IPO - inleiding projectmanagementmethodieken voor ondersteuners

• 13:00 uur Ontvangst

• 13:30 uur StartEen PMO wat is dat eigenlijk?

Bouwblokken van een PMORollen binnen een PMOCompetenties PMO-medewerker versus competenties management assistente

Traditionele projectmanagementmethoden:Projectmatig Werken, PRINCE2, PMBoK en IPMA

Vernieuwende projectmanagementmethoden:Projectmatig Creëren 2.0., Agile en Scrum

Keuze wel/geen certificering

• 16:30 uur Conclusie en terugkoppeling

• 17:00 uur Einde

Met deze workshop geven wij een kijkje in de keuken van de PMO-medewerker

Vragen als:

• ‘Wat is een PMO precies?’

• ‘Welke taken kan een PMO-medewerker vervullen?’

• ‘Welke competenties zijn daarvoor nodig?’

worden beantwoord.

Deze workshop kan een handvat bieden bij de keuze voor een bepaalde projectmanagement methode/standaard.

Vragen als:

• ‘Welke overwegingen spelen een rol?’

• ‘In welke situatie ligt welke aanpak het meest voor de hand?’

worden beantwoord.

Deze workshop probeert je een keuzemenu te bieden welke projectmanagement aanpakken er zijn en welke voor- en nadelen ze bezitten.

• Waar komt je interesse voor projectmanagement vandaan?

• Wat zijn je beweegredenen om je misschien in deze richting te specialiseren?

• Welke projectmanagementmethodieken ken je?

• Ben je al gecertificeerd? Zo ja, welke certificering heb je behaald?

• Op welke methodieken (één traditionele en één vernieuwende) zou je vandaag extra willen inzoomen?

• In welke rol/functie zou je je willen specialiseren?

• Wat wil je meenemen na vandaag?

Als je ervoor kiest om je te specialiseren in projectmanagement dan kom je waarschijnlijk in een PMO te werken. Voordat we beginnen met de verschillende projectmanagementmethodieken en hun voor- en nadelen, en het keuzeproces wel/niet certificeren, starten we met het PMO.

• Een PMO wat is dat eigenlijk?

• Bouwblokken & mogelijke taken van een PMO

• Rollen binnen een PMO

• Competenties van de PM Assistent (IPMA D1) / PMO-medewerker (IPMA D2) versus de competenties van een secretaresse

• Hoofd PMO / PMO manager (IPMA B-4)

• Senior PMO medewerker (IPMA C-4)

• PMO medewerker (IPMA D-2)

• PM Assistent / Junior projectmanager (IPMA D-1)

• PMO Assistent (IPMA E)

• PM Specialist (IPMA C-3)

• PM Consultant (IPMA B-3)

• Hoofd Programmabureau (IPMA B-2)

• Hoofd Projectbureau / Projectdirecteur (IPMA B-1)

De rol van PMO-assistent is verder niet opgenomen, omdat er geen minimum set aan competenties voor deze rol kon worden gedefinieerd. Ook is er in de ICB/NCB voor niveau E geen certificeringsniveau vastgelegd.

Welk bouwblok spreekt jullie het meest aan? Welke taken zou het PMO kunnen vervullen bij het opstarten en tijdens de voortgang van het project van het gekozen bouwblok?

• Project starten en afsluiten

• Stakeholdermanagement en communicatie

• Planning

• Resourcemanagement

• Benefitmanagement

• Welke overeenkomsten / verschillen zie jij?

Stof tot nadenken:

• Welke taken voer jij nu al uit?

• Welke taken zou je willen uitvoeren?

• Zie je op basis van de door jou uitgevoerde taken mogelijkheden in het projectmanagement vakgebied?

Welk bouwblok spreekt jullie het meest aan? Welke taken zou het PMO kunnen vervullen bij het opstarten en tijdens de voortgang van het project van het gekozen bouwblok?

• Rapporteren

• Risicomanagement

• Issuemanagement

• Change control

• Financiën

• Kwaliteitsmanagement

• Informatie- & configuratiemanagement

• Transitiemanagement

• Kennismanagement

• Secretariaat


Stof tot nadenken:


• Welke taken zou je willen uitvoeren?

• Zie je op basis van de door jou uitgevoerde taken mogelijkheden in het projectmanagement vakgebied?

Kies bij elk domein een taakcompetentie en een controleniveau, waarbij niveau 1 staat voor het laagste niveau en niveau 3 voor het hoogste niveau.

Kies voor één of twee domein(en) één extra taakcompetentie om het belang van dat competentiedomein voor de PMO-medewerker (IPMA D2) en de Management Assistente te benadrukken.

01. Ondernemen

• Durf

• Initiatief

• Onafhankelijkheid

• Ondernemerschap

03. Organiseren

• Plannen

• Organiseren

• Voortgang bewaken

• Organisatiebewustzijn

06. Presteren

• Resultaatgerichtheid

• Omgaan met details

• Vasthoudendheid

• Kwaliteitsgerichtheid

• Ambitie

• Energie

08. Analyseren

• Creativiteit

• Probleemanalyse

• Lerende oriëntatie

• Conceptueel denken

02. Beïnvloeden

• Communiceren

• Optreden

• Overtuigingskracht

• Sociabiliteit

• Contracteren

04. Managen

• Besluitvaardigheid

• Delegeren

• Leidinggeven (individueel)

• Leidinggeven (groep)

• Visie uitdragen

• Coachen

07. Relateren

• Klantgerichtheid

• Luisteren

• Samenwerken

• Empathie

• Onderhandelen

09. Transformeren

• Omgevingsbewustzijn

• Oordeelsvorming

• Visie ontwikkelen

• Interculturele oriëntatie

05. Vertrouwen wekken

• Integriteit

• Loyaliteit

• Verantwoordelijkheid

10. Veerkracht tonen

• Aanpassingsvermogen

• Zelfbeheersing

• Stresstolerantie

• Flexibiliteit

Domein GITP Taakcompetentie GITP Controleniveau 1-3 (GITP)Niveau 1 = laagste niveau,Niveau 3 = hoogste niveau

Gedragscompetentie

Ondernemen • Durf• Initiatief nemen

• Niveau 1• Niveau 1

• Overzienbare risico’s durven nemen• Initiatief nemen bij duidelijke kansen

Beïnvloeden Overtuigingskracht Niveau 1 In argumentatie en discussie aansluiten bij de doelgroep

Organiseren Voortgang bewaken Niveau 2 Voortgang van teamtaak of project bewaken

Managen Leidinggeven (individueel) Niveau 2 Leiding geven gericht op positie in organisatie

Vertrouwen wekken Verantwoordelijkheid Niveau 1 Betrouwbaarheid in beheersbare afspraken

Presteren Resultaatgerichtheid Niveau 2 Managen van resultaten

Relateren • Luisteren• Samenwerken


• Aandacht tonen in gedrag en houding• Samenwerken in een heterogeen team

Analyseren Probleemanalyse Niveau 2 Problemen in kaart brengen

Transformeren Oordeelsvorming Niveau 2 Beoordelen van complexe problemen op korte termijn

Veerkracht tonen Stresstolerantie Niveau 2 Tolerantie van onzekerheden in het werk


Gedragscompetentie

Ondernemen Initiatief nemen Niveau 1 Initiatief nemen bij duidelijke kansen

Beïnvloeden Communiceren Niveau 1 Een boodschap duidelijk overbrengen

Organiseren Voortgang bewaken Niveau 2 Voortgang van teamtaak of project bewaken

Managen Leidinggeven (individueel) Niveau 2 Leiding geven gericht op positie in organisatie

Vertrouwen wekken Verantwoordelijkheid Niveau 2 Betrouwbaarheid in riskante afspraken

Presteren Omgaan met details Niveau 2 Details systematisch behandelen




Analyseren Lerende oriëntatie Niveau 2 Informatie actief zoeken

Transformeren Oordeelsvorming Niveau 1 Keuzen maken in eenvoudige dilemma’s

Veerkracht tonen Stresstolerantie Niveau 1 Tolerantie van tijdsdruk


Gedragscompetentie

Ondernemen Initiatief nemen Niveau 1 Initiatief nemen bij duidelijke kansen

Beïnvloeden Communiceren Niveau 1 Een boodschap duidelijk overbrengen

Organiseren • Plannen• Voortgang bewaken

• Niveau 2

• Niveau 2

• Administratief en organisatorisch voorbereiden van complexe overleggen

• Voortgang van teamtaak/afspraken/besluiten bewaken

Managen Leidinggeven (individueel) Niveau 1 Leiding geven gericht op resultaten

Vertrouwen wekken Verantwoordelijkheid Niveau 2 Betrouwbaarheid in riskante afspraken

Presteren Omgaan met details Niveau 2 Details systematisch behandelen




Analyseren Lerende oriëntatie Niveau 2 Informatie actief zoeken

Transformeren Omgevingsbewustzijn Niveau 1 Kennen van de actualiteit in het eigen werk- of vakgebied

Veerkracht tonen • Stresstolerantie• Flexibiliteit


• Tolerantie van tijdsdruk• Flexibiliteit van benadering


Stof tot nadenken:

• Welke competenties bezit jij al?

• Welke competenties zou je nog willen ontwikkelen?

• Zie je op basis van jouw competenties mogelijkheden in het projectmanagement vakgebied?

Als je ervoor kiest om je te specialiseren in projectmanagement dan kom krijg je te maken met verschillende projectmanagement-methodieken (zowel traditionele als vernieuwende). We behandelen hier de traditionele methodieken.

• De verschillende traditionele methodieken in een notendop

• Op één methodiek (naar keuze) gaan we inzoomen

• Voor- en nadelen van de verschillende traditionele methodieken

• PROJECTMATIG WERKEN (PMW)

• PRINCE2

• PMBoK

• IPMA

Op welke traditionele methodiek willen jullie inzoomen?

• PMW vormt de brug tussen routinematig en improviserend werken.

• PMW wordt steeds vaker toegepast binnen organisaties (meestal door gebruik van een andere projectmanagementmethodiek).

• PMW kent een vijftal beheersaspecten (Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie); in vergelijking PRINCE2 kent er 6 (Kosten, Tijd, Kwaliteit, Scope, Risico’s en Baten).

• PMW kent een beheerscyclus.

• PMW heeft veel gemeen met PRINCE2.

• De 1ste NL projectmanagement methodiek (sinds 1984) en daarom bekend.

• Geeft een goede basis van projectmanagement, en vormt een naslagwerk.

• Vormt een goede instap in projectmanagement

• Inmiddels ingehaald in populariteit door andere methodieken.

• PMW heeft veel gemeen met PRINCE2, dat op bredere schaal wordt toegepast.

• PMW is een Nederlandse methode, en zorgt binnen een internationale omgeving niet voor één gemeenschappelijke taal.

• Geen certificering mogelijk, je kunt wel een workshop volgen.

• PRojects IN Controlled Environments van OCG

• Productgerichte planning en gecentreerd rond de business case

• Gebaseerd op ‘best practices’ vanuit de beroepspraktijk

• Generieke methode die op maat gemaakt moet worden

• 7 principes waaraan een project moet voldoen

• 7 thema’s of managementaspecten t.b.v. projectbesturing

• 7 processen binnen de levenscyclus

• Veel gebruikte methodiek met een hoge volwassenheid in NL (in 2008 15.000 gecertificeerden), wereldwijd 1 miljoen gecertificeerden

• Productgerichte planning

• Gericht op controle, beheersing, sturing, planning en bewaking past goed binnen de traditionele organisatie en hiërarchische structuur

• Duidelijke structuur van project en projectteam

• Certificering mogelijk, 2 niveaus Foundation en Practitioner

• Examen mogelijk in NL, relatief snel te halen tegen relatief lage kosten.

• Vooral groot in West-Europa en al een hoge volwassenheid en aantal gecertificeerden in NL (wanneer omslagpunt?)

• Na verhouding late betrokkenheid eindgebruikers, met grote kans op wijzigingen en daardoor uitloop in tijd en budget

• Lastig om alle requirements/specs vooraf te bepalen

• Lastig snel inspelen op veranderingen/wijzigingen vanuit de business

• Vrij rigide methode met veel templates en aandacht voor documentatie

• Project Management Body of Knowledge van PMI

• Is strikt genomen geen methodiek, maar een raamwerk waarop je verschillende methodieken kunt toepassen

• De PMBoK Guide beschrijft de 4 levenscyclus fasen van een project, met de daarbij behorende 5 procesgroepen.

• 9 kennisgebieden van projectmanagement, met de daarbij behorende inputs, tools & techniques en outputs.

• Het geeft je een compleet beeld van wat je allemaal tegenkomt in het projectmanagement vakgebied.

• Wereldwijd de standaard voor projectmanagement met meer dan 700.000 leden/gecertificeerden

• PMI is gevestigd in Amerika, examen is in het Engels

• Je doet kennis op van alle kennisgebieden binnen projectmanagement, gericht op inputs, tools & techniques en outputs

• Wereldwijde best practices en één gezamenlijke taal

• Certificering mogelijk, 2 verschillende niveaus (CAPM en PMP)

• Examen en lidmaatschap relatief goedkoop in vergelijking met IPMA

• In NL relatief onbekend in vergelijking met IPMA

• Enorm uitgebreid, niet alle kennisgebieden zul je dagelijks gaan gebruiken

• Gericht op projectmanagers niet zozeer op ondersteuning

• CAPM certificering gelden toelatingseisen

• CAPM certificering beperkt (5 jaar) geldig en geen hercerticifering mogelijk en bij PMP certificering jaarlijks x-aantal punten halen

• Gebaseerd op de IPMA Competence Baseline (ICB)

• De NCB is een vertaling hiervan naar de NL situatie en bevat de belangrijkste onderwerpen en aspecten van projectmanagement.

• De NCB geeft beknopt aan welke zaken een projectmanager moet weten en kunnen, maar legt deze niet uitputtend uit.

• Is strikt genomen geen methodiek, maar een raamwerk waarop je verschillende methodieken kunt toepassen

• 3 competentiegebieden en 46 competentie-elementen

• IPMA is gevestigd in Zwitserland en er zijn meer dan 130.000 leden/gecertificeerden

• 2.400 leden in NL en daarmee relatief bekend, examen in NL

• Je doet kennis op van het brede spectrum van project management, gericht op benodigde competenties

• Certificering mogelijk, 4 verschillende niveaus (van D t/m A)

• Vooral op West-Europa gericht

• Voor IPMA-D geen voorkennis nodig, wel handig

• IPMA-D certificering beperkt geldig (5 jaar) hercertificering niet mogelijk, IPMA-C, -B en -A certificering beperkt (5 jaar) geldig met mogelijkheid tot hercertificering

• Examen en lidmaatschap relatief prijzig in vergelijking met PMBoK


Stof tot nadenken:

• Wat spreekt je aan?

• Wat spreekt je minder aan?

• Welke methodiek kan eventueel voor jou van toegevoegde waarde zijn?

• Hoe denk je die methodiek in te kunnen zetten binnen jouw organisatie?

Als je ervoor kiest om je te specialiseren in projectmanagement dan kom krijg je te maken met verschillende projectmanagement-methodieken (zowel traditionele als vernieuwende). We behandelen hier de vernieuwende methodieken.

• De verschillende vernieuwende methodieken in een notendop

• Op één methodiek (naar keuze) gaan we inzoomen

• Voor- en nadelen van de verschillende vernieuwende methodieken

• PROJECTMATIG CREËREN 2.0. (PMC)

• AGILE

• SCRUM

Op welke vernieuwende methodiek willen jullie inzoomen?

• PMC mixt de kracht van traditionele projectmanagement-methodieken met aspecten als: commitment, inspiratie, passie, persoonlijk leiderschap, beleving, samenwerking, verbinding, plezier, inspiratie en creativiteit.

• PMC maakt gebruik van de creatielemniscaat, als je rekening houdt met deze 4 aspecten, de relaties daartussen en met de succesfactoren wordt de kans op projectsucces vergroot.

• De projectlevenscyclus en procesgroepen worden steeds vanuit de 4 zijden van de creatielemniscaat belicht.

• PMC combineert inzichten vanuit verandermanagement met de bewezen projectmanagementmethodieken.

• De creatielemniscaat kent een minimum aan sturing; zo wordt werken in projecten leuker, efficiënter en creatiever.

• PMC combineert inzichten vanuit verandermanagement met de bewezen projectmanagement-methodieken.

• Methode is inmiddels uitgebreid naar programmatisch creëren, dit is een teken dat het steeds vaker wordt toegepast.

• De verbeterde versie van Projectmatig Werken (PMW)

• Niet iedereen kan omgaan met de hoge mate van zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid.

• Geen erkende certificering, je kunt wel een workshop volgen.

• PMC is een Nederlandse methode, en zorgt binnen een internationale omgeving niet voor één gemeenschappelijke taal.

• Gebaseerd op DSDM Atern en het Agile Manifesto.

• Agile is een raamwerk waarbinnen je verschillende methoden, zoals Scrum, RUP en eXtreme Programming kunt toepassen.

• De Agile filosofie werkt vanuit: Process, People, Products en Practices.

• Agile kent 8 principes en een eigen projectlevenscyclus.

• Met Agile kunnen bedrijven betere producten en diensten ontwikkelen en deze sneller op de markt brengen.

• Agile is een waardegedreven gedachtegoed dat organisaties in staat stelt snel en effectief te reageren op veranderingen.

• Agility = wendbaarheid.

• De gedacht achter Agile werken is dat een organisatie in staat is versneld waarde te kunnen creëren (tijd die nodig is om van idee tot een product te komen) wordt verkort. Dit vereist meer dan alleen IT.

• 4 x per jaar open Agile examen.

• Agile werkt goed samen met PRINCE2.

• Scrum wordt als Agile methode het vaakst gebruikt.

• Agile geniet grote bekendheid in de IT-sector, daarbuiten is bekendheid langzaam groeiende.

• Om business agility te realiseren moet een organisatie in zijn geheel de Agile werkwijze ondersteunen.

• In grote organisaties zijn er hindernissen te nemen. Deze hindernissen liggen o.a. op het vlak van HR en beloning, management, cultuur, manier van werken en organisatiestructuur.

• Agility beklijft alleen binnen een voortdurende lerende organisatie.

• Scrum komt vanuit het rugby en wordt toegepast op het Scrum bord (3 vakken, To Do, Busy, Done). Het team brengt de losse taken, gezamenlijk, met elkaar, schouder aan schouder, gedurende de sprint naar het Done vak. Dat lijkt op een Scrum uit het rugby.

• Het motto van de Scrum Alliance is ‘Transforming the world of work’

• Scrum focust op het snel leveren van zoveel mogelijk waarde.

• Scrum zorgt voor kwaliteit, inzichtelijkheid en voorspelbaarheid.

• Scrum zorgt voor vroege feedback.

• Scrum zorgt dat iedereen met plezier gaat doen waar hij goed in is.

• Scrum kent 5 principes, 13 spelregels, 2 lijsten, 3 rollen en 4 bijeenkomsten.

• Bijna ieder softwareteam werkt met Scrum en het wordt daarbuiten steeds vaker gebruikt.

• Scrum werkt met korte cycli met een vaste doorlooptijd (sprints) en stuurt op een werkend product met maximale waarde.

• Na iedere sprint wordt er een werkend product (een deel van de oplossing) opgeleverd dat goed genoeg is om uitgeleverd te worden aan klanten of gebruikers.

• Je kunt Scrum combineren met Agile projectmanagement en PRINCE2.

• Hoewel Scrum steeds vaker gebruikt wordt in de wereld buiten de softwareontwikkeling en IT, is het als hoofd projectmanagement methode nog niet vaak gebruikt.

• Scrum vraagt om een grote mate van zelforganiserend vermogen, niet ieder team kan dit aan.

• Scrum vraagt om commitment; het team committeert zich aan het werk in een sprint

• Scrum vraagt om een andere sturing, het zelforganiserend vermogen van het team is hoog, dus geen sturing maar een faciliterende rol.


Stof tot nadenken:

• Wat spreekt je aan?

• Wat spreekt je minder aan?

• Welke methodiek kan eventueel voor jou van toegevoegde waarde zijn?

• Hoe denk je die methodiek in te kunnen zetten binnen jouw organisatie?

• Spreken de taken van een PMO mij aan?


• Welke taken zou je willen ontwikkelen (maak een ontwikkelplan)?

• Welke van de benodigde competenties bezit jij al?

• Welke competenties zou je willen ontwikkelen (maak een ontwikkelplan)?

• Is er een PMO binnen mijn organisatie?

• Zo ja, is er een mogelijkheid om in te stromen?

• Werkt mijn organisatie al volgens een projectmanagementmethodiek?

• Zo ja, spreekt deze methodiek mij aan?

• Kan ik als ik deze methodiek beheers van toegevoegde waarde zijn voor mijn organisatie?

• Zijn er mogelijkheden binnen mijn organisatie om deze kennis toe te passen?

• Welke van de methodieken spreekt mij het meest aan? (marktonderzoek doen welke organisaties hem toepassen)

• Kan ik toegevoegde waarde leveren als ik deze methodiek beheers?

Heeft deze workshop aan jouw verwachtingen voldaan?

Succes met je keuzeproces.

IPO - inleiding projectmanagementmethodieken voor ondersteuners

Leadership & Management

Transcript of IPO - inleiding projectmanagementmethodieken voor ondersteuners