Een Enterprise Content Management systeem vervangt uw papieren poststromen door digitale. Als dit echter de enige ECM-toepassing in uw organisatie is, laat u een wereld aan mogelijkheden liggen! Met de digitalisering heeft u immers nog niet automatisch controle over de hele organisatiestroom. Terwijl ECM-systemen juist zoveel mogelijkheden bieden om belangrijke kosten-besparingen te realiseren…

Veel organisaties hebben geïnvesteerd in infrastructuur (hardware, software en bekabeling) en soms al in een ECM-systeem. Vaak is echter nog niet eens een begin gemaakt met een ‘papier-arm’ kantoor! Dat betekent dat er nu zelfs dubbele kosten gemaakt worden: zowel in de papieren als digitale omgeving.

Analoge stoorzenders voor ECM De kosten voor analoge stoorzenders als kasten, ladeblokken, kopieermachines, printers, pakken papier, pennen, nietjes, ordners, postzegels kunnen flink omlaag. Bovendien zijn deze analoge stoorzenders altijd gekoppeld aan de verborgen kosten van vele menselijke handelingen.Letterlijk en figuurlijk ontstaat dus meer ruimte door het ECM-systeem goed te implementeren en goede interne afspraken te maken over hoe informatie digitaal wordt gepresenteerd. Zo lang de gebruiker kan terugvallen op papier en kostbare schaduwarchieven zullen ECM-projecten niet goed op gang komen.

Kostenbesparing terug op de agenda!

Eigenlijk is ECM een paraplubegrip, waaronder deeloplossingen als Document management, Web content management, Zoeken, Samenwerken, Records management, Digital asset management, Workflow management en Data Capture thuishoren.

Al deze deelgebieden hebben gemeen dat er oplossingen worden gezocht voor het omgaan met ongestructureerde informatie.

In het ene geval gaat dat specifiek over het beheren van een website, in het andere geval bijvoorbeeld om het digitaal beheren van contracten of het intern doorsturen van ingescande inkomende post.

Bron: Wikipedia.nl

De gedigitaliseerde binnenkomende post komt automatisch bij de juiste functionarissen terecht. Dit gebeurt soms al voor de VHE- of bewonerspost maar zou voor álle poststromen moeten gelden. Het gebruik van barcodes bij het scannen en digitaliseren van papieren post bespaart tijd en voorkomt fouten.

ECM-oplossingen worden steeds completer. Het is absoluut mogelijk om de kosten van de analoge stoorzenders op een verantwoorde manier te verminderen. Een goed gebruikt en geaccepteerd ECM-systeem is de sleutel naar een optimale uitwisseling van zowel de algemene als specifieke informatie.

Flexibel en efficiëntGemiddeld besteedt een informatie-werker twee uren per dag aan zoeken en vinden. Zelfs als dit in uw eigen organisatie slechts de helft is, gaat het nog om hoge kosten!

Informatiewerkers en bestuurders kunnen op elke gewenste plek heel laagdrempelig informatie opvragen en hun werk doen. Dit is mogelijk door ECM te integreren met Portalen en door de samensmelting van ECM met Office-toepassingen zoals Word en Excel. Via moderne XML-koppelingen komt de gebruiker in de primaire applicaties en er kunnen online verbin-dingen worden gelegd tussen een pda, laptop of mobiele telefoon en uw ECM.

Document generatorMet een document generator kunnen uw honderden verschillende document-formulieren geïntegreerd worden binnen uw ECM-systeem. Alle documenten worden hiermee teruggebracht tot een paar templates die veel beter beheerst kunnen worden. Dit komt ook ten goede aan uw huisstijl en de kwaliteit van uw uitgaande (digitale) post.

van applicaties op meerdere plekken, ophalen van documenten, uitvoeren van taken en voeden van agenda’s.

Met een volwaardig ECM-systeem kan iedereen onafhankelijk van de werkplek functioneren. Zeker als u parttimers of thuiswerkers in dienst heeft, is het de vraag of nog voor iedere functionaris een werkplek nodig is.

Organisaties die hun (bestaande) ECM-systeem opnieuw op de agenda zetten, verdienen hun investering dus dubbel en dwars terug!

Square DMS loopt voorop met geïntegreerde informatiesystemen waarbinnen digitale documenten in werkprocessen belangrijk zijn.

Wij helpen organisaties concurreren binnen de huidige digitale economie door het aanbieden van Enterprise Content Management systemen die onderdeel uitmaken van het geïntegreerde bedrijfsproces.

Wij zetten bewezen technologieën in om digitaal zaken doen verantwoord mogelijk te maken.

Interne postAlle documentstromen (inclusief e-mail) in uw organisatie kunnen binnen uw ECM-oplossing geautomati seerd worden. Van de inkoopfacturen tot verlofkaarten en declaratieformulieren kan vervolgens alles snel, adequaat en digitaal worden ingevuld en afgehandeld. Tegelijkertijd worden alle documenten keurig gearchiveerd op een dusdanige manier dat ze niet meer te wijzigen zijn.

ProjectenOok door het slimmer uitwisselen van projectinformatie kan flink bespaard worden. Wanneer bijvoorbeeld alle projectdeelnemers toegang hebben tot een speciale webpagina met alle rele vante documenten, taken en agenda’s, hoeft er geen e-mail meer verzonden te worden. Alle geautoriseerde deelnemers (intern en extern) hebben dan te allen tijde hetzelfde informatieniveau. Informatievervuiling wordt hierdoor voorkomen.

Centrale werkinformatieDatzelfde geldt ook voor uw interne functionarissen. Op een centrale werkpagina kan alle werkinformatie bij elkaar gebracht worden. Zo’n pagina kan bestaan uit procesdocumenten, e-mail, sms-berichten, taken en agenda’s. Hier kan de gebruiker doorlinken naar andere applicaties. De werkpagina vormt een actueel totaaloverzicht dat elke dag wordt opgestart en aangeeft waar het werk begint. Door dit systeem van all-in-one bucket wordt veel tijd bespaard bij het opstarten

Aanzienlijke besparingen kunnen worden gerealiseerd door aandacht te geven aan:- analoge stoorzenders- zoeken en vinden- documentgeneratie i.p.v. documentformulieren- automatische verwerking van poststroom- automatische verwerking van inkoop facturen, declaratieformulieren, verlof kaarten,

contractdocumenten, etc…- het voorkomen van informatievervuiling- all-in-one bucket- minder werkplekken door flexwerken

Kostenbesparing terug op de agenda!

Will van Buggenum, Marketing Manager Square DMS: “Kostenbesparing terug op de agenda!”

Square DMSBrugstraat 156096 AA Grathem

T 0475 - 473 500F 0475 - 473 599E postbus@squaredms.comW www.squaredms.com