Nr10 september 2012 NieuwsBrief

Facts!&Ringen

Nr 16 – juni 2013 2012

In dit nummer Conservatrix: Een beetje con-servatief is zo gek nog niet 1 Krammer-Themadag 2013: interne fraude 2 Facts! IBAN proof 2 Unigarant: In control met Facts! 3 Van de redactie: Vertrouwen 4 Univé: Sanctielijst controle nog niet 100% waterdicht 5 Facts! -invoerwebsite ideaal hulpmiddel met veel toepas-singsmogelijkheden 6 Facts.nl vernieuwd 7 Vraag het Alexander: Bewaartermijnen geldig voor Facts! 7

Conservatrix

Een beetje conservatief is zo gek nog niet

Arnoud Huiskes is ruim 11 jaar

als relatiebeheerder werkzaam bij

Conservatrix. Sinds 2005 com-

bineert hij deze functie met die

van fraudecoördinator. Mede

door de aard van de verzekerin-

gen (leven) was fraudebestrijding

binnen Conservatrix destijds nog

niet op zo’n professioneel niveau

als nu.

Huiskes: “Naar aanleiding van

een omvangrijke fraudezaak in

Lees verder op pagina 2

In een monumentaal pand in Baarn is de verzekeringsmaat-

schappij Conservatrix gevestigd. In 1872 begonnen met uit-

vaartpolissen, is de maatschappij uitgegroeid tot een specialist

in levensverzekeringen en pensioenen en sinds twee jaar ook

in hypotheken. Met zo’n 80 medewerkers is Conservatrix één

van de zeer weinige nog volledig zelfstandig opererende verze-

keringsmaatschappijen in Nederland.

2004, waarbij we te maken kre-

gen met fraude door een finan-

cieel adviseur, is het onderwerp

scherper op het netvlies geko-

men. Vanaf het moment dat we

ook hypotheken zijn gaan aan-

bieden hebben we onze fraude-

bestrijding nog verder geprofes-

sionaliseerd en hebben we ook

Facts! geïnstalleerd. Ook ik werk

steeds aan mijn eigen professio-

nalisering”. Lees verder op pagina 2

Dinsdag 10 september:

Krammer-Themadag 2013: interne fraude

Zoals Facts! gebruikers van ons gewend zijn, organiseren we

jaarlijks de ‘Krammer-Themadag’. Vorig jaar voeren we nog

gezamenlijk met de kop in de (flinke) wind op het IJsselmeer.

Waar de vorige Krammerdagen vooral ‘netwerkbijeenkomsten’ waren

zonder specifiek inhoudelijk thema, voegen we dit jaar een inhoudelijk

element toe. De ochtend staat in het teken van het onderwerp ‘interne

fraude’. Twee praktijkgerichte sprekers delen hun kennis en ervaring

met betrekking tot het herkennen van interne fraude, het onderzoeken

ervan en het uitvoeren van interviews.

52 minuten

De middag staat in het teken van ontmoeten en netwerken. Gezamenlijk

doen we dat in een ‘natuurlijke’ omgeving in het westen van land. De

details houden we nog even geheim, maar ter oriëntatie: het bevindt

zich op 52 autominuten van Utrecht. De details hoort u binnenkort.

Nog een tip: neem uw camera en/of

verrekijker mee!

Blokkeer dus 10 september al-

vast in uw agenda. We starten

rond koffietijd en eindigen na

de borrel. Praat er ook over met

uw collega’s die Facts! gebrui-

ken (of binnenkort gaan gebrui-

ken), want ook zij zijn van

harte welkom.

Pagina 2

Nr 16 – juni 2013

Facts! IBAN proof

en eraan en voor een enorme prijs. Dat hebben we

helemaal niet nodig. We waren op zoek naar een de-

gelijke ‘Volkswagen’, voor een redelijke prijs. Dat is

precies wat Krammer biedt met Facts!”.

Zorg uit handen

Na het inventariserende gesprek met Gerwin

Marskamp was het systeem vlot geïnstalleerd. Nu

registreert Conservatrix er jaarlijks enkele tientallen

dossiers mee. Huiskes: “Het neemt echt een zorg uit

handen. De procedures kloppen en de dossiers zijn

compleet. Binnenkort gaan we over op de nieuwe re-

lease, waarin ook het onderscheid tussen gebeurtenis

en incident wordt gemaakt. Intussen zijn ook twee

collega’s bevoegd om in Facts! te werken. Facts! is

daarmee een goede ondersteuning bij de verdere pro-

fessionalisering van ons fraudebeleid”.

“Ik ben nu bezig met mijn erkenning als Register

Fraude Coördinator (RFC). Ik hoop dit traject dit jaar

succesvol af te ronden. Conservatrix neemt fraude-

bestrijding serieus en we voldoen aan het protocol”.

Conservatief

Fraudebestrijding is uiteraard meer dan het bijhouden

van een register. Het is vooral het op orde hebben

van processen en deze correct uitvoeren. Huiskes:

“Wij werken uitsluitend samen met professionele

financieel adviseurs, maar ook dan willen we natuur-

lijk wel weten dat daar geen avonturiers bij zijn. We

hebben geen behoefte aan snelle jongens die een

paar miljoen omzet in een jaar beloven, maar het niet

zo nauw nemen met belangrijke zaken zoals het con-

troleren van werkgeversverklaringen, gezondheids-

verklaringen en bankafschriften. Conservatrix is een

moderne maatschappij, maar op dat punt een beetje

conservatief. Dat is onze kracht en dat willen we zo

houden”.

Volkswagen

Twee jaar geleden heeft Conservatrix besloten om

een apart systeem voor de registratie van fraude aan

te schaffen. Voorheen werd het eigen CRM hiervoor

gebruikt, maar dat voldeed niet meer aan de eisen

van het protocol. Zo was het niet voldoende af te

schermen. Huiskes: “We hebben toen een paar

systemen bekeken en kwamen al snel uit bij Facts!

Het paste het beste bij ons omdat het flexibel is,

aanpasbaar aan wat we nodig hebben en geen

onnodige toeters en bellen heeft. Sommige concur-

renten bieden een geweldige ‘Ferrari’, met alles erop

Een beetje conservatief is zo gek nog niet. vervolg van

pagina 1

Arnoud Huiskes

kenmerken, is dit een kwestie van het toevoegen van

de juiste codes en omschrijvingen. Ga naar onze

webpagina (zie verderop) en voer de beschreven

stappen uit. Het item IBAN is na deze handeling

toegevoegd bij de kenmerken van de betrokkenen.

Het is dan voor alle Facts! gebruikers beschikbaar.

Overgangsfase

Het ’oude’ bankrekeningnummer blijft trouwens

gewoon aanwezig. Het is aan de gebruiker om te

bepalen hoe de overgangsfase eruit ziet.

lees verder op pagina 3

Per 1 februari 2014 zijn betalingen alleen nog

maar mogelijk met IBAN rekeningnummers.

Bij de banken worden de huidige nummers van

bankrekeningen vervangen door het langere

IBAN-nummer. IBAN staat voor International

Bank Account Number en wordt gebruikt om

internationale transacties tussen rekeningen

en banken vlotter te laten verlopen. Het IBAN

bestaat uit maximaal 34 tekens, t.o.v. het 9-

cijferige banknummer dat er nu nog is.

Dit betekent dus dat dit nummer ook toegevoegd

moet worden aan Facts!. Gelukkig is dat geen enkel

probleem. Door de werkmethodiek van tabellen met

Pagina 3

Nr 16 – juni 2013

Er zijn drie mogelijkheden:

1. op een bepaald moment worden alle

rekeningnummers (ook die in de historie van de

afgelopen jaren) omgezet naar IBAN,

2. gedurende een bepaalde periode worden beide

nummers gebruikt,

3. op een bepaald moment wordt overgegaan op

IBAN zonder rekening te houden met aanwezige

rekeningnummers.

Wij adviseren om het oude en het nieuwe nummer

naast elkaar te gebruiken. Met name voor het zoeken

naar overeenkomstige dossiers binnen de eigen regis-

tratie of via FactsRing, verhoogt het de kans op

treffers, want wanneer een nummer verschillend

wordt genoteerd, zal dat geen match opleveren.

Het gebruik van andere (rekening)nummers heeft

invloed op de herkenning van reeds bestaande num-

mers. Rekeningnummers worden gebruikt voor het

vinden van overeenkomstige personen en bedrijven in

applicaties zoals Facts!, de FactsRing, de Verzeke-

ringsRing en natuurlijk ook in FISH. Het overgaan op

nieuwe nummers brengt met zich mee dat de herken-

ning van ’oude’ nummers verloren gaat.

Wanneer u twijfelt; neemt u dan contact met ons op,

want wij helpen u graag bij de het maken van de

juiste keuze.

Voor meer informatie zie:

www.facts.nl/50h/faq/faq26ontw/sepaiban/page.html

Unigarant:

‘In control’ met Facts!

Unigarant verzekeringen, dochter van de ANWB, richt zich

hoofdzakelijk op het verzekeren van vrijetijdsbesteding en

mobiliteit. Allerlei vormen van reis- en annuleringsverzeke-

ringen, maar ook voertuig verzekeringen: van auto tot brom-

fiets en van camper tot zeilboot. Daarnaast is er een segment

verzekeringen rondom het wonen: van rechtsbijstand tot

woonhuisverzekeringen.

Traditioneel zijn vooral de brom-

fietsverzekeringen en reisverzeke-

ringen fraudegevoeliger dan an-

dere verzekeringen. “In de vakan-

tieperiode wordt het bij ons dan

ook flink drukker”, vertelt fraude-

coördinator Patrick Woltjer.

“Jaarlijks pikken de 5 met fraude-

bestrijding belaste Unigarant-

medewerkers en 2 deskresearch-

ers bij Garantex (onze expertise-

bureau), zo’n tweeduizend signa-

len op van mogelijke fraude. Na

de eerste schifting blijven er zo’n

300 zaken over die we serieus

gaan onderzoeken. Uiteindelijk

zijn dat trouwens niet allemaal

fraudezaken, er kan ook iets an-

ders aan de hand zijn waardoor

het op fraude lijkt maar het dat

niet is”.

Fraudebeleid aangescherpt

Fraudebestrijding heeft hoge prio-

riteit bij Unigarant. De laatste ja-

ren werkt de afdeling Speciale Za-

ken aan verdere professionalise-

ring en is het fraudebeleid beter

ontwikkeld en aangescherpt.

Woltjer: “De twee Register Coör-

dinatoren Fraudebeheersing

(RCF), Henk Boonstra en ikzelf,

houden zich behalve met onder-

zoek, ook steeds meer bezig met

beleidsontwikkeling. Daarnaast

voeren we programma’s uit om

intern het fraudebewustzijn - de

scherpe neus zeg maar - van onze

medewerkers te bevorderen”.

Nieuwe Facts! release

Recent is Unigarant overgescha-

keld op de nieuwste release van

Facts!. Dat was niet alleen aan-

leiding om de bestanden eens

grondig op te schonen, maar

vooral om de processen in kaart

te brengen en te beschrijven. On-

derzoeken verlopen zoveel moge-

lijk volgens een vast patroon. Bo-

vendien worden alle stappen en

alle resultaten vastgelegd in

Facts!. Woltjer: ”Omdat we Facts!

gebruiken zijn onze procedures in

het kader van onderzoeken altijd

in orde. Dat is belangrijk, want je

moet natuurlijk voldoen aan wet-

en regelgeving. De kans op fouten

is daardoor aanzienlijk kleiner en

de kwaliteit van het onderzoek

groter. Tot de nieuwe release van

Facts! deden de medewerkers

Speciale Zaken in de beginfase

van een onderzoek, vooral het

traject tot en met de wederhoor

procedure. Lees verder op pagina 4

Facts! IBAN proof vervolg van pagina 2

Patrick Woltjer

Pagina 4

Nr 16 – juni 2013

De Register Coördinatoren Fraudebeheersing hielden

zich bezig met de eindbeoordeling, het versturen van

de eindbrief en het na-traject. Doordat wij gebruik

maken van de nieuwste release van Facts! behan-

delen wij fraudezaken nu van begin tot eind. Dit

levert aanzienlijke efficiencywinst op. Dit betekent

niet dat wij het vier-ogen-principe hebben laten

varen. Daarin worden wij nu ondersteund door Facts!.

Wanneer een medewerker een incident behandelt,

kan deze een incident niet gereed melden zonder dat

een collega ernaar heeft gekeken en het dossier heeft

vrijgegeven. Zo voorkom je tunnelvisie in een

onderzoek”.

Alle bij fraudebestrijding betrokken medewerkers

gebruiken Facts!, maar niet alle onderdelen zijn vrij

toegankelijk voor iedereen. Er is een aparte ‘schil’ op-

‘In control’ met Facts! vervolg van pagina 3

genomen die alleen toegankelijk is voor de twee Re-

gister Fraude Coördinatoren, hierin worden interne

onderzoeken geregistreerd.

Waardevol

Woltjer: ”Facts! is voor ons een waardevol hulpmid-

del. We gebruiken het van het begin tot het einde in

een onderzoek. We werken daardoor efficiënt en pre-

cies. De informatie in een zaak is altijd op orde en als

het dat nog niet is, geeft het systeem een signaal. We

voldoen daarmee aan de regelgeving van bijvoorbeeld

het Pifi. Dat geeft mij het gevoel ‘in control’ te zijn”.

Van de redactie:

Vertrouwen “Verzekeraars moeten meer doen om het ver-

trouwen van de individuele klant te herwin-nen”. Dat is de boodschap die minister Jeroen

Dijsselbloem van Financiën, meegeeft aan de

sector ter gelegenheid van het congres van het Verbond van Verzekeraars op 12 juni jl.

Vertrouwen is hét kernbegrip in de financiële dienst-

verlening. Banken, verzekeraars, de effectenbeurs… het hele systeem valt of staat ermee. Wanneer het

vertrouwen is aangetast, zoals in de afgelopen jaren

helaas het geval was, heeft dat voor iedere deelne-mer aan het economisch verkeer consequenties.

Vertrouwen wordt beïnvloed door de manier waarop

financiële dienstverleners omgaan met fraude en

criminaliteit. Ten onrecht tot uitkering gekomen verzekeringen; op basis van valse informatie

afgesloten hypotheken; te hoge zorgdeclaraties of betalingen die niet bij de juiste persoon terecht kom-

en: banken en verzekeraars hebben er ongewild mee

te maken en de kosten ervan komen uiteindelijk altijd voor rekening van de goedwillende klant. Het bestrij-

den van fraude en criminaliteit heeft dan ook terecht hoge prioriteit.

Registratie

Effectieve fraudebestrijding is niet mogelijk zonder

efficiënte, aan wettelijke regels en brancheprotocollen voldoende registratie.

Een zeer groot aantal verzekeraars gebruikt daarvoor

het gecertificeerde Facts!. Door incidenten en gebeur-tenissen te registreren in Facts! wordt de workflow op

het gebied van fraudebestrijding transparant en wor-den individuele dossiers effectief en binnen alle wette-

lijke kaders behandeld.

Als managementinformatiebron is Facts! inmiddels

van grote waarde gebleken: door goede registratie en analyse kunnen processen binnen het bedrijf worden

verbeterd en worden trends in fraudemethodieken

zichtbaar en beter te bestrijden.

Goede registratie, gevolgd door een cyclus van analyse en beleidsontwikkeling, zijn dus direct van

invloed op het vertrouwen in individuele bedrijven en de financiële sector als geheel. Met Facts! dragen wij

daaraan een flink steentje bij.

Jeroen Dijsselbloem

Pagina 5

Nr 16 – juni 2013

Elke financiële instelling in Nederland is verplicht om perio-

diek te verifiëren of ze relaties hebben die voorkomen op de

zogenaamde ‘Europese Sanctielijst’. Dit is een door de EU bij-

gehouden lijst van personen die verdacht zijn van terrorisme

of contacten met terroristen. Deze verificatie is verplicht en

noodzakelijk om deze personen op te sporen en om te voor-

komen dat financiële instellingen ongewild betrokken raken

bij de financiering van terroristische activiteiten. Periodiek

moeten alle bestanden worden gecheckt. Wanneer dit leidt tot

een ‘match’ dan kunnen tegoeden worden bevroren en verze-

keringen stilgelegd.

Sinds 2006 biedt Krammer - via

de VerzekeringsRing - deze veri-

ficaties aan. Een groot aantal ver-

zekeraars maakt hiervan gebruikt.

Eén daarvan is Univé Verzekering.

Henri Dellemijn is Teammanager

Speciale Zaken bij de afdeling

Veiligheidszaken.

Dellemijn: “Ik denk dat wij in

2006 één van de eersten waren

die de sanctielijstcontrole gingen

uitvoeren via de Verzekerings-

Ring. Destijds werkte René van

Dijk nog bij ons. Hij heeft ons

systeem in samenwerking met

Krammer ingericht voor de geau-

tomatiseerde controle via de Ring.

Sinds een jaar werkt Van Dijk

trouwens als ICT-specialist bij

Krammer. Dat is wel handig, want

als er eens iets is dan bellen we

hem rechtstreeks en weet hij pre-

cies hoe het allemaal werkt”.

Complete informatie

Er zijn verschillende manieren en

diverse organisaties via welke be-

standen vergeleken kunnen wor-

den met de sanctielijst. Echter

vanwege verschillen in opslagpro-

tocollen kunnen niet alle aanbie-

ders de volledige sanctielijst bie-

den, waardoor dus matches kun-

nen worden gemist.

Dellemijn: “De gegevens van

personen die van terrorisme of

van contacten met terroristen

worden verdacht zijn niet altijd

compleet. Dat is niet zo verba-

zingwekkend. Maar omdat bepaal-

de databanken de onvolledige re-

cords niet meenemen in de be-

standvergelijking zijn de resul-

taten dus niet helemaal water-

dicht. In de vergelijking via de

VerzekeringsRing van Krammer

worden de onvolledige records

ook meegenomen. De kans dat je

iets mist is daardoor veel kleiner”.

Beoordeling

Het kan dus ook gebeuren dat er

een ‘hit’ is op een onvolledige

record. Dellemijn:”In dat geval

wordt deze ter beoordeling

doorgegeven aan De Nederland-

sche Bank, maar volgt nog niet

direct actie, immers er kan sprake

zijn van een vergissing. Als er

direct of na controle door DNB

een 100% match is, worden de

verplichte maatregelen direct

genomen”.

Audit

De Nederlandsche Bank is gerech-

tigd om te controleren of de ver-

plichte bestandcontroles goed

worden uitgevoerd. Recent werd

Univé verrast met een audit.

Dellemijn: “Er kwamen bij die au-

dit wel een aantal punten naar

boven die verbeterd moeten wor-

den. Zo bleek dat nog niet altijd

bij elke nieuwe verzekerde op de

juiste wijze de identiteit wordt

vastgesteld voordat een verze-

kering wordt aangegaan. Dat is

trouwens ook erg lastig, zeker

tegenwoordig met het online af-

sluiten van verzekeringen. Ook

bleek dat in geval van schade, de

verplichte controle op de sanctie-

lijst van de persoon die de scha-

depenningen ontvangt, niet altijd

correct wordt uitgevoerd”.

Task-force

Univé neemt de kritiek serieus en

heeft een interne task-force inge-

richt met de opdracht om zo snel

mogelijk tot verbetering te ko-

men. Ook vindt overleg plaats

met het Verbond van Verzeke-

raars en is Krammer betrokken

om te onderzoeken hoe het ge-

automatiseerde systeem aan de

verbeteringen kan bijdragen.

Dellemijn: ”90 tot 95% waterdicht

is goed, maar niet goed genoeg.

We kunnen nooit accepteren dat

Univé ongewild betrokken raakt

bij de financiering van terrorisme.

Ik ben dan ook blij met de opmer-

kingen van DNB”.

Univé:

Audit DNB: Sanctielijst controle nog niet 100% waterdicht

Pagina 6

Nr 16 – juni 2013

Facts! -invoerwebsite:

Ideaal hulpmiddel met veel toepassingsmogelijkheden:

Een methode van directe invoer in Facts! ,die

Krammer steeds meer toegepast ziet worden,

is via een Facts! -invoerwebsite. In de vorige

nieuwsbrief maakten we er al melding van in

het kader van Pre-employmentscreening. Er

zijn echter nog veel meer toepassingsmoge-

lijkheden van de Facts! -invoerwebsite.

Denk bijvoorbeeld aan het melden van het vermoe-

den van fraude door een medewerker schaderegeling,

een expert of zelfs door een externe relatie (klant).

Dit kan via de Facts! -invoerwebsite op het moment

van het opkomen van het vermoeden direct worden

gemeld. Daardoor kan er in de verdere behandeling

ook direct rekening mee worden gehouden. Je kunt

de Facts! -invoerwebsite daarnaast ook gebruiken om

beveiligingsmedewerkers direct een inbraak of agres-

sie te laten melden, het is geschikt voor klachtenmel-

dingen, meldingen in het kader van BHV, storings-

meldingen... zo zijn er nog veel meer toepassings-

mogelijkheden voor een Facts! -invoerwebsite.

Snel en uit de eerste hand

De belangrijkste redenen om een Facts! -invoer-

website te gebruiken, is dat de melding plaatsvindt

door de persoon die zelf het dichtste op de informatie

zit: de sollicitant, de schadebehandelaar, de expert,

de klant, de beveiliger, de BHV’er… De melding vindt

vroeg in het proces plaats, namelijk direct na het

constateren en er zijn geen extra schijven via welke

de melding wordt gerapporteerd. Hierdoor zijn de

juiste personen binnen de organisatie dus snel en uit

de eerste hand geïnformeerd. Het is bovendien een

internet applicatie, dus iedereen die daartoe bevoegd

is, of uitgenodigd wordt (zoals in het geval van een

sollicitant tijdens de pre-employment screening), kan

eenvoudig via het internet het formulier invullen.

Specialist

Inmiddels is door Krammer al een aantal invoer-

websites afgeleverd. Marco Tangelder is sinds enige

maanden verbonden aan Krammer. Hij is gespeciali-

seerd in het bouwen van praktische online applicaties.

Tangelder: “Van oorsprong ben ik grafisch ontwerper,

maar ik had altijd al veel interesse voor techniek.

Sinds 1998 combineer ik dat, waardoor ik vorm, prak-

tische toepasbaarheid en techniek integreer. Ik doe

dat bijvoorbeeld in de evenementensector, waar ik bij

grote evenementen (CHIO, EK Hockey e.d.) zorg voor

de integratie van online planning- en management-

tools. Ik werk ook regelmatig voor financiële dienst-

verleners of de overheid en ontwikkel webshops. Bij

dergelijke commerciële toepassingen moeten vorm en

functionaliteit hand in hand gaan”.

Zie ook: www.101onlinecommunicatie.nl.

Topje van de ijsberg

De Facts! -invoerwebsites zelf zijn redelijk eenvoudig.

Ze bestaan uit een selectie van vragen die van belang

zijn voor de beoordeling van de melding. Deze zijn

uiteraard niet standaard, maar afgestemd op het doel

van de invoerwebsite. Tangelder: “We maken de in-

voerwebsites dus per specifiek doel en passend bij de

wensen en technische en organisatorische eisen van

de opdrachtgever. Dat laatste is erg belangrijk, want

de invoerwebsite zelf is het ‘topje van de ijsberg’. Het

gaat vooral om wat er ‘onder water’ gebeurt:

Krammer zorgt ervoor dat de ingevoerde informatie

snel op de juiste plaats in Facts! terecht komt. We

maken voordat we gaan bouwen dan ook eerst een

analyse van de eisen, wensen en mogelijkheden.

Daarna pas bouwen we de invoerwebsite zelf”.

Modulair

De Facts! -invoerwebsite is een modulair systeem.

Tangelder: “Als we na de analyse eenmaal weten wat

er nodig is puzzelen we de bestaande blokjes in el-

kaar tot een passend geheel. Als er wensen zijn waar-

voor we nog geen module hebben klaarliggen maken

we die. Kortom, we kunnen voor iedere gebruiker en

voor elk doel een passende Facts! -invoerwebsite

maken”.

Voor meer informatie over invoerwebsites kunt u

contact opnemen met Krammer via helpdesk@facts.nl

Marco Tangelder

Pagina 7

Nr 16 – juni 2013

‘Geen flitsende plaatjes of ronkende corporate

teksten maar een gedegen, complete en een-

voudige beschrijving van producten en diens-

ten binnen een logische navigatie’. Dat is het

uitgangspunt van de verbeterde website van

Krammer Services. De aanleiding om de web-

site eens tegen het licht te houden was de ge-

moderniseerde huisstijl van Krammer. Gelijk-

tijdig hebben we de informatie op de oude

website geactualiseerd en sterk uitgebreid.

Facts.nl bestaat uit vier onderdelen:

1. Algemene informatie over de toepassingsgebieden

van onze software (bijv. incidentenregisters, klachten-

registratie of pre-employment screening en sanctie-

lijstcontrole).

2. Specifieke informatie over de Krammerproducten

die ingezet kunnen worden op deze toepassingsge-

bieden zoals Facts! en VerzekeringsRing en de

ondersteunende hulpmiddelen zoals FactsRing,

FactsWiz of RingMatch.

3. De digitale handleiding. Deze treft u aan binnen

het onderdeel ‘Documentatie’ van zowel Facts! als de

VerzekeringsRing, evenals bij ‘veel gestelde vragen’

en ‘tips en trucs’.

4. Het bedrijfsprofiel van Krammer en alle tot nu toe

verschenen nieuwsbrieven.

We hebben de informatie zorgvuldig gescreend op ac-

tualiteit en relevantie. Omdat de wereld van incident-

registratie volop in beweging is en de website daarvan

een weergave is, blijft ook deze altijd in beweging. We

zullen dus regelmatig onderwerpen toevoegen en aan-

passen om u te voorzien van goede en direct toepas-

bare informatie.

In één van de vorige Nieuwsbrieven introdu-

ceerden we de rubriek ‘Vraag het Alexander’.

Alexander Singewald gaat in deze rubriek in op

vragen van lezers met betrekking tot wet en

regelgeving bij het gebruik en de bescherming

van persoonsgegevens. In deze nieuwsbrief

staat de volgende vraag centraal: ‘Welke

wettelijke bewaartermijn is van toepassing

voor in Facts! geregistreerde dossiers?’

We geven de kern van het antwoord weer. De

uitgebreide behandeling vindt u op:

www.facts.nl/50h/faq/faq35reg/bewterm2/p

age.html . Lees verder op pagina 8

Facts.nl vernieuwd!

Suggesties welkom

Mocht u onderwerpen missen, of onduidelijkheden

tegenkomen, dan vernemen we graag uw sugges-

ties via helpdesk@facts.nl.

Column Bewaartermijn geldig voor Facts! Door: Alexander Singewald www.privacy.nl

Pagina 8

Nr 16 – juni 2013

De bewaartermijn die is gedefinieerd in het Protocol

Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instel-

lingen (Pifi), 3 maart 2011, is uiterlijk acht jaar na

opname. Dit geldt zowel voor het Interne Incidenten-

register als voor het Extern Verwijzingsregister en

voor zowel digitale als papieren dossiers. Dat de ter-

mijnen in beide registers gelijk lopen is niet zo gek,

immers opname in een Extern Verwijzingsregister is

alleen zinvol als er een Intern Incidentenregister is

waarin de (persoons)gegevens worden verwerkt.

Het bestaan van de 8-jaar bewaartermijn ontslaat de

verantwoordelijke niet van de verplichting om bij een

inzage- en correctieverzoek inhoudelijk na te gaan of

de (persoons)gegevens juist zijn en de opname in het

register gerechtvaardigd is. Mocht er sprake zijn van

inhoudelijk onjuiste gegevens, dan moet opnieuw ge-

toetst worden aan de doelstellingen en de omstandig-

heden, of opname gerechtvaardigd was.

Men kan zich dan dus niet erop beroepen dat het

Protocol acht jaar voorschrijft. Hierdoor ontstaat er

een evenwicht waarin de belangen, indien nood-

zakelijk, ieder op de eigen manier kunnen worden

afgewogen: first offenders maximaal acht jaar en

recidivisten binnen/na de eerste periode telkens een

verlenging van acht jaar.

In het Pifi staat een concrete termijn van uiterlijk acht

jaar in combinatie met verschillende wegingsfactoren,

indien er aanleiding is om een periode te verlengen.

Gelukkig kent net als de Wet Bescherming Persoons-

Vraag het Alexander! Bewaartermijn geldig voor Facts! Vervolg van pagina 7

Alexander Singewald is deskundig op het gebied van

wet- en regelgeving omtrent persoonsregistratie en

de mogelijkheden en onmogelijkheden bij het ge-

bruik van databestanden. Als u een vraag heeft hier-

over, waarvan het antwoord ook voor andere lezers

van de Nieuwsbrief van belang kan zijn, stuurt u dan

een email aan info@facts.nl onder vermelding van:

’vraag het Alexander!’.

gegevens het Protocol geen absolute termijnen, want

dan zou de kwaadwillende betrokkene zijn horloge er

op gelijk kunnen zetten wanneer zijn melding eruit

gaat en hij een ‘clean slate’ heeft .

Samengevat:

Het Pifi kent een bewaarperiode van acht

jaar.

Onder omstandigheden kan deze termijn

telkens worden verlengd met een periode van

acht jaar.

Er is geen onderscheid tussen digitale en

papieren dossiers.

Bewaartermijn start op het moment van

opname of wanneer er gedurende een

registratieperiode aanleiding toe is om de

termijn opnieuw in te laten gaan.

Welke wettelijke bewaartermijn is van toepassing voor in Facts! geregistreerde dossiers?

Colofon

Facts! & Ringen is een uitgave van Krammer Software

in Pijnacker. www.KrammerSoftware.nl

info@KrammerSoftware.nl, tel: 015-3610140

Redactie: Marco de Bruijn, Gerwin Marskamp,

René van Dijk.

Interviews, tekst en fotografie: Maarten Uri

(www.uricom.nl of 06-20440870)

Overname van artikelen is toegestaan. Bronvermelding

wordt op prijs gesteld.