Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten...

24
Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers Onderdeelvan toolkit Nieuw Participeren

Transcript of Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten...

Page 1: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Inzichten  werksessies  rollen  medewerkers  en  vrijwilligersOnderdeel  van  toolkit Nieuw  Participeren

Page 2: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Doel  van  de  sessiesDoor  middel  van  een  groepsgesprek  gezamenlijk  creëren  van  inzicht  in  ieders  rol,  bijdrage  en  ondersteuningsbehoefte  bij  het  vormgeven  en  uitvoeren  van  activiteiten/werkzaamheden  in  de  bibliotheek.  Hoe  kunnen  zowel  betaalde  krachten  als  vrijwilligers  bijdragen  aan  (de  toekomst  van)  de  organisatie?  Waar  zit  ieders  toegevoegde  waarde  

en  hoe  kunnen  partijen  elkaar  versterken?  

Page 3: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Werksessie  1  • Beeld  van  de  organisatie  in  de  lokale  omgeving• Vertaald  naar  4  belangrijke  kernthema’s

Volgens  medewerkers  en  vrijwilligers  van  Bibliotheek  Angstel,  Vecht  en  Venen   (AVV)  zijn  de  belangrijkste  thema’s:

• Ontmoeten• Lezen• Leren• Verbinden  

Invulling  thema’s:  wat  verstaan  we  eronder?Vertaling  thema’s  naar:

• Activiteiten• Expertise  en  vaardigheden• Inzet  van  omgeving

Page 4: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

OntmoetenVolgens  medewerkers  en  vrijwilligers  van  Bibliotheek  AVV

Gastvrijheid,  mensen  het  gevoel  geven  welkom  te  zijn,  plek  om  te  zitten,  een  leestafel,  koffie  en  een  krant,  aandacht.  

Page 5: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Ontmoeten• Activiteiten:  bijvoorbeeld  senioreninloop  voor  leden  en  niet-­leden  voor  het  

verschaffen  van  doelgroepgerichte   informatie.  Mamalokaal  voor  nieuwe/jonge  moeders.  

• Benodigde  expertise/vaardigheden  vanuit  medewerkers/vrijwilligers:• Op  de  hoogte  zijn  van  het  aanbod  aan  activiteiten  in  alle  vestigingen• Omgevingsbewustzijn:  weten  wat  er  in  je  omgeving  speelt  om  vertaling  naar  

aanbod  te  maken  (informeren)• Gastvrijheid• Flexibiliteit• Communicatie,  extern  en  intern• Goede  afstemming   tussen  vaste  medewerkers  en  vrijwilligers  en  duidelijke  

taakverdeling.  • Netwerken  

Page 6: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Ontmoeten• Inzet  omgeving:

• Inzet  van  andere  organisaties  ten  behoeve  van  communicatie,  bijvoorbeeld  de  ANBO

• Inzet  van  andere  organisaties  ten  behoeve  van  inhoudelijke  invulling,  bibliotheek  faciliteert

Page 7: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

LezenVolgens  medewerkers  en  vrijwilligers  van  Bibliotheek  AVV

Het  aanbieden  van  nieuwe  titels,  aantrekkelijk  gepresenteerd,  op  papier  en  digitaal.  Het  hebben  van  kennis  over  de  collectie,  catalogus  en  doelgroepen.  Informeren,  adviseren,  inspireren  en  het  bevorderen  van  leesplezier.  

Page 8: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Lezen• Activiteiten:  bijvoorbeeld  voorlezen,  schoolbezoeken,  (thema)presentatie(s)  collectie.• Benodigde  expertise/vaardigheden  vanuit  medewerkers/vrijwilligers:

• Kennis  over  de  collectie• Displayen• Kennis  over  en  affiniteit  met  de  doelgroepen• Goede  afstemming   tussen  vaste  medewerkers  en  vrijwilligers  en  duidelijke  

taakverdeling• Communicatie  met  scholen/leerkrachten,  afspraken  kunnen  en  durven  maken

• Inzet  omgeving:• Burgers:  hulpouders  bij  schoolbezoeken• Organisaties,  bijvoorbeeld  scholen,  dBos,  leesclubs

Page 9: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

LerenVolgens  medewerkers  en  vrijwilligers  van  Bibliotheek  AVV

Een  laagdrempelige  plek  om  te  leren,  het  aanbieden  van  workshops,  cursussen  en  studieplekken.  Het  ondersteunen  bij  het  gebruik  van  digitale  middelen.  Herkennen,  adviseren  en  doorverwijzen.  

Page 10: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

LerenVolgens  medewerkers  en  vrijwilligers  van  Bibliotheek  AVV

• Activiteiten:  workshops,  taalmaatjes,  sollicitatietraining

• Benodigde  expertise/vaardigheden  vanuit  medewerkers/vrijwilligers:• Omgevingsbewustzijn,  inzicht  in  lokale  behoeften  (informeren)  • Netwerken• Flexibiliteit• Plannen  &  organiseren

• Communicatie,  extern  en  intern

• Inzet  omgeving:• Inzet  van  organisaties  en  burgers  ten  behoeve  van  inhoudelijke  invulling.  

Page 11: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

VerbindenVolgens  medewerkers  en  vrijwilligers  van  Bibliotheek  AVV

Samenwerkingspartner  voor  andere  organisaties,  non-­profit  en  commercieel,  betrouwbaar,  kennis  van  het  lokale  veld  en  netwerker.  

Page 12: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Verbinden• Activiteiten:  verweven  in  andere  thema’s.  Door  middel  van  informeren  en  doorverwijzen  leg  je  verbindingen.  

• Benodigde  expertise/vaardigheden  vanuit  medewerkers/vrijwilligers:• Omgevingsbewustzijn  (informeren)• Netwerken• Kennis  van  lokale  sociale  kaart

• Inzet  omgeving:  verweven  in  andere  thema’s.  

Page 13: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Werksessie  2

• Vertaling  naar  eigen  rol  en  verantwoordelijkheden• Welke  rollen  zijn  er  in  de  organisatie/zijn  er  nodig  in  de  organisatie?

• Inzicht  in  elkaars  rol• Vertaling  naar  samenwerkingsafspraken• Hoe  verder?

Page 14: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Manager  FrontofficeOrganisatiegericht:  zorgen  dat  de  dienstverlening  uitgevoerd  kan  worden.

Primaire  rol:  het  aansturen  en  faciliteren  van  medewerkers  en  vrijwilligers.  

Kerntaken:  § Draagt  zorg  voor  informatie-­uitwisseling,  zowel  tussen  de  vestigingen  als  binnen  de  teams.

§ Draagt  zorg  voor  een  duidelijke  verdeling  van  taken  en  verantwoordelijkheden.  

§ Draagt  zorg  voor  en  stimuleert  deskundigheidsbevordering.§ Bewaakt  de  uitvoering  van  werkzaamheden  conform  de  gestelde  kwaliteitsnormen  en  het  beschikbare  budget.    

Rollen  AVV

Page 15: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Manager  Frontoffice

Wat  heb  ik  nodig?• Informatie-­uitwisseling:  tweerichtingsverkeer.  Vanuit  de  medewerker  gevoed  worden  over:-­ Knelpunten-­ Kansen  en  mogelijkheden-­ Leer-­ en  ontwikkelbehoeften

Page 16: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Rollen  AVVActiviteitenteamMiddelengericht:  ontwikkelen  van  diensten  /  activiteiten

Primaire  rol:  het  ontwikkelen  en  coördineren  van  een  activiteitenaanbod  voor  leden  en  niet-­leden.  

Kerntaken:  § Bouwt  en  onderhoudt  een  netwerk  van  externe  partijen  en  maakt  afspraken  met  samenwerkingspartners.  

§ Organiseert  en  plant  activiteiten  en  stelt  een  activiteitenagenda  voor  de  organisatie  op.  

§ Draagt  zorg  voor  de  interne  communicatie,  afstemming  en  werkverdeling  rondom  activiteiten.

Page 17: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Activiteitenteam

Wat  heb  ik  nodig?• Informatie-­uitwisseling:  tweerichtingsverkeer.  Vanuit  medewerker  gevoed  worden  over:-­ Wat  speelt  er  in  de  nabije  omgeving?-­ Wat  vragen  klanten?  -­ Wat  signaleren  medewerkers  zelf?-­ Wat  bieden  klanten  /  bezoekers  aan?-­ Hoe  wordt  er  gereageerd  op  activiteiten?

• Het  uitdragen  van  het  activiteitenaanbod  in  vestigingen  en  daarbuiten  (door  medewerkers  en  vrijwilligers).  

Page 18: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Rollen  AVVMedewerker  informatie  &  adviesUitvoeringsgericht:  uitvoeren  dienstverlening  klant

Primaire  rol:  het  informeren  en  adviseren  van  leden  en  niet-­leden.  

Kerntaken:  § Signaleert  vragen  en  behoeften  en  legt  verbindingen  met  de  collectie,  lokale  omgeving  en  activiteitenaanbod  van  de  bibliotheek.

§ Draagt  zorg  voor  de  presentatie  van  de  collectie.§ Deelt  kennis  met  collega’s,  zowel  vaste  medewerkers  als  vrijwilligers.§ Ondersteunt  vrijwilligers  en  het  activiteitenteam  bij  de  uitvoering  van  werkzaamheden  en  activiteiten.    

§ Signaleert  knelpunten  en  verbetermogelijkheden   in  de  dienstverlening  en  werkprocessen.  

Page 19: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Medewerker  informatie  &  advies

Wat  heb  ik  nodig?• Informatie-­uitwisseling:  tweerichtingsverkeer.  Vanuit  activiteitenteam  en  vrijwilligers  gevoed  worden  over:-­ Ontwikkelingen  in  de  lokale  omgeving  -­ Activiteitenprogramma  

• Inzicht  in  werkprocessen  en  taakverdeling:-­ Op  organisatieniveau  -­ Binnen   team  

• Inzicht  in  kwaliteiten  /  interesses  collega’s,  zowel  vaste  medewerkers  als  vrijwilligers

• Brede,  diepgaande   kennis  van  collectie,  systemen,  doelgroepen  en  apparatuur

Page 20: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Rollen  AVVVrijwilliger  Uitvoeringsgericht:  uitvoeren  dienstverlening  klant

Primaire  rol:  het  ontvangen  en  te  woord  staan  van  bezoekers  van  de  bibliotheekvestiging.

Kerntaken:• Fungeert  als  eerste  aanspreekpunt  voor  bezoekers,  benadert  bezoekers  pro-­actief.  • Beantwoordt  zelfstandig  vragen  of  verwijst  door  naar  de  juiste  persoon.  • Signaleert  kansen  en  mogelijkheden  in  de  lokale  omgeving  en  deelt  kennis  met  vaste  medewerkers  en  het  activiteitenteam.  

• Fungeert  als  ambassadeur  van  de  bibliotheek  in  de  lokale  omgeving,  draagt  de  bibliotheek  en  haar  activiteiten  extern  uit.  

Page 21: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Vrijwilliger

Wat  heb  ik  nodig?  • Informatie-­uitwisseling:  tweerichtingsverkeer.  Vanuit  activiteitenteam  gevoed  worden  over  activiteitenprogramma.

• Basiskennis  van  collectie,  systemen,  doelgroepen  en  apparatuur

Page 22: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

AfsprakenDoor  de  medewerkers  van  Bibliotheek  AVV

Informatie-­uitwisseling:• Beter  stroomlijnen  van  informatie:

• Inzichtelijk  maken  wie  welke  informatie  nodig  heeft  en  via  welk  kanaal.

• Benoemen  van  één  aanspreekpunt  per  team  voor  activiteiten  en  duidelijk  maken  wat  er  van  deze  persoon  verwacht  wordt.

• Gebruik  van  digitale  agenda  en  sharepoint door  alle  medewerkers.• Inzichtelijk  maken  welke  informatie  op  welke  wijze  gedeeld  wordt  in  het  digitale  logboek.

• Betere  informatieoverdracht  naar  vrijwilligers:• Vrijwilligers  worden  door  vaste  medewerkers  elke  dag  kort  bijgepraat  over  wat  er  moet  gebeuren  en  waarom.

Page 23: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Afspraken

Rolverdeling:• Het  delen  van  inzichten  in  rolverdeling  in  werkoverleg.• Rollen  verder  uitwerken  naar  concrete  taken.• Inzichtelijk  maken  wat  er  aan  vrijwilligers  gevraagd  mag  worden.

Page 24: Inzichten werksessies rollen medewerkers en vrijwilligers · Ontmoeten Volgens’medewerkers’en’vrijwilligers’van’Bibliotheek’AVV Gastvrijheid,$mensen$het$gevoel$geven$welkom$te$zijn,$plek$om$te$

Hoe  verder?

• Bespreek  rollen  in  teams• Vertaal  de  rollen  verder  naar  kerntaken• Maak  afspraken  omtrent  informatie-­uitwisseling