1

Geert Wissink. 11 oktober 2012, BPUG Seminar

INVOEREN PRINCE 2 BIJ BEELD EN GELUID

22

AGENDA

1.       ACHTERGROND2.       ORGANISATIE3.       PROJECTEN & PROGRAMMA’S4.       TAILORING PRINCE 25.       LESSONS LEARNED & ISSUES

30

1. ACHTERGROND

DRIVER: BEELDEN VOOR DE TOEKOMST

Text

Subsidie FES 2007 - 2014: 154 miljoen euro90 miljoen euro Beeld en Geluid

MASSA DIGITISATION & PRESERVATION

9 EU aanbestedingen

90.000 uur DIGIBETA17.000 uur FILM200.000 uur AUDIO1,2 miljoen FOTO’SPlatforms voor onderwijs, creatieve industrie, publiek

Restaureren, conserveren, digitaliseren, ontsluiten

DRIVER: BEELDEN VOOR DE TOEKOMST

Text

830

2. ORGANISATIE

ORGANOGRAM BEELD EN GELUID

AANPAK

200 FTE

Text

75 PRINCE 2

75 P2 PRACTIONER4 MSP

2 P3O

VERDERMoPMoR

+80 FTE DOOR BVDT

11

PROJECTBUREAU

5 junior/medior projectleiders

5 senior projectleiders

2 programma-managers

1 manager

1 secretaris

Daarnaast verspreid bij units nog 3-tal projectleiders

11

12

ROL PROJECTBUREAU

Fungeert als PMO

Hierarchische aansturing projectleiders

Centre of Excellence: templates, uitleg Prince 2 (intranet, workshops en gesprekken)

Adviesrol voor MT

Project Assurance

Progress

Financial Support

12

13

GROEIPAD

2010 - Reorganisatie, start projectbureau als afdeling

2011 - Project intake procedure opgestart

2012 - Afronding Prince 2 Implementatie

2012 - PMO inrichten (P3O)

2012 - 2013 Implementatie Programmamanagement (MSP)

2013 - Portfoliomanagement (MoP)

13

1430

3. PROJECTEN & PROGRAMMA’s

15

SOORTEN PROJECTEN

Beelden voor de Toekomst

Digitalisering VHS

Digitalisering DigiBeta

Digitalisering Gesneden Platen

Digitalisering Film

Digitalisering Foto

Preservation Film

Preservation Foto

Educational Access

Corporate

Tentoonstellingen

Public website

Sponsorships

Samenwerkingen

IT Projects

R&D

Europeana

NWO Catch

European research

16

PROGRAMMA’s

Emerging programme - Gebruiker Centraal

Change programme - Media Management

Change programme - Program X (Asset Management)

Zijn afgeleiden van strategisch meerjarenplan of geven daar invulling aan.

Doel: 80% projecten onder programma hangen

16

17

PROJECTLEIDERS

- Projectleiders doen 3-5 projecten simultaan

- Aanstelling binnen projectbureau, generalisten en specialisten. Werken vaak vooral met 1 Business Unit samen

- Peer review

- Carriere pad van junior-medior-senior projectleider tot programmamanager

17

30

4. TAILORING PRINCE 2

19

DOCUMENTATIE & PROCES

Voorbereiding: Project Mandaat

Initiatie: Project Brief / Project Initiatie Documentatie

Uitvoering: Maandelijkse statusrapportages / Highlight Rapportage / Change PlansAfsluiting: Lessons Learned, End Project Report

Proces

Mergen van stuurgroepen (6-wekelijks, meerdere projecten)

20

PROJECT MANDAAT

Afstemming van Project Mandaten in MT

Geschreven door opdrachtgever

Inhoud is verkorte Project Brief

-> 2013

Portfolio advies van PMO

20

21

STATUSRAPPORTAGE

21

30

5. LESSONS LEARNED & ISSUES

23

RISKS & ISSUES

ISSUES

1. Stuurgroepleden goed informeren over rol, nog vaak onduidelijk

2. Status en registers nu nog excel based, veel handwerkText

VRAAG: wie weet een robuust,eenvoudig PPM systeem?

RISKS

1. Vanaf 2015 veel minder subsidie voor projecten -> dus ook voor PMO. Business case PMO wordt belangrijker

2. COO (trekker projectmatig werken) vertrekt, werken aan sterkere inbedding in organisatie

24

LESSONS LEARNED

1. Beginnen bij de basis werkt: opleiden van projectleiders, management en projectmedewerkers.

2. Begin klein: wij leggen nu veel aandacht op productbeschrijvingen. Begrotingsformat wordt aangeleverd door Financiele Zaken.

3. PMO rollen nu nog vooral bij mij en secretaris, breder beleggen

4. Business case denken (en baten management) bij opdrachtgevers heeft aandacht nodig

24

25

TOT SLOT: QUOTE

“Sinds het projectbureau PRINCE 2 heeft uitgerold over de projecten is mijn agenda een stuk leger”

Hans Westerhof, adjunct-directeur Beeld en Geluid (Senior Executive in veel projecten)

25

30

FIN!

SOURCECollection Netherlands Institute for Source and Vision

LICENSE Creative Commons Attribution - Share Alike

30

PHOTO CREDITS