstellen ingericht?

2. Gelden er kwaliteitseisen voor het opstellen van een raadsvoorstellen en/of wordt er gebruik

gemaakt van een vast format voor het opstellen van raadsvoorstellen? Zo ja, welke zijn dit? Zo nee,

wat is hiervan de reden?

3. Wat is de rol van de griffie bij de totstandkoming van raadsvoorstellen?

5

Inhoud van de raadsvoorstellen

4. Zijn de raadsvoorstellen overzichtelijk, leesbaar en volledig?

5. Beschikken raadsleden over voldoende (achtergrond)informatie voor de besluitvorming?

Richting de toekomst

6. Welke verbeterpunten worden door betrokkenen (burgemeester, college, raad, griffier) genoemd?

7. Op welke punten kan het proces van totstandkoming en/of de inhoud van raadsvoorstellen worden

aangepast om de kwaliteit van de voorstellen te verbeteren?

Onderzoeksuitvoering

Onderzoeksmethoden

Om tot een antwoord op de deelvragen te komen heeft de rekenkamercommissie gesprekken gevoerd,

documenten bestudeerd en een selectie van 10 raadsvoorstellen nader bestudeerd en beoordeeld. Het betrof een

aselecte steekproef, waarna de selectie vervolgens is getoetst aan een aantal criteria. De selectie diende een

goede spreiding te hebben over de verschillende afdelingen, maximaal een beperkt aantal procedure

raadsvoorstellen te bevatten (denk aan benoemingen) en verschillende soorten besluiten te bevatten

(vaststellen, zienswijze, ruimtelijk besluit etc.). Een overzicht van de geanalyseerde raadsvoorstellen is terug te

vinden in bijlage 2.

Gesprekken vonden plaats met een afvaardiging uit de ABG-organisatie en met beide griffiers. Van de

gesprekken zijn verslagen gemaakt die ter accordering aan de gesprekspartners zijn voorgelegd. Aan de hand

van het normenkader is door twee onderzoekers los van elkaar een beoordeling van de 10 raadsvoorstellen

uitgevoerd. Vervolgens hebben zijn volgens het 4-ogen-principe het gesprek gevoerd over overeenkomsten en

opmerkelijke verschillen.

Op 8 juli 2019 is de nota van bevindingen voor een ambtelijke reactie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie.

Dit heeft geleid tot enkele aanpassingen. Op 25 juli 2019 is de bestuurlijke nota voorgelegd aan het college van

B&W met het verzoek bestuurlijk te reageren. De bestuurlijke reactie is integraal opgenomen in dit rapport.

Onderzoekperiode

Het onderzoek is uitgevoerd in de periode maart mei 2019. De beoordeling richtte zich op raadsvoorstellen uit

het jaar 2018.

Leeswijzer

Dit rapport bestaat uit twee delen, een Bestuurlijke nota en een Nota van bevindingen. In deze Bestuurlijke nota

volgt na deze onderzoeksverantwoording, de centrale boodschap van het onderzoek (waarin conclusies en

aanbevelingen opgenomen zijn). De Nota van bevindingen bevat de onderzoeksbevindingen en bestaat uit twee

hoofdstukken. Hoofdstuk 1 gaat over de totstandkoming van raadsvoorstellen in de gemeente Alphen-Chaam

Hoofdstuk 2 gaat over de inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit van de voorstellen aan de hand van de

normen overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid.

Dit rapport bevat drie bijlagen: 1) een overzicht van de geïnterviewde personen en de gebruikte documenten, 2)

een opsomming van de 10 raadsvoorstellen die zijn beoordeeld en 3) een scoretabel waarin de gedetailleerde

deelscores zijn weergegeven.

6

Centrale boodschap

In dit hoofdstuk geeft de rekenkamercommissie de centrale boodschap weer van het onderzoek naar de kwaliteit

van raadsvoorstellen in Alphen-Chaam. Ter beantwoording van de gestelde onderzoeksvraag worden

verschillende conclusies getrokken, waaruit vervolgens drie aanbevelingen gericht aan raad en college volgen.

Conclusies

Conclusie 1: de gemeente Alphen-Chaam hanteert één format waarin de relevante onderdelen voor het

beoordelen van een raadsvoorstel zijn opgenomen

Vanuit de ABG-organisatie is een format voor raadsvoorstellen opgesteld. Dit format bevat op het onderwerp

, alle relevante onderwerpen die noodzakelijk zijn voor het maken van een weloverwogen besluit. Het

een besluit is essentieel om de consequenties van een besluit te kunnen overzien. Afgezien van deze omissie is

het format goed geschikt voor de raadsbehandeling. Het goed en consequent toepassen ervan zou er voor

moeten zorgen dat de raad de benodigde informatie krijgt om een afgewogen besluit te nemen. Er is één format

voor alle raadsvoorstellen, terwijl de variatie in te nemen besluiten groot is. Vanuit een wens tot standaardisatie

is dat goed te begrijpen. De consequentie is dat de beleidsmedewerkers die een raadsvoorstel schrijven, bij

afwijkingen of complexere besluiten, zelf hun weg moeten vinden.

Conclusie 2: de verantwoordelijkheid voor een kwalitatief goed raadsvoorstel is belegd bij diegene die

inhoudelijk verantwoordelijk is voor het stuk dat voorligt.

Er is een bewuste afweging gemaakt om bij de totstandkoming van een raadsvoorstel niet in het proces af te

dwingen dat alle relevante afdelingen betrokken zijn. Men wil geen parafencultuur creëren en het is dus de

juridische zaken mee te laten kijken. Dit vereist dat iedere medewerker zich goed bewust is van alle vereiste

raadsvoorstel te komen. De domeinmanager en de gemeentesecretaris beoordelen of een stuk besluitrijp is en

aan de vereiste kwaliteitseisen voldoet.

Conclusie 3: de kwaliteit van de raadsvoorstellen varieert substantieel

In de selectie van beoordeelde raadsvoorstellen zaten goede, maar ook beduidend minder goede

raadsvoorstellen. De aangetroffen bandbreedte is vrij groot (op een 5-puntschaal variërend van een relatief lage

score van 2,5 tot een relatief hoge van 4,1). Ook op vrijwel alle normen is een zekere spreiding waar te nemen:

7

het is niet zo dat op slechts één onderdeel goed of slecht gescoord wordt. De algemene indruk is dat veel van de

besluiten die regulier zijn, of vaker worden genomen, goed aan de criteria voldoen. Maar dat het lastig wordt

zodra het afwijkingen betreft.

Conclusie 4:

Het minst goed scoren de raadsvoorstellen op de normen die betrekking hebben op het schetsen van

ruggevallen op de

at de elementen zijn waar de raad als kadersteller en als

controleur in positie wordt gebracht. De raad heeft in 2018 het college hierop niet of nauwelijks aangesproken

en stuurt geen voorstellen terug die de raad niet volledig informeren.

Aanbevelingen

Aanbeveling 1: pas het format consequent toe, neem niet te snel genoegen

Het format voor raadsvoorstellen voldoet, maar in veel raadsvoorstellen wordt er te snel voor gekozen om bij

Juist die

onderdelen die de steller vragen om zaken te beschrijven die niet in de lijn van het plan of het voorstel liggen

(risico en bijvoorbeeld Cittaslow) worden regelmatig ongemotiveerd overgeslagen, ook wanneer

een onderdeel wel ter zake doet of kan doen. Daarmee wordt de toegevoegde waarde van het format teniet

gedaan. Het college is aan zet om te stimuleren dat het format zo volledig mogelijk wordt ingevuld. Waar nodig

kan controle hierop tot resultaat hebben dat onderdelen alsnog worden ingevuld.

Aanbeveling 2: leid stellers van raadsvoorstellen op, waardoor de basiskwaliteit omhoog gaat

Doordat ervoor gekozen is om de verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van een raadsvoorstel zo laag

mogelijk in de organisatie (bij de beleidsmedewerker) te beleggen, is de steller bepalend voor de kwaliteit van

een raadsvoorstel. Mede hierdoor is er een grote spreiding in de kwaliteit van de raadsvoorstellen waar te

nemen. Sommige medewerkers hebben een betere schrijfstijl of kunnen zich beter verplaatsen in het raadslid

. Dergelijke verschillen zijn onvermijdelijk wanneer de organisatie vertrouwt op de

professionaliteit van haar medewerkers. Het college en de organisatie moeten wel een basiskwaliteit

garanderen, zodat de raad niet geconfronteerd wordt met uitschieters in negatieve zin. Het college kan dit doen

door de medewerkers op te leiden in het schrijven van raadsvoorstellen, door intervisie tussen veelschrijvers te

organiseren en door goede raadsvoorstellen als voorbeeld aan te dragen. Het is te verwachten dat een

investering in een goede opleiding vruchten afwerpt, gezien het feit dat veel voorkomende of reguliere

voorstellen goed aan de criteria van de onderzoek voldoen.

Aanbeveling 3: geef de organisatie feedback over de kwaliteit van raadsvoorstellen

Uiteindelijk is een raadsvoorstel een product bedoeld voor de raad. Het is de verantwoordelijkheid van het

college om kwalitatief goede raadsvoorstellen aan te leveren, maar om dat te kunnen doen moet de raad

format nog voldoet en of er onderdelen moeten worden toegevoegd of verwijderd. Dat kan ook door individuele

raadsvoorstellen te beoordelen en op te merken of het voorstel aan de norm voldoet of juist van onvoldoende

kwaliteit is. Dit gesprek kan onderdeel zijn van het gesprek in het presidium of in een op te richten werkgroep of

agendacommissie.

8

Reactie college van B&W

9

10

Nota van bevindingen

11

Totstandkoming raadsvoorstellen

Dit hoofdstuk beschrijft en beoordeelt de totstandkoming van raadsvoorstellen door de gemeente Alphen-

Chaam. Hiermee leggen wij de basis voor de beantwoording van de deelvragen 1, 2 en 3. 1

1.1 / Processen en formats

Proces van totstandkoming

De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau kennen vanuit de gedeelde werkorganisatie ABG een

gezamenlijk en gelijkvormig proces om tot raadsvoorstellen te komen. De raadsbehandeling van voorstellen

verschilt wel. In Alphen-Chaam is er sprake van een BOB-model waarin er enkel raadsbrede vergaderingen zijn,

waar in Baarle-Nassau vergadert wordt conform het commissiemodel. Dit heeft echter weinig tot geen invloed

op de voorbereiding van raadsvoorstellen. Tot aan de aanlevering van raadsvoorstellen aan het college, zijn de

procedures gelijk, met gelijke formats.

Raadsvoorstellen ontstaan als onderdeel van een ambtelijke of bestuurlijke wens, wanneer veranderende

wetgeving daar aanleiding toe geeft of vanuit (jaarlijks) terugkerende raadsbevoegdheden, zoals de begroting of

de vaststelling van de grondprijzen. Raadsvoorstellen komen organisch tot stand: het wordt op initiatief van een

beleidsambtenaar of portefeuillehouder geïnitieerd en vervolgens is de beleidsambtenaar in the lead . Dit maakt

dat de invulling van het raadsvoorstel afhankelijk is van welke collega aan het voorstel werkt. Het maakt ook dat

het eigenaarschap van het raadsvoorstel, inclusief het te volgen proces, bij de beleidsambtenaar ligt. Deze dient

het proces af te stemmen met diens domeinmanager.

In de praktijk is het dus veelal de beleidsambtenaar die inhoudelijk verantwoordelijk is die een raadsvoorstel

schrijft. De steller

voor de checks bij de juridische afdeling en de afdeling communicatie en financiën. Formeel is dit proces gelijk

bij iedere afdeling, maar informeel zijn er verschillen tussen de afdelingen: zo heeft bijvoorbeeld het fysiek

domein afspraken en voorbeelden over de verwoording van raadsvoorstellen over bestemmingsplannen. Voor

iedere afdeling geldt dat de domeinmanager op aanvraag van de beleidsmedewerker mee kijkt en altijd een

finale controle doet voordat het voorstel naar de gemeentesecretaris gaat. De gemeentesecretaris brengt het

voorstel in het college. Na instemming van het college wordt het voorstel direct naar de griffie geleid. Het is zo

ingericht dat de verantwoordelijkheid belegd is

ontstaan.

1 Voor dit hoofdstuk is gebruikgemaakt van interviews met de ambtelijke organisatie en de griffier. Zie bijlage 1 voor

een namenlijst.

1

12

Interne toetsing op de kwaliteit van raadsvoorstellen vindt plaats door de domeinmanager en de

gemeentesecretaris, waarbij de nadruk op de eerste persoon ligt. Er is geen persoon of team expliciet belast met

de toetsing van raadsvoorstellen. Toetsing vindt plaats naar veronderstelde noodzaak: men kent de sterkere en

zwakkere stellers en toetst meer of strenger wanneer dat nodig wordt geacht. Er is geen (formeel) normenkader

voor de kwaliteit van een raadsvoorstel.

Er wordt in de ABG-organisatie in beperkte mate opgeleid en geïnstrueerd voor een goede kwaliteit van

raadsvoorstellen. Dit gebeurt met name door het geven van een cursus heldere taal/helder schrijven. Daarnaast

wordt er informeel tussen beleidsmedewerkers contact gezocht over de beste manier om een raadsvoorstel te

schrijven. Het schrijven van een raadsvoorstel gebeurt vaak onder relatieve tijdsdruk: voor behandeling op een

bepaald moment in de raad krijgt de beleidsmedewerker een korte periode om het raadsvoorstel te schrijven. Dit

kan ook een risico zijn voor de toetsing door de domeinmanager en gemeentesecretaris: de toetsing en de

correcties moeten onder tijdsdruk plaatsvinden. Aanpassing naar aanleiding van een gewijzigd collegebesluit

zorgt voor nog meer tijdsdruk.

De gemeentesecretaris en domeinmanagers proberen in ieder geval te sturen op een helder raadsvoorstel waarin

goed staat wat de raad wel moet besluiten en waarin geen concept-raadsbesluiten in staan waar de raad niet

bevoegd toe is. Daarnaast wordt er gekeken naar goed leesbare deelbesluiten.

Format raadsvoorstellen

Er is een uniform format voor raadsvoorstellen: er zijn geen verschillen naar het type van gevraagd besluit, noch

zijn er verschillende formats voor de verschillende afdelingen. Het is een bewuste keuze om een uniform, globaal

format aan te houden voor de drie gemeenten, voor alle categorieën voorstellen. Een uitzondering hierop is dat

-

gemeenteraden van Alphen-Chaam en Baarle-Nassau. Er zijn geen vaste formuleringen en het format laat veel

ruimte voor eigen invulling van de steller. Wel is er bij iedere paragraaf een korte instructie gegeven voor de

verwachte inhoud.

Het gehanteerde uniforme format wordt over het algemeen als goed geschikt ervaren, maar er wordt ook

Het format

nodigt op zichzelf niet uit tot een politiek debat, aldus betrokkenen. Het is met name aan de steller om na te

denken over wat de raad nodig heeft om een goed besluit te nemen. Dit vraagt iets van de steller, maar ook van

diens coördinator en de portefeuillehouder.

Raadsvoorstellen zijn niet ingepast in of gekoppeld aan het bredere proces van informatievoorziening aan de

raad. Er zijn geen standaarden voor raadsinformatiebrieven of raadsvoorstellen om voorstellen in te kaderen.

1.2 / Rolverdeling en verantwoordelijkheden

Rol van de griffie(r)

De griffier heeft geen formele rol in het proces van totstandkoming van raadsvoorstellen. De griffier controleert

informeel wel de volledigheid van het raadsvoorstel en doet een check op technische informatie die de

gemeenteraad belangrijk vindt (datum van behandeling etc.). De griffier toetst ook op juridische kwaliteit en

bijvoorbeeld de opmaak: de handtekening van de griffier staat er immers ook onder.

De griffier toetst niet de kwaliteit van raadsvoorstellen in bredere zin. Dit is niet haar formele rol en ook niet

perse nodig: de gemeentesecretaris controleert strak op de kwaliteit van raadsvoorstellen. De griffie ziet de

voorstellen in beginsel vanaf het moment dat ze op de agenda van B&W staan.

Rol van het presidium

Het presidium vervult de rol van agendacommissie. Het presidium ontvangt een conceptagenda voor de

raadsvergadering van de griffier, met de raadsvoorstellen daar aan gehecht. De indruk van de griffier is dat de

raad tevreden is met de raadsvoorstellen als geheel, maar sommige individuele raadsvoorstellen wat wollig zijn.

Dit acht zij inherent aan het feit dat het mensenwerk is en dat er stijlverschillen zullen zijn.

De griffier herkent het beeld dat sommige kopjes met enige regelmaat niet ingevuld worden (of waarin n.v.t.

wordt vermeld). Cittaslow houdt bijvoorbeeld onder andere verband met toerisme: dan wordt het vaker gebruikt.

Bij andere onderwerpen blijft het vak vaak leeg, ondanks dat de raad het belangrijk vindt. De griffier merkt op

13

dat het gevoel voor het belang van dit thema afhangt van hoe bekend een medewerker van de ABG-organisatie

is met Cittaslow. Alphen-Chaam is als enige gemeente in de ABG-samenwerking een Cittaslow-gemeente.

Samenwerking tussen griffie en de ABG-organisatie

De samenvoeging in de ABG organisatie ervaart de griffier als positief.. De griffier beoordeelt het format als

goed. Het komt zelden tot nooit voor dat een raadsvoorstel wordt teruggezonden naar het college vanwege

ernstige tekortkomingen, voor zover de griffier bekend is. De beide raden geven weinig feedback over de kwaliteit

van raadsvoorstellen.

De organisatie zet er op in om naast het schriftelijke raadsvoorstel ook nog mondeling toe te kunnen lichten wat

er van de raad wordt gevraagd. De organisatie helpt ook graag raadsleden met amenderen, maar die hulp wordt

niet vaak gevraagd. Vaker wordt voorafgaand aan de raadsbehandeling ambtshalve een raadsbesluit aangepast

of wordt de organisatie verrast door een plotseling amendement in de vergadering. De organisatie zoekt de

verbinding met de griffiers om tot goede processen rond amendementen en amenderen te komen.

1.3 / Actuele en toekomstige ontwikkelingen en recente aanpassingen

De drie gemeentesecretarissen en griffiers van de ABG-organisatie zijn vorig jaar bijeen gekomen om de

kwaliteit, rollen en verantwoordelijkheden omtrent raadsvoorstellen te bespreken. Daar is nog geen concreet

resultaat uit naar voren gekomen, maar het onderwerp leeft naar eigen zeggen dus wel.

De organisatie kijkt naar de mogelijkheden om de kwaliteit van raadsvoorstellen en raadsbehandelingen te

verbeteren en om processen te verbeteren. Dit gaat in de eerste plaats om beter met de griffiers de processen af

te stemmen. In lijn van het onderzoek van Berenschot2 wil men ook dit proces graag verder harmoniseren, zodat

processen rondom aanlevering(termijnen) en werkwijzen efficiënter verlopen.

termijnen kennen: de griffies kunnen dit verhelderen om het schrijven van raadsvoorstellen minder complex te

maken.

2 -

14

Inhoudelijke beoordeling raadsvoorstellen

Dit hoofdstuk beschrijft en beoordeelt de kwaliteit van raadsvoorstellen in de gemeente Alphen-Chaam. Hiermee

leggen wij de basis voor de beantwoording van de deelvragen 4 en 5:

2.1 / Algemeen beeld

Voor de gemeente Alphen-Chaam is ten behoeve van de beoordeling een selectie gemaakt van 10

raadsvoorstellen uit het jaar 2018. Zie bijlage 2 voor de lijst van geselecteerde raadsvoorstellen. Het betrof een

aselecte steekproef, waarna de selectie vervolgens is getoetst aan een aantal criteria. De selectie diende een

goede spreiding te hebben over de verschillende afdelingen, maximaal een beperkt aantal procedure

raadsvoorstellen te bevatten (denk aan benoemingen) en verschillende soorten besluiten te bevatten

(vaststellen, zienswijze, ruimtelijk besluit etc.).

De geselecteerde raadsvoorstellen zijn door twee onderzoekers individueel van elkaar beoordeeld. Per norm is

door beide onderzoekers een cijfer tussen de 1 en de 5 toegekend (zie onderstaande tabel). Vervolgens zijn

overeenkomsten en opmerkelijke verschillen besproken, zijn de deelscores opgeteld en relevante illustraties

verzameld.

# Score

5 Komt overeen met het toetsingscriterium

4 Komt grotendeels overeen met het toetsingscriterium

3 Kom deels overeen, deels niet overeen met het toetsingscriterium

2 Komt grotendeels niet overeen met het toetsingscriterium

1 Komt niet overeen met het toetsingscriterium

x Toetsingscriterium is niet van toepassing

Op de 3 criteria (overzichtelijkheid, leesbaarheid en volledigheid) die zijn onderverdeeld in 21 subnormen blijkt

de gemeente Alphen-Chaam (groten)deels in overeenstemming met het toetsingscriterium te handelen. Uit de

gemiddelde scores komt voor de 3 criteria een gemiddelde van 3.41 naar voren. De raadvoorstellen zijn over het

algemeen goed leesbaar en grotendeels overzichtelijk. Met name ten aanzien van de volledigheid valt winst te

behalen. In onderstaande paragrafen worden deze scores meer in detail toegelicht.

2

15

Tabel 2.1 Gemiddelde score kwaliteit raadsvoorstellen

Criterium Cijfer

Overzichtelijkheid 3.65

Leesbaarheid 3.70

Volledigheid 2.89

Totaal 3.41

2.2 / Overzichtelijkheid

De raadsvoorstellen bevatten zonder uitzondering een helder onderwerp dat inzicht geeft in de aard van het

voorstel. De inhoud van de titel correspondeert met achterliggende besluit dat wordt gevraagd. Een enkele keer

is de titel wel erg specifiek en daardoor lang. Het voorstel begint met een korte samenvatting waarin de reden

van aanbieding over het algemeen helder wordt weergegeven. Bij veel voorstellen lukt het goed om hoofd- en

bijzaken van elkaar te scheiden, bij een enkel voorstel slaagt de steller daar minder goed in. In het format wordt

gevraagd de koppeling te maken met het vervolg, de uitvoering en andere besluitvorming. Dit vervolgtraject

komt in een aantal gevallen minder goed uit de verf. Bij dit criterium valt er met name winst te boeken in het

consequent toepassen van het format. Vrij vaak wordt

wordt toegelicht waarom het niet van toepassing is. Naar het oordeel van de onderzoekers wordt hier te

makkelijk op teruggegrepen en dient hier terughoudend mee om te worden gegaan.

Tabel 2.2 Gemiddelde score overzichtelijkheid raadsvoorstellen

Overzichtelijkheid Cijfer

Het raadsvoorstel bevat een helder onderwerp dat inzicht geeft in de aard van het voorstel. 4.50

Het raadsvoorstel bevat een beknopte samenvatting van de reden van aanbieding en het

gevraagde besluit. 4.35

Het raadsvoorstel is integraal leesbaar, maar maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak

(hoofdzaak prominent in beeld, aanvullende informatie in bijlagen). De focus van het voorstel ligt

niet op uitwerking van details, maar op hoofdlijnen.

3.90

De communicatie met belanghebbenden staat als afzonderlijke paragraaf/alinea uitgewerkt. 4.05

De planning van het vervolgtraject (beslismomenten, uitvoering) staat als afzonderlijke

paragraaf/alinea uitgewerkt. 3.80

De financiële (dekking)/personele en juridische consequenties staan als afzonderlijke

paragraaf/alinea uitgewerkt. 4.21

De (financiële) risico's staan als afzonderlijke paragraaf/alinea uitgewerkt. 1.78

In het voorstel staan duidelijke en uitgesplitste beslispunten, zodat de raad weet waar hij ja tegen

zegt en het voorstel eenvoudig kan amenderen. 3.85

Indien een onderdeel van het format niet van toepassing is, staat dit expliciet vermeld met een

korte aanduiding waarom niet. 2.45

Totaal overzichtelijkheid 3.65

16

Voorbeeld

In het voorstel tot het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet voor de uitbreiding van Dorpshuis De

Leeuwerik te Galder wordt drie keer aangegeven dat het subkopje uit het format niet van toepassing is

(eenmalige kosten, Cittaslow en alternatieven)

betrokken partijen bij

toelichting en aan te geven waarom er bijvoorbeeld geen alternatieven zijn (een keuze heb je altijd), kan het

voorstel aan informatiewaarde winnen.

2.3 / Leesbaarheid

Het uniforme format voor wordt op een enkele keer na (zie onderstaand voorbeeld) gebruikt. Dit leidt tot een

herkenbaar voorstel met een overzichtelijk lay-out. Bij de langere voorstellen kan het gebruik van tussenkopje

Het format is op zichzelf logisch opgebouwd en volledig.

Accenten zijn gelegd per gemeente door Cittaslow en de samenwerking met Baarle-Hertog een vaste plek te

geven. Dit zorgt voor een goede balans tussen harmoniseren aan de ene kant, maar wel recht blijven doen aan

de lokale situatie. Opvallend is dat het raadsbesluit overwegingen bevat, die je eigenlijk in het raadsvoorstel zou

verwachten. De ene steller slaagt er beter in om ambtelijk taalgebruik te vermijden en niet te juridisch te

formuleren, dan de andere. Door actiever te schrijven en de nadruk meer te leggen op de politieke keuze die

gemaakt moet worden, kan ook de leesbaarheid voor mensen met minder kennis van zaken verder worden

vergroot.

Tabel 2.3 Gemiddelde score leesbaarheid raadsvoorstellen

Leesbaarheid Cijfer

Het voorstel is geschreven in een bondige en begrijpelijke stijl en heeft een overzichtelijke (logische)

alinea-indeling. 3.50

Het voorstel is ook voor mensen met minder kennis van zaken te begrijpen: vakjargon en

afkortingen worden vermeden, dan wel uitgelegd. 3.65

De lay-out van het voorstel draagt bij aan de leesbaarheid hiervan (uitlijning, lettertype en grootte,

gebruik van kleuren en tussenkopjes). 3.95

Totaal leesbaarheid 3.70

Voorbeeld

Voorstel tot het aangeven van prioriteiten en het stellen van kaders- Alphen-Chaam werkt aan de

lokale democratie

format is in dit geval niet gebruikt. Het voorstel is atypisch omdat de herkomst niet het college is, maar de

borgingscommissie, en omdat de raad nog om wensen, bedenkingen, prioriteiten wordt gevraagd. Hoe

verleidelijk het ook is om bij complexe besluiten het format als niet passend te ervaren, had juist het

toepassen van het format in dit geval een technisch lastig besluit overzichtelijker gemaakt.

2.4 / Volledigheid

Binnen het criterium volledigheid is het meeste reliëf waar te nemen. Zo wordt in de meeste voorstellen goed

toegelicht wat de reden is dat de gemeenteraad een besluit moet nemen. De koppeling met wetgeving of een

eerder besluit wordt expliciet gemaakt. Ook is er in de meeste gevallen aandacht voor het beoogde effect, zodat

ook te herleiden is wat het college wil bereiken. Minder goed scoren veel voorstellen op de onderdelen

e enige optie te zijn, en kan

het eigenlijk niet mis gaan. Door juist bij deze onderdelen niet volledig te zijn, wordt de gemeenteraad niet

optimaal in positie gebracht. Een goed transparant besluitvormingsproces is juist gebaat bij een open en

afgewogen verhaal. Het college heeft een voorkeur en stelt daarom iets voor, dat betekent echter niet dat er ook

17

een andere afweging gemaakt had kunnen worden. Aan de communicatie met belanghebbenden wordt met

enige regelmaat aandacht besteed, zij het op een erg abstract / procesmatig niveau.

Tabel 2.4 Gemiddelde score volledigheid raadsvoorstellen

Volledigheid Gemiddeld

Cijfer

Het voorstel licht vanuit de (beleids) context de reden van aanbieding toe: 'op basis van welke

eerdere besluitvorming of wettelijke taak moet de raad hierover nu een besluit nemen?' 4.25

Het voorstel gaat in op de beoogde gevolgen en/of effecten van het voorstel: 'wat wil het college

op basis van het raadsbesluit bereiken?' 3.55

Het voorstel plaatst de beoogde effecten binnen de relevante beleidscontext: 'aan welke

beleidsdoelstelling/ programma levert dit raadsbesluit een bijdrage?' 3.11

Het voorstel geeft een onderbouwing: 'welke argumenten heeft het college voor het gevraagde

raadsbesluit?' 2.95

Het voorstel schetst alternatieven en/of kanttekeningen bij het voorstel: 'welke alternatieven

kan de raad overwegen of welke nadelen ziet het college aan het voorgestelde alternatief?' 1.65

Het voorstel schetst het vervolgtraject: 'op welk moment volgen welke (besluitvormings- en/of

3.10

Het voorstel schetst het communicatieplan: 'op welk moment en op welke manier worden

burgers en belanghebbenden betrokken bij en/of geïnformeerd over de effecten van (de

uitvoering van) het raadsbesluit?'

2.72

Het voorstel geeft inzicht in de aard van de dekking van het voorstel: 'uit welke incidentele of

structurele middelen worden de lasten van het voorstel gedekt?' 2.94

Het voorstel geeft inzicht in risico's: 'welke (financiële) risico's accepteert de raad met het

vaststellen van het voorstel?' 1.69

Totaal volledigheid 2.89

Voorbeeld

Voorstel tot het vaststellen proces om te komen tot besluitvorming over de ambitie en de toekomstige

wijze van afvalinzameling in de raadsvergadering van 23 mei 2019

te nemen. In de behoorlijk gedetailleerde uiteenzetting van het proces waarvan je je kunt afvragen of de

raad die moet vaststellen wordt een groot aantal keuzes gemaakt over inhoud en reikwijdte van het proces.

Bij alternatieven is n.v.t. aangegeven. Gelet op de veelheid aan manieren hoe dit besluitvormingsproces vorm

kan krijgen, is dit een gemiste kans om de raad ook mee te nemen in de routes die het niet geworden zijn.

18

Bijlage 1 Bronnen

Gesprekspartners

Achternaam Voornaam Functie Organisatie Datum

gesprek

Delissen Esther gemeentesecretaris Alphen-Chaam ABG-organisatie 18-4-2019

Slagboom Hans gemeentesecretaris Baarle-Nassau ABG-organisatie 18-4-2019

Askamp Ron domeinmanager ondersteuning ABG-organisatie 18-4-2019

Keijsers Bram beleidsmedewerker ruimtelijke ontwikkeling ABG-organisatie 18-4-2019

Hendriks Lenneke beleidsmedewerker sociaal domein ABG-organisatie 18-4-2019

Honcoop Jolanda Griffier Alphen-Chaam 6-5-2019

Bronnen

Referenties naar de documentatie die in de rapportage is gebruikt zijn opgenomen in voetnoten bij de tekst.

19

Bijlage 2 Beoordeelde raadsvoorstellen

Raadvoorstel Datum

raadsvergadering

1 Vaststellen proces besluitvorming over ambitie toekomstige wijze van

afvalinzameling 13-09-18

2 Instemmen met de kaders begroting ABG 2019 15-03-18

3 Beschikbaar stellen krediet voor de uitbreiding van Dorpshuis De Leeuwerik Galder 7-06-18

4 Beschikbaar stellen krediet locatieonderzoek huisvesting basisscholen Chaam 19-04-18

5 Aangeven van prioriteiten en kaders Alphen-Chaam werkt aan de lokale

democratie 13-09-18

6 Positief advies aanwijzing tot lokale publieke media-instelling van Alphen-Chaam

Lokale Omroep Stichting (ACLOS) 15-03-18

7 Verklaring van geen bedenkingen Meerleseweg 2a, Chaam 11-10-18

8 Gewijzigd vaststellen ontwerpbestemmingsplan Kwaalburg 23 te Alphen 15-03-18

9 Aangaan gemeenschappelijke regeling Veilig Thuis West Brabant 7-06-18

10 Vaststellen Woonvisie Alphen-Chaam 2018-2023 15-03-18

20

Bijlage 3 Scoretabel

21

Overzichtelijkheid Gemiddelde

Het raadsvoorstel bevat een helder onderwerp dat inzicht geeft in de aard van het voorstel. 4 5 5 5 4 5 5 5 5 5 3 5 4 5 2 5 4 4 5 5 4,50Het raadsvoorstel bevat een beknopte samenvatting van de reden van aanbieding en het

gevraagde besluit.4 3 4 5 5 5 4 5 4 5 3 5 4 5 3 5 4 5 4 5

4,35Het raadsvoorstel is integraal leesbaar, maar maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak

(hoofdzaak prominent in beeld, aanvullende informatie in bijlagen). De focus van het voorstel

ligt niet op uitwerking van details, maar op hoofdlijnen.

3 2 4 5 3 5 4 5 3 5 4 3 3 5 2 5 3 5 4 5

3,90

De communicatie met belanghebbenden staat als afzonderlijke paragraaf/alinea uitgewerkt. 1 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 3 5 4 5 4 1 4,05De planning van het vervolgtraject (beslismomenten, uitvoering) staat als afzonderlijke

paragraaf/alinea uitgewerkt.1 1 5 4 5 5 5 5 4 5 4 5 2 2 2 5 4 4 3 5

3,80De financiële (dekking)/personele en juridische consequenties staan als afzonderlijke

paragraaf/alinea uitgewerkt.1 5 5 5 5 5 5 2 5 2 5 4 5 4 5 4 4 4 5

4,21

De (financiële) risico's staan als afzonderlijke paragraaf/alinea uitgewerkt. 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 2 3 2 5 4 2 1 1,78In het voorstel staan duidelijke en uitgesplitste beslispunten, zodat de raad weet waar hij ja

tegen zegt en het voorstel eenvoudig kan amenderen.3 5 5 4 3 5 5 5 5 5 4 3 3 2 2 1 4 4 4 5

3,85Indien een onderdeel van het format niet van toepassing is, staat dit expliciet vermeld met een

korte aanduiding waarom niet.1 1 2 1 4 3 2 3 3 4 3

2,45

Leesbaarheid

Het voorstel is geschreven in een bondige en begrijpelijke stijl en heeft een overzichtelijke

(logische) alinea-indeling.4 2 3 3 2 1 5 5 4 5 4 4 3 5 2 5 3 2 4 4

3,50Het voorstel is ook voor mensen met minder kennis van zaken te begrijpen: vakjargon en

afkortingen worden vermeden, dan wel uitgelegd.3 4 4 4 3 1 5 5 4 3 4 5 3 5 2 4 2 4 4 4

3,65De lay-out van het voorstel draagt bij aan de leesbaarheid hiervan (uitlijning, lettertype en

grootte, gebruik van kleuren en tussenkopjes).4 2 4 5 4 1 4 5 4 3 4 4 3 5 4 5 4 5 4 5

3,95

Volledigheid

Het voorstel licht vanuit de (beleids)context de reden van aanbieding toe: 'op basis van welke

eerdere besluitvorming of wettelijke taak moet de raad hierover nu een besluit nemen?'4 5 3 5 4 5 4 5 3 5 4 5 4 5 3 5 3 5 4 4

4,25Het voorstel gaat in op de beoogde gevolgen en/of effecten van het voorstel: 'wat wil het

college op basis van het raadsbesluit bereiken?'3 2 4 5 3 1 3 5 4 5 3 5 3 5 3 1 3 4 4 5

3,55Het voorstel plaatst de beoogde effecten binnen de relevante beleidscontext: 'aan welke

beleidsdoelstelling/ programma levert dit raadsbesluit een bijdrage?'3 5 3 1 2 1 4 5 3 1 4 5 3 4 2 1 3 4 5

3,11Het voorstel geeft een onderbouwing: 'welke argumenten heeft het college voor het gevraagde

raadsbesluit?'2 1 4 2 3 1 3 3 4 2 3 1 3 5 2 3 4 4 4 5

2,95Het voorstel schetst alternatieven en/of kanttekeningen bij het voorstel: 'welke alternatieven

kan de raad overwegen of welke nadelen ziet het college aan het voorgestelde alternatief?'1 1 1 1 1 1 2 3 2 1 2 1 2 1 2 1 4 2 3 1

1,65Het voorstel schetst het vervolgtraject: 'op welk moment volgen welke (besluitvormings- en/of

uitvoerings)stappen op het raadsbesluit?’1 2 4 2 1 4 4 5 4 5 4 3 2 2 2 5 3 1 3 5

3,10Het voorstel schetst het communicatieplan: 'op welk moment en op welke manier worden

burgers en belanghebbenden betrokken bij en/of geïnformeerd over de effecten van (de

uitvoering van) het raadsbesluit?'

1 2 2 2 2 4 4 4 2 2 1 3 5 2 4 4 4 1

2,72Het voorstel geeft inzicht in de aard van de dekking van het voorstel: 'uit welke incidentele of

structurele middelen worden de lasten van het voorstel gedekt?'1 4 3 1 1 4 3 2 2 1 3 5 3 5 4 4 4

2,94Het voorstel geeft inzicht in risico's: 'welke (financiële) risico's accepteert de raad met het

vaststellen van het voorstel?'1 2 1 1 1 2 1 2 3 1 2 1 2 1 2 4

1,69

Locatie-

onderzoek

Kaders

ABG

Meerlese

weg

Deelname

GR

Lokale

democratieDorpshuis Kwaalburg Woonvisie Achlos

Afvalinza

meling