1 2 - F M I o k t o b e r 2 0 0 8 m a i n c o n t r a c t i n g F M I o k t o b e r 2 0 0 8 - 1 3

John Dommerholt en Natalie Hofman

Mirjam Barendregt is manager Sales bij Trigion Beveiliging en heeft naast de samenwerking met het eigen Facilicom ook ervaring met andere partijen op het gebied van maincontrac-

ting. Guido Meijer is salesmanager bij Sparq. Sparq heeft een bewuste keuze gemaakt om als gespecialiseerde single supplier op het gebied van front office diensten op te treden en heeft daardoor veel ervarings-voorbeelden met verschillende maincontractors. Johan Troeijen is commercieel manager bij Hutten Business Catering. Hutten Catering is een snelgroeiende organisatie die zich richt op business catering, exclusieve catering, evenementorganisatie en foodserviceactiviteiten. Hutten Business Catering heeft ervaring met het samenwerken met maincontractors. Patrick Wiggerman is als directeur National Sales bij Hago schoonmaak verantwoordelijk voor de landelijke verkoop en de samenwerking met maincontractingpartijen. Hago is onderdeel van Vebego, Vebego heeft een eigen maincontractor in huis, Prisma.

Is maincontracting een positieve ontwikkeling voor een single supplier?Meijer (Sparq) ervaart maincontracting zowel als een positieve als een negatieve ontwikkeling. Sparq is verantwoordelijk voor het klantcon-tact bij organisaties. Dit is vaak onderdeel van de core business van een organisatie en wordt minder snel uitbesteed aan een maincon-tractor. Toen maincontracting opkwam was het vooral een bedreiging voor Sparq, zij verloor daardoor klanten die voorop liepen met uit-besteden en dus ook als eerste aan maincontracting dachten. Inmiddels heeft Sparq de samenwerking met maincontractors opgezocht. Daardoor heeft zij de kans gekregen om aan te haken bij grote en

nieuwe projecten, die anders aan haar neus voorbij waren gegaan. Hago heeft eveneens primair de keuze gemaakt om als single sup-plier op te treden. Wiggerman (Hago) ziet maincontracting als een kans omdat Hago geen bedreiging is voor de verschillende maincontractors. Daarbij is schoonmaak, in tegenstelling tot het klantcontact, bijna altijd onderdeel van het maincontract. Wel ziet Wiggerman (Hago) dat bij Europese aanbe-stedingen steeds vaker een lage prijs een gunningcriterium is. Dit is een gegeven, waar maincontractors ook mee te maken hebben. Aanbieders hebben het gevoel dat de marge op schoonmaak heel hoog is, maar dat is niet het geval. Het zijn marginale marges en het is dan ook vaak niet mogelijk om een substan-tieel besparingspotentieel te realiseren in een samenwerking op het gebied van maincon-tracting. Hago heeft wel last van maincontrac-tors die over een eigen schoonmaakbedrijf beschikken, daardoor verliest men nogal eens een contract. Barendregt (Trigion) is positief over de ontwikkeling, maar geeft wel aan dat het veel moeilijker is om aan de juiste infor-matie te komen. Zij komt vaak trajecten tegen waarbij met minimale informatie een aanbie-ding moet worden gedaan. Indien het een single supplier traject betreft, is de opdracht-gever veel royaler met het leveren van infor-matie. Daarbij is het tijdsbestek dat de onderaannemer heeft om een aanbieding te doen vaak heel erg kort. De maincontractor heeft veel tijd nodig om de aanbesteding zelf

te interpreteren en keuzes te maken, voordat de single supplier wordt ingeschakeld. Hofman (Sodexo) geeft aan dat ook een opdrachtgever veelal geen rekening houdt met een samenwerking met verschillende partijen. Vaak zijn deadlines heel strak gesteld en wordt bij een schouwing bijvoorbeeld het aantal deelnemers beperkt. De mogelijkheid voor een single supplier om dan aan te haken is zeer klein. Barendregt (Trigion) heeft meege-maakt dat de vragenronde al voorbij is, voordat Trigion wordt ingeschakeld. Zij geeft ook aan slechts zelden te worden gevraagd om in het voortraject al mee te denken over een totaaloplossing. Dit ervaart men niet allemaal zo, maar men is wel van mening dat het veel beter kan. Door een single supplier in een vroeg stadium te betrekken kan eerder gestart worden met het totale denkproces. Volgens Troeijen (Hutten) komt de rol van de maincontractor dan ook beter tot zijn recht en kunnen er veel betere aanbiedingen worden gemaakt. Zo kun je gezamenlijk investeren in de visie, maar ook in het proces om de visie tot uitvoer te brengen. Dommerholt (Hospitality Consultants) geeft aan dat hij ook wel adviseert om het selecteren van de main-contractor los te koppelen van de uiteinde-lijke selectie van single suppliers. De main-contractor moet zich vooral richten op de coördinatietaak, de keuze voor de single sup-pliers is een gezamenlijk belang van opdracht-gever en maincontracter. Bij trajecten waar de keuze voor de inzet van een single sup-

plier volledig bij de maincontractor wordt gelegd, levert dit vaak niet de juiste mix van aanbod op. Het kan dan zo uitpakken dat de in het voorstel van maincontracting A de oplossing voor de front-office het meest aanspreekt, terwijl juist maincontractor B de beveiliging goed heeft uitgepakt. Door een keuze voor één integrale partij ligt hierin een risico van suboptimalisatie. Dit beeld wordt door de aanwezigen bevestigd. Daarbij wordt nog aangegeven dat dit ook een nadeel is als de maincontractor alle diensten zelf in huis heeft, een keuze is dan immers vaak niet mogelijk.Troeijen (Hutten) geeft aan niet enthousiast te zijn over de ontwikkelingen op het gebied van maincontracting. Hutten catering wil graag toegevoegde waarde leveren en bijdragen aan de core business. Zij wil kunnen sparren met haar opdrachtgever en dat is vaak lastiger in een drieluik situatie. Je kunt een commerciële aanbieding doen, maar de keuze voor de uit-voering wordt bepaald door de maincontractor. Daardoor stap je soms niet volledig of op het verkeerde niveau in.Vervolgens is het soms lastiger om met de beslisser aan opdrachtge-verszijde te communiceren. Barendregt (Trigion) beaamt dit niet. In veel gevallen zit je gezamenlijk met de opdrachtgever aan tafel of heb je zelf contact. Dit is afhankelijk van het onderwerp. Meijer (Sparq) en Wiggerman (Hago) zeggen dat dit verschilt per maincon-tractor. De ene maincontractor ziet je als een partner en betrekt je erbij, de andere behandelt

De facilitaire markt verandert en de markt van

maincontracting groeit. Waar in het verleden

contracten met single service suppliers recht­

streeks door de opdrachtgever worden aangegaan,

neemt de maincontractor deze rol steeds vaker

over. Een rondetafeldiscussie met vertegen­

woordigers van een aantal dienstverleners, die als

single supplier hun diensten verlenen binnen

een maincontractingcontract, maar ook

rechtstreeks contracten afsluiten.

Maincontracting gezien door de bril van de single supplier

Guido Meijer, salesmanager Sparq John Dommerholt, directeur bij Hospitality Consultants

F M I o k t o b e r 2 0 0 8 - 1 5

je als een leverancier. Wat zijn de overwegingen om met een bepaalde maincontractor wel of niet samen te werken?Wiggerman (Hago) ziet het verschil in focus en cultuur van de maincontractor. Een maincon-tractor moet willen samenwerken en je als single supplier ruimte geven voor eigen inbreng. Volgens Meijer (Sparq) is dit afhankelijk van het primaire basisprincipe van een maincon-tractor. Waarom werkt een maincontractor samen? Omdat ze een service zelf niet in huis heeft of omdat zij kiest voor specialisme op een bepaald vakgebied. Als het om prijs gaat en een lage aanbieding moet worden gedaan, dan is dat volgens Wiggerman (Hago) een andere benadering. Een maincontractor is hier in de regel wel eerlijk over. Een lage aanbieding kan zorgen voor een andere keuze voor een single supplier. Barendregt (Trigion) ziet een veran-dering in samenwerken met de maincontractor. Deze kiest steeds vaker om mee te gaan in ken-nis en flexibiliteit. Wiggerman (Hago) laat zich niet dwingen tot een lage en onrealistische prijs, ook niet door een maincontractor. Dan wordt soms de keuze gemaakt om niet in te stappen in een traject. De voorwaarden moeten goed zijn, anders is de kans van slagen te klein. In sommige gevallen kennen de maincontrac-tor en de single supplier elkaar niet. Bijvoorbeeld bij overname van een zittende single supplier bij een opdrachtgever. De samenwerking met een maincontractor moet al goed zijn voor het

daadwerkelijke moment van samenwerken. Kennismaken tijdens een traject of nog erger, na het gunnen van het traject, is funest. Er moet een klik zijn tussen partijen, vertrouwen moet de overhand hebben. Alle partijen hebben ervaring met ellenlange contractonderhande-lingen als een contract gescoord is. Dit vertraagt het proces enorm. Dommerholt (Hospitality Consultants) vraagt of de single suppliers wel eens besluiten om niet in te schrijven met een maincontractor. Volgens Meijer (Sparq) en Wiggerman (Hago) gebeurt dit regelmatig als meerdere partijen één single supplier benaderen. Troeijen (Hutten) heeft tot nu toe geen nee gezegd, maar als een uitvraag onvoldoende aansluit bij de strategie van Hutten wordt niet ingeschreven. In sommige gevallen is Hutten wel voorzichtig met het verstrekken van gegevens. Volgens Hofman (Sodexo) is het omgekeerde ook het geval. Dan zijn alle reguliere single suppliers voor een vakdiscipline al bezet door een andere maincontractor. In deze gevallen wordt vaak exclusiviteit afgesproken. Een maincon-tractor is dan in een lastiger positie om een goede aanbieding te doen.

Brengt maincontracting ook risico’s met zich mee?Volgens Troeijen (Hutten) is de single sup-plier afhankelijk van het eindproduct (de aanbieding) van de maincontractor. Troeijen

(Hutten) heeft er te weinig invloed op hoe zijn aanbieding wordt meegenomen in het voorstel van de maincontractor. Wiggerman (ago) merkt heel duidelijk dat de aanbestedingstrajecten veranderen. Steeds vaker moet met minder informatie een aanbieding worden gedaan. Het risico wordt groter, doordat de uitgangspunten zeer minimaal zijn. Uitbestedingsdocumenten zijn ook niet altijd van goede kwaliteit. De informatie is incompleet en de wensen zijn onvoldoende duidelijk. Barendregt (Trigion) geeft aan dat je dan weer druk bent het invul-len van alle uitzonderingen. Troeijen (Hutten) merkt dat een maincontractor soms met de rug tegen de muur staat, hij moet in staat zijn om zich te verzetten tegen een incompleet verhaal. De maincontractor doet vaak wel moeite om tot het laatste moment de juiste informatie naar boven te halen en te benadruk-ken dat dit de uiteindelijke samenwerking niet bevordert. Dan geniet de samenwerking met een maincontractor weer de voorkeur, aldus Barendregt (Trigion). Die is in staat om het gezamenlijk belang te benadrukken. Ook volgens Wiggerman (Hago) is het een risico als een maincontractor een slecht voorstel inlevert. Als één single supplier een slechte aanbieding doet, dan kan het voorkomen dat de andere single suppliers daar schade van hebben. Gaat het mis met de maincontractor, dan loopt de rol van single supplier ook gevaar, aldus Troeijen (Hutten).

Patrick Wiggerman, directeur National Sales Hago schoonmaak Natalie Hofman, operationeel manager bij Sodexo Altys

F M I o k t o b e r 2 0 0 8 - 1 7

wordt. Aan de zijde van de opdrachtgever leert men van het verleden en van anderen en aan de kant van de maincontractors blijven de professionele partijen over. Troeijen (Hutten) geeft aan dat maincon-tracting een onomkeerbare ontwikkeling is, maar rechtstreekse contracten zullen gewoon blijven bestaan. Juist omdat de werkomge-ving steeds belangrijker wordt en afhankelijk is van een plek om te ontmoeten, blijft een optimaal aangesloten invulling van dienst-verlening erg belangrijk. Wiggerman (Hago) ervaart dat de intermediair steeds meer in opkomst is. De opdrachtgever heeft bij uitbesteding het gevoel geen controle meer te hebben en schakelt een intermediair in. De maincontractor wordt gecontroleerd en dit zorgt voor doorzetting naar de single suppliers die weer worden gecontroleerd door de maincontractor. Dommerholt (Hospitality Consultants) merkt dat door de opdrachtgevende partij vaak op voorhand al een enorme besparing wordt afgedwongen. Naar zijn gevoel gaat de main-contractor hier te makkelijk in mee. Hij beoor-deelt te weinig of de besparingen realistisch zijn, waardoor tijdens de looptijd voortdurend discussie ontstaat over de mate van perfor-mance. Troeijen (Hutten) oppert voor het behalen van een kwalitatief voordeel. Houd hetzelfde budget aan en verbeter de perfor-

mance. Zodra die is verbeterd, levert het financieel vanzelf iets op. Wiggerman (Hago) ziet dat de single supplier een betere samen-werking krijgt met de maincontractor, waar-door beter vooraf kan worden geïnvesteerd. Volgens Hofman (Sodexo) is het ook van belang dat er goed wordt geëvalueerd. Als een aanbesteding niet wordt gescoord, waar heeft het dan aan gelegen?

Conclusie na deze rondetafeldiscussie.Kortom, maincontracting is een goede ontwik-keling, maar er moet ruimte blijven voor de specialisten. Het rondetafelgesprek heeft opge-leverd dat de samenwerking met maincontrac-tors zowel positieve als negatieve ervaringen heeft. Het is interessant om te zien hoe de single suppliers de ontwikkelingen verschillend ervaren. Een samenwerking moet gebaseerd zijn op partnership in plaats van een inkoop-functie. Daar hebben zowel de single supplier als de maincontractor voordeel van. Een main-contractor moet niet afhankelijk zijn van single suppliers, terwijl een single supplier het voor-deel van maincontracting voldoende moet kunnen benutten.

John Dommerholt is directeur bij Hospitality

Consultants en Natalie Hofman is operationeel

manager bij Sodexo Altys. Beiden maken deel

uit van de redactie van FMI.

Wat is het verschil tussen een single supplier overeenkomst en een maincontract?Meijer (Sparq) geeft aan dat de looptijd vaak langer is, dit is positief. Hierdoor kunnen makkelijker investeringen worden gedaan. In veel gevallen zijn de service levels bij een maincontract al bekend. Daarnaast sluit de single supplier service levels ook al vooraf af met de maincontractor, ze zijn onderdeel van de raamwerkovereenkomst. De operationele opstart wordt hierdoor eenvoudiger. Volgens Wiggerman (Hago) is het account management tussen de single supplier en de maincontrac-tor ook van belang. Het is noodzakelijk om veel tijd en energie in de relatie tussen de single supplier en de maincontractor te steken. Zo weet je hoe je het snelst kunt schakelen en wat dat oplevert. Daarbij komt dat je vaak maar met één contactniveau hoeft te onderhandelen, dit scheelt veel tijd. Barendregt (Trigion) ervaart dat het operationeel niet of nauwelijks in kosten scheelt. Een single supplier aanbie-ding kan net zo scherp zijn.

Hoe ziet de single supplier de toekomst van maincontracting tegemoet?Barendregt (Trigion) voorziet dat maincon-tracting nog wel zal groeien. Alles wat geen core business is wordt in toenemende mate uitbesteed. Meijer (Sparq) ziet dat de markt van maincontracting steeds volwassener

Johan Troeijen, commercieel manager Hutten Business Catering Mirjam Barendregt, manager Sales Trigion Beveiliging