1. Forum For the Future K.M.O. & I.C.T. Laurens Van den Wijngaert BackBone media Marketing & Communicatie voor de KMO

2. Overzicht

Een overzicht?

Of erger; een inhoudstafel?

Saai!

Laat ons meteen van wal steken!

3. Wie is wie?

BackBone media

Van den Wijngaert & Partners

En

U !

4.

Marketing & Communicatie voor de KMO

• Interactief

• Meetbaar

• Verstaanbaar

• Betaalbaar

Organisatie, een uit de hand gelopen hobby

• Idem dito !

Want onlosmakelijk verbonden met elkaar!

5.

Accountancy & Fiscaliteit

Fiscaal & bedrijfsadvies

Starterservice & Successieplanning

opgericht in 1981

9 medewerkers

2 kantoren

Actief: van Heist-aan-Zee tot Maaseik

van noordelijk Antwerpen tot Halle

6. U

de crme de la crme !

7.

Ziezo,

nu alle actoren alle clowns kennen,

kan deze opvoering starten

8.

Maar eerst,

enkele waarschuwingen

9. Een gewaarschuwd publiek

Wij verafschuwen het volgen van presentaties; daarom geven we ze zelf

Wij hebben de wijsheid niet in pacht; wel zoeken we ze onophoudelijk

Wij vonden het warm water niet uit; wel verbaast het ons dat we voorlopig met zo weinig zijn

10.

Wij hebben meerdere stopwoordjes en neen, wij hoeven na de presentatie niet te weten hoe vaak we ze gebruikten;

Wij waarderen een eerlijk publiek, maar luidop snurken is ons inziens ietsje t eerlijk

Neen wij zijn geen IT-ers, bespaar ons dus uw technische vragen en onze daaropvolgende schaamte!

Een gewaarschuwd publiek 11. Een genformeerd spreker

U bent succesvol in wat u doet, anders lag u niet wakker van de future;

U bent beoefenaar van een vrij beroep en hebt dus eigenlijk nauwelijks tijd voor dit forum, laat staan deze spreekbeurt;

Wat men ook beweert, u verdrinkt in de paperassen en heeft nood aan praktische tips en een piekfijne organisatie!

12. Bedoeling van ons onderonsje

Op een luchtige manier enkele voorbeelden aanhalen van wat de juiste I.C.T. op de juiste plaats kan betekenen.

K.M.O. en I.T. / I.C.T.?

You cant live with them, cant live without them

13. To ICT or not to ICT, dat is -vraag ! de 14.

De Viagra van uw slappe administratie?

De wasverzachter van uw ruwe to-do lijst?

De passe-partout voor uw geblokkeerde hardware?

De rode peper in smakeloos archief?

Kortom

Is ICT een wondermiddel? 15. is ICT uw 16. De KMO & haar ICT problemen

Conservatief:

We werken al jaren op die manier,

waarom zouden we dat veranderen?!?!

17.

ICT & interne organisatie worden binnen de KMO

stiefmoederlijk behandeld.

De KMO & haar ICT -problemen 18.

Jobprotectionisme:

men graaft zich in en wijkt geen meter van zn stelling

De KMO & haar ICT -problemen 19.

Uw IT-partner (lokale reseller) praat Chinees

De KMO & haar ICT -problemen 20.

Zal u de besteedde ICT-budgetten nog ooit terugzien?

De KMO & haar ICT -problemen 21. De KMO & haar ICT -problemen

Te snel willen gaan, in enkele maanden tijd van het Stenen

Tijdperk naar 2050 willen evolueren

22. De KMO & haar ICT -problemen

Bij vernieuwingen/veranderingen vergeet men steeds weer

dat het in de 1 steplaats om mensen gaat!

Ieder bureau kent ze, toch?!

Hou rekening met hun gevoeligheden en eigenschappen!

Heb je de gebruiker niet mee, dan was alles voor niets!

23. De KMO & haar ICT -problemen

Het boys & toys-effect:

Als de buurman dat heeft, dan moet ik dat ook hebben!

De nieuwste trend, yes, nu ben ik in!

Mooi voorbeeld:

De smart phone (BlackBerry, iPhone, HP iPaq, HTC,).

Gevolg:

Geld weggegooid!

Parels voor de zwijnen!

24. De KMO & haar ICT problemen

Vooroordelen:

Nodeloze kosten! Veel te duur!

Allemaal amusement en tijdverlies!

Daarmee verdienen we onze centen niet hoor!

Ik hoef geen Tomorrows Office, neen dank je!

Fout!Want

Onbekend is onbemind!

ICT hoeft niet groots en/of duur te zijn om u al te helpen!

Verwar aub ICT niet met uw interne organisatie!

Ga eerst op zoek naar een partner die uw taal

spreekt!

25. De KMO & haar ICT Wat?

K.M.O.:

Kleine of Middelgrote Onderneming

I.C.T.:

Informatie- & CommunicatieTechnologie

Informatietechnologie:

Hard-, software & bijhorende diensten

Communicatietechnologie:

Communicatieapparatuur & -diensten

26. De KMO & haar ICT Analyseer!

Uw I.C.T., hoe is het ermee gesteld?

Hoe verloopt het werk bij u op kantoor? (workflow)

Wat heeft u in huis (aan I.T.!)?

Wat wordt daarvan optimaal benut?

Analyseer of laat analyseren!

Stel een boekhouding op van uw hard- en software!

En ga even zitten alvorens men u nadien de

resultaten voorleest!

27. De KMO & haar ICT Analyseer!

Voorbeeld Van den Wijngaert & Partners:

I.C.T., hoe is het ermee gesteld?

Wel bep. automatismen maar niet op elkaar afgestemd en/of elk haar/zijn eigen werkwijzen;

Versch., vaak elkaar overlappende software;

Boekhoudpakket: +/- 40% v.d. mogelijkheden onbenut;

Relatief hoog papierverbruik = kost;

Gefragmenteerde informatie & versch. kopijen v 1 doc;

Analyse gebeurde intern (periodiek werkgroepje)

en kostte heel wat tijd (en dus ook geld).

Rendement??

28. De KMO & haar ICT Analyseer!

Dus wat met al die verloren uren (cfr. analyse)?

Waar zit het rendement?

U bent beoefenaar van een vrij beroep (accountant,

boekhouder, revisor). Aan uw klant het belang van een

goede administratie uitleggen.

Moeilijk h?

I.C.T.-aankopen (investeringen) IS NIET hetzelfde als

vervangen wat defect is !

29. De KMO & haar ICT Analyseer!

= NIET welke computers/printers hebben we?

Hoe verloopt de werkstroom? (infostroom)

Levensloop van elk document / elke opdracht/vraag?

Leveranciers & (onderhouds)contracten?

Inloggegevens, paswoorden, enz.?

Flexibiliteit / dynamiek van gegevens ok?

Automatisering van stroom / gegevens mogelijk?

Veiligheid van gegevens?

Onderlinge communicatie?

En automatisch heeft u hard- & software opgelijst

30. De KMO & haar ICT Analyseer!

Praktisch?

Duid een of meerdere personen binnen bedrijf aan, samen

met of zonder uw I.T.-verantwoordelijke! (werkgroep)

-> betrokkenheid, vertrouwen, interactie

En laat hen op vaste tijdstippen werken rondom analyse.

Of

Stel een bedrijf aan, om in uw plaats deze analyse te doen.

Nadelen: duur + groot gebrek aan kennis v uw bedrijf!

31. De KMO & haar ICT Analyseer!

Opm. bij keuze partner & tijdens analyse!

Hard sales versus soft sales!

Nooit met een hongergevoel aankopen in supermarkt doen!

Schrijven is schrappen & less is more!

En de klassieker der klassiekers: Haast en spoed

Keuze partner:

All in one of per onderdeel specialist?

Onderschat / vergeet niet menselijke aspect!

32. De KMO & haar ICT Budgetteer!

Wa kost da?!?!

33. De KMO & haar ICT Budgetteer!

Bij zowel analyse als budgetplanning:

Zie verschillende kandidaten/bedrijven! (vergelijk!!)

Win zelf informatie in! Onderschat uzelf niet!

Staar u niet blind op dure titels / blitse presentaties!

Meerderheid vd gevallen: steeds meer tijd & geld nodig!

Maak keuze tussen prioriteiten en bijkomstigheden!

Uw buikgevoel? Volg dat ook bij uw ICT-keuzes -> de door u gekozen IT-partners -> uw noden & problemen, niet hun catalogus!

34. De KMO & haar ICT Budgetteer!

Bij budget hoort.. Tijdsplanning!

35. De KMO & haar ICT Plan!

Neem uw tijd!

Verwacht vertragingen / uitstel,

maar vermijd tijdverlies! (vb.: technische werkloosheid tijdens implementaties)!

Maak onderscheid tussen essentile en niet-essentile hardware, software!

Vb.: boekhoudpakket versus frankeermachine

36. De KMO & haar ICT Implementeer!

Computer & printer leveren. Klaar is Kees?

Het gaat om mensen, uw medewerkers!!

Guido Palmans & zijn conservatisme;

Jomme Dockx & zijn papieren fichesbak;

Lydia Protut & haar controledwang;

Michel Drets & zijn zorg voor kantoorbenodigdheden;

37. De KMO & haar ICT Implementeer!

Mens & dier = gewoontedieren!

Elke verandering roept weerzin / twijfels op

Daarom al vanaf analyse : nood aan betrokkenheid!

Bij implementatie : toon voordelen aan!

Vb. bij team Van den Wijngaert & Partners:

dual screens & headsets

1 stereactie: Huh? ondervinden praktische voordelen en

2 dereactie: Cool

38. De KMO & haar ICT Implementeer!

Praktisch?:

Implementatie / installatie buiten kantooruren en/of

op andere locatie (kopij situatie / spiegelbeeld) en/of

testperiode, parallel met / naast bestaande systeem.

Leer de pakketten op voorhand reeds kennen (trainingen, demos,)

Fixeer u op de zwakste leerling uit uw klas! Heeft u haar/hem niet mee? Implementatie & toepassing mislukt!

39. De KMO & haar ICT Gebruik!

Wat als opleiding en coaching niet volstaat?

Wat als weerzin en vooroordelen standhouden?

40. De KMO & haar ICT Gebruik!

Vechten tot het bittere einde?

Alleen maar verliezers

Vb.: Van den Wijngaert & Partners:

Werknemer X met vooroordelen;

Zette vooroordelen om in ondergronds verzet;

Wou geen uitleg over nieuwigheden meer krijgen;

Nieuwe onderdelen gemplementeerd? X bleef op (haar) oude werkwijzen bezig.

Hypothekeert werking kantoor & welslagen v

gedane investeringen!

41. De KMO & haar ICT Overdrijf niet!

Vermijd boys & toys!

Of zoals wijlen Aim reeds schreef: Keep it simple!

Vb. Van den Wijngaert & Partners:

Hardwarekeuze: desktops of laptops?

Smart phones, echt nodig, voor iedereen?

SharePoint: knap, maar overdrijf niet!

Durf kritisch zijn, ook als uw ICT-partner aangeeft dat u die

stap toch echt wel zou moeten wagen!

42. Kostenbesparing door ICT?

ICT = uw team

uw klanten -> organisatie!

uw diensten

uw communicatie

de nodige hardware + software

ICT = NIET duur

NIET totale makeover in een keer

NIET prestige of imago, maar WEL efficintie

ICT = van nieuwe netwerkkabel t.e.m. serverpark

43. Kostenbesparing door ICT? 44. Kostenbesparing door ICT?

Praktijkvoorbeeld:

45. Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?

Algemene regel:

Zorg dat alles & iedereen met elkaar communiceert!

Vb.: E-mail met agenda, met adresfiches, met

telefooncentrale, met digitaal archief, met register

verzonden brieven, met PC & software, met

printer/scanner/fax

46. Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?

Dus, koppel interne organisatie aan externe communicatie!

Vbn.:

Website + klantenportaal, gekoppeld aan

boekhoudpakket & administratie!

Periodieke nieuwsbrieven met daarin info over hoe u werkt, over hun sector,

47. Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?

Enkele concrete voorbeelden:

fichesbak & typemachine-> openb. map & standaarddoc.

boekjes & kilopost -> klantenportaal & e-mail

server & onderhoud -> max 5j. & hoeveelheid geg.

beveiliging & toegang -> afh. v. uw noden

planning & roepcultuur -> openb. agendas & dig. fiches

paperassen & kopijen -> digitalisering & workflow

vb.: eCopy

48. Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?

-> Hardware & software aanpassen! Enkele voorbeelden:

Multifunctional

Netwerkprinters

Headsets + intelligente, maar makkelijke telefooncentrale

Dual screens

En wat met ERP- en CRM-pakketten & de (K)KMO?

(enterprise resource planning) (bekend vb.: Navision)

(customer relationship management)

49. Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?

Anno 2009,

moet ICT op KMO-leest geschoeid ,

zeker voor beoefenaars van vrije beroepen,

draaien rondom digitalisering & automatisering!

Dergelijke investeringen:

Hoeven niet groot te zijn om efficint te zijn;

Verdienen zichzelf terug indien relevant;

Zullen nog meer toenemen van zodra de Overheid

mee is & het wettelijk kader uitbreidt!

50. En dan zwijgen we nog over

diezelfde digitalisering, in uw communicatie!

De vrije beroepen moeten dringend meer rekening houden

met de nood aan een actieve communicatie naar klanten &

prospecten toe.

Op betaalbare en meetbare wijze interactief

communiceren, mede dankzij ICT!

SOCIAL MEDIA!

Maar dat is voor een volgend forum

51. Nog wakker? 52. Succes!

Van harte dank voor uw aandacht!

Vragen, meer weten?

http://www.backbonemedia.be/blog