Kostentoerekening concerncontrollers

Kostentoerekening in

Amersfoort

Erwin Ormel

Presentatie 18 februari 2011

Kostentoerekening in AmersfoortErwin Ormel18 februari 20112

Even voorstellen

• Erwin Ormel› Gemeente Amersfoort

› Concernstaf

› Hoofd van de afdeling Financien en Bedrijfsvoering


Opzet van de presentatie

• Korte schets van Amersfoort

• Twee beelden van de kostentoerekening tot vorig jaar

• Wat was de aanleiding tot de herziening?

• Hoe hebben we het aangepakt?

• Wat waren de resultaten?

• Hoe hebben we het geimplementeerd?

• Wat zijn de strategische vragen?


Gemeente Amersfoort

• 145.000 inwoners

• 14e gemeente van Nederland

• Groei tot ruim 160.000 inwoners

• 800 fte

• Regie gemeente

• Veel taken op afstand


Organogram Gemeente Amersfoort


Een simulatie van het oude model

• Het vehikel

• De besturing van het model

• De robuustheid van het vehikel en hoe we ingrepen bij calamiteiten


Kostentoerekening in Amersfoort tot vorig jaar

HET VEHIKEL



DE BESTURING VAN HET MODEL



DE ROBUUSTHEID VAN HET VEHIKEL EN HOE

WE INGREPEN BIJ CALAMITEITEN


Aanleiding

• Bezuinigingsoperatie in 2009• Terugloop grondexploitaties / Leges /

projecten• Uitgegroeid tot ondoorzichtig systeem• Gemeentebreed niet eenduidig• Complex en arbeidsintensief systeem• Leidt tot verkeerde afwegingen• Benchmark: relatief weinig op hoofdfunctie

0: doorgeschoten


Randvoorwaarden voor een nieuwe systematiek

• Transparant

• Eenvoudig te hanteren

• Recht doen aan integrale kostprijsbenadering (waar dat relevant is)

• Geen aanleiding geven tot verkeerde afwegingen

• Voldoen aan wet en regelgeving

• Budgettair neutraal


Fase 1

• Afschaffen van incidentele doorbelastingen voor met name facilitaire zaken

• Afschaffen van onderlinge verrekeningen over en weer tussen DIA en CST

• Meer kosten rechtstreeks toerekenen aan de functie “Bestuursondersteuning”

• Ontlasten van de tariefstructuur SOB

• Doorberekening naar rato van FTE


Fase 2: Second opinion – VU / Conquaestor

• Sluit het aan bij het regiemodel?

• Is de systematiek toekomstbestendig?

• Zijn er verbeterpunten c.q. aanscherpingen aan te brengen die het systeem verder vereenvoudigen en transparanter maken?


Stappen

• Inzicht geven in de werking en effecten van de huidige systematiek

• Het opschonen van de doorbelaste kosten• Het vaststellen van de uitgangspunten van

het nieuwe model• Het doorrekenen van de effecten van de

nieuwe systematiek• Het implementeren van de systematiek

binnen de organisatie


Opvallende zaken

• Verschillen tussen sectoren:› CST: diverse sleutels meestal (vooral gebaseerd op Fte’s) › DIA: fte’s van de afdelingen (interne doorbelasting) of Fte’s van de

sectoren (externe doorbelasting) › WSO: Percentage van de omzet per programma› SOB: op basis van het aantal fte’s per afdeling of beschikbaar

aantal uren en op basis van een vast bedrag

• Jaarlijkse rekening van andere sector moet gewoon betaald worden;

• Onderliggende berekening leges en heffingen lastig te duiden door gebruik van diverse toepassingen van kostentoerekening.


Het opschonen van de doorbelaste kosten

• Opschoning op basis van twee belangrijke principes:› Juridische: kostentoerekening bij leges en heffingen

› Bedrijfseconomische: controllability principle

• Schaal voor toerekening:

Niet toerekenen Wel toerekenen

Kosten bestuursondersteuning

Stellen gemeentelijke beleidskaders (bijv. centraal P&O beleid)

Bewaking gemeentelijke beleidskaders (bijv. risk management)

Directe dienstverlening (bijv. helpdeskfunctie ICT)


Uitgangspunten van het nieuwe model

• Drastisch verminderen aantal verdeelsleutels• Gemeentebrede systematiek (uniform)• Toerekenen op productniveau ( 35 deelprogramma’s)• Voorcalculatorische gegevens• Uniform rapportageformat met de te onderscheiden

kostensoorten vastgesteld.• FTE’s als verdeelsleutel

› Regiemodel: Overheadkosten min of meer gelijk voor ieder personeelslid

› Overheadtoerekening beweegt mee met de bedrijfsdrukte› Kostenflexibiliteit inrichting van de kostenstructuur en de aanleg

van (egalisatie)reserves


Vaststellen van een aantal minimale uitgangspunten

• Aantal FTE’s per sector. Vaste formatie plus externen;

• Zijn er uitzonderingen toegestaan?

• Blijf ook sturen op kostenontwikkeling van de overhead

• Afspraken over meegroeien met bedrijfsdrukte (al dan niet met egalisatiereserves)


Enkele kengetallen

• Totale begroting DIA/CST: 41 miljoen• Rechtstreeks naar programma’s 22,5 miljoen

(55%)› Belastingen› Burgerzaken› Openbare Orde en Veiligheid› Algemeen Bestuur

• Doorberekening via overhead: 18,5 miljoen(45%)

• Aantal FTE’s: 580• Bedrag per FTE: 32.000


Sector SOB

• Per toegerekende FTE een opslag› € 32.000 voor overhead DIA / CST› € 25.000 voor sectoroverhead

• Toedeling FTE’s› Gewone Dienst (regulier): 60%› Afval /riool / begraven: 6%› Vergunningverlening: 15%› Grondexploitaties / proj.: 19%

• Met name vergunningverlening en grondexploitaties conjunctuurgevoelig (1/3e deel)

› Terugloop van directe formatie leidt tot budgettair probleem overhead


Implementatie (1)

• Opschonen van kosten van ondersteunende diensten› Bepaling van wat is overhead en wat niet› Gemeentebreed uniform› Afstemmen van definitie

• Geen vice versa doorberekening tussen DIA en CST› Stoppen met ingang van de begroting 2011

• Gebruik het aantal FTE’s als sleutel› Basis is de formatie in de begroting› Overhead groeit niet 1 op 1 mee› Uitzondering: direct toewijsbare kosten (computer, bureau, huisvesting)› Wel op termijn plateaudiscussie


Implementatie (2)

• Reken ook kosten toe aan projecten› Niet toepassen bij de huidige projecten

› Wel toepassen bij toekomstige nieuwe projecten

• Geen nacalculatie / alleen voorcalculatorische tarieven

• Ook de externen betrekken in FTE basis› Niet overgenomen

› Maakt de berekening nodeloos gecompliceerd


Implementatie (3)

• Ondersteunende diensten zijn zelf verantwoordelijk voor kostenoverschrijdingen

• Rapporteer over de ondersteunende diensten in een paragraaf

› Vergroot weliswaar inzicht› Past niet in streven naar sanering documenten› Voorlopig aangehouden

• Doorrekenen op basis van een schaduwbegroting › Exercitie is inmiddels uitgevoerd› Via “schaduwbegrotingswijziging” in Decade


Budgettaire consequenties

• € 2 miljoen structureel› Grondexploitaties / projecten min € 1.7 milj.

› Riolering min € 0.1 milj.

› Afval min € 0.2 milj.

› Vergunningverlening min € 0.2 milj.

› Crematorium en begraafpl. Plus € 0.2 milj.

• Hadden we grotendeels ook langs andere weg gehad


Resultaat

• Meerjarige monitoring van overheadkosten mogelijk

• Betere mogelijkheden om de ontwikkeling van overhead kosten te verklaren

• Meer draagvlak voor kostentoerekening vanwege transparantie

• Effecten van bezuinigingen zijn sneller duidelijk.

• Geen verkeerde afwegingen

28


Strategische vragen

• Er is sprake van een andere rol van de ondersteunende (facilitaire) diensten. “U vraagt wij draaien”, maakt plaats voor het verdelen van de schaarste

• Uniformiteit vraagt om een cultuur van transparantie en vertrouwen. Dit kan alleen slagen als er geen Berlijnse muren zijn opgetrokken tussen de sectoren


Strategische vragen

• Moet de overhead één op één meegroeien met de bedrijfsdrukte of is een plateaubenadering meer gewenst vanwege het karakter van de overheadkosten?

• In een organisatiemodel met sterke, autonome sectoren (of diensten) kun je beter kiezen voor een één op één meegroeien in plaats van een plateaubenadering


Strategische vragen

• Door de toerekening van overhead aan grondexploitaties en bouwleges heeft de systematiek een sterk “pro-cyclisch karakter”. Hoe ga je hiermee om in tijden van bezuinigingen?

Kostentoerekening concerncontrollers

Education

Transcript of Kostentoerekening concerncontrollers