Waardering en selectie op de schop

Charles JeurgensRobbert Jan Hageman

KVAN, 7 juni 2011

Informatiehuishouding: integrale benadering….

Bron: Saskia StuivelingAlgemene Rekenkamer

KVAN, 7 juni 2011

Waarom moeten waardering en selectie op de schop?

Wat is uw antwoord op de vraag welke effectieve rol archivarissen spelen binnen het speelveld van de informatiehuishouding?

Is er een noodzaak tot verandering van die rol?

KVAN 7 juni 2011

Aspecten van een professionele informatiehuishouding

KVAN, 7 juni 2011

Welke rol spelen waardering en selectie van informatie binnen een professionele informatiehuishouding?

Aspecten van een professionele informatiehuishouding

KVAN, 7 juni 2011

-Hoe verhouden (actieve) openbaarheid, geheimhouding, transparantie en beleids-intimiteit zich tot elkaar?

-Hoe zorgen we ervoor dat de informatie die vitaal is voor bedrijfs- en maatschappelijke belangen onder alle omstandigheden beschikbaar is?

Twee benaderingen

Achterstanden: primair voor rijksoverheidPragmatische en praktische aanpakKaders worden bepaald door de beschikbare (financiële) middelen

Toekomst: waardering en selectie als functie en onderdeel van een informatiehuishouding waarover we in ‘control’ zijn.

KVAN, 7 juni 2011

Instrumentarium: waarderingsmechanismen tbv archiefselectie

Drie waarderingen met onafhankelijke uitkomsten Risico-analyse Systeemanalyse Trendanalyse

KVAN, 7 juni 2011

Instrumentarium waardering & selectie toekomst

Risicoanalyse (zorgdrager/proceseigenaar)PolitiekBedrijfsvoeringMaatschappelijk

Systeemanalyse (zorgdrager/archivaris) Trendanalyse (archivaris)

Instrumenteel hulpmiddel: generiek waarderingsmodel Verantwoordelijkheid, betrokkenheid en besluitvaardigheid organiseren = strategisch ketengericht informatieoverleg

KVAN, 7 juni 2011

Instrumentarium waardering & selectie achterstanden

Institutioneel overzichtInstitutioneel overzicht

Overzicht archief-

bestanden

Overzicht archief-

bestanden

systeemanalysesysteemanalyse

risicoanalyserisicoanalyse

trendanalysetrendanalyse

Preselectie: Bewaren

VernietigenTermijn V

Preselectie: Bewaren

VernietigenTermijn V

3-hoek

3-hoek

Bewerkingsplan

= selectielijst

Bewerkingsplan

= selectielijst

3-hoek

3-hoek

preselectie

PilotsAchterstanden VROM Buitenlandse Zaken Justitie

Toekomst Generiek waarderingsmodel strategisch ketengericht informatieoverleg (Financiën/EZ) trendanalyse als instrument voor acquisitie

KVAN, 7 juni 2011

Wat heeft uw archiefdienst aan deze aanpak?

KVAN, 7 juni 2011

Stellingen

Het is op zijn minst vreemd te constateren dat de archivaris zich in het proces van waardering en selectie vooral bezighoudt met het ontwerpen van de selectielijst, terwijl hij zich nauwelijks bekommert om de toepassing van de selectielijst. Dit moet fundamenteel op de schop omdat het uiteindelijk gaat om de uitkomst.

KVAN, 7 juni 2011

Stellingen

Archieven hebben de functie van geheugen, herinnering en geweten. Als de archivaris een wezenlijke bijdrage wil leveren aan deze functies zal hij zich moeten verdiepen in en concentreren op de actuele en feitelijke informatiehuishouding van een archiefvormer.

KVAN, 7 juni 2011

Stellingen

Als de archivaris geen actieve en effectieve positie aan de voorkant van de informatieketen weet te spelen, is duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie een fictie. De nieuwe aanpak biedt concrete handvatten om hieraan invulling te geven.

KVAN, 7 juni 2011