KMO & ICT

Forum For the Future

« K.M.O. & I.C.T. »Laurens Van den Wijngaert

BackBone media

Marketing & Communicatie voor de KMO

Overzicht

Een overzicht?

Of erger; een inhoudstafel?

Saai!

Laat ons meteen van wal steken!

Wie is wie?

• BackBone media

• Van den Wijngaert & Partners

• En…

U !

• Marketing & Communicatie voor de KMO– Interactief– Meetbaar– Verstaanbaar– Betaalbaar

• Organisatie, …een uit de hand gelopen hobby …– Idem dito !

Want onlosmakelijk verbonden met elkaar!

• Accountancy & Fiscaliteit• Fiscaal & bedrijfsadvies• Starterservice & Successieplanning

• opgericht in 1981• 9 medewerkers• 2 kantoren• Actief: van Heist-aan-Zee tot Maaseik

van noordelijk Antwerpen tot Halle

U …

… de ‘crème de la crème’ !

Ziezo,

nu alle actoren alle clowns kennen,

kan deze opvoering starten…

Maar eerst,

enkele waarschuwingen…

Een gewaarschuwd publiek…

• Wij verafschuwen het volgen van presentaties; daarom geven we ze zelf…

• Wij hebben de wijsheid niet in pacht; wel zoeken we ze onophoudelijk…

• Wij vonden het warm water niet uit; wel verbaast het ons dat we voorlopig met zo weinig zijn…

• Wij hebben meerdere stopwoordjes en neen, wij hoeven na de presentatie niet te weten hoe vaak we ze gebruikten;

• Wij waarderen een eerlijk publiek, maar… luidop snurken is ons inziens ietsje té eerlijk…

• Neen wij zijn geen IT-ers, bespaar ons dus uw technische vragen en onze daaropvolgende schaamte!

Een gewaarschuwd publiek…

Een geïnformeerd spreker…

• U bent succesvol in wat u doet, anders lag u niet wakker van de ‘future’;

• U bent beoefenaar van een vrij beroep en hebt dus eigenlijk nauwelijks tijd voor dit forum, laat staan deze spreekbeurt;

• Wat men ook beweert, u verdrinkt in de paperassen en heeft nood aan praktische tips en een piekfijne organisatie!

Bedoeling van ons onderonsje…

• Op een luchtige manier enkele voorbeelden aanhalen van wat de juiste I.C.T. op de juiste plaats kan betekenen.

• K.M.O. en I.T. / I.C.T.?

“You can’t live with them, can’t live without them”

To ICT or not to ICT, dat is…

-vraag !de

• De Viagra van uw slappe administratie?

• De wasverzachter van uw ruwe to-do lijst?

• De passe-partout voor uw geblokkeerde hardware?

• De rode peper in smakeloos archief?

Kortom…

Is ICT een wondermiddel?

… is ICT uw …

De KMO & haar ICT… problemen…

Conservatief:

“We werken al jaren op die manier,

waarom zouden we dat veranderen?!?!”

ICT & interne organisatie worden binnen de KMO…

…stiefmoederlijk behandeld.

De KMO & haar ICT… -problemen…

‘Jobprotectionisme’:

men graaft zich in en wijkt geen meter van z’n stelling…


Uw IT-partner (‘lokale’ reseller) praat Chinees…


Zal u de besteedde ICT-budgetten nog ooit terugzien?



Te snel willen gaan, in enkele maanden tijd van het Stenen

Tijdperk naar 2050 willen evolueren…


Bij vernieuwingen/veranderingen vergeet men steeds weer

dat het in de 1ste plaats om mensen gaat!

Ieder bureau kent ze, toch?!

Hou rekening met hun gevoeligheden en eigenschappen!

Heb je de gebruiker niet mee, dan was alles voor niets!


Het “boys & toys”-effect:

“Als de buurman dat heeft, dan moet ik dat ook hebben!”

“De nieuwste trend, yes, nu ben ik ‘in’!”

Mooi voorbeeld:

De ‘smart phone’ (BlackBerry, iPhone, HP iPaq, HTC,…).

Gevolg:

Geld weggegooid!

Parels voor de zwijnen!

De KMO & haar ICT… problemen…

Vooroordelen:

“Nodeloze kosten! Veel te duur!”

“Allemaal amusement en tijdverlies!”

“Daarmee verdienen we onze centen niet hoor!”

“Ik hoef geen Tomorrow’s Office, neen dank je!”…

Fout! Want…- Onbekend is onbemind!- ICT hoeft niet groots en/of duur te zijn om u al te helpen!- Verwar aub ‘ICT’ niet met uw ‘interne organisatie’!- Ga eerst op zoek naar een partner die uw taal

spreekt!

De KMO & haar ICT… Wat?

K.M.O.:

Kleine of Middelgrote Onderneming

I.C.T.:

Informatie- & CommunicatieTechnologie

Informatietechnologie:

Hard-, software & bijhorende diensten

Communicatietechnologie:

Communicatieapparatuur & -diensten

De KMO & haar ICT… Analyseer!

Uw I.C.T., hoe is het ermee gesteld?

• Hoe verloopt het werk bij u op kantoor? (‘workflow’)

• Wat heeft u in huis (aan I.T.!)?

• Wat wordt daarvan optimaal benut?

Analyseer of laat analyseren!

Stel een boekhouding op van uw hard- en software!

En… ga even zitten alvorens men u nadien de

resultaten voorleest!


Voorbeeld Van den Wijngaert & Partners:

I.C.T., hoe is het ermee gesteld?

• Wel bep. automatismen maar niet op elkaar afgestemd en/of elk haar/zijn eigen werkwijzen;

• Versch., vaak elkaar overlappende software;

• Boekhoudpakket: +/- 40% v.d. mogelijkheden onbenut;

• Relatief hoog papierverbruik = kost;

• Gefragmenteerde informatie & versch. kopijen v 1 doc;

Analyse gebeurde intern (periodiek werkgroepje)

en kostte heel wat tijd (en dus ook geld).

Rendement??


Dus wat met al die ‘verloren’ uren (cfr. analyse)?

Waar zit het rendement?

U bent beoefenaar van een vrij beroep (accountant,

boekhouder, revisor…). Aan uw klant het belang van een

goede administratie uitleggen.

Moeilijk hé?

I.C.T.-aankopen (investeringen) IS NIET hetzelfde als

‘vervangen wat defect is’ !


= NIET ‘welke computers/printers hebben we?

1. Hoe verloopt de werkstroom? (infostroom)

Levensloop van elk document / elke opdracht/vraag?

2. Leveranciers & (onderhouds)contracten?

3. Inloggegevens, paswoorden, enz.?

4. Flexibiliteit / dynamiek van gegevens oké?

5. Automatisering van stroom / gegevens mogelijk?

6. Veiligheid van gegevens?

7. Onderlinge communicatie?

En automatisch heeft u hard- & software opgelijst……


Praktisch?

Duid een of meerdere personen binnen bedrijf aan, samen

met of zonder uw I.T.-verantwoordelijke! (werkgroep)

-> betrokkenheid, vertrouwen, interactie

En laat hen op vaste tijdstippen werken rondom analyse.

Of

Stel een bedrijf aan, om in uw plaats deze analyse te doen.

Nadelen: duur + groot gebrek aan kennis v uw bedrijf!


Opm. bij keuze partner & tijdens analyse!

Hard sales versus soft sales!

Nooit met een hongergevoel aankopen in supermarkt doen!

Schrijven is schrappen & ‘less is more’!

En de klassieker der klassiekers: Haast en spoed…

Keuze partner:

• ‘All in one’ of per onderdeel specialist?

• Onderschat / vergeet niet menselijke aspect!

De KMO & haar ICT… Budgetteer!

“Wa kost da?!?!”


Bij zowel analyse als budgetplanning:

• Zie verschillende kandidaten/bedrijven! (vergelijk!!)• Win zelf informatie in! Onderschat uzelf niet!• Staar u niet blind op dure titels / blitse presentaties!• Meerderheid vd gevallen: steeds meer tijd & geld nodig!• Maak keuze tussen prioriteiten en bijkomstigheden!

• Uw ‘buikgevoel’? Volg dat ook bij uw ICT-keuzes -> de door u gekozen IT-partners -> uw noden & problemen, niet hun catalogus!


Bij budget hoort.. Tijdsplanning!

De KMO & haar ICT… Plan!

1. Neem uw tijd!

2. Verwacht vertragingen / uitstel,

3. maar vermijd tijdverlies! (vb.: technische werkloosheid tijdens implementaties)!

4. Maak onderscheid tussen essentiële en niet-essentiële hardware, software!

Vb.: boekhoudpakket versus frankeermachine

De KMO & haar ICT… Implementeer!

Computer & printer leveren. Klaar is Kees?

Het gaat om mensen, uw medewerkers!!

Guido Palmans & zijn conservatisme;

Jomme Dockx & zijn papieren ‘fichesbak’;

Lydia Protut & haar controledwang;

Michel Drets & zijn zorg voor kantoorbenodigdheden;

…


Mens & dier = gewoontedieren!

Elke verandering roept weerzin / twijfels op…

Daarom al vanaf analyse : nood aan betrokkenheid!

Bij implementatie : toon voordelen aan!

Vb. bij team Van den Wijngaert & Partners:

‘dual screens’ & ‘headsets’

1ste reactie: “Huh?” … ondervinden praktische voordelen en

2de reactie: “Cool…”


Praktisch?:• Implementatie / installatie buiten kantooruren en/of• op andere locatie (kopij situatie / ‘spiegelbeeld’) en/of• testperiode, parallel met / naast bestaande systeem.

• Leer de pakketten op voorhand reeds kennen (trainingen, demo’s,…)

• Fixeer u op de ‘zwakste leerling’ uit uw klas! Heeft u haar/hem niet mee? Implementatie & toepassing mislukt!

De KMO & haar ICT… Gebruik!

Wat als opleiding en ‘coaching’ niet volstaat?

Wat als weerzin en vooroordelen standhouden?

De KMO & haar ICT… Gebruik!

Vechten tot het bittere einde?

Alleen maar verliezers…

Vb.: Van den Wijngaert & Partners:

• Werknemer X met vooroordelen;

• Zette vooroordelen om in ‘ondergronds verzet’;

• Wou geen uitleg over nieuwigheden meer krijgen;

• Nieuwe onderdelen geïmplementeerd? X bleef op (haar) oude werkwijzen bezig.

Hypothekeert werking kantoor & welslagen v

gedane investeringen!

De KMO & haar ICT… Overdrijf niet!

Vermijd ‘boys & toys’!

Of zoals wijlen Aimé reeds schreef: “Keep it simple!”

Vb. Van den Wijngaert & Partners:• Hardwarekeuze: desktops of laptops?• ‘Smart phones’, echt nodig, voor iedereen?• SharePoint: knap, maar overdrijf niet!

Durf kritisch zijn, ook als uw ICT-partner aangeeft “dat u die

stap toch echt wel zou moeten wagen!”

Kostenbesparing door ICT?

ICT = uw team

uw klanten -> organisatie!

uw diensten

uw communicatie

de nodige hardware + software

ICT = NIET duur

NIET totale makeover in een keer

NIET prestige of imago, maar WEL efficiëntie

ICT = van nieuwe netwerkkabel t.e.m. ‘serverpark’


Praktijkvoorbeeld:

Kostenbesparing door ICT, bij VdW&P?

Algemene regel:

Zorg dat alles & iedereen met elkaar communiceert!

Vb.: E-mail met agenda, met adresfiches, met

telefooncentrale, met digitaal archief, met register

verzonden brieven, met PC & software, met

printer/scanner/fax


Dus, koppel interne organisatie aan externe communicatie!

Vbn.:• Website + klantenportaal, gekoppeld aan

boekhoudpakket & administratie!• Periodieke nieuwsbrieven met daarin info over hoe u

werkt, over hun sector,…


Enkele concrete voorbeelden:

‘fichesbak’ & ‘typemachine’-> openb. map & standaarddoc.

‘boekjes’ & ‘kilopost’ -> klantenportaal & e-mail

‘server’ & ‘onderhoud’ -> max 5j. & hoeveelheid geg.

‘beveiliging’ & ‘toegang’-> afh. v. uw noden

‘planning’ & ‘roepcultuur’ -> openb. agenda’s & dig. fiches

‘paperassen’ & ‘kopijen’-> digitalisering & ‘workflow’

vb.: eCopy


-> Hardware & software aanpassen! Enkele voorbeelden:

‘Multifunctional’

‘Netwerkprinters’

‘Headsets’ + intelligente, maar makkelijke telefooncentrale

‘Dual screens’

En wat met ERP- en CRM-pakketten & de (K)KMO?

(enterprise resource planning) (bekend vb.: Navision)

(customer relationship management)


Anno 2009,

moet ICT op KMO-leest geschoeid ,

zeker voor beoefenaars van vrije beroepen,

draaien rondom digitalisering & automatisering!

Dergelijke investeringen:• Hoeven niet groot te zijn om efficiënt te zijn;• Verdienen zichzelf terug indien relevant;• Zullen nog meer toenemen van zodra de Overheid

‘mee is’ & het wettelijk kader uitbreidt!

En dan zwijgen we nog over…

…diezelfde digitalisering, in uw communicatie!

De vrije beroepen moeten dringend meer rekening houden

met de nood aan een actieve communicatie naar klanten &

prospecten toe.

Op betaalbare en meetbare wijze interactief

communiceren, mede dankzij ICT!

‘SOCIAL MEDIA’!

Maar dat is voor een volgend forum…

Nog wakker?

Succes!

Van harte dank voor uw aandacht!

Vragen, meer weten?

http://www.backbonemedia.be/blog

KMO & ICT

Business

Transcript of KMO & ICT