Klik op deze link voor het stappenplan (PDF-formaat 243kB)

Maart 2013 O-Prognose webversie ||| Software voor vastgoedbeheer 1

STAPPENPLAN O-Prognose (internetversie)


Inhoud

Inloggen ...................................................................................................................................... 3

Voorbeeldproject ....................................................................................................................... 4

Algemene Objectgegevens ......................................................................................................... 5

Algemene objectgegevens wijzigen ........................................................................................... 7

Structuur ..................................................................................................................................... 8

Stap 1:

De Invoermatrix ......................................................................................................................... 9

Element toevoegen .................................................................................................................. 11

Nieuw element ......................................................................................................................... 12

Element verwijderen ................................................................................................................ 12

Stap 2:

De hoeveelheden ..................................................................................................................... 13

Stap 3:

Handelingen ............................................................................................................................. 14

Stap 4:

Bevindingen ............................................................................................................................. 15

Overzicht bevindingen ............................................................................................................. 18

Stap 5:

Planning .................................................................................................................................... 19

Rapporten ................................................................................................................................. 20

Foto toevoegen ........................................................................................................................ 21


Inloggen

Voordat je met het stappenplan begint heb je een gebruikersnaam en een wachtwoord

nodig. Hiermee krijg je toegang tot O-Prognose.

De internetapplicatie kun je vinden op http://www.planmatigonderhoud.nl

Vul in het bovenstaande scherm je gebruikersnaam en wachtwoord in.

Klik op de knop ‘Ga verder’

Na inloggen kom je in het scherm met de algemene objectgegevens.

Aan de linkerzijde is een knoppenstructuur zichtbaar.

De "outlookbar" van O-Prognose is een menu om snel te schakelen tussen de verschillende

modules. De knoppen worden bij het opzetten van een nieuw project als het ware van

boven naar beneden doorlopen.


Uitleg van de knoppen:

ObjectInfo

Met deze knop kunnen de Algemene Objectgegevens worden opgevraagd.

Matrix

Nadat de algemene objectinformatie is ingevoerd kan de matrix worden ingevuld.

De matrix is bedoeld om op een snelle en efficiënte manier het systeem te vullen.

Elementen

Hiermee kunnen alle elementen waarop onderhoud wordt gepleegd worden opgevraagd. Je

kunt gebruik maken van een onderverdeling op exterieur, interieur, installaties, terrein en

diversen.

Bevindingen

Dit geeft een overzicht van alle gebreken/bevindingen van het object.

Planning

Hiermee kom je in de planningsmodule van O-Prognose

Historie

Om overzicht te krijgen van uitgevoerde onderhoudsactiviteiten kan de optie Historie

worden geraadpleegd.

Voorbeeldproject In dit voorbeeld gaan we uit van een kleine schuur. Deze schuur is 6 meter lang en 3 meter

breed. Er zit een deur en een raam in.

De schuur heeft een platdak met een bitumen dakbedekking. De muren zijn gemetseld en

het voegwerk is platvol.

De schuur heeft drie bouwkundige gebreken:

• Er is een deel uitgespoeld voegwerk

• Er zitten een aantal blazen op het dak

• Er is wat houtrot aan het kozijn ter plaatse van de onderkant deur


Algemene Objectgegevens

Na inloggen kom je in het scherm met de algemene objectgegevens.

Uitleg van enkele velden:

Objectcode

Deze code is niet te wijzigen en direct je gebruikersnaam.

Type

Dit geeft het gebouwtype aan. Voorbeelden zijn:

• Vereniging van Eigenaren "De gevel"

• Appartementencomplex De zeshoek

• Kerkgebouw De Hoeksteen

Let op: dit veld komt om het voorblad in grote letters terug. Het verdient aanbeveling om

dit veld wel in te vullen.

Adres, Postcode, Plaats en Telefoon

Het adres van het betreffende object waarvan een onderhoudsplan wordt opgesteld.


Inspecteur en Inspectiedatum

De naam van de inspecteur en de datum wanneer de laatste inspectie heeft plaatsgevonden.

Locatie voorgevel

Dit geeft aan of de voorgevel op het noorden, oosten, zuiden of westen ligt.

Monument

Dit veld geeft aan of het een monument is. Je kunt hier het monumentennummer invullen of

gewoon ja of nee.

Ligging

Geeft de ligging aan van het gebouw:

• landelijk

• stedelijk

• aan zee

• ..

Inhoud m3

De inhoud van een gebouw. Het systeem rekent hier niet mee.

Bouwjaar

Het bouwjaar van het betreffende object. In de planning kan met dit bouwjaar worden

gerekend.

Renovatiejaar

Het jaartal wanneer het object (eventueel) is gerenoveerd. Het systeem rekent hier niet

mee.

Achterstallig onderhoud

Het achterstallige onderhoud wordt door het systeem uitgerekend aan de hand van de lijst

met bevindingen/gebreken. U kunt deze waarde zelf niet wijzigen.

Saldo

Indien de gebouweigenaar een onderhoudspotje heeft (het saldo) , dan kan in de

kapitalisatie hiermee rekening worden gehouden.

Prijzen incl B.T.W.

Hiermee kan worden aangegeven of in de rapportage de prijzen inclusief of exclusief B.T.W.

worden afgedrukt.


Algemene objectgegevens wijzigen

Onderaan de algemene objectgegevens klik je op de knop wijzigen.

Het scherm verschijnt:

Hierin kun je NAW gegevens invullen, bouwjaar van het pand, foto, omschrijving etc. Als je

de gegevens hebt gewijzigd kun je de gegevens opslaan. Klik op Opslaan onderaan de

pagina.


Structuur

Bij het maken van een onderhoudsplan is het handig als je altijd dezelfde opbouw hanteert.

Een voorbeeld om een onderhoudsplan te maken is:

1. selecteer eerst alle elementen

2. voer alle hoeveelheden in

3. Controleer alle onderhoudshandelingen die O-Prognose heeft gegenereerd

4. Voeg gebreken/bevindingen toe

5. Maak de planning

Door in het begin deze structuur te gebruiken heb je een beter overzicht op je project.

Tip voor starters: concentreer je in het begin eerst op 3 of 4 elementen. Dit is handig om het

project overzichtelijk te houden.


De Invoermatrix (stap 1)

Het onderhoudsplan bevat nog geen elementen. Om elementen aan dit object toe te voegen

klikken we in het outlookmenu (linkerzijde) op de knop Matrix.

De matrix is er voor bedoeld om snel een aantal elementen bij de hand te hebben. Door de

elementen die je nodig hebt aan te vinken worden ze gekopieerd naar dit onderhoudsplan.

Bij het kopiëren worden ook al direct de onderhoudshandelingen meegenomen.

Voor dit voorbeeld hebben we nodig:

1. Voegwerk platvol

2. Dakbedekking bitumen

3. Een deur

4. Kozijnen

5. Schilderwerk

Loop door de matrix en vink deze elementen aan.

LET OP: de matrix is slechts een klein onderdeel van de bibliotheek. Mis je elementen dan kun

je die later direct vanuit de bibliotheek ook toevoegen.

Nadat je alle elementen hebt aangevinkt klik je op de knop Opslaan in de

linkerbovenhoek.


Enkele opmerkingen:

• print eerst de matrix uit en loop met deze lijst door het gebouw. Kruis alle elementen

aan waarop u onderhoud wilt gaan plegen. Ga vervolgens met deze lijst in het

programma de elementen aanklikken. Ga niet te gedetailleerd te werk; liever 80%

goed in beeld dan 100% onoverzichtelijk. Het is tenslotte een prognose.

• Als je elementen in het gebouw aantreft die niet in de matrix voorkomen schrijf deze

dan even op. Je kunt deze elementen namelijk later vanuit de bibliotheek toevoegen.

In het outlookmenu klik je daarna op de knop Elementen.

In het elementenscherm vind je de aangevinkte elementen terug.


Element toevoegen We gaan nu nog een regel schilderwerk toevoegen. Dat doen we nu (als voorbeeld) niet met

de Matrix. Je kiest voor de knop Toevoegen element (bovenaan de pagina).

Je bent nu in de bibliotheek. Met de functietoets Ctrl+F kun je naar een element zoeken.

Vink het element Buitenschilderwerk totaal aan.

Klik op Opslaan.


Nieuw element Natuurlijk kan er ook een helemaal nieuw element worden toegevoegd aan het object. Dit is

nodig als het element niet in de bibliotheek voorkomt.

Het is vaak beter om eerst in de bibliotheek te kijken of er een vergelijkbaar element te

vinden is. Het voordeel hiervan is dat de Bevindingengroep en de Subgroep van het element

niet hoeft worden ingevuld. Alleen de omschrijving van het element kan dan naar wens

worden aangepast.

Voorbeeld: Je wilt een nieuw element aanmaken: de airco. Hiervoor kun je een CV ketel als

'onderlegger' gaan gebruiken

Werkwijze:

• Zoek een element die op het nieuwe element lijkt (in dezelfde hoofdgroep)

• Vink dit element aan en klik op Opslaan

• Pas het element tekstueel aan. (bijv: wijzig CV ketel in Airco).

Vergeet niet om ook de teksten van de handelingen aan te passen!

Element verwijderen Je kunt een element verwijderen door op het rode kruisje te klikken voor aan de regel

(kolom functies). Er wordt een bevestigingsvraag gesteld.


De hoeveelheden (stap 2)

We hebben zojuist alle elementen ingevoerd waar we naar gaan kijken in dit

onderhoudsplan.

De hoeveelheden zijn nu aan de beurt. De hoeveelheden vul je altijd in bij het element.

Je kunt de hoeveelheden aanpassen door op de knop (blauwe pennetje – bewerken van de

regel) te klikken voor aan de regel van het element.

Na het invullen van de hoeveelheden klik je op de knop (groene vinkje - opslaan) voor aan de

regel en deze wijziging wordt opgeslagen.


Handelingen (stap 3)

De derde stap is om de handelingen te controleren.

Als je bij het element Gevelafwerking Voegwerk platvol achter aan de regel op de oranje

knop (detailinformatie van dit element) klikt krijg je het scherm met de bijbehorende

onderhoudshandeling, namelijk Vervangen voegwerk platvol.

Je controleert in dit scherm de of de handeling correct is. Als de handeling onzin is verwijder

je de regel. Je controleert de prijs per m2, maar je kijkt ook naar de cyclus. In dit geval is het

landelijk gemiddelde dat voegwerk wordt vervangen 48 jaar.

De kolom hoeveelheid staat meestal op 1. Deze kolom wordt pas bij een gebrek gebruikt.

Het startjaar is het jaar wanneer je denkt dat het wordt uitgevoerd. In dit geval staat deze op

2053. Je kunt dit jaartal direct aanpassen, maar je kunt er ook voor kiezen om pas in een

later stadium naar de startjaren te kijken (stap 5 – Planning)

Zo loop je alle elementen even bij langs, om te controleren of je het eens bent met de

handelingen/prijzen/cycli...


Bevindingen (stap 4)

In de volgende stap gaan we de gebreken toevoegen. We hebben drie gebreken:

1. Uitgespoeld voegwerk

2. Blazen onder dakbedekking

3. Houtrot

Ga naar het outlookmenu Elementen.

Als je bij het element Gevelafwerking Voegwerk platvol achter aan de regel op de oranje

knop (detailinformatie van dit element) klikt krijg je het scherm met de bijbehorende

onderhoudshandeling, namelijk Vervangen voegwerk platvol.

Klik op de knop Toevoegen gebrek onderaan de lijst met handelingen.

Er verschijnt een lijst met gebreken aan het voegwerk.

Klik op de oranje knop voor aan de regel bij het gebrek Aantasting afwerklaag. Een nieuw

scherm verschijnt.


Pas eventueel de tekst van het gebrek aan.

Voer vervolgens de actie in die je wilt toepassen. In dit voorbeeld wordt er een herstelpost

van 400 euro opgegeven om enkele meters tpv de hemelwaterafvoer te herstellen.

Klik op de knop Opslaan.


Het handelingenscherm ziet er nu als volgt uit:

Deze stap 4 herhaal je voor de andere twee gebreken (houtrot en blazen).

Let er op dat je eerst het juiste element opent.


Overzicht bevindingen Om een overzicht van alle bevindingen te hebben klik je op de knop Bevindingen in het

outlookmenu.

In dit scherm kun je alles nog eens controleren of aanpassen.


Planning (stap 5)

De laatste stap is de planning. Klik in het outlookmenu op de knop Planning. Het volgende

scherm komt in beeld:

De oranje blokjes geven aan wanneer de handeling wordt uitgevoerd.

Door de kolom Startjaar per activiteit te controleren en aan te passen indien nodig kan de

planning volledig naar wens worden gemaakt.

NB als je de blokken direct aangepast wilt hebben klik je weer op de knop Opslaan.


Rapporten

Nu alle stappen zijn uitgevoerd kan er een rapport worden geprint.

Klik op de knop Rapporten in het outlookmenu.

Het startjaar geeft aan vanaf welk jaar je een 10-jarenplanning wilt printen.

Er zijn een aantal rapporten mogelijk. Klik op Print… van een rapport die je wilt zien.

Het rapport wordt doorgerekend en getoond in het scherm. Dit kan enkele seconden duren.


Foto toevoegen

Foto’s zijn aan gebreken en bij de algemene object gegevens toe te voegen.

Een foto kun je toevoegen door te klikken op de hyperlink Foto toevoegen. Daarna kies je

een foto en wordt deze direct in het scherm getoond.

Tot slot klik je op Upload en de foto is toegevoegd.

Nb de foto mag niet groter zijn dan 4 Mb.

Klik op deze link voor het stappenplan (PDF-formaat 243kB)

Documents

Transcript of Klik op deze link voor het stappenplan (PDF-formaat 243kB)