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Introducción a la Contabilidad Rosa Cruz de Innocente Idalia G. de Castro

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Introducción a la Contabilidad

Rosa Cruz de Innocente Idalia G. de Castro

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De Castro, Id alia GIntroducción a la contabilidad / idalia G De Castro y Rosa Cruz de Innocente. - 1a ed. - Resistencia: ConTexto Libros, 2010.120 p .; 26x0 cm.

ISBN 978-987-;25315-5^3

1. Contabilidad, i. Cruz de Innocente, Rosa II. Título CDD6S7Fecha de catalogación: 01/03/2010

Yrigoyen 318 - C.P.3500 Teléfono (03722) 449652 Resistencia-Chaco www.libreriacontexto.com.ar [email protected]

Impreso en agosto de 2011

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Hecho el depósito de ley 11.723Derechos reservadosProhibida su reproducción parcial o total

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P a lab ras de la s a u to ra s

Dejamos estas breves palabras como prefacio del material y método de

estudio que hacemos llegar en esta obra. Sintetiza una etapa de trabajo,

experiencias compartidas, prácticas docentes revisadas y sobre todo el deseo

de contribuir con él a reducir distancias al comenzar el estudio de las ciencias

económicas,

Escribir sobre temas contables es una ardua tarea puesto que desde 1494

hasta nuestros días tinta y papel en demasía se han utilizado para comunicar

los distintos aspectos de la técnica de registro cuyo origen radica en los

comerciantes venecianos, es por ello que nuestras energías estuvieron

puestas principalmente en los aspectos que se mencionan seguidamente.

Colegas docentes, el material de estudio que se integra en esta obra, tiene

estas características:

Está diseñado para alumnos del nivel universitario inicial, los contenidos han

sido especialmente seleccionados y recortados para que quienes comienzan

esta hermosa carrera tengan un primer contacto con los conceptos contables

que profundizarán en cada nueva asignatura o en los innumerables desafíos

profesionales que el devenirles imponga.

Los contenidos se presentan con el menor grado de complejidad posible, por esta

razón se han especialmente omitido las cuestiones q,ue inciden en el

reconocimiento de las variaciones patrimoniales tales como: el ejercicio

económico, el principio de lo devengado y sus pautas de imputación, las

variables que definen el modelo contable vigente o, las pautas que integran el

marco normativo de la 'contabilidad.

Su redacción contempla particularmente a las "empresas”, por ello sé han

limitado las referencias a los entes sin fines de lucro, grupos, empresariales o

entidades gubernamentales, sin embargo lo que en el se desarrolla es*'A' ”

plenamente valido para todo tipo de organizaciones e inclusive/para las.

entidades estatales. ■

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Se han abordado predominantemente las cuestiones teóricas, en el

convencimiento que "JVo hay nada m ás práctico que una bueña teoría" ál

decir .del psicólogo polaco Kurt Lewin, reconocido como el fundador de la

Psicología Social moderna1. Por lo tanto debe necesariamente ser

complementado con la ejercita don que cada docente crea conveniente.

Su potencialidad como recurso educativo radica en la secuenciación de los

temas, la redacción amigable en el desarrollo de contenidos, intervenciones e

imágenes incorporadas con el objetivo de recuperar constantemente ,1a

atención del lector, como así también en la utilización de fuentes de,datos no

tradicionales radicadas en InternetlDe este modo, esperamos que el esfuerzo invertido en su diseño y elaboración

se transforme en un puente entre la educación impartida en el nivel medio y

los requerimientos mínimos del sistema de educación superior.

A los alumnos les proponemos, el método de estudio que consta de cinco

pasos fundamentales, intencionalmente secuenciados: Investigación, análisis,

comparación, generación y comunicación, veamos en que consisten2:

INVESTIGAR: (Del lat investigare).

1. tr. Hacer diligencias para descubrir algo.

2. tr. Realizar actividades intelectuales y experimentales de modo

sistemático con el propósito de aumentar los conocimientos sobre una

determinada materia.

ANALIZAR:

1. tr. Hacer análisis de algo.

Análisis: (Del gr. óvctAuau;).

1. m. Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a

conocer sus principios o elementos.

1 http://es.w ikipedia.org/w iki/Kurt_Lew in2 http://www.rae.es/rae.htm l

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2. m. Examen que se hace de una obra, de un escrito o de cualquier

realidad susceptible de estudio intelectual.

COMPARAR: (Del lat compararé).

1. tr. Fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones

o estimar sus diferencias o semejanza.

2. tr. Cotejar

GENERAR: (Del lat generaré).

i. tr. Producir, causar algo.

COMUNICAR: (Del lat communicaré).

1. tr. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene.

2. tr. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo.

3. tr. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito. U. t c. pml.

4. tr. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al

receptor.

El significado de cada palabra es más que claro, y creemos que la secuencia no

debería alterarse dado que cada etapa sucesiva, utiliza el producto de su

antecesora para avanzar en el conocimiento, siendo éste el método que

aconsejamos para estudiar. Repasemos sus características desde tu lugar de

estudio:

B usco en forma ordenada distintos aspectos del tema de -estudio, eni

otrásN palabras: hago diligencias para aumentar los conocimientos. Las

fuentes de datos son variadas, los docentes, el material de estudio, la

bibliografía recomendada, la biblioteca virtual, etc.

Selecciono y leo todo el material, buscando jerarquías en sus títulos y

aspectos abordados, identificando ideas principales de accesorias, es

decir: distingo y separo partes.

Vuelvo a leer, tantas veces como sea necesario, tratando de encontrar ■ relaciones entre lo nuevo que e^toy leyendo o; entre lo nuevo y Jo que yá

sabía. Voy escribiendo similitudes, diferencias y relaciones encontradas.

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Estas dos últimas etapas, a veces se llevan adelante en forma conjunta,

pero sin perder de vista qué la primer lectura me da una idea general del

tema, en tanto que las sucesivas me permiten observar los detalles.

Desarrollo nuevamente el tema, esta vez, desde mi visión y tratando de

utilizar el vocabulario apropiado para que luego pueda ser comprendido

por mi y por otros. ‘

Transmito este producto a mis compañeros, docentes y otras personas,

ya sea mediante la presentación de trabajos, la realización de exámenes

orales o escritos ó la publicación de artículos en espacios de Internet,

entre otras tantas formas de compartir con otros mi aproximación ál.

conocimiento.

Este método de estudio es aplicable a un tema particular, un capítulo, una

asignatura ó inclusive para la participación en foros de aulas virtuales.

Las habilidades que ejercitas con él te serán de mucha utilidad durante tu

carrera e inclusive en el desempeño profesional, dado que en esta sociedad del

conocimiento es muy valioso poder seleccionar información pertinente,

recortar su contenido de acuerdo a cada situación particular y reciclar el

conocimiento ya generado por otros y aplicarlo a situaciones concretas.

Por lo tanto, esperamos que puedas adoptarlo para favorecer tu acercamiento

al conocimiento de la disciplina contable en forma efectiva.

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Imágenes (señales) utilizados en esta obra

Planificación del tiempo de estudio: Este indicador lo encontrarás al inicio de cada capítulo, te informa el tiempo mínimo que deberás disponer para su lectura.

Imagen extraída de: http://dukeIimonpartido.corri/Z 008/09

Conclusión: este indicador lo encontrarás en ciertos puntos clave del contenido, te advierte ideas principales o relaciones conceptuales cuya comprensión es importante.

Imagen extraída de: http://librosintinta.blogspot.com/2008_06_01_archive.html

|g|M| Aplicación: este indicador lo encontrarás en ciertos puntos clave del « B E contenido del capítulo, te avisa que son temas para los cuales es conveniente ¡ M i l realizar ejercitación práctica adicional preferentemente guiada por un

docente. ■Imagen extraída de: http://aeslabora.wordpress.com/2009/01/30/introducdon-al-derecho-preguntas-de-examen-enero-2009/

Actividad N ° e s t e indicador relaciona las actividades que desarrollarás en el aula, guiado por un docente y para las cuales es recomendable la lectura previa del desarrollo teórico del tema.

Imagen extraída de: http://edgaralvarado.wordpress.com/2009/06/

Abreviaturas jSe han tratado de omitir las abreviaturas, puesto que se memoriza la abreviatura (o sigla) sin saber que significa la misma. Sin embargo se han incorporado abreviaturas simples cuya presencia facilita le lectura y cuyo reconocimiento es instantáneo y generalizado tales como:

A ActivoP ■ PasivoPN Patrimonio NetoI IngresosG GastosGcias. GananciasPdas. PérdidasRes. Ej. Ant Resultados de ejercicios anterioresIVA Impuesto al valor agregado

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CAPÍTULO' 1Empresas,, administración y

contabilidad

“Empresa” concepto económico por naturaleza, es una unidad autónoma, sustentable, capaz de generar un beneficio para quien la emprendió generando ideas y coordinando los restantes factores de la producción en el desarrollo de una actividad económica que permita satisfacer necesidades del mercado.

Una empresa será considerada sustentable en la medida que logre proteger la integridad de los recursos naturales, ser rentable para su o sus titulares y ser socialmente aceptable para contribuir al crecimiento económico y al bienestar de la sociedad.

En ellas, continuamente se toman decisiones, cuyas consecuenciasi

debens ser también evaluadas por la administración. La división entre la dirección de la empresa y la titularidad del capital, así como ¡a cantidad y diversidad de las decisiones estará ligada entre otras cosas a su tamaño, a las actividades que realiza y a la creciente complejidad de la vida moderna, por lo tanto la necesidad de disponer de amplia y variada información confiable tiene un comportamiento creciente.

La contabilidad, como lenguaje de los negocios, brinda informabión expresada principalmente en moneda referida ai patrimonio y\su evolución, por lo tanto en cada oportunidad donde la decisión involucre elementos dél patrimonio del ente, ésta hará su importante aporte a ese proceso decisorio.

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introducción a la Contabilidad

a Comprender el concepto y objetivos de la disciplina contable.* Reconocer la relación de la contabilidad con otras disciplinas del conocimiento.* Distinguir los principales elementos de la información contable.» Compreríder lasrvariaciones patrimpríiales.

■iíí-v;.:'

Planificación del tiempo de estudio:

La lectura de los contenidos de éste capítulo te demandará

aproximadamente 2,5 horas„,»P5SÍ|!

1 m n w m x ^ M to w\ .

Í C O H T A B i y o A D 1 i

Concepto y objetivosRelación de la contabilidad con: Administración, Economía, Ética, Derecho, Matemática, Estadística e informáticaEl patrimonio de la empresa como objeto material de la contabilidad. Ecuación patrimonial básica ó igualdad contable fundamental. La igualdad contable dinámica

PRINCIPALES ELEMENTOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE4.1. Activo: Concepto y características4.2. Pasivo: Concepto y características

4.3. Patrimonio neto: Concepto, componentes

4.3.1. Ingresos: Concepto y características . . .4.3.2. Gastos: Concepto y características. Los costos y los gastos4.3.3. Ganancias: Concepto y características4.3.4. Pérdidas: Concepto y característicasConclusiones y comparaciones entre ingreso, gastos, ganancias y pérdidas

Concepto y características. Tipos de variaciones patrimoniales: permutativas modificativas. Esquema de variaciones posibles

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Capítulo 1

“Si insertamos el concepto de organización en el área económica, surge una forma de organización particular la empresa, que representa una unidad organizada, compuesta por un grupo humano y recursos materiales, que se constituye para alcanzar determinados objetivos, desarrollando actividades de índole económica.” 1El concepto de empresas es muy importante para la disciplina contable, puesto que son ellas, en la administración de sus recursos y fuentes de financiación las que necesitan y requieren información que les facilite tomar decisiones.

t2r Recuperemos conceptos de administración...

Chiavenato2 considera que el problema central de la Administración se presenta cuando es necesario obtener resultados a través de otros, es decir que “administrar” es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos.Algunos sinónimos de “administración" son dirección, gobierno o tutela, en tanto que si nos concentramos en la acción de “administrar” sus términos equivalentes son: dirigir, mandar, disponer, guiar, gestionar, conducir, gobernar, o regir.En ambos casos surge evidente que para administrar adecuadamente una organización, en este caso empresas del sector privado, es necesario disponer de información acertada (pertinente), relacionada a la situación que requiere la decisión. De este modo se ileva adelante la dirección y la persona que tenga esa función dispone o gestiona las actividades que realiza el ente.Las empresas, cuyo patrimonio se administra, se encuentran sometidas constantemente a situaciones en las que sus administradores deben tomar decisiones, donde la información adquiere un roí fundamental y por ello un valor inigualable.Para procesar datos y transformarlos en información útil para la toma de decisiones que involucra la administración de una organización, las empresas organizan su sistema de información, al cual contribuye la contabilidad.

*** Mayores detalles sobre el sistema de información de las empresas, se presentan en eí capítu!o2,..

La administración de los recursos en el desarrollo de actividades, se complejiza, , por lo cual es prácticamente imposible que las empresas, puedan.prescindir de los

subsistem as de inform ación contable.,!?stas circunstancias, jerarquizan el papel de la contabilidad como parte.defóistema de información de cada organización.

1 CHAVES, Osvaldo y otros.Teoría contable. Macchí, Buenos Aires, 1998, Págs. 6 y 82 CHIAVENATO, Idatberto. Administración. Proceso administrativo. Me Graw Hill, 3o edición, 2001, Pág. 51.

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Sin embargo, como se desprende del concepto que veremos enseguida, a la contabilidad le resulta pertinente solamente la información referida ai patrimonio., del ente, ciertas contingencias y los bienes de terceros en poder dé iá empresa.

• Analicemos ei.patrimonio.*.

El árt 2312 dgl Código Civil indica: “El conpito de bienes de-úna persona constituye su patrimonio.”

c2r Revisamos algunas opiniones/ "■ doctrinarías...

“Teoría de Aubry y. Rau: Estos ilustres autores franceses consideran que el patrimonio es un atributo de la personalidad, de donde se sigue quey toda persona tiene necesariamente un patrimonio aun cuando no posea ningún bien. No puede haber persona sin patrimonio. Además toda persona tiene solamente un patrimonio que no puede transmitirse en su integridad precisamente por ser un atributo suyo. En síntesis: el patrimonio, para esta posición clásica, sería necesario, único e intransmisible.

\

Teorías m o d e rn a E n la actualidad el criterio ha variado sustancialmenté. La necesidad dei patrimonio es objetada por la circunstancia de ser concebible la existencia de personas que no tengan ningún bien; diríamos que la posibilidad de adquirir un patrimonio reviste el carácter de atributo de la personalidad, pero no es forzoso que la persona tenga patrimonio.”3

cjr Desde el punto de vista de la disciplina contable el patrimonio es...

El conjunto de bienes y derechos como así también las deudas de una persona, medidas en unidades monetarias en un momento determinado.La composición de| patrimonio la determinan, en la terminología contable, el activo y pasivo de dicho ente, en este capítulo descubriremos el significado de estos términos, sin embargo una primera aproximación a dichos conceptos está planteada a continuación:

> Activo: recursos dei ente que poseen valor económico, está representados por dinero, bienes (tangibles e intangibles) y derechos.

> Pasivo: son los compromisos de entregar -dinero, bienes o prestar servicios, asumidos por el ente a favor de terceros.

Concepto______________

La definición que adoptemos de contabilidad dependerá de la identificación que se logre con las corrientes doctrinarias y su concepción acerca de esta disciplina como arte, ciencia o técnica.Para la escuela anglosajona, ¡a contabilidad se estructura sobre bases prácticas por lo tanto ia considera como técnica, en tanto que para la doctrina europeo continental reviste el carácter de ciencia.La mayoría de nuestra doctrina relevante se alinea con la escuela anglosajona por lo tanto sus definiciones tienen una preeminente descripción de la técnica utilizada para producir información.

•®“ Revisamos ios conceptos de contabilidad mas difundidos...

3 ALTERINI, Aíüio A. Derecho Privado. Abeledo Perrot, 3o edición-reimpresión. 1995. Pag. 277 y 278.

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Capítulo 1

W illiaiv i Chapman, considera que la contabilidad es el conjunto de postulados teóricos de validez práctica comprobada, adoptados para el registro, Ja clasificación y eí resumen racional de los hechos de carácter económico-financiero que afectan a las personas de existencia visible y a las de existencia ideal o jurídica, con el objeto de informar en términos monetarios principalmente acerca del estado de un patrimonio a una fecha dada, y de la evolución experimentada por el mismo durante un periodo determinado.

En la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad, evento trascendental para la disciplina por los acuerdos y conceptos logrados, que se llevó a cabo en 1965 en la Ciudad de Mar del Plata, la subcomisión de terminología contable aprobó el trabajo4 donde se definió a la Contabilidad como: “la disciplina que basada en una fundamentación teórica propia, se ocupa de la clasificación, el registro, la presentación y la interpretación de ios datos relativos a ios hechos y actos que tienen, por lo menos en parte, carácter económico financiero, con el objeto de obtener y proporcionar, principalmente en términos monetarios, la información histórica o predictiva utilizabie para la toma de decisiones.”5En opinión de Enrique FowJer Newton6 La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información (...) para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre ios recursos y obligaciones de dicho ente.

^ La definición de Fowierps fe que más. aceptación tiene actualmente y én base a eíía continuaremos trabajando...

Objetivos_____________

Los objetivos básicos de la contabilidad se han mencionando implícitamente a través de lo anteriormente expuesto. Ellos son:1) Brindar información sobre:

^ La situación patrimonial (capacidad de la empresa para satisfacer sus obligaciones y retribuir a los socios el capital aportado).

isa La situación económica (capacidad de la empresa para gendrar ganancias).$3 La Situación financiera (capacidad de la empresa para afrontar en término sus obligaciones)

Los bienes de propiedad de terceros en su poder, yCiertas contingencias. 1

2) Facilitar el control de la gestión: Aportando información que permita detectar las desviaciones acontecidas entre el objetivo propuesto y los resultados obtenidos en la gestión empresarial y.tomar medidas correctivas de ser necesario.

3) Posibilitar el control patrimonial: Generando información que posibilité ia custodia y la protección del conjunto^de recursos como así también él seguimiento obligaciones asumidas. . ^ ^ y

4 Trabajo presentado por el instituto dé investigaciones administrativas y contables dé la Facultad de Ciencias Económicas-de la Universidad de Buenos Aires en la Vil Conferencia Interamericana de Contabilidad, 1965, Mar de! Plata, República Argentina.5 LATTUCA, Antonioy otros. Replanteo de la técnica contable. Macchi, Buenos Aires, 1980, Pag. 148 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4° edición, Buenos Aires, 2003, Pag. 19.

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introducción a la Contabilidad

4) Servir de protección legal: acreditando el cumplimiento de normas legales en vigencia, tales como las que emergen del Código de Comercio, las relacionadas con la legislación impositiva y previsional e inclusive las que deba observar la empresa en razón de la actividad que desarrolla, de la forma jurídica que adopta u otros aspectos que configuran su organización,

- Como puede apreciarse en los puntos 1 a 3 precedentes la contabilidad tiene como objetivo brindar información^ referida principalmente al patrimonio y sus resultados, que se comunica a los usuarios a través de informes contables.

^ Los inform&s contables los trabajaremos con más detalle en elcapítulo

Las funciones o fines de la contabilidad, en consonancia con sus objetivos son:

“Captar y procesar datos sobre:V Eí patrimonio de un ente, y su evolución en el tiempo.J Los bienes de propiedad de terceros en poder del ente y S Ciertas contingencias.

Proporcionar información útil para:La toma de decisiones,

v' La vigilancia sobre ios recursos y obligaciones de dicho ente.✓ Cumplimiento de ciertas obligaciones legales”7.

Don Mario Biondi8 distingue tres momentos principales a lo largo de ia vida de la empresa y advierte que en cada uno de ellos, las necesidades informativas pueden poner el énfasis en distintos aspectos. Es así que en el momento del nacimiento o surgimiento de i a empresa interesa conocer la cuantía de los bienes que posee la entidad y si los mismos podrán hacer frente o no a su necesidad operativa. Posteriormente durante su desarrollo. adquiere importancia conocer las variaciones que se van operando en el patrimonio del ente que informarán su buena marcha o no y, asimismo, el éxito o fracaso de la política seguida. Finalmente cuando la empresa decide retirarse del mercado y comienza su liquidación es necesario conocer el valor de realización de los bienes y derechos que posee la empresa (activos) para afrontar los compromisos asumidos (pasivos) y si hubiere remanente distribuirlo entre ios socios.En todos los momentos la contabilidad se refiere a "información de carácter económico, susceptible de expresarse en términos monetarios.La disciplina contable en su aplicación se encuentra con las siguientes limitaciones:

► Aplicación de normas: Las normas contables utilizadas a veces no permiten reflejar la realidad económica de toda la empresa por ejemplo en lo referido a la medición y exposición de ciertos recursos intangibles ó a la imposibilidad de reconocer el resultado proveniente de la existencia de cambios en el poder adquisitivo de la moneda en ia economía del país.

> Adopción de mediciones basadas en estimaciones (no exactas): Muchos de los valores informados surgen de estimaciones y por lo tanto pueden diferir del verdadero impacto que el hecho produjo en el patrimonio. Se admite que los informes contables no son exactos, sin embargo sus desviaciones respecto de la realidad deben ser poco significativas.

7 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 18.8 BIONDI, Mario. Tratado de contabilidad intermedia y superior. Macchi, Buenos Aires, 1996. Págs. 6,153 y ss.

Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 1

> insuficiencia de información. La toma de decisiones y el ejercicio del control requiere de información contable y. no contable por ejemplo: capacidad fabril utilizada y los precios de productos sustitutos, por lo tanto el sistema contable no proporciona toda la información necesaria,

> Capacitación insuficiente de los recursos humanos. Esto puede derivar en la ocurrencia de errores u omisiones durante el proceso contable ó sus instancias de control que afecten del informe emitido.

Relación de la contabilidad con- otras disciplinasLa contabilidad, para lograr su objetivo de producir información útil, se enriquece, complementa e interactúa con múltiples disciplinas, veamos su relación con algunas de eiias:

¡> Administración: esta determina cuál es la información que se considera “útil” para la empresa en cada situación particular y cuando la información requerida versa sobre el patrimonio la contabilidad la genera y comunica, contribuyendo al proceso decisorio, al control patrimonial y de gestión.

> Economía: La empresa, cuyo patrimonio es el objeto material de la contabilidad, es una unidad económica autónoma y sustentable, respecto de la cual la contabilidad elabora información para medir los efectos de “hechos económicos” como consumos, producción, ingresos y gastos.

> Ética: Los informes contables, utilizados para tomar decisiones, deben presentar descripciones y mediciones que guarden una correspondencia razonable con los fenómenos que pretenden describir (aproximación a la realidad) y los profesionales que intervienen eri su elaboración y revisión deben ajustar su actuación en resguardo del interés de la sociedad.

> Derecho: Uno de los objetivos de la contabilidad es el de servir de protección legal, por lo tanto, la observancia de las normas legales es uno de los aspectos que debe ser analizado en el momento de diseñar el sistema de información del ente, del cual el subsistema contable forma parte.Ejemplos de las relaciones con esta disciplina son: las normas previstas en el Código de Comercio de la República Argentina9, en su Libro primero, Título II, Capítulo 111 De los libros de comercio, algunas, de ellas obligan a mantener sistemas contables (artículo 43), indican el régimen legal de los

\ registros (artículo 53 y siguientes); o el plazo en que dében conservar los registros y la documentación respaldatoria (artículo 67). La Ley de Sociedades Comerciales, también incorpora disposiciones10 cuyo cumplimiento se relaciona con datos surgidos del sistema contable: por ejemplo el art 70 requiere la constitución de una reserva legal cuyo cálculo se basa en el resultado contable del ejercicio.

b Matemática: La contabilidad basa el desarrollo de su técnica de registro en el funcionamiento matemático de una ecuación que, representa; los elementos del patrimonio, por lo tanto'operar con ecuaciones y realizar cálculos matemáticos es el punto de contacto entre ambas disciplinas '

> Estadística: Esta disciplina colabora en la atribución de significado al comportamiento de los distintos elementos registrados 'a lo largo..del tiempo, se incorpora por lo tanto en la tarea de análisis de ia información histórica como así también en la preparación dé la información.predictiva.

9 Libro primero: De !ás personas del comercioTítulo II: De las obligaciones pomunes a todos ¡os que profesan el comercio.Capítulo I I I : De los libros de comercio

10 Ley de sociedades comerciales, arts. 68, 71, 70, 31, 245, 92, 206, 94 inc.5

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Introducción a la Contabilidad

Informática: El avance vertiginoso de las tecnologías de ía información imponen su utilización en prácticamente todos los campos de la vida personal, profesional y económica, por lo tanto resultan de mucha utilidad para el . cumplimiento de los objetivos de la contabilidad. No obstante la contabilidad puede . brindar información sin utilizar el aporte de la informática, obviamente, insumiendo un plazo mayor en su elaboración.

O m anización

csr Establecemos algunasrelaciones entre-, ios ternas desarrollados en este capítulo, anticipando también lo que vendrá...

Fuentes de Recursos - pjnanciaGj(jn,

M -Contabilidad —►

fcuantifica, clasifica, agrupa, codifica, procesa,

^sintetiza

PatrimonioM -

Ecuación contable fundamentali

Activos = Pasivos + PN

Proceso Contable Captación - Procesamiento -

Comunicación

Eí patrimonio de !a empresa como objeto material de la Contabilid ad ........................ ..........

Ecuación patrimonial básica ó igu.aldad contable fundamental. La igualdad contab.le dinámica. ..

Todas las empresas cuentan con un patrimonio que se integra por los bienes derechos y obligaciones, como la contabilidad debe proporcionar información sobre él, organiza la tarea a partir de una ecuación patrimonial básica ó igualdad contable fundamental que establece la relación entre el conjunto de.recursos (bienes y derechos) y su fuente de financiación.

Recursos - Foeote© de financiación

4 ”Activo = Pasito + Patrimonio neto

ECUACIÓN PATRIMONIAL BÁSICA (o Igualdad Contable Fundamental)

“Los distintos hechos económicos, que a diario se suceden en ia gestión empresaria afectan los distintos elementos que integran esta ecuación, pero no la destruyen, ía igualdad subsiste. ~

Porqué la denominamos ecuación patrimonial básica?

11BIONDI, Mario y ZANDONA, María. Fundamentos efe la contabilidad. Ediciones Maccht, Buenos Aires, 1.996, Página 20

Rosa Cruz de Innocente - Idalia G. de Castro

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Capítulo 1

Ecuación: porque se basa en una igualdad matemática.Patrimonial: porque sus términos representan elementos del patrimonio de un ente.

Básica: porque en ella se respalda todo el desarrollo de la técnica de registro y la presentación de la información contable.

Si partimos de la ecuación patrimonial básica: A = P + PN y despejamos matemáticamente el elemento “PN”, ésta queda formulada así: A - P = PN y podemos analizaría a partir del momento inicia! de la vida de la empresa, allí (momento 1), como todavía no ha desarrollado actividades podemos decir que su Patrimonio Neto equivale ai aporte realizado por los propietarios denominado contablemente “Capital”. La expresamos así:

ACTIVO - PASIVO = CAPITAL

Conclusión: Esta forma de presentar la igualdad se la denomina habitualmente: ecuación estática, porque representa el momento ficticio del inicio de la vida de !a empresa, instante en el que todavía no hay resultados porque aún no desarrolló actividades ni pudo verse afectada por hechos internos y/o extemos con incidencia patrimonial.

A partir del instante siguiente (momento 2), cuando la organización desarrolla actividades y/o suceden hechos internos o extemos con incidencia en su patrimonio, el patrimonio se dinamiza y se modifica, por lo tanto la igualdad estática va experimentando cambios sucesivos. Al final del primer ejercicio económico (período de 12 meses) la igualdad se expresa así:

Activo - Pasivo = Capital <■ RESULTADO DEL EJERCICIO

El resultado de! ejercicio se obtiene por suma algebraica de ingresos, gastos, ganancias y pérdidas, que al volcarse desagregados a la igualdad, ésta queda expresada así:

Activo - Pasivo = Capital + EGRESOS - GASTOS + GCIAS - PDASAl final de cada período subsiguiente, se computarán, los resultados del ejercicio pero también los resultados que, habiendo sido generados en, períodos anteriores, permanecen en la empresa aplicados al financiamiento de las actividades. Entonces la igualdad quedará expresada así: 1

Conclusión: Esta forma de presentar la igualdad se la denomina habitual mente:* ecuación contable dinámica, porque ya expresa, a través de los resultados, la movilidad que sufre el patrimonio del ente a partir de su inicio de actividades.

^ A partir de esta ecuación dinámica en &¡ capítulo 2, se presenta el

• . método báfanceante de ¡a pérfida dohfe.„

Ahora definiremos y caracterizaremos los elementos de la información contable que se visualizan en la ecuación dinámica.

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Introducción a la Contabilidad

1H PRINCIPALES EUEMÉNTOS-'DE 5*A IMFORWIAQ6N.CONTABL.É

4.1. ACTIVO

Concepto . ' ____________

"Un ente tiene uh activo cuando, debido a un hecho ya ocurrido controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial con valor de cambio ó de uso para el ente).”12

=3“ A partir de este concepto,. fe propongo que lo desmenucemos para poder entender más claramente sus términos y condiciones...

Características de ios activos

a) Reconocimiento contable:"La contabilidad solo reconoce activos cuando puede asignarle alguna medición objetiva y confiable."13

^ La contabilidad brinda información expresada en términos monetarios, por lo tanto...

Los recursos deben ser susceptibles de medición objetiva y vetificable, si no es posible asignarle valor confiable en moneda, entonces no será un' activo.

b) Existencia de un hecho anterior, ei activo es ia consecuencia de una transacción o hecho dei contexto que ya incidió sobre ei patrimonio del ente.c) Control de los beneficios que produce ei bien, generalmente está amparado por derechos- jurídicos (dominio, condominio, usufructo, uso o habitación), pero dicha protección legal ya no se considera un requisito indispensable para que un recurso se considere activo.d) Poseer utilidad económica, esta característica implica que el bien tiene capacidad de generar resultados y en consecuencia tiene valor para el ente.El activo representa - en términos económicos - ia inversión realizada por los propietarios (de ella esperan que produzca un resultado positivo), por lo tanto para que los recursos de una empresa puedan pasar a integrar la categoría contable de ios activos deben poseer utilidad económica.“En cualquier caso se considera que un bien tiene valor para un ente cuando representa efectivo o equivalente de efectivo o tiene aptitud para generar (por sí o en combinación con otros bienes) un flujo positivo de efectivo o equivalente de efectivo. De no cumplirse este requisito, no existe un activo para el ente en cuestión"14.

Ampliamos...

Un bien tiene valor de cambio cuando representa efectivo o tiene capacidad para generarlo en forma directa porque existe la posibilidad de:

12 Federación Argentina de Consejos Profesionales (FACPCE). Resolución Técnica N“ 16. 8/12/2000, Segunda Parte, punto 4.1.1.13 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 46.14 Federación Argentina de Consejos Profesionales (FACPCE). Resolución Técnica N° 16. 8/12/2000, Segunda Parte, punto 4.1.1.

Rosa Cruz de Innocente - Idalía G. de Castro

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Capítulo 1

* Canjearlo por efectivo o por otro activo.* Utilizarlo para cancelar una obligación.

Distribuirlo a los propietarios del ente.Un bien tiene valor de uso (también llamado de utilización económica) cuando tiene aptitud para generar efectivo en combinación con otros bienes utilizados en la producción y comercialización de bienes y servicios. Su posibilidad de contribuir al flujo de efectivo es indirecta.

Como afirma Fowier Newton, “el carácter de activo no depende ni de la forma de adquisición de los bienes (compra, producción propia u otra) ni de la erogación previa de un costo (sacrificio incurrido para adquirir un bien) ni el hecho de que su propiedad esté protegida legalmente. En consecuencia:* No es activo un bien sin valor aunque haya tenido un costo. Ej. resultado de

una investigación fracasada.■ Es activo un bien con valor aunque no haya tenido un costo. Ej. una

computadora recibida en donación/’ 15» Es activo un bien con-valor aunque no haya sido registrado legalmente, es el

casó, de la formula de la Coca Cola.

° No es activo un bien sin valor aunque este registrado legalmente a nombre de la empresa, es el caso de una concesión cuyo plazo no ha expirado pero que no permite obtener ingresos.

Conclusión: Los recursos que no cumplen las condiciones i j p l j j j mencionadas (medición objetiva y verificable, origen en un hecho

anterior, control de ¡os beneficios que produce y utilidad económica) seguirán siendo elementos de la empresa, pero no podrán integrar su activo contable, en consecuencia la información sobre ellos no será proporcionada por el sistema contable.

cjr Veamos algunos ejemplos de estas situaciones...

No poseen utilidad económica: Ej.: bienes totalmente deteriorados; créditos que se han tornado incobrables o, en las industrias, las investigaciones ¡para crear nuevos producios que han fracasado;No se tiene el control de los beneficios que produce: Ej. Depósitos retenidos en el sistema financiero (o bancario) ai derogarse la Ley de convertibilidad (corralito); bienes de terceros que se tienen en consignación;No son objetivamente medibles y verificables: a) las características particulares de los recursos Rumanos que integran la organización tales como su laboriosidad,- pertenencia, habilidad, buen trato entre otras, b) la capacidad e inteligencia del empresario para coordinar los factores de la producción, detectar oportunidades y administrar los recursos disponibles, c) él prestigio forjado por el nombre o rríarca

- de la empresa con sus clientes, proveedores y competidores, d) la ubipación estratégica del local comercial, e)Ja potencia de una estrategia publicitaria; Estos aspectos como otros que no han sido enunciados, se sintetizan en'lo-que genéricamente se denomina “valor llave propio” (o autogenerado). .

Ninguno de los ejemplos mencionados integrará e l activo dé! ente.

i \15 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 40.

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introducción a la Contabilidad

Por el contrario, integran el activo de un ente ios bienes y derechos que cumplantodas las condiciones, algunos de los cuales te enumeramos a continuación:Bienes, tales como:* El dinero, en moneda nacional o extranjera, en efectivo o depositado en

bancos del país o del exterior.

a Los' artículos destinados a la venta., en s tr mismo estado o, luego de un proceso de transformación taíes como los insumos utilizados en la producción de bienes o la prestación de servicios.tos bienes empleados permanentemente en la actividad: es-el caso de inmuebles, maquinas, herramientas, muebles, automóviles, entre otros.

« Los títulos valores emitidos por terceros (acciones, obligaciones-negociables) ó bonos del estado (títulos públicos).

» Las marcas, patentes, programas de computación, costos de organización, el dominio web (nombre de la página y dirección de internet (URL) para su localización en la web) y el valor llave de terceros incorporado conjuntamente con fondos de,comercio.

!Derechos, integrados por las

a. Cuentas a cobrar a clientes, derivadas de ventas a plazo.b. Otras cuentas a cobrar, derivadas de haber efectuados préstamos,

anticipos o la cancelaron total anticipada de bienes o servicios.

Véamos, algunas observaciones adicionales de . Fowler Newton, . relacionadas con los activos:

* “No siempre la propiedad formal de un bien implica el control de sus beneficios. Ejemplo un bien entregado en arrendamiento (leasing) donde la transacción implica la transferencia de derechos y obligaciones inherentes a la propiedad del bien, éste es un activo para el arrendatario, no para el arrendador. Por eso no se incluye la propiedad formal de un bien como requisito para considerarlo activo del ente que controla sus beneficios.

* La propiedad16 de un bien es independíente de su tenencia17. Un bien recibido en garantía de un préstamo no integra el activo de su poseedor.

® Solo en casos concretos de copropiedad, ningún bien integra el activo de más de un ente.

5 Los bienes de una sociedad no son activos de sus socios... .1S

4.2. PASIVO

Concepto

"Un ente tiene un pasivo cuando debido a un hecho ya ocurrido, está obligado a entregar activos o a prestar servicios a otra persona física o jurídica o es altamente probable que ello ocurra.

18 Código Civil, art. 2.506: El dominio es el derecho rea! en virtud del cual una cosa se encuentra sometida a la voluntad y a la acción de una persona.17 Código Civil, art. 2.352: El que tiene efectivamente una cosa, pero reconociendo en otro la propiedad, es simple tenedor de la cosa...18 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 40.

Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 1

La.cancelación de la obligación es ineludible (...) o altamente probable y deberá efectuarse en una fecha determinada o determinare, o debido a la ocurrencia de cierto hecho o, a requerimiento de! acreedor.

Este concepto abarca tanto a Jas obligaciones legales (incluyendo a las que nacen de los contratos) como a las asumidas voluntariamente... ”19Características de lo® pasivos

a) Existencia de un hecho anterior, el pasivo es la consecuencia de una transacción o hecho del contexto que incidió sobre e! patrimonio del ente.b) Está obligado (o es altamente probable que lo esté) con otras personas.

Obligación de DarDinero

Bienes

Obligaciones de HacerPrestar servicios

Permitir el uso de bienes de su propiedad

c) La cancelación de la obligación es ineludible, por lo tanto la posibilidad de evitar el pago no está sujeta a la voluntad del ente

La cancelación total o parcial de un pasivo se produce mediante:* La entrega de efectivo u otro activo.,« La prestación de un servicio.

El reemplazo de la obligación por un pasivo nuevo.La conversión de la deuda en capital.

Un pasivo puede también quedar cancelado, debido a la renuncia (condonación) o la pérdida de los derechos (prescripción liberatoria) por parte del acreedor.d) Reconocimiento contable:”La contabilidad solo reconoce pasivos cuando puede asignarte alguna medición objetiva y confiable."20 ■

!La contabilidad brinda

información expresada en términos monetarios, por /o tanto...

Los compromisos asumidos deben ser susceptibles de medición objetiva y verificable, puesto que si no es posible asignarle valor confiable en moneda, entonces no podrá ser considerado pasivo. Sin embargo no es necesario que la deuda esté formalizada, por ejemplo en el caso dé los-impuestos éstos existen y representan pasivos para e! ente aún cuando, las declaraciones juradas informativas se presenten después, o inclusive cuando se omita su envío electrónico. /

i m CotKÜusiióra: Las obligaciones que no cumplen las condiciones mencionadas (origen *£n urf "hecho anterior, obligación con otras Per®onas> cancelación ineludible y "medición confiable) seguirán siendo

* 1 compromisos, pero no podrán integrar el pasivo, en consecuencia lainformación sobre eHos no será proporcionada por el sistema contable.

19 Federación Argentina de Consejos Profesionales (FACPCE). Resolución Técnica N° 16. 8/12/2000, Segunda Parte, punto 4.1.2. !20 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 49.

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Introducción a la Contabilidad .

^ Veamos un ejemplo,,.

No es objetivamente medibie y verificable un juicio en el que ia empresa está demandada y del que existe alta probabilidad que sea desfavorable para el ente, pero del cual no se puede estimar confiablemente el importe que la empresa deberá abonar para liberarse de la obligación.

-Esteseguirá siendo un compromiso del ente, pero hasta tanto no pueda.signársele \ un valor, no integrará e l pasivo del ente.

■i •/ ^ Aclaremos sigo que puede¡ suceder...

Se llama genéricamente acreedores a los terceros (entes ajenos a la empresa) que tienen derechos sobre ios activos de la empresa.En ciertos casos, los propietarios deí ente pueden revestir también ia calidad de acreedores. Así ocurre cuando ie han vendido bienes o servicios al ente o le han hecho préstamos. En estos casos el propietario está en un rol diferente, está interactuando con la empresa como si fuera un tercero (proveedor o banco).Cuando esto ocurre la contabilidad reflejará separadamente las transacciones que realice con ellos cuando:

* Asumen el rol de “propietarios”, en cuyo caso se estará en presencia de aportes o retiros que afectan el patrimonio neto del ente.

• Intervienen como “terceros” proveedores de bienes, servicios o préstamos y en tal oportunidad se estarán realizando transacciones que afectan el pasivo de la empresa.

Si relacionamos el pasivo con la ecuación patrimonial básica, éste representa la fuente de financiación ajena (o extema).

4.3. RATRiPOfflQ NETO_______ ■ ____________________________________

Concepto

"El patrimonio neto de un ente resulta dei aporte de sus propietarios o asociados y de la acumulación de resultados”.21

^ También se ha dicho que ei patrimonio neto...

Representa el derecho de los propietarios sobre el activo. Sintetiza el valor de los recursos que, hipotéticamente si la empresa deja de funcionar, serán reintegrados a los propietarios una vez cancelado el pasivo.

El Patrimonio neto es también denominado capital contable, como realidad dinámica a la que el giro normal de los negocios mantiene en constante variación por integrarse con los resultados de ia gestión que son su principal componente variable.

ar- Fowier Newton lo denomina “patrimonio” a secas, por io tanto cuando lees sus obras tendrás que poner atención para saber si se refiere al patrimonio dei ente ó a su patrimonio neto...

21 Federación Argentina de Consejos Profesionales (FACPCE). Resolución Técnica N° 16. 8/12/2000,Segunda Parte, punto 4.1.3.

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Capítulo 1

Si lo relacionamos con la ecuación patrimonial básica, ei patrimonio neto constituye ia fuente de financiación propia (o interna).

Su expresión cuantitativa (numérica) se obtiene por diferencia entre activo y pasivo.

Activo menos Pasivo Su composición cualitativa está dada por:

Capital y Resultados acumulados.

^ Ampliamos sus componentes...

Componentes______ ‘ ______

A un momento determinado ei patrimonio neto está constituido por:1. C apital, es ía parte del patrimonio neto que ha sido suministrado por sus

propietarios para el desarrollo de la actividad económica.“Es una cifra ideal estática que refleja la suma de los aportes (en efectivo o en especie) que el propietario asigna a su empresa unipersonal... o ios socios se comprometen a efectuar a la sociedad; suma que se mantiene fija en tanto no ocurran - conforme disposiciones legales o contractuales - aumentos o reducciones de capital.”22En las sociedades, posibilita el cumplimiento del objeto social y según el tipo adoptado puede estar representado por acciones o partes, que crean derechos políticos y económicos (participar en las ganancias, aprobar o desaprobar los estados contables, etc.)

2. Resultados acumulados: es ía parte del patrimonio neto, que representa el resultado obtenido por el ente en su actividad, se desagrega en:a. Resultados de disponibilidad restringida: es la porción de los resultados

que ha sido reservada para un fin específico.b. Resultados de libre disponibilidad o no asignados: Es la parte de los

resultados que no tiene un destino asignado y por lo tanto los propietarios deben decidir qué hacer con ellos. ‘

iq. Resultados diferidos: Son importes incluidos dentro del patrimonio neto

\ por la vigencia de normas contables, surgen de los cambios de valor de determinados activos y pasivos.

"En las empresas la desagregación entre capital y resultados acumulados es imprescindible para la aplicación de diversas normas legales. También lo es la identificación $e los resultados acumulados cuya distribución esté restringida por razones legales o contractuales.”23

4.3.1, INGRBSQjS........^ ............ _ .._ ...... ............ _____........ .............. j_ ___

Concepto ________ ,

22 BISORDI de GUTIÉRREZ, Teresa y MARÍN de INNOCENTE, Teresa. Teoría Contable. Introducción al Marco Contextúa! y Conceptual. Ed. La Paz, Chaco, 2005, Pág. 24.23 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 51

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Introducción a la Contabilidad

Son aumentos de! patrimonio neto originados en !a producción, venta de bienes, prestación de servicios o en otros hechos que hacen a las? actividades habituales del enteLos ingresos;. .

.ja. Constituyen la vertiente positiva de los resultados de un períodob, / Modifican el patrimonio,neto incrementándolo;,..por lo tanto la ecuación

/ patrimonial básica se mantiene si existe como contrapartida un aumento . del activo ó una disminución del pasivo.

c, Son independientes del flujo de dinero, por ejemplo la cobranza de un crédito, provoca un aumento de dinero pero no un ingreso en .términos contables, inversamente la realización de una venta a pfa?o provoca un ingreso sin aumento de dinero.

d. Resultan generalmente de ventas de bienes y servicios, de inversiones . que realiza la empresa y de actividades internas, como el crecimiento de determinados activos en una explotación agropecuaria o la extracción de petróleo o gas en esta industria.

e. Generalícente son producidos por las operaciones principales de la empresa, tales como:

■ Ventas de bienes o servicios al contado o a plazo.a Intereses por la financiación de ventas a pfazo

* Alquileres provenientes de la locación a terceros de bienes del ente.

■ Honorarios por servicios profesionales o técnicos.■ Comisiones provenientes de la intermediación en operacionescomerciales con bienes de terceros.

Los ingresos tienen gastos relacionados...

4.3.2. GASTOS

Concepto

Son las disminuciones del patrimonio neto originadas en los costos consumidos para obtener los ingresos presentes de las actividades habituales del ente.

Los gastos:a. Constituyen la vertiente negativa de los resultados de un períodob. Modifican el patrimonio neto disminuyéndolo, por lo tanto la ecuación

patrimonial básica se mantiene si existe como contrapartida una disminución de! activo ó un aumento del pasivo.

c. Son independientes del flujo de dinero, por ejemplo el pago de una deuda, provoca una disminución de dinero pero no un gasto en términos contables, inversamente la realización de una compra a plazo de útiles de oficina provoca un gasto sin disminución de dinero.

d. Posibilitan la obtención de ingresos en el período presente, por lo tanto son los costos necesarios consumidos en su generación.

Rosa Cruz de Innocente - ¡dalia G. de Castro

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Capítulo 1

,e. Generalmente son producidos por las operaciones principales de la empresa, tales como:

* Costo de los bienes o servicios vendidos al contado o a plazo.* intereses por la financiación de compras a plazo

* Alquileres provenientes de la locación (uso) de bienes de terceros.* Honorarios por servicios profesionales o técnicos de terceros.

* Costos de seguros, papelería, publicidad, impuestos, remuneraciones y cargas sociales.

* Costos de. los servicios de energía eléctrica, agua, teléfono, internet8 Comisiones provenientes de la intermediación de terceros en operaciones comerciales con bienes propios.

Los costos y ios gastos,.,

Costos qu® son gastos: son sacrificios económicos (entregar recursos o asumir obligaciones) que demanda la adquisición de bienes o servicios con utilidad económica presente para el ente,

Algunos de estos sacrificios (costos) pudieron considerarse activos al momento de incurrirse y luego transformarse en gastos es ei caso de:

Los bienes adquiridos y destinados a (a venta, mientras estuvieron en existencia son consideradas activo, ai venderse sé consumen' y se transforman en un gasto necesario para la generación del ingreso por la venta.

* Los bienes adquiridos y destinados a ser utilizados en varios períodos, mientras permanecen en la empresa prestando servicios se consideran activos pero, a medida que se van utilizando se van consumiendo y ésa reducción de su capacidad de servicio, es la disminución de su valor que se transforma en gasto. Por ejemplo, una camioneta adquirida para reparto es un activo que se va consumiendo con cada kilómetro recorrido.

i i P ^ f Cohclusión: El carácter de activo o gasto de un cópto dependerá del momento en el que el bien o servicio adquirido brinde utilidad

j j f iP f i económica al ente. Si esta utilidad es presente es gasto y si es futura se G w fiP considera un activo.

‘4.3.3. GANAMGSAS

Concepto .. --

"Son incrementos de patrimonio neto que se originan en operaciones secundariaso accesorias o en otras transacciones, hechos o circunstancias., que afectan al ente, salvo las que resultan de ingresos o de aportes de los propietarios"24 ■Las ganancias: ^

a. Constituyen la vertiente positiva de los resultados de un périodo

24 Federación Argentina de Consejos Profesionales (FACPCE). Resolución Técnica N° 16. 8/12/2000,Segunda Parte, punto 4.2.2.

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introducción a la Contabilidad

b. Modifican el patrimonio neto incrementándolo, por lo tanto la ecuación patrimonial básica se mantiene si existe como contrapartida un aumento del-activo ó una disminución de! pasivo.

c» Son independientes del movimiento de dinero, por ejemplo la recepción de una computadora en donación provoca una ganancia sin aumento de

• / efectivo, pero si se recibe en donación, efectivo entonces se habrá , generado una ganancia,con aumento “dé dinero.

■/ •d. Son elementos de la información contable de carácter secundario, en el / sentido que, ante un aumento del patrimonio neto, hay que analizar

primero si se trata de un aporte de los propietarios o de ingresos de la actividad principa! del ente. Descartados estos motivos, se procede a examinar si se trata de una ganancia como causal de resultados.

e. Generalmente son producidos por hechos del contexto sobre los que la empresa no tiene control tales como:

» Bienes o dinero recibidos en donación u obtenidos en premios al azar.» Aumento de la cotización de la moneda extranjera que pvoxsee la empresa.« Disminución de la cotización de la moneda extranjera de los préstamos contratados por el ente.■ Revaiorización de bienes, por ejemplo los terrenos que se ubican sobre la autopista Nicolás Avellaneda.* Condonación de la deuda total o parcial por el acreedor.* prescripción del derecho del acreedor a exigir el cumplimiento de la obligación, por expiración del plazo legal.

*** A diferencia de los ingresos, ¡as ganancias NO tienen gastos relacionados...

En la disciplina contable el término “ganancia” se utiliza con diferentes alcances:a. Como remanente entre el precio de venta y el valor de costo del bien o

servicio vendido en esa transacción. Ejemplo: En esta venta se obtuvo una ganancia de ochenta pesos ($ 80)

b. Como hecho del contexto no controlable por el ente, que provoca un incremento del patrimonio neto. Ejemplo: El aumento de la cotización del dólar estadounidense produjo una ganancia para la empresa porque ésta posee U$S 10000 en su poder.

c. Como resultado positivo final del período mensual o del ejercicio económico anual, en este caso resulta la síntesis de todos los resultados (ingresos, gastos, ganancias, pérdidas) que haya tenido la empresa durante ese período analizado (mes-año). Ejemplo: Durante el año 2009 la empresa tuvo una ganancia derivada de sus actividades de cien mil. pesos ($ 100.000)

4.3,4. PÉRDIDAS

Concepto__________________

"Son disminuciones del patrimonio neto que se originan en operaciones secundarias o accesorias o en otras transacciones, hechos o circunstancias que

Rosa Cruz de Innocente - ¡dalia G. de Castro

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Capítulo 1

afecten al ente, salvo las que resultan de gastos o de distribuciones a los propietarios"25. ...Las pérdidas:

a. Constituyen la vertiente negativa de los resultados de un período

h. Modifican el patrimonio neto disminuyéndolo, por lo tanto la ecuación patrimonial básica se mantiene si existe como contrapartida una disminución del activo ó un incremento del pasivo.

c. Son independientes del flujo de dinero, por lo tanto su ocurrencia puedeo no estar acompañada de movimientos en el efectivo, por ejemplo la ocurrencia de un incendio que destruye la camioneta de la empresa, provoca una pérdida sin disminución de dinero, en tanto que si el incendio destruye el efectivo recaudado ese día por la empresa, entonces esto provoca una pérdida con disminución de dinero.

d. Son elementos de la información contable de carácter secundario, en el sentido que, ante una disminución del patrimonio neto, hay que analizar primero si se trata de un retiro de los propietarios o de gastos de la actividad principal del ente. Descartados estos motivos, se procede a examinar si se trata de una pérdida como causal de resultados.

e. Generalmente son producidos por hechos del 'contexto sobre los que la empresa no tiene control tales como:

* Bienes deteriorados por siniestros.

a Disminución de la cotización de la moneda extranjera que posee ia empresa.

* Aumento de la cotización de la moneda extranjera de los préstamos contratados por ei ente.

s Desvalorización de bienes, por ejemplo un terreno que está ubicado en zonas inundables.

®s> A diferencia d® ¡os gastos, ias pérdidas NO originan ingresos...

!3r Los castos y ias pérdidas...Así como hemos visto que algunos sacrificios (costos) pueden’ considerarse activos y luego transformarse en gastos, también existen costos que se consideran activos y luego se transforman en pérdidas•, dado que por alguna razón pierden su utilidad económica completamente sin haber generado ingresos, es decir que son costos en ios que la empresa incurrió que no han generado ingreso alguno en ei pasado y además han perdido su capacidad dé generar ingresos presentes y futuros, por ello se transforman en pérdidas. Ejemplo de esta situación son los artículqs destinados a la venta que s§ han deteriorado y no están/en condiciones de ser comercial izados ni devueltos al proveedor. ... /'En . la disciplina contable el término “pérdida” está utilizado con diferentes alcances: ^ — y ' \ /

a. Como diferencia entre ei precio de venta y el valor de costo del bien o servicio vendido en esa transacción. Ejemplo: En esta venta se obtuvo una pérdida de ocho pesos ($ 8)

25 Federación Argentina de Consejos Profesionales (FACPCE). Resolución Técnica N° 16. 8/12/2000,Segunda Parte, punto 4.2.2.

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introducción a la Contabilidad

b. Como hecho del contexto no controlable por el ente, que provoca una disminución del patrimonio neto. Ejemplo: El aumento de ja cptización del dólar estadounidense produjo una pérdida para ¡a emprésa porque ésta posee deudas contraídas en esa moneda por un total de U$S 3000.

c. Como resultado negativo final del período mensual o del ejercicio éconómico anual, en este qaso resulta! la^síníesis de todos los resultados

; (ingreso^, gastos, ganancias, pérdidas) que'haya tenido la empresa / durante ese* período analizado (mes-año). Ejemplo: Durante el año 2009

; la empresa tuvo una pérdida derivada de sus actividades de diez mil pesos ($ 10.000)

En este capítulo trabajamos con ganancias y pérdidas como-hechos dei contexto, en sí capítulo 3 trabajaremos con la ganancia o pérdida como resultado de un período y ¡o demás será visto en las próximas asignaturas contables...

ondiusiones y comparaciones

Los elementos de la información contable (activos, pasivos, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas) existen por sí mismos. La contabilidad, mediante su proceso contable brinda información útil sobre ellos, para la toma de decisiones y/o el control.Los ingresos - gastos:

Provienen de las actividades principales (ventas u otras inversiones) desarrolladas por la empresa.Existe una correlación ingresos - gastos, donde ia obtención de ingresos implica soportar gastos, por lo tanto ios gastos se incurren para la generación de ingresos.

Y Todo ingreso para poder ser considerado como tal, debe tener gastos asociados, de lo contrario es una ganancia.

s Todo gasto para poder ser considerado como tal, debe posibilitar la obtención de ingresos, sino será considerado una perdida

Las ganancias y pérdidas:Provienen de hechos no controlables por el ente.

Se configuran luego de desestimar los otros elementos de la información contable.

Los ingresos y ganancias:Conforman la vertiente positiva por lo tanto su ocurrencia incrementa el patrimonio neto.

• Los ingresos tienen gastos asociados, en tanto que las ganancias no (pueden tener impuestos que las gravan).

Los gastos y pérdidas:Conforman la vertiente negativa por lo tanto su ocurrencia disminuye el patrimonio neto.

Rosa Cruz de Innocente -1dalia G. de Castro

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Capítulo 1

• Los gastos se incurren para la generación de ingresos, en tanto que las pérdidas no tienen esa capacidad.

Los ingresos, gastos, ganancias - perdidasPonen en evidencia ia evolución (movilidad o dinamismo) dei patrimonio.

• Provocan cambios cuantitativos en el patrimonio neto.

Esios conceptos ycaracterizaciones son muy importantes, yseguiremos trabajando con ellos...

| CAMBIOS EN EL PATRIMONIO • VARIACIONES PATRIMONIALES

Ya hemos visto que ei patrimonio neto, se integra con ios resultados acumulados, y que este componente sintetiza la movilidad deí patrimonio derivada de la actividad desarrollada por el ente. Esa movilidad se representa contablemente en ios distintos resultados: Ingresos, gastos, ganancias y pérdidas cuyo concepto y características se han enunciado precedentemente.Sabemos también que la contabilidad organiza su tarea a partir de una ecuación contable que va modificando sus elementos pero que no se destruye.

Conclusión: hay cambios en el patrimonio y ios mismos verifican la persistencia de la ecuación matemática denominada igualdad contable fundamental.

La disciplina contable, estudia los cambios en ei patrimonio bajo la denominación de variaciones patrimoniales y éstas pueden o no afectar el importe total del patrimonio neto.

Concepto___

Se entiende por variación patrimonial a los cambios ocurridos en forma continua alo largo del tiempo en el patrimonio de una persona (física ó jurídica) y cuya medición objetiva en términos monetarios es posible. ;

Características

Los cambios en el patrimonio ocurren como mínimo en dos elementos, por lo tanto la variación patrimonial tiene un efecto patrimonial doble o múltiple.

Ei efecto provocado sobre los elementos de la ecuación patrimonial básica debe ser susceptible de ser medido objetivamente en dinero.

Veamos cómo puedenclasificarse ias variaciones patrimoniales, según ei efecto que producen sobre ei toiai dei patrimonio neto. \

Tipos ■ .________ ._________ _

La distinción clásica dé los cambios en el patrimonio, o también denominadas “variaciones patrimoniales", se basa en su efecto final sobre ei tota!'del patrimonio neto. Desde ese punte» de vista, si ia variación patrimonial altera el importe dei

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InjOvducdón a la Contabilidad

patrimonio neto se las considera “modificativas" ó cuantitativas en directa relación con ia trasformación que ha sufrido; en tanto que si la variación patrimonial mantiene inalterable el importe total del patrimonio neto, ésta se la conoce como “pemnutativa”o cualitativa en referencia a su incidencia en ia composición interna de ios elementos de la ecuación patrimonial básica: activos, pasivos ó patrimonio neto.

Esquema" de variaciones ^posibles.... ............•.?....... ..... .... ;.........

Si partimos de lia ecuación patrimonial básica: A = P + PÑ- -y despejamos matercíáticamente el elemento “PN3!, que indicará que tipo dé variación' patrimonial se produce, la ecuación patrimonial básica sería la misma y quedaría expresada así:

A - P = PM

^ Asignamos valares arbitrarios, ei activo tiene un importe de $ 800; ei pasivo asciende a $ 300, por /o tanto el patrimonio neto será de $ 500. ' \

1 ¡SO® “ 300 = 500

Utilizando ia matemática hagamos pruebas sobre ia ecuación patrimoniai básica y veamos que sucede...

Ecuación patrimonial básica Activo - Pasivo s PatrimonioNeto

Pruebas Situación in icia l 300 300 ss 500

DAumento y disminución de

(800 + 100- 100)

- 300

activo pbr$ 100800 300 @00

2)Aumento y disminución de pasivo por $ 80

800 - (300 + 80 - 80)

800 300 ’ = §00

3)Aumento de activo y pasivo por$ 120

(800 + 120) - (300

+120)

920 m 320 s; 500

4)Disminución de activo y pasivo por $70

(920-70) - (320-

70)

850 250 s 500

5)Aumento y disminución de PN por $ 200

850 - 250 = (500 + 200 -200)

850 250 = 500

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Capítulo 1

■ Conclusión: En todas ias pruebas matemáticas que se hicieron, el

importe total del patrimonio neto permaneció en $ 500 y a pesar de que siempre se mostraron cambios en los distintos elementos,-el importe total del PN permaneció inalterable. Estas variaciones se consideran permutativas o cualitativas.

Aplicación: Estas variaciones revelan un hecho u operación que, en el S ra fé patrimonio del ente, es solamente una permutación de valores o de

cambios en su composición; consecuentemente estas variaciones patrimoniales no afectan el total del patrimonio neto.

Ahora, con la tranquilidad que nos ha brindado la matemática como cienciaexacta, agreguemos a esas pruebas, los hechos económicos y veamos comoinciden en el patrimonio de ias empresas:1. Aumento y disminución de activo por $ 100: La operación es una compra al

contado de artículos para la venta. Como consecuencia la empresa tiene más artículos para vender pero menos dinero en efectivo. Como los bienes y el dinero se incluyen en'él activo, estos cambios afectan la composición interna del activo solamente.

2. Aumento y disminución de pasivo por $ 80: La operación es una documentación de una deuda contraída por la empresa en cuenta corriente. Como consecuencia de ello la empresa posee más deudas garantizadas con pagarés y menos deudas en cuenta corriente sin documentar. Gomo todas las deudas se integran ai pasivo, estos cambios afectan la composición interna del pasivo solamente.

3. Aumento de activo y pasivo por $ 120: La operación es una compra a plazo de artículos para la venta. Como consecuencia de ella, la empresa tiene más artículos para vender pero, como no los pagó, también tiene mayor cantidad de deudas. Como los bienes se representan en el activo y las deudas integran el pasivo, estos cambios afectan simétricamente al total del activo y pasivo manteniendo inalterable ei total del patrimonio neto.

4. Disminución de activo y pasivo por $ 70: La operación es el pago de una deuda en efectivo. Como consecuencia de ella, la empresa tien^ menos dinero en efectivo porque lo utilizó para pagar las deudas y tiene menor cantidad de obligaciones. El dinero se incluye en el activo y las deudas integran el pasivo, estos cambios afectan simétricamente al total del activo y pasivo, siendo su efecto totalmente neutro sobré el total dei patrimonio neto.

5. Aumento y disminución de PN por $ 200: Asignación de resultados a la reserva legal prevista por la ley de sociedades comerciales. Estas variaciones internas cíel patrimonio neto las estudiaremos con mayor detalle en el capítulo3.

Utilizando ' nuevamente /7a matemática hagamos otras pruebas sobre ía ecuación patrimonial básica y veamos

^ que sucede...

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Introducción a la Contabilidad

Ecuación patrimonial básica Actsvo - ' Pasóvo Patrimonio • Meto

Pruebas Situación in icia l . 800 . 300 £ §0®

;1)Aumento de activo por $ 170

(800 + . - '+170 .

970 m 300 ss ©70

2)Disminución de activo por$ 100

"(970-100) - ''-100

870 300 5 .. "'§70

Aumento de - (300+90) ~903) pasivo por $ 90 870 .. 390 ¡¡5 480

Disminución de - (450 - 60) + e o \4) pasito por $ 60 870 - 350 55 §40

C onclusión: En cada una de las pruebas matemáticas, el importe total

Ij l del patrimonio neto inicial de $ 500 se vio alterado, esto sucede porque | | | se dan cambios en ei activo solamente o en el pasivo exclusivamente,

por lo tanto cuando esto sucede, para recuperar la igualdad matemática J i debe modificarse ei importe total del PN. Estas variaciones se

consideran modificativas o cuantitativas.

Aplicación:. Estas variaciones revelan un hecho u operación que, SSKg| afecta el patrimonio neto, por lo tanto hay cambios en la composición de

«31 los elementos patrimoniales pero también una modificación del importe 4 total del patrimonio neto, consecuentemente estas variaciones lo

afectan en sus componentes: resultados acumulados o capital.

Ahora, con ia tranquilidad que nos ha brindado la matemática como ciencia exacta, agreguemos a esas pruebas los hechos económicos que afectan el componente “resultados acumulados” del PN y veamos como inciden en ei patrimonio de las empresas:1. Aumento de activo por $ 170: La operación es una venta ai contado de

artículos. Como consecuencia la empresa tiene más dinero en efectivo proveniente de la transacción. El dinero se incluye en el activo, y el aumento del PN está dado por el flujo positivo generado por el ingreso por venta.

2. Disminución de activo por$ 100: La venta analizada en el punto precedente, tuvo un gasto relacionado, éste tiene que ver con el costo que la empresa debió soportar en el momento en que compró ios artículos para la venta. Estos bienes a! ser entregados a los clientes, generan el ingreso por venta, en consecuencia se consumen y pierden capacidad para generar nuevos ingresos, al perder utilidad económica ya no pueden ser considerados activos y se transforman en gasto. La empresa tiene menos artículos para la venta dentro de su activo y más gastos que tienen un impacto negativo sobre el patrimonio neto.

3. Aumento de pasivo por $ 90: El hecho del contexto es una elevación en la cotización del dólar, moneda en la que el ente contrajo un préstamo con el

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Capítulo 1

Banco de ia localidad. En este caso la empresa adeuda mas al banco, puesto que si bien ei importe en dólares se mantiene fijo, al variar la relación entre esa moneda y la de nuestro país, la empresa deberá desprenderse de mayor cantidad de activos para cancelar el préstamo. En este caso ia empresa ha sufrido una pérdida originada en la variación del tipo de cambio de la moneda “dólar”. Las deudas aumentan el pasivo y la pérdida provoca una disminución del patrimonio neto.

4. Disminución de pasivo por $. 60: El hecho del contexto es una reducción en la cotización del dólar, moneda en ia que ei ente contrajo un préstamo con el Banco de la localidad. En este caso la empresa adeuda menos al banco, puesto que si bien ei importe en dólares se mantiene fijo, al variar ia relación entre esa moneda y la de nuestro país, ia empresa deberá desprenderse de menor cantidad de activos para cancelar el préstamo. En este caso la empresa ha sufrido una ganancia originada en la variación del tipo de cambio de la moneda “dólar”. Las deudas disminuyen el importe del pasivo y la ganancia surgida provoca un aumento del patrimonio neto.

En el primer ejemplo se dan ingresos, en ei segundo gastos, en el tercero, pérdidas y en ei cuarto ganancias, sin embargo éstos no son los únicos. Como ya sabes los gastos se presentan cuando hay disminuciones de activo o aumentos de pasivo, en el ejemplo del punto 2) solo hemos observado el primero, gastos que surgen a partir de una disminución del activo, pero no hemos analizado los gastos que surgen a partir de un incremento del pasivo, por lo tanto existen otras situaciones que las iremos descubriendo a través de ejercitación práctica.

Aplicación: Estos cuatro ejemplos, permiten observar el impacto de los resultados en el patrimonio de una empresa.El patrimonio neto es el elemento que balancea ia ecuación, por ello se dice que los resultados son su componente dinámico.

Aplicación: Si esta ecuación representara una empresa real, podemos decir que obtuvo una ganancia:

en la venta de $ 70; (Precio de venía $ 170 menos precio de costo $ 100);como causa del resultado del período de $ 60 (disminución dei a cotización del dólar) ycomo resumen de todos los resultados que se generaron en ei periodo de $ 40, que surge de la suma algebraica de: +170 - 100 -90 + 60 = 40.

Allí puedes apreciar los distintos alcances del término “ganancia”, referido a una operación, un hecho puntual ó todo un período. Algo siniílar sucede con el término “pérdida”.

■ -- e3~^Utilizando nuevamente ia: matemática hagamos viras pruebas sobre ia ecuación patrimonial básica y veamos que sucede...

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introducción a la Contabilidad

Ecuación patrimonial básica Activo - ' Pasivo Patrimonio¡Nieto

Pruebas Situación in icia i . 800 300 = $m .

/*>Aumento de

(800 + ^ 200) — •&200

activo por $ 2001000 300 - a 700

2)Disminución dé

"(1000-130) " -130

activo por$ 130870 300 ss - ^ 5 7 0

3)Aumento de •n (300+120) -■120pasivo por$ 120 870 420 s 450

4)Disminución de

(420-180)

pasjvo por $ 180870 - 240 = @30

Conclusión: En cada una de las pruebas matemáticas, ei importe total de! patrimonio neto inicial de $ 500 se vio alterado. Estas variaciones se consideran modificativas o cuantitativas.

Ahora, con la tranquilidad que nos ha brindado la matemática como ciencia exacta, agreguemos a esas pruebas los hechos económicos que afectan el componente “capital" del PN y veamos como inciden en el patrimonio de las empresas: ■ *1. Aumento de activo por $ 200: La operación es un aporte los propietarios que

consiste en bienes para el desarrollo de la actividad. Como consecuencia la empresa tiene más bienes que se incorporan al activo, y el aumento del PN está dado por la existencia de un mayor importe de capital aportado por los propietarios.

2. Disminución de activo por$ 130: La operación es un retiro de los propietarios que al alejarse de la empresa definitivamente, tienen derecho a llevarse bienes. Como consecuencia la empresa tiene menos bienes en el activo, y la disminución dei PN está dado por ia existencia de un menor importe de capital aportado por los propietarios. Es la situación inversa a ia anterior.

3. Aumento de pasivo por $ 120: La operación es un retiro de los propietarios que a! alejarse de ia empresa definitivamente, tienen derecho a llevarse bienes, pero como en ese momento la empresa no tiene suficientes bienes para entregar entonces se compromete a entregarlos en un plazo determinado. Como consecuencia la empresa tiene más deudas y ia disminución dei PN está dado por la existencia de un menor importe de capital aportado por ios propietarios.

4. Disminución de pasivo por $ 180: La operación es un aporte los propietarios que consiste en condonar deudas que la empresa tenía con eiios, para que la empresa utilice esos recursos en el desarrolio de la actividad. Como consecuencia la empresa tiene menos deudas para cancelar y el aumento del PN está dado por ia existencia de un mayor importe de capital aportado por

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Capítulo 1

los propietarios. Esta operación también se la denomina capitalización de deudas, haciendo referencia a deudas que la empresa tenía que se han transformado en capital, incorporando al proveedor como propietario del ente.

Aplicación: Estos cuatro ejemplos, permiten observar el impacto de las transacciones con los propietarios de una empresa, su impacto patrimonial puede confundirse con el de las variaciones patrimoniales que afectan los resultados, por ello hay que prestar atención para separar unas variaciones modificativas de otras.

AplScacSómi: Es importante diferenciar las variaciones modificativas que afectan el resultado porque el desempeño de la empresa durante un periodo se mide a través de los resultados que genera.

Además ias empresas se crean con el objetivo de obtener ganancias, por lo tanto la determinación del resultado es muy importante para la toma de decisiones.

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CAPÍTULO 2Sistemas de información contable

En el mundo se plantean constantemente vertiginosos cambios en las formas de producir y trabajar dentro de modelos económicos - sociales cuya sustentabilidad es cada vez mas breve y vulnerable, que se derraman a todo el planeta mediante el fenómeno 4e ia globalización.

Este fenómeno ha invadido las comunicaciones, la economía, las relaciones, la norrriatización de tareas, las formas de administrar las empresas y por supuesto las necesidades de información de sus directivos para la toma de decisiones que permitan !a subsistencia o crecimiento de tales organizaciones.

En este marco, la información, intangible por naturaleza aunque a

vece's. sea comunicada en soporte físico, adquiere un rol.preponderante donde su valor es incalculable. Estas razones justifican ia existencia de un eficaz sistema de información que le permita, a ia empresa, alcanzar ios objetivos qu@~se ha propuesto.

Uno de sus subsistemas será el contable, que se concentra en brindar información patrimonial para" llevar a . cabo . una buena administración de los recursos económicos del ente y cuya contabilidad estará resguardada en el proceso contable".

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introducción a la Contabilidad

OBJETIVOS

« Valorar ei-pape! de ia contabilidad en el proceso decisorio.

Reconocer las etapas (parámetros) del sistema contable.Identificar los elementos (herramientas) de las que se vale el sistema contable.

» Procesar transacciones básicas.'

1 1 1 : $ ^ ^ •• v’ VPlanificación del tiempo 'desestudio:La lectura de los contenidos de éste capítulo te demandará ■- aproximadamente 2,5 horas.

1 1 SISTEMAS.,

Concepto i

W l : StS inBW iÁ^

Sistemas de Información Internos

Sistemas de información externos

M EL PROCESO CÓNTA2 LE ' . ' " ,Método contableElementos del proceso contable: Comprobantes, Cuentas, Registros

Etapas del sistema contable: Captación, Procesamiento, Comunicación Medios de registración (procesamiento de datos)

Sistemas de registración

m CQNCLWSIOWESÍINALSSS Ü iil

B Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 2

Ü SST E W IA S " ’• ' ' .

1.1, Concepto______________

La palabra sistema tiene muchos vínculos:

El concepto de sistema pasó a dominar las ciencias. Si se habia de astronomía se piensa en ei sistema solar, si se habla de fisiología se piensa en ei sistema circulatorio o en el sistema digestivo, si se habla de sociología se piensa en el sistema social.

Según ¡a real academia española, el significado etimológico1 de la palabra: Sistema2 es:

1. Conjunto de regias o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.

2. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

Sin embargo las palabras adquieren distintos significados según las disciplinas o contextos en que se las usen, por ejemplo cuando se dice:A partir dei lunes cobran los activos: la palabra activos está siendo usada para identificar al grupo de personas que trabajan actualmente en el estado.

Es un grupo con alumnos muy activos: la palabra activo está siendo usada para identificar una cualidad de ese grupo de afurtinos que demuestra iniciativa, interés y participación.

En contabilidad a la palabra “activos” se le asigna otro significado diferente a los mencionados, haciendo referencia a los bienes con valor para el ente que controla los beneficios que estos producen.

Nótese que la misma palabra “activos” está siendo utilizada con alcances diferentes.

Es por ello que necesitamos conocer también el significado semántico3 de la palabra “sistemas”, que en las ciencias de la administración es entendida como:“Un conjunto de elementos interconectados que forman parte de un todo, que presenté características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados”4.“El sistema es un todo organizado con lógica. Cuando se habla de la naturaleza sistémica, esta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes .

''Etimología. .1. f. Origen de ias„paíabras, razón de su existencia, de su dignificación y de su formal http://www.rae;es/rae.himl.2 http://www.rae.es/rae.html -s Semántico, ca.1. adj. Perteneciente o relativo a la significación de las palabras.4 CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría general de !a administración. Me Graw Hül, 7° edición, 2006, Pág. 411 |5 CHIAVENATO, Idalberto. Administración. Proceso administrativo. Me Graw Hül, 3o edición, 2001, Pág.

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introducción a ¡a Contabilidad

En ía disciplina contable la palabra sistemas asume dos significados que indican distinto alcance; el más amplio identificándolo con todos los elementos internos y externos qué tienen incidencia en el:El sistema de contabilidad ... está integrado por el conjunto de principios, criterios, órganos, normas y procedimientos técnicos utilizados para recopilar, evaluar, procesar y exponer los hechos' económicos que afecten o „ existan altas probabilidades que puedan afectar el patrimonio... 5 'Otros significados los relacionan con la contabilidad como disciplina y ios más acotados con la teneduría de jjbros, el proceso contable y los programas informáticos utilizados para e! procesamiento electrónico de datos. Por ello es

, importante cuando leemos un documento reconocer que acepción de éste término se está utilizando. ^En ésta obra, la palabra sistemas estará asociada a su alcance amplio y luego diremos lo que entendemos por teneduría de libros y proceso contable.

BÁpíicacsón: La utilización de los términos con el significado propio que le asigna la disciplina compone el vocabulario técnico que se requiere incorporar para poder comunicamos entendiendo el mensaje con el mismo s'entido.

En la actualidad el enfoque sistémico es tan común que ha llegado a la contabilidad, disciplina cuyo objetivo es producir información principalmente, sobre el patrimonio de una empresa.Para comprender adecuadamente el concepto de información, Chiavenato7 considera que éste debe asociarse a los datos y la comunicación.

Dato: Es un registro o anotación respecto de un determinado hecho.Información: Es un conjunto de datos que posee significado, es decir reduce la incertidumbre o aumenta ei conocimiento respecto a algo.Comunicación: Consiste en trasmitir una información a alguien, que pasa entonces a compartirla. Para que haya comunicación es necesario que el destinatario de la información la reciba y la comprenda. La información simplemente trasmitida, pero que no tiene destinatario, no puede considerarse una comunicación. Comunicar significa hacer común a una o más personas una determinada información.

a, “es un elemento tangible o intangible que permite reducir la incertidumbre acerca de un suceso, hecho o situación”.8

6 Este concepto fue adecuado para ser aplicable a organizaciones del sector privado y púbiico puesto que fue extraído de la Ley N° 4787. Organización y funcionamiento efe la administración financiera sector púbiico provincial. Provincia del Chaco. Capítulo: Del sistema de contabilidad gubernamental. Sección A: Definición, objeto y características. Artículo 108.-http://www.legislaturachaco.gov.ar/ieg¡sdev/ResumenDocumento.aspx?doc!d=L.47877 CHIAVENATO, idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Me Graw Hill, 7o edición, México, 2004, Pág. 364 y 365.8 FERNÁNDEZ DURÁN, Elsa. Contabilidad 5. Editorial Kapeluz, 1985, Página 11.

Ahora que ya sabemos el significadlo que se fe asigna a l¿ palabra sistemas, veamos su aplicación a la disciplina contable.

'Sistemas,de wf¿grm;ac!ón co.ntable

Otras ideas respecto de “información”...

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Capítulo 2

^ ic a n te*qos y

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b. “...el conocimiento disponible..., que permite orientar la acción al reducir ei margen de incertidumbre que rodea las decisiones cotidianas”9

c. K... un conocimiento que puede referirse tanto al ente que debe decidir como al contexto en que actúa; se presenta bajo una forma comunicable; es útil para la toma de decisiones; y disminuye ía incertidumbre”10

La información que necesita la empresa para tomar decisiones puede ser generada por ella misma o provista por ei contexto, es por ello que hablamos de;

1. Sistema© de áraformacsórs internos: Son organizados y definidos por el ente para producir información (contable y no contable) que se utiliza en las distintas secciones de la empresa. Se integra con distintos subsistemas, tales como el de información fabril, de personal y el subsistem a contable.

■ Conclusión: Los subsistemas contables generan información referida a! patrimonio del ente que tienden a reducir ios riesgos en las decisiones adoptadas por ios usuarios de la misma.

2. Sistemas de información extemos: Son organizados y definidos por el contexto en ei que actúa ía empresa y producen información útií para las distintas organizaciones y personas, puesto que su accionar podría afectar su patrimonio. Ejemplos de ellos son: el poder legislativo al sancionar leyes tales como: la salida de la convertibilidad, la incorporación o modificación de tributos, etc. También podemos /hablar de! sistema financiero, que proporciona información sobre el tipo de cambio en las monedas de otros países, en este caso esa información será relevante para las empresas que tengan en su patrimonio dichas monedas, para las demás será un dato inútil.

Para cumplir su objetivo el subsistema de información contable debe coordihar varios elementos internos y externos; En el siguiente punto trabajaremos con el protagonista: e l proceso contable.

9 CHIAVENATO,/ídalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Me Graw Hill, 4° edición, 1997, Pág. 683, en ¡cita a Isaac Epstein, “Informacao”, in Enciclopedia Abril, Sao Paulo, Ed. Abril, pág. 2556. ‘ .10 F0WLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. La Ley, 4o edición, Buenos Aires, 2003, Pág. 10.

de- astr o m

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introducción a ¡a Contabilidad

EL PROCESO CONTABLE

Recuerda el concepto de Contabilidad, estudiado en el capítulo 1, puesto que el

* proceso contable permite que aquella - - cumpla con sus objetivos... . . . . . .

\ y“El proceso contable... toma del contexto y de la empresa, datos dispersos, aparentemente no correlacionados para transformarlos en información útil... para la tonia de decisiones y ei control."™ "El proceso contable se concentra en ios aspectos mecánicos que una entidad utiliza para identificar, registrar, resumir e informar el impacto de Ips hechos y operaciones sobre el patrimonio del ente, y por lo tanto, comprendedlos siguientes componentes: el método de registración, las etapas que se suceden secuencialmente, los elementos necesarios para cada fase, los medios para realizar el procesamiento de datos, y los sistemas de registración.

Comencemos a analizar \u si componentes...

3.1. METODO CONTABLE .

Fray Lucas Paciolo, perteneciente a ia orden de los franciscanos, tiene el mérito de haber escrito, en forma estructurada y por primera vez, sobre la partida doble. Es así que en 1494 se imprime en Venecia su obra “La summa de aritmética. Geometría, Proportioni et Proportionalitá”, en uno de cuyos capítulos describe el método veneciano de teneduría de libros, actualmente “Método de la partida doble, que se basa en la ecuación patrimonial básica.Retomando lo desarrollado en el capítulo anterior, todas las empresas cuentan con un patrimonio que se integra con los bienes, derechos y obligaciones. Como la contabilidad debe proporcionar información sobre ese patrimonio organiza ia tarea a partir de una ecuación patrimonial básica que en su mayor desagregación se denomina “ecuación contable dinámica”, que explicamos en el capítulo 1 y recordamos a continuación:

............... -. i.v*. .... • V: j í •<, 6 i

ECUACIÓN CONTABLE DINÁMICASin embargo, allí no termina todo, la anotación en los libros contables (registro) se realiza utilizando cuentas representativas cuyos movimientos responden al método balanceante de la partida doble, que es una técnica de registración con fundamento aritmético por la cual, las anotaciones emergentes de cada hecho u operación que provoca cambios en el patrimonio y que son objetivamente medibles se efectúan en por lo menos dos cuentas y cuya aplicación se basa en el uso de convenciones que parten de la ecuación contable dinámica expresada de la siguiente manera:

11 BISORDI de GUTIÉRREZ, Teresa y MARÍN de INNOCENTE, Teresa. Teoría Contable. Introducción al Marco Contextúa! y Conceptual. Ed. La Paz, Chaco, 2005, Pág. 253.

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Capítulo 2

Gastos + Pérdidas + Activo ~ Pasivo + Capital + Res E] Ant + Ingresos + Gcias Cuentas de la derecha Cuentas de la izquierda

Este método se basa en una serie de conven clones que veremos a continuación...

Las cuentas de ACTIVOS, GASTOS Y PÉRDIDAS Están a la derecha del signo igual

Comienzan sus anotaciones en el DEBE

Las cuentas de PASIVO, CAPITAL, INGRESOS y

GANANCIAS Están a ia izquierda dei signo igual

Comienzan sus anotaciones en e! HABER

Deben tener saldo DEUDOR o estar saldada

Deben tener saldo ACREEDOR ó estar saldada

Los aumentos se registran en ei DEBE

Las disminuciones en el HABER

Los aumentos se registran eri 1 el HABER

Las disminuciones en el DEBE

En cada anotación los totales del DEBE y HABER deben coincidir

En todo momento ia suma de los SALDOS DEUDORES debe igualar a la suma de SALDOS ACREEDORES

r En las siguientes asignaturas contables, se profundizará ia utilización

^ - ' dei método de la partida doble...

3.2. ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE '

Los elementos utilizados en el proceso contable son: ios comprobantes/ las cuentas y los registros.

Conozcamos más de los comprobante^...

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introducción a la Contabilidad

COMPROBANTES

ConceptoSon los elementos en los. que constan con certeza y claridad ios hechos económicos o comerciales en los que interviene la empresa.Sin embargo ntí, iodos los comprobantes, dan origen a registracionés contables. Por ejemplo: la. orden de compra o el presupuesto exteriorizan operaciones comerciales que no producen cambios en el patrimonio del ente que las realiza.

/^ Ene! capítulo 4 encontrarás modelos didácticos de los comprobantes. mas utilizados...

Gasificación1. Según su origen o procedencia:i. \

a. Comprobantes de origen interno. Son confeccionados y emitidos por el ente. Atendiendo a su destino, pueden a su vez ser considerados:a De uso interno. Cuando su circulación se restringe dentro de la

empresa, es el caso de las órdenes de pago, los partes de producción o el informe de consumo de bienes entre otros.

s De uso extemo. Cuando son entregados a terceros, quienes reciben el ejemplar original, (en ciertos casos también una copia adicional) en tanto que el emisor conserva por lo menos el duplicado. Ejemplos: Facturas, Notas de débito o crédito, Recibos, etc.

b. Comprobantes de origen extemo. Son los confeccionados y emitidos por terceros y entregados.a la empresa. En estos casos la empresa recibe el original y a veces también una copia. Es el caso del pagaré, la nota de crédito bancaria o el resumen de cuenta de proveedores.

Aplicación: Esta clasificación nos permite interpretar que operación refleja el comprobante, por ejemplo: si el sector contable tiene en su poder una factura original, está indica una compra, pero si és_ una factura duplicado entonces estamos en presencia de una venta.

2. Según su contenido.a, Registrables. Son aquellos que ponen en evidencia los cambios

objetivamente medibíes que se producen en el patrimonio del ente, en consecuencia se transforman en fuente de datos para la registración y documentación respaldatoria de las anotaciones realizadas.

b. No registrables. Son los que, siendo complementarios a los hechos económicos, no se incorporan al proceso contable porque no evidencian variaciones patrimoniales en el ente.

H Aplicación: Esta clasificación permite saber que comprobantes se incorporan al proceso contable y cuales no.

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Capítulo 2

s. -Según ia actividad que respalda12:

a. Comprobantes que respaldan operaciones realizadas. Facturas. Recibos. Notas de débitos o créditos. Tiques emitidos por máquinas registradoras o controladores fiscales. Documentos equivalentes*.

b. Comprobantes que respaldan e l traslado y entrega de bienes. Factura. Remito. Guía o documento equivalente*.

c. Comprobantes que respaldan operaciones de pesaje de productos agropecuarios. Tiques de balanzas. Documento equivalente*.

* “Será considerado documento equivalente el instrumento que de acuerdo con los usos y costumbres, haga ias veces o sustituya el empleo de la factura o remito, siempre que individualice correctamente la operación, cumpla con los requisitos establecidos, para cada caso y se utilice habitualmente en ía actividad del sujeto emisor. Ej. Certificados de obra (equivalente a la factura en ias empresas constructoras! Carta de porte (equivalente al remito en las empresas de transporte), etc."1

•Funciones

Los comprobantes cumplen fas siguientes funciones:

1. Función contable. En los comprobantes registrables constan los hechos económicos que la contabilidad recoge. En un primer momento es ei elemento de entrada al proceso contable y en ese sentido se dice qué- son la “fuente deí dato" para la registración; fuego es el que respalda las anotaciones en registros e informes contables elaborados y por eso se lo denomina documentación respaldatoria.

2. Función Segal Las constancias contables deben complementarse con ia documentación respectiva (art. 43 Código de Comercio). Las anotaciones en registros contables poseerán validez plena solo si están respaldadas por comprobantes fehacientes. Es por ello que el comprobante asume el carácter de medio de prueba de los hechos que refleja tanto en su relación con otros entes privados (arts. 43, 44 y 68 del Código de Comercio), como con el Estado, sobre todo con sus organismos impositivos y previsionales (art. 33 de la Ley 11683 de Procedimiento Fiscal). i

3. Función de contro l Este elemento permite:a. Determinar, asignar y deslindar responsabilidades de las personas que

intervinieron en las operaciones que documentan.fe. La realización de las tareas de los auditores internos y externos de la

empresa.

Conclusión: Los comprobantes son la fuente de datos para la registración, ía documentación respaldatoria de las .anotaciones, el medio de prueba de la existencia de ios hechos económicos y el elemento que. ‘ evidencia el . funcionamiento de t los circuitos administrativos y controles impíemeptádos por la empresa.

Emssiión, diseño y contenido '

12 Art. 8 de la Resolución General N° 1415 de la AFIP emitida 07 de Enero de 2003.13 Art. 9 de la Resolución General 1415 de la AFIP emitida 07 de Enero de 2003.

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introducción ala Contabilidad

En cuanto a !a emisión, diseño, tamaño forma y contenido de los comprobantes, existen disposiciones legales y administrativas que establecen los requisitos mínimos que ellos deben observar a saber:

1. Ley de contrato de trabajo. Regula las relaciones entre el empleador y empleado, aportando pautas sobre el libro de registro del personal y los recibos de pago de remuneraciones a los trabajadores en -relación de dependencia. r ' - ** . .

2. Leyes que creara papeles de comercio. Contempla los comprobantes que ~ ■intervienen'en operaciones comerciales o crediticias tales comp pagaré, letra■ de cambio, cheque, etc.

3. Resolución General de Sa Administración Federal de Ingresos'Públicos (AF1P) M° 14HS/0314 denominada “Régimen de emisión de'comprobantes, registración de operaciones e información...” establece detalladamente régimen general y el especial (electrónico) de emisión, almacenamiento de. comprobantes y registración de operaciones que realiza la empresa. Ejemplos de las indicaciones previstas en esta norma administrativa son las siguientes:

Los pequeños contribuyentes adheridos ¡al régimen simplificado (Monotributo)15 emiten comprobante clase “C” cualquiera sea el sujeto con el que realiza la operación.Los exportadores emiten comprobante' clase “E” para las ventas realizadas a sujetos del exterior del país inclusive las que se realicen en el área aduanera especial.

Archivo y conservaciónEl Código de Comercio establece la obligatoriedad de conservar la documentación respaldatoria durante 10 años contados desde su fecha de emisión. Este es el tiempo mínimo, ya que cuando sé trata de comprobantes que acreditan la adquisición dé bienes registrables de carácter permanente, tales como Inmuebles o rodados, deben conservarse mientras dichos activos integren el patrimonio de la empresa.Para que los comprobantes cumplan sus funciones contable, legal y de control deben conservarse y archivarse en forma ordenada durante el plazo necesario, para facilitar su localización y consulta por parte del-propio ente, organismos fiscales, judiciales, sindicales u otros si fuera necesario.El archivo puede organizarse básicamente, de acuerdo a dos criterios:

1. Objetivo o temático. Los comprobantes se archivan agrupados por el tipo de operación que evidencian, por ejemplo, todas las facturas por compras de bienes en un archivo, todos los recibos de sueldo en otro, etc. (bibliorato, caja, carpeta colgante).

2. Subjetivo. Los comprobantes se archivan por el sujeto (tercero) interviniente en las operaciones, sin discriminar por tipo de comprobantes, por ejemplo, toda la documentación recibida de un proveedor (facturas, recibos remitos, notas de débito, de crédito, resúmenes de cuenta, presupuestos, etc.).

En cualquiera de los dos criterios también pueden subclasificarse por ejemplo por zonas geográficas.

14 Sustituyó a la RG N° 3419 (art. 67 RG 1415/03)15 El Monotributo o Régimen Simplificado, concentra en un único tributo el ingreso de un importe fijo, que está formado por un componente previsional (Seguridad Social) y otro impositivo. http://www.afi p.gov.ar/monotributo/

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Capítulo 2

En la actualidad y para el caso de empresas que procesan un gran número de comprobantes (por ejemplo los bancos) se recurre a métodos indirectos de archivo como es el de "microfilmación".

Conozcamos ahora sigo más de iascuentas.,.

CUENTAS_____________________

Para poder brindar información útil, los datos que interesan a la contabilidad y que surgen de los comprobantes deben agruparse, cuantifícarse y registrarse por conceptos homogéneos, es así que el lenguaje contable se traduce en la creación y utilización de: las cuentas; el plan de cuentas y el manual de cuentas.

Concepto"Una cuenta es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto".16

Las cuentas son herramientas de las que se vale la técnica contable para registrar y acumular variaciones (aumentos y/o disminuciones) referidas a conceptos de igual o similar naturaleza- que surgen de los hechos económicos (operaciones y hechos) con impacto patrimonial.

Conclusión: La cuenta es la forma en que la contabilidad ha encontrado para reflejar y comunicar cambios en el patrimonio de un ente.

Para cumplir con los objetivos de ía Contabilidad, las cuentas deben representar, por ¡o menos:

1 . Los elementos que componen la igualdad contable fundam entales decir los referidos al patrimonio y su evolución: Activo, Pasivo, Capital, Resultados acumulados.

2 . Los bienes de terceros en poder de la empresa ya sea en garantía de operaciones realizadas o para venderlos por cuenta de ellos.

3. Ciertas contingencias como por ejemplo la garantía otorgaba por la empresa por los servicios prestados.

Pero si se utilizan cuentas globales tales como activo, pasivo, resultados acumulados, bienes de terceros, la empresa no podría reconocer fácilmente cómo está compuesto el activo, que deudas integran el pasivo, los resultados generados en los distintos años de funcionamiento del ente desde que inicio sus operaciones y que se varK sintetizando en los resultados acumulados, o que bienes son propiedad* de terceros y quiénes son sus propietarios. Estas cuentas globales difícilmente puedan brindar la información que el ente necesita para tomar decisiones, ni le facilitarán el ejercicio del control sobre los mismos. Por ello', las cuentas agrupan conceptos homogéneos de mayor detalle. Es así que una cuenta puede representar: , /'

a. Objetos, cosas materiales e inmateriales, por ejemplo, el dinero en . — efectivo se representa en la cuenta “Caja”; los artículos destinados a la venta en el mismo estado se anotan en la cuenta “Mercaderías”; el local utilizado por la empresa se incluyen en la cuenta “Edificios”; los dólares,

16 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. Ediciones Macchi, 3o edición, 1993, Pág. 115

&

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Introducción a la Contabilidad

euros o monedas de oíros países que la empresa adquirió están contenidos en ia cuenta “Moneda extranjera”; etc.

b. Operaciones, taies como ío son las Ventas, Compras, etc.c. Sujetos, entre ellos, Clientes, Deudores varios; Proveedores; Bancos,

~ ' ' - etc.d. /Derechos a favor del ente: originados en ventas a plazo documentadas

; con. pagares firmados por clientes se registran en ia cuenta / “Documentos a cobrar”, los servicios de seguro abonados y que cubren■ varios períodos que se anotan en la cuenta “seguros pagados por

adelantado”, etc.e. Obligaciones del ente a favor de terceros: originados ervcompras a

plazo documentadas con pagares firmados por el ente se incorporan a la cuenta “Obligaciones a pagar5’, pero si el acreedor es un banco, entonces la cuenta será “Obligaciones bancadas a pagar”, etc.

f. Hechos económicos que se representan contablemente, es el caso de, Quebrantos; Desvalorizaciones; Diferencias de cotización, etc.

g. Otros conceptos, por ejemplo Capital Social; Gastos de publicidad, etc.Cada empresa determinará la cantidad de cuentas que utilizará en el procesamiento contable atendiendo a sus propias necesidades de información y a ios medios con que cuenta para el procesamiento.

CuentasSoporte (físico o lógico)

Contenido Parte grafica

Parte valorativa

Parte literal

^ 1 columna2 columnas3 columnas4 columnas Esquemática , x Importes

Criterios de clasificación

nombre / titulo descripción

s/ la función en el proceso de registración $/ significado de sus saldos $/ su extensión

Soporte

¿Cómo visualizamos y trabajamos con ¡as cuentas?

Una cuenta puede materializarse en:1. Soporte Físico: Papel

a. Una ficha de cartulina con renglones y columnas.b. Una hoja de un libro que contenga filas y columnas.c. Hojas continuas -.emitidas por la impresora de

procesamiento de datos (Computadora).un equipo de

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Capítulo 2

2 . Soporte Lógico: Archivosa. Fijos: Disco rígidob. Móviles: Disquetes; Compact disc; Pen drive

Contenido

En cada cuenta se puede observar...1 Usía paste vaforatíva o cuantitativa. Donde se registran los aumentos y

disminuciones en unidades monetarias, estos son los cambios que se producen en las partidas, como consecuencia de los hechos económicos que afectan el patrimonio de 1a empresa.

Ei registro de importes en una cuenta se realiza siguiendo convenciones de uso generalizado que permiten uniformar las anotaciones que se realizan en ellas, facilitando la comunicación universal de información contable y su interpretación a partir de dichas pautas y las dei método de ia partida doble.

Vemos cuales son las convenciones contables para el uso de las cuentas?

Como las variaciones pueden ser de distinto signo, es decir aumentos o disminuciones, y contablemente deben separarse unas de otras, se divide a todas las cuentas en dos secciones: la de la derecha se denomina “Debe” y la de ia izquierda “Haber”.

b Las anotaciones en ei debe se llaman débitos o cargos.£ Las anotaciones en ei haber se llaman créditos o abonos.

El total de débitos se llama suma deudora.£ El total de créditos se llama suma acreedora.$ La diferencia entre las sumas deudoras y acreedoras se llama saldo.

el saldo deudor se da cuando la suma deudora es mayor que la suma acreedora.

^ el saldo acreedor se da cuando la suma acreedora es mayor que ia suma deudora. *si las sumas deudoras y acreedoras 'coinciden la cuenta está saldada.

2 , Una parte literas que comprende el nombre de la cuenta y la descripción de los hechos económicos anotados en ellas.a. Nombre, título o denominación d@-Sa cuerota. Representa la traducción

a lenguaje contable de los efectos de los hechos económicos que se incorporan al proceso contable, por ello, para su definición se debe tener en cuenta qüe:■ Existen denominaciones de uso generalizado, por ejemplo: Caja;

Mercaderías; Proveedores* etc.*- ■ Las actividades específicas qué desarrolle la empresa, así el nombre-

de la cuenta indicará más claramente el.elemento que representa.■ Ciertos organismos técnicos y de contralor han establecido

denominaciones uniformes que deben observar los entes que fiscalizan'. Por ejemplo el Banco Central de la República Argentina

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introducción a ia Contabilidad

estipula los nombres y el alcance de las cuentas utilizadas por las entidades financieras, ,

Además ei título de una cuenta debe ser:

» CSaro, para la empresa y los usuarios de la información contable.Preciso, puntual, inequívoco, a fin^de evitar dudas acerca de los elementos patrimoniales que están representados en ella.Único, debe usarse un sólo título para el mismo elemento patrimonial.

Por ejemplo, si la empresa adoptó "Clientes" como denominación de la cuenta que comprenderá todos los derechos a cobrar originados en ventas en cuenta ..corriente (a plazos sin documentar), no debe usar en algunas operaciones esa denominación y en otras del mismo tipo otra equivalente como "Deudores por ventas".

» Conciso, breve, omitiendo las palabras confusas. Se dice que "lo conciso da más claridad".

» Lógicc?, para reflejar lo más razonablemente posible el elemento patrimonial, hecho u operación que comprende.

b» Parte descriptiva. Es la narración dei momento o fecha en que se exterioriza el hecho económico, el comprobante o documento que la respalda y las características de ella.

3. Una parte gráfica. Es el diseño o rayado de fa cuenta.El rayado de una cuenta depende dei grado de detalle de la operación que se quiera brindar y de las columnas vaíorativas que se prevean. Si tenemos en cuenta la cantidad de columnas vaíorativas existen:

a,. Cuentas de im a sección. En una única columna se registran los aumentos y disminuciones. Por ejemplo, la cuenta que refleja el movimiento dei dinero destinado a realizar compras al contado de bieneso servicios de pequeño importe (elemento patrimonial del Activo) lleva como título "Fondo Fijo". Sus movimientos se registrarán así:

\ CUENTA: Fondo Fijo1 Fecha | Concepto | ¡Importe| 01-05-2009 | Constitución Fondo Fijo 1.000| 10-05-2009 | Rendición de Gastos i (300)! 15-05-2009 I Rendición de Gastos (150)| 25-05-2009 I Reposición de Fondos | 450

Cuánto dinero tenemos disponible para realizar compras ai contado de bienes o servicios de pequeño importe?

Con este diseño de la cuenta no se puede responder automáticamente a esta pregunta porque tiene las siguientes desventajas:

* Coloca en una misma columna aumentos y disminuciones, lo que dificulta ia lectura de la información.

* No acumula importes.

* No muestra los saldos de las cuentas.

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Capítulo 2

• b. Cuentas de dos secciones. En este caso pueden prever columnas separadas para los aumentos y disminuciones (con lo que subsiste el inconveniente para obtener saldos) o también se puede prever una columna para las variaciones y otra para el saldo (subsiste el inconveniente de no obtener los totales acumulados de aumentos o disminuciones).

Siguiendo con el ejemplo de la cuenta Fondo Fijo, con este diseño sus movimientos se registran así:

CUENTA: Fondo Fijo (Columnas separadas para aumentos y disminuciones)

Fecha Concepto Debe Haber01-05-2009 Constitución Fondo Fijo 1.00010-05-2009 Rendición de Gastos (300) I15-05-2009 Rendición de Gastos ( í iS l25-05-2009 Reposición de Fondos 450 j

CUENTA: Fondo Fijo (Columna para aumentos y disminuciones y columna para saldos)

Fecha Concepto Importe Saldo01-05-2009 Constitución Fondo Fijo 1.000 100010-05-2009 Rendición de Gastos (300) 70015-05-2009 Rendición de Gastos ■ (150) 55025-05-2009 Reposición de Fondos 450 1000

Aplicación; Con este diseño de la cuenta se puede responder

H automáticamente a la pregunta formulada, por lo tanto informamos que la empresa tiene un mi! pesos ($ 1 .000) destinados a realizar compras al contado de bienes o servicios de pequeño importe. Esta información surge del saldo arrojado por la cuenta “Fondo Fijo” en ei momento en que se fórmula la pregunta.

Cué! es el iota! de compras realizadas a! contado en bienes o servicios de pequeño importe?

Con este diseño de la cuenta no se puede responder automáticamente a ia pregunta formulada, pero si utilizáramos ei diseño anterior (Columnas separadas para aumentos y disminuciones) podríamos, haciendo una suma de importes, informar qüe la empresa ha realizado compras ai contado de bienes o servicios de pequeño importe por un total de pesos cuatrocientos cincuenta ($ 450); Esta información'rsurge de la suma de los importes anotados en el haber de la cuenta (acreditados) hasta el momento en que se nos formula la pregunta.Recordemos que conforme al métodoy;de la partida doble las anotaciones en la sección deL “haber” de fas. cuantas de Activo, representan disminuciones del elemento’patrimonial al qué representa la cuenta, en este caso, él dinero utilizado” en las compras.

Para poder responder ambas preguntas ¡ formuladas previamente sin hacer

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introducción a la Contabilidad

cálcalos auxiliares, se presentan los siguientes diseños para las cuentas.,.

c. Cuentas de tres o más secciones. En estos casos se prevén columnas vaíorativas separadas para los aumentos, ias disminuciones y los saldos.

CUENTA: Fondo FijoFecha', Concepto ' / D©be Haber 'Saldo01-05-2009 Constitución Fondo Fijo 1.000 100010-05-2009 Rendición de Gastos (300)- 70015-05-2009 Rendición de Gastos (150) • ■ 55025-05-2009 Reposición de Fondos 450 1000

Totales al 25-05-2009 i.450 " W - i.000

CUENTA: Fondo Fijo

Fecha \ Concepto Debe HaberSaldos

Deudor Acreedor01-05-2009 '^Constitución Fondo Fijo 1.000 100010-05-2009 Rendición de Gastos (300) 70015-05-2009 Rendición de Gastos (150) 55025-05-2009 Reposición de Fondos 450 1000

Totales ai 25-Q5-2GG9 1.450 (450) 1.000 ......d. Forma esquem ática. Representando a la cuenta “Fondo Fijo” en forma

simplificada, sus movimientos se registran así:

Debe „, Fondo F ijo Haber

01-05-09 1000 10-05-09 30025-05-09 450 15-05-09 150

1.450Saido Deudor 1,000

Coraclosión: Las cuentas son códigos que utiliza la contabilidad para transmitir en forma resumida un mensaje comprendido de igual manera por el emisor y receptor.

Aplicación: Durante el proceso contable se codifican los hechos económicos a través de cuentas, se los transmite a través de los informes, los que para ser usados en la toma decisiones deben ser decodificados.Por ello, para la disciplina' contable, es tan importante operar con cuentas. De lo contrario no se podría proporcionar información útil.

Clasificación de ias cuentas:

Veamos ¡as distintas formas de clasificarías...

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Capítulo 2

1. Según la etapa del proceso en qu© se utilicen, las cuentas se agrupan en:’ a. Cuentas imputables: estas son las que reciben"débitos y créditos en ios

asientos del libro diario, a su vez, según la extensión de los datos que acumulan pueden ser:

» Colectivas (o sin téticas). Reciben movimientos completos, si es conveniente y posible pueden (o no) estar desagregadas en cuentas simples. Por ejemplo:

^ Clientes S Proveedores

* Sim ples (o analíticas). Indican movimientos parciales y no son susceptibles de nuevas subdivisiones. Por ejemplo:

S Cliente Arturo '/ Cliente Luciano S Proveedor Guido ^ Proveedor Paolo

Én todo momento, el saldo-de una cuenta colectiva debe ser igual a la suma de lossaldos de -las correspondientes cuentas simples. Por ello las cuentas colectivascumplen la función de control sobre las cuentas simples.b. Cuentas de información: estas son utilizadas durante la etapa de

preparación de informes, compilan información contenida en cuentas de menor jerarquía. Pueden desagregarse en: .. . .

■ Recompuestas: Representan los principales elementos de la información contable derivados de la ecuación patrimonial básica: activo, pasivo, patrimonio neto, gastos, ingresos, ganancias, pérdidas.a Compuestas: Representan ia concentración de cuentas colectivas en agrupamientos de acuerdo a su naturaleza, o conforme su consideración como corrientes o no corrientes.

Estas cuentas de información podrás apreciarías mejoren, el capítulo 3...

2. Según Ea función en el proceso de registración (u objeto que representan)a. Patrimoniales. Se las llama así cuando representan ios elementos

(bienes, derechos y obligaciones) que componen el patrimonio de un ente, como así también las del patrimonio neto y las que regularizan valores de

, todas ias anteriores.Se corresponden con los elementos de la información contable que surgen de la ecuación patrimonial .básica: activo, pasivo y patrimonio neto.

b. O© Resultados. Se incluyen aquí las que representan en detalle las - causas que dan lugar aí resultado del período (positivo o negativo)

■ >Al finalizar ehaño se resumen en una sola del patrimonio neto denominada “Resultados no asignados", este proceso de síntesis se denomina contablemente “refundición”,, arrojando la cifra y el signo del resultado dé ese período, permitiendo además dejar sin ""saldo a los ingresos, .gastos, ganáriciás y pérdidas, a efectos de anotar los datos del período que se inicia.

c. De Movimiento. Son cuentas utilizadas, con fines de control interno, para acumular datos referidos a situaciones transitorias cuya definición está pendiente ó para obtener información estadística que es difícil compilar de otro modo. ' .

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introducción a la Contabilidad

Estas cuentas tienen movimientos que al final de cada período producen saldos nulos (los importes debitados igualan a los I importes' acreditados); puesto que se cancelan contra cuentas imputables (patrimoniáíes o de resultado). Por esta razón no aparecen en los informes contables.

Ampliamos, revisando algunos usos de• las cuentas,-de'movimiento... -

Estas cuentas se utilizan con fines de control, cuando la registración contable de una única variación patrimonial se desdobla dando lugar a dos o más asientos basados en documentación respaldatoria diferente. Su cancelación 'indica que la transacción completa ha sido registrada y al basarse en documentación diferente se puede pensar que sus controles durante ei procesamiento son eficientes. Ejemplo de esto es la utilización de la cuenta “ventas al contado” por el total facturado (incluido el IVA) esto da lugar dos asientos: el primero respaldado en ia factura; y el segundo respaldado en el . recibo emitido por el cobro en efectivo de ta operación. Una vez registrados los dos asientos, la cuenta quedará automáticamente saldada.

Las situaciones transitorias se presentan por ejemplo en el tratamiento contable del i impuesto al valor agregado en empresas que revisten la condición de responsable inscripto, inicialmente el impuesto se registra en las cuentas de movimiento “IVA crédito fiscal” e “IVA. débito fiscal”, cuya cancelación se produce al finalizar cada mes, con el objetivo de determinar la situación real del contribuyente. De dicho cotejo surge el activo o pasivo que la empresa tiene con el estado en relación ha dicho impuesto.Finalmente estas cuentas se utilizan para obtener información estadística cuando interesa desagregar datos que se sintetizan' fen otras cuentas: por ejemplo la utilización de la cuenta “ventas al contado” pero por el importe del precio de contado (sin IVA). Los movimientos de esta cuenta se cancelan luego contra la cuenta de ingresos “ventas”.

d. De Orden. Las cuentas referidas a bienes de terceros en poder del ente y a ciertas contingencias por las cuales no se ha computado variación patrimonial son conocidas como cuentas de orden.“Son cuentas puramente informativas y como tales dejan constancia contable de ciertos hechos o actos que, si bien no afectan el patrimonio o los resultados de una empresa en forma inmediata, pueden verse comprometidos, por la forma en que tales hechos o actos se modifiquen posteriormente”.Tratándose de cuentas informativas, se contabilizan por pares (deudora y acreedora) referidas a la misma operación y el total de los saldos deudores debe coincidir con el total de los saldos acreedores.

3, Según como se conforman sos saldosa. Acum ulativas,Las anotaciones de importes se producen mayoritariamente en una sola de las secciones (debe i haber) de la cuenta. Por lo tanto su saldo resulta de una acumulación sucesiva de importes. Se incluyen en esta categoría las cuentas que representan:

a Activos que permanecen en la empresa más de un año (Ejemplo: Rodado”) y sus regularizadoras.

K Patrimonio neto (inclusive ias de Resultados del período).

17 GARCÍA, Apolinar E. Contabilidad moderna. Editoriai'Troquei S.A, Buenos Aires, 1985, Pág. 37 y 204

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Capítulo 2

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,b. Residuales.Las anotaciones de importes se producen en ambas secciones de la cuenta. Por lo tanto sus saldos cambian constantemente y surgen como un remanente entre débitos y créditos continuos. Se Incluyen en esta categoría las cuentas que representan:

* Bienes en continua rotación. w Deudas y sus regulanzadoras.■ Cuentas de orden.

■ Conclusión: En una empresa, todos los tipos de cuentas pueden coexistir simultáneamente y es recomendable que ello ocurra porque contienen datos almacenados con distinto grado de análisis, facilitando la confección de informes con distinta desagregación.

Plan de cuentas

Es el grupo de cuentas que utiliza una empresa ordenadas en forma sistemática, de modo que facilite la toma de decisiones gerenciales como así también el control del patrimonio, los bienes de terceros y ciertas contingencias que afectan a la empresa;Es asimismo “el ordenamiento metódico de todas las cuentas a ser utilizadas en el procesamiento contable de la empresa".18

Manual! de cuentas:

“Es un instrumento que acompaña ei plan de cuentas, facilita a los responsables de los registros contables la utilización de las cuentas, indicando cuando se debita ó acredita. Determina el alcance y el significado que tienen para el sistema los registros que se realicén.”19

Los planes y manuales de cuentas fas estudiaremos con más profundidad en las próximas asignaturas contables...

REGBSTRQS_________ ;___________ ____ j

\Concepto

Los registros en general sirven para la acumulación permanente y el almacenamiento ordenado y sistemático de la información.Los registros.edntables constituyen el soporte (físico y/o lógico) del que se vale la teneduría de libros para dejar constancia escrita de los bienes 3o en poder del ente ciertas contingencias y las variaciones patrimoniales que se derivan de operaciones ' o ..hechos del contexto: que ~se encuentren respaldadas por comprobantes.Como ya se dijo, los registros contabJ.es deben cumplir con las formalidades indicadas por el Código de Comefcio, esto les "permite tener valor probatorio y ser oponíbles a terceros.

1S FERNÁNDEZ D'URÁN, E!sa. Contabilidad 1. Editorial Kapeluz, 1981, Pág. 82.19 BISORDl DE GUTIERREZ^ Teresa; MARIN Teresa. Teoría contable, Introducción al marco contextúa! y conceptual. Librería de !a Paz, 2005, Página 309.

B

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Clasificación de los registro©

Estos son afganos criterios utilizados para su clasificación...

“ t; ■ -Segpn su utilización funcionas* los registros contables pueden ser;a. / C ronológicos, Cuando ios efectos efe los- hechos económicos son

. anotados en ellos en el orden en que se producen. Ellos son:

/ 0 Diario General.* Subdiarios, o diarios auxiliares (Venta, compras, etc.).

* Inventarios y balancesb. S istem áticos. Cuando efectos de los hechos económicos se registran

por cuentas, resumiendo las anotaciones efectuadas en cada cuenta. En . esta categoría se incluyen:■ Mayor General.a Submkyores, o mayores auxiliares.

2. Según el grado de análisis de ios registros, éstos pueden ser.a. Principales. En ellos se anotan en forma detallada o resumida todos los

efectos de los hechos económicos (o del contexto) y de las operaciones realizada por la empresa. Son registros principales:

* El Diario General.

* El Mayor General.« Inventarios y balances .

b. A uxiliares. La función de los registros auxiliares es facilitar el manejo del sistema contable, por medio de la descentralización de las operaciones repetitivas. Los registros auxiliares son:

* Diarios auxiliares o Subdiarios.a Mayores auxiliares o Submayores.

3. Según su exigibiSidad, estos pueden considerarse:a. O bligatorios: Su utilización es impuesta por normas legales tales como:

13 Código de Comercio exige el Libro de Inventario y balances, y el Libro Diario Genera!.

» Ley de Sociedades Comerciales exige además, Libro de actas de asamblea de socios, Libro de actas de reuniones de Directorio, Registro de accionistas.

a Ley de Contrato de Trabajo requiere el Registro de personal.* Resolución 1415/03 impone la registración del IVA surgido en

compras y ventas.

h. No obligatorios* Mayor General.® Submayores.

B Subdiarios.

introducción a ia Contabilidad

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Capítulo 2

Concentrémonos en ios registros contables mencionados...

Libro Diado

Es el libro principal, obligatorio y cronológico donde se anotan los hechos económicos que afectan a la empresa, en su totalidad. Contiene ia fecha que corresponde a la evidencia del hecho económico, las cuentas que se debitan y las que se acreditan, con sus respectivos importes.

La registración de las operaciones en el Diario se denomina "contabilización" y cada anotación referida a una operación constituye un “asiento”, que se incorpora de acuerdo al orden eri que se produjeron en el tiempo (fecha del comprobante que lo respalda).

Se lo considera un registro de primera entrada, puesto que sus anotaciones se realizan directamente a partir de los comprobantes.

Observemos un ejemplo de cómo se . . realizan las anotaciones en el libro

diario...

Aplicación: Cada asiento que se incorpora al libro diario debe ÉÉIII1I1 contener: Fecha; número de asiento; cuenta/s deudora/s; cuenta/s | ( | Í ^ acreedora/s; importes debitados y acreditados y la explicación del

hecho que dio lugar ai asiento, donde se invoca la documentación respaldatoria.

Fecha Concepto Debe Haber

20/11/2009 __ _ - 2 5 — ----------------

Mercaderías (cuenta deudora) 500

. Proveedores (cuenta acreedora) 500

Según original de factura N° 226\

\ ........................— 26--------------------- \

Totales S0G 500

Como afirma Mario Biondi20, los hechos económicos que deben anotarse en ios registros formales de la empresa, en cuanto a su momento de revelación en ellos se clasificante/? hechos económicos de revelación inmediata y hechos económicos de revelación diferida.

■ La revelación es inmediata cuando existe coincidencia entre el momento en que «1 hecho económico se pone de manifiesto y e l momento én que ese mismo hecho se inscribe en los registros formales de la empresa.Corresponde a hechos^ operaciones cuyo impacto en patrimonio se produce en un moménto determinada.

b La revelación es diferida cuando un hecho económico se pone de manifiesto, pero, por razones de economía se suspende su inscripción en

20 BIONDI, Mario' y ZANDONA, María. Fundamentos de la contabilidad. Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1.996, Página 21

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Introducción a la Contabilidad

un registro formal para una fecha posterior (al finalizar períodos prefijados).Corresponde a hechos u operaciones cuyo impacto en patrimonio se produce durante un iapso de tiempo, resultando impracticable efectuar anotaciones en el exacto momento en que van ocurriendo pues ello

....... suceder en forma continuare ininterrumpida, por ello se contabilizan/abarcando periodos de tiempo* (Ejemplo: alquileres, remuneraciones, consumo de bienes de uso, intereses, seguros, energía, teléfono),

Al finalizar cada hoja del libro diario deben totalizarse las columnas del debe y del haber.Si todos los asientos han sido cerrados, ios totales coincidirán; en tanto que si los asientos se registran parcialmente en una hoja y se completan en la otra, los totales serán dispares.

Libro inventarios y balances

Es un registro principal, obligatorio y cronológico de uso esporádico^ cuya periodicidad varía según las indicaciones del Código de Comercio:Los comerciantes mayoristas deben realizar anotaciones: Una vez al año (art.48)Los comerciantes minoristas, pueden realizar anotaciones cada tres años (art. 50).Al inicio de la actividad: El Libro de Inventarios y Balances se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes, muebles y raíces, créditos y otra cualquierespecie de valores que formen el capital del comerciante, al tiempo de empezar su

21giro.Al fin de cada ejercicio en este registro se anotará:

s La descripción detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de una empresa en un momento determinado, agrupados por elementos patrimoniales y debidamente valuados.22

S Los estados contables, memoria, informe de auditoría e informe del síndico si correspondiese.

Diarios auxiliares o Subdiarios ____

Los subdiarios son registros auxiliares del libro diario general.En ellos se registran o anotan los asientos relacionados con operaciones de carácter repetitivo (venta, compras, pagos, cobranzas, depósitos).La información analítica que contienen los Subdiarios se vuelca periódicamente (mensualmente) en forma sintética al Diario General mediante asientos resúmenes. De esta manera, el Diario General centraliza todas las operaciones realizadas por la empresa: las repetitivas, en forma sintética ya que su detalle se encuentra en los Subdiarios y las que no son repetitivas en forma analítica.Surgieron ante la existencia numerosas transacciones a procesar empleando medios manuales en la tarea. Actualmente sus bases de funcionamiento se utilizan en el diseño de los programas informáticos de procesamiento contable que se estructuran en módulos independientes.

21 Código de comercio de la República Argentina, artículo 48, primera parte.22 FERNÁNDEZ DURÁN, Elsa. Contabilidad 1. Editorial Kapeiuz, 1981, Página 56.

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Capítulo 2

Registros sistemáticos - Mayores y Submayores

Libro Mayor ________ _

Es el registro principal, sistemático, no obligatorio y de segunda entrada ya que sus anotaciones son un modo de reprocesar la información del libro diario. En él, los débitos y créditos correspondientes a cada hecho económico, se encuentran distribuidos en las diversas cuentas que Intervienen según la operación que se ha captado contablemente en ei libro diario.

Está representado por el conjunto de cuentas de un ente y permite anotar los movimientos (aumentos.y disminuciones) que se producen en cada una de las cuentas, como así también obtener sus respectivos saldos.

En ia actualidad, prácticamente ya no reviste la forma de un libro encuadernado en el que cada hoja registra las variaciones de una cuenta, sino que está representado por el conjunto de fichas u hojas sueltas que constituyen las cuentas. Si la empresa utiliza equipos de procesamiento electrónico, e l libro mayor está conformado por los listados que incluyen el movimiento de las cuentas.Se los considera registros temáticos o sistemáticos porque brindan información por temas en directa relación a la cuenta como elemento que agrupa conceptos homogéneos.Las anotaciones en este registro se denominan “mayorización”. Al finalizar se deben obtener los totales de las sumas deudoras y acreedoras como así también de los saldos deudores y acreedores.

Por aplicación del método de la partida doblé los totales de las sumas deudoras y acreedoras deben coincidir, entre sí lo que da la pauta de la correcta aplicación numérica dei método, pero también debe ser coincidente con el total del libro diario indicando que en principio no se ha omitido la mayorización de ningún asiento del libro diario.

I Conclusión: Como la información con la que se opera es la misma, aunque presentada en forma cronológica ó en forma temática, los totales de sumas deudoras y acreedoras deben coincidir con los totales debitados y acreditados en ei libro diario.

E! asiento indicado como ejemplo en el libro diario, es registrado en e¡ libro mayor de la siguiente manera...

M ercaderías Proveedores

Saldo Deudor" 500

20-11-09 500

500 0

20-11-09 500

. 0 / 'a/do Acreedor/' 500

Aplicación: El mayor registra los aumentos, disminuciones y saldos de cada cuenta.

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Introducción a la Contabilidad

Submayores o mayores auxiliares o subcuentas __ ______________ ___ ______

Las empresas, necesitan también información más detallada que contienen. las cuentas colectivas que conforman el mayor. Así, por ejemplo, la empresa necesita

- información no solamente del saldo total adeudado por compras de mercaderías en cuenta corriente que surge de Já cuenta dei Mayor denominada "Proveedores", sino también dé cuál es el saldo (o importe) adeudado a cada uno de ios proveedores. Para ello, utiliza cuentas simples que luego .se resumen en submayores que agrupan información relacionada con un objetó, un sujeto o un elemento particular. Son entonces desagregaciones individuales de lina cuenta de! Mayor y en consecuencia la suma dé los saldos de todos los submayores tiene que ser igual al saldo de la cuenta del mayor que los engloba.Las anotaciones en ios submayores se efectúan directamente del comprobante que respalda la operación, en tanto que las anotaciones que se efectúan en la cuenta sintética del Mayor respectiva se obtienen del Diario General. Su coincidencia es un control que debe practicarse para dar confiabilidad al proceso contable y a la infirmación que suministra, revistiendo mayor importancia cuando la empresa realizaisus registraciones en forma manual.

Siempre se utilizan submayores?

Su incorporación al proceso contable depende de los medios de procesamiento de datos con que cuenta la empresa, de sus necesidades de información y de la cantidad de elementos individuales que integran ia cuenta.

Observemos un ejemplo de cómo se realizan las anotaciones en el libro mayor y los submayores,..

Apílcacíón: La empresa que comercializa útiles escotares. Tiene las

■ siguientes cuentas: a) cuenta colectiva: Mercaderías, sus movimientos se vuelcan al libro mayor y; b) cuentas analíticas: Libros y Cuadernos de cada artículo que vende, sus movimientos se vuelcan a los submayores

Fecha Concepto Debe Haber Saldo01-05-2009 Aporte dei dueño 1000 (1) 100010-05-2009 Compra de Libros 500 (2) 150015-05-2009 Venta de cuadernos 150 (3) 135025-05-2009 Faltante de Cuadernos 50 (4) 130028-05-2009 Devoiución de Libros 350 (5) 950 (6)

Cuenta: Wiercacíerías - LibrosFecha Concepto Debe Haber Saldo

10-05-2009 Compra- Factura 00100 500 (2) 50028-05-2009 Devolución - Nota de crédito

00020... ' 350 (5) 150 (6)

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Capítulo 2

Cuenta: Mercaderías - Cuadernos , j ■; ;Fecha Concepto Debe Haber Saido

01-05-2009 Aporte de cuadernos según inventario inicia! 1000 (1) 1000

15-05-2009 Venta - Factura 0003 150 (3) 85025-05-2009 Cuadernos deteriorados según

inventario anual. 50 (4) 800 (6)

Relación entre el libro diarco y mayor __

Conclusión: Como ya vimos ei libro diario es el registro contable cronológico obligatorio donde se anotan los hechos económicos en su totalidad, en tanto que el libro mayor es el registro contable temático necesario donde se anotan los aumentos y disminuciones que se producen en cada una de fas cuentas (utilizadas en la registración dei libro diario) obteniendo sus respectivos saldos. Ambos son necesarios y se complementan.

Finalmente corresponde agregar que todos los registros obligatorios se habilitan y utilizan de acuerdo a las pautas indicadas en la norma que les da origen. Es así que el Código de Comercio en el “Título II: De las obligaciones comunes a todos los que profesan en comercio; capítulo III: De ios libros de comercio” cuyos artículos van dei 43 al 67 tija las pautas aplicables al libro diario e inventarios y balances. Se recomienda su lectura comprensiva para conocer el "régimen iegaf” de estos registros. La no observancia de sus normas afecta la validez total o parcial de las anotaciones realizadas en ellos,'

3,3. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

a). Entrada: Es el momento en el que ciertos elementos permiten el arranque del proceso, contablemente la denominamos: Captación, en ella se recopilan datos que en ia etapa siguiente serán sometidos a una transformación que los convertirá en información útil para ia toma de decisiones. El elemento que permite el inicio es la documentación fuente.

b) Transformación: Es el momento en que se producen cambios a partir .dei mecanismo dé conversión de insumos en producios o resultados. Contablemente ia denominamos: Procesam iento, y se logra cuando un hecho económico es traducido a lenguaje contable.

c) Salida, resultado o producto: Es la finalidad por la cual se reunieron los elementos y se relacionaron dentro del proceso. A través del producto se exporta ei resultado hacia su medio ambiente. Contablemente se denomina: Com unicación o Em isión de inform es

d) . Retroacción, retroaS¡mentación o retroánformacíón. En este momento se busca comparar el producto (salida) con un criterio o importe previamente estabiécido, tratando de perfeccionar el desempeño dei proceso. Tiene por objetivo monitorear el funcionamiento de un proceso. Contablemente se denomina: Contro!, de gestión / .

■■La siguiente es una radiografía de! proceso contable completó...

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Introducción a ¡a Contabilidad

i roe socQitta&t Eli asEC OS

ECONOMICOS

Ojitos

CA TACION £ Captura de

datos desde ía documentación respaldatoria ^Controles de

entrada

" ¡^CESAMIENTO£ Análisis de datos

£ Registración ^ eterminación de

saldos ¡ Control y

Aimacenamiento

TOMA DE OECÍSSO i\i ES

tn orrnjcíónCOIVI mCAOON . Producción de

informes ^Control de la . información

Veamos con más detalle en qué consiste cada etapa

CAPTACÍÓM |

Tiene por objetivo dejar asentado en un registro, aspectos inherentes a ios hechos económicos que provocan cambios en el patrimonio del ente. En ella se realizan: la recopilación (o captura) de datos, su ordenamiento y los controles de entrada.

La recopilación de datos, según Enrique Fowfer Newton se concentra en:

fr Hechos resultantes de la in teracción con terceros, también denominados “transaccionales”, provienen de operaciones de intercambio en las que interviene una persona ajena a la empresa tales como: compras, ventas, pagos, cobros.

» Hechos Untemos de ¡a empresa, también denominados “no transaccionales” porque provienen de situaciones en las que no interviene un tercero, por ejemplo Crecimiento de los activos biológicos en una explotación agropecuaria, extracción de gas en una industria petrolífera, consumo de papelería, transformación de materias primas en bienes destinados a la venta, construcción de un bien de uso, mantenimiento de maquinarias, consumo de bienes.

* Hechos externos (o del contexto), a la empresa. También integran el grupo de los denominados “no transaccionales”, sin embargo a diferencia de los primeros, éstos se originan fuera del ente y afectan su patrimonio, es el caso de los cambios en el nivel general de precios (inflación o deflación), cambios en el precio específico de los bienes, modificación del tipo de cambio de monedas de otros países.

■ Conclusión: Los hechos económicos que interesan al sistema contable son los transaccionales resultantes de la interacción con terceros, como los no transaccionales derivados de hechos internos y externos, siempre que tales hechos provoquen cambios en ei patrimonio del ente.

Que es la documentación respaldatoria?.,.

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La documentación respaldatoria está integrada por los comprobantes de los hechos económicos que provocan cambios en el patrimonio. Estos pueden ser facturas, pagarés, contrato social, recibos, nota de débito, nota de crédito, etc.

Porque es importante para ia contabilidad la documentación respaidatoria?...

Los comprobantes son la ffyente desde donde, en esta etapa de captación, se recopilan datos para dar Inicio al proceso contable.

I ? ' :..

Capítulo 2

lifllllifÉÉ

De Sos comprobantes

Esos comprobantes se deben ordenar teniendo en cuenta el sistema de registración que utiliza la empresa, cuyo concepto y descripciones verás mas adelante. Sin embargo si partimos dei supuesto que la empresa utiliza el sistema de registración directo, el ordenamiento será indefectiblemente cronológico, puesto que de ese modo serán anotados luego en el libro diario.

Los controles de entrada, permiten dar confiabilidad a ia información contable, se practican sobre ia ' documentación respaidatoria y consiste en verificar:

Que oo faite ninguno: este procedimiento es aplicable a comprobantes prenumerados emitidos por la empresa, donde puede observarse la secuencia numérica de su emisión. En caso que esta secuencia esté alterada y falte algún ejemplar, se debe investigar la causa para asegurarnos que se incorporen al proceso contable todos los hechos económicos ocurridos.Que contenga todos Sos datos válidos y necesarios: este control es aplicable a toda la documentación respaidatoria, no solo la emitida por la empresa. En este caso debemos observar que los datos del comprobante sean, válidos (datos dei emisor, receptor y de la operación), si fue emitido manualmente se deben realizar nuevamente los cálculos para comprobar que los importes sean correctos. Finalmente hay que prestar atención que éstos cumplan con normas legales vigentes para su emisión.

Que no hayan sido contabi¡izados previamente: esto permite evitar duplicaciones, Jas empresas generalmente “marcan” de algún modo los comprobantes^ contabilizados, algunas lo hacen sellándolo otras con la firma del responsable, o simplemente escribiendo la leyenda “contabilizado”.Que se fra te tle hechos realmente ocurridos.: es decir, que ei hecho económico existió, es de conocimiento de ios directivos del ente y ha sido debidamente autorizado.

I

Conclusión; Én la etapa de captación se recopilan datps sobre hechos económicos que provocan variaciones en el patrimonio que -sean objetivamente medibles y¿ todos los datos, que la contabilidad procesa deben surgir de constancias escritas a ias que denominamos “documentación respaldatoria”, sobre la cual deben practicarse controles pafa dar confiabilidad a todo el proceso contable.

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Introducción ala Contabilidad

Recogidos ios datos de los comprobantes es necesario su procesamiento...

PROCESAMIENTO ......... „

- La expresión “procesamiento de datos” usualmente está ligada a la utilización de computadoras \que electrónicamente capturan, transforman y producen információn en grandes volúmenes, sin embargo ese no es el único modo., para generarla, el cerebro dei ser humano fue y sigue siendo el procesador de datos - por excelencia. vEn ésta obra, ia expresión procesamiento de datos no está ligada al uso de computadoras sino, a las acciones que se realizan para convertir datos dispersos en información contable, es decir la transformación de los datos -en información (con o sin computadoras). Esto se logra transitando ias siguientes etapas:

a. A nális is de fas datos a contabilizar.“Cada vez que. el sector contable de una empresa toma conocimiento de un hecho debe estudiar sí:

ia) El hecho fpteresa desde el punto de vista contable, lo que ocurre cuando

varía el patrimonio, los bienes de terceros o las contingencias a que se refiere la contabilidad.

b) Los efectos del hecho son susceptibles de cuántificación monetaria con un grado razonable de objetividad.

Los hechos que no cumplen estas condiciones no deberían contabilizarse”.23

El análisis de los datos permite también su clasificación y agrupamiento homogéneo teniendo en cuenta distintos criterios (tipo de operación, fechas, personas involucradas, u otro criterio.que la empresa prefiera)

• b. R egistración de Sos efectos de hechos capturados.

La registración o contabilización es una “anotación” en ei libro diario y para poder hacerla es necesario identificar:

b el momento de la contabilización en los registros (hechos de revelación inmediata o diferida),

las cuentas a utilizar que representen los elementos del patrimonio que se modificaron. Serán debitadas o acreditadas según aumenten o disminuyan y conforme a las convenciones del método de la partida doble.

los importes por los que se van a efectuar los débitos y créditos, estos surgen de ia documentación respaldatoria.

& los registros que intervienen teniendo en cuenta el sistema de registración adoptado por el ente.

Aplicación: El hecho económico es una factura original, del 20 de

■ noviembre de 2009 por compra de artículos para la venta a 30 días de plazo por $ 500, es decir que la operación se realizó “a crédito” y la empresa tiene 30 días para pagarla. Como se transforma este dato descriptivo en un asiento contable...

23 FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad Básica. Ediciones Macchi, 3o edición, 1993, Pág. 124

Rosa Cruz de Innocente ~ Idalia G. de Castro

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Capítulo 2

Procesamiento d© datosLa factura original es la "documentación respaldatoria” que la empresa compradora tiene en su poder por haber realizado la operación. Este comprobante supera los controles de entrada y comienza a ser procesado.

S Los artículos que están destinados a ser vendidos en ei mismo estado contablemente se representan en ia cuenta: "Mercaderías” e integran el “Activo” de la empresa.

■S Las deudas por compra de artículos para ia venta sin documentar contablemente se representan en la cuenta: “Proveedores varios”; “Proveedor xx”;o simplemente “Proveedores” e integran el “Pasivo” de la empresa.El 20/11/2009 el patrimonio de! ente sufrió estos cambios:

S La compra provocó un aumento de ias existencias de artículos destinados a la venta; por lo tanto se incrementó la cuenta mercaderías del activo. Los aumentos del activo conforme al método de la partida doble se debitan y el importe a computar es $ 500.

S La operación produjo un aumento de sus obligaciones por las deudas contraídas con motivo de ia compra a crédito, por lo tanto se incrementa ia cuenta “Proveedores” del pasivo. Los aumentos del pasivo conforme al método de la partida doble se acreditan, el importe a computar es $ 500.

S Como la compra fue a un plazo de 30 días, hay intereses que considerar por utilizar el periodo de financiación. El anáfisis de los intereses se realizara cuando transcurran los 30 días, cuando termine ei mes en el qué sé'hizo la compra o cuando la empresa abone la factura. Lo que suceda primero. Por ahora los dejamos en suspenso...

/ Suponiendo queja empresa adopta el sistema de registración directo, esta información procesada se anotará primero en el registro contable denominado libro diario y desde allí se trasladará al registro contable denominado libro mayor.

La registración en el libro diario quedaría de la siguiente manera: ■

Fecha\ Concepto Debe : Haber

20/11/2009 -----------------— 25---------------------

Mercaderías 500

Proveedores 500

Según original de factura N° 226

• --------,-------------2 6 -------

' Totales : soo~ 5 0 f

Para vería registración en ef libro mayoc . revisemos la,.página dónde se describió ese registro, „

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Introducción ala Contabilidad

c. Determ inación de nuevos saldos.Periódicamente se debe: calcular las sumas deudoras y acreedoras de todas las cuentas del mayor y obtener los saldos por diférencia entre la suma deudora y la suma acreedora

□ Si se lleva mayores auxiliares: se debe también obtener las sumas \ y el saldo de las cuentas individuales mantenidas' eri mayores

- / .^auxiliares / ". / La registración de cada hecho económico en ei libro mayor dará lugar a la / obtención de nuevos valoras acumulados. Se trata de Una etapa que se ! cumple automáticamente cuando los medios de registración utilizados son

electrónicos.CorscSusióm: Como ya dijimos el “saldo" de la cuenta surge de la

■ diferencia entre las sumas deudoras y acreedoras que se obtienen a partir de suma de débitos y/o créditos realizados utilizando ei método de la partida doble. Éstas sumas se modifican con cada anotación y én consecuencia el saldo de la cuenta debe ser nuevamente determinado.

id. C ontroles de ia inform ación procesada;Se practican sobre los saldos determinados anteriormente y con el objetivo de que la información que surge del proceso contable sea confiable esto se logra cuando los importes son verificables y aproximados a la realidad. Los procedimientos utilizados para realizar estos controles son:

E> Balance de sumas y saldos. (Es un procedimiento de control explícito o implícito, además de un informe contable).

\E> Balance de submayores.!E> Conciliaciones con terceros.(E> Comparaciones con datos de recuentos físicosIS> Razonabilidad. de la composición de los saldos de las cuentas.

e. Alm acenam iento de ia inform ación procesada.La contabilidad almacena datos en forma permanente, esto implica ia conservación física de comprobantes y registros, pero no es la única forma de almacenar datos, esto también se logra a través de los otros elementos del proceso tales como las cuentas. El avance de Ja tecnología permite extender el almacenamiento a los archivos lógicos que son resguardados para una consulta o uso posterior.

COMUNICACIÓN » Emisión de snfomies

Consiste en sintetizar los datos procesados a través de informes contables que constituyen el medio utilizado para comunicar la información contable a los usuarios.El proceso contable finaliza, y los informes emitidos deben ser controlados (auditados) antes de que sean consultados por ios usuarios para ia toma de decisiones.Los Informes contables pueden ser:

S De uso interno: Son emitidos, controlados y utilizados en distintos sectores de la misma organización. Ejemplo de estos informes son: nomina de clientes; ventas mensuales; etc.

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Capítulo 2

s De uso externo denominados estados contables, son emitidos por ia organización y controlados externamente para ser utilizados dentro y fuera de la empresa.Su objetivo es proveer información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha como así también su evolución económica y financiera en el periodo que abarcan, para facilitar la toma de decisiones de los usuarios.Se emiten en forma anual y eventual mente trimestral, se integran con:

Los estados básicos (de Situación Patrimonial, de Resultados, de Evolución del Patrimonio Neto y de Flujo de Efectivo) y la información complementaría para ia adecuada interpretación de la síntesis expresada en dichos estados básicos.

Los Informes contables representan &l modo en que el sistema contable comunica información y los estudiaremoscon mayor detalle en el capítulo 3...

CONTROL DE GESTIÓN

La función directiva de controlar consiste en la medición y evaluación del grado de cumplimiento de lo planificado. Se trata de analizar cuando, donde y como se produjeron desviaciones con respecto a lo previsto.Sin embargo, es fundamentalmente en esta etapa donde la disciplina contable se conecta con ia “Administración”, dado que es en ei campo de las decisiones, donde se pueden adoptar medidas correctivas, a partir de la información generada por el sistema contable.

3 A, MEDIOS DE REGISTRACION (Procesamiento de datos)____________________

Son los objetos materiales utilizados para realizar las anotaciones, como así también en la realización de las tareas necesarias para obtener la información deseada. A partir de su evolución histórica e incorporación a la empresa podemos identificar medios:

Manuales o manuscritos■ ■ !

Semimanuales o semimecánicos !

Mecánicos - electromecánicos

ElectrónicosLos registros y medios utilizados en el procesamiento definen los circuitos administrativosque han de seguirse para llevar adelante el proceso contable.

La mayoría de ellos han caído en desuso excepto el procesamiento manual en empresas de pequeña envergadura y el procesamiento electrónico utilizado en la actualidad, qué requiere de una computadora y el programa contable adecuado.

3.5. SISTEMAS DE REGISTRACIÓN

Constituyen el conjunto ordenado, y secuenciado de registros a utilizar en ei procesamiento de datos.Existen dos sistemas de registración puros, el directo y el centralizado. La secuencia de anotación en ambos es única primero se utilizan los registros

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introducción a la Contabilidad

cronológicos, luego los sistemáticos y para finalizar- el libro de inventarios y balances. La diferencia radica en el uso de los registros cronológicos.En el sistema de registración directa todos los hechos económicos son registrados en un único' Libro Diario y, en el sistema de registración centralizada para la

_ contabilización de ciertas operaciones de carácter repetitivo (compras-, ventas, cobros, .pagos y, depósitos) se utilizan subdiarios^o diarios.auxiliares, y se reserva el Libró Diario.’ para volcar otras operaciones no repetitivas y los asientosresúmenes de cada subdiario.i

'to lo s medios y sistemas de registración los estudiarás con más profundidad en las siguientes asignaturas contables.., *

mQue se contabiliza: Hechos económicos (hechos con terceros u operaciones, hechos internos y externos)Porque se contabilizan los hechos económicos: para brindar información útil para la toma de decisiones y el control.Cuando se contabilizan estos hechos económicos: cuando provocan cambios objetivamente medibles en el patrimonio del ente.Como se contabilizan ios hechos económicos: En registros contables, utilizando cuentas representativas cuyos movimientos responden al método de la partida doble.

A continuación se presenta una secuencia abreviada y general dei proceso contable, para que tengas una visión global de éL.

Rosa Cruz de Innocente - ¡dalia G. de Castro

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Capítulo 2

Secuencia abreviada del proceso contable — en lineas generales -1- HECHO ECONÓMICO

2 - DOCUMENTACIÓN RESPALDATORÍA

3- REGSSTRACÍÓM EN EL LIBRO DIARIOFecha Concepto Debe Haber

18/12/2009------3 5 -----Caja

Clientes S/recibo dui

/1 5 0 0 (1)

ilicado15001$)\

TOTALES 150000 (3) 50000 (4) |

■ REGlSTRACIQw EN EL ÚBRO MAYC_____ Caj7500 1200

1500 (1y300 _______

10500 (5) 950.(6)S.B.9550 (5) -(6 )

5- BALANCE DE COMPROBACIÓN DE |U

Clientes 5000 . . 1500 (2) 2300

7300 m .,1500(8)

Cuentas

Caja

Clientes

TOTALES

\ SUfá¡ Debe i / Haber ! 10500 (5) / 950 (6)

7300 (7) 1500 (8)

50000 (3 )....50000 (4)

6- INFORMES COMTABLES

7 - UBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

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CAPÍTULO 3Contenido de los informes

contables

Los comprobantes, datos, cuentas y registros, no tienen significado

en sí mismos, sino que lo adquieren integrados a una empresa y en un

contexto particular. Por ello, surge la necesidad de darle sentido y utilidad

a la información que surge del proceso contable, comunicándola en forma

pertinente, sistematizada y clara a quienes basarán en ella sus decisiones.

Esto se^bace a través de los informes contables, no obstante, es

difícil satisfacer cada uno de los requerimientos informativos de todos, por

ello los informes contables, sobre todo los de uso externo, tienen un

contenido mínimo a incluir para atender las necesidades de los usuarios

tipo definidos éstos como los* acreedores e inversores , actuales y

potenciales.. ,

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introducción a la Contabilidad

* ' Conocer el contenido de los informes contables.® Identificar los elementos que 1a contabilidad debe considerar para brindar

información útil.

j ¡ 3 COfíTaNIDOSí

1.1. Informes contables. Concepto

1.2. Clasificación

|____| INFORMES'IMFORMES'QMf

DE'OTROS ■

2.1. Balance de comprobación de sumas y saldos de mayor general: Concepto; Periodicidad; Denominación; Objetivos perseguidos con la preparación del balance de comprobación de sumas y saldos; Contenido; Técnicas de confección

B U ' lM P O R IW ES...flU e'S i^V E lft''0E :B A Si.P«A ÍA TOBA DE DECISIONES 0 E USUARIOS IM TÉRNOS... . . :

3.1. Características generales3.2. Informe de ventas

3.3. Informe de cobranzas

3.4. Otros informes internos

K M ¡NFORMES QUE. S1RVEN .DE BASE PARA Í.A tO M A -P É OÉC¡'SIOM6S"DE USUARIOS; EXTERNOS ’

4.1. Elementos relacionados con la situación patrimonial

Clasificación y agrupamiento de activos y pasivos.4.2. Elementos relacionados con la evolución del patrimonio4.2.1. Transacciones con los propietarios o sus equivalentes: Aportes de los propietarios y retiros de los propietarios.4.2.2. Los resultados de un periodo: Formas de determinar los resultados de un periodo: Por diferencia entre patrimonios y Por confrontación de flujos

4.2.3. Variaciones puramente cualitativas

4.3. Elementos relacionados con la situación financiera.

il ! 'CONCLUSIONES F IA LE S •

5.1. El balance de comprobación y su relación con los estados contables básicos

5.2. Relación con los estados contables básicos entre sí

B Rosa Cruz de Innocente - Idalia G. de Castro

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Capítulo 3

INFORMACIÓNCOWTABLE II

Recuerda que estamos ubicados en ¡a tercer etapa dei proceso contable...

El subsistema contable presenta ia información a través de su propio idioma representado en las cuentas, sin embargo para su inclusión en informes, éstas se seleccionan, resumen, agrupan y ordenan, convirtiéndose principalmente en voces e importes, que el lector debe interpretar.Este punto se refiere en forma sintética a cuáles son los elementos que la contabilidad debe considerar para poder brindar información, a partir de su proceso contable.

3:1. Informes contables. Concepto .... .......

“Los informes contables representan la respuesta a la necesidad de información de los usuarios, es decir el medio a través del cual el sistema contable comunica o trasmite información a ios usuarios”.1

Se considera que su emisión es la respuesta, salida, producto o resultado del proceso contáble e involucra las siguientes tareas:

» Selección de los elementos que lo componen teniendo en cuenta su pertinencia (correspondencia y pertenencia) ai informe que se presenta.

» Síntesis de las partidas que están relacionadas a esos'elementos.

w> Ordenamiento que facilite la presentación y lectura de la información que se comunica.De este modo, los informes constituyen el medio (físico o lógico) de comunicar información a quienes pueden utilizarlos para elaborar nuevos informes o para la toma de sus decisiones económicas.

3.2. Clasificación

Según el destino de los informes contabies emitidos pueden clasificarse en:Informes que sirven de base para ía preparación de otros informes

\ contables.^ informes que sirven de base para la toma de decisiones de:

s usuarios internos.

^ - s usuarios extemos.

Comencemos a revisar detalladamente a ' cada uno de ellos...

W t «FORMES QUE SIRVEN OS BASE PARA LA PREPARACÍÓÑ D E Ó Ír o S INFORMES CONTABLES

En esta categoria.se ubica el balance de comprobación sumas y saldos del mayor general cuya versatilidad hace que sea i a comunicación natural primaria que emite el proceso contable, un procedimiento de control cuando se realiza el procesamiento manual de los datos, un informe interno cuando se efectúan

1 PAHLEN ACUÑA, Ricardo y oíros. Teoría Contable Aplicada. Macchi, Buenos Aires, 2000, Pág. 82.

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............ ■ I~1' l»1

introducción a la Contabilidad

controles patrimoniales y finalmente un punto de partida para la elaboración de otros informes patrimoniales integrales o parciales.

Conozcamos este importante informe que surge dei proceso contable.,,

2 . 1 . Baiánce dé, comprobadora' de sumas y saldos de mayor general . — r~ • .

Periódicamente se deben:Calcular las sumas deudoras y acreedoras de todas las cuentas del mayor.Obtener los saldos .por diferencia entre sumas.

□ Si se utilizan mayores auxiliares: se debe también obtener las sumas y el saldo de las cuentas individuales mantenidas en ellos.

Concepto

“Es la prueba mecánica de la exactitud aritmética del proceso de registración cuando se utilizan', medios manuales durante el procesamiento.”2

El balance de sumas y. saldos es una hoja de trabajo tabulada cuyo diseño contiene la identificación del ente, la fecha y el resumen de datos cualitativos y cuantitativos.

Periodicidad

Los momentos en los que será emitido, estarán determinados por la empresa; Sin embargo podemos decir que es un informe (o reporte) que se emite muy frecuentemente dado sus múltiples aplicaciones posteriores, y la facilidad que implica la utilización de programas informáticos para el procesamiento de la información contable.

En los casos donde no se cuenta con estos apiicativos, como mínimo será preparado luego de registrar las variaciones patrimoniales del período, es decir antes y después de la realización de los controles que le otorguen confiabilidad a los importes que surgen de él.

Denominacsóira

h Balance de sumas y saldos, cuando para cada cuenta utilizada se muestran las sumas deudoras y acreedoras que resumen la acumulación de débitos y créditos producidos en cada cuenta, como así también sus saldos deudores o acreedores.

* Balance de saldos, muestra únicamente los saldos deudores o acreedores de cada cuenta.

Continuaremos trabajando con ei balance dé comprobación de sumas y saldos..,

2 OSTENGO, Héctor. El sistema de información contable. Universidad Católica de Santiago del Estero, 1998, Pág. 480.

Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 3

Objetivos perseguidos con la preparación d©B balance de comprobación de somas yjsaSdos.......___

Como ya dijimos, e! balance de sumas y saldos es un elemento que reviste el doble carácter de informe y procedimiento de control.Analicemos lo que sucede en las alternativas extremas de medios de procesamiento utilizados por las empresas:

a) Cuando el procesamiento se realiza con medios manuales, realizar el control cuantitativo del cumplimiento de ia igualdad patrimonial básica es fundamental.

b) Cuando el procesamiento se realiza con medios de procesamiento electrónico, estos controles de tipo cuantitativo deben estar incluidos en el diseño dei programa contable utilizado, por lo tanto la emisión del reporte implica el cumplimiento de todos los controles pre establecidos.Entre estos puntos existen múltiples combinaciones aplicables ai procesamiento de los datos, sin embargo interesa destacar que ios objetivos del balance de comprobación que pérslguen controles cuantitativos son válidos y valiosos en cualquiera de ellos, sin embargo en algunos casos se hacen explícitos porque debemos llevarlos a cabo personalmente y en otras situaciones son implícitos porque han sido incluidos dentro de un diseño lógico.Objetivos que persiguen controles cuantitativos: Héctor Ostengo3 propone los siguientes objetivos que deben ser tenidos en cuenta con la preparación del balance de comprobación de sumas y saldos:

1 . Verificar el cumplimiento dei equilibrio entre los débitos y créditos asentados en el libro mayor.

Veamos cómo...a. Totai de sumas deudoras es igual ai total de sumas acreedoras.

b. Totai de saldos deudores es igual al total de saldos acreedores.

La falta de coincidencia indica la presencia de áigunos errores...

Omisión o trascripción errónea de algún impórte al mayorizar

Errores de cálculo en ia mayorizaciónUbicación de un saldo en la columna equivocada

2 . Compróbar si los pases del diario general al mayor general se hicieron en su totalidad.

"■ ' ■ Veamos cómo...

a. Ei total de la columna del debe-del libro diario debe ser igual al total de sumas deudoras del libio mayor y deí balance de sumas y saldos. . ...

b. El total de la columna del haber del libró diario debe ser igual al total de sumas acreedoras del libro mayor y dei balance de sumas y saldos.

3 OSTENGO, Héctor. El sistema de información contable. Universidad Católica de Santiago del Estero, 1998, Pág. 480 a 482

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introducción a la Contabilidad

La faita de coincidencia indica ia presencia de algunos errores,..

Omisión total de la mayorización de asientos en el libro diario

- 3, Controlar la correcta obtención de los saldos en cada una de ias cuentas de! mayór (Control cruzado entre el-balance de sumas y saldos y el libro mayor)

a./ Esto se verifica obteniendo el saldo de cada partida (nuevamente), / sumando algebraicamente los datos volcados a las columnas de sumas

deudoras y acreedoras defbalance de comprobación de sumas y saldos.

b. Los saldos obtenidos en el balance de saldos se comparan con los que se obtuvieron en el libro mayor.

La falta de coincidencia indica la presencia de algunos errores...

Errores de cálculo en la obtención de saldos

i Omisión o trascripción errónea de alguna suma en el balanceObjetivos que persiguen controles cualitativos v cuantitativos:

4 . Proveer un excelente papel de trabajo que se utiliza para controlar la información antes de comunicarla en otros informes contables.

Siendo el balance de saldos un listado de saldos de todas las cuentas utilizadas en la registración durante un período, es la herramienta útil para realizar un análisis de la razonabilidad y consistencia de los mismos, ello permitirá confirmarlos, detectar errores u omisiones y realizar ajustes derivados del control patrimonial, de la homogeneización de la unidad de medida o* de la aplicación de criterios de medición previstos en normas contables.

En esta etapa también pueden surgir errores u omisiones que se detectan a

partir de ios controles patrimoniales practicados sobre ios saldos.,.

Concüys’íón: La utilización del balance de comprobación de sumas y

I saldos como papel de trabajo esencial para controlar la información antes de ser comunicada a terceros, pone en evidencia su carácter de informe contable de uso interno, puesto que es usado por el ente como elemento de control que permite aumentar la confiabilidad de la información contable obtenida.

5. Servir de punto de partida para la preparación de informes - contables» mciiissve de los estados contables de fin de ejercicio.

Una vez superadas las etapas anteriores, se podrá utilizar el balance de comprobación de sumas y saldos en la preparación de otros informes, durante la última etapa del proceso contable.

Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 3

Comtenido.................. ................ ..................... ........................~.......... ........—

El balance de sumas y saldos tiene un diseño de matriz, columnas que organizan la información y filas para el encabezamiento, los datos informativos, las cuentas y los totales.

Debe contener:1 . Un encabezamiento: Las hojas de trabajo se inician con la identificación de la

empresa a la que corresponde, ubicando el nombre o denominación; domicilio y fecha de realización de la tarea.

2. Datos informativos:

a. Una coiumna para código de cuentas. Este dato no está presente cuando la empresa realiza el procesamiento con medios manuales.

b. Una columna para e l nombre o titulo de fas cuentas. Las cuentas se incorporan ordenadas según el plan de cuentas, respetando un orden lógico de presentación en función de los agrupamientos de saldos a efectuar.

3. Datos numéricos ordenados en cuatro columnas.a. Un sector de sumas con dos columnas:

® (1) Debe: Para ia suma de los movimientos deudores de cada cuenta« (2) Haber: Para la suma de los movimientos acreedores de cada

cuenta.

> Un sector para ios saidos con dos columnas:

■ (3) Debe: Para los saidos deudores de las cuentas de activo, gastos y pérdidas.

* (4) Haber: Para los saldos acreedores de las cuentas de pasivo, capital' ingresos y ganancias.

Técnicas de confección

Las tareas de preparación del balance de comprobación de sumas y saldos son diferentes según los medios de registración utilizados por el ente durante ei proceso contable.

.Técnicas pata su c@ntecién

« Sistema manual ss Semi- mecánico ;

s Mecánico: (Sin la memorización de los saldos

del mayor). ^

Sin asist ncía d Sania \ ctíúnica d caíc lo

Con&sisi miad ¡anilla — ! rtrómcz d safó loy

So 'a r ' d £ CE

» m r nim s Sist ma d roe sami ritoC m morizacíón d ! «rúnico d datos

ios saldos d Ima or -Sofware de Contabilidad -1 Bejerman, Tango, Wafbot, Hoüstor

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Introducción a la Contabilidad

Comencemos.por eJ procedimiento más , extenso...

I Técnicas para su confección cuando los medios de registración utilizados son el manual, el semi. mecánico o el mecánico que no prevé la memorización de los saldos del mayor y sin asistencia de planilla electrónica de cálculo. En esta situación se .debe: . '

í; Efectuar la suma del debe y haber de todas las cuentas del mayor general.

¡Z. Determinar su saldo.■ z. Confeccionar una planilla en una hoja de papel que prevea el contenido

indicado para el balance de comprobación de sumas y saldos.4. Transcribir el código (si corresponde) y el nombre de todas las cuentas

en forma ordenada conforme al plan de cuentas.Anotar en las columnas del debe y haber del sector pertinente ias sumas deudoras y acreedoras de cada cuenta.

6. Totalizar las dos columnas de sumas.7 . Obtenef (nuevamente) el saldo de cada cuenta sumando

algebraicamente los importes transcriptos en las columnas anteriores y. volcar el importe en las previstas para saldos. Al debe o al haber según el saldo sea deudor o acreedor, cumpliendo con el tercer objetivo del balance de comprobación de sumas y saldos.

8. Totalizar las dos columnas de saldos.3 . Verificar las siguientes concordancias, buscando el logro de los dos

primeros objetivos del balance de comprobación de sumas y saldos

a. La primera columna doble debe arrojar igualdad entre sí y con los totales debitados y acreditados en el libro diario genera!.

b. La segunda columna doble siguiente debe arrojar igualdad entre sí.

Cuando el procesamiento es manual, al sumar las columnas de las sumas y las columnas de los saldos, pueden suceder dos cosas:

a. Que mío se verifsqye esa igualdad, no ibalaficea. En. .este caso para localizar la diferencia, don Mario Biondi4 hace una serie de observaciones que permiten solucionar errores como se indican a continuación:

Problema Detección de solución

Errores cometidos al mavorizarOmisión parcial de un pase de asientos a las cuentas del mayor.Error de cálculo al obtener el saldo.

Establecer cual es la diferencia numérica entre ambas columnas. Luego , buscar esta cifra en los números del balance, entre las cantidades del mayor y - dependiendo de la cantidad de asientos existentes - entre los importes de asientos del Libro Diario.

Anotación de débitos en lugar de créditos o viceversa en las cuentas del mayor.

BIONDI, Mario y ZANDONA, María. Fundamentos de la contabffidQd. Ediciones Macchi. Buenos Aires 1996, Págs. 195 y 196 ’

Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 3

Anotación de débitos o créditos en ias cuentas del mayor por importes incorrectos

Analizar si la diferencia es divisible por 9 (si dividiendo ia diferencia por 9 da un cociente exacto), es muy posible que se trate de un baile de números, o sea una inversión de cifras Ej. 637 y se asentó 673 la diferencia entre ambas columnas es 36 cantidad que es divisible por 9, el cociente de la división es 4. Para localizar la posible inversión de números se buscará entre las cantidades que figuran en el balance que muestren diferencias de 4 entre unidades y decenas 726, 484,215,

Errores cometidos durante la preparación del balance:

La asignación a un saldo del signo equivocado (Tomarlo como deudor cuando es acreedor o viceversa)

Dividir por dos la diferencia entre las columnas buscando ese cociente entre los saldos del balance de comprobación.

Error de suma Volver a totalizar las columnas.

Si efectuados iodos estos controles el error sigue sin localizarse, será cuestión de confrontar las sumas dei diario y del mayor por si se trata de un error básico de jornalización, tendiendo a su búsqueda de lo general a io particular.

En consecuencia, lás causales por las cuales un balance de comprobación contenga diferencias numéricas, puede originarse en errores producidos en el Libro Diario y/o en el Mayor o inclusive en el mismo balance.

b. Que se verifique la igualdad.

Lograr ¡a coincidencia es todo un trabajo, pero también pueden existir errores...

El balance de sumas y saldos es un control cuantitativo, no cualitativo, de la mayorización porque la coincidencia prueba que la mayorización se hizo totalmente pero nada permite decir sobre su calidad. !

Si se verifica 1a igualdad numérica, ello implica que no existen errores numéricos en la aplicación de ia partida doble y que todas las registradones balancean, pero esa igualdad numérica no implica seguridad absoluta de la inexistencia de errores, ya que pueden haberse producido:

Errores de imputación en el libro diario: se utilizaron cuentas incorrectas en la contabllización del asiento, o éste fue registrado en forma invertida, o por importes menores o mayores a los reales.

sa Omisiones en el libro diario: existen hechos económicos que afectaron ei patrimonio dei ente y siendo objetivamente medibles no fueron incorporados al proceso contable. — \££& y \

■ Errores de imputación en el libro mayor: el asiento está bien contabilizado, - pero mayo rizado en: forma i nvertidat o utilizando distintas cuentas a las usadas en el Diario General. -

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introducción a ¡a Contabilidad

Gonciwsión: E! balance de comprobación d.e sumas y saldos es un control cuantitativo de la mayorización, por tal motivo a) no permitirá

■ detectar aquellos errores que estén aritméticamente compensados, puesto que en tanto se respete la igualdad cuantitativa de débitos y créditos, lás pruebas numéricas van a ser superadas, y b) caen fuera' de su alcance la detección de errores de imputación en el libró diario o

/mayor, o 1a omisión de registración en^l libro diario.¡ \ ' .i*»..

‘/II. Técnicas para su confección cuando los medios de registración utilizados son el

mánual, el semimecánico o el mecánico que no prevé la memorización de los saidos del mayor y con el empleo de un software de planilla electrónica.

La planilla electrónica facilita todas las tareas de cálculo aritmético, tales como:La obtención de sumas, saldos y el recálcufo de éstos a partir de la transcripción de las primeras.La obtención de totales para las columnas de sumas deudoras y acreedoras,como las de saldos.

1La automatización^ podría ser mayor si, las sumas fueran tomadas (no transcriptas) de las respectivas celdas del mayor donde fueron calculadas.

Es decir que ía computadora hace las veces de empuje del lápiz.

Lecha y rcíei! 8 .A.Balance de sumas y saldos al 31-08-xS

Código CueofesSumas Saidos

Debe Haber Debe Haber1 .1 .1 .1 . Caja 1000 300 7001 .T.1 .2 . . Banco-de Bilbao y Vizcaya 120 0 0 6000 60001.1.3.1. Clientes 12 0 0 1000 200

1.1.4.1. Mercaderías 3000 2000 10 0 0

2 .1 .1 .2 . Obligaciones a pagar 100 500 4002.1.4.1. impuestos a pagar 40 140 • 1:00

3.1.1. Capital 8ÓÓÓ 80004.1. Ventas 20 1520 15005.1. Costo de ventas 1000 1000

5.2. Alquileres 560 5605.3. Impuestos 300 3005.4. Intereses negativos 240 240

Totales 19460 119460 H0000 10000

III. Técnicas para su confección cuando el medio de registración utilizado es el procesamiento electrónico de datos

Antes de describir la realización del balance de comprobación con medios electrónicos, corresponde aclarar que los medios de registración mecánicos con memorización de saidos han sido totalmente superados, y a diferencia de los anteriores descriptos (que también ha sido sobrepasados) ha sido discontinuada su utilización por esta razón se omite la descripción del procedimiento.

Rosa Cruz de Innocente - 1dalia G. de Castro

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Capítulo 3

En un sistema de procesamiento electrónico de datos se cargan los asientos que reflejan las variaciones patrimoniales, y el aplicativo automática e instantáneamente los mayoriza y actualiza ei balance de saldos.

El ordenador cada vez que jornaliza (mayoriza) un hecho económico, hace borrón y cuenta nueva con los saldos de las cuentas involucradas, es decir al requerir ei saldo de la cuentas el ordenador provee los nuevos, olvidando ios que ellas tenían antes de tal jornalización.Con solo solicitarlo se visualiza por pantalla o en papel el informe requerido.En un medio de procesamiento electrónico de datos, si el programa está bien diseñado; todos los cálculos y pases los realiza ei ordenador automáticamente, sin posibilidades de error ya que si el operador intenta incorporar un asiento que no respete el equilibrio entre débitos y créditos, la computadora lo detecta y rechaza la operación. No obstante, persisten los ya mencionados:

Errores de imputación en ei iibro diarioOmisiones en ei iibro diario

u s m m z & m É m D s .

3.1. Características general!©®

LA 7QR3A

La periodicidad, forma, diseño, soporte e información volcada en los informes contables internos será definida en todos sus aspectos por la empresa puesto que están destinados a posibilitar el normal desarrollo de ias actividades, como así también el control patrimonial y de gestión.

En líneas generales podemos reconocer que la periodicidad de un Informe tiene relación con el movimiento de ese elemento en el patrimonio del ente. Su forma de comunicación puede ser verbal, o escrita, ésta última a su vez en soporte papel o digital y finalmente el diseño tiene que ver con ia presentación gráfica o disposición de los datos para facilitar su lectura.

Veamos algunos ejemplos de informes Memos sobre los cuales se toman

\ decisiones...

3.2. Informe de ventas

Como su nombre lo indica, en este informe se incluirán aspectos relacionados con las ventas, siendo esos, los datos pertinentes que la contabilidad deberá proporcionar para elaborar este informe.

Los informes de venta pueden personalizarse en función del nivel o sector de la organización' que lo requiera, producto o servicio que se comercialice, lugares geográficos de comercialización y/o distribución, modalidad dé la operación,

- vendedores, tamaño del cliente, grado de cumplimiento de los niveles planificados, entre otros aspectos relévantes qjue se pueden-tener en cuenta en la elaboración de este informé. • / ' * - .

Ampliamos...Los informes en general tienen una relación lineal entre la ubicación jerárquica de su destinatario v el grado, de agregación de ia información. Es así que cuando

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Introducción a la. Contabilidad

mayor sea el nivel de la organización a quien se dirige el informe, mayor será el grado de síntesis del mismo.La distinción entre grupos de productos o servicios que comparten características homogéneas entre sí (En un .supermercado: electrodomésticos, alimentos, textiles, limpieza, etc.) hace que sea dé gran utilidad el análisis de las ventas de cada grupo de productos para determinar como contribuyen a la. obtención de la utilidad final. En estos casos puede llegarse a la ‘conclusión que a la empresa le conviene dejar de comercializar un grupo determinado, en razón que deteriora la utilidad final.. 'El mismo análisis que se realizó anteriormente puede aplicarse a lugares geográficos (localidades, provincias, regiones, países, continentes), para determinar la capacidad de la operatoria en ese lugar para pontribuir a la generación de resultado final de la empresa.La modalidad de las operaciones de ventas (al contado o a crédito), es un dato importante para planificar la disposición y uso de los recursos financieros generados por estas operaciones.Clasificar la información teniendo en cuenta la persona dei vendedor esteces un dato que resulta interesante cuando se desea evaluar su efectividad y/o cuando se les abonan comisiones sobre las ventas efectivamente realizadas. En estos casos encontraremos informes de ventas que desagreguen el importe global por cada vendedor existente.La identificación del tamaño de los clientes es un dato importante para definir políticas referidas a bonificaciones por volúmenes, precios diferenciales, u otras decisiones de fidelización de clientes.Ei arado de cumplimiento de lo planificado, se obtiene de la comparación entre las ventas reales ocurridas en un período y el importe estimado para idéntico plazo.Estos aspectos que han sido enunciados brevemente, deben ser tenidos en cuenta en él diséño y/o actualización del plan de cuentas, puesto que la contabilidad estará en condiciones de brindar dicha información en la medida en que los datos hayan sido sometidos al proceso contable.

Veamos otros casos...

3.3. Informe de cobranzas

Como su nombre lo indica, en este informe se incluirán los aumentos de recursos financieros tales como el dinero en efectivo, los cheques a la vísta y los giros postales o bancarios, siendo esos los datos pertinentes que la contabilidad deberá proporcionar para elaborar este informe. En algunos casos serán incluidas también en este informe los aumentos de monedas de otros países que se reciban en las cobranzas.

Así por ejemplo un informe de cobranzas a dientes se concentrará en los aumentos del dinero en efectivo proveniente de ventas al contado o de créditos otorgados en ventas a plazo realizadas con anterioridad, dejando de lado otras causas que originen cobranzas como sería la obtención de un préstamo bancario.Sin embargo, si el informe versara sobre los orígenes de recursos financieros, debería incluir las cobranzas a clientes y por préstamos.

Rosa Cruz de Innocente - Idalia G. de Castro

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■ÍK tí ': '

Capítulo 3

I :

3.4. Otros informes interinos _ „Además de ios descriptos, podemos encontrar innumerables ejemplos de informes internos, tales como: de cuentas a cobrar, de costos, de pagos a proveedores, de documentos en cartera, de obligaciones documentadas, nómina y saldo de proveedores, partes de producción; depósitos banca ríos y plazos de acreditación, recuentos físicos periódicos de bienes, liquidaciones de impuestos, aportes y contribuciones, costos de campañas publicitarias, resúmenes de movimientos con proveedores y clientes; comparación de importes presupuestados y reales, compras; bonificaciones y devoluciones e informe de analistas internos respecto de los estados contables, entre otros tantos que se puedan presentar.

Ü M .' JNFQfáiSS:;0 y £ S{R’ USOARiOS EXTERNOS'.

VÓÉ

Estos informes contables, por su parte, son generados por el propio ente y están destinados a usuarios de múltiples necesidades, por ello su elaboración y periodicidad está regulada en normas contables referidas a medición del patrimonio, contenido y exposición de la información. Se considera que estos informes deben referirse como mínimo5 a los siguientes aspectos de la empresa (ente emisor de los mismos):* La situación patrimonial del ente a una fecha determinada.

La evolución de su patrimonio durante el período informado, incluyendo un resumen de las causas del resultado asignable a ese período.La evolución de la situación financiera de un ente durante el período informado, expuesta de modo que permita conocer los efectos de las actividades operativas de inversión y financiación que hubieren tenido lugar en ese período.

Además se deberían incluir en esos informes explicaciones e interpretaciones que ayuden a la mejor comprensión de la información que estos incluyen.

Los informes contables de uso externo más comunes son los estados contables,..

Los estados contables resultan de utilidad para usuarios externos al ente que deban tomar decisiones de inversión o financiación, pero sirven también para que los usuarias internos y en especial para que los administradores tomen decisiones sobre la base de información en ellos contenida.Como ya se mencionó, en su presentación debe observarse el cumplimiento de normas contables legales y profesionales.

Como se compone un juego de estadoscontables?

Estos informes se integran con: ~ /~ Estados Básicos, su _ información es sintética y completa (referida a' la

empresa en su totalidad). Estado de situación patrimonial. ‘ / . .

© Estado de evolución del patrimonio neto.© Estado de resultados.© . Estado dé flujo de efectivo.

5 Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE). ResoluciónTécnica N°16. 8/12/2000, Segunda Parte, punto 4. 2.

n i . r

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Introducción a la Contabilidad

Información Complementaria, aporta información analítica, detallada y parcial (referida a aspectos particulares del ente).

o Notas complementarias.® Cuadros anexos.© Carátula.o . Estados consolidados. ' *

En la información complementaria literal tnotas) se brinda información que fue extraída de registraciones contables u otras fuentes. Entre ellas, encontramos notas referidas a: restricciones legales y contractuales a la disponibilidad de las ganancias, información sobre restricciones a la disponibilidad de ciertos bienes (como hipotecas, embargos, etc.) detalle de pasivos en moneda extranjera, exteriorización de los criterios utilizados, hechos posteriores al cierre del éjercicio que pueden afectar las decisiones societarias, etc.

* Información adicional a ios estados contables, requerida por ciertas normas legales.

4.1. Elementos relacionados con la situado ti patrimonialIi

La situación patrimonial de un ente se analiza a través de su solvencia y liquidez.La solvencia establece una relación global entre las obligaciones asumidas por el ente y los recursos que posee para cancelarlas.La liquidez establece una relación parcial entre las obligaciones a vencer en los próximos doce meses y los recursos financieros que se disponen o se dispondrán para cancelarlas.

Que hay que tener en cuenta para informar ia situación patrimonial de un ente?

La situación patrimonial del ente emisor de los estados contables se concentra en los recursos y su financiación, por lo tanto los elementos que la contabilidad debe considerar para poder brindar información sobre ella son:

* Activo

* Pasivoa Patrimonio neto

Aplicación: Los conceptos y principales características del activo, pasivo y el patrimonio neto podés volverlos a leer del capítulo 1 , donde se desarrollaron a partir de la ecuación patrimonial básica.

Los activos, pasivos y el patrimonio neto se informan por sus totales, sin embargo como ya se dijo en el capítulo 2 , estas cuentas globales difícilmente puedan brindar la información que el ente necesita para tomar decisiones, ni le facilitarán el ejercicio del control. Por ello el activo y el pasivo se desagregan en cuentas que agrupan conceptos homogéneos de mayor detalle, y que en los informes se presentan utilizando los criterios que se enuncian a continuación.

Clasificación de los activos1 .Según su plazo d© conversión en efectivo, tomando como base para la- separación el plazo de un año:

a) Activos corrientes: Las partidas serán corrientes si se transforman en efectivo y equivalentes de efectivo en un plazo de hasta doce meses

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Capítulo 3

contados desde la fecha de cierre, si ya lo son a esa fecha, si están especialmente destinados a cancelar pasivos corrientes o si evitarán erogaciones en ese plazo.

b) Activos no corrientes: Las partidas serán NO corrientes si se transforman en efectivo y equivalentes de efectivo en un plazo mayor de doce meses contados desde la fecha de cierre.

2. Segúct su naturaleza: - Agrupamientos habituales - :a) Caja y bancos: dinero disponibleb) Inversiones: Colocaciones de fondos ociosos que efectúa la empresa con

el ánimo de obtener una renta.c) Créditos: Derechos a cobrar que posee el ente en un momento

determinado.

d) Bienes de cambio: bienes destinados a ía venta, en el mismo estado o con algún proceso de conversión previo.

e) Bienes de uso: bienes utilizados para el desarrollo de la actividad habitual dei ente.

f) Participaciones permanentes en otros entes: colocaciones en acciones de otras empresas sobre las que se quiere ejercer control o influencia.

g) Activos intangibles y llave de negocio: elementos inmateriales con valor económico y capacidad de generación de ingresos futuros.

Clasificación de Sos pasivos1.Según ei plazo de canceEacióm acordado:

a) Pasivos corrientes: Las deudas serán corrientes si para su cancelación utilizarán efectivo y equivalentes de efectivo en un plazo de hasta doce meses contados desde la fecha de cierre.

b) Pasivos no corrientes: Las obligaciones serán NO corrientes si para su cancelación utilizarán efectivo y equivalentes de efectivo en un plazo superior a doce meses contados desde la fecha de cierre.

z. Según su Biatyjrateza y grado de certeza: - Agrupamienkos habituales -.a )\p e u tfa s cie rtas: cuando su cancelación debe hacerse a una fecha

determinada, determinable o a requerimiento del acreedor. Se agrupan conforme la persona del acreedor en:

a Comerciales; Financieras (prestamos); Remuneraciones y cargas sociales; Cargas fiscales; Anticipos de dientes; Dividendos a pagar; Otras deudas.

b) Deudas contingentes o previsiones: donde su cancelación está supeditada a la'concreción de. uno o más hechos futuros que pueden o no suceder. Las previsiones son de monto estimativo ya.que 4,a priori” no puede

. determinarse si las contingencias ocurrirán, y cuál será su magnitud. Por ejemplo: ja obligación que tendría una- empresa que otorga una garantía contra' defectos de .producción por lós electrodomésticos que fábrica. En_ este caso no se sabe cual será el electrodoméstico que resultare fallado, en que momento se presentará el reclamo y si la empresa estará obligada a responder teniendo en cuenta los plazos legales.

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4,2. E¡¡ementes relacionados con Sa evolución del patrimonio_________

La evolución patrimonial del ente emisor de los estados contables se analiza considerando las modificaciones que ha sufrido el patrimonio neto a través de sus dos componentes: Capital y Resultados acumulados. El primero de ellos puede verse afectado por nuevos aportes'de los, propietarios, y/d retiro de'los aportes realizadós con anterioridad. En tanto que los resultados acumulados se ven Incididos por el resultado final generado en el presente período y/o los retiros de utilidades generadas en ejercicios anteriores.

Que hay que tener en cuenta para informar ia evolución patrimonial de un ente?

En este caso, se pone énfasis en la fuente de financiación propia y los elementos que la contabilidad debe considerar para poder brindar información sobre la evolución patrimonial de una empresa son:

1. Transacciones con los propietarios.

2. Los resultados de un período.

3. Variaciones puramente cualitativas.Las transacciones con los propietarios como los resultados del período representan modificaciones (aumentos o disminuciones) del importe total del patrimonio neto, en tanto que las variaciones puramente cualitativas no afectan dicho importe total.

4.2.1» Transacciones con ios propietarios

Los aportes y los retiros que efectúan los “propietarias” de! ente se traducen en

variaciones modificativas de su patrimonio neto.

1 . Aportes de los propietarios: Es una variación en los activos o pasivos de la empresa como consecuencia de la conformación o aumento dei “capital". _Modifican el patrimonio neto incrementándolo, esto sé da en tanto existe como contrapartida un aumento dei activo ó una disminución del pasivo.

Hay un aumento del activo cuando los propietarios transfieren parte de su dinero, bienes o recursos personales al patrimonio de ia empresa y la disminución de pasivo se da cuando los propietarios se hacen cargo de algunas deudas del ente o le condonan deudas provenientes de una operación previa.

2 . Retiros de Sos propietarios: Es una variación en tos activos o pasivos de la empresa como consecuencia de la reducción del “capital” o de los “Resultados acumulados”.Modifican el patrimonio neto disminuyéndolo, esto se da en tanto existe como contrapartida una disminución del activo ó un aumento del pasivo.Hay una disminución del activo cuando la empresa transfiere parte de su dinero o bienes al patrimonio personal del propietario y un aumento del pasivo se da cuando ia empresa asume una obligación con el propietario.

Rosa Cruz de Innocente - ¡dalia C. de Castro

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Capítulo 3

4.2.2. Los resultados d® uní periodo6_______________

Ei resultado del período se traduce en una variación modificativa de! patrimonio neto.

El resultado del período es la modificación del patrimonio neto derivada del desarrollo de la actividad económica de la empresa, por lo tanto estos informes contables muestran su capacidad de generación de resultados positivos sintetizando el desempeño de la empresa en ese período.Resulta de ia suma algebraica de:

Los ingresos, gastos, ganancias y pérdidas;Los impuestos que gravan las ganancias finales"

En cuanto al impuesto a ias ganancias afecta el resultado neto final de la empresa, por ahora asumiremos que representa un gasto más que la empresa debe soportar por haber obtenido un resultado positivo a lo largo de un período anual que se denomina ejercicio económico. Sin embargo mas adelante verás que hay otras opiniones al respecto.

Según Fowier Newton...

Existe ganancia cuando ai cabo de un período se produjo un incremento patrimonial no atribuible a nuevos aportes de sus propietarios (aporte de capital). Por el contrario habrá pérdida si se produce una disminución del Patrimonio Neto no atribuible al retiro de los propietarios.

Formas de determinar Bo® resultados de un periodo

Por diferencia entro patrim oniosComo ya hemos dicho, los componentes dei patrimonio neto son Capital y Resultados acumulados, si la única variación en estos componentes corresponde ai resultado del período, éste puede obtenerse a partir de ia comparación del PN de inicio o cierre. Pero si existen otras variaciones, entonces para lá aplicación de éste método será necesario depurar el PN de cierre de los retiros y/o aportes de sus propietarios que hubieran ocurrido durante el período considerado para tratar de determinar ía variación atribuible exclusivamente ai resultado del ejercicio.

PNc - PNi “ EPNn (Evolución patrimonial neta del período “n”)( Ce + REAc + REn) — (Ci + REAi) = EPNIncorporo equivalencias

(Ci+An '+REAI - Rn + REn) - (Ci + REAi) = EPN Quito paréntesis:

Ci+An +'REAi - Rn + REn - Ci - REAi = EPN SimplificoGt+An. + - Rn •+ REn - R€Ai = EP'Ñ

An - Rn + REn = EPNn

. IFederación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE). Resolución

Técnica N°16. 8/12/2000, Segunda Parte, punto 4. 2.

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introducción ala Contabilidad

Si me interesa conocer la evolución de alguno de sus componentes despejo matemáticamente el dato que me interesa: En este caso REnPor lo tanto la ecuación quedaría de la siguiente manera:

REn = EPNn -A n + Rn

Reemplazo, términos: EPNn. = PNc - Pni y arribamos a la fórmula tradicional que permite-ia determinación .del resultado del. periodo por este método.

REn « FNc ~ FNí - An * RnREn: Resultado del ejercicio 'Correspondiente a! período “n” (mes-año)

PNc: Patrimonio Neto al final del período “n11

PNi: Patrimonio Neto al inició del período V .. ^An: Aportes de los propietarios ocurridos durante el período “n". Deben restarse porque integran el patrimonio neto final del período “n” (han sido, sumados) y sin embargo no representan resultados de ese período.Rn: Retiro de los propietarios ocurrido durante el período “nVQeben sumarse porque ya no están considerados en el patrimonio neto finál del período “n” (han sido restados).Estas adecuaciones realizadas con los aportes (que se restan) y retiros (que se suman) ocurridos durante el período “n” permite obtener el patrimonio neto final del período “n” que deberá ser comparado con el patrimonio de inicio para saber la variación atribuible al período “n”.EPNn = Evolución patrimonial neta del período “n".

Cl = Capital al inicio del período “n”.Ce = Capital al cierre del período “nw.REAi = Resultados de ejercicios anteriores al inicio del período “n”.

REAc = Resultados de ejercicios anteriores al cierre del período “n“.Este método de cálculo permite obtener solo el importe del resultado del periodo, pero no brinda detalle sobre las causas que lo generaron.

Por confrontación de flu jo s

Si las causas primarias del resultado dei período son los ingresos, ganancias, gastos y pérdidas, el resultado del período estará dado por la suma algebraica de sus componentes.

REn « Ingresos - Gastos * Ganancias - Pérdida®Esta suma algebraica dará como resultado una:Ganancia del período cuando la vertiente positiva de ingresos y ganancias sea mayor que la vertiente negativa de gastos y pérdidas.Pérdida de! período cuando la vertiente positiva sea menor que la vertiente negativa.

■ Conclusión: En este caso la ganancia o pérdida hace referencia a. hechos y operaciones de todo un período no a un hecho particular del contexto, como se explico en el capítulo 1 .

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Capítulo 3

Esta forma de calcular permite obtener ei importe del resultado del periodo y brinda también un detalle sobre las causas que jo generaron, entendiendo por tales los ingresos, gastos, ganancias y pérdidas que se computan. Por brindar mayor cantidad de información es el que se utiliza en los informes contables.Veamos un ejemplo de aplicación de los métodos para determinar ei resultado del período: Supongamos que la empresa “Socorro” te aporta los siguientes datos de su evolución patrimonial:

Patrimonio neto al inicio del ejercicioCapital $ 10000Resultados acumulados $ 3000

Aportes de los propietarios realizados durante el periodoRetiro de ios resultados acumulados por parte de los propietarios realizados durante el periodo Patrimonio neto al cierre del ejercicio

ingresos $18000Gastos $ 1 1 0 0 0

Ganancias $1500

Pérdidas $ 2500

$ 13000

$5000

$2000

$ 22000

Determinación del resultado dei período por diferencia patrimonial:Rn = PNc~PNi~An*Rn

REn = 22000 - 13000 - 5000 + 2000 REm = $

REn - Ingreso© - Gasto© + Ganancias - Pérdidas REn =* 18000 — 1 1 000 + 1500 — 2500 REm ■ & 6000

Comclusión: Podemos utilizar una u otra forma para calcular el resultado del período, sin embargo, el importe será el mismo en ambos métodos porque, con ambas formas de cálculo, j buscamos el mismo dato. En caso que utilicemos ¡a confrontación de ios flujos obtendremos mayor información respecto a su composición pero la cuantía será invariable en ambas formas de determinación.

4.2.3. Variacioira'es gufemente cualitativa©

Dijimos que la evolución patrimoniál del ente emisor de los estados contables se analiza a través de las modificaciones que ha sufrido su patrimonio neto. En este caso las modificaciones implican .una permuta entre sus componentes, por ejemplo: parte de los resultados no asignados se transforman en capital o en resultados de disponibilidad restringida. Sin embargo, los resultados no asignados, ei capital y los resultados de disponibilidad Astringida forman parte del'patrimonio neto, por lo tanto ante movimientos internos del patrimonio neto, su importe total se mantiene dando lugar a variaciones cualitativas.En este caso, como la evolución patrimonial, se concentra en las modificaciones que ha sufrido su patrimonio neto, solo se incluyen en el informe las variaciones permutativas que surgen de una disminución y aumento del patrimonio neto por

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idéntico importe y ai mismo tiempo, quedando excluidas las restantes variaciones patrimoniales permutativas explicadas en el capítulo 1 tales como las que se dan ante un aumento y disminución del activo.

CorscByssóEt: Estas variaciones, no provocan cambios en ei total dei patrimonio neto del ente. pero , sí en su composición. Su efecto es cualitativo, se tratan de •'"permutas internas, del patrimonio neto. 'Contrariamente ocurre con las transacciones con los propietarios y ios

/ resultados del período que modifican el importé total del patrimonio neto / y su contrapartida se encuentra en variaciones dei activo o del pasivo.

4.3. Elementos .relacionados conja^sitaacíón y evolución financiera

La situación y evolución financiera de un ente se analiza a través de sus cobranzas y pagos en efectivo, puesto que representa ia capacidad dei ente para afrontar en término sus obligaciones.Las cobranzas dé efectivo: Se consideran orígenes que dan lugar a un incremento de recursos financiemos (efectivo) por cualquier concepto.Los motivos más comunes de las cobranzas son:

Ventas al contado de bienes o servicios.Deudores que cancelan total o parcialmente su saldo en créditos otorgados con anterioridad.

«r Préstamos recibidos; anticipos de clientes; comisiones; alquileres; intereses.

w Aportes en efectivo realizado por los propietarios de la empresa.Los pagos de efectivo: Se consideran aplicaciones que dan lugar a una disminución de recursos financieros (efectivo) por cualquier concepto.Los motivos más comunes de los pagos son:

Compras al contado de bienes o servicios.Deudas contraídas con anterioridad que se cancelan total o parcialmente.

Préstamos otorgados; anticipos a proveedores; comisiones; alquileres; intereses.

ar inversiones realizadas por la empresa.

Que debo tener en cuenta para informarla situación y evolución financierai dei ente?

La situación financiera del ente emisor de los estados contables se concentra en los recursos financieros, por lo tanto los elementos que la contabilidad debe considerar para poder brindar información sobre ella son:

* Variación neta de los recursos financieros.

* Orígenes de los recursos financieros.

* Aplicaciones de los recursos financieros.

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Capítulo 3

I C M C iysiO KE ^F iW A iES ' ' " V '• \ " '

5.1. El batane© de comprobación y bu relación- con Sos estados contables básicos

Uno de ios objetivos del balance de comprobación es servir de punto de partida para la preparación de informes contables, inclusive de los estados contables de fin de ejercicio, veamos cómo se cumple este propósito.. Aplicación: Para observar la relación entre el balance de comprobación

|j£i y los estados contables utilizaremos los siguientes elementos: Balances ® , de sumas y saidos al inicio de la actividad (Q1 /0 1 /x1 ) y al finalizar el

primer período (31/12/x1) de Cerrándoos.

^ Balance de sumas y saldos ai inicio

i ; , / Cerrándoos: Balance de sumas y satóos al OÍ/01/x 1

Sumas 1 SaldosDsbe Haber I Dsbe Haber

Caja ¡ 15000) | 15000(10) [Capital ¡ 15000f 15000(5)

TOTALES I 1S000 I 15000 [ 15000 | 15000

T Operaciones realizadas durante ei ejercicio

Compro bienes de cambio al contado por$ 15.000.Los vendió ai contado a $ 25.000 y ese dinero fue depositado en la cuenta del Banco Nación.Compró bienes de uso por $ 30.000 con un crédito otorgado por ei Banco Nación. Como la operación se realizó los últimos días de diciembre, aún no se han considerado intereses por el préstamo bancario.

Balance de suidas y saldos al cierre

| Cerrando'®: BaÉanos úe sarnas y salaos a3 Z W 2 M '

1oo ........Sumas......_ JDebe Haber

............ Saldos..:..!.Debe■ Haber

Caja j 40000í 40000| ----------- j

Banco Nación c/c j 250001 I 25000 (1) )

Mercaderías | 15000| 15000| -----------1 ------------

Inmuebles ' f . 30000h T 30000(2) i

Préstamos hipotecarios ! . soodof 30000(3)

Capital . ' vjL 15000¡ 15000(6)

Resultados no asignados' (a) \| ' i

■ ... — ...

i-Ventas J 25000 j . 25000(8)i Costo de Ventas { 150001 | 15000(9) i

t o t a l e s } 125000 [ 125000 ) 70000 | 70000

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Introducción a la Contabilidad

(a) Resultados no asignados, es ia cuenta de patrimonio neto que acumula en cada año el resultado obtenido por ia empresa en forma Sintética, su suma y su saldo se ubicarán en el haber por un importe de $ 10.000 derivado dé ia suma algebraica de los. ingresos por ventas y el costo de los bienes vendidos. De ese modo ias cuentas de resultado inician sus anotaciones desde cero cada año.

. ^ ^ Observa con detenimiento ias •/ relaciones indicadas entre e! baiance de

saldos y ios informes contables de usoexterno, se indicáis con ios números

í pequeños encerrados entre paréntesis...

Cerrando'®Estado de situación patrimonial al 31/12/x1

ACTIVOActivo corriente Caja y Banbos 25000(1)

PAS5VO Pasivo corriente Deudas financieras 30000(3)

j Activo no corriente | Bienes de uso 30000(2)

Pasivo no corriente Totai Pasivo 30000

l Total dei A ctivo 550W

PATRIMONIO METO $/ estado respectivo Total Pasivo + PN

25000(4)550001

Informes sobre ¡a evolyesóm Kjatrimonial

Cerrando's ’Estado de evolución deS patrimonio neto al

Conceptos Capital Resultadosacumulados Tota! PN

Saldos al I inicio 15000(5) 0 15000

Resultado del ejercicio 10000 (7) 10000

1 Saldos al 1 cierre 15000(6) 10000 25000(4)

Cerrando'©Estado de resultados

“ ai 31/12/x1 ■ iVenías 25000 (8)|

I Costo de ventas .(15000) (9)¡ Resultado bruto 10000|Resultado del

¡ ejercicio 10000 (7)!

Informes sobre 8a situación v evolución financiera

I Cerrando'sl Estado de flujo de efectivo ai 31/12/x1 ¡j Efectivo al cierre 25000 (1)Efectivo a! inicio ¡ (15000) (10)

l Aumento del efectivo ¡ 10000! |i Causas de la variación de! efectivo ¡I Cobro de ventas 25000 ¡l Pago á proveedores (15000)j Aumento del efectivo j 10000

Roía Cruz de Innocente - Idaíia G. de Castro

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Capítulo 3

5.2. Relacsón con Sos estados contables básicos entre sí

Ahora concentra tu atención a ia relación entre ios distintos informes contables de uso externo. Se los transcribe a continuación con sus conexiones indispensables

Observa con detenimiento las relaciones indicadas entre ios informes

contables de uso externo, se indican con números pequeños encerrados entre

paréntesis...

Informes sobre Ha situación patrimonial

1 Estado de situación patrimonial ai 31/12/x1 |— ACTIVO PASIVO

V Activo corriente Pasivo corrienteCaja y Bancos 25000 (1) Deudas financieras 30000

,_ Activo no corriente Pasivo no corriente- Bienes de uso 30000 Totai Pasivo 30000

;jPATRIMONIO NETO

^ i S/ estado respectivo 25000 (2)j—. f I Totai del A ctivo 55000 Totaí Pasivo + PH . 55000I

Informes sobre 8a -évoBucion patrimonial

Cerrando'®Estado de evolución del patrimonio neto al

Conceptos Capital Resultadosacumulados Total PN

Saldos al inicio 15000 0 15000

Resultado dei ejercicio 10000 (3) 10000

Saldos al cierre 15000 10000 25000(2)

Cerrando'®Estado de resultados

i - al 31/12/x1 -! Ventas 25000I Costo de ventas (15000)I Resultado bruto 10000

Resultado del ejercicio 10000 (3) |

informes sobre ¡a situación v evoBuciión financiera

I Cerrando's¡ Estado de flujo de efectivo al 31/12/x1Efectivo al cierre 25000 (1)

| Efectivo al inicio (15000)Aumento del efectivo 10000

Causas' de la^ariacíón dej Afectivo \Cobro de ventas 25000 ¡Pago a proveedores (15000)

| Aumento del efectivo 10000