Kolos, deel 1

- 1 -

KolosHoe kom je tot een

optimale samenwerking met het

verenigingsleven in jouw

gemeente?

1 ac

ht

er

gr

on

d

Graatakker 4 - 2300 turnhout | t 014 41 15 65 | www.vorminGpluskempen.be | [email protected]

Graatakker 4, 2300 turnhoutt 014 41 15 65 | m 0486 75 76 58

www.vormingpluskempen.be

Graatakker 4, 2300 turnhoutt 014 41 15 65 | m 0486 75 76 58

www.vormingpluskempen.be

- 2 -

www.plankolos.be

een project van Vormingplus Kempen

foto’s: Hans Vangeel, Marc Vervoort, Kris Van Exel en Bart Van der Moeren

© 2013 Vormingplus Kempen vzw

- 3 -

KolosHoe kom je tot een

optimale samenwerking met het

verenigingsleven in jouw

gemeente?

- 5 -

inhoud Waarom? 6

Kolos: een project met een voorgeschiedenis 8

Ingrediënten voor een goede samenwerking 11

•Goedeverstandhouding 13

•Goedebegeleiding 13

•Goedesamenwerkingtussenverenigingen 14

•Goedesamenwerkingrondactiviteiten 14

•Goedefinanciëleenmateriëleondersteuning 17

Aan de slag! 18

Werkmateriaal en inspiratie 24

- 6 -

Waarom ?Vlaanderen telt duizenden lokale organisaties waar een veelvoud aan men-sen zich dagelijks in engageren. Zangkoren, theatergezelschappen, senio-renverenigingen,hobbyclubs,buurtwerkingen,sportverenigingen,sociaal-culturele organisaties, oudercomités, … de Vlaming zoekt duidelijk graag aansluiting met anderen in zijn vrije tijd.

Dat is goed nieuws voor de lokale overheden.

Verenigingenbrengenlevenindebrouwerij,zettendegemeenteopdekaart.Hunledenvoelenzichsterkerverbondenmetelkaarenmethunomgeving.Theoretischergesteld:hunburgerschapengemeenschapsgevoelneemt toe. En als individu worden ze versterkt. Niets dan voordelen.

-7-

Maarbeidepartijen–gemeentelijkeoverheidenlokaleorganisaties– vinden elkaar niet altijd.

Datisbijzonderjammer.Wantalsprofessionelekrachtenenvrijwilligersde handen in elkaar slaan, zijn er fantastische zaken mogelijk. Het geheel is veel meer dan de som van de delen.

Vormingplus Kempen onderzocht hoe je tot een optimale samenwerking kankomen.Indezebrochurevindjezoweldeingrediëntenalseenreceptomdesamenwerkingtestimuleren.Opsmaakgebrachtmeteenhelereeksvoorbeeldenentips. Alles om er een heerlijk gerecht van te maken!

- 8 -

Kolos, een project met een

voorgeschiedenisIn de Kempen is de ‘stuurgroep Vrijwilligers’ actief, een platform van mensenuithetverenigingslevenencultuurambtenaren,aangevuldmet deskundigen. Ze onderzoeken de knelpunten en uitdagingen waarmee vrijwilligersorganisaties in de 21ste eeuw geconfronteerd worden en gaan op zoek naar oplossingen.

Alin2006bleektijdenseensymposiumdatdestuurgroeporganiseerde,datdesamenwerking tussen de lokale overheden en het verenigingsleven niet altijd en overaloptimaalverloopt.OokbijeengrootschaligbehoeftenonderzoekvanVor-mingplusKempenindeperiode2008-2009bijKempenseSchepenenvancultuur,ambtenarenenvoorzittersvandecultuurradenkwamdethematiektertafel.

DestuurgroepVrijwilligerszieteenbeteresamenwerkingdanookalséénvandegrote uitdagingen op het terrein.

In 2012 werd gestart met het project Kolos. Dertien deelnemers werkten, onder begeleidingvanVormingplusKempenenKwadraet,ronddevraag“Aanwelkevoorwaarden voldoet een optimale relatie tussen de lokale overheid en het ver-enigingsleven?” De groep was evenwichtig samengesteld uit cultuurschepenen, cultuurbeleidscoördinatorenenvrijwilligersomtoteenoptimalediversiteittekomen.

De conclusies van het onderzoek werden vertaald in succesfactoren en opgenomen indebrochurediejenuinhandenhebt.

- 9 -

Kolos verwijstnaardeKolossusvanRhodos,eenreusachtigbeeldvandeGrieksezonnegodHeliosdatbekendstaatalséénvandezevenwereldwonderen. Volgens de overlevering stond de Kolossus wijdbeensoverdehaveningangvanRhodos,meteenfakkelindehandomschepenveiligbinnenteloodsen.

Archeologenhebbenernstigetwijfelsbijditverhaal.

Maar wij zien vooral hoe hij de samenwerking tussen de vrijwilli-gersaandeeneoeverendeprofessionalsaandeanderesymbo-liseert. Zijn fakkel laat de kracht zien die uit zo’n samenwerking voortvloeit.Hijiseenlichtbakenvooranderegemeenten.

- 10 -

- 11 -

Ingrediënten voor een goede

samenwerkingEen optimale samenwerking tussen de gemeentelijke overheid en de ver-enigingenisenkelmogelijkalsbeidenzichhiervoorengageren. Het is altijd een en-en-verhaal. De gemeentelijke overheid heeft hierin dus eenbelangrijkeverantwoordelijkheid.

0 Wanneer kunnen we spreken van een goede samenwerking?

Eerst en vooral moeten de neuzen in dezelfde richting staan. Een goede basishoudingishetvertrekpuntvanalles.

Wat bedoelen we daarmee?

• Deverenigingenmoetenbereidzijnoverdemuurtjesvanhuneigenwerkingtekijkenen de gemeentelijke overheid moet de eigen dienst of het vertrouwde takenpakket durven overstijgen. De lokale overheid en de verenigingen zien zichzelf dan ook niet als eilandjes die los van elkaar staan. Ze zoeken samen naar mogelijke samenwerkingen die voor een meerwaarde kunnen zorgen.

• De organisaties en de gemeentelijke overheid vertrekken vanuit hun eigenheid. Beide groepenzijnergverschillend:zehebbenanderedoelstellingen,werkenvanuiteenan-derelogica,zijnandersgestructureerd,…Zehebben,kortom,elkhuneigenidentiteit.

Dieverscheidenheidvindenweookbijdeorganisatieszelf.Ookhierkomenwevereni-gingen van alle mogelijke geuren en kleuren tegen.

- 12 -

• In het overleg wordt dit een sterkte. De lokale overheid treedt niet als concurrent van het verenigingsleven op. Vanuit ieders eigenheid zoekt men naar raakvlakken. Naar zaken die men op elkaar kan afstemmen, naar punten waarin de verenigingen en deoverheidelkaarkunnenversterken.Naarwin-win-situatiesvoorallebetrokkenen.

• Hetisbelangrijkomopzoektegaannaargemeenschappelijkebelangen, gezamenlijke punten die de lokale overheid samen met de verenigingen kan realiseren. Zowel tus-sen verenigingen en organisaties onderling, als tussen die organisaties en de gemeen-telijke overheid.

Metalleeneengoedebasishoudingspringjenietver.Ermoetenacties,activiteitenofdienstenuitontstaan.Zakendieconcreetenzichtbaarzijn.

Ons onderzoek leert dat er vijf grote domeinen zijn waarop succesvolle samenwerking goed kan scoren.

- 13 -

1 GOEDE VERSTANDHOUDING

Ermoetindegemeenteeengoedeverstandhoudingzijntussendeambte-naar, de schepen en de verenigingen.


1 Deambtenaar,deschepenendeverenigingenpratenopeenopenmaniermetmekaarenluisterennaarmekaar.Erisdialoogenuitwisselingopbasisvangelijkheid.Ergaatvoldoendeaandachtnaariedersverhaaleneriseengoedebasisvanvertrouwenenrespect.

2 Deschepen,deambtenaarendeverenigingenoverleggenregelmatigmetelkaar. Hiervoor is er een vaste plek en/of structuur.

3 Deambtenaar,deschepenendeverenigingenhebbeneengoedzichtopelkaars werking.Dewederzijdseverwachtingenwordenoptafelgelegdenbesproken. Zo worden onduidelijkheden uit de weg geruimd.

Waarom? Als de gemeentelijke overheid haar plannen en ideeën voorlegt aan de vereni-gingen en omgekeerd, kunnen de initiatieven op elkaar afgestemd worden en komt men nietinmekaarsvaarwater.Eengrotebronvanergerniswordtzoomzeild.

Let op! Er moet overleg zijn met alle mogelijke organisaties. Niet alleen de vertrouwde verenigingen,maarookbuurtwerkingenoftijdelijkegroeperingenzijnwelkom.Hetisessentieel dat iedereen kan aansluiten. Een gemeentelijke adviesraad zou een plek kunnen zijn waar dit soort van overleg plaatsvindt, maar ook andere werkvormen zijn perfect mogelijk.

2 GOEDE BEGELEIDING

Deambtenaarvandegemeentemoetdeverenigingenondersteunenenadviseren.


1 Indegemeentekentdeambtenaardekartrekkersvandeverenigingen.

2 Deverenigingenkunnensteedsbijdeambtenaaraankloppenvoorinformatie,hulpenondersteuning.

3 Deambtenaargeeftverenigingenideeënenondersteunthenbijdeuitwerkingervan.Hij/zijgeeftdeverenigingenimpulsenomhunwerkingbeteruittebouwen.

- 14 -

Waarom? Zoweldeoverheidalsdeverenigingenzijngebaatbijeenkwalitatiefsterklokaal verenigingsleven. De overheid kan hier een stimulerende rol in spelen door dit als een taak te zien.

3 GOEDE SAMENWERKING TUSSEN VERENIGINGEN

Er moet een goede samenwerking tussen de verenigingen in de gemeente zijn.


1 De gemeente geeft stimulansen aan verenigingen om elkaars werking (activiteiten, thema’s, ...) te leren kennen, om ervaringen uit te wisselen en zo van elkaar te leren.

2 De gemeente stimuleert de verenigingen om samen te werken.

3 Verenigingen in de gemeente staan open voor samenwerking met anderen en doen moeite om samen te werken.

4 GOEDE SAMENWERKING ROND ACTIVITEITEN

Indegemeentemoetendeambtenaar,deschepenendeverenigingen samenwerken om activiteiten vorm te geven.


1 Deverenigingenbesprekenhunideeënmetdeambtenaar.Samenbekijkenzeofzedieideeën kunnen uitwerken en op welke manier ze hiervoor kunnen samenwerken.

2 Deschepenendeambtenaarbesprekenophunbeurthunideeënmetdeverenigingen.Zowordterafgetoetstoferaldanniettijdengoestingisbijdeverenigingenomhetidee mee uit te werken.

3 Deambtenaar,deschepenendeverenigingendenkensamennaovermogelijkeactivi-teiten, geven de activiteiten vorm en organiseren ze samen.

- 15 -

- 16 -

-17-

Waarom?Samenaanietswerkengeeftextradynamiek.Concurrerendwerkendaar-entegen zuigt energie weg. De gemeentelijke overheid kan samen met de verenigingen initiatievenopzetten.Dezeactiviteitenwordensamengepland,voorbereidenuitgewerkt.Hierdoor komt men tot een grote gedragenheid en tot meer creativiteit.Concurrerendwerken is hierdoor niet meer aan de orde.

5 GOEDE FINANCIELE EN MATERIELE ONDERSTEUNING

Degemeentemoetverenigingenondersteunenopfinancieel,materieelenlogistiek vlak.


1 Degemeentegeeftvoldoendefinanciëlemiddelenaandeverenigingen.Dezemiddelenzijn op een eenvoudige manier aan te vragen en te krijgen.

2 Degemeentelijkeuitleendienstisgoeduitgebouwdenverenigingenkunnenopeeneenvoudige manier het materiaal uitlenen. De uitleendienst wordt regelmatig uitge-breidmetmaterialendiedeverenigingennodighebben.

3 Indegemeentezijnergoede,voldoendeenbetaalbarelokalenwaarvandeverenigin-gengebruikkunnenmakenvoorvergaderingenenactiviteiten.

Waarom? De middelen voor cultuur zijn meestal schaars. Het is aan zowel de overheid alsdelokaleorganisatiesomtelatenziendatditgeldmeerdangoedbesteedis. Eensgezindheidoverdemanierwaaropdemiddelenbesteedworden,iseenkrachtigsig-naal.

Waarom?Goedereglementenenproceduresvragenomeengoedevenwichttussendeflexibiliteitdieeenverenigingnodigheeftendewerkbaarheiddienoodzakelijkisvoordeoverheidsadministratie. Hetsamenzoekennaarditevenwichtzorgtvooreenwin-winsituatievoorbeidepartijen.

- 18 -

Kolos in jouw gemeente

Aan de slag!Ja,wewillenwerkenaaneenbeteresamenwerkingtussengemeenteenverenigingen. Hoe pakken we dat aan?

Stap 1 Zoek partners

Beginmethetsamenbrengenvandebetrokkenen.Ditzijndebevoegdeschepen,deamb-tenaar en mensen uit het verenigingsleven of andere lokale organisaties.

Tijdensdebijeenkomstgajenaofiedereenwilmeewerken.Jezalpaseengoedesamen-werking krijgen als alle partijen zich engageren. De wil om iets te veranderen moet aanwe-zig zijn.

- 19 -

Hulp nodig bij deze stap?

Hoebetrekje–naastdeschepenendeambtenaar–ookmensenuit verenigingen?

Organiseer een overlegmoment waarop Kolos voorgesteld wordt. Als je wil, kan Vor-mingplus Kempen daar uitleg komen geven. We kaderen het project, gaan dieper in op de ingrediënten voor een goede samenwerking en geven mee hoe je concreet aan de slag kan. Bovendien krijg je inspirerende getuigenissen uit andere gemeenten.

Dit aanbod is gratis, maar enkel voor gemeenten uit het arrondissement Turn-houtenalleenteboekenin2013en2014.

- 20 -

- 21 -

Stap 2 Kies je verbeteractie

Is iedereen enthousiast om er in te vliegen? Dan is het tijd om exact vast te leggen wat je gaat doen en hoe je dat gaat doen.

Waar gaan we voor?Wil je de samenwerking tussen de verenigingen stimuleren? Denk je dat de adviesfunctie vandegemeentevoorverbeteringvatbaaris?Moetenerafsprakengemaaktwordenrondwiewatorganiseert?Ofkanjebeterbeginnenmethetbestaandeoverlegteverbeteren?

Je zal zien dat je veel zaken kan aanpakken. Wij spreken op pagina 13 van vijf domeinen dievangrootbelangzijn.Jezalmoetenkiezen,wantallesineensaanpakkenisgeengoedidee.Gavoorzakendiebijiedereenlevenenwaariedereenzichachterkanzetten.

Tip: gebruikhiervoordenulmetingvanVormingplusKempen.

Hoe gaan we dat doen?Wat verwachten we van iedereen? Hoeveel tijd gaat ons dat kosten? Wanneer zouden we effectenmoetenzien?

Aldezevragenmoetenbeantwoordworden.Wantgoedeafsprakenmakengoedevrienden.Gavooreenplanningeneentaakverdelingdievooriedereenrealistischenhaalbaaris.

We raden je sterk aan om je verbeteractie schriftelijk

vast te leggen. Zowel wat je precies wil doen als de manier waarop. Zo kunnen er later geen misverstanden ontstaan.

Tip: deKolosmeterkanjehelpenomjeactiezichtbaartemaken.

Stap 3 Starten maar!

Nukanjevertrekkenenopzoekgaannaarmanierenomjouwverbeteractietedoen slagen.

Denk er aan: hier zijn geen toverformules voor! Elke gemeente is uniek. Je zal dus tot een eigen oplossing moeten komen.

- 22 -

Gelukkigkanjeinspiratieopdoenbijanderegemeenten.InVlaanderenzijnerveelplaat-senwaarzevaakleukeantwoordenhebbengevondenopgelijkaardigevragen.Wehebbeneralvasteenhelereeksverzameld.Jevindtzeinonzedigitalebrochure.

laat je begeleiden!Kolos is een relatief eenvoudig uit te voeren project. Je kan het perfect zelf opzetten met je lokale partners.

Als je wil, kan je hulp krijgen van Kwadraet.Zezijngespecialiseerdinhetbegeleidenvanveranderprocessenenleertrajectenenstaanjevanafhetbegin–hetkiezenvandeverbeteractie–totheteindebij.

Dit aanbod is weliswaar betalend, maar dankzij de steun van de Vlaamse overheid en Vormingplus Kempen kunnen een paar gemeenten uit het arrondisse-mentTurnhoutin2013en2014serieuzekortingenkrijgen.Geefonseenseintjealsjegeïnteresseerdbent.

stap 4 Na het einde van de actie

Bekijk de resultatenMet de actie wou je de samenwerking tussen de gemeente en het verenigingsleven verbeteren.Controleerduszekerofdatinderdaadgebeurdis.

Tip: HiervoorkanjeopnieuwdenulmetingvanVormingplusKempengebruiken.Jezounuhogermoetenscorenophetitemdatjegekozenhebt.

Laat je zienMaakjeresultatenbekend!Laatwetenwaterpreciesverbeterdis.Datgeeftnietalleenvoldoening aan iedereen die er aan meegewerkt heeft. Het kan ook anderen motiveren om deeltenemenaandevolgendeverbeteractie.

- 23 -

- 24 -

WerkmateriaalNulmetingMetenisweten,zegtmen.Opdeusb-kaartbijdezebrochurezitdaaromeeninstrumentwaarmee je kan meten hoe (on)tevreden men is over de huidige samenwerking in de gemeente.

Doorslechtsvijftienvragentebeantwoorden,krijgjealeenprimazichtopwiewatbe-langrijk vindt. Zo kan je makkelijker kiezen waarvoor je wil gaan.

KolosmeterWiljelatenzienaanwelkeverbeteractieerinjegemeentegewerktwordt?Eenuitstekendidee.Hoegroterdezichtbaarheid,hoegroterhetenthousiasmeomtotresultatenteko-men … en hoe kleiner de kans dat de actie een stille dood sterft.

- 25 -

Elke gemeente uit het arrondissement Turnhout die in 2013 of 2014 een Kolosactie opzet, krijgt van ons de Kolosmeter. De meter laat zien aan welke actie gewerkt wordt en wat dat heeftopgeleverd.Jekanzelfsinbeeldbrengenhoedetevredenheidvandedeelnemersisgeëvolueerd.

inspiratieeen website

Opwww.plankolos.bevindjetientallentipsombetersamentewerken.UitdeVlaamsepraktijkgegrepenenvaakuitgelegdineenkortclipje.Debasisinhoudvandewebsitevindjeookopdeusb-kaartdiejebijdeintroductievanhetprojectontving.Wewerkendeweb-sitenatuurlijkregelmatigbij!

- 26 -

-27-

DankwoordDit project kwam tot stand met de medewerking van de Kolosgroep FransVangenechten,HeleenDriesen,IgorGeubbelmans,KatrienRaeymaekers,KristienMangelschots,MarietjeVanWolputte,MatthiasVandenEynde,MiesMeeus,MonVerrydt,PaulLaeremans,PaulMondelaers,RitKerstens,StefaanDeWitenYvesLarock.

en de actievelingen van de Stuurgroep Vrijwilligers Bart Verhaeghe, Erik VandenBulck,EvaHambach,HansCools,HildeBeyens,JefkeMalfait,LineWindey,NeenaSalaets,ReintjePeeters,RietJanssens,VeerleJanssensenWimVandePerre.

- 28 -

Kolos, deel 1

Documents

Transcript of Kolos, deel 1