introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een...

33
Intern vertrouwelijk Hoe ontwerp ik een agile organisatie? 1 introductie ontwerpen - handvatten 11 oktober 2018

Transcript of introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een...

Page 1: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Hoe ontwerp ik een agile organisatie?

1

introductie – ontwerpen - handvatten

11 oktober 2018

Page 2: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Doel & voorstellen

Wat is een agile organisatie?

Hoe ontwerp ik een agile organisatie?

Handvatten HR

Programma

2

1

2

3

4

Page 3: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk 3

Even voorstellen

Christiaan Gort Anissa Oukhiar

Page 4: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk 4

1 Wat is een agile organisatie?

Page 5: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Opwarmertje: multi less, adapt simply more…?

5

GEEL BLAUW ORANJE

ZWART ROOD GROEN

PAARS GEEL ROOD

ORANJE GROEN ZWART

BLAUW ROOD PAARS

Page 6: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Ben je met agile werken en scrum ook een agile organisatie?

6

Page 7: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

• Continue aanpassing aan de snel

veranderende omgeving:

- Capaciteit om organisatie continu aan te

passen

- Kansen zien en implementeren voordat

anderen dat doen

- Risico’s snel adresseren en pareren

• Anders dan de ‘spartelaar’: om de paar jaar

een grote verandertraject of reorganisatie

Organizational agility

7

Page 8: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Trend gericht op andere - meer agile - organisatievom

8

Page 9: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Van HIËRARCHIE Naar NETWERK

Page 10: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Is dit van nu? Nee. ‘Zelf’’ management in één oogopslag

10

1866 1958 1970 1976 1980 1982 2006 2014

Auftragstaktik

• Pruisische leger

• Opdrachten,

geen orders

• Hoe uit te

voeren werd

zelf bepaald

Bill Gore (IT club)

• Team-based, flat

lattice organization

• Geen

organogrammen

• Geen

rapportagelijnen

Sociocratische

Kringorganisatie

Methode

• Besluitvorming

met

consentprincipe

(niet iedereen

hoeft 100% eens te

zijn, maar

‘’voldoende’’ voor

besluiten)

Celstructuur

• Bij 65 medewerkers

moet een cel zich gaan

splitsen

• ‘’Cellen’’ zijn autonoom

• ‘’Cellen’’ delen wel

dezelfde principes en

uitstraling

Semco-stijl

• Geen voorschriften,

werktijden,

salarisschalen,

beleidsplannen

• Medewerkers

gebruiken gezond

verstand om doelen te

behalen

Sociotechniek

• Regelbehoefte en

regelvermogen in

balans brengen

• Autonome

taakgroepen

Buurtzorg NL

• Zelfsturende teams

• Geen middelmngt

• Hoofdkantoor met

minimale omvang

Reinventing

organizations

• Self-management

• Striving for

wholeness

• Purpose-driven

Page 11: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

- Sociotechniek: zelfsturende teams en autonome

taakgroepen

- Eckart’s notes: software bedrijf BSO– de cellenstructuur

Oude wijn in nieuwe zakken…

11

Adhocracy van Mintzberg, 1980 (!)

• Specialisten hebben thuisbasis

• Projectwerk in kleine klantgerichte teams

• Coördinatie door liaisons

• Decentralisatie van besluitvorming

Page 12: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk 12

2 Hoe ontwerp ik een agile organisatie?

Page 13: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

De ‘winkel’ veranderen terwijl die open is

13

Page 14: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Eerst bepalen welk deel van de organisatie agile moet worden?

14

Exploitatie

• Efficiency

• Voorspelbaarheid

• Optimalisatie

• Betrouwbaarheid

Exploratie

• Experimenteren

• Flexibiliteit

• Verkennen

• Innovatie

• Weinig organisaties die er baat bij hebben om helemaal agile te worden

• Balans tussen exploratie en exploitatie

• Dit concept heet organizational ambidexterity

Page 15: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Elk ontwerpproces verloopt langs de drie stappen

1. Analyse 1a. Huidige situatie 1b. Gewenste situatie

Begrijpen we de context waarin het

ontwerp plaats moet vinden?

Overzicht van de huidige

organisatiemodel en de scope (‘foto’)

Strategie en organisatiedoelen

Huidige activiteiten en resultaten

Is helder wat met het ontwerptraject moet

worden bereikt?

Doelstellingen en scope

Ontwerpcriteria en uitgangspunten voor

de transitie

Toekomstig waardeketen en

veranderingen aan het organisatiemodel

2. Ontwerp 2a. Hoofdontwerp 2b. Detailontwerp

Op welke manier moet het werk in de

organisatie worden georganiseerd?

(Her)ontwerp organisatieconcept en

Sturingsprincipes

Macro- en mesostructuur

Coördinatiemechanismen

Praktijktoets van het ontwerp

Hoe moet de nieuwe organisatiestructuur

gaan werken?

Microstructuur: functies, formatie en

competentieprofielen

Detailprocessen, KPI’s, ondersteunende

systemen

3. Implementatie 3a. Implementatieplan 3b. Realisatie en borging

Is het ontwerp klaar om geïmplementeerd

te worden?

Simulatie

Transitiegovernance

Plateauplanning

Op welke manier brengen we de plannen

in de praktijk?

Uitvoeren van de plateauplanning

Personeelstransitie

Evaluatie en bijsturing

Page 16: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Denkkader voor strategie, bedrijfsmodel en organisatiemodel

16

Page 17: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk 17

ABC voor organisatieontwerp

Arbeidsverdeling: hoe wordt de taak van de organisatie

verdeeld in kleinere taken voor de onderdelen?

Besluitvorming: wie neemt welke besluiten?

Coördinatie: hoe worden de onderdelen aan elkaar

geknoopt?

Page 18: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Agile arbeidsverdeling

• Opknippen van de waardeketen in

autonome clusters van activiteiten

• Agility vraag de arbeidsverdeling zo

in te richten dat er een minimale

behoefte aan interactie en

coördinatie tussen teams ontstaat

18

Page 19: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk 19

Autonome teams

Functioneel

opknippen

Page 20: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

• Uitgangspunt is maximale ‘regelruimte’ in het team (besluitvorming laag in de

organisatie)

• Zelfsturend (zelf wat en hoe) versus zelforganiserend (zelf hoe binnen wat)

• Top van de organisatie besluit over richting (waarom en wat), en kaders voor

hoe.

• De rol van de leidinggevende verandert, maar verdwijnt niet per definitie

• Vraagt andere instrumenten voor besluitvorming (aangezien de

leidinggevende niet meer besluit)

Agile besluitvorming

20

Page 21: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Verschillende gradaties van zelfsturende teams

21

Sturing door teamleider (T)

Zelforganisatie door team (Z)

Fase 1

T: Hiërarchisch, bepalend

Z: Volgend, uitvoerend

Fase 2

T: Centraal sturend

Z: Taakverantwoordelijk

Fase 3

T: Aan de zijkant, primus

inter pares

Z: Resultaat

verantwoordelijk

Fase 4

T: Op afstand, oproepbaar,

Z: Zelf organiserend

Fase 1

L: Hiërarchisch, bepalend

T: Volgend, uitvoerend

Fase 2

L: Centraal sturend

T: Taakverantwoordelijk

Fase 3

L: Aan de zijkant, volgend

T: Resultaatverantwoordelijk

Fase 4

L: Op afstand, oproepbaar,

eindverantwoordelijk

T: Zelfsturend

Sturing door leidinggevende (L)

Zelfsturing door basisteam (T)

Maatwerk en groeimodel: Wat past er bij de werkzaamheden én wat past er

bij de vakvolwassenheid van medewerkers

Page 22: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Agile coördinatie tussen teams

• Wat geknipt wordt, moet je ook weer

plakken: coördinatiemechanismen

• In bureaucratie de leidinggevende

belangrijk coördinatiemechanisme

• Verschillende zwaarte van coördinatie-

mechanismen, afhankelijk van de mate

van benodigde afstemming

• Cruciaal om extra aandacht te hebben

voor afstemming van doelen en

resultaten, zodat de strategische

richting bewaakt wordt

22

Page 23: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Informal

exchanges

• lunches

•co-location

• job rotation

Alignment

•Typisch voor

agile: shared

objectives

•Typisch voor

agile: use of

information

systems

Formal groups

•Guilds

•Chapters

•Squads

•Project teams

Integrators

•Overlapping

membership

•Liaison roles

• ‘Verkeerstoren

Management

roles

•Kaderstellend

•Wat en Waarom

De inzet van coördinatiemechanismen

23

Increasing effort

and resources

Adapted from: Galbraith JR (2014) Designing Organizations: strategy,

structure and process at the business unit and enterprise levels, 3rd

Edition. Jossey-Bass, San Francisco.

Page 24: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen

Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het realiseren van het doel van de

organisatie als geheel. In agile organisaties neemt het afstemmen van deze doelen (horizontaal

en verticaal) in belangrijke mate de besturing van de organisatie over.

Dit gebeurt vaak kortcyclisch, vele malen frequenter dan het ouderwetse jaarplan

Doelen van deze cyclus zijn:

- Het richten van de energie & inspanning

- Sneller leren wat wel werkt en wat niet

- Het delen met elkaar over waar aan wordt gewerkt

- Vieren van successen

Kortcyclische doelencyclus nodig in agile organisaties

24

Page 25: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Elementen van doelensturing

25

I. Vertalen van doelen II. Vastleggen van doelen

Organisatie

doelen

Doelen

Guild/Squad

Per Q

Persoonlijke

doelen

of

III. Samenwerken aan doelen

• Doelen naar to do’s vertalen

• Platform om samen te werken

• Easy to share

Page 26: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk 26

3 Agile: handvatten voor HR praktijk

Page 27: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

En wat kan HR hier aan bijdragen?

27

Page 28: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

• HR instrumenten gaan meestal uit van hiërarchische

manager

• HR instrumenten aanpassen aan agility:

- performance management & beloning

-Naar rollen en generieke functies

• Groot probleem: aanspreken minder functionerende

medewerkers.

• Vraagt creëren van feedback cultuur

HR instrumenten

28

Page 29: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

• HR als partner in continu organiseren

• Zelforganiserend betekent ook meer HR taken in het team

• Het Design werkend krijgen met juiste Way of Working:

• Focus op Organization Development: team effectiviteit, ontwikkeling van

capaciteiten en leiderschap

Wat betekent dit voor de rol van HR?

29

Page 30: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

Training

Ontwerpen van een agile organisatie

Doel

Leren waarom een organisatie agile moet worden en

hoe het organisatieontwerp hierbij kan helpen.

Doelgroep

Leidinggevenden & HR professionals

Duur

1 dag

Startdata

12 november / 12 december

30

www.berenschotacademy.nl

Page 31: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

• 11.30 - 12.05 Fokker Terminal Arbeidsvoorwaarden als talentdriver

Zaal 3 Van confectie naar maatwerk

• 13.00 - 13.35 Fokker Terminal Wat verdient u eigenlijk?

Zaal 1 Beloning, waardering en trends

• 14.30 - 15.05 Fokker Terminal Strategische personeelsplanning

Zaal 3 Hoe plannen je organisatie wendbaar maakt

• 15.15 - 15.50 Fokker Terminal Over HR Tech en de gevolgen voor

Mainstage werkprocessen en de arbeidsmarkt

Berenschot tijdens HR Live

Page 33: introductie ontwerpen - handvatten · De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het

Intern vertrouwelijk

www.berenschot.nl/berenschot

33