TOEZICHTHOUDER

DIRECTIE

AFD. MANAGER

UITVOERDER

WEBMANAGER PROJECTMANAGER DOELGROEP

BELEIDSADVISEUR

PLANNER

RANDVOORWAAR-DEN

PROGRAMMA-MANAGER

TOEZICHTHOUDER

DIRECTIE

AFD. MANAGER

UITVOERDER

WEBMANAGER PROJECTMANAGER DOELGROEP

BELEIDSADVISEUR

PLANNER

RANDVOORWAAR-DEN

PROGRAMMA-MANAGER

Internet governanceArjan van Liere

januari 20101.0

Inhoud1. Definitie2. Scope3. Hoe te komen tot internet governance4. Algemene uitgangspunten5. Domeinen en vastlegging6. Wat wordt vast gelegd7. Waar sturen we op en op welke criteria8. Structuur en overleg

2

Internet governance

“Onder internet governance wordt het geheel aan organisatorische en procedurele

maatregelen (proces) verstaan, welke tot doel heeft om de internetactiviteiten van de

organisatie op zodanige wijze te coördineren dat ze optimaal bijdragen aan de te bereiken

bedrijfsdoelen.”

3

Internet governance

Afgeleid:• de internetactiviteiten moeten beheerst en

bestuurd worden• het beheersings- en besturingsmodel moet

helder zijn • de taken, rollen en verantwoordelijkheden

moeten duidelijk zijn• duidelijk moet zijn door wie de verschillende

rollen, met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden, worden vervuld

4

Scope

• Internet governance vindt plaats op 3 niveaus binnen de organisatie…– Strategisch/beleid– Operationeel/Beheer– …en in de programma- en projectstructuur.

5

Hoe te komen tot internet governance

6

Input 1

Input 2

Input 3

Input …

Input 1

Input 2

Input …

Input 1

Input …

Input … Input … Input …

BeheerfaseBeheerfase

Bedrijfsvisie

Visie op internet

Internet strategie

Input 1

Input 2 Input 1

Programma- en ProjectfaseProgramma- en Projectfase

Roadmap & Requirements

Programma & Projecten

Realisatie

Input …

Internet governance

Input …

Strategie/beleidsfaseStrategie/beleidsfase

Implementatie en overdrachtBeheersplannen en principesMeting en optimalisatie

Beheersing

Besturing

Algemene uitgangspunten

• Elk project heeft een opdrachtgever• Elk project heeft een projectleider• Er is onderscheid tussen ontwikkelprojecten (ten behoeve van

gebruikstoepassing) en randvoorwaardelijke projecten (nodig voor realisatie ontwikkelprojecten)

• De stuurgroep is opdrachtgever voor randvoorwaardelijke projecten en ontwikkelprojecten

• Managers uit de lijn zijn opdrachtgever voor deel ontwikkelingen binnen ontwikkelprojecten

• Van alle betrokkenen worden taken, verantwoordelijkheden en aan wie verantwoording wordt afgelegd, vastgelegd

77

Domeinen en vastleggingStrategisch/beleid Operationeel/beheer Programma &

Project

Structuren Wat Wie

Waarom Waarop toetsen

Planning & ControlBesluitvorming

Procedures Hoe te handelen Regels

RichtlijnenWat mag je verwachten

Werking

Processen Welke stappen/activiteitenActiviteitenplanning

Spelregels Normen en waarden t.o.v. elkaar, klanten en werk

8

1

2

3

4

Wat wordt vastgelegd• De rol in de structuur en het proces van iedere

betrokkene – Een rol geeft de invalshoek van een betrokkene in het

grote geheel aan (bv. inhoudelijk eigenaar, expert, bewaker van richtlijnen)

• Wat de verantwoordelijkheden zijn– Verantwoordelijkheden beslaan de aansturing, het nemen

van beslissingen/besluiten, het definiëren en controleren van taken, processen en personen

• Wat de taken zijn en wie deze uitvoert– Taken zijn handelingen die ten behoeve van de gewenste

uitkomst moeten worden uitgevoerd• Hoe en waarop gemeten wordt– Wanneer is iets succesvol en wie bepaalt de criteria

9

Wat wordt vastgelegd

Een persoon kan meerdere rollen vervullen, bv. een medewerker van de afdeling communicatie:•Zij zijn inhoudelijk eigenaar van een deelgebied binnen het project•Ze zijn lid van de expertgroep•Ze zijn bewaker van bijv huisstijlrichtlijnen•Ze zijn onderdeel van een stuurgroep

10

Wat vast te leggen - detailinvulling

11

STRATEGISCH Output Door wie Activiteiten

Structuren • Organisatiestructuur• Internetstrategie• KPI’s en dashboard

directie • Ambities bepalen• Doelen bepalen• Doelstellingen bepalen• Organisatiestructuur vaststellen• Procedures vaststellen• Programma’s vaststellen• Succesfactoren vaststellen• Sturingsmethodiek vaststellen

Procedures • Contracting• Inkoopvoorwaarden

inkoop • Processen vaststellen• Volgorde van handelingen bepalen• Prestatieindicatoren vaststellen• Prestatiemetingsmethodiek vaststellen

Processen • Communicatiestructuur• Overlegstructuur

Staf afdelingen • Vastleggen met welke frequentie wie met wie overlegt

Spelregels • Kernwaarden/ gedragsregels communicatie • Normen en waarden bepalen

Wat vast te leggen - detailinvulling

12

PROGRAMMA & PROJECTEN

Output Door wie Activiteiten

Structuren • Programma-/Projectorganisatie (incl. stuurgroep)• Programmaplan

Stuurgroep • Wanneer een programma/project• Wat is de afbakening van een programma/project• Programma/projectstructuur vaststellen• Projecten vaststellen in een programma• Overlegstructuur

Procedures • Projectmanagement-methode• Selectiemethode projectteam• Projectbeheersing (tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie, risico’s)• Projectevaluatie• Projectoverdracht naar organisatie

Programma-manager

• Organisatiemethode• Werkmethodes

Processen • Overlegstructuur• Communicatie• Activiteitenplanning• Resourceplanning• Tijdsplanning• Financiële planning• Risicobeheersingsaanpak

Projectmanager • Overlegstructuur bepalen en vastleggen• Communicatieplan opstellen• Activiteitenplanning opstellen• Resourceplanning opstellen• Tijdsplanning maken• Inventariseren van mogelijke risico’s en de beheersing hiervan vaststellen

Spelregels • Hoe te handelen• Rol in de organisatie• Rol richting externen

communicatie

Wat vast te leggen - detailinvulling

13

BEHEER Output Door wie Activiteiten

Structuren • Webmanagementorganisatie• Taken, rollen, verantwoordelijkheden• Internet beleidsplan• KPI’s en dashboard

Diensten • Organisatiebeleid (o.a. HRM, Financieel, Marketing, Communicatie, Innovatie)• Overlegstructuur vaststellen

Procedures • Richtlijnen• Huisstijl• Privacy• Actualisatie,• …• SLA• IT (downtime, service, onderhoud, etc.)• Organisatie (onderhoud site, etc.)• …

MT’s • Beleidsuitwerking per onderdeel:• HRM: opleidingsrichtlijnen, werkafspraken, …• Financieel: indienen en afhandeling declaraties, salarisbetalingen, …• IT: contentbeheerplan opstellen

Processen • Publicatieproces• Updateprodces• Archiveringsproces• Internet beheersproces• Internetcommunicatie• Internetmarketing• Werkinstructies

Afdelingen • Bepalen welke handelingen gebeuren moeten en deze vastleggen • HRM: welke formulieren, goedkeuringen/flow, …•…

Spelregels • Rules of engagement communicatie • Normen en waarden: wat mag, wat mag niet, wat is ‘redelijk’, hoe wordt er om gegaan met uitzonderingen

Waar sturen we en op welke criteria?

• Doelen/Doelstellingen van het op te leveren resultaat

• KPI’s• Wanneer is het opgeleverd resultaat een

succes?– Gebruik – Tevredenheid gebruiker

• Wanneer zijn de projecten een succes?– TGKIO

14

Waar sturen we en op welke criteria?

• Strategisch– Gebruikertevredenheid, gebruikersaantallen, etc.– Aantal gehaalde ambitieniveau’s, doelstellingen,

etc.

• Beheer– Percentage van de pagina’s dat voldoet aan de

huisstijlrichtlijn, actualisatierichtlijn, etc.– Beschikbaarheidspercentage van de website

(uptime)

15

Waar sturen we en op welke criteria?

• Programma & Projecten– Voor programma: het aantal projecten binnen

TGKIO planning en richtlijnen wordt afgerond– Voor projecten: hoeveelheid afwijking (%,

absoluut) van tijd, budget, etc. (TGKIO)– Maar ook effectiviteit: soms kan afwijken

bijdragen aan een beter resultaat dan vasthouden aan vooraf gestelde paden en kaders

16

Overleg en communicatie –structurele overlegvormen

StuurgroepOverleg

Programma overleg

Opdrachtgeveroverleg

Frequentie: Per kwartaal

Frequentie: Maandelijks

Frequentie: Tweewekelijks

Doel: Beoordelen / toetsen (tussen)resultaten Aansturen programma-management op gestelde doelen

Doel:Beoordelen/afstemmen status van project teamsWaarborgen uniformiteit en consistentie projecten

Doel:Beoordelen/afstemmen status mijlpalenInbrengen wensen/eisen vanuit de ‘business’

Wie:directie;Programmamateam.

Wie:Programmateam;Projectleiders.

Wie:Faculteiten/diensten (inhoudelijke eigenaren);Projectleiders.

Feedback:Aan directie

Feedback:Aan stuurgroep

Feedback:Aan programmateam

17

11 22 33

Overleg en communicatie –structurele overlegvormen

Projectteam overleg

Gebruikersgroepoverleg Expertoverleg

Frequentie: Wekelijks

Frequentie: Wekelijks

Frequentie: Maandelijks

Doel:Aansturing van projectmedewerkersBeheersen project

Doel: Bespreken wensen/eisen vanuit de gebruikers

Doel:Advies en controle rol t.a.v. randvoorwaarden, richtlijnen en principes (vanuit vakdiscipline)

Wie:Projectleider;Projectteam.

Wie:Projectleider;Toetsingsgroep.

Wie:Projectleiders;Experts

Feedback:Aan opdrachtgevers en programmateam indien nodig

Feedback:Aan projectteam en programmateam indien nodig

Feedback:Aan projectteam, opdrachtgevers en programmateam indien nodig

18

44 55 66