KPN ÉÉN Online Selfcare - Grip Knowledge Base · Basis Dit deel van de handleiding heeft...

KPN ÉÉN

Online Selfcare

Handleiding

Juni 2017

1

Inhoudsopgave

1 Inleiding ................................................................................................................. 3

Online Selfcare Basis ............................................................................................................ 4

2 Toegang tot Online Selfcare .................................................................................. 5 2.1 De eerste keer aanmelden bij MijnKPN Grootzakelijk ............................................ 5 2.2 Aanmelden Online Selfcare ................................................................................... 5 2.3 Wachtwoord vergeten?.......................................................................................... 5 2.4 Wachtwoord wijzigen ............................................................................................. 6 2.5 Afmelden ............................................................................................................... 6

3 Werken met Online Selfcare .................................................................................. 7 3.1 De menu’s van Online Selfcare ............................................................................. 7 3.2 Startpagina ............................................................................................................ 8 3.3 Snel werken met dashboards en zoekvelden ........................................................ 9 3.4 Uw eigen gegevens controleren (Mijn account) ................................................... 11 3.5 Hulp krijgen bij vragen over Online Selfcare ........................................................ 11

4 Organisatiestructuur beheren en gebruiken ......................................................... 14 4.1 De organisatiestructuur van uw bedrijf in Online Selfcare .................................... 14 4.2 Werken met bedrijf .............................................................................................. 15 4.3 Werken met debiteuren ....................................................................................... 17 4.4 Werken met kostenplaatsen ................................................................................ 18 4.5 Werken met groepen ........................................................................................... 20 4.6 Werken met eindgebruikers/administratieve eenheden ....................................... 22 4.7 Werken met locaties ............................................................................................ 25

5 Toegang tot Online Selfcare ................................................................................ 26 5.1 Activeren toegang en autorisatie in Online Selfcare ............................................ 26 5.2 Activeren toegang ............................................................................................... 26 5.3 Rollen beheren .................................................................................................... 29

6 Producten en diensten beschikbaar maken voor bestelling ................................. 31 6.1 Producten en productcatalogi beheren ................................................................ 31 6.2 Abonnementsjablonen beheren ........................................................................... 33

7 Overige beheerfuncties ....................................................................................... 38 7.1 Facturen bekijken ................................................................................................ 38 7.2 Afleveradressen beheren .................................................................................... 39 7.3 Drempelwaarden voor waarschuwing hoog-verbruik beheren ............................. 40

8 Incidenten, vragen en serviceverzoeken ............................................................. 43

9 Orders volgen met Track & trace ......................................................................... 44 9.1 Orderstatus bekijken ........................................................................................... 44 9.2 Orders autoriseren .............................................................................................. 44 9.3 Conceptorders beheren ....................................................................................... 45 9.4 Een inkomende order annuleren ......................................................................... 45 9.5 Hardware retourneren ......................................................................................... 46

Module Mobiel en Internet ................................................................................................... 47

10 Bestellen ............................................................................................................. 48 10.1 Algemene informatie over bestellen..................................................................... 48 10.2 Een bestelling plaatsen ....................................................................................... 48

11 Beheren van abonnementen en toestellen .......................................................... 54 11.1 Abonnementen beheren ...................................................................................... 54

2

11.2 Simkaarten beheren ............................................................................................ 60 11.3 De PUK- en/of oorspronkelijke PIN-code van een eindgebruiker weergeven....... 62

Module Vaste Telefonie ....................................................................................................... 63

12 Vaste telefonie via eigen bedrijfscentrale ............................................................ 64 12.1 Aanvragen en beheren vaste nummers ............................................................... 64 12.2 Abonnementen bestellen en beheren .................................................................. 69 12.3 Porteringen.......................................................................................................... 71

13 Gebruikersgroepen .............................................................................................. 72 13.1 Wat zijn gebruikersgroepen? ............................................................................... 72 13.2 Werken met gebruikersgroepen .......................................................................... 73

Module IP Centrex .............................................................................................................. 76

14 IP Centrex ........................................................................................................... 77 14.1 Aanvragen en beheren van nummers.................................................................. 77 14.2 IP Centrex abonnementen bestellen en beheren ................................................. 79 14.3 Porteringen.......................................................................................................... 86 14.4 PBX-beheer......................................................................................................... 86

Module Hosted Skype for Business ..................................................................................... 87

15 Hosted Skype for Business ................................................................................. 88 15.1 Aanvragen en beheren van nummers.................................................................. 88 15.2 Hosted Skype for Business-abonnementen bestellen en beheren ....................... 90 15.3 Porteringen.......................................................................................................... 96 15.4 Hosted Skype for Business installatiegegevens bekijken ..................................... 97

Module Vast-Mobiel Koppeling ........................................................................................... 98

16 Vast-Mobiel koppeling ......................................................................................... 99 16.1 Vast-Mobiel koppeling activeren .......................................................................... 99 16.2 Vast-Mobiel koppeling beëindigen ..................................................................... 100

Module Mobile Device Management ................................................................................. 101

17 Mobile Device Management .............................................................................. 102 17.1 Mobile Device Manegement module.................................................................. 102 17.2 Apple DEP......................................................................................................... 103

Module Rapporten ............................................................................................................. 104

18 Werken met rapporten ....................................................................................... 105 18.1 Rapporten in Online Selfcare – een overzicht .................................................... 105 18.2 Een rapport selecteren en weergeven ............................................................... 107 18.3 Werken met filters ............................................................................................. 109 18.4 Kolombeheer voor rapporten in tabelformaat ..................................................... 111 18.5 Kolombeheer voor rapporten waarop u kunt inzoomen...................................... 112 18.6 Weergeven van rapporten ................................................................................. 114 18.7 Opslaan, exporteren en afdrukken .................................................................... 117

19 Overzicht rapporttypes ...................................................................................... 119 19.1 Samenvattingsrapporten ................................................................................... 119 19.2 Financiële rapporten .......................................................................................... 119 19.3 Vlootrapporten ................................................................................................... 121 19.4 Service-levelrapporten....................................................................................... 122 19.5 Mijn kosten ........................................................................................................ 123

3

1 Inleiding

Deze handleiding is bedoeld voor de gebruikers van Online Selfcare en beschrijft hoe u met behulp

van deze portal uw KPN telecomproducten en -diensten kunt beheren.

In deze handleiding worden de verschillende modules van Online Selfcare beschreven. Welke van de

beschreven menu-opties en functies voor u beschikbaar zijn, is afhankelijk van het contract van uw

bedrijf met KPN en de autorisaties die u bezit voor het gebruik van Online Selfcare.

Module Omschrijving

Basis Dit deel van de handleiding heeft betrekking op algemene

functionaliteit in Online Selfcare die noodzakelijk is om met Online

Selfcare te kunnen werken (zoals het beheren van de

organisatiestructuur, het aanmaken van eindgebruikers voor

administratieve doeleinden en het toekennen van autorisaties) of

functies die door gebruikers van alle modules van Online Selfcare

worden wordt gedeeld (zoals het beheren van afleveradressen).

Let op: het aanmaken van gebruikersaccounts (identiteiten) met

toegang tot Online Selfcare en het melden van incidenten verloopt

via MijnKPN Grootzakelijk.

Mobiel & Internet Hier wordt beschreven hoe u bestellingen uitvoert voor diensten

en producten voor mobiele telefonie en data. Tevens leest u hier

hoe u bestaande abonnementen kunt beheren.

Algemene functies m.b.t. bestellen en beheren van mobiele

abonnementen, zoals het volgen van orders met Track & trace of

het beheren van afleveradressen, worden beschreven in het

onderdeel ‘Basis’.

Vaste Telefonie Hier wordt de functionaliteit beschreven die beschikbaar is in

Online Selfcare voor Vaste Telefonie-gebruikers. Dit omvat

ondermeer het werken met nummerreeksen, het beheren van

vaste nummers en het activeren van Vast-Mobiel koppelingen.

IP Centrex Hier wordt de functionaliteit beschreven die beschikbaar is in

Online Selfcare voor IP Centrex-gebruikers. Dit omvat ondermeer

het werken met nummerreeksen, het beheren van vaste

nummers, alternatieve nummers en hosted PBX-beheer.

Hosted Skype for Business Hier wordt beschreven hoe u Hosted Skype for Business-

producten kunt bestellen. Het beheer van Hosted Skype for

Business vindt niet plaats in Online Selfcare.

Vast-Mobiel koppeling Hier wordt beschreven hoe vaste nummers (Vaste Telefonie, IP

Centrex of Hosted Skype for Business) en mobiele nummers kunt

koppelen, zodat ze zich als één nummer gaan gedragen.

Mobile Device Management Hier wordt beschreven hoe u MDM-licenties kunt bestellen. Het

beheer van MDM vindt niet plaats in Online Selfcare.

Rapporten Dit deel van de handleiding biedt een overzicht van de

rapportagemogelijkheden in Online Selfcare en laat zien hoe u

rapporten kunt definiëren en genereren. Aangezien de

onderliggende functionaliteit voor de rapporten gelijk is, beschrijft

de werking van de Rapporten-module alleen in algemene zin, en

niet voor alle rapporten afzonderlijk, tenzij als voorbeeld.

4

Online Selfcare Basis

5

2 Toegang tot Online Selfcare

Het volgende is nodig om toegang te krijgen tot de Online Selfcare portal:

• U moet als eindgebruiker zijn geregistreerd in de organisatiestructuur via MijnKPN Grootzakelijk.

• Online Selfcare toegang moet voor deze eindgebruiker worden geactiveerd.

Zodra er voor u een aanmeldingsaccount is aangemaakt, ontvangt u de aanmeldgegevens op het

e-mailadres dat voor u in MijnKPN Grootzakelijk is opgegeven. U ontvangt uw gebruikersnaam en

wachtwoord in twee afzonderlijke e-mails.

Voor gedetailleerde informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk 5 van deze handleiding.

2.1 De eerste keer aanmelden bij MijnKPN Grootzakelijk

De eerste keer dat u zich aanmeldt bij MijnKPN Grootzakelijk, voert u in uw webbrowser het volgende

adres in https://www.grip-on-it.com in en geeft u uw emailadres op. Vervolgens voert u uw

gebruikersnaam en wachtwoord in.

Opmerking: Als uw emailadres aan meer dan één bedrijf is gekoppeld, moet u een van deze

bedrijven kiezen.

2.2 Aanmelden Online Selfcare

U meldt u als volgt aan op Online Selfcare:

1. Voer in uw webbrowser het volgende adres in: https://www.grip-on-it.com

De pagina Aanmelden verschijnt.

2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in.

3. Klik op Inloggen.

4. Klik op het Online Selfcare icoon om direct door te gaan naar het Telefonie portal of klik op een

van de beschikbare menuopties (linkerzijde scherm).

Opmerking:

• Als u zich voor de eerste keer aanmeldt of een nieuw tijdelijk wachtwoord heeft ontvangen,

moet u het wachtwoord wijzigen.

• Elke drie maanden verloopt uw wachtwoord om veiligheidsredenen. Twee weken voor het

verlopen verschijnt een melding op het scherm die u vraagt om het wachtwoord te wijzigen. U

ontvangt dan ook een e-mail met instructies.

• Voor uw gebruikersnaam en wachtwoord wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en

kleine letters.

2.3 Wachtwoord vergeten?

Als u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op de link Wachtwoord vergeten om een nieuw

wachtwoord aan te vragen.

Voor een nieuw wachtwoord handelt u als volgt:

1. Open het aanmeldscherm van MijnKPN Grootzakelijk

2. Klik op Wachtwoord vergeten.

3. Voer uw gebruikersnaam in.

4. Klik op Aanpassen wachtwoord.

5. Klik op optie 2 (tekstbericht) of 3 (e-mail) als verificatiemethode. U ontvangt een verificatiecode

via een tekstbericht of e-mail.

6

6. Voer de verificatiecode in.

7. Klik op Inloggen

8. Voer een nieuw wachtwoord in.

Terwijl u typt, laat MijnKPN Grootzakelijk zien of u aan alle voorwaarden voldoet die aan een

wachtwoord worden gesteld.

9. Herhaal het nieuwe wachtwoord ter verificatie.

10. Klik op Sla nieuw wachtwoord op. Het nieuwe wachtwoord is direct geldig.

2.4 Wachtwoord wijzigen

De eerste keer dat u zich aanmeldt, moet u het wachtwoord gebruiken dat u per e-mail hebt

ontvangen. U kunt uw wachtwoord op elk gewenst moment wijzigen.

Om uw wachtwoord te wijzigen, handelt u als volgt:

1. Open het aanmeldscherm van MijnKPN Grootzakelijk.

2. Klik op Wachtwoord vergeten.

3. Voer uw gebruikersnaam in.


5. Klik op optie 1, Voer huidig wachtwoord in, als verificatiemethode.

6. Vul uw bestaande wachtwoord in.


8. Voer een nieuw wachtwoord in.

Terwijl u typt, laat MijnKPN Grootzakelijk zien of u aan alle voorwaarden voldoet die aan een

wachtwoord worden gesteld.

9. Herhaal het nieuwe wachtwoord ter verificatie.

10. Klik op Sla nieuw wachtwoord op.

Uw nieuwe wachtwoord is meteen geldig.

2.5 Afmelden

Als u zich wilt afmelden van Online Selfcare, handelt u als volgt:

1. Klik op Afmelden rechtsboven in de pagina.

Als u zich weer wilt aanmelden, doet u dat weer via https://www.grip-on-it.com

Opmerking:

• U wordt automatisch afgemeld na een periode van inactiviteit uit

veiligheidsoverwegingen.

7

3 Werken met Online Selfcare

3.1 De menu’s van Online Selfcare

Bovenaan de pagina vindt u de hoofd- en submenubalken met daarin de opties die voor u

beschikbaar zijn. In het hoofdmenu biedt Online Selfcare u de volgende opties (mits daartoe

geautoriseerd):

• Startpagina

Deze pagina wordt als eerste getoond als u zich aanmeldt bij Online Selfcare. Meer uitleg over de

Startpagina vindt u in paragraaf 3.2.

• Bestellen

Het plaatsen van bestellingen voor alle modules verloopt via de functies in dit menu. De

procedures verschillen per module en worden daarom uitgebreid beschreven in de secties van dit

document die zijn gewijd aan de verschillende modules.

• Beheren

Dit menu omvat een aantal algemene functies voor het beheren van bijvoorbeeld de

organisatiestructuur, autorisaties en de producten- en dienstencatalogus Deze algemene functies

zijn gelijk voor alle modules en worden uitgebreid beschreven in de hoofdstukken 4 t/m 7.

Het beheren van abonnementen en toestellen verschilt per module, en wordt daarom beschreven

in de secties die zijn gewijd aan de verschillende modules.

• Track & Trace

Het volgen van uw bestellingen, en ook het autoriseren van bestellingen van anderen die u moet

goedkeuren verloopt voor alle modules via de functies in dit menu, dat wordt beschreven in

hoofdstuk 9.

• Rapporten

In dit menu vindt u alle rapportages in Online Selfcare (zie hoofdstuk 18 en 19)

Let op! De functies van Online Selfcare zijn te benaderen via de hierboven genoemde menu’s

of (in veel gevallen) via snelkoppelingen op diverse dashboards (zie paragraaf 3.3.1

voor meer informatie over dashboards).

In deze handleiding worden de verschillende functies daarom gewoonlijk besproken

aan de hand van de menu-opties (waar relevant met vermelding van beschikbare

snelkoppelingen).

Echter, In een aantal gevallen zijn functies alleen beschikbaar als snelkoppelingen op

een dashboard, en wordt die procedure in de uitleg gevolgd.

Opmerking: Het melden en volgen van incidenten verloopt via het MijnKPN Grootzakelijk portaal.

Opmerking: Welke menu’s en menu-opties worden getoond, is afhankelijk van de rechten die u

bezit (zie paragraaf 5.3)

8

3.2 Startpagina

Wanneer u correct bent aangemeld bij Online Selfcare, wordt de Startpagina geopend. Deze

Startpagina bestaat uit verschillende algemene onderdelen, die hieronder worden beschreven.

3.2.1 Dashboard

De eerste pagina die u na aanmelding ziet is het Dashboard. Via dit dashboard kunt u een aantal veel

voorkomende taken uitvoeren zonder het menu te doorlopen. Als u een taak wilt uitvoeren die niet op

het dashboard staat, opent u het gewenste menu in de menubalk bovenin het venster en kiest u

vervolgens de gewenste optie.

U vindt op deze pagina ook een lijst met ‘Uw toptaken’. Hieraan staan de snelkoppelingen die u het

meest gebruikt. Deze lijst wordt voortdurend bijgewerkt aan de hand van uw gebruik van de portal.

Bent u nieuw in Online Selfcare, dan ziet u hier een standaardlijst, die gaandeweg zal worden

vervangen door de opties die u zelf het meest gebruikt.

3.2.2 Nieuws

Bovenaan het Dashboard van de Startpagina worden afwisselend de koppen van de laatste vier

nieuwsberichten getoond. Klik het gewenste bericht om de volledige tekst af te beelden.

Voor een volledig overzicht van alle nieuwsberichten kiest u het submenu Nieuws. Klik vervolgens op

de titel van een bericht om de tekst af te beelden.

Opmerking: Ook op de andere dashboard-pagina’s van Online Selfcare vindt u snelkoppelingen

naar de nieuwsberichten.

3.2.3 Algemene informatie

Onder het submenu Algemene informatie wordt uw gebruikersnaam getoond, met daaronder een

overzicht van de rollen (autorisaties) die aan u als Online Selfcare gebruiker zijn toegewezen. Voor

meer uitleg over autorisaties in Online Selfcare, zie paragraaf 5.3.

De gegevens die hier worden getoond, zijn ook beschikbaar bij de optie Mijn Account (zie

paragraaf 3.3.3)

Opmerking: Als u vindt dat u extra of andere autorisaties nodig heeft om uw taken te kunnen

uitvoeren, neem dan contact op met uw telecombeheerder.

3.2.4 Downloads

Onder het submenu Downloads vindt u bestanden met nuttige informatie m.b.t. Online Selfcare, zoals

contracten, prijslijsten en instructies voor het gebruik van de portal. Deze bestanden zijn ingedeeld in

categorieën (Gebruikersondersteuning, KPN productinformatie, Specials) om het zoeken te

vereenvoudigen.

Klik op een de beschrijving van een bestand om het naar uw computer te kopiëren.

Opmerking: Bestanden die succesvol zijn gedownload kunt u eventueel uit de lijst verwijderen door

de betreffende aankruisvakjes aan te vinken en vervolgens te klikken op Selectie

Verwijderen. Ga hier zorgvuldig mee om: u kunt verwijderde downloads later niet

meer opvragen!

3.2.5 FAQ

Onder het submenu FAQ vindt u een overzicht van alle categorieën van veel gestelde vragen

(Frequently Asked Questions - FAQ’s).

Klik op ‘+’ om de FAQ’s voor een categorie te bekijken.

9

U kunt ook de gewenste vraag opzoeken met behulp van het zoekveld bovenaan de pagina. De tekst

van alle FAQ’s wordt dan doorzocht en alle antwoorden die uw zoekterm bevatten worden afgebeeld.

Opmerking: Ook op de andere dashboard-pagina’s van Online Selfcare vindt u snelkoppelingen

meest gebruikte FAQ’s en naar de FAQ-pagina met alle veelgestelde vragen.

3.3 Snel werken met dashboards en zoekvelden

Online Selfcare is erop gericht uw taken zo eenvoudig mogelijk te maken. De dashboards en de

zoeken selectievelden in Online Selfcare zijn daarbij een belangrijk hulpmiddel.

3.3.1 Dashboard-pagina’s

Een dashboard-pagina is gevuld met snelkoppelingen naar de meest gebruikte functies. Ze brengen

u met één muisklik naar de functie die u wilt gebruiken, zonder dat u de hele menustructuur hoeft te

doorlopen. Online Selfcare kent de volgende dashboards:

• Startpagina

Hierin vindt u snelkoppelingen naar de meest gebruikte bestel-, beheer- en rapportage-opties.

• Beheren

Hierin vindt u snelkoppelingen naar de meest gebruikte opties voor hete beheren van

abonnementen, organisatiestructuur en producten. De snelkoppelingen op dit dashboard zijn

afhankelijk van de modules die uw bedrijf in gebruik heeft (zie hieronder).

• Rapporten

Hierin vindt u snelkoppelingen naar de meest gebruikte rapportages. Op dit dashboard kunt u

bovendien zelf instellen welke rapporten als snelkoppeling beschikbaar moeten zijn.

De snelkoppelingen die op het Beheren dashboard worden getoond, zijn afhankelijk van de modules

die door uw bedrijf worden gebruikt. Dit is in het bijzonder zichtbaar in het vak Abonnementen en

toestellen:

Klik op de naam van de gewenste module in het vak

om de bijbehorende snelkoppelingen te tonen.

Dashboard-instellingen aanpassen

Op de dashboards voor Startpagina en Beheren kunt u voor bepaalde functionaliteiten zelf instellen

welke opties als snelkoppeling beschikbaar moeten zijn.

U wijzigt de Dashboard-instellingen als volgt:

1. Klik op in het vak waarvoor u de snelkoppelingen wilt aanpassen.

De huidige instellingen worden getoond.

2. Vink de snelkoppelingen aan of uit die u wilt opnemen of verwijderen. U kunt zoveel

snelkoppelingen selecteren als u wilt.

3. Klik op Instellingen opslaan.

De nieuwe instellingen zijn meteen actief.

10

Opmerking: De stappen die u in Online Selfcare moet doorlopen voor een bepaalde actie, worden

beschreven aan de hand van de opties in de menubalk en submenubalk, bovenaan het

scherm. Op deze wijze krijgt u een beter beeld van de context waarin de actie wordt

uitgevoerd.

Indien er een snelkoppeling beschikbaar is, wordt dit aangegeven, zodat u daar de

volgende keer gebruik van kunt maken.

3.3.2 Zoek- en selectievelden

In Online Selfcare kunt u met zoeken selectievelden direct naar de juiste gebruiker, abonnement of

organisatieonderdeel zonder dat u tot een bepaald niveau hoeft af te dalen of door lange lijsten hoeft

te bladeren.

Velden waarin u op een

geselecteerde waarde

kunt zoeken

Nadat u in het zoekveld klikt, verschijnen de criteria waarop u kunt selecteren,

bijvoorbeeld een mobiel nummer, vast nummer of gebruikersnaam.

U selecteert een selectiecriterium en voert

vervolgens een (deel van een) zoekterm in.

Daarna drukt u op Enter.

Voor sommige resultaatlijsten kunt u zelf selecteren hoeveel van de beschikbare

items u tegelijk wilt weergeven. Standaard worden vijftig items op een pagina

weergegeven.

Sommige schermen bevatten een aantal zoekvelden met een zoekknop.

Voer in één of meer zoekvelden een waarde in en klik op de zoekknop om de

zoekopdracht te starten.

Vervolgkeuzelijsten

Bij vervolgkeuzelijsten staat rechts in het veld een pijl-omlaag waarop u kunt klikken

om de beschikbare opties weer te geven. U selecteert de gewenste optie door erop

te klikken.

Sorteren in tabel Klik op achter een kolomkop om gegevens oplopend of aflopend te sorteren.

In een aantal schermen kunt u een datum invoeren. Datums worden ingevoerd in de

notatie dd-mm-jjjj (bijvoorbeeld 26-11-2015). Rechts in de datumvelden wordt

bovendien een kalenderknop ( ) weergegeven waarop u kunt klikken om een

datum uit de kalender te selecteren.

Opmerking: Voor alle zoekvelden geldt dat het laatste zoekcriterium wordt onthouden.

3.3.3 Snel navigeren in de organisatiestructuur met het kruimelspoor

Tijdens het selecteren van een organisatie-eenheid worden uw selectiestappen getoond in het

kruimelspoor boven het selectievenster, zoals geïllustreerd in de onderstaande afbeelding. Met

behulp van dit kruimelspoor kunt u desgewenst snel terug te keren naar hoger niveau in de

organisatiestructuur. Klik daarvoor op een stap in het kruimelspoor om vanaf dat punt opnieuw te

beginnen met selecteren.

11

3.4 Uw eigen gegevens controleren (Mijn account)

Via de menu-optie Mijn Account kunt u diverse instellingen bekijken die betrekking hebben op uw

account:

• Uw gebruikersnaam wordt getoond. De gebruikersnaam voor uw aanmeldingsaccount kan niet

worden gewijzigd.

• U kunt zien welke autorisaties (rollen) u heeft. Voor meer informatie over autorisaties in Online

Selfcare, zie paragraaf 5.3.

• U kunt zien welke meldingen u ontvangt. Hoe u deze instellingen kunt aanpassen, leest u

hieronder in paragraaf 3.4.1.

3.4.1 Aanpassen welke meldingen u ontvangt

Om u aan- of af te melden voor de meldingen die door Online Selfcare worden verstuurd, handelt u

als volgt:

1. Klik op Mijn account in de menubalk.

2. Blader omlaag naar het vak Meldingen.

In de kolom Status ziet u welk type meldingen u ontvangt.

3. Klik op Details voor het meldingstype waarvan u de status wilt wijzigen.

Er wordt een beschrijving van het type melding getoond.

4. Wijzig de status in Actief als u deze meldingen wilt ontvangen, of in Inactief als u ze niet meer wilt

ontvangen.

5. Klik op Opslaan om de wijziging door te voeren.

3.5 Hulp krijgen bij vragen over Online Selfcare

U kunt op verschillende manieren ondersteuning krijgen tijdens het gebruik van Online Selfcare:

• Uitleg op het scherm

• Helpknoppen ( )

• Instruction videos

• Tooltips ( )

• FAQs

• Downloads

• Servicedesk

3.5.1 Uitleg op het scherm

Op elk scherm vindt u een beschrijving van de taken die u kunt uitvoeren. Soms is het één regel

(bijvoorbeeld in de dashboards) maar regelmatig staat er een korte beschrijving met uitleg over hoe u

een taak kunt uitvoeren.

12

3.5.2 Helpknoppen

Als de uitleg op het scherm niet voldoende is, vindt u via de helpknop ( ) uitgebreide

ondersteunende informatie.

In het helpscherm vindt u uitleg over het onderdeel waar u op dat moment mee bezig bent,

procedures voor het uitvoeren van een taak en nuttige opmerkingen. Als u meer helpknoppen op de

pagina ziet, kies dan altijd de helpknop rechtsboven in het vak waarin u aan het werk bent.

3.5.3 Instructievideo’s

Op sommige plaatsen is naast de helpknop ook een afspeelknop beschikbaar.

Hiermee kunt u een instructievideo voor de betreffende actie afspelen:

3.5.4 Tooltips

Bij een aantal velden/knoppen wordt via tooltips ( ) hulp aangeboden. Als u met uw muis over het

tooltip icoontje gaat, verschijnt een korte uitleg.

3.5.5 FAQ

In het vak FAQ onderin elke dashboardpagina vindt u een lijst met veelgestelde vragen. U kunt de

gewenste vraag opzoeken door een of meer trefwoorden in het zoekveld in te voeren. Met de

menuoptie FAQ op de Startpagina kunt u een overzicht van alle FAQ-categoriën afbeelden.

3.5.6 Downloads

Als in de FAQs en de help niet de informatie staat die u nodig hebt, klikt u op de Startpagina op de

menuoptie Downloads. Daar vindt u documenten die u verder op weg kunnen helpen.

13

3.5.7 Servicedesk

Mochten de diverse online ondersteuningsopties geen uitkomst bieden, dan kunt u contact opnemen

met de Servicedesk van KPN. U vindt het telefoonnummer en het e-mailadres van de Servicedesk in

het vak Contact, rechts bovenin op elke pagina van de portal. Voor de overige contactgegevens zoals

het postadres klikt u op de link Meer contactgegevens onderin het vak Contact.

14

4 Organisatiestructuur beheren en gebruiken

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de organisatiestructuur kunt inrichten en onderhouden, en welke rol de

organisatiestructuur speelt bij het uitvoeren van uw taken.

4.1 De organisatiestructuur van uw bedrijf in Online Selfcare

Bij het werken met Online Selfcare neemt de organisatiestructuur een centrale plaats in. In de

organisatiestructuur is vastgelegd op welke niveaus verschillende gegevens, abonnementen en

diensten worden beheerd.

Een organisatiestructuur zou er als volgt uit kunnen zien:

Online Selfcare biedt een standaardset van organisatieniveaus: debiteur, kostenplaats en

eindgebruiker. Dit zijn de basisbouwstenen voor uw organisatiestructuur. U kunt deze structuur

optioneel uitbreiden door zelf groepsniveaus toe te voegen:

• U kunt groepen toevoegen onder een bedrijf om groepen debiteuren te maken.

• U kunt groepen toevoegen onder een debiteur om groepen kostenplaatsen of eindgebruikers te

maken.

• U kunt groepen toevoegen onder een kostenplaats om groepen eindgebruikers te maken.

Opmerking: Het is niet mogelijk om twee groepen onder elkaar te plaatsen.

Op deze manier kunt u de organisatiestructuur op maat maken voor uw bedrijf, bijvoorbeeld door:

• kostenplaatsen voor rapportagedoeleinden te groeperen of om een grote kostenplaats uit te

splitsen in beheerbare eenheden

• eindgebruikers met dezelfde rechten of abonnementen te groeperen

• debiteuren in specifieke regio’s te groeperen

Opmerking: U kunt geen debiteuren toevoegen, wijzigen of verwijderen. Het bedrijf en debiteuren

zijn vastgelegd in het contract met KPN, en gegevens voor deze niveaus kunnen alleen

door KPN worden toegevoegd of gewijzigd. Facturering vindt altijd plaats op

debiteurniveau.

15

4.1.1 Altijd eerst een organisatie-eenheid selecteren

De meeste acties die u uitvoert in Online Selfcare, zoals een gebruiker of een kostenplaats

toevoegen, abonnementen beheren of een order plaatsen, zijn gekoppeld aan een specifieke eenheid

in de organisatiestructuur. Daarom moet u eerst de eenheid selecteren waarvoor u een bepaalde

actie wilt uitvoeren. Als u bijvoorbeeld bestelling wilt plaatsen, selecteert u eerst voor wie de

bestelling is bedoeld.

Voor de meeste functies in Online Selfcare wordt dan ook als eerste stap de organisatiestructuur

afgebeeld om de gewenste organisatie-eenheid te selecteren.

Tijdens het selecteren van een organisatie-eenheid worden uw selectiestappen getoond in het

kruimelspoor boven het selectievenster, zoals geïllustreerd in de onderstaande afbeelding. Met

behulp van dit kruimelspoor kunt u desgewenst snel terug te keren naar hoger niveau in de

organisatiestructuur. Klik daarvoor op een stap in het kruimelspoor om vanaf dat punt opnieuw te

beginnen met selecteren.

Omdat u vaak meerdere handelingen voor dezelfde organisatie-eenheid moet uitvoeren, bijvoorbeeld

wanneer er een nieuwe medewerker in dienst komt, onthoudt Online Selfcare welke eenheid u het

laatst hebt geselecteerd. De naam wordt rechts onder de organisatiestructuur als snelkoppeling

afgebeeld, zodat u de betreffende eenheid snel opnieuw kunt selecteren voor uw nieuwe taak.

Tijdens het uitvoeren van een actie, wordt de naam van de eenheid waarvoor u de actie uitvoert,

tijdens de gehele actie als geheugensteuntje op het scherm getoond:

4.2 Werken met bedrijf

Het bedrijf is het hoogste niveau in de organisatiestructuur van Online Selfcare, en er is slechts een

beperkt aantal acties dat u op bedrijfsniveau kunt uitvoeren. Deze acties worden hieronder

beschreven.

Opmerking: Het aanmaken van groepen onder een bedrijf wordt beschreven in paragraaf 4.5.

16

4.2.1 Contactgegevens bedrijf aanpassen

Uw bedrijf heeft contactpersonen aangewezen voor het geval dat KPN vragen of behoefte aan

overleg heeft m.b.t. contractuele, financiële en technische kwesties rondom Online Selfcare. Deze

contactpersonen zijn in Online Selfcare vastgelegd in de bedrijfsgegevens.

Om de contactpersonen van uw bedrijf te beheren, handelt u als volgt:

1. Klik op Beheren in de menubalk.

2. Kies Organisatiestructuur in het submenu.

De organisatiestructuur wordt afgebeeld.

3. Selecteer uw bedrijf.

4. Klik op Volgende.

De gegevens van uw bedrijf worden afgebeeld.

5. Klik op om de contactgegevens te tonen.

6. Klik op Gegevens bewerken om een invoervenster te openen.

7. Wijzig de gewenste gegevens.


De gewijzigde gegevens worden afgebeeld voor controle.

9. Voer desgewenst een Klantreferentie in (optioneel). De klantreferentie vergemakkelijkt het

zoeken naar een order in Track & trace, en wordt ook vermeld in berichten die u naar aanleiding

van de opdracht ontvangt.

10. Klik op Bevestigen.

Snelkoppeling: U kunt deze actie ook uitvoeren met de volgende snelkoppeling:

Beheren > Dashboard > vak Organisatiestructuur > Contactgegevens wijzigen

4.2.2 Bewaartermijn financiële data beheren

Met deze optie kunt u, mits u geautoriseerd bent als master telecombeheerder, de bewaartermijn van

de financiële gegevens van het bedrijf aanpassen. Zonder deze autorisatie kunt u de huidige

bewaartermijn wel bekijken, maar niet wijzigen.

Op basis van regelgeving is de standaard bewaartermijn in Online Selfcare 6 maanden. U kunt echter

kiezen voor een langere bewaartermijn van 25 maanden.

Let op! Als u de periode terugzet van 25 naar 6 maanden, worden de financiële gegevens voor

de rapportages die ouder zijn dan 6 maanden daadwerkelijk gewist. Als u vervolgens

weer kiest voor 25 maanden, kunnen de gewiste gegevens niet worden hersteld. De

PDF’s van facturen worden niet verwijderd.

U kunt de bewaartermijn als volgt aanpassen:





De gegevens van uw bedrijf worden afgebeeld.

4. Klik op Wijzig bewaartermijn financiële data.

5. Selecteer de gewenste bewaartermijn.

U heeft de keuze uit 6 of 25 maanden.

17


De nieuwe bewaartermijn wordt afgebeeld voor controle.






Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Organisatie-eenheden beheren

4.3 Werken met debiteuren

De debiteuren zijn vastgelegd in het contract met KPN, en kunt zelf geen debiteuren toevoegen,

wijzigen of verwijderen. Er is slechts een beperkt aantal acties dat u op debiteurniveau kunt uitvoeren.

Deze acties worden hieronder beschreven.

4.3.1 Debiteurgegevens bekijken

Om de debiteurgegevens te bekijken, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste debiteur.


De gegevens van de debiteur worden afgebeeld.

Op deze pagina kunt u een eindgebruiker, kostenplaats of groep voor de debiteur aanmaken en

onderhouden. Hoe u dat doet, wordt beschreven in de paragrafen 4.4 tot en met 4.6.

4.3.2 Debiteur verplaatsen

Een debiteur kan alleen worden verplaatst als er op bedrijfsniveau één of meer groepen zijn

aangemaakt. U kunt maximaal 10 debiteuren tegelijk verplaatsen.

Als u een debiteur of meerdere debiteuren wilt verplaatsen, handelt u als volgt:

1. Voer de hierboven beschreven stappen 1 t/m 4 uit.

U kunt maximaal 10 debiteuren selecteren.

2. Klik op Verplaatsen.


3. Selecteer

• de groep waarnaar de debiteur moet worden verplaatst, of

• het bedrijf, indien de debiteur vanuit een groep naar het bedrijf moet worden verplaatst.


De gegevens van de verplaatsing worden afgebeeld voor controle.

5. Klik op Bevestigen om verplaatsing door te voeren.

Snelkoppeling: U kunt deze actie ook uitvoeren met de volgende snelkoppelingen:


- of -

Beheren > Dashboard > vak Organisatiestructuur > Organisatie-eenheid of

gebruiker verplaatsen

18

4.3.3 Factuurmeldingen instellen

Met de snelkoppeling Factuurmeldingen instellen op het Beheren Dashboard, kunt u per debiteur

aangeven of er een e-mailnotificatie moet worden verstuurd als er een nieuwe factuur klaarstaat.

Voor meer informatie over deze optie wordt u verwezen naar paragraaf 7.1.1.

4.4 Werken met kostenplaatsen

Kostenplaatsen worden meestal in rapporten gebruikt om gelijke kosten aan dezelfde account op

debiteur- of groepsniveau toe te rekenen (zie paragraaf 4.5 voor meer informatie over het werken met

groepen). In Online Selfcare kunt u kostenplaatsen toevoegen, verplaatsen en verwijderen.

4.4.1 Een kostenplaats toevoegen

U kunt een kostenplaats toevoegen aan een debiteur of aan een groep direct onder een debiteur. U

kunt geen kostenplaats toevoegen aan een kostenplaats.

Om een kostenplaats toe te voegen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste debiteur of groep.


De gegevens van de geselecteerde debiteur of groep worden afgebeeld.

5. Klik op Kostenplaats maken.

6. Voer de naam en het nummer van de nieuwe kostenplaats in.

Opmerking: De naam van de kostenplaats hoeft niet uniek te zijn, het nummer moet wel uniek

zijn. Beide velden zijn verplicht.


De gegevens van de nieuwe kostenplaats worden afgebeeld voor controle.

8. Klik op Bevestigen om de nieuwe kostenplaats aan te maken.



- of -

Beheren > Dashboard > vak Organisatiestructuur > Kostenplaats maken

4.4.2 Een kostenplaats verplaatsen

Een kostenplaats kan worden verplaatst:

• naar een (andere) groep onder dezelfde debiteur, of

• van groep- naar debiteurniveau (maar niet naar een andere debiteur).

U kunt maximaal 10 kostenplaatsen tegelijk verplaatsen.

Om een kostenplaats te verplaatsen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste kostenplaats(en). U kunt er maximaal 10 tegelijk selecteren.

19


De gegevens van de geselecteerde kostenplaats(en) worden afgebeeld.



6. Selecteer de groep of debiteur waarnaar de kostenplaats(en) moet(en) worden verplaatst.




Opmerking: Wanneer u bijvoorbeeld een kostenplaats van groep A, die wordt beheerd door

gebruiker A, wilt verplaatsen naar groep B, die wordt beheerd door gebruiker B, wordt

de order voor verplaatsing niet meteen verwerkt, omdat gebruiker B hiervoor

toestemming moet geven via de optie Track & trace. Gebruiker A en gebruiker B

moeten beiden het recht van orderautorisatie hebben om deze verplaatsing te kunnen

uitvoeren.

Algemene informatie over autorisaties in Online Selfcare vindt u in hoofdstuk 5.

Informatie over het autoriseren van orders is te vinden in paragraaf 9.2.



- of -



4.4.3 Een kostenplaats verwijderen

Als u een kostenplaats verwijdert, worden de onderliggende groepen en eindgebruikers verplaatst

naar de eerstvolgende hogere eenheid in de organisatiestructuur. Bijvoorbeeld: u hebt kostenplaats B

toegevoegd aan debiteur A. Kostenplaats B heeft tien eindgebruikers. Als u kostenplaats B verwijdert,

worden alle tien eindgebruikers verplaatst naar debiteur A.

Om een kostenplaats te verwijderen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste kostenplaats.


De gegevens van de geselecteerde kostenplaats worden afgebeeld.

5. Klik op Verwijderen.

De naam van de te verwijderen kostenplaats wordt afgebeeld voor controle.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar als er geen groepen, eindgebruikers of toestellen

rechtstreeks aan de kostenplaats zijn gekoppeld en er ook geen lopende orders

voor de kostenplaats in Online Selfcare bekend zijn.

6. Klik op Bevestigen om de kostenplaats te verwijderen.



- of -

Beheren > Dashboard > vak Organisatiestructuur > Organisatie-eenheid

verwijderen

20

4.5 Werken met groepen

U kunt in Online Selfcare groepen toevoegen aan een bedrijf, debiteur of kostenplaats. Ook kunt u

groepen verplaatsen of verwijderen. Op debiteurniveau kunt u groepen gebruiken om kostenplaatsen

te groeperen, bijvoorbeeld voor rapportagedoeleinden. Op kostenplaatsniveau kunt u groepen

bijvoorbeeld gebruiken om eindgebruikers met gelijke rechten of dezelfde abonnementen te

groeperen.

4.5.1 Een groep toevoegen

Om een groep toe te voegen, handelt u als volgt:




3. Selecteer het bedrijf, debiteur of kostenplaats waaronder de groep moet worden geplaatst in de

organisatiestructuur.


De gegevens van de geselecteerde organisatie-eenheid worden afgebeeld.

5. Klik op Aangepaste groep maken.

6. Voer de naam van de nieuwe groep in.


De gegevens van de nieuwe groep worden afgebeeld voor controle.

8. Klik op Bevestigen om de nieuwe groep aan te maken.



- of -

Beheren > Dashboard > vak Organisatiestructuur > Groep van

debiteuren/kostenplaatsen/eindgebruikers maken

4.5.2 Een groep verplaatsen

Een groep kan worden verplaatst:

• naar een (andere) kostenplaats onder dezelfde debiteur, of

• van kostenplaats- naar debiteurniveau (maar niet naar een andere debiteur).

U kunt maximaal 10 groepen tegelijk verplaatsen.

Om een groep te verplaatsen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste groep(en). U kunt er maximaal 10 tegelijk selecteren.


De gegevens van de geselecteerde groep(en) worden afgebeeld.



6. Selecteer de kostenplaats of debiteur waarnaar de groep(en) moet(en) worden verplaatst.



21


Opmerking: Wanneer u bijvoorbeeld een groep van kostenplaats A, die wordt beheerd door

gebruiker A, wilt verplaatsen naar kostenplaats B, die wordt beheerd door gebruiker B,

wordt de order voor verplaatsing niet meteen verwerkt, omdat gebruiker B hiervoor



uitvoeren.

Algemene informatie over autorisaties in Online Selfcare vindt u in hoofdstuk 5.

Informatie over het autoriseren van orders is te vinden in paragraaf 9.2.



- of -



4.5.3 Een groep verwijderen

Als u een groep verwijdert, worden de onderliggende organisatie-eenheden (debiteuren,

kostenplaatsen of eindgebruikers) verplaatst naar de eerstvolgende hogere eenheid in de

organisatiestructuur. Bijvoorbeeld: u hebt groep Y toegevoegd aan debiteur X. Groep Y bevat de

kostenplaatsen Z1 en Z2. Als u groep Y verwijdert, worden kostenplaatsen Z1 en Z2 verplaatst naar

debiteur X.

Om een groep te verwijderen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste groep.


De gegevens van de geselecteerde groep worden afgebeeld.


De naam van de te verwijderen kostenplaats wordt afgebeeld voor controle.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar als er geen kostenplaatsen, eindgebruikers of

toestellen rechtstreeks aan de groep zijn gekoppeld en er ook geen lopende

orders voor de groep in Online Selfcare bekend zijn.

6. Klik op Bevestigen om de kostenplaats te verwijderen.



- of -


verwijderen

22

4.6 Werken met eindgebruikers/administratieve eenheden

Elke werknemer die recht heeft op een telefoon van het bedrijf, moet geregistreerd zijn als

eindgebruiker. Eindgebruikers zonder aanmeldaccount voor toegang zijn een administratieve

eenheden in Online Selfcare. In de rapportagemodule kunt u zo nodig per eindgebruiker het verbruik

en de kosten controleren.

In Online Selfcare kunt u eindgebruikers/administratieve eenheden die geen aanmeldaccount nodig

hebben toevoegen, verplaatsen en verwijderen.

Let op! Gebruikers die toegang nodig hebben tot Online Selfcare, moeten in MijnKPN

Grootzakelijk worden aangemaakt (identiteiten). Via Beheren/Organisatiestructuur

activeert u de toegang tot Online Selfcare voor deze gebruikers (identiteiten). Zie ook

paragraaf 5.1.

4.6.1 Een eindgebruiker/administratieve eenheid toevoegen

Om een eindgebruiker/administratieve eenheid toe te voegen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de debiteur, kostenplaats of groep waaronder de eindgebruiker moet worden geplaatst

in de organisatiestructuur.



5. Klik op Eindgebruiker maken.

Er verschijnt een invoerscherm.

6. Voer de gegevens van de nieuwe eindgebruiker in.


De gegevens van de nieuwe eindgebruiker worden afgebeeld voor controle.




9. Klik op Bevestigen om de nieuwe eindgebruiker aan te maken.


Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Nieuwe eindgebruiker maken

- of -

Bestellen > Nieuwe order > knop Nieuwe eindgebruiker maken

4.6.2 De gegevens van een eindgebruiker/administratieve eenheid wijzigen

Om de gegevens van een eindgebruiker/administratieve eenheid aan te passen, handelt u als volgt:




3. Selecteer de gewenste eindgebruiker. Dat kan op twee manieren:

• Gebruik het zoekveld en selecteer een van de gevonden eindgebruikers, of

• Doorloop de organisatiestructuur tot u de gewenste eindgebruiker hebt gevonden en

selecteer deze.

23


De gegevens van de gebruiker worden afgebeeld.

5. Klik op Wijzig Eindgebruiker.

U kunt nu de gegevens wijzigen.

6. Pas waar nodig de gegevens aan.


De gewijzigde gegevens van de eindgebruiker worden afgebeeld voor controle.




9. Klik op Bevestigen om de wijzigingen door te voeren.



4.6.3 Een eindgebruiker/administratieve eenheid verplaatsen

Let op! Met deze optie kunt u alleen eindgebruiker/administratieve eenheden zonder

aanmeldaccount verplaatsen naar een (andere) debiteur, kostenplaats of groep. Het

aanpassen van gebruikers (identiteiten) met een aanmeldaccount verloopt via het

MijnKPN Grootzakelijk portal.

Om een eindgebruiker te verplaatsen handelt u als volgt:







selecteer deze.

U kunt maximaal 10 eindgebruikers tegelijk selecteren.


De gegevens van de geselecteerde eindgebruikers worden afgebeeld.



6. Selecteer de organisatie-eenheid waarnaar de eindgebruikers moet(en) worden verplaatst.



8. Selecteer een Wensdatum (optioneel) indien u de wijzigingen op een bepaalde datum wilt laten

ingaan.




10. Klik op Bevestigen om de verplaatsing (en eventuele gewijzigde gegevens) door te voeren.

Opmerking: Wanneer u bijvoorbeeld een eindgebruiker van debiteur A, die wordt beheerd door

gebruiker A, wilt verplaatsen naar debiteur B, die wordt beheerd door gebruiker B,

wordt de order voor verplaatsing niet meteen verwerkt, omdat gebruiker B hiervoor

24



uitvoeren.



- of -



4.6.4 Een eindgebruiker/administratieve eenheid verwijderen

Let op! Gebruikers met een aanmeldingsaccount (identiteiten) moeten ook via het MijnKPN

Grootzakelijk portal worden verwijderd.

Let op! Controleer eerst of er geen abonnementen en geen lopende orders in Online Selfcare

bekend zijn voor de eindgebruiker die u wilt verwijderen. Alleen als aan deze

voorwaarden is voldaan kan een eindgebruiker worden verwijderd.

Om een eindgebruiker te verwijderen, handelt u als volgt:







selecteer deze.


De gegevens van de geselecteerde gebruiker worden afgebeeld.

5. Klik op Verwijder gebruiker.

De naam van de geselecteerde gebruiker wordt afgebeeld voor controle.

Let op! Deze knop is alleen beschikbaar als er voor de gebruiker geen abonnementen en

geen lopende orders in Online Selfcare bekend zijn.

6. Klik op Bevestigen om de eindgebruiker te verwijderen.

Het is ook mogelijk om een gebruiker te verwijderen via het Beheren dashboard. De stappen die u

dan doorloopt wijken iets af van de hierboven beschreven procedure:


2. Klik op de snelkoppeling Organisatie-eenheid verwijderen in het vak Organisatiestructuur.


3. Zoek en selecteer de gewenste eindgebruiker.

Opmerking: Een eindgebruiker waarvoor nog abonnementen of lopende orders aanwezig zijn,

kan niet worden geselecteerd voor verwijdering. Dit wordt aangeduid met

achter de naam.


De naam van de geselecteerde gebruiker wordt afgebeeld voor controle.

5. Klik op Bevestigen om de eindgebruiker te verwijderen.



25

- of -


verwijderen

4.7 Werken met locaties

Binnen KPN ÉÉN worden de kosten normaal gesproken afgerekend per debiteur of per

eindgebruiker. Voor bepaalde producten en diensten zal KPN echter administratieve ‘locaties’

opnemen in de organisatiestructuur van Online Selfcare. Producten en diensten voor deze locaties

worden per locatie betaald. Voorbeelden van producten die onder een locatie kunnen worden

ondergebracht zijn:

• FlexLAN

• Connectivity/Access

• CAC-licenties (VastMobiel in 1, vaste telefonie)

• SAC-groep (IP Centrex)

Opmerking: Een locatie kan alleen worden gebruikt om bepaalde diensten en producten onder te

brengen. U kunt geen andere organisatie-eenheden, zoals kostenplaatsen of

gebruikers, onder een locatie plaatsen.

Indien uw organisatiestructuur locaties bevat, kunt u hiervoor slechts een beperkt aantal handelingen

verrichten in Online Selfcare, die in de volgende paragrafen worden beschreven. Voor overige vragen

of verzoeken m.b.t. locaties dient u contact op te nemen met uw accountmanager bij KPN.

4.7.1 Diensten en producten voor een locatie wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de diensten/producten voor een locatie, dient u een serviceverzoek

in te dienen. Dit doet u via het Self Service portal in MijnKPN Grootzakelijk.

4.7.2 Locatie verplaatsen

U kunt desgewenst een locatie verplaatsen naar een debiteur of kostenplaats. Daarvoor handelt u als

volgt:




3. Selecteer de gewenste locatie. Een locatie is herkenbaar aan het volgende icoon: .


De gegevens van de geselecteerde locatie worden afgebeeld.



6. Selecteer de organisatie-eenheid waarnaar de locatie moet worden verplaatst.

Organisatie-eenheden die de locatie niet kunnen ontvangen, worden aangegeven met . Als u

met de muis op het icoontje gaat staan, wordt getoond waarom dat niet mogelijk is.




26

5 Toegang tot Online Selfcare

5.1 Activeren toegang en autorisatie in Online Selfcare

U moet een gebruiker aanmaken via MijnKPN Grootzakelijk (identiteit) voor u deze gebruiker toegang

kunt geven tot Online Selfcare. Het activeren van toegang tot Online Selfcare voor deze gebruikers

(identiteiten) wordt beschreven in paragraaf 5.2.

Opmerking: Een medewerker (of een ander onderdeel van uw organisatie) waaraan alleen een

product uit uw contract met KPN wordt gekoppeld – bijvoorbeeld een abonnement,

toestel of licentie – kan via Online Selfcare toegevoegd (zie paragraaf 4.6). Dit soort

eindgebruikers kan geen toegang krijgen tot Online Selfcare.

Wat een gebruiker in Online Selfcare kan doen, wordt vastgelegd met behulp van rechten en rollen:

Rechten Toegang tot Online Selfcare wordt bepaald door rechten, bijvoorbeeld ‘Orderautorisatie’

of ‘Organisatiestructuur beheren’.

Rollen Rechten worden niet afzonderlijk aan aanmeldaccounts toegekend, maar gegroepeerd in

rollen. Een rol is dus een set rechten die wordt toegekend aan een gebruiker van de

Online Selfcare portal.

Een Online Selfcare-gebruiker mag meerdere rollen hebben. Bijvoorbeeld: gebruiker A heeft de rol

‘Bestellen’, gebruiker B de rol ‘Rapportages’ en gebruiker C heeft beide rollen. Dit voorkomt dat u

voor allerlei combinaties van rechten telkens een nieuwe rol moet maken.

Opmerking: De rechten die aan een gebruiker worden toegekend, bepalen welke menu’s en

menuopties hij/zij te zien krijgt bij aanmelding op Online Selfcare.

5.2 Activeren toegang

5.2.1 Activeren toegang voor een gebruiker (identiteit)

Als u de toegang voor een gebruiker (identiteit) tot Online Selfcare activeert, moet u aangeven aan

welke organisatie-eenheden deze gebruiker wordt gekoppeld. Het niveau in de organisatiestructuur

waaraan de eindgebruiker wordt toegevoegd, bepaalt welke acties de gebruiker mag uitvoeren.

Zo kan een gebruiker met de rol ‘Ordering’ die is toegewezen aan een debiteur, bestellingen plaatsen

voor alle eindgebruikers van die debiteur, inclusief de onderliggende kostenplaatsen en groepen. Een

gebruiker met diezelfde rol, maar met een account die is toegewezen aan een kostenplaats, kan

alleen bestellingen plaatsen voor gebruikers van die ene kostenplaats.

U kunt de eindgebruiker koppelen aan elke gewenst niveau in de organisatiestructuur. Om de

toegang tot Online Selfcare te activeren voor een eindgebruiker (identiteit), handelt u als volgt:

Let op: U moet een gebruiker aanmaken via MijnKPN Grootzakelijk (identiteit) voor u deze

gebruiker toegang kunt geven tot Online Selfcare.




3. Selecteer de debiteur, kostenplaats of groep waaronder de eindgebruiker moet worden geplaatst

in de organisatiestructuur.



5. Klik op Eindgebruiker maken.

Er verschijnt een invoerscherm.

27

6. Plaats een vinkje achter Activeer Online Selfcare toegang.

7. Klik op achter Login naam om een eindgebruiker te selecteren die in MijnKPN Grootzakelijk is

aangemaakt.

8. Voer de benodigde gegevens in. De al aanwezige gegevens van de eindgebruiker zijn

automatisch ingevuld.

• E-mail moet voor ieder aanmeldingsaccount worden ingevuld.

• Er moet minimaal één Rol worden gekoppeld aan het aanmeldingsaccount.

• Voor de meeste rollen is tevens een Mobiel nummer of Vast nummer verplicht. Alleen voor

rollen met zeer beperkte bevoegdheden, bijv. om rapporten of eigen gegevens te bekijken, is

dat niet nodig.


Selecteer de organisatie-eenheden waarvoor de gebruiker via zijn aanmeldingsaccount is

geautoriseerd. U kunt later eventueel andere organisatie-eenheden aanwijzen (zie paragraaf

5.2.2).


De gegevens die u hebt ingevoerd en geselecteerd, worden afgebeeld ter controle.






Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Nieuwe eindgebruiker maken

- of -

Bestellen > Nieuwe order > knop Nieuwe eindgebruiker maken

Opmerking: Als het aanmeldingsaccount van een eindgebruiker is verwijderd, kunt u de

gebruiker weer toegang geven door een nieuw aanmeldingsaccount aan te maken.

Selecteer de gebruiker via Beheren/Organisatiestructuur en klik op Aanmaken

aanmeldingsaccount onder in het scherm.

5.2.2 Autorisaties van een gebruiker wijzigen

Om de autorisaties (de rollen en organisatiestructuur) van een gebruiker te wijzigen, handelt u als

volgt:







selecteer deze.


De gegevens van de geselecteerde eindgebruiker worden afgebeeld.

5. Klik op Wijzig aanmeldingsaccount.

Er verschijnt een invoerpagina met de huidige autorisaties.

6. Als u de rollen van de gebruiker wilt wijzigen (optioneel), vinkt u de gewenste nieuwe rollen aan

en klikt u vervolgens op Opslaan. Vervolgens gaat u verder met stap 8.

28

7. Als u het aan de gebruiker toegewezen deel van de organisatiestructuur wil aanpassen

(optioneel), klikt u op:

• Toewijzen organisatiestructuur om nieuwe organisatie-eenheden aan de gebruiker toe te

wijzen. Op de pagina die verschijnt, selecteert u één of meer organisatie-eenheden en klikt u

vervolgens op Volgende.

• Vink het gewenste aankruisvakje aan en klik op Geselecteerde organisatiestructuur

loskoppelen om de eerder toegekende autorisatie voor de betreffende organisatie-eenheden

op te heffen.


Uw wijzigingen worden afgebeeld ter controle.




5.2.3 Autorisaties van gebruikers bekijken

Om te bekijken welke rollen aan een gebruiker zijn toegekend, of welke gebruikers een bepaalde rol

hebben, gebruikt u het rapport Gebruikers en rollen.

Om dit rapport te bekijken, handelt u als volgt:

1. Klik op Rapporten.

Het dashboard wordt afgebeeld.

2. Klik op het submenu Vloot.

De pagina Rapport Configureren wordt afgebeeld.

3. Selecteer het rapporttype Gebruikers en rollen.

4. Kies een van de standaard of voorgedefinieerde rapporten of creëer een nieuw rapport.

Gedetailleerde informatie over het gebruik van rapporten vindt u in hoofdstuk 18).

5. Klik op Rapport weergeven.

De gebruikers en bijbehorende rollen worden weergegeven, gegroepeerd per rol. U ziet hier dus

welke gebruikers een bepaalde rol hebben.

6. Om het rapport bijvoorbeeld te sorteren op naam, klikt u op in de kolom Naam en kiest u

vervolgens bijvoorbeeld Aflopend sorteren.

U ziet nu per gebruiker welke rollen ze hebben.

5.2.4 De rollen voor uw eigen account bekijken

U kunt bekijken welke rollen er aan u zijn toegekend. Daarvoor klikt u op Mijn account in de

menubalk. Uw Online Selfcare-gegevens worden afgebeeld, inclusief de toegewezen rollen.

5.2.5 Aanmeldingsaccount verwijderen

Om een aanmeldingsaccount te verwijderen – en daarmee de bijbehorende eindgebruiker de toegang

tot Online Selfcare te ontnemen – handelt u als volgt:






29


selecteer deze.


De gegevens van de geselecteerde eindgebruiker worden afgebeeld.

5. Klik op Verwijder aanmeldingsaccount.

Het gegevens van het verzoek tot verwijdering worden afgebeeld ter controle.




5.3 Rollen beheren

De toegang tot functies in Online Selfcare wordt geregeld met rechten (autorisaties). Rechten worden

niet individueel aan een gebruiker (aanmeldingsaccount) toegewezen, maar via rollen. Een rol is

bepaalde combinatie van rechten die u kunt toewijzen aan een gebruiker.

In Online Selfcare zijn een aantal standaard rollen gedefinieerd, bijvoorbeeld voor het plaatsen van

orders, het onderhouden van het Online Selfcare portaal of voor rapportages. Standaardrollen

kunnen niet worden gewijzigd. U kunt echter wel zelf rollen definiëren, bijvoorbeeld voor specifieke

groepen gebruikers, of om ervoor te zorgen dat de rollen nauw aansluiten bij de regels en vereisten

van uw bedrijf.

Opmerking: Voor sommige taken zijn twee standaardrollen gedefinieerd. Er zijn bijvoorbeeld twee

standaard rapportagerollen: één zonder toegang tot de gespreksdetails en één met

volledige toegang. Ook zijn er twee orderprofielen: één met en één zonder

autorisatierechten. Dit laat zien hoe u met rollen en rechten precies kunt bepalen welke

rechten u toewijst aan individuele aanmeldingsaccounts of groepen

aanmeldingsaccounts.

Wanneer u een nieuwe rol definieert, moet u hiervoor een naam kiezen die duidelijk vertolkt welke

rechten er in zijn opgenomen. U kunt bijvoorbeeld een rol met de naam 'Alle gebruikers' maken met

algemene rechten die voor alle aanmeldingsaccounts gelden, zoals toegang tot de startpagina,

nieuwsberichten, pagina's met veelgestelde vragen en dergelijke.

Opmerking: De rechten die u aan een gebruiker toekent, bepalen welke menu’s en menuopties

hij/zij te zien krijgt bij gebruik van Online Selfcare.

5.3.1 Nieuwe rol maken

Om een nieuwe rol te definiëren, handelt u als volgt:


2. Kies Rollen in het submenu.

De beschikbare rollen voor uw organisatie worden afgebeeld.

3. Klik onderaan de pagina op Nieuwe toevoegen.

Er verschijnt een invoerpagina

4. Geef de rol een herkenbare naam.

5. Vink de rechten aan die in de rol moeten worden opgenomen.


De gegevens van de rol worden afgebeeld voor controle.


30

5.3.2 Een rol wijzigen

Let op! Wanneer u een rol wijzigt, heeft dit direct gevolgen voor alle aanmeldingsaccounts

waaraan de betreffende rol is toegewezen.

Om de rechten bij een rol te wijzigen, of om de naam aan te passen, handelt u als volgt:




3. Klik op de naam van de gewenste eigen rol (standaardrollen kunnen niet worden gewijzigd).

De rechten voor de gekozen rol worden afgebeeld.

4. Wijzig desgewenst de naam van de rol (optioneel).

5. Pas de rol aan door rechten uit en/of aan te vinken.


Uw wijzigingen worden afgebeeld voor controle.


5.3.3 Rollen verwijderen

Indien u zelf rollen hebt aangemaakt, kunt u deze ook weer verwijderen. De door KPN geleverde

standaardrollen kunnen niet worden verwijderd.

Opmerking: Een rol kan pas worden verwijderd als deze aan geen enkele aanmeldingsaccount is

gekoppeld. Om te zien of een rol nog is gekoppeld aan gebruikers, opent u het rapport

Gebruikers en rollen (zie paragraaf 5.2.3) en sorteert u het rapport op de rollen.

Om een of meer rollen te verwijderen, handelt u als volgt:




3. Vink de rol(len) aan die u wilt verwijderen.

4. Klik op Geselecteerde rollen verwijderen.

De te verwijderen rollen worden afgebeeld ter controle.


5.3.4 Bekijken welke rechten bij een rol horen




3. Klik op de naam van de gewenste rol.

De rechten voor de gekozen rol worden afgebeeld.

4. Klik op Terug (bij standaardrollen) of Annuleren (bij eigen rollen) om terug te gaan naar de lijst

met rollen.

5.3.5 Rol aan gebruiker toewijzen

Het toewijzen van rollen aan een gebruiker vindt plaats via het beheren van aanmeldingsaccounts.

Dit wordt beschreven in de paragrafen 5.2.1 en 5.2.2.

31

6 Producten en diensten beschikbaar maken voor bestelling

6.1 Producten en productcatalogi beheren

In het contract tussen uw bedrijf en KPN is vastgelegd welke producten en diensten voor u

beschikbaar zijn. Deze producten en diensten zijn opgenomen in productcatalogi die door KPN zijn

toegevoegd aan Online Selfcare. U kunt de inhoud van een productcatalogus niet wijzigen. Als u een

productcatalogus – en daarmee het contract met KPN – wilt wijzigen, neem dan contact op met de

servicedesk.

Opmerking: Houd er rekening mee dat KPN bepaalt wanneer een product het eind van zijn

levensduur heeft bereikt. Dergelijke informatie wordt bekendgemaakt in het

nieuwsgedeelte op de startpagina.

Indien u wilt dat niet alle producten en diensten die KPN aan uw bedrijf levert ook allemaal voor het

gehele bedrijf beschikbaar zijn, kunt u dat inrichten in Online Selfcare. U kunt heel nauwkeurig,

desgewenst per product, vastleggen welke (groepen) gebruikers van bepaalde producten gebruik

kunnen maken. Dat kan op verschillende manieren:

• Individuele producten toewijzen aan organisatie-eenheden – hiermee beperkt u de beschikbare

producten en diensten tot alleen die items die zijn toegewezen aan een bepaalde organisatie-

eenheid (zie paragraaf 6.1.1)

• Productcatalogi toewijzen aan organisatie-eenheden – hiermee kunt u het gebruik een

productcatalogus beperken tot bepaalde groepen gebruikers (alleen voor bedrijven met meer dan

één productcatalogus, zie paragraaf 6.1.3)

• Abonnementsjablonen definiëren – Hiermee kunt u vaste bestelpatronen definiëren die gelden

voor specifieke (groepen) gebruikers (zie paragraaf 6.2)

6.1.1 Individuele producten toewijzen aan organisatie‑eenheid

Door producten toe te wijzen aan een organisatie-eenheid, kunt u nauwkeurig bepalen welke

producten voor de eindgebruikers in die organisatie-eenheid besteld kunnen worden, zodat voor een

bepaald bedrijfsonderdeel bijvoorbeeld alleen bepaalde netwerkdiensten en toestellen beschikbaar

zijn.

Om een of meer producten toe te wijzen aan een organisatie-eenheid, handelt u als volgt:


2. Kies Catalogus in het submenu.

3. Klik op de snelkoppeling Product toewijzen aan organisatie-eenheid in het vak Producten

beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waaraan u producten wilt toewijzen.

5. Klik op Volgende. Er verschijnt een overzicht met beschikbare producten.

6. Vink de producten aan die u wilt toewijzen aan de geselecteerde organisatie-eenheid.

• Klik, indien beschikbaar, op de snelkoppeling Beschrijving om de een nadere beschrijving

van het product of de dienst weer te geven.

• Klik, indien beschikbaar, op '+' naast de dienst of het product om de bijbehorende opties

weer te geven.


Er wordt een overzicht van de toe te voegen producten afgebeeld voor controle.


32


Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Product toewijzen aan organisatie-

eenheid

6.1.2 Toewijzing van individuele producten bekijken en eventueel aanpassen

Om te bekijken welke individuele producten aan een bepaalde organisatie-eenheid zijn toegewezen

en eventueel wijzigen aan te brengen, handelt u als volgt:



3. Klik op de snelkoppeling Naar producten in het vak Producten beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waarvan u de toegewezen producten wilt bekijken en/of

wijzigen.


Er verschijnt een overzicht met beschikbare producten waarin de eerder toegewezen producten

zijn geselecteerd.

6. U hebt nu de keuze tussen de volgende handelingen:

• Klik Terug of Annuleren om de toewijzing ongewijzigd te laten – de volgende stappen zijn dan

niet meer van belang.

• Vink de producten aan waarvan u de toewijzing wilt opheffen en klik op Toewijzing

geselecteerde items opheffen – ga daarna door met stap 7.

• Klik op Nieuwe producten toewijzen, selecteer de gewenste producten en klik op Volgende –

ga daarna door met stap 7.

7. Controleer het overzicht van de wijzigingen en klik op Bevestigen.


Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Producttoewijzing beheren

6.1.3 Productcatalogus toewijzen aan organisatie‑eenheid

Opmerking: Voor de meeste bedrijven zal er slechts één productcatalogus zijn opgenomen in het

contract met KPN. In dat geval is deze optie niet relevant.

Hoewel KPN adviseert om producttoewijzing per individuele dienst of product vast te leggen (zie

paragraaf 6.1.1), kunt u ook een complete productcatalogus toewijzen aan een debiteur, kostenplaats

of zelf-gedefinieerde groep. Zo kunt u ervoor zorgen dat producten en diensten in een

productcatalogus alleen voor een bepaalde groep in uw bedrijf beschikbaar zijn. Wanneer u een

productcatalogus toewijst aan bijvoorbeeld een kostenplaats, kunnen alle producten en diensten in de

productcatalogus worden besteld voor alle eindgebruikers in die kostenplaats en de onderliggende

niveaus ervan.

Om een productcatalogus toe te wijzen aan een organisatie-eenheid, handelt u als volgt:



3. Klik op de snelkoppeling Productcatalogus toewijzen aan organisatie-eenheid in het vak

Productcatalogi beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waaraan u een of meer productcatalogi wilt toewijzen.

5. Klik op Volgende. De beschikbare catalogi worden afgebeeld.

33

6. Vink de gewenste productcatalogus aan.

7. Klik op Volgende. Er wordt een overzicht van de toe te voegen catalogi afgebeeld voor controle.



Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Productcatalogus toewijzen aal

organisatie-eenheid

6.1.4 Toewijzing van productcatalogi bekijken en eventueel aanpassen

Om de toewijzing van productcatalogi aan een bepaalde organisatie-eenheid te bekijken en eventueel

te wijzigen, handelt u als volgt:



3. Klik op de snelkoppeling Naar productcatalogi in het vak Productcatalogi beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waarvan u de productcatalogi wilt bekijken en/of wijzigen.


De toegewezen catalogi voor de geselecteerde organisatie-eenheid worden getoond.

6. U hebt nu de keuze tussen de volgende handelingen:

• Klik Terug of Annuleren om de toewijzing ongewijzigd te laten – de volgende stappen zijn dan

niet meer van belang.

• Vink de catalogi aan waarvan u de toewijzing wilt opheffen en klik op Toewijzing

geselecteerde items opheffen – ga daarna door met stap 7.

• Klik op Nieuwe productcatalogi toewijzen, selecteer de gewenste catalogi en klik op

Volgende – ga daarna door met stap 7.

7. Controleer het overzicht van de wijzigingen en klik op Bevestigen.


Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Catalogustoewijzing beheren

6.2 Abonnementsjablonen beheren

Een abonnementsjabloon is een vooraf (door Online Selfcare gebruikers) gedefinieerd pakket

producten en/of diensten dat is afgestemd op de behoeften van een specifieke groep eindgebruikers.

Het gebruik van abonnementsjablonen heeft een aantal voordelen:

• Door abonnementsjablonen te gebruiken bij het bestellen van producten kunt u de orderinvoer

aanzienlijk versnellen.

• Met behulp van deze sjablonen kunt u nauwkeurig sturen welke producten en diensten voor een

bepaalde groep gebruikers bedoeld zijn.

Een abonnementsjabloon wordt gekoppeld aan een organisatie-eenheid. Het niveau in de

organisatiestructuur waarop de abonnementsjabloon wordt gekoppeld, bepaalt voor welke

eindgebruikers de sjabloon kan worden gebruikt. Een abonnementsjabloon dat bijvoorbeeld is

gekoppeld aan een debiteur geldt tevens voor alle gebruikers in de onderliggende groepen en/of

kostenplaatsen. Een abonnementsjabloon dat wordt gekoppeld aan een kostenplaats geldt echter

alleen voor de gebruikers die aan deze kostenplaats en eventueel onderliggende groepen zijn

toegewezen.

Opmerking: Abonnementsjablonen zijn flexibel en kunnen veranderen, en daarom worden die niet

gebruikt voor rapportage.

34

6.2.1 Een nieuw abonnementsjabloon maken

Opmerking: U kunt ook tijdens de orderinvoer een abonnementsjabloon maken door op de

orderbevestigingspagina op Opslaan als abonnementsjabloon te klikken. Zo kunt u de

order voor een bepaalde eindgebruiker bewaren en toepassen als sjabloon voor andere

eindgebruikers.

Om een abonnementsjabloon te maken, handelt u als volgt:



3. Klik op de snelkoppeling Abonnementsjabloon maken in het vak Abonnementsjabloon beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waarvoor u een sjabloon wilt creëren.


6. Voer de naam van de nieuwe sjabloon in.


De producten en diensten die u in de sjabloon kunt opnemen, worden afgebeeld.

• Klik, indien beschikbaar, op de snelkoppeling Beschrijving om een nadere beschrijving van

het product of de dienst weer te geven.


weer te geven.

8. Selecteer welke producten en diensten u in de sjabloon wilt opnemen. U kiest daarvoor per

product of dienst een van de volgende opties in de vervolgkeuzelijst Status.

• Niet in sjabloon

Het item kan niet worden besteld voor eindgebruikers in de gekoppelde organisatie-eenheid.

Het item is niet zichtbaar op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon.

• Optioneel (niet geselecteerd)

Het item kan worden besteld voor eindgebruikers in de gekoppelde organisatie-eenheid. Het

item is zichtbaar op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon en kan worden

geselecteerd.

• Optioneel (geselecteerd)

Het item kan worden besteld voor eindgebruikers in de gekoppelde organisatie-eenheid en is

standaard geselecteerd op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon. Als u het niet wilt

bestellen, kan het item kan worden gedeselecteerd.

• Altijd in sjabloon

Dit is een verplicht item op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon. Het item kan niet

worden gedeselecteerd op de orderpagina en maakt dus altijd deel uit van de bestelling.

Als een informatiepictogram wordt weergegeven wanneer u een dienst of product toevoegt

met '+' naast de naam, dan moet de dienst of het product nader geconfigureerd worden. Daarvoor

klikt u op '+' en selecteert u een of meer opties. Alle informatiepictogrammen moeten verdwenen

zijn voor u verder kunt.

Tip: Als u de cursor op het informatiepictogram plaatst, laat Online Selfcare zien

welke items geconfigureerd moeten worden.


De producten en diensten in de abonnementsjabloon worden afgebeeld voor controle.



Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Abonnementsjabloon maken

35

6.2.2 Abonnementsjabloon toewijzen aan organisatie‑eenheid

U kunt een sjabloon toewijzen aan meerdere organisatie-eenheden.

Om een abonnementsjabloon toe te wijzen, handelt u als volgt:



3. Klik op de snelkoppeling Abonnementsjabloon toepassen op organisatie-eenheid in het vak

Abonnementsjabloon beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waaraan u een sjabloon wilt toewijzen.


Er verschijnt een overzicht van de abonnementsjablonen.

6. Selecteer de sjablonen die u wilt toewijzen aan de geselecteerde organisatie-eenheid.


De geselecteerde sjablonen worden afgebeeld voor controle.



Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Abonnementsjabloon toepassen op

organisatie-eenheid

6.2.3 Toewijzing abonnementsjablonen wijzigen

Om de toewijzing van abonnementsjablonen te wijzigen, handelt u als volgt:



3. Klik op de snelkoppeling Naar abonnementsjablonen in het vak Abonnementsjabloon beheren.


4. Selecteer de organisatie-eenheid waarvoor u de sjabloon-toewijzing wilt wijzigen.


Er verschijnt een overzicht van de abonnementsjablonen van de geselecteerde organisatie-

eenheid.

6. U kunt nu:

• Toewijzing opheffen

Selecteer de gewenste sjabloon en klik op Toepassing geselecteerde sjablonen opheffen.

Ga vervolgens door met stap 6.

• Sjabloon toewijzen

Klik op Sjabloon toewijzen (volg vervolgens de instructies in 6.2.2 vanaf stap 6).

• Nieuwe sjabloon maken

Als de gewenste sjabloon nog niet bestaat, klikt u op Nieuwe sjabloon maken (volg

vervolgens de instructies in 6.2.1 vanaf stap 6).

• Selectie verwijderen (zie paragraaf 6.2.4)

7. De opgeheven toewijzingen worden afgebeeld voor controle.

Opmerking: Als de abonnementsjabloon alleen is gekoppeld aan de geselecteerde

organisatie-eenheid, wordt de sjabloon verwijderd en kan deze niet meer worden

toegewezen.

36

8. Selecteer de sjablonen die u wilt toewijzen aan de geselecteerde organisatie-eenheid.


De geselecteerde sjablonen worden afgebeeld voor controle.



Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Nieuw abonnementsjabloon toepassen

- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Nieuw

abonnementsjabloon toepassen

6.2.4 Producten in abonnementsjabloon aanpassen

U kunt een bestaand abonnementsjabloon altijd wijzigen. Houdt er rekening mee dat:

• een abonnementsjabloon alleen van belang is bij bestellingen, dus wijziging van een sjabloon

heeft geen gevolgen voor de reeds in gebruik zijnde diensten, en

• de wijziging ook geldt voor nieuwe bestellingen voor eventuele andere organisatie-eenheden

waaraan de sjabloon is toegewezen.

Om de selectie van producten en diensten in een abonnementsjabloon te wijzigen, handelt u als

volgt:





4. Kies een organisatie-eenheid waaraan de te wijzigen sjabloon is toegewezen.


Er verschijnt een overzicht van de toegewezen sjablonen.

6. Klik op de naam van de sjabloon die u wilt aanpassen.

Alle producten en diensten die u in de sjabloon kunt opnemen, worden afgebeeld, met de huidige

selecties voor de sjabloon.

• Klik, indien beschikbaar, op de snelkoppeling Beschrijving om een nadere beschrijving van

het product of de dienst weer te geven.


weer te geven.

7. Selecteer welke producten en diensten u in de sjabloon wilt opnemen. U kiest daarvoor per

product of dienst een van de volgende opties in de vervolgkeuzelijst Status.

• Niet in sjabloon

Het item kan niet worden besteld voor eindgebruikers in de gekoppelde organisatie-eenheid.

Het item is niet zichtbaar op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon.

• Optioneel (niet geselecteerd)

Het item kan worden besteld voor eindgebruikers in de gekoppelde organisatie-eenheid. Het

item is zichtbaar op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon en kan worden

geselecteerd.

• Optioneel (geselecteerd)

Het item kan worden besteld voor eindgebruikers in de gekoppelde organisatie-eenheid en is

standaard geselecteerd op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon. Als u het niet wilt

bestellen, kan het item kan worden gedeselecteerd.

• Altijd in sjabloon

Dit is een verplicht item op de orderpagina voor deze abonnementsjabloon. Het item kan niet

worden gedeselecteerd op de orderpagina en maakt dus altijd deel uit van de bestelling.

37

Als een informatiepictogram wordt weergegeven wanneer u een dienst of product toevoegt

met '+' naast de naam, dan moet de dienst of het product nader geconfigureerd worden. Daarvoor

klikt u op '+' en selecteert u een of meer opties. Alle informatiepictogrammen moeten verdwenen

zijn voor u verder kunt.

Tip: Als u de cursor op het informatiepictogram plaatst, laat Online Selfcare zien

welke items geconfigureerd moeten worden.


De nieuwe selectie van producten en diensten in de abonnementsjabloon wordt afgebeeld voor

controle.



Beheren > Dashboard > vak Catalogus > Abonnementsjabloon beheren

6.2.5 Abonnementsjabloon verwijderen

Om een abonnementsjabloon te verwijderen, handelt u als volgt:





4. Selecteer de organisatie-eenheid waaraan de te verwijderen sjabloon is toegewezen.


Er verschijnt een overzicht van de abonnementsjablonen van de geselecteerde organisatie-

eenheid.

6. Selecteer de gewenste sjabloon.

7. Klik op Selectie verwijderen.

8. De geselecteerde sjablonen worden afgebeeld voor controle.

Let op! Als een abonnementsjabloon wordt verwijderd, is deze ook niet meer beschikbaar

voor andere organisatie-eenheden waaraan de sjabloon is gekoppeld.

Wilt u dat niet, klik dan op Annuleren en kies ervoor om alleen de toewijzing voor

deze organisatie-eenheid op te heffen (zie paragraaf 6.2.3).


38

7 Overige beheerfuncties

7.1 Facturen bekijken

U kunt in Online Selfcare de facturen bekijken voor de debiteuren waarvoor u bent geautoriseerd.

Om een factuur te bekijken, handelt u als volgt:


2. Kies Facturen in het submenu.

De debiteuren waarvoor u bent geautoriseerd, worden afgebeeld.



De beschikbare facturen worden afgebeeld, gesorteerd op datum met de meest recente eerst.

Klik op de kolomkop Datum of Factuurnummer om de sortering van de facturen te wijzigen.

5. Zoek eventueel de gewenste factuur met behulp van de zoekvelden bovenaan de lijst.

6. Klik op het nummer van de gewenste factuur om de belangrijkste factuurgegevens te tonen.

7. Indien u meer details wilt bekijken, kunt u:

• Factuur opslaan als PDF

De factuur wordt dan in PDF-formaat opgeslagen op uw harde schijf.

• Factuur opslaan als XML

De factuur wordt dan in XML-formaat opgeslagen op uw harde schijf.

• Factuurgegevens tonen (per kostenpost)

Bij deze optie wordt de bijbehorende factuurspecificatie geopend in de Rapportage-module.

7.1.1 Factuurmelding instellen of aanpassen

U kunt in Online Selfcare per debiteur aangeven of er een e-mailnotificatie moet worden verstuurd als

er een nieuwe factuur klaarstaat. U doet dat als volgt:


Het Dashboard wordt afgebeeld.

2. Klik in het vak Organisatiestructuur op de snelkoppeling Factuurmeldingen instellen.

3. Selecteer de gewenste debiteur. De bijbehorende gegevens worden afgebeeld.

4. Vink het vakje Factuur notificatie actief aan als u factuurmeldingen wilt ontvangen.

5. Voer daaronder in naar welk e-mailadres de meldingen moeten worden verstuurd.


De gegevens van uw melding worden afgebeeld ter controle.


opzoeken van de melding als u de status wilt controleren in Track & trace, en wordt ook vermeld

in berichten die u naar aanleiding van de opdracht ontvangt.


39

7.2 Afleveradressen beheren

Wanneer u een order plaatst, kunt u een afleveradres selecteren uit een van de adresboeken. Online

Selfcare kent twee adresboeken:

• Mijn adresboek: de afleveradressen die u hier invoert, zijn alleen voor u toegankelijk.

• Algemeen adresboek: de afleveradressen die u hier invoert, kunnen ook door anderen worden

gebruikt.

7.2.1 Een nieuw adres toevoegen

Om een nieuw adres toe te voegen, handelt u als volgt:


2. Kies Afleveradressen in het submenu.

De beide adresboeken worden afgebeeld.

3. Kies op Nieuw toevoegen voor het gewenste adresboek.

Er verschijnt een invoervak.

4. Vul het gewenste Postadres en/of interne afleveradres in.


De nieuwe adresgegevens worden afgebeeld voor controle.

6. Klik op Bevestigen om de gegevens op te nemen in het adresboek.

7.2.2 Een bestaand adres aanpassen

Om een bestaand adres aan te passen, handelt u als volgt:




3. Gebruik de zoekvelden of blader door het adresboek om het gewenste adres te zoeken.

4. Klik op de gewenste naam om de bijbehorende adresgegevens af te beelden.

5. Breng de gewenste wijzigingen aan.


De gewijzigde adresgegevens worden afgebeeld voor controle.

7. Klik op Bevestigen om de gegevens op te nemen in het adresboek.

7.2.3 Een adres uit een adresboek verwijderen

U verwijdert als volgt een adres:




3. Gebruik de zoekvelden of blader door het adresboek om het gewenste adres te zoeken.

4. Vink het adres aan dat u wilt verwijderen. U kunt meerdere adressen selecteren.

5. Klik op Selectie verwijderen.

De te verwijderen adressen worden afgebeeld voor controle.

6. Klik op Bevestigen om het adres/de adressen uit het adresboek te verwijderen.

40

7.3 Drempelwaarden voor waarschuwing hoog-verbruik beheren

Uit het oogpunt van kostenbeheersing kunt u er voor kiezen om wekelijks of zelfs dagelijks

overzichten te ontvangen van gebruikers die de door u ingestelde drempelwaarden hebben

overschreden. U komt dan niet meer voor een verrassing te staan als de factuur binnenkomt, en u

kunt desgewenst meteen ingrijpen door de eindgebruiker op zijn verbruik aan te spreken of

aanpassingen in Online Selfcare door te voeren.

Per abonnement kunnen maximale dagwaarden worden ingesteld voor nationaal spraak- en

dataverkeer (minuten en MB’s) en voor internationaal spraak- en dataverkeer (kosten). Per dag wordt

bijgehouden of een abonnement één of meer van deze vier drempelwaarden overschrijdt. Wanneer

er een overschrijding plaatsvindt wordt dit gerapporteerd. U ontvangt maximaal één e-mail per dag

waarin alle overschrijdingen zijn verzameld.

U ontvangt alleen overschrijdingsmeldingen voor de abonnementen waarvoor u bent geautoriseerd.

Als u bent geautoriseerd voor debiteur A, maar niet voor debiteur B, dan ontvangt u geen

overschrijdingsmeldingen voor abonnementen onder debiteur B.

Let op! Om de e-mail met overschrijdingen te ontvangen, moet u geabonneerd zijn op de

melding Dagelijks rapport met mobiele abonnementen die drempelwaarden hebben

overschreden (zie paragraaf 7.3).

Tip: U kunt drempelwaarden ook opnemen in een abonnementsjabloon. Voor meer

informatie over abonnementsjablonen, zie paragraaf 6.2.

7.3.1 Drempelwaarden definiëren

Om drempelwaarden te definiëren in Online Selfcare, handelt u als volgt:


2. Kies Drempelwaarden in het submenu.

De bestaande drempelwaarden worden afgebeeld.

3. Klik op Nieuwe drempelwaarde toevoegen.

4. Vul een naam in, kies het type drempelwaarde en geef de maximum dagwaarde op.

5. Klik op Aanmaken.

De bestaande drempelwaarden worden afgebeeld, inclusief de zojuist gedefinieerde waarde.

U ontvangt voortaan een waarschuwingsemail als de drempelwaarde wordt overschreden.

7.3.2 Drempelwaarden toewijzen aan abonnementen

Opmerking: Elk type drempelwaarde kan slechts éénmaal worden gebruikt voor een abonnement.

Er kunnen dus maximaal vier drempelwaarden aan een abonnement worden toewezen.

Om drempelwaarden toe te wijzen aan abonnementen, handelt u als volgt:




3. Klik op Toewijzing abonnementen beheren voor de gewenste drempelwaarde.

Er verschijnt een lijst met eerder aan de drempelwaarde toegewezen abonnementen.

4. Klik op Nieuwe abonnementen toewijzen.

De door u beheerde abonnementen worden afgebeeld.

5. Vink de abonnementen aan waarvoor de drempelwaarde moet gelden.

41


De voor toewijzing geselecteerde abonnementen worden afgebeeld voor controle.


Opmerking: Om de e-mails met overschrijdingen te ontvangen, moet u geabonneerd zijn op de

melding Dagelijks rapport met mobiele abonnementen die drempelwaarden hebben

overschreden. In paragraaf 3.4.1 leest u hoe u dit kunt controleren en eventueel

aanpassen.

7.3.3 Bekijken aan welke abonnementen een drempelwaarde is toegekend

Om te kunnen bekijken aan welke abonnementen een drempelwaarde is toegekend, is er een rapport

gedefinieerd. U kunt dat als volgt bekijken:

1. Klik op Rapporten in de menubalk.

2. Klik op Vloot in het submenu.

3. Selecteer het rapporttype Abonnementen (eerste kolom).

4. Selecteer de gewenste rapportdefinitie (tweede en derde kolom – zie paragraaf 18.1.3).

Opmerking: Zorg ervoor dat de volgende kolommen zijn geselecteerd

(voor meer informatie over kolomindeling van rapporten, zie paragraaf 18.4):

• Data nationaal

• Data roaming

• Spraak nationaal

• Spraak roaming

• Status drempelwaarde

5. Klik op Rapport weergeven.

7.3.4 Een drempelwaarde verwijderen

Voordat u een drempelwaarde gaat verwijderen, moet u eerst controleren of er geen abonnementen

meer aan gekoppeld zijn. Dat kunt u doen met behulp van het rapport Abonnementen (zie

paragraaf 7.3.3).

Om een drempelwaarde te verwijderen uit Online Selfcare, handelt u als volgt:




3. Vink de drempelwaarde(n) aan die u wilt verwijderen.

4. Klik op Geselecteerde drempelwaarden verwijderen.

De geselecteerde drempelwaarden worden afgebeeld ter controle.


7.3.5 Toewijzing drempelwaarde opheffen

Om de toewijzing van een drempelwaarde aan een abonnement op te heffen, handelt u als volgt:




42

3. Klik op Toewijzing abonnementen beheren voor de gewenste drempelwaarde.

Er verschijnt een lijst met eerder aan de drempelwaarde toegewezen abonnementen.

4. Selecteer het abonnement, of desgewenst meerdere abonnementen, die u niet langer wilt

koppelen aan de drempelwaarde.

5. Klik op Toewijzing geselecteerde abonnementen opheffen.

De geselecteerde abonnementen worden afgebeeld voor controle.

6. Klik op Bevestigen om de toewijzing op te heffen.

U ontvangt geen waarschuwingse-mails meer voor de betreffende abonnementen.

7.3.6 Aan- of afmelden van dagelijkse rapportage

Om u aan- of af te melden voor de overschrijdingsmeldingen voor drempelwaarden, handelt u als

volgt:

1. Klik op Mijn account in de menubalk.

2. Blader omlaag naar het vak Meldingen.

In de kolom Status ziet u welk type meldingen u ontvangt.

3. Klik op het meldingstype Dagelijks rapport met mobiele abonnementen die drempelwaarden

hebben overschreden. Er wordt een beschrijving van het type melding getoond.

4. Wijzig de status in Actief als u deze meldingen wilt ontvangen, of in Inactief als u ze niet meer wilt

ontvangen.

5. Klik op Opslaan om de wijziging door te voeren.

43

8 Incidenten, vragen en serviceverzoeken

Incidenten en serviceverzoeken geeft u door via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

Tip: Heeft u al gekeken of uw vraag of probleem in de FAQ’s (veel gestelde vragen) wordt

beantwoord? Wanneer u een Categorie kiest voor uw melding, wordt automatisch een

FAQ-categorie aangeboden (indien beschikbaar).

Voor een volledig overzicht van de beschikbare FAQ’s in Online Selfcare, klikt u op

FAQ in het submenu op de Startpagina.

Indien zich een probleem voordoet, bijvoorbeeld een storing of een ander incident m.b.t. uw

producten of diensten, kunt u dat eenvoudig vastleggen in het Self Service Portal. Problemen die op

deze manier worden geregistreerd, worden automatisch overgedragen naar het

klantenbeheersysteem van KPN. Daar worden ze geclassificeerd, van een prioriteit worden voorzien

en vervolgens opgelost.

Daarnaast kunt u deze optie gebruiken om vragen te stellen, bijvoorbeeld over KPN-producten, of om

serviceverzoeken in te dienen voor handelingen die betrekking hebben op de door uw bedrijf

afgenomen diensten en producten, maar die niet in Online Selfcare kunnen worden afgehandeld.

De categorie, subcategorie en de ernst die u hier opgeeft voor een incident, worden gebruikt voor de

eerste classificatie en prioriteitsbepaling. Hoe nauwkeuriger de gegeven informatie is, des te sneller

kan het incident worden opgelost.

Opmerking: U kunt de status van incidenten in het Self Service Portal bekijken met behulp van de

menu-optie Track & trace/Incidenten in MijnKPN Grootzakelijk.

44

9 Orders volgen met Track & trace

Met deze optie kunt u de orders die zijn ingevoerd in Online Selfcare volgen en beheren. Er zijn

hiervoor drie opties beschikbaar in het submenu van Track & trace, te weten:

• Mijn orders – alle orders weergeven die u zelf hebt ingevoerd.

• Alle orders – alle orders weergeven, ongeacht door wie ze zijn ingevoerd en ongeacht hun status.

• Inkomende orders – overdrachtorders (verplaatsingsorders) weergeven die door andere

gebruikers in gang zijn gezet voor groepen, eindgebruikers of abonnementen die niet door u

worden beheerd. Hoewel u deze orders niet in gang hebt gezet, kunt u ze toch bekijken omdat u

verantwoordelijk bent voor de organisatie-eenheden waarnaar de items worden verplaatst.

Hoewel deze optie Track & trace overwegend bedoeld is om de status van een order te volgen, kunt

u met deze optie ook een aantal belangrijke handelingen verrichten. Deze worden in dit hoofdstuk

afzonderlijk besproken.

Opmerking: De status van incidenten kunt u volgen via het Self Service Portal in MijnKPN

Grootzakelijk.

9.1 Orderstatus bekijken

Om de orderstatus te bekijken, handelt u als volgt:

1. Klik op Track & trace in de menubalk.

2. Kies het gewenste submenu: Mijn orders, Alle orders of Inkomende orders.

De gevraagde orders worden afgebeeld, met bovenaan het overzicht de openstaande orders.

3. Gebruik, indien nodig, de zoekvelden om de lijst met orders te beperken.

4. Klik op een aanmaakdatum om een samenvatting van de ordergegevens weer te geven.

5. Klik op Terug om terug te keren naar de lijst.

Opmerking: Als u wilt zien of de orderafhandeling voldoet aan de normen die zijn vastgelegd in de

Service Level Agreement (SLA) kunt u een SLA-rapport afbeelden. Als u klikt op de

knop SLA-rapport orders tonen, wordt het rapport Service Levels / Orders in de

rapportagemodule geopend.

Gedetailleerde informatie over het werken met rapporten in Online Selfcare vindt u in

hoofdstuk 18).


Bestellen > Nieuwe order > vak Orderstatus > Overzicht van mijn orders

9.2 Orders autoriseren

De verantwoordelijkheid voor het plaatsen van een order en het goedkeuren van die order kan in

Online Selfcare worden gescheiden. Dit maakt het mogelijk om Online Selfcare bijvoorbeeld zo in te

richten dat meerdere medewerkers orders kunnen plaatsen, maar alleen het afdelingshoofd deze kan

goedkeuren. Meer informatie over autorisaties in Online Selfcare vindt u in hoofdstuk 5.

Indien u bent geautoriseerd om orders te autoriseren, moet u die taak uitvoeren met Track & trace. U

doet dat als volgt:


2. Kies Alle orders in het submenu.

3. Klik op een order met de status ‘Niet geautoriseerd’.

Gebruik, indien nodig, het statusfilter in de zoekvelden om de lijst met orders te beperken.

45

4. Klik desgewenst op een aanmaakdatum in de kolom Gemaakt om de ordergegevens af te

beelden.

5. Klik op Order autoriseren om de order goed te keuren en te verzenden, of

klik op Order annuleren om de order af te wijzen.


7. Klik op Gereed om terug te gaan naar de lijst Alle orders: in deze lijst wordt uw order

weergegeven met de nieuwe status.


Bestellen > Nieuwe order > vak Orderstatus > Orders die geautoriseerd moeten

worden

9.3 Conceptorders beheren

Orders die u tijdens het invoeren van een bestelling als concept hebt opgeslagen, kunt u met Track &

trace beheren. U doet dat als volgt:


2. Kies Mijn orders in het submenu.

3. Klik op een order met de status ‘Concept’.


De ordergegevens worden weergegeven.

4. Klik vervolgens op een van de knoppen om de gewenste actie uit te voeren:

• Uitvoeren – De order definitief maken

• Bewerken – Wijzigingen in de conceptorder aanbrengen

• Concept kopiëren als – De order definitief maken zonder het concept te verliezen. Op die

manier kunt u het concept gebruiken als een sjabloon voor terugkerende orders.

• Verwijderen – De conceptorder uit de lijst verwijderen

9.4 Een inkomende order annuleren

Inkomende orders zijn overdrachtorders (verplaatsingsorders) die zijn uitgevoerd op organisatie-

eenheden, eindgebruikers of abonnementen die niet binnen door u beheerde organisatie-eenheden

vallen. U kunt ze hier wel bekijken omdat de bestemming van de overdracht daar wel binnen valt.

Als u het niet eens bent met de verplaatsing, kunt u deze annuleren. Een verplaatsingsorder kan

worden geannuleerd zolang deze de status ‘In afwachting van wensdatum’ heeft. U annuleert een

verplaatsingsorder als volgt:


2. Kies Inkomende orders in het submenu.

3. Klik op een order met de status ‘Niet geautoriseerd’.


De ordergegevens worden weergegeven.

4. Klik op Order annuleren.


6. Klik op Gereed om terug te keren naar de lijst Inkomende orders: in deze lijst wordt uw order

weergegeven met de nieuwe status.

46

9.5 Hardware retourneren

Als één of meer van de geleverde producten niet aan de verwachtingen voldoen of defect blijken te

zijn, kunt u deze retourneren. De geretourneerde toestellen worden door KPN gecontroleerd, waarna

de betreffende bedragen in mindering worden gebracht op uw volgende factuur (indien van

toepassing).


2. Kies Mijn orders in het submenu. Gebruik, indien nodig, de zoekvelden om de lijst met orders te

beperken.

3. Klik op de aanmaakdatum van de order met de producten die u wilt retourneren.

4. Klik op Hardware retourneren.

5. Selecteer de producten die u wilt retourneren.

6. Voer de onderstaande gegevens in:

• Voornaam en tussenvoegsel (optioneel)

• Achternaam

• E-mail adres

• Telefoonnummer

• Reden retour

Als u Overig kiest, moet u ook in het vak Opmerking aangeven wat de reden is.



Opmerking: U ontvangt een e-mail met het adres voor de retourzending.

Opmerking: De vooringevulde gegevens kunnen zonodig worden gewijzigd.

47

Module Mobiel en Internet

48

10 Bestellen

Om een bestelling te plaatsen klikt u op de knop Bestellen in de menubalk. De pagina Nieuwe order

verschijnt.

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u met behulp van deze menuoptie bestellingen kunt plaatsen in Online

Selfcare. Hierbij wordt achtereenvolgens aandacht besteedt aan:

• Algemene informatie over bestellen

• Bestellingen plaatsen

Opmerking: Als u de status van uw bestelling wil controleren, kan dat op twee manieren:

• Gebruik de opties in het vak Orderstatus om de status van de door u geplaatste

orders te bekijken, of om de orders te tonen die wachten op uw autorisatie.

• Kies de optie Track & trace in de menubalk.

Het gebruik van deze opties wordt uitgebreid besproken in hoofdstuk 9.

10.1 Algemene informatie over bestellen

10.1.1 Alleen bestellen voor een bestaande eindgebruiker

In Online Selfcare zijn bestellingen altijd gekoppeld aan een eenheid in de organisatiestructuur. Dat is

meestal een eindgebruiker, maar een bestelling kan ook voor een hoger niveau in de structuur

worden geplaatst, zoals een debiteur, bijvoorbeeld om simkaarten op voorraad te bestellen.

Opmerking: Voordat u een bestelling kunt plaatsen voor een nieuwe werknemer, moet u dus eerst

een gebruiker aanmaken. Zie paragraaf 4.6 voor meer informatie.

10.1.2 Heeft u de juiste autorisatie?

U kunt alleen besteltaken uitvoeren waartoe u gemachtigd bent. De telecombeheerder in uw bedrijf

kent deze rechten toe. In paragraaf 5.3 wordt uitgelegd hoe autorisaties in Online Selfcare worden

toegekend.

10.1.3 De status van uw bestellingen volgen

U kunt de status van uw bestellingen volgen via Track & trace. U gebruikt hiervoor:

• De snelkoppeling Overzicht van mijn orders op de pagina Nieuwe order.

• De optie Track & trace in de menubalk.

Via Track & trace kunt u ook de orders bekijken die door u moeten worden geautoriseerd.

Meer informatie over dit onderwerp vindt u in hoofdstuk 9.

10.2 Een bestelling plaatsen

10.2.1 Netwerkdiensten, hardware en/of simkaarten bestellen

In Online Selfcare wordt u stap voor stap door het bestelproces geleid, waarbij u achtereenvolgens:

• bepaalt voor wie u de bestelling wilt plaatsen,

• de juiste producten selecteert,

• het productoverzicht controleert en het afleveradres opgeeft, en

• uw order bevestigt.

49

U gaat daarbij als volgt te werk:

1. Klik op Bestellen in de menubalk.

2. Klik op Order plaatsen.

3. Selecteer een eindgebruiker (of andere organisatie-eenheid). Dat kan op twee manieren:

• Gebruik het zoekveld en selecteer een van de gevonden gebruikers, of

• Doorloop de organisatiestructuur tot u de gewenste gebruiker hebt gevonden en selecteer

deze.


Het vak Catalogus en Producten verschijnt.

5. Selecteer de gewenste producten.

U kunt netwerkdiensten, extra hardware en/of simkaarten bestellen, zowel afzonderlijk als

tegelijkertijd.

6. Bij het selecteren van producten is in veel gevallen een aantal standaard subproducten of andere

opties gespecificeerd die u met behulp van aankruisvakjes kunt aanpassen. Dat kan er

bijvoorbeeld als volgt uitzien:

De selecties worden als volgt aangeduid:

Deze selectie is verplicht en kan niet ongedaan gemaakt worden.

Deze selectie is optioneel. De rode kleur geeft aan dat er sub-opties zijn die door de

gebruiker kunnen worden aangepast. Klik op de bijbehorende productnaam om ze te

tonen.

Deze selectie is optioneel en heeft geen sub-opties.

Dit geeft aan dat er aanvullende opties zijn waaruit verplicht een keuze moet worden

gemaakt, anders kan de bestelling niet worden voltooid. Klik op de bijbehorende

productnaam om ze te tonen.

7. Rechts op de pagina staat een overzicht van de geselecteerde producten. Klik op de knop Kosten

berekenen (optioneel) om de kosten van de geselecteerde producten af te beelden.

50

8. Herhaal desgewenst stap 5 om meer producten aan uw bestelling toe te voegen (bijvoorbeeld om

bij een netwerkdienst meteen een toestel en accessoires te bestellen).

9. Klik op Volgende om uw selectie te bevestigen.

De pagina Productconfiguratie controleren verschijnt.

10. Indien u hardware hebt besteld, bijvoorbeeld een toestel of simkaart, klikt u op Configureren om

het afleveradres op te geven. Als u de postcode en het huisnummer invult, worden de straatnaam

en stad automatisch ingevuld. Meer informatie over het invoeren van adressen en het gebruik van

adresboeken vindt u paragraaf 7.2.

Als u een abonnement zonder simkaart bestelt, moet u hier het simkaartnummer opgeven

waaraan het abonnement wordt gekoppeld.


Er verschijnt een overzicht van uw bestelling met de bijbehorende kosten.



van de bestelling ontvangt.

13. Klik op Bevestigen om de order te verwerken.

Opmerking: U kunt ook kiezen voor Opslaan als concept om de order op te slaan als concept

en deze op een later tijdstip te verzenden. U kunt conceptorders beheren met de

optie Track & trace. De order heeft dan de status Concept (zie paragraaf 9.3).

Tip: Klik op Opslaan als abonnementsjabloon om uw voltooide order op te slaan als

een abonnementsjabloon. Hiermee maakt u een vooraf gedefinieerd pakket

producten en/of diensten waarmee u het orderinvoerproces kunt versnellen. De

volgende keer dat u een vergelijkbare order plaatst, kunt u de opgeslagen

abonnementsjabloon gebruiken en zo het orderinvoerproces terugbrengen tot een

paar muisklikken (zie paragraaf 10.2.2).


Startpagina > Dashboard > vak Bestellen > Order plaatsen

10.2.2 Een bestelling plaatsen met behulp van een abonnementsjabloon

Bij het bestellen met abonnementsjabloon loodst Online Selfcare u stap voor stap door het

bestelproces, waarbij u achtereenvolgens:


• de gewenste bestelsjabloon selecteert,

• indien nodig de productselectie aanpast,



Voor meer informatie over het beheren van abonnementsjablonen wordt u verwezen naar

paragraaf 6.2.

Een bestelling met een abonnementsjabloon plaatst u als volgt:


2. Klik op Bestellen met abonnementsjabloon.

Opmerking: Als deze knop niet beschikbaar is, is er nog geen abonnementsjablonen

aangemaakt (zie paragraaf 6.2.1).



51


deze.


Het vak Catalogus en abonnementsjablonen verschijnt.


6. Klik op Volgende. De geselecteerde producten worden getoond.

7. Pas indien nodig de selectie aan:

• Gebruik de aankruisvakjes om de selectie te wijzigen, en/of

• Klik op Producten toevoegen om extra producten aan uw bestelling toe te voegen.

(voor meer details zie paragraaf 10.2.1, stap 4)


Het vak Productconfiguratie controleren verschijnt.

9. Indien u hardware hebt besteld, bijvoorbeeld een toestel of simkaart, klikt u op Configureren om

het afleveradres op te geven. Als u de postcode en het huisnummer invult, worden de straatnaam

en stad automatisch ingevuld. Meer informatie over het invoeren van adressen en het gebruik van

adresboeken vindt u paragraaf 7.2.

Als u een abonnement zonder simkaart bestelt, moet u hier het simkaartnummer opgeven











Tip: Klik op Opslaan als abonnementsjabloon om uw voltooide order op te slaan als

een abonnementsjabloon. Hiermee maakt u een vooraf gedefinieerd pakket

producten en/of diensten waarmee u het orderinvoerproces kunt versnellen. De

volgende keer dat u een vergelijkbare order plaatst, kunt u de opgeslagen

abonnementsjabloon gebruiken en zo het orderinvoerproces terugbrengen tot een

paar muisklikken (zie paragraaf ook 10.2.2).


Startpagina > Dashboard > vak Bestellen > Bestellen met abonnementsjabloon

10.2.3 Bestellen met behoud van nummer van andere operator

Bij het bestellen met nummerbehoud moeten voorafgaand aan de eigenlijke bestelprocedure een

aantal gegevens worden opgegeven over het nummer dat u wilt meenemen.

Voor het bestellen met nummerbehoud gaat als volgt te werk:


2. Klik op Bestellen met nummerbehoud.



52


deze.


5. Voer het mobiele nummer in dat u wilt meenemen.


7. Voer de gegevens van uw huidige abonnement in.

8. Vervolg het invoeren van uw bestelling met een van de twee hiervoor beschreven opties:

• Klik op Order plaatsen – ga verder met het plaatsen van uw order zoals beschreven in 10.2.1

vanaf stap 4.

• Klik Bestellen met abonnementsjabloon – ga verder met het plaatsen van uw order zoals

beschreven in 10.2.2 vanaf stap 4.




Startpagina > Dashboard > vak Bestellen > Bestellen met nummerbehoud

10.2.4 Business Voicemail bestellen

Met deze functie kunt u Business Voicemail bestellen voor (een selectie van) uw mobiele

abonnementen.

Lees voor u de bestelling plaatst eerst de instructies die u kunt downloaden van Online Selfcare. U

doet dat als volgt:

1. Klik op Startpagina in de menubalk

2. Klik in de submenubalk op Downloads.

3. Download het bestand ‘Bijlage Werkinstructie Business Voicemail via Online Selfcare’.

Met deze instructies bij de hand kunt u als volgt de bestelling voor Business Voicemail plaatsen:

1. Klik op Bestellen in de menubalk

2. Klik op de knop Bestellen Business Voicemail

3. Kies of u een standaardtekst wilt laten opnemen of vul een eigen tekst in.

4. Selecteer de gewenste Stem.


6. Typ de Bedrijfsnaam.

7. Typ bij Bedrijfsnaam uitspraak de manier waarop de bedrijfsnaam moet worden uitgesproken in

het voicemailbericht.

8. Vervolgens geeft u op voor welke nummers Business Voicemail wordt aangevraagd. Dat kan op

twee manieren:

Met een CSV-sjabloon (maximaal 2.000 nummers):

• Download indien nodig eerst het CSV-sjabloon.

• Vul het sjabloon met de gewenste nummers.

• Selecteer het bestand in het veld Upload het ingevulde CSV-bestand.

• Klik op Bestand bijvoegen.

- of -

53

Door ze direct in te vullen op deze pagina (maximaal 50 nummers):

• Vul de gegevens van het eerste nummer in.

• Klik op Toevoegen aan lijst.

Het nummer verschijnt in een lijst onder de invoervelden.

• Voeg, indien nodig, de overige nummers toe door stap 1 en 2 te herhalen.

9. Accepteer de voorwaarden.

(Klik eventueel op de tekst achter het aankruisvakje om de voorwaarden af te beelden).



ingaan.




13. Klik op Bevestigen om de bestelling te verwerken.

54

11 Beheren van abonnementen en toestellen

Om bestaande abonnementen en toestellen te beheren klikt u op Beheren in de menubalk. Het

Dashboard Beheren wordt dan afgebeeld. Op deze portaalpagina vindt u snelkoppelingen naar de

meest gebruikte beheerfuncties in Online Selfcare.

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke opties er beschikbaar zijn in Online Selfcare om abonnementen

en toestellen te beheren, en hoe u die moet gebruiken.

11.1 Abonnementen beheren

11.1.1 Diensten toevoegen of verwijderen

Om telecomdiensten toe te voegen aan een bestaand abonnement, of om diensten te verwijderen,

handelt u als volgt:


2. Kies Abonnementen en toestellen in het submenu.


3. Selecteer het gewenste abonnement. Dat kan op twee manieren:

• Gebruik het zoekveld en selecteer een van de gevonden abonnementen, of

• Doorloop de organisatiestructuur tot u het gewenste abonnement hebt gevonden en

selecteer deze.


De abonnementgegevens worden afgebeeld.

5. Klik op Diensten toevoegen/verwijderen, onderaan de pagina.

De producten en diensten worden afgebeeld.

6. Gebruik de aankruisvakjes om producten en diensten toe te voegen of te verwijderen.

De selecties op deze pagina worden als volgt aangeduid:




tonen.





7. Rechts op de pagina staat een overzicht van de toegevoegde en/of verwijderde producten. Klik

op de knop Kosten berekenen (optioneel) om de kosten van de geselecteerde producten af te

beelden.


9. Indien u hardware hebt toegevoegd, bijvoorbeeld een toestel of simkaart, klikt u op Configureren

om het afleveradres op te geven. Als u de postcode en het huisnummer invult, worden de

straatnaam en stad automatisch ingevuld. Meer informatie over het invoeren van adressen en het

gebruik van adresboeken vindt u in paragraaf 7.2.

Als u een abonnement zonder simkaart toevoegt, moet u hier het simkaartnummer opgeven


55


Er verschijnt een overzicht van de nieuwe producten en diensten, inclusief de bijbehorende

kosten.


ingaan.





Opmerking: U kunt ook op Opslaan als concept klikken om de order op te slaan als concept en

deze op een later tijdstip te verzenden. U kunt conceptorders beheren via Track &

trace. De order heeft dan de status Concept (zie paragraaf 9.3)


Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Diensten toevoegen of verwijderen

- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Diensten toevoegen of

verwijderen

11.1.2 Abonnement van eindgebruiker wijzigen m.b.v. een abonnementsjabloon

Een abonnementsjabloon is een combinatie van producten en/of diensten, afgestemd op de

behoeften van een specifiek type gebruiker, bijvoorbeeld voor alle medewerkers op een bepaalde

afdeling. Hiermee wordt in feite een snelle manier om te bestellen gecreëerd die de orderinvoer

aanzienlijk kan versnellen. Als een medewerker op een andere afdeling gaat werken is deze optie

een snelle manier om zijn abonnement aan te passen.

Opmerking: Als u liever afzonderlijke diensten wilt toevoegen aan of verwijderen uit het

abonnement, klikt u op Terug en gebruikt u de optie Diensten toevoegen/verwijderen.

Als u liever het abonnementtype wijzigt, klikt u op Terug en gebruikt u de optie

Abonnementtype wijzigen.

Om een abonnement van een gebruiker te wqijzigen met behulp van een abonnementsjabloon,








selecteer deze.



5. Klik op Nieuw abonnementsjabloon toepassen, onderaan de pagina.

Er verschijnt een overzicht met de beschikbare sjablonen.



De geselecteerde producten worden afgebeeld.

56

8. Indien gewenst kunt u met behulp van de aankruisvakjes producten en diensten toevoegen of

verwijderen.

Aan de rechterkant wordt getoond welke wijzigingen het gevolg zijn van de nieuwe sjabloon: wat

is er nieuw geselecteerd en wat moet worden beëindigd. Klik op de knop Kosten berekenen

(optioneel) om de kosten van de geselecteerde producten af te beelden.



kosten.


ingaan.






deze op een later tijdstip te verzenden. U kunt conceptorders beheren met de

optie Overzicht alle orders op de pagina Nieuwe order, of via Track & trace. De

order heeft dan de status Concept.


Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Abonnementen en toestellen beheren

11.1.3 Abonnementtype van het abonnement van een eindgebruiker wijzigen

Elk abonnement in Online Selfcare is gebaseerd op een abonnementtype. Een abonnementtype is

een pakket producten of diensten dat door KPN wordt vastgesteld, bijvoorbeeld een abonnement

voor spraakdiensten, voor spraak- en datadiensten of alleen voor datadiensten.

Opmerking: Als u liever afzonderlijke diensten wilt toevoegen aan of verwijderen uit het

abonnement, klikt u op Terug en gebruikt u de optie Diensten toevoegen/verwijderen.

Als u liever een andere abonnementsjabloon toepast in plaats van afzonderlijke

diensten toe te voegen of te verwijderen, klikt u op Terug en gebruikt u de optie

Abonnementsjabloon toepassen.

Om het abonnementtype van een abonnement te wijzigen, handelt u als volgt:







selecteer deze.



5. Klik op Abonnementtype wijzigen, onderaan de pagina.

De beschikbare abonnementtypes worden afgebeeld.

6. Selecteer het gewenste abonnementtype.

Er verschijnt een pagina met de bijbehorende producten en diensten.

57

7. Indien gewenst kunt u met behulp van de aankruisvakjes producten en diensten toevoegen of

verwijderen.

Aan de rechterkant wordt getoond welke wijzigingen het gevolg zijn van het geselecteerde

abonnementtype: wat er nieuw is geselecteerd en wat moet worden beëindigd. Klik op de knop

Kosten berekenen (optioneel) om de kosten van de geselecteerde producten af te beelden.



kosten.


ingaan.






deze op een later tijdstip te verzenden. U kunt conceptorders beheren via Track &

trace. De order heeft dan de status ‘Concept’.



- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Abonnementtype

wijzigen

11.1.4 Verplaatsen van abonnement of toestel naar een andere gebruiker

Let op:

• Als u een abonnement (nummer) verplaatst vervallen alle daaraan gekoppelde extra

opties/modules en daarmee het eventueel resterend bundeltegoed. Via een pop-up in het

bevestigingscherm kunt u desgewenst dezelfde bundels/opties opnieuw toevoegen.

• Als u een abonnement of toestel verplaatst naar een eindgebruiker op een locatie in de

organisatiestructuur waarvoor u niet geautoriseerd bent, moet de telecombeheerder van de

nieuwe locatie uw order goedkeuren voordat deze wordt uitgevoerd.

Om een abonnement of toestel te verplaatsen van de ene eindgebruiker naar een andere, handelt u

als volgt:




3. Selecteer het abonnement (of meerdere) dat u wilt verplaatsen. Dat kan op twee manieren:



selecteer deze.

U kunt maximaal 10 abonnementen tegelijk selecteren.





58

6. Selecteer de eindgebruiker (of een andere organisatie-eenheid) waarnaar het abonnement of de

abonnementen moet(en) worden verplaatst.


De verplaatsingsgegevens worden afgebeeld.


ingaan.






Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Verplaats abonnement

- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Verplaats abonnement

11.1.5 Abonnement beëindigen

Wanneer u een abonnement beëindigt, of opzegt, wordt het mobiele nummer van de eindgebruiker

uitgeschakeld op de datum waarop het abonnement wordt beëindigd.

Er geldt een minimumcontractperiode voor het abonnement. Als een abonnement beëindigt voordat

de contracttermijn is afgelopen, moet u kosten voor vroegtijdige beëindiging betalen. Dit bedrag is

afhankelijk van de resterende contracttermijn na de werkelijke beëindigingsdatum.

Opmerking: Als een nummer is beëindigd, kan het niet meer teruggehaald of opnieuw geactiveerd

worden! Als u niet zeker weet of u een nummer wilt beëindigen, klikt u op Terug om niet

het nummer te beëindigen, maar de simkaart te blokkeren. Als de eindgebruiker binnen

bijvoorbeeld twee weken niet klaagt over het feit dat zijn/haar nummer geblokkeerd is,

kunt u het nummer beëindigen.

Om een abonnement te beëindigen, handelt u als volgt:







selecteer deze.



5. Klik op Beëindigen.

6. Voer de datum in waarop het abonnement moet worden beëindigd of selecteer de datum in de

kalender.

7. Klik op Volgende om de kosten voor vroegtijdige beëindiging te berekenen en weer te geven.


De gegevens voor beëindiging worden afgebeeld voor controle.




59



Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Abonnement beëindigen

- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Abonnement of toestel

beëindigen

11.1.6 Nummer meenemen naar andere provider

Opmerking: Er geldt een minimumcontractperiode voor een abonnement. Wanneer u het mobiele

nummer meeneemt naar een andere provider, wordt het abonnement beëindigd. Als u

dat doet voordat de contracttermijn is beëindigd, moet u kosten voor vroegtijdige

beëindiging betalen. Dit bedrag is afhankelijk van de resterende contracttermijn na de

werkelijke overgangsdatum.

Als een eindgebruiker zijn of haar mobiele nummer wil meenemen naar een andere provider, handelt

u als volgt:




3. Selecteer het mee te nemen nummer. Dat kan op twee manieren:


• Doorloop de organisatiestructuur tot u het gewenste nummer hebt gevonden en selecteer

deze.



5. Klik op Mobiel nummer meenemen naar andere provider.

6. Vink het aankruisvakje aan om akkoord te gaan met de voorwaarden en geef aan op welke

datum het nummer moet worden overgezet.

7. Klik op Volgende om de kosten voor vroegtijdige beëindiging te berekenen en weer te geven.

8. Vink het aankruisvakje aan om akkoord te gaan met de kosten.


De gegevens voor de nummeroverdracht worden afgebeeld.





Na verwerking van de order ontvangt u een e-mail met alle informatie die u nodig heeft om het

nummer bij de nieuwe provider aan te vragen.


Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Mobiel nummer

meenemen naar andere provider

60

11.2 Simkaarten beheren

11.2.1 Simkaart blokkeren

Om een simkaart te blokkeren, handelt u als volgt:







selecteer deze.



5. Klik op Sim blokkeren.

Er verschijnt een bevestigingspagina.




7. Klik op Bevestigen om de blokkering te verwerken.



- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Simkaart blokkeren

11.2.2 Blokkering van een simkaart opheffen

Om de blokkering van een simkaart op te heffen, handelt u als volgt:







selecteer deze.



5. Klik op Blokkering sim opheffen.

Er verschijnt een bevestigingspagina.




7. Klik op Bevestigen om het opheffen van de blokkering te verwerken.

61



- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Blokkering van simkaart

opheffen

11.2.3 Een simkaart vervangen

Om een simkaart te vervangen, handelt u als volgt:







selecteer deze.



5. Klik op Simkaart vervangen.

6. Voer het nummer van de nieuwe simkaart in.


Het ingevoerde nummer wordt door Online Selfcare gevalideerd. Als het nummer correct is, gaat

u verder met de volgende stap. Als het nummer niet correct is, klikt u op Terug om het nummer te

corrigeren.

8. Klik op Volgende om de oude en nieuwe simkaartnummers ter bevestiging weer te geven.







- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Simkaart vervangen

11.2.4 Duo-simkaart activeren

Om een Duo-simkaart te activeren, handelt u als volgt:







selecteer deze.



5. Klik op Simkaart vervangen.

62

6. Voer het nummer van de nieuwe Duo-simkaart in.


Het ingevoerde nummer wordt door Online Selfcare gevalideerd. Als het nummer correct is, gaat

u verder met de volgende stap. Als het nummer niet correct is, klikt u op Terug om het nummer te

corrigeren.

8. Klik op Volgende om de oude en nieuwe simkaartnummers ter bevestiging weer te geven.







- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Simkaart vervangen

11.3 De PUK- en/of oorspronkelijke PIN-code van een eindgebruiker

weergeven

Om de PUK- en/of oorspronkelijke PIN-code van een eindgebruiker weer te geven, handelt u als

volgt:




3. Selecteer het abonnement waarvan u de PIN- en/of PUK-code wilt afbeelden. Dat kan op twee

manieren:



selecteer deze.



5. Klik op Tonen om de PUK-code en/of de oorspronkelijke PIN-code van een eindgebruiker weer te

geven.

Houd er rekening mee dat:

• de PUK-code niet kan worden gewijzigd;

• de hier weergegeven PIN-code altijd het oorspronkelijke nummer is dat bij de simkaart hoorde

toen de eindgebruiker die kreeg. Deze waarde wordt niet bijgewerkt in Online Selfcare. Dat

betekent dat wanneer de gebruiker zijn/haar PIN-code op zijn toestel wijzigt, de hier weergegeven

waarde niet meer overeenkomt met de huidige code van de gebruiker.



63

Module Vaste Telefonie

64

12 Vaste telefonie via eigen bedrijfscentrale

In dit hoofdstuk wordt aandacht besteedt aan het beheer in Online Selfcare van vaste telefonie via

eigen bedrijfscentrale. Voor IP Centrex of Hosted Skype for Business wordt u verwezen naar

respectievelijk hoofdstuk 14 en hoofdstuk 15.

12.1 Aanvragen en beheren vaste nummers

12.1.1 Aanvragen nieuwe nummerreeksen

U kunt nieuwe nummerreeksen aanvragen voor gebruik op uw PBX op locatie. U kunt de nieuwe

nummers meteen in gebruik nemen (activeren) of ze toevoegen aan uw voorraad voor later gebruik

(zie hieronder, stap 6).

Om een reeks nieuwe vaste nummers aan te vragen, handelt u als volgt:


2. Klik op Vaste nummers in het submenu.

Er verschijnt een aantal opties.

3. Klik op Aanvragen nieuwe vaste nummers.

Er verschijnt een overzicht met eerder aangevraagde reeksen, waarbij vermeld wordt of de

aanvraag is goedgekeurd of afgekeurd (zie paragraaf 12.1.2 voor informatie over het aanpassen

van dit overzicht).

4. Klik op Aanvragen nieuw nummer.

Er verschijnt een venster om uw aanvraag in te vullen.

5. Selecteer wat voor nummerreeks(en) u wilt aanvragen, door de gewenste aantallen

nummerreeksen te kiezen.

U kunt reeksen van 100 en 10 nummers aanvragen, of reeksen losse nummers (1).

Opmerking: Binnen een reeks zijn de nummers altijd opeenvolgend (00-99 of 0-9).

Als u meerdere nummerreeksen aanvraagt, zijn deze echter niet gegarandeerd

opeenvolgend. Dus als u twee reeksen van 10 aanvraagt, is het niet zeker dat u

20 opeenvolgende nummers krijgt.

6. Vul de gegevens voor uw aanvraag in:

(Gebruik de informatie-iconen (!) om een korte toelichting bij een veld te tonen)

• Kies de Dienstvariant.

Als u kiest voor ‘Vaste Telefonie’ worden de nummers toegewezen aan vaste telefonie

abonnementen en worden er dummy-eindgebruikers aangemaakt. U moet voor deze optie

tevens een PBX en een gebruikersgoep selecteren.

Als u kiest voor ‘Voorraad’, worden de nummers toegevoegd aan uw voorraad. Met nummers

op voorraad kan niet worden gebeld en er kunnen dus geen gesprekskosten op ontstaan.

U kunt nummers op voorraad later activeren (zie paragraaf 12.1.3) of aan een bestaande

gebruiker koppelen bij het bestellen van een vast abonnement (zie paragraaf 12.2.1).

• Kies de gewenste Debiteur.

Op deze debiteur worden de verbruikskosten van de nieuwe nummers gefactureerd. De

eindgebruikers van de nieuwe nummers kunnen, nadat ze zijn geactiveerd, desgewenst aan

een andere debiteur worden toegewezen (zie paragraaf 4.6)

• De adresgegevens vormen het adres waarop de nummers geadministreerd worden en staat

los van de locatie waar de nummers worden gebruikt. Het adres bepaalt welk geografisch

netnummer de nieuwe nummers krijgen.

65

7. Klik op Bevestigen om de aanvraag te verzenden.

U kunt de aangevraagde nummers bekijken op de overzichtspagina (zie hierboven, stap 3).

Opmerking: Als u 088-nummers wilt gebruiken, moet u die zelf aanvragen via de website van de

Autoriteit Consument & Markt (ACM): www.acm.nl.

Nadat de 088-nummers door de ACM aan uw bedrijf zijn toegekend, neemt u contact

op met de KPN Servicedesk om de 088-nummers aan uw nummervoorraad toe te laten

voegen. Zie paragraaf 12.1.3 om te lezen hoe u vaste nummers die in voorraad staan,

kunt activeren.

12.1.2 Aanvragen voor vaste nummers bekijken

U kunt als volgt bekijken welke aanvragen voor nummerreeksen u heeft ingediend:




3. Klik op Aanvragen nieuwe nummers.

Er verschijnt een overzicht met eerder aangevraagde reeksen.

Indien nodig, kunt u het overzicht als volgt aanpassen:

Andere weergave kiezen:

KPN levert standaard een aantal voorgedefinieerde kolom- en filterinstellingen voor deze functie.

Naast de ‘Standaard’-indeling die wordt getoond bij het open van deze pagina, kunt u er ook voor

kiezen om alleen nieuwe, goedgekeurde of afgekeurde aanvragen te tonen.

Opmerking: Indien u nieuwe kolom- en filterinstellingen heeft gekozen, kunt u deze opslaan door

achter de keuzelijst op Beheren te klikken.

Kolommen beheren:

Klik op Kolommen om te kiezen welke kolommen er moeten worden afgebeeld, en in welke volgorde.

• Gebruik de knoppen ‘<’ en ‘>’ om kolommen toe te voegen aan of te verwijderen uit de selectie

(rechter vak).

• Klik op een geselecteerde kolom en gebruik vervolgens de knoppen ‘Ʌ’ en ‘V’ om de positie van

de kolom te wijzigen.

Filters beheren:

1. Klik op de knop Filters.

2. Klik op Filters aanpassen.

U ziet nu de voor welke gegevens u filters kunt instellen.

3. Vink een of meer regels aan om ze toe te voegen als filter.

4. Klik op Toepassen.

5. Geef per filter eerst de logische voorwaarde aan en voer vervolgens de gewenste filterwaarde in:

6. Druk op Enter om de gefilterde lijst te tonen.

In de Filter-knop wordt aangegeven hoeveel filters er actief zijn: . Klik op het rode kruis

om de filters uit te schakelen.

66

12.1.3 Vast nummer activeren

Met deze optie kunt u een vast nummer uit uw voorraad activeren. Dit betekent dat er een

abonnement aan het vaste nummer wordt gekoppeld. Voor elk geactiveerd nummer wordt er een

eindgebruiker aangemaakt in Online Selfcare, met als naam het telefoonnummer. Het nieuwe

abonnement wordt vervolgens aan deze eindgebruiker gekoppeld. Na activering worden er

abonnementskosten voor het nummer in rekening gebracht.

Om een vast nummer te activeren, handelt u als volgt:




3. Klik op Beheer vaste nummers.

Er verschijnt een overzicht van uw vaste nummers/nummerreeksen.

Opmerking: U kunt de lay-out en inhoud van het overzicht desgewenst aanpassen zoals

hiervoor beschreven in paragraaf 12.1.2.

• In de Status-kolom ziet u of het nummer of een nummerreeks actief is ( ) of niet ( )

• In de kolom Verzoek ziet u of er een aanvraag in uitvoering is ( ) voor het nummer of de

reeks. U kunt alleen een nieuwe actie starten als de waarde in deze kolom is.

• Klik om alle nummers in een reeks te tonen.

4. Vink het gewenste nummer of reeks aan om deze te selecteren. U kunt alleen nummers

selecteren die nog niet actief zijn ( ). U kunt meerdere nummers of reeksen selecteren.

5. Klik op Nummer activeren.

Het pop-up venster Activeren nummers verschijnt.

6. Kies een debiteur, een PBX (indien u er meer dan één gebruikt) en een gebruikersgroep.

7. Klik op Uitvoeren.

De actie wordt automatisch ingepland.


Beheren > Dashboard > vak Dienstinstellingen > Beheer vaste nummers

12.1.4 Vaste nummers verplaatsen

Met deze optie kunt u nummers verplaatsen naar een andere PBX.

Let op! Deze optie is niet beschikbaar indien uw bedrijf één PBX heeft, of indien de PBX-en zijn

uitgerust met Vast-Mobiel koppelingen.

67

Om een vast nummer of een reeks nummers te verplaatsen, handelt u als volgt:






Opmerking: U kunt de lay-out en inhoud van het overzicht desgewenst aanpassen zoals

hiervoor beschreven in 12.1.2.

• In de Status-kolom ziet u of een nummer of een nummer(reeks) actief is ( ) of niet ( )


reeks. U kunt alleen een nieuwe actie starten als de waarde in deze kolom ( ) is.


4. Vink het gewenste nummer of reeks aan om deze te selecteren. U kunt meerdere nummers of

reeksen selecteren. U kunt alleen nummers/reeksen selecteren die actief zijn.

5. Klik op Verplaats nummer.

De geselecteerde nummers/reeksen worden afgebeeld.

6. Selecteer in de kolom Doel PBX voor elke nummer of reeks naar welke PBX deze moet worden

verplaatst.


Er wordt nu een kalender afgebeeld. De geselecteerde nummers kunnen namelijk niet meteen

worden verplaatst. De actie moet worden ingepland.

8. Klik op de gewenste datum.


Er verschijnt een pop-up-venster.

10. Vul het totaal aantal te verplaatsen nummers in.

11. Klik op Opslaan.

Er verschijnt een overzichtsscherm waarop u de verplaatsingsgegevens kunt controleren.

12. Klik op Uitvoeren.

De verplaatsingsdatum wordt afgebeeld voor controle.

13. Klik op OK om de aanvraag te bevestigen.



68

12.1.5 Vaste abonnementen verwijderen

Let op! Deze optie is niet beschikbaar voor hosted PBX, maar alleen indien u werkt met een

eigen telefooncentrale (PBX op locatie).

Met deze optie kunt u vaste abonnementen verwijderen. Als u een vast abonnement verwijderd:

• Is er niet langer een abonnement gekoppeld aan het geselecteerde vaste nummer. Er worden

geen kosten meer in rekening gebracht voor het nummer.

• Het vaste nummer wordt opnieuw toegevoegd aan uw eigen voorraad.

Opmerking: Deze optie is het omgekeerde van de optie Nummer activeren (zie paragraaf 12.1.3),

waarbij een abonnement aan een vast nummer uit de voorraad wordt gekoppeld.

Om vaste abonnementen te verwijderen, handelt u als volgt:






Opmerking: U kunt de layout en inhoud van het overzicht desgewenst aanpassen zoals


• In de Status-kolom ziet u of het nummer of een nummer(reeks) actief is ( ) of niet ( )


reeks. U kunt alleen een nieuwe actie starten als de waarde in deze kolom ( ) is.


4. Vink het gewenste nummer of reeks aan om deze te selecteren. U kunt meerdere nummers of

reeksen selecteren.

5. Klik op Verwijder vast abonnement.

De automatisch ingeplande datum voor de actie wordt getoond voor controle.

6. Klik op Uitvoeren om de nummers toe te voegen aan uw voorraad.



69

12.1.6 Vast nummer verwijderen uit voorraad

Het verwijderen van vaste nummers uit uw voorraad kunt u niet zelf uitvoeren in Online Selfcare.

U moet daarvoor een serviceverzoek indienen via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

Let op! Houd er rekening mee dat u hiermee permanent afstand doet van de opgegeven

telefoonnummers voor uw bedrijf!

U kunt alleen nummers verwijderen die niet geactiveerd zijn, dus waar geen abonnement aan

gekoppeld is. Voor het verwijderen van vaste abonnementen wordt u verwezen naar paragraaf

12.1.5.

12.2 Abonnementen bestellen en beheren

12.2.1 Een vast abonnement bestellen

Hieronder wordt beschreven hoe u een abonnement voor Vaste Telefonie kunt bestellen. Houd er

daarbij rekening mee dat bestellen alleen mogelijk is met behulp van de speciaal voor dit doel door

KPN geconfigureerde abonnementsjabloon. Voor meer informatie over abonnementsjablonen wordt u

verwezen naar paragraaf 6.2.

U plaatst als volgt een bestelling voor een vast abonnement:



Opmerking: Als de medewerker voor wie u bestelt nog geen eindgebruiker in Online Selfcare

heeft, moet u eerst een gebruiker aanmaken. Zie paragraaf 4.6 voor meer

informatie.

3. Selecteer een eindgebruiker. Dat kan op twee manieren:



deze.



5. Selecteer de sjabloon Vaste Telefonie.

6. Klik op Volgende. De geselecteerde producten worden getoond.

Klik eventueel op Kosten berekenen om de kosten voor de bestelde producten te tonen.



8. Klik in het veld Vaste nummer, typ ‘31’ om de nummers uit uw voorraad te tonen en klik

vervolgens op het gewenste nummer.

9. Selecteer de Gebruikersgroep. Als er slechts één gebruikersgroep is, wordt deze automatisch

geselecteerd.

10. Selecteer een Telefooncentrale. Als u slechts over één PBX beschikt, wordt deze automatisch

geselecteerd.



12. Selecteer een Wensdatum (optioneel) indien u het abonnement op een bepaalde datum wilt laten

ingaan.

70











Indien u gebruik maakt van een hosted PBX in combinatie met Vaste Telefonie, zult u merken dat bij

de optie Diensten toevoegen of verwijderen alleen gekoppelde IP Centrex of Hosted Skype for

Business abonnementen (afhankelijk van wat u gebruikt) kunnen worden geselecteerd. Meer

informatie daarover vindt u in de hoofdstukken over IP Centrex (zie paragraaf 14.2.4) en Hosted

Skype for Business (zie paragraaf 15.2.3).

De enige aanpassing die mogelijk is voor een Vaste Telefonie-abonnement met een PBX op locatie is

het wijzigen van de nummerinstellingen. Dit wordt beschreven in paragraaf 13.2.3.

12.2.3 Vast abonnement verplaatsen

U kunt een vast abonnement verplaatsen naar een andere eindgebruiker op voorwaarde dat er geen

lopende orders zijn om:

• het abonnement te verwijderen

• het nummer te porteren

• een Vast-Mobiel koppeling te maken of beëindigen

Om een vast abonnement te verplaatsen naar een andere eindgebruiker, handelt u als volgt:




3. Gebruik het linker zoekvak om te filteren op ‘Vaste abonnementen’.

4. Selecteer het abonnement dat u wilt verplaatsen.

Gebruik eventueel het rechter zoekvak om de lijst met abonnementen verder te beperken.





7. Selecteer de eindgebruiker (of een andere organisatie-eenheid) waarnaar het abonnement moet

worden verplaatst.

Eindgebruikers die het abonnement niet kunnen ontvangen, bijvoorbeeld omdat ze al een vast

abonnement hebben, worden aangegeven met . Als u met de muis op het icoontje gaat staan,

wordt getoond waarom dat niet mogelijk is.


De verplaatsingsgegevens worden afgebeeld voor controle.


ingaan.

71






Startpagina > Dashboard > vak Beheren > Verplaats abonnement

- of -

Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Verplaats abonnement

12.3 Porteringen

Om toegang te krijgen tot de hieronder beschreven porteringsfuncties voor vaste telefonie, handelt u

als volgt:



Er verschijnen een aantal opties, waaronder de onderstaande porteringsopties.

12.3.1 Bepaal te porteren nummers

Met deze optie kunt u opgeven welke bestaande vaste telefoonnummers overgezet (geporteerd)

moeten worden. Het daadwerkelijk aanvragen van een portering vindt niet plaats op dit scherm,

daarvoor moet u contact opnemen met KPN.

Deze optie is alleen van belang voor klanten die een nieuw contract hebben gesloten voor IP Centrex

en hun bestaande nummers willen overzetten (porteren). In dat geval dient deze lijst eenmalig in

consultatie met KPN worden gevuld met de bestaande vaste telefoonnummers die moeten worden

overgezet.

12.3.2 Beheer porteringen

Met deze optie kunt u:

• De porteringen bekijken die zijn aangevraagd (zie paragraaf 12.3.1) maar nog niet zijn

uitgevoerd, en deze eventueel aanpassen

• Nieuwe nummers toevoegen voor portering

• De eigenschappen van geselecteerde nummerreeksen bijwerken


en hun bestaande nummers willen overzetten (porteren). Deze optie zal eenmalig bij aanvang van uw

contract in nauwe samenwerking met KPN worden uitgevoerd.

72

13 Gebruikersgroepen

13.1 Wat zijn gebruikersgroepen?

Indien uw bedrijf gebruik maakt van vaste telefonie, kunt u gebruikersgroepen configureren. Een

gebruikersgroep in Online Selfcare is een verzameling nummerinstellingen. U kunt hiermee een

aantal instellingen vastleggen voor:

• Nummerpresentatie – hiermee wordt bepaald of het hoofdnummer, uw eigen nummer of

helemaal geen nummer wordt getoond als u iemand belt.

• Blokkeringen – U kunt voorkomen dat bepaalde soorten nummers worden gebeld, bijvoorbeeld

mobiele nummers, 0900/0906/0909-nummers of internationale nummers.

Deze instellingen worden vastgelegd op verschillende niveaus:

i. Standaardinstellingen van KPN

ii. Bedrijfsinstellingen bevatten eventuele aanpassingen op de KPN-instellingen

iii. Een gebruikersgroep erft de bedrijfsinstellingen en krijgt eventueel specifieke aanpassingen

iv. Een eindgebruiker erft de instellingen van de gebruikersgroep en krijgt eventueel specifieke

aanpassingen.

De configuratiemogelijkheden van de bovenstaande structuur wordt in de illustratie hieronder

schematisch weergegeven:

De instellingen worden opgeslagen in het KPN-netwerk, waardoor beheer in uw

bedrijfstelefooncentrale overbodig is.

Als u gebruik maakt van gebruikersgroepen geldt het volgende:

• Elke eindgebruiker moet worden toegewezen aan een gebruikersgroep (dat vindt plaats wanneer

u een vast nummer activeert (zie paragraaf 12.1.3) of als u een vast abonnement bestelt (zie

paragraaf 12.2.1)).

• Een eindgebruiker kan aan maximaal één gebruikersgroep worden toegewezen.

• De instellingen voor een individuele eindgebruiker kunnen afwijken van de gebruikersgroep.

73

13.2 Werken met gebruikersgroepen

13.2.1 Een nieuwe gebruikersgroep aanvragen

U kunt zelf geen gebruikersgroepen aanmaken in Online Selfcare. Voor het toevoegen van een

gebruikersgroep, dient u een serviceverzoek in via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

13.2.2 Nummerinstellingen aanpassen voor gebruikersgroep of bedrijf

Een nieuwe gebruikersgroep krijgt standaard de bedrijfsinstellingen. Om de instellingen van het

bedrijf of van een gebruikersgroep te wijzigen, handelt u als volgt:


Het Dashboard Beheren wordt afgebeeld.

2. In het vak Dienstinstellingen, klik op Services-standaardwaarden beheren.

Er verschijnt een overzicht van de verzamelingen met instellingen die u kunt wijzigen

(bedrijfsniveau en gebruikersgroepen).

3. Selecteer het bedrijfsniveau of een gebruikersgroep.


De bijbehorende diensten worden getoond.

5. Klik op Instellingen tonen voor de gewenste dienst.

De instellingen voor de gekozen dienst worden getoond, zoals in het onderstaande voorbeeld:

6. Pas de instellingen aan:

• In de kolom Herkomst instellingen ziet u de bron van de huidige instellingen.

• Geef in de laatste kolom aan of u de standaardwaarde (die afkomstig is het bedrijf of KPN)

wil gebruiken of niet.

• Indien u niet de standaardwaarde gebruikt, kies dan de gewenste waarde in de kolom

Waarde.

Opmerking: Als er al een wijzigingsorder in verwerking is voor de geselecteerde

gebruikersgroep of het bedrijfsniveau, dan kunt u hier de instellingen alleen

bekijken.

7. Klik op Afsluiten om de nieuwe instellingen voor de dienst op te slaan.


De gewijzigde instellingen worden afgebeeld voor controle





74

13.2.3 Nummerinstellingen aanpassen voor individuele eindgebruiker

Een eindgebruiker krijgt standaard de instellingen van de gebruikersgroep. Het is mogelijk om voor

een individuele eindgebruiker afwijkende instellingen vast te leggen. Dat doet u als volgt:



2. In het vak Abonnementen en toestellen, klik op Vast bellen om de beschikbare opties te tonen.

3. Klik op Diensten toevoegen of verwijderen.

Er verschijnt een lijst met abonnementen.

4. Selecteer het gewenste abonnement.

Gebruik desgewenst de zoekvelden om de lijst met abonnementen in te korten.


De pagina Producten en diensten wordt afgebeeld. Voor vaste telefonie ziet u hier alleen de

diensten waarvoor u de nummerinstellingen kunt aanpassen.

6. Klik in de tweede kolom op een dienst en klik op Instellen.

De instellingen voor de gekozen dienst worden getoond, zoals in het onderstaande voorbeeld:

7. Pas de instellingen aan:

• In de kolom Herkomst instellingen ziet u de bron van de huidige instellingen.

• Geef in de laatste kolom aan of u de standaardwaarde (die afkomstig is van de

gebruikersgroep, het bedrijf of KPN) wil gebruiken of niet.

• Indien u niet de standaardwaarde gebruikt, kies dan de gewenste waarde in de kolom

Waarde.

Opmerking: Als er al een wijzigingsorder in verwerking is voor het geselecteerde abonnement,

dan kunt u hier de instellingen alleen bekijken.

8. Klik op Sluiten.

U keert terug naar het overzicht van Producten en diensten.


De gewijzigde instellingen worden afgebeeld voor controle





75

13.2.4 Eindgebruiker verplaatsen naar andere gebruikersgroep

Om een eindgebruiker te verplaatsen naar een andere gebruikersgroep, handelt u als volgt:




3. Gebruik het linker zoekvak om te filteren op ‘Vaste abonnementen’.

4. Selecteer het abonnement dat u wilt verplaatsen.

Gebruik eventueel het rechter zoekvak om de lijst met abonnementen verder te beperken.



6. Klik op Wijzig gebruikersgroep.

De huidige configuratie wordt afgebeeld.

7. Selecteer een andere Gebruikersgroep.


De gewijzigde configuratie wordt afgebeeld voor controle.






Beheren > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen >

Wijzig gebruikersgroep abonnement

76

Module IP Centrex

77

14 IP Centrex

14.1 Aanvragen en beheren van nummers

14.1.1 Aanvragen nieuwe nummers

U kunt nieuwe nummerreeksen aanvragen voor gebruik op uw hosted PBX. De aangevraagde

nummers worden toegevoegd aan uw voorraad. Er hoeven pas kosten voor een nummer te worden

betaald als er een abonnement aan wordt gekoppeld (zie paragraaf 12.1.3).








van dit overzicht).












• Bij een hosted PBX worden uw nieuwe nummers automatisch toegevoegd aan de voorraad.

U kunt nummers op voorraad later aan een bestaande gebruiker koppelen bij het bestellen

van een IP Centrex-abonnement (zie paragraaf 14.2.1).


los van de locatie waar de nummers worden gebruikt.




Autoriteit Consument & Markt (ACM): www.acm.nl.



voegen.

78















Kolommen beheren:



(rechter vak).



Filters beheren:










14.1.3 Vaste nummers bekijken

Met deze optie kunt u een overzicht van al uw vaste nummers afbeelden. Dit overzicht bevat zowel

de nummers die zijn geactiveerd als de nummers in uw voorraad.

Om uw vaste nummers te bekijken, handelt u als volgt:






79



• In de Status-kolom ziet u of het nummer of een nummer(reeks) actief is ( ) of niet ( )


reeks.




14.2 IP Centrex abonnementen bestellen en beheren

14.2.1 Bestellen IP Centrex-abonnement












deze.


Het vak Catalogus en Producten verschijnt. Welke producten en diensten hier worden getoond is

afhankelijk van uw contract met KPN.

5. Klik op Netwerkdiensten (eerste kolom) en vink vervolgens IP Centrex aan (tweede kolom).

Eronder verschijnt het vak Netwerkdiensten waar u optioneel aanvullende diensten kunt

selecteren.

80





tonen.





6. Als u ook een toestel wilt bestellen, klik dan op IP Telefoon (kolom linksboven) en kies vervolgens

het gewenste toestel.

7. Rechts op de pagina staat een overzicht van de geselecteerde producten. Klik op de knop






10. Selecteer indien nodig de Gebruikersgroep en pas desgewenst het verkorte nummer (Inlog

extensie) aan.

11. Vervolgens hangt het ervan af of u wel of geen toestel hebt besteld:

• Indien u ook een toestel hebt besteld, klikt u achter Hardware (bovenaan de pagina) op

Configureren om het afleveradres op te geven. Meer informatie over het invoeren van

adressen en het gebruik van adresboeken vindt u paragraaf 7.2.

81

• Indien u géén toestel hebt besteld, vindt u onderaan de configuratiepagina het veld

Toestel gebruik:

• U kiest Off-the-shelf als u zelf toestellen op voorraad heeft.

Vervolgens moet u het toesteltype en MAC-adres opgeven.

• U kiest Deviceless als u een abonnement wilt hebben zonder toestel, bijvoorbeeld in

geval van een soft client.

• U kiest Existing Shared als meerdere nummers op een toestel worden aangesloten.

Vervolgens moet u het toesteltype en een naam opgeven.









14.2.2 IP Centrex-abonnement bestellen met sjabloon

U plaatst als volgt een bestelling voor een IP Centrex abonnement:








deze.



5. Selecteer de gewenste IP Centrex-sjabloon.

Welke sjablonen hier worden getoond is afhankelijk van uw contract met KPN.


De geselecteerde producten worden getoond.

7. Klik eventueel op Kosten berekenen om de kosten voor de bestelde producten te tonen.





10. Selecteer de Gebruikersgroep en pas desgewenst het verkorte nummer (Inlog extensie) aan.

82

11. Als in de sjabloon geen toestel is opgenomen, ziet u onderaan het veld Toestel gebruik:

• U kiest Off-the-shelf als u zelf toestellen op voorraad heeft.

Vervolgens moet u het toesteltype en MAC-adres opgeven.

• U kiest Deviceless als u een abonnement wilt hebben zonder toestel, bijvoorbeeld in

geval van een soft client.

• U kiest Existing Shared als meerdere nummers op een toestel worden aangesloten.

Vervolgens moet u het toesteltype en een naam opgeven.




ingaan.










14.2.3 Groepsdienst bestellen

Met IP Centrex is het mogelijk om groepsdiensten te bestellen, zoals

• een huntgroep om binnenkomende gesprekken automatisch te verdelen over de nummers in de

groep

• call center diensten

• vaste conferentiegroepen

U kunt met behulp van Online Selfcare groepsdiensten bestellen (zie hieronder) en weer verwijderen

(zie paragraaf 14.2.8). Het configureren van de groepsdiensten vindt plaats in afzonderlijke portals.

Voor meer informatie over het configureren van groepsdiensten wordt u verwezen naar de IP Centrex

Beheerdershandleiding.

Opmerking: Om een groepsdienst te bestellen, moet een unieke eindgebruiker (zonder

abonnementen) beschikbaar zijn in Online Selfcare. Als de gewenste eindgebruiker nog

niet bestaat moet u deze eerst aanmaken voordat u de groepsdienst gaat bestellen.

Om een groepsdienst te bestellen, handelt u als volgt:



3. Selecteer de juiste eindgebruiker (zie opmerking hierboven). Dat kan op twee manieren:



deze.

83



5. Klik in de linker kolom op Centrex group services en vink vervolgens de gewenste groepsdienst

aan.



beelden.


Er verschijnt een invoerpagina.

8. Klik in het veld Vaste nummer, typ ‘31’ om de nummers uit uw voorraad te tonen en selecteer

vervolgens het gewenste nummer.

Opmerking: Om deze actie uit te voeren met nummers die geporteerd worden, dient u een

serviceverzoek in te dienen via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

9. Kies een gebruikersgroep en pas eventueel het automatisch ingevulde verkorte nummer aan.


De gegevens van uw bestelling worden afgebeeld voor controle.






Als u diensten aan een bestaand IP Centrex abonnement wilt toevoegen, of juist diensten wilt

verwijderen, handelt u als volgt:



2. In het vak Abonnementen en toestellen, klik op IP Centrex om de beschikbare opties te tonen.

3. Klik op Diensten toevoegen of verwijderen.





De producten en diensten worden afgebeeld.

6. Gebruik de aankruisvakjes om producten en diensten toe te voegen of te verwijderen.

De selecties op deze pagina worden als volgt aangeduid:




tonen.





84



beelden.



kosten.





14.2.5 Verkort nummer wijzigen

Opmerking: Met deze optie wordt alleen het verkorte nummer gewijzigd, niet het volledige nummer.

Om het verkorte nummer van een IP Centrex abonnement te wijzigen, handelt u als volgt:




2. Klik op Verkort nummer wijzigen.





De abonnementgegevens worden afgebeeld met het huidige verkorte nummer.

5. Voer een nieuw verkort nummer in.


De nieuwe gegevens worden afgebeeld voor controle.

Opmerking: Als het opgegeven verkorte nummer al in gebruik is, geeft Online Selfcare een

foutmelding en wordt u gevraagd een ander nummer in te voeren.





Voor informatie over het beheren van verkorte nummers wordt u verwezen naar de IP Centrex

Beheerdershandleiding.

14.2.6 Alternatief nummer toevoegen

Om een alternatief nummer in te voeren voor een IP Centrex abonnement, handelt u als volgt:




3. Klik op Alternatief nummer toevoegen.


4. Selecteer het gewenste nummer.


85


Er verschijnt een invoerpagina.


vervolgens op het gewenste alternatieve nummer.

7. Pas eventueel het automatisch ingevulde verkorte nummer aan.







14.2.7 Alternatief nummer verwijderen

Om een alternatief nummer te verwijderen, handelt u als volgt:




3. Klik op Alternatief nummer verwijderen.


4. Selecteer het gewenste nummer.



De gegevens voor verwijdering worden afgebeeld voor controle.





14.2.8 Abonnement of groepsdienst beëindigen

Om een IP Centrex-abonnement of een groepsdienst te verwijderen, handelt u als volgt:




3. Klik op Abonnement of toestel verwijderen.


4. Selecteer het gewenste abonnement. Gebruik desgewenst de zoekvelden om de lijst met

abonnementen in te korten.


De gegevens voor beëindiging, inclusief de eventuele kosten voor vroegtijdige beëindiging,

worden afgebeeld ter controle.





86

14.3 Porteringen


als volgt:



Er verschijn een aantal opties, waaronder de onderstaande porteringsopties.


Met deze optie kunt u opgeven welke bestaande vaste IP Centrex telefoonnummers overgezet

(geporteerd) moeten worden. Het daadwerkelijk aanvragen van een portering vindt niet plaats op dit

scherm, daarvoor moet u contact opnemen met KPN.


en hun bestaande nummers willen overzetten (porteren). In dat geval dient deze lijst eenmalig in

overleg met KPN te worden gevuld met de bestaande vaste telefoonnummers die moeten worden

overgezet.








en hun bestaande nummers willen overzetten (porteren). Deze optie zal eenmalig bij aanvang van uw

contract in nauwe samenwerking met KPN worden uitgevoerd.

14.4 PBX-beheer

Het beheer van uw hosted PBX vindt niet plaats in Online Selfcare. Voor informatie over dit

onderwerp wordt u verwezen naar de IP Centrex Beheerdershandleiding.

87

Module Hosted Skype for Business

88

15 Hosted Skype for Business

15.1 Aanvragen en beheren van nummers

15.1.1 Aanvragen nieuwe nummers

U kunt nieuwe nummerreeksen aanvragen voor gebruik op uw Hosted Skype for Business. De

aangevraagde nummers worden toegevoegd aan uw voorraad. Er hoeven pas kosten voor een

nummer te worden betaald als er een abonnement aan wordt gekoppeld (zie paragraaf 15.2.1 en

15.2.2).








van dit overzicht).












• Bij Hosted Skype for Business worden uw nieuwe nummers automatisch toegevoegd aan de

voorraad. U kunt nummers op voorraad later aan een bestaande gebruiker koppelen bij het

bestellen van een Hosted Skype for Business-abonnement (zie paragraaf 15.2.1 en 15.2.2).


los van de locatie waar de nummers worden gebruikt.




Autoriteit Consument & Markt (ACM): www.acm.nl



voegen.

89















Kolommen beheren:



(rechter vak).



Filters beheren:










15.1.3 Vaste nummers bekijken

Met deze optie kunt u een overzicht van al uw vaste nummers afbeelden. Dit overzicht bevat zowel

de nummers die zijn geactiveerd als de nummers in uw voorraad.

Om uw vaste nummers te bekijken, handelt u als volgt:






90



• In het Status-kolom ziet u of het nummer of een nummer(reeks) actief is ( ) of niet ( )


reeks.




15.2 Hosted Skype for Business-abonnementen bestellen en beheren

15.2.1 Bestellen Hosted Skype for Business-abonnement












deze.


Het vak Catalogus en Producten verschijnt. Welke producten en diensten hier worden getoond is


5. Klik op Netwerkdiensten (eerste kolom) om de beschikbare diensten af te beelden.

91





tonen.





6. Vink de dienst Hosted Skype for Business aan en selecteer vervolgens het gewenste subproduct:

• Als u Hosted Skype for Business bestelt zonder vast telefoonnummer, selecteer dan het

subproduct Hosted Skype for Business Instant messaging en presence.

• Als u Hosted Skype for Business bestelt met vast telefoonnummer, selecteer dan het

subproduct Hosted Skype for Business Instant messaging en presence en bellen.

• In beide gevallen, als u tevens conferencing en desktopsharing wil bestellen, selecteer dan

het subproduct Hosted Skype for Business Conferencing en desktopsharing.

• Als u het vaste telefoonnummer onderdeel wilt maken van een receptionist-wachtrij, selecteer

dan het subproduct Bedienpost.

7. Rechts op de pagina staat een overzicht van de geselecteerde producten. Klik op de knop



9. Als u een vast telefoonnummer heeft besteld, klik dan op de link Configureren voor Vaste

Telefonie.

• Klik in het veld Vaste nummer, typ ‘31’ om de nummers uit uw voorraad te tonen en klik


• Selecteer de Gebruikersgroep.

92

10. Als u bedienpost/receptionist wachtrij heeft besteld, klik dan op de link Configureren voor Hosted

Skype for Business Receptionist.

• Klik in het veld Wachtrij telefoonnummer, typ ‘31’ om de nummers uit uw voorraad te tonen

en klik vervolgens op het gewenste nummer.

11. Klik op de link Configureren voor Hosted Skype for Business en vul de volgende gegevens in:

• De UPN (User Principal Name) is de naam van de eindgebruiker uit uw Active Directory. Let

erop dat de schrijfwijze van de naam gelijk is aan die in de Active Directory.

• U vult de SIP account naam alleen in als deze afwijkt van de UPN, anders laat u het veld

leeg.

• De Inlog extensie wordt gebruikt om in te loggen op een IP-telefoon, als dat niet mogelijk is

met de UPN of SIP account naam.




ingaan.







15.2.2 Hosted Skype for Business-abonnement bestellen met sjabloon

U plaatst als volgt een bestelling voor een Hosted Skype for Business-abonnement:








deze.


Het vak Catalogus en abonnementsjablonen verschijnt. Welke sjablonen hier worden getoond is


5. Selecteer de gewenste Hosted Skype for Business-sjabloon.






9. Als u een sjabloon heeft gekozen dat ‘telefonie’ bevat, klik dan op de link Configureren voor Vaste

Telefonie.



93


10. Als u een sjabloon heeft gekozen dat ‘Receptionist’ bevat, klik dan op de link Configureren voor

Hosted Skype for Business Receptionist.



11. Klik op de link Configureren voor Hosted Skype for Business en vul de volgende gegevens in:

• De UPN (User Principal Name) is de naam van de eindgebruiker uit uw Active Directory.

• U vult de SIP account naam alleen in als deze afwijkt van de UPN, anders laat u het veld

leeg.

• De Inlog extensie wordt gebruikt om in te loggen op een IP-telefoon, als dat niet mogelijk is

met de UPN of SIP account naam.




ingaan.





Opmerking: U kunt ook kiezen voor Opslaan als concept om de bestelling op te slaan als

concept en deze op een later tijdstip te verzenden. U kunt conceptorders beheren

met de optie Track & trace. De order heeft dan de status Concept (zie paragraaf

9.3).



15.2.3 Hosted Skype for Business-abonnement wijzigen

Een Hosted Skype for Business abonnement kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van

de subproducten die u voor de eindgebruiker hebt besteld (vaste telefonie, conferencing, receptionist

wachtrij). U kunt het pakket subproducten van een abonnement wijzigen, maar u moet daarbij

rekening houden met het volgende:

• Wijzigingen vinden altijd plaats door een nieuw sjabloon voor het abonnement te bestellen, zoals

hieronder wordt uitgelegd.

• Het is niet mogelijk om de User Principal Name of de SIP account naam van een Hosted Skype

for Business-abonnement te wijzigen. Als dat nodig is, moet u het bestaande abonnement eerst

verwijderen (zie paragraaf 15.2.4) en vervolgens een nieuw abonnement bestellen (zie paragraaf

15.2.1 en 15.2.2).

• Om het vaste telefoonnummer bij een abonnement te wijzigen, verwijderd u eerst het vaste

telefonie-abonnement en voegt daarna een nieuwe toe. Op deze manier kan de eindgebruiker

Hosted Skype for Business standalone blijven gebruiken terwijl het vaste nummer wordt

gewijzigd.

Om een Hosted Skype for Business-abonnement te wijzigen, handelt u als volgt:



2. In het vak Abonnementen en toestellen, klik op Hosted Skype for Business om de beschikbare

opties te tonen.

94

3. Klik op Skype for Business abonnement wijzigen.


4. Selecteer het te wijzigen abonnement met het keuzerondje aan het eind van de betreffende regel.




6. Klik op Skype for Business abonnement wijzigen.

Het vak Catalogus en abonnementsjablonen verschijnt. Welke sjablonen hier worden getoond is


7. Selecteer de gewenste Hosted Skype for Business-sjabloon.






11. Als u een sjabloon heeft gekozen dat ‘Telefonie’ bevat, klik dan op de link Configureren voor

Vaste Telefonie.




12. Als u een sjabloon heeft gekozen dat ‘Receptionist’ bevat, klik dan op de link Configureren voor

Hosted Skype for Business Receptionist.






ingaan.






Startpagina > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Diensten toevoegen

of verwijderen

15.2.4 Hosted Skype for Business-abonnement verwijderen

Indien u een Hosted Skype for Business abonnement, inclusief de bijbehorende subproducten (zoals

conferencing of receptionist-wachtrij) wilt beëindigen, handelt u als volgt:




3. Zoek de eindgebruiker waarvan het abonnement moet worden verwijderd. Gebruik desgewenst

de zoekvelden om de eindgebruiker snel te vinden.

95

4. Selecteer het Hosted Skype for Business-abonnement dat moet worden verwijderd.

Opmerking: Als de eindgebruiker een abonnement met vaste telefonie heeft, staat Vaste

Telefonie als afzonderlijk abonnement in de lijst. Als u dit abonnement ook wilt

beëindigen, moet u het afzonderlijk verwijderen.




De gegevens van de verwijderingsopdracht worden afgebeeld voor controle.

Opmerking: Als de Verwijderen-knop niet actief is, kan het volgende aan de hand zijn:

• Er loopt al een aanvraag voor verwijdering of wijziging van het Hosted Skype

for Business-abonnement.

• De gebruiker heeft ook een Vaste Telefonie-abonnement en voor het vaste

nummer loopt een porteringsaanvraag.





Indien het abonnement ook een receptionist-wachtrij omvatte, moet KPN de eindgebruiker ook

verwijderen uit de configuratie van de wachtrij. Het kan dan ca. twee dagen duren voor de opdracht is

voltooid. U kunt de status van de opdracht volgen met behulp van Track & trace (zie paragraaf 9.1).


Startpagina > Dashboard > vak Abonnementen en toestellen > Abonnement

beëindigen

15.2.5 Groepsdienst bestellen

Met Hosted Skype for Business is het mogelijk om groepsdiensten te bestellen, zoals:

• een huntgroep om binnenkomende gesprekken automatisch te verdelen over de nummers in de

groep

• een interactieve responsgroep (IVR)

• een conferentienummer

• een receptionist-bedienpost

U kunt de bestelling niet zelf uitvoeren in Online Selfcare, dit kan alleen door het indienen van een

serviceverzoek via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

Zodra de verzoek is verwerkt, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:

• Configureren van een receptionist-bedienpost door KPN

• Eindgebruikers toevoegen aan de bestelde groepsdienst:

• Voor een receptionist-wachtrij verloopt dit via het bestellen van een Hosted Skype for

Business abonnement (zie paragraaf 15.2.1), of het wijzigen van een bestaand abonnement

(zie paragraaf 15.2.3).

• Het koppelen van eindgebruikers aan een huntgroep of IVR kunt u uitvoeren in het Microsoft

Skype for Business control panel.

15.2.6 Groepsdienst verwijderen

Het verwijderen van een groepsdienst voor Hosted Skype for Business verloopt net als het bestellen

ervan door een serviceverzoek in te dienen via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

96

15.2.7 Inlog extensie wijzigen

Om de inlogextensie van een Hosted Skype for Business-abonnement te wijzigen, handelt u als volgt:



2. In het vak Abonnementen en toestellen, klik op Hosted Skype for Business om de beschikbare

opties te tonen.

3. Klik op Inlog extensie wijzigen.


4. Selecteer het gewenste abonnement met het keuzerondje aan het eind van de betreffende regel.



De abonnementgegevens worden afgebeeld met de huidige inlogextensie.

6. Voer een nieuwe extensie in.



Opmerking: Als de opgegeven extensie al in gebruik is, geeft Online Selfcare een foutmelding

en wordt u gevraagd een andere extensie in te voeren.





15.3 Porteringen


als volgt:



Er verschijn een aantal opties, waaronder de onderstaande porteringsopties.


Met deze optie kunt u opgeven welke bestaande vaste Hosted Skype for Business telefoonnummers

overgezet (geporteerd) moeten worden. Het daadwerkelijk aanvragen van een portering vindt niet

plaats op dit scherm, daarvoor moet u contact opnemen met KPN.

Deze optie is alleen van belang voor klanten die een nieuw contract hebben gesloten voor Hosted

Skype for Business en hun bestaande nummers willen overzetten (porteren). In dat geval dient deze

lijst eenmalig in consultatie met KPN worden gevuld met de bestaande vaste telefoonnummers die

moeten worden overgezet.







97

Deze optie is alleen van belang voor klanten die een nieuw contract hebben gesloten voor Hosted

Skype for Business en hun bestaande nummers willen overzetten (porteren). Deze optie zal eenmalig

bij aanvang van uw contract in nauwe samenwerking met KPN worden uitgevoerd.

15.4 Hosted Skype for Business installatiegegevens bekijken

De Hosted Skype for Business installatiegegevens zijn nodig om de Active Directory trust te

installeren ten behoeve van Hosted Skype for Business. U kunt deze gegevens als volgt opvragen

(indien u hiervoor bent geautoriseerd):



2. In het vak Dienstinstellingen, klik op Hosted Skype for Business om de beschikbare opties te

tonen.

3. Klik op Skype for Business installatie gegevens.

De domein- en DNS-gegevens worden getoond.

4. Klik op Gegevens tonen om aanvullende technische gegevens te tonen.

98

Module Vast-Mobiel Koppeling

99

16 Vast-Mobiel koppeling

Als u naast Mobiel & Internet ook een van de modules Vaste Telefonie, IP Centrex of Hosted Skype

for Business gebruikt, kunt ook de module Vast-Mobiel koppeling gebruiken. Hiermee kunt u vaste en

mobiele nummers koppelen, zodat ze zich als één nummer gaan gedragen.

16.1 Vast-Mobiel koppeling activeren

Om een Vast-Mobiel koppeling te maken, handelt u als volgt:



2. In het vak Abonnementen en toestellen, klik op Vast bellen of Mobiel bellen en internet om de

beschikbare opties te tonen.

3. Klik op Vast-Mobiel koppeling activeren.


4. U moet eerst het mobiele abonnement selecteren. Gebruik daarom de zoekvelden om het

gewenste nummer te vinden:

• Filter eerst op mobiele nummers

• Typ vervolgens het gewenste nummer in het rechter zoekveld en druk op Enter.

Het mobiele nummer is nu geselecteerd.

5. Klik op Volgende. De gegevens van de koppeling worden afgebeeld.

6. Klik in de kolom Vast nummer op Selecteren.

Er verschijnt een lijst met vaste abonnementen.

7. Typ het gewenste vaste nummer in het rechter zoekveld en druk op Enter.

Het vaste nummer is nu geselecteerd.


De gegevens van de koppeling worden weer afgebeeld.

9. Pas eventueel de automatische selecties voor PBX, Abonnementstype en Gebruikersgroep aan.

Let op! Als u hier ook aanvinkt dat u de standaardconfiguratie wilt gebruiken, vervallen

stappen 10 en 11, hieronder)

10. Klik op Volgende

Er verschijnt een configuratiepagina.

11. Pas desgewenst de configuratie van producten en diensten aan.


De gegevens voor de Vast-Mobiel koppeling worden afgebeeld voor controle.




14. Klik op Bevestigen om de order voor de koppeling te plaatsen.

100

16.2 Vast-Mobiel koppeling beëindigen

Om een Vast-Mobiel koppeling te beëindigen, handelt u als volgt:



2. In het vak Abonnementen en toestellen, klik op Vast bellen om de opties te tonen.

3. Klik op Vast-Mobiel koppeling beëindigen.


4. Gebruik de zoekvelden om de gewenste koppeling te vinden:

• Filter eerst op mobiele nummers

• Gebruik vervolgens het rechter zoekveld om de gewenste koppeling te vinden en druk op

Enter.

De gewenste koppeling is nu geselecteerd.


De gegevens de ontkoppelde vaste en mobiele nummers worden afgebeeld voor controle.




7. Klik op Bevestigen om ontkoppeling door te voeren.

101

Module Mobile Device Management

102

17 Mobile Device Management

17.1 Mobile Device Manegement module

Indien Mobile Device Management (MDM) is opgenomen in uw contract met KPN, kunt u met Online

Selfcare alleen licenties bestellen. Het verwijderen en verplaatsen van MDM-licenties naar een

andere debiteur doet u via een serviceverzoek in het Self Service Portal van MijnKPN Grootzakelijk.

Het configureren en beheren van de licenties vindt plaats in de afzonderlijke MDM-portal. Daarvoor is

een afzonderlijke handleiding beschikbaar.

17.1.1 Bestellen MDM-licenties

U kunt alleen licenties bestellen voor een debiteur. Hiervoor handelt u als volgt:






5. Klik op Licenties.

De beschikbare licenties (afhankelijk van uw contract met KPN) worden afgebeeld.

6. Selecteer de licentie KPN Mobile Device Manager.

7. Rechts op de pagina staat een overzicht van de geselecteerde producten en de bijbehorende

kosten.



9. Vul uw e-mailadres in.

10. Klik op de link Configureren bij Hardware en vul een postadres in. Meer informatie over het

invoeren van adressen en het gebruik van adresboeken vindt u paragraaf 7.2.












103

17.1.2 Verwijderen MDM-licentie

Om een verzoek in te dienen om een MDM-licentie te verwijderen, dient u een serviceverzoek in via

het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

17.1.3 Verplaatsen MDM-licentie naar andere debiteur

Het verplaatsen van een MDM-licentie naar een andere debiteur verloopt net als het verwijderen van

een licentie door een serviceverzoek in te dienen via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk.

17.2 Apple DEP

Online Selfcare faciliteert het gebruik van Apple DEP voor het beheer van iOS toestellen. Hieronder

wordt uitgelegd hoe u via Online Selfcare toestellen aan Apple DEP kunt koppelen.

17.2.1 Uw Apple DEP ID registreren in Online Selfcare

Om Apple DEP te kunnen gebruiken voor iOS-toestellen die u met Online Selfcare bestelt, moet u

eerst een serviceverzoek indienen via het Self Service Portal in MijnKPN Grootzakelijk om uw Apple

DEP ID in Online Selfcare te registreren.

17.2.2 Toestel koppelen aan Apple DEP

Als uw Apple DEP ID in Online Selfcare is geregistreerd via een serviceverzoek, wordt bij het

bestellen van een Apple-toestel een extra optie getoond op het scherm waar u de productconfiguratie

controleert, zoals in de afbeelding hieronder. U moet hier ‘Ja’ selecteren om het toestel aan Apple

DEP te koppelen.

Als u een eerder besteld Apple-toestel wilt registreren, kan dat door het besteloverzicht te openen via

Track & trace – Mijn orders en op de Apple DEP-registratieknop te klikken.

Let op: Als er meer Apple-toestellen in een order zijn opgenomen, worden die tegelijk

geregistreerd. Het is niet mogelijk een individueel toestel uit een order te registreren.

Opmerking: Het beheren van het toestel met Apple DEP vindt niet plaats in Online Selfcare.

104

Module Rapporten

105

18 Werken met rapporten

18.1 Rapporten in Online Selfcare – een overzicht

In Online Selfcare beschikt u over een breed scala aan rapportagemogelijkheden die zijn ingedeeld in

een aantal categorieën, te vinden in het submenu bovenaan de pagina:

• Samenvatting

• Financiën

• Vloot

• Service levels

• Mijn kosten

Voor elk van deze categorieën zijn een aantal rapporttypes gedefinieerd. Deze rapporttypes worden

door KPN meegeleverd. U kunt zelf geen nieuwe rapporttypes aanmaken. In hoofdstuk 19 vindt u een

uitgebreid overzicht van alle rapporttypes in Online Selfcare.

Bij elk rapporttype hoort een set voorgedefinieerde rapporten (Voorinstellingen, zie paragraaf 18.2.1).

Deze rapporten zijn klaar voor gebruik en kunnen meteen worden weergegeven. U kunt de meeste

rapporten echter zelf aanpassen. Dat kan op twee manieren

• Met behulp van Filters kunt u de gegevensselectie aanpassen (zie paragraaf 18.3)

• Met behulp van Kolombeheer kunt u de indeling aanpassen (zie paragraaf 18.4)

In plaats van Voorinstellingen kunt u ook kiezen voor Mijn rapporten, om uw eigen rapporten weer te

geven die u eerder heeft gecreëerd en opgeslagen (zie paragraaf 18.2.2). Op deze manier kunt u uw

eigen set rapportdefinities aanmaken, die precies aansluit bij de rapportagebehoeften van uw

organisatie.

106

18.1.1 Hoe een rapport wordt weergegeven

Er zijn drie manieren waarop de gegevens in een rapport worden weergegeven:

• De rapporten onder de menuoptie Samenvatting worden altijd gepresenteerd als een grafiek.

• Een groot aantal rapporten heeft een tweedimensionaal (‘plat’) tabel-formaat. Dat geldt

bijvoorbeeld voor veel Vloot-rapporten en alle Service Level-rapporten, maar ook voor sommige

Financiële rapporten zoals ‘Alle gesprekken’ of ‘Meest gekozen nummers’.

• Voor de meeste Financiële rapporten en een aantal Vlootrapporten geldt dat het mogelijk is om

in te zoomen op onderdelen van het rapport om onderliggende gegevens te tonen.

Voor deze drie verschillende manieren om de gegevens weer te geven geldt dat:

• Alle rapporten in Online Selfcare worden op dezelfde manier geselecteerd in het vak

Rapporttypes selecteren. Dit wordt uitgebreid beschreven in paragraaf 18.1.3.

• Voor alle rapporten is het mogelijk om de inhoud te filteren zoals beschreven in paragraaf 18.3.

• Voor wijzigen van de rapportindeling via Kolombeheer geldt:

• Kolombeheer is niet beschikbaar voor de Samenvatting-rapporten.

• Voor rapporten in tabelformaat kan met Kolombeheer alleen de kolomindeling worden

aangepast.

• Voor rapporten waarop u kunt inzoomen kunnen kolommen, rijen en meetpunten worden

ingesteld.

De mogelijkheden van Kolombeheer worden uitgebreid beschreven in paragraaf 18.4.

18.1.2 Dashboard Rapporten

Wanneer u de menu-optie Rapporten kiest, wordt het Dashboard Rapporten weergegeven. Hierin

vindt u snelkoppelingen naar de meest gebruikte rapportages.

Op dit dashboard kunt u zelf instellen welke rapporten als snelkoppeling beschikbaar moeten zijn. U

kunt ook uw eigen opgeslagen rapporten op het Dashboard plaatsen.

U wijzigt de Dashboard-instellingen als volgt:

1. Klik op Rapporten in de menubalk.

Het dashboard wordt weergegeven.

2. Klik op in het vak waarvoor u de snelkoppelingen wilt aanpassen.

De huidige instellingen worden getoond.

3. Pas de instellingen aan door rapporten te selecteren of deselecteren. U kunt zoveel rapporten

selecteren als u wilt.

107

4. Klik op Instellingen opslaan.

De nieuwe instellingen zijn meteen actief.

18.1.3 Om rekening mee te houden

Bij het samenstellen en bekijken van de rapporten moet u rekening houden met het volgende:

• De standaardrapporten laten de gegevens voor de laatste factuurperiode zien.

• Er kan naar de volgende eenheden worden verwezen:

▪ Minuten: voor telefoongesprekken

▪ MB: voor data- en BlackBerry-verkeer

▪ Gebeurtenissen: voor sms'jes

• De duur van gesprekken wordt niet in minuten en seconden (mm:ss) weergegeven, maar als een

decimale waarde, bijvoorbeeld 1 minuut = 60, en 2 minuten = 120.

• Het aantal MB's dat in de rapporten voor dataverkeer wordt weergegeven vertegenwoordigt altijd

het exacte verbruik. Voor factuurberekeningen wordt van elke dataoverdracht de hoeveelheid in

vaste stapjes verhoogd, zoals bepaald in uw contract. Als er bijvoorbeeld 1,09 MB data zijn

overgedragen, wordt voor de facturering uitgegaan van 1,10 MB. het aantal MB's op de factuur

kan dus afwijken van het aantal dat u op het rapport voor dezelfde factuurperiode ziet.

Let op: 1 MB = 1.024 kB.

Opmerking: De hoeveelheid voor spraakverkeer wordt eveneens met vaste stapjes verhoogd.

Dit kan, net als met het aantal MB's, leiden tot verschillen tussen de aantallen op

de factuur en in het rapport.

• In de rapporten kunt u zowel gefactureerde kosten als kosten die nog niet zijn gefactureerd, de

zogenaamde 'niet-gefactureerde' kosten, weergeven. Als u gegevens voor de laatste of een

eerdere factuurperiode weergeeft, zijn alle gegevens die worden weergegeven 'gefactureerd’.

Wanneer u echter een periode selecteert die in een eerdere factuurperiode begint en in de

huidige factuurperiode eindigt (waarvoor geen rekening is gestuurd), bevat het rapport zowel

'gefactureerde' als 'niet-gefactureerde' kosten.

Let op dat de balk Filters een optie heeft waarmee u kunt filteren op gefactureerde/niet-

gefactureerde kosten.

18.2 Een rapport selecteren en weergeven

De basisstappen voor het selecteren en weergeven van een rapport in Online Selfcare zijn heel

eenvoudig:

1. Selecteer het gewenste rapporttype in de eerste kolom van het vak Rapporttypes selecteren. Het

geselecteerde rapporttype verschijnt in de kopregel van het vak.

Tijdens het selecteren kunt u gebruik maken van een zoekveld of van de keuzelijst om de

sorteervolgorde te wijzigen:

Zoeken Typ de naam of een deel van de naam van het rapporttype dat u

zoekt in het zoekveld (boven de kolom). Tijdens het typen

verschijnen de rapporttypes die overeenkomen met uw invoer.

Sorteren

Gebruik de keuzelijst boven de eerste kolom om de

sorteervolgorde van de rapporttypes te wijzigen.

2. (Optioneel) Filter de gegevens in het rapport (zie paragraaf 18.3)

3. (Optioneel) Gebruik Kolombeheer om de rapport-layout aan te passen (zie paragraaf 18.4).

4. Klik op Rapport weergeven om het rapport te genereren en weer te geven.

108

Bij het selecteren van het gewenste rapport kunt u gebruik maken van de Voorinstellingen van KPN

(zie paragraaf 18.2.1) en rapporten die u zelf hebt opgeslagen (Mijn rapporten, zie paragraaf 18.2.2).

Deze opties worden hieronder beschreven.

18.2.1 Voorinstellingen van KPN

Voor elk rapporttype heeft KPN verschillende voorinstellingen gedefinieerd voor veelvoorkomende

rapportagetaken. Soms is dat er maar één, ‘Standaard’, maar voor veel rapporttypes zijn er een

meerdere voorinstellingen beschikbaar. Elke set voorinstellingen is in feite een vooraf gedefinieerd

rapport met specifieke instellingen voor Filters en Kolombeheer.

Opmerking: Als u het rapport met de standaard voorinstelling wilt weergeven, klikt u na de selectie

van het rapporttype direct op de knop Rapport weergeven.

U gebruikt de door KPN gedefinieerde voorinstellingen als volgt:

1. Selecteer het gewenste rapporttype in de linker kolom van het vak Rapporttypes selecteren.

Het geselecteerde rapporttype verschijnt in de kopregel van het vak.

2. Klik op Voorinstellingen (tweede kolom). De voorinstellingen die beschikbaar zijn voor het

geselecteerde rapporttype worden weergegeven in de rechterkolom.

3. Selecteer het rapport met de gewenste voorinstellingen (derde kolom).

4. (Optioneel) Pas de filters en/of instellingen voor kolombeheer aan (zie paragraaf 18.3 en 18.4).


Als u de instellingen voor filters en/of kolombeheer wijzigt en het rapport opslaat, kunt u het

opgeslagen rapport later weer selecteren onder Mijn rapporten (zie paragraaf 18.2.2, hieronder).

18.2.2 Mijn rapporten

U kunt een aangepaste rapportconfiguratie opslaan voor later gebruik. In een aangepaste

rapportdefinitie worden al uw eigen filters en kolombeheer-instellingen bewaard (zie paragraaf 18.3

en 18.4), evenals de grafiekinstellingen voor het rapport. De data van het rapport wordt niet

opgeslagen, die worden telkens gegenereerd op het moment dat u op Rapport weergeven klikt. Hoe

u een eigen rapport kunt opslaan, is te vinden in paragraaf 18.7.

De naam van de opgeslagen rapportindeling wordt weergegeven in het vak Rapporttypes selecteren

(derde kolom) na selectie van de optie Mijn rapporten.

109

Om een opgeslagen rapportindeling te openen, handelt u als volgt:

1. Selecteer het gewenste rapporttype in de eerste kolom van het vak Rapporttypes selecteren.

Het geselecteerde rapporttype verschijnt in de kopregel van het vak.

2. Klik op Mijn rapporten (tweede kolom). De eerder opgeslagen rapportinstellingen worden

weergegeven.

3. Selecteer de rapportindeling die u wilt gebruiken (laatste kolom).


Opmerking: U kunt een rapportindeling die u zelf heeft opgeslagen ook weer wissen. U klikt dan bij

stap 4, hierboven, op de knop Opgeslagen rapport verwijderen.

18.3 Werken met filters

Met de opties in het vak Filters kunt u bepalen welke gegevens in het rapport worden opgenomen.

Houd er rekening mee dat u pas toegang krijgt tot de filteropties als u een voorgedefinieerd rapport of

een van uw opgeslagen rapporten hebt geselecteerd.

Opmerking: Als u de filterinstellingen wijzigt als het rapport op het scherm staat, moet u nogmaals

op Rapport weergeven klikken om de nieuwe instellingen in het rapport te verwerken.

18.3.1 Filters toevoegen

Als u filters aan uw rapport wilt toevoegen, werkt u van links naar rechts door de selectiekolommen,

zoals in de onderstaande stappen:

1. Klik op de Filter-balk om de filteropties weer te geven. De beschikbare filteropties voor het

geselecteerde rapporttype worden in de kolom links weergegeven. De standaardfilterinstellingen

voor het rapporttype of het rapport worden weergegeven onder Geselecteerde filters.

110

2. Klik op een filteroptie in de linker kolom om meer gedetailleerde selectieopties weer te geven in

de kolom ernaast.

3. Klik op een optie in de middelste kolom om nog meer opties weer te geven.

4. Klik op het aankruisvakje in de middelste kolom om alle bijbehorende filteropties in de volgende

kolom tegelijk te selecteren,

- of -

Klik op een of meer aankruisvakjes in de kolom rechts om afzonderlijke filteropties te selecteren.

(Klik in bovenstaand voorbeeld op het aankruisvakje Product om alle producten te selecteren of

selecteer afzonderlijke producten met de aankruisvakjes in de rechterkolom.)

Opmerking: Wanneer u het aankruisvakje in de middelste kolom uitschakelt, worden alle

bijbehorende items in de rechterkolom automatisch ook uitgeschakeld.

Opmerking: Als het aankruisvak in de middelste kolom lichtgrijs is, geeft dat aan dat er een

deelselectie is gemaakt in de derde kolom.

5. Herhaal stap 2 t/m 4 voor elk filter dat u wilt toevoegen.

U kunt zoveel filters toevoegen als u wilt. Als u veel filters wilt opnemen, is het misschien

handiger om eerst alle waarden te selecteren (zie stap 4) en vervolgens de waarden die u niet

nodig hebt, uit te schakelen.

18.3.2 Filters verwijderen

De snelste manier om filters uit een rapport te verwijderen is door ze te deselecteren in het gedeelte

Geselecteerde filters.

Klik op na de filters die u wilt verwijderen.

U kunt ook de aankruisvakjes uitschakelen voor de filters die u wilt verwijderen (zie paragraaf 18.3.1,

stap 4).

111

18.3.3 Standaardwaarden filters herstellen

Wanneer u de filteropties voor een rapport aanpast, blijven de filters actief voor het rapport tot u de

rapportfunctie afsluit. U kunt de instellingen voor filters handmatig herstellen naar de

standaardwaarden door te klikken op .

Als u de rapportindeling opslaat (zie paragraaf 18.2.2), kunt u de aangepaste filteropties blijven

hergebruiken.

Opmerking: Als er meer rapportindelingen beschikbaar zijn (in Voorinstelling of Mijn rapporten),

selecteert u via het keuzemenu één van de opties. Standaard is de standaardinstelling.

18.4 Kolombeheer voor rapporten in tabelformaat

Een groot aantal rapporten in Online Selfcare heeft een eenvoudig tabelformaat, zoals het volgende

Vloot-rapport:

U hebt bij rapporten in dit formaat een aantal mogelijkheden om de indeling van het rapport aan te

passen, die hieronder worden toegelicht.

18.4.1 Kolommen toevoegen of verwijderen

U kunt zelf bepalen welke kolommen er voor een tabel-rapport worden getoond, door kolommen toe

te voegen of te verwijderen. Dat doet u als volgt:

1. Selecteer het gewenste rapport.

2. Klik op Kolombeheer om de huidige kolomselectie weer te geven.

3. Vink de kolommen aan die u wilt toevoegen en/of verwijder het vinkje bij kolommen die u niet

langer wilt tonen.

Uw selectie wordt weergegeven onder Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen.

Opmerking: De snelste manier om kolommen uit uw rapport te verwijderen is om ze te deselecteren

in het gedeelte Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen.

Klik op ' ' naast de onderdelen die u wilt verwijderen:

112

18.4.2 Volgorde van kolommen wijzigen

U kunt de volgorde van de kolommen in het rapport wijzigen. Dat doet u als volgt:


2. Klik op Kolombeheer om de huidige kolomselectie weer te geven.

De volgorde van de geselecteerde kolommen wordt getoond onder Geselecteerde meetpunten /

kolommen / rijen (onderin het vak).

3. Klik op Kolommen of Rijen in de eerste kolom.

4. Klik met de linker muisknop op een kolom en houdt de muisknop ingedrukt.

5. Sleep de kolom naar boven of beneden tot die op de gewenste positie staat.

De nieuwe volgorde wordt bij Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen weergegeven.

18.4.3 De standaard rapportindeling herstellen

Wanneer u de instellingen voor kolombeheer voor een rapport aanpast, blijven de instellingen slechts

actief voor het rapport tot u de rapportfunctie afsluit. Tenzij u het rapport heeft opgeslagen (zie

paragraaf 18.2.2), worden de volgende keer dat u Rapporten start en het betreffende rapport

selecteert, de standaardinstellingen voor het geselecteerde rapport toegepast.

U kunt de instellingen voor kolombeheer voor het weergegeven rapport handmatig terugzetten op de

standaardwaarden door te klikken op .

Opmerking: Als er meer rapportindelingen beschikbaar zijn (Voorinstelling of Mijn rapporten),

selecteert u via het keuzemenu één van de opties. Default is de standaardinstelling.

18.5 Kolombeheer voor rapporten waarop u kunt inzoomen

In de meeste Financiële rapporten en een aantal Vlootrapporten zijn de gegevens zo gestructureerd

dat u eenvoudig kunt inzoomen op de onderliggende gegevens of, omgekeerd, gegevens op een

hoger niveau kunt samenvoegen. U kunt de volgende elementen gebruiken om uw rapport voor uw

rapportbehoeften te configureren:

• Met Kolommen en Rijen bepaalt u welke gegevens worden weergegeven in de rijen en kolommen

van het rapport.

• Met Meetpunten geeft u op welke 'gemeten' gegevens worden weergegeven in de tabelcellen van

het rapport. De meetpunten kunnen bijvoorbeeld de bedragen van de kosten, het aantal bestelde

hardware-items, het aantal MB's voor dataverkeer of het aantal gebelde minuten zijn. Het type

rapport bepaalt welke meetpunten beschikbaar zijn.

18.5.1 Meetpunten toevoegen

U voegt als volgt meetpunten toe:


2. Klik op Meetpunten in de eerste kolom.

113

3. Klik op het aankruisvakje Meetpunten in de tweede kolom om alle beschikbare meetpunten te

selecteren

- of -

klik op een of meer aankruisvakjes in de derde kolom als u afzonderlijke meetpunten wilt

selecteren.

Opmerking: Wanneer u het aankruisvakje in de middelste kolom uitschakelt, worden alle items in de

rechterkolom automatisch ook uitgeschakeld. Uw selectie wordt weergegeven onder

Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen.

Opmerking: Het type eenheid bepaalt welke gegevens worden weergegeven wanneer het meetpunt

Hoeveelheid is geselecteerd. Daarom adviseren wij u ook Type eenheid aan de rijen

toe te voegen als u het meetpunt Hoeveelheid in een rapport wilt weergeven. Op die

manier kunt u eenvoudig zien of de hoeveelheid het aantal MB's, gebeurtenissen

(sms'jes) of minuten betreft.

18.5.2 Kolommen/rijen toevoegen

Voor Kolommen en Rijen zijn dezelfde opties beschikbaar, maar u kunt elke optie maar eenmaal

selecteren: u kunt dezelfde gegevens niet tegelijk in een kolom en in een rij weergeven. Dat betekent

dat wanneer u bijvoorbeeld 'Kostenplaats' hebt geselecteerd voor Kolommen en u vervolgens ook

voor Rijen 'Kostenplaats' selecteert, de optie 'Kostenplaats’ voor Kolommen automatisch wordt

uitgeschakeld.

U voegt als volgt kolommen of rijen toe:


2. Klik op Kolommen/Rijen in de eerste kolom. De beschikbare typen kolommen/rijen worden

weergegeven.

3. Klik op een kolom-/rij-type in de tweede kolom om de bijbehorende kolommen/rijen weer te

geven.

4. Klik op het aankruisvakje voor een kolom-/rij-type in het middelste gedeelte om alle bijbehorende

kolommen/rijen tegelijk weer te geven,

- of -

klik op een of meer aankruisvakjes in het gedeelte rechts om afzonderlijke kolommen/rijen te

selecteren. Uw selectie wordt weergegeven onder Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen.

Opmerking: Wanneer u het aankruisvakje in de middelste kolom uitschakelt, worden alle items in de

rechterkolom automatisch ook uitgeschakeld.

18.5.3 Volgorde van kolommen/rijen wijzigen

U kunt de volgorde waarin de kolommen of rijen in het rapport worden getoond wijzigen.


2. Klik op Kolommen of Rijen in de eerste kolom

3. Selecteer een kolom-/rij-type in de tweede kolom met een linker muisklik en houdt die vast.

4. Sleep het kolom-/rij-type naar boven of beneden tot die op de gewenste positie staat. De volgorde

wordt bij de Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen weergegeven (onderin het vak).

114

18.5.4 Meetpunten/kolommen/rijen verwijderen

De snelste manier om meetpunten, kolommen of rijen uit uw rapport te verwijderen is om ze te

deselecteren in het gedeelte Geselecteerde meetpunten / kolommen / rijen.

Klik op ' ' naast de onderdelen die u wilt verwijderen.

U kunt ook de aankruisvakjes in de selectiekolommen aankruisen om meetpunten, kolommen of rijen

te verwijderen.

18.5.5 De standaard rapportindeling herstellen

Wanneer u de instellingen voor kolombeheer voor een rapport aanpast, blijven de instellingen slechts

actief voor het rapport tot u de rapportfunctie afsluit. Tenzij u het rapport heeft opgeslagen (zie

paragraaf 18.2.2), worden de volgende keer dat u Rapporten start en het betreffende rapport

selecteert, de standaardinstellingen voor het geselecteerde rapport toegepast.

U kunt de instellingen voor kolombeheer handmatig instellen op de standaardwaarden door te klikken

op .

Opmerking: Als er meer rapportindelingen beschikbaar zijn (Voorinstelling of Mijn rapporten),

selecteert u via het keuzemenu één van de opties. Default is de standaardinstelling.

18.6 Weergeven van rapporten

Het door u geselecteerde rapport wordt gegenereerd en weergegeven als u op een van de Rapport

weergeven knoppen klikt.

Opmerking: Bij het weergeven van rapporten moet er onderscheid worden gemaakt tussen

rapporten in eenvoudig tabelformaat en rapporten waarin kan worden ingezoomd op

onderliggende gegevens. Naast overeenkomsten kennen deze typen rapporten ook

verschillen. De onderstaande uitleg en instructies gelden voor alle rapporten, tenzij

anders vermeld.

18.6.1 Inzoomen op meer detailgegevens

Opmerking: De informatie in deze paragraaf is niet relevant voor rapporten in tabelformaat.

De gegevens in de rapporten zijn zo gestructureerd dat u eenvoudig kunt inzoomen op de

onderliggende gegevens of, omgekeerd, gegevens op een hoger niveau kunt samenvoegen.

Bovendien kunt u met een muisklik het rapport beperken tot een bepaalde set gegevens. In Online

Selfcare kunt u op verschillende manieren bepalen welke gegevens in uw rapport worden

weergegeven en hoe deze worden weergegeven.

115

Er zijn verschillende manieren om in te zoomen op detailgegevens:

• Klik op in de kop waarvoor u de onderliggende gegevens wilt weergeven. Bijvoorbeeld in

onderstaande voorbeeldschermen zijn de uitgevouwen doelgegevens voor Internationaal

gemarkeerd:

Op dezelfde manier kunt u verder inzoomen door op in het volgende niveau te klikken, indien

beschikbaar. Bijvoorbeeld in het bovenstaande voorbeeld kunt u in de kop Bestemming klikken

op .

Het niveau vanwaar u hebt ingezoomd wordt met een donkere kopkleur aangegeven. Wanneer u

weer naar een hoger niveau wilt teruggaan, klikt u op .

• Klik op [+] naast een bepaalde kolom- of rijwaarde als u alleen de details voor de geselecteerde

waarde wilt uitvouwen. In onderstaande schermen gebruiken we deze methode om twee keer in

te zoomen op de gegevens voor Internationaal:

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat alleen de gegevens voor het onderliggende niveau,

Bestemming, worden weergegeven wanneer u de eerste keer inzoomt. Wanneer u verder

inzoomt op het volgende niveau, wordt alleen Subbestemming weergegeven.

116

• Klik op een waarde in de tabel om de onderliggende gegevens weer te geven. Als u bijvoorbeeld

in het rapport Verbruik voor een bepaalde debiteur op Kosten internationaal klikt, wordt het

rapport Alle gesprekken geopend, waarin alle betreffende gespreksgegevens worden

weergegeven:

18.6.2 Gegevens sorteren en filteren

Klik op het pictogram in een kolomkop om een pop-up met verschillende opties weer te geven:

• De sorteervolgorde wijzigen

U kunt de gegevens in oplopende of aflopende volgorde gesorteerd weergeven. Als u de

sorteervolgorde voor een aantal kolommen instelt, gaat de prioriteit voor de volgorden van links

naar rechts.

Als u de sorteervolgorde wijzigt, wordt de kopregel gemarkeerd. De nieuwe sorteervolgorde wordt

aangegeven met een pijl omhoog of omlaag:

Als u de sorteervolgorde wilt herstellen, klikt u nogmaals op en klikt u op Sortering ongedaan

maken.

• Totalen verbergen

Klik op Totalen verbergen om alle kolommen en rijen met totalen te verbergen.

Opmerking: Deze optie is niet relevant voor rapporten in tabelformaat.

• Lege waarden verbergen

Als u deze waarde instelt op Verbergen, wordt een rij of kolom niet weergegeven als alle cellen in

de rij of kolom leeg zijn.

• Specifieke gegevens selecteren

Typ een reeks tekens in het veld Toon rijen met (afhankelijk van het type gegevens in de kolom:

tekst of hoeveelheid/bedrag). Als een rij niet overeenkomt met de gevraagde waarde, wordt de

betreffende rij niet weergegeven. Als u bijvoorbeeld de rijen met de reeks “nat” wilt weergeven,

worden alleen de kolommen ‘Internationaal’ en ‘Nationaal’ weergegeven.

Klik op ‘+’ als u meer selectiecriteria wilt toevoegen. Als u bijvoorbeeld in bovenstaand voorbeeld

de tekenreeks ‘roa’ toevoegt aan ‘nat’, wordt ook de kolom ‘Roaming’ getoond.

18.6.3 Weergaveopties

Opmerking: De informatie in deze paragraaf is niet relevant voor rapporten in tabelformaat.

Klik op Opties om de weergave-opties voor het rapport in te stellen:

• Totalen tonen

De totalen worden getoond als deze optie is geselecteerd.

• Kruimelspoor-modus

Boven het rapport wordt een pad naar het niveau in het rapport getoond als deze optie is

geselecteerd:

Wanneer u weer naar een hoger niveau wilt terugkeren, klikt u op een stap uit het

broodkruimelspoor.

117

Elke stap naar een lager niveau wordt aangegeven met ‘>’. De voorgaande stappen zijn blauw

gemarkeerd. Klik op een van de voorgaande stappen om het pad terug te volgen en de gegevens

van de hoger gelegen niveaus weer te geven.

• Verplaats rij-totalen naar einde van rij

De rij-totalen worden aan het eind van de regel getoond als deze optie is geselecteerd.

• Verplaats totalen naar einde van kolom.

De totalen worden onder aan de kolom getoond als deze optie is geselecteerd

Klik op om het rapport op volledig scherm weer te geven. Klik op om terug te gaan naar de

rapportpagina's van Online Selfcare.

Gebruik de opties in de vervolgkeuzelijsten om in te stellen hoeveel rijen of kolommen op de pagina

moeten worden weergegeven:

Als het rapport meer dan één pagina beslaat, gebruikt u de pijlknoppen of de paginanummervelden

om door het rapport te bladeren.

18.6.4 Grafiek tonen

De meeste rapporten kunnen met een paar muisklikken als grafiek worden weergeven. Daarvoor


1. Selecteer een rapporttype en klik op Rapport weergeven. Onderaan de pagina wordt uw rapport

getoond.

2. Klik op de knop Grafiek tonen. De standaardgrafiek voor dit rapport wordt weergegeven.

3. Klik op de knop Grafiek-opties om de grafiekinstellingen te bewerken. U kunt:

• Instellen welke gegevens moeten worden getoond: klik een selectievakje om een type data in

of uit te schakelen.

• Het grafiektype kiezen: staaf-, lijn- of taartdiagram.

• De grafiek exporteren in JPG- of PNG-formaat.

4. Klik op de knop Gegevens tonen boven de grafiek als u de grafiekweergave wilt afsluiten en het

rapport weer als tabel wilt weergeven.

18.7 Opslaan, exporteren en afdrukken

18.7.1 Uw eigen rapporten opslaan

U kunt een aangepaste rapportconfiguratie opslaan voor later gebruik. In een opgeslagen

rapportdefinitie worden al uw filters en kolombeheer-instellingen bewaard, evenals de huidige

grafiekinstellingen voor het rapport.

U slaat als volgt een aangepast rapport op:

1. Klik op Mijn rapporten boven het weergegeven rapport.

118

2. Voer een naam in om een nieuwe rapportconfiguratie op te slaan

- of -

selecteer een bestaande rapportconfiguratie in de vervolgkeuzelijst om een bestaand rapport te

wijzigen.

3. Klik op Opslaan om uw rapportconfiguratie op te slaan.

Het opgeslagen rapport wordt weergegeven bij Mijn rapporten in het vak Rapporttypen

selecteren.

U kunt een opgeslagen rapport ook weer verwijderen. In paragraaf 18.2.2 wordt beschreven hoe u

dat moet doen.

18.7.2 Exporteren en afdrukken

Klik op Document om het rapport af te drukken of te exporteren. Online Selfcare biedt vier

exportindelingen:

• CSV: het rapport wordt opgeslagen als een door komma's gescheiden bestand dat in een

database of spreadsheet kan worden geïmporteerd.

• XLS met formattering: het rapport wordt geëxporteerd in Microsoft Excel-indeling met opmaak.

Houd er rekening mee dat een spreadsheet in Microsoft Excel maar een beperkt aantal rijen kan

bevatten. Controleer in uw versie van Microsoft Excel wat het maximumaantal rijen is.

• XLS zonder formattering: het rapport wordt geëxporteerd in Microsoft Excel-indeling zonder

opmaak.

• HTML: het rapport wordt geëxporteerd als een HTML-bestand dat kan worden gebruikt op

internet/een intranet.

119

19 Overzicht rapporttypes

In deze sectie worden de beschikbare rapporten per categorie beschreven.

19.1 Samenvattingsrapporten

Met deze categorie rapporten kunt u overzichtsrapporten over kosten, service levels en trends

genereren en weergeven. U kunt de volgende rapporten kiezen:

• Kostenverdeling per factuurcategorie

U krijgt elke maand een overzicht van de mobiele kosten die op bedrijfsniveau zijn gemaakt, tot

13 maanden terug.

• Trendoverzicht kosten

Een grafische weergave van de kosten per factuurcategorie in de voorgaande 13 maanden.

• Overzicht service levels: orders

Een grafische weergave van de service levels voor orders in de voorgaande 13 maanden.

• Trendoverzicht abonnementen

Een grafische weergave van het aantal abonnementen in de voorgaande 13 maanden.

19.2 Financiële rapporten

Met deze categorie rapporten kunt u algemene financiële rapporten genereren en weergeven om

facturen, verbruik en dergelijke te bewaken.

U kunt de volgende rapporten kiezen:

• Factuurspecificatie

Met dit rapport kunt u per factuur de kosten bekijken waaruit een bepaalde factuur is opgebouwd.

De gegevens in dit rapport komen overeen met de factuur die u is toegezonden.

• Factuuraanpassing specificatie

Met dit rapport kunt u details bekijken n.a.v. een factuuraanpassing die u heeft ontvangen. U

ontvangt een factuuraanpassing wanneer er een correctie plaatsvindt op kosten die in een

voorafgaande periode zijn gefactureerd. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn vanwege een

tariefaanpassing of creditering van opgezegde abonnementen.

• Specificatie per eindgebruiker

Met dit rapport kunt u de kosten per eindgebruiker en per nummer bekijken. De kosten zijn

ingedeeld in drie categorieën die ook op de factuur worden gebruikt: Abonnementen, Verbruik en

Eenmalig. Dankzij de uitsplitsing per kostencategorie heeft u gedetailleerd inzicht in de gemaakte

kosten en kunt u bijvoorbeeld snel zien waar opvallende bedragen door veroorzaakt worden.

• Abonnementen

In dit rapport vindt u een overzicht van alle maandelijks terugkerende kosten, ongeacht of het

gaat om netwerkdiensten voor gebruikers, netwerkdiensten voor groepen of om

managementdiensten. Gegevens over opzegkosten en aansluitkosten zijn te vinden in het rapport

Eenmalig.

• Verbruik

Dit rapport geeft een overzicht van alle verbruikskosten, uitgesplitst naar verkeerstype, zoals

binnenland, internationaal, vast, mobiel, sms en mms, roaming, servicenummers en dergelijke.

Met deze gedetailleerde gegevens kunt u eenvoudig de verbruikskosten aan de juiste

kostenplaatsen in uw organisatie toerekenen.

• Eenmalig

Dit rapport toont alle eenmalige kosten voor uw gehele bedrijf tot op abonnementsniveau.

Hieronder vallen bijvoorbeeld aansluitkosten en kosten voor vroegtijdige beëindiging, maar ook

andere beheerdiensten op gebruikersniveau, zoals de kosten voor het aanvragen van een duo-

kaart of een vervangende simkaart. Ook de kosten voor de aanschaf en reparatie van hardware

120

worden op dit rapport vermeld. Naast het totaalbedrag worden ook de bedragen per toestel

gespecificeerd.

Voor de bestelgegevens van de hardware, zoals de KPN-referentie en de klantreferentie, bekijkt

u het rapport Hardware & Licenties.

• Overig

Op dit rapport vindt u bijvoorbeeld eenmalige crediteringen, goodwill, kortom alle kosten ten

gevolgen van handmatige acties. Handmatige kortingen zijn niet opgenomen in dit rapport. Die

vallen onder het rapporttype Kortingen.

• Kortingen

Op dit rapport vindt u alle kortingen die voor de klant van toepassing zijn, evenals de grondslag

waarover de korting wordt berekend. De korting wordt berekend voor het gehele bedrijf. In de

kolom Totale kosten % wordt getoond welk deel van de totale korting per debiteur wordt

toegerekend.

Opmerking: U hebt toegang tot dit rapport als u de gegevens van de gehele organisatie mag

bekijken. Voor gebruikers die maar voor een deel de organisatie geautoriseerd

zijn, is dit rapport niet beschikbaar.

• Kortingen per schijf

Dit rapport geeft weer wat de afgesproken kortingschijven zijn en wat de bedragen zijn die daarbij

horen.

Opmerking: U hebt toegang tot dit rapport als u de gegevens van de gehele organisatie mag

bekijken. Voor gebruikers die maar voor een deel de organisatie geautoriseerd

zijn, is dit rapport niet beschikbaar.

• Alle gesprekken

Dit rapport biedt een overzicht van alle afzonderlijke gesprekken. Naast telefoongesprekken zijn

ook data-sessies en verzending van SMS- en MMS-berichten in het rapport opgenomen. De

gegevens in dit rapport vormen het laagste niveau waarop u de factuur kunt controleren. Dit

rapport kan worden gebruikt als input voor systemen voor het beheer van telecomkosten van

andere leveranciers. Per gesprek wordt het verkeerstype getoond, de bestemming en de

hoeveelheid en kosten. De hoeveelheden voor gesprekken worden weergegeven in minuten,

voor data in megabytes en voor SMS- en MMS-berichten in aantallen.

Voor Blackberry- en Data-sessies wordt het verbindingspunt als bestemming weergegeven.

• Hardware & Licenties

Dit rapport geeft een overzicht van alle kosten voor software, licenties, toestellen en accessoires.

De kosten voor aanschaf en reparatie van hardware zijn te vinden in rapport Eenmalig.

• Meest gekozen nummers

Dit rapport toont de verbruikskosten (inclusief SMS-, MMS en dataverkeer) per bestemming. Voor

Blackberry en data-sessies is dat geen telefoonnummer maar het ‘verbindingspunt’. Per

bestemming wordt getoond hoe vaak verbinding is gemaakt en om hoeveel minuten (telefoon) of

megabytes (data) het gaat. Voor SMS en MMS wordt het aantal verzonden berichten getoond.

• Prognose

Dit rapport toont per debiteur de kosten per factuurcategorie (gefactureerd + lopende kosten) van

de laatste vier maanden en een prognose van de totale kosten tot het einde van het kalenderjaar.

• Trendoverzicht kosten

Dit rapport toont een grafiek met de kostentrend voor uw bedrijf over de laatste 25 maanden. Dit

overzicht is alleen als grafiek beschikbaar.

• Abonnementen met drempelwaarde hoogverbruik

Dit rapport toont een overzicht van de abonnementen waarvoor een drempelwaarde is ingesteld

waarmee hoogverbruik per dag kan worden gesignaleerd.

• Flat fee deviatie

Dit rapport toont per maand het verschil tussen het flat fee tarief en de werkelijke verbruikskosten.

Het verschil kan getoond worden in euro’s of als percentage, zowel per maand als cumulatief. Het

121

verschil zal positief zijn wanneer de kosten van het werkelijk verbruik hoger is dan het flat fee

tarief, en negatief wanneer de werkelijke kosten lager zijn dan het flat fee tarief.

Het rapport toont de afgesloten factuurperiodes van de huidige flat fee evaluatie periode. Indien

de flat fee evaluatie periode niet is gestart in de maand voorafgaand aan het moment dat het

rapport wordt gegenereerd, zullen er nog geen gegevens gepresenteerd kunnen worden.

• Flat fee verbruik

Dit rapport toont alle verbruikskosten voor flat fee accounts, zowel gefactureerd als

ongefactureerd. De kosten worden berekend alsof er geen flat fee geldt en worden gegroepeerd

per verkeerstype.

• Flat fee details

Dit rapport toont alle werkelijke verbruikskosten – gerangschikt in een tabel – voor flat fee

accounts (dus berekend zonder flat fee). Voor kosten op naam van de debiteur wordt onder

eindgebruiker altijd de naam van de debiteur getoond.

19.3 Vlootrapporten

Met deze categorie rapporten kunt u rapporten over abonnementen en hardware genereren en

weergeven. U kunt de volgende rapporten kiezen:

• Accounts Trend

Dit rapport toont het aantal het aantal abonnementen aan het begin en aan het eind van de

geselecteerde periode. Het rapport geeft u inzicht in de het aantal actieve of beëindigde

abonnementen in de geselecteerde periode. Tevens kan worden getoond of een account is

beëindigd ten gevolge van een vast-mobiel koppeling.

• Eindgebruikers

Dit rapport toont per gebruiker de flat fee status, de account status en het aantal abonnementen.

• Trendoverzicht abonnementen

Dit rapport biedt informatie over het aantal actieve of beëindigde abonnementen in de

geselecteerde periode. Het rapport toont het aantal abonnementen aan het begin en aan het eind

van de geselecteerde periode. Bij de telling wordt uitgegaan van de plaats van een abonnement

in de organisatiestructuur aan het begin van de periode. Eventuele wijzigingen gedurende de

periode worden niet meegenomen, maar zijn pas zichtbaar aan het begin van de volgende

periode.

• Abonnementen

Dit rapport toont informatie over alle abonnementen van alle eindgebruikers die gedurende de

geselecteerde periode actief waren. De abonnementskosten worden berekend per abonnee als

de som van alle maandelijkse kosten binnen hetzelfde abonnementtype. Er zijn meerdere regels

mogelijk voor afzonderlijke mobiele, vaste of gekoppelde nummers indien:

▪ het abonnement is verplaatst naar een andere eindgebruiker

▪ Het abonnementtype is gewijzigd (bijv. van Voice naar Voice en Data)

▪ Het abonnement een andere plaats in de organisatiestructuur heeft gekregen

▪ De simkaart is gewijzigd

Bij de berekening wordt uitgegaan van de plaats van een abonnement in de organisatiestructuur

aan het begin van de periode.

• Abonnementgegevens

Dit rapport toont een tabel met alle producten die onderdeel zijn van een abonnement voor alle

eindgebruikers die actief waren tijdens de geselecteerde periode. Indien voor een product

abonnementskosten in rekening worden gebracht, worden deze kosten ook vermeld.

• Simkaarten in lokale voorraad

Dit rapport toont het aantal en het type simkaarten dat op de geselecteerde datum lokaal

beschikbaar is om uit te geven. De gegevens voor dit rapport worden dagelijks ververst.

Standaard worden de gegevens van de voorgaande dag getoond. Om deze datum te wijzigen

kiest u bij de Filters voor Kalender > Datum. Vervolgens vult u de gewenste datum in en klikt u op

Opslaan.

122

• Gebruikers en groepen

Dit rapport toont per gebruiker voor welke onderdelen van de organisatiestructuur hij/zij

geautoriseerd is en met welk autorisatieprofiel.

• Gebruikers en rollen

Dit rapport toont welke rollen er aan de gebruiker zijn toegewezen. U kunt dit rapport gebruiken

om te zien welke rollen aan gebruikers zijn toegekend, maar door te sorteren op de kolom Rol,

kunt u ook eenvoudig bekijken welke gebruikers een bepaalde rol hebben.

• Vaste nummer details

Dit rapport toont in een tabel voor de gehele organisatiestructuur de activatie- en licentie-

informatie en het type abonnement van de vast nummers.

• Vaste nummer reeksen

Dit rapport toont de activerings- en licentiestatus van alle vaste nummers.

• Vaste nummers zonder abonnement

Dit rapport toont alle vaste nummers in de voorraad.

• Vast-Mobiel koppelingen zonder vast KPN-nummer

Dit rapport kan worden gebruikt om mobileGRIP/FoPBX-abonnementen op te zoeken,

bijvoorbeeld wanneer een mobileGRIP/FoPBX-klant vaste nummers gaat porteren naar KPN.

• Vaste telefonie CAC-indicatie

Dit rapport geeft inzicht in de gelijktijdige gesprekscapaciteit die de klant heeft afgenomen en

daadwerkelijk gebruikt, ter ondersteuning van capaciteitsmanagement.

• Vaste telefonie CAC-indicatie trend

Dit rapport is gelijk aan het voorgaande, alleen wordt hier over meerdere maanden gemeten,

bijvoorbeeld om kwartaalprognoses te kunnen doen.

• Flat fee accounts

Dit rapport toont per gebruiker de actuele flat fee status en geplande statuswijzigingen. Voordat u

het rapport kunt weergeven dient u bij de Filters eerst een dag te selecteren. U kiest hiervoor

Kalender > Dag. Vervolgens vult u de gewenste datum in en klikt u op Opslaan.

19.4 Service-levelrapporten

Met deze categorie rapporten kunt u service-levelrapporten met betrekking tot orders en telefonische

bereikbaarheid genereren en weergeven. U kunt de volgende rapporten kiezen:

• Orders

Dit rapport toont per ordertype hoeveel orders in de geselecteerde periode binnen of buiten de

afgesproken SLA-waarden zijn afgerond. Aan de hand daarvan wordt het behaalde service level

percentage berekend. Standaard worden de SLA-gegevens van de voorgaande maand getoond,

maar die periode kan in de Filters worden aangepast.

• Responstijd bij oproep

Dit rapport laat per maand zien hoeveel binnenkomende gesprekken binnen de afgesproken tijd

worden beantwoord. Ter referentie staan de afgesproken service levels onder het rapport

vermeld.

• Orderstatus

Dit rapport toont de status van alle aangevraagde orders. Aandachtspunten m.b.t. de getoonde

informatie:

▪ Begindatum – Dit is de datum waarop de verwerking is gestart. Wanneer er een wensdatum

is ingevoerd, kan het zijn dat de begindatum dagen of zelfs weken later is dan de datum

waarop de order werd ingevoerd date.

Wilt u meer informatie over een order, dan kiest u de menu-optie Track & Trace.

Opmerking: Informatie over incidenten vindt u in het Self Service portal

123

19.5 Mijn kosten

Met deze categorie rapporten kunt u rapporten met informatie over uw kosten en gesprekken

genereren en weergeven.

U kunt de volgende rapporten kiezen:

• Overzichtsrapport

Dit rapport biedt een overzicht van uw kosten in de geselecteerde maand en in de maand ervoor.

De totale kosten voor het huidige kalenderjaar worden ook weergegeven.

• Trendoverzicht

Dit rapport toont in een grafiek de ontwikkeling van uw kosten gedurende de afgelopen 25

maanden.

• Alle gesprekken

Dit rapport toont de gegevens van al uw afzonderlijke gesprekken. Naast telefoongesprekken zijn

ook uw data-sessies en verzonden SMS- en MMS-berichten in het rapport opgenomen. Per

gesprek wordt het verkeerstype getoond, de bestemming en de hoeveelheid en kosten. De

hoeveelheden voor gesprekken worden weergegeven in minuten, voor data in megabytes en voor

SMS- en MMS-berichten in aantallen.

Voor Blackberry- en Data-sessies wordt het verbindingspunt als bestemming weergegeven.

• Duurste nummers

Dit rapport toont de totale gesprekskosten per gebeld nummer in de geselecteerde maand.

KPN ÉÉN Online Selfcare - Grip Knowledge Base · Basis Dit deel van de handleiding heeft...

Documents

Transcript of KPN ÉÉN Online Selfcare - Grip Knowledge Base · Basis Dit deel van de handleiding heeft...