Interne inzet social media #smc040

of 45/45
voor interne communicatie & organisatie De kracht van ‘social’
  • date post

    10-Jun-2015
  • Category

    Documents

  • view

    209
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of Interne inzet social media #smc040

voor interne communicatie & organisatieDe kracht van social

1Daar waar geen macht is, vloeit kennis rijkelijk.. Godfried Boogaard2Wie ben ik?Saskia de LaatAfgestudeerd aan FHC, met afstudeeropdracht bij TU/e over interne inzet social mediaNu werkzaam als communicatiemedewerker bij TU/e, vanaf half mei voor FrankwatchingEigen bedrijf: WriteaholicBlogt op www.writeaholic.nlTwittert via @writeaholic_nl

3

Niet weten waar de organisatie naar toe wil4

Geen intern communicatiemiddel.

Medewerkers onbereikbaar5

Niet weten waar je collegas mee bezig zijn6Niet weten wie wie is

7

Informatie niet kunnen vinden op de netwerkschijfof op het intranet8

Hele discussies via e-mail, niet interessant & steeds tig mailtjes in je inbox.

9

Niet weten wat er speelt10Herkenbaar?1150 feet ruleMensen die meer dan 15 meter van elkaar vandaan zitten, werken amper met elkaar samen. Zelfs niet met traditionele elektronische media zoals telefoon, e-mail en videobellen.

12Het Nieuwe WerkenIf HP knew what HP knows, we would be three times as profitable.Lew Platt, former CEO of HPMensen switchen steeds vaker van baanMeer aandacht voor balans werk/priveNieuwe generatie Y Digital NativesSocial media mogen gebruiken belangrijker dan salaris (IT Computing, mei 2010)Open cultuur (delen = aanzien = macht)

13EnKenniswerkers spenderen zon 20% van hun tijd met het zoeken naar informatieDie informatie wordt meestal niet gevondenIntranetten sluiten niet aan bij de behoefte aan informatie en samenwerkenMensen die in werktijd actief met social media bezig zijn, zijn 9% productiever (Universiteit Melbourne)

14

15Interne inzet social tools/intranet:Doel: Maak informatie toegankelijker, makkelijker vindbaar en deelbaar en verbeter zo de stroom van informatie en kennis tussen medewerkers door de hele organisatie.

16The biggest challenge is in changing our thinking!

17Waarom wel/niet?Betere samenwerking en co-creatieEfficientere en snellere communicatieVerbetering op het gebied van beleidscommunicatieHet vergroten van trots & bindingIdentiteitsversterkingBetere aansluiting op tijdgeest/Het Nieuwe Werken.

Grote verantwoordelijkheid van de medewerkerSteeds nieuwe tools: blijven innoverenBeheersbaarheid van communicatie verdwijntBeheer is complex en tijdrovend, maar erg belangrijkEffect kost tijdAngst & weerstand

VoordelenKanttekeningen

18Welke tools zijn geschikt?Het DiscussieforumDe WikiDe WeblogDe MicroblogRSS, bookmarking, vod- en podcastingSamenwerkingsomgeving

Of je nou kiest voor de implementatie van een of twee tools, voor een sociaal netwerk of een sociaal intranet; een aantal social tools zijn bijzonder geschikt19Welke tools zijn geschikt?Veel gebruiktWisselende resultatenVraagt om moderators, veel beheerWildgroei aan onderwerpenVaak geen goede zoekfunctionaliteitDiscussieforum wordt discussiefunctionaliteit per thema/werkomgeving

Verbetert kennisdeling tussen afdelingen en betrekt meer mensenMaakt inzichtelijk wie wat heeft bijgedragenMaakt het makkelijk om snel informatie te delenBevordert up-to-date houdenLastig medewerkers te bevorderenOpenheid => zorgt ook dat sabotage mogelijk is

DiscussieforumDe Wiki

20Welke tools zijn geschikt?Delen van beleidsinformatie/corporate nieuwsDiscussie per onderwerpBespreken lastige onderwerpenOplaten van ballonnetjesTesten en vergaren van ideeenUitleggen van beslissingenMaximum aantal tekens: kernachtigAsynchroon, je kunt zelf bepalen of je aan het gesprek deelneemtContent is doorzoekbaarMeerdere mensen kunnen op elkaar reageren (threaded)Priveberichten en groepenDoor middel van tagging onderwerpen sorteren en doorzoekbaarNiet geschikt om informatie borgen140 tekens is soms net te weinigDe WeblogDe Microblog

21Welke tools zijn geschikt?RSS = afkorting van really simple syndication.RSS lezer kan verschillende feeds binnenhalen. Van interne en externe nieuwsbronnen. Het laatste nieuws op een rij. Kan geintegreerd worden in social network of microblogVideo & Audio Vergaderingen, cursussen, lezingen, interviews, instructievideos, trainingsvideos etc.Maakt nieuws en informatiedelen levendig RSSPod & Vodcasting

22Verankering social media in 3 stadiaStadium 1: Een of enkele social (media) toolsEen of twee social tools/collaboration toolsBestaan naast elkaarDaarnaast een statisch intranetVoorbeeld: TU/e, Politie Brabant Zuid-Oost

23Verankering social media in 3 stadiaStadium 2: Een intern sociaal netwerkSociaal netwerk voor collegasVerschillende social media tools geintegreerdDaarnaast vaak een statisch intranetVoorbeeld: HP, KPN

24KPNAanleidingOntstaan uit behoefte mensen met elkaar te verbindenKennisuitwisseling & InspirerenGeven van verantwoordelijkheid zorgt voor grotere betrokkenheid

Systeem: KPNConnectCommunicatietoolPersoonlijk profiel en Persoonlijke startpaginaFunctionaliteiten:Blogging en microbloggingVerenigen in groepenFotos en documenten uploadenAlles is open!

25KPNCommunicatieImplementatiefilosofie: goed systeem, daarna op aanvraag van gebruikerAmbassadeursSneeuwbaleffectGeen communicatiecampagne, alleen faciliterenWel verwijzingen in de reguliere media naar blogsBepaalde campagnes of informatie alleen op KPN1Connect beschikbaarGeen gedragspolicy

Ervaringen medewerkers, management & communicatieafdelingSinds april 2010 live2755 blogs met ongeveer 4000 reacties 622 groepen aangemaakt met in totaal ca 13.000 leden.Feedbackknop: vraag naar nieuwe functionaliteiten

26Verankering social media in 3 stadiaStadium 3: Intranet 2.0 of sociaal IntranetSociaal Intranet: persoonlijke startpagina portal tot informatie, kennis, werk, collegas, nieuws en verschillende social media toolsProjectomgevingen en groepenTools van diensten als HR en ITVoorbeeld: Achmea

27AchmeaAanleidingAchmea is een fusieonderneming. Achmea.net is ontstaan uit de behoefte om:Talenten van verschillende bedrijven te koppelenEen centraal intranet te ontwikkelenEen digitale werkomgeving voor medewerkers te ontwikkelenMedewerkers te verbinden: 1 Achmea

Systeem: Achmea.netCombinatie van Sharepoint en SAP, niet zichtbaar in designAchmea.net is niet zomaar sociaal netwerk, maar een werkomgeving, sociaal intranet

28AchmeaFunctionaliteiten:Landingpage met Achmea nieuws en TabbladenMijn werkplek: plek om informatie, links, bestanden toe te voegen en te verzamelenPersoonlijk profiel: whitelistingNieuws: kan op gereageerd worden en doorgestuurd wordenCommunitydeel; verenigen in groepenGedeelte voor diensten als HR en IT (je salarisstrook inzien, verlof aanvragen, software downloaden) Mijn loopbaan: opleidingen, trainingen, interessante vacatures etc. Belangrijke momenten zoals eerste werkdag, verhuizing, wijziging privesituatie etc.Projectomgeving met bestandsopslag, wikis, online werk- en vergaderruimtes etc.

29AchmeaCommunicatieSuper users (soort admins per afdeling/dienst) die verantwoordelijk zijn voor motivatie en communicatie binnen de eigen afdeling.E-learning tool voor eindgebruikersGedrukte krant ten tijde van de introductieStimuleren van invullen profiel door aandacht in andere interne media en door management

Ervaringen medewerkers, management & communicatieafdelingEffect op het gebied van:IdentiteitsversterkingAchmeabrede boodschappen makkelijker, sneller en effectiever communicerenSamenwerking en kennismanagementVermindering aantal e-mails

30Wat is een sociaal intranet?De poort/voordeur naar werk & de werkplekTeam-oriented en collaboration-orientedPeople-focusedReal-timeOnafhankelijk van plaats en medium

31Wat is een sociaal intranet?Alles begint met zoeken. Statisch intranet = achterhaaldIntranet is vaak aanbodgericht opgezet, in plaats van gebruikergerichtZet de gebruiker centraal. Taggen, raten, liken

32Wat is een sociaal intranet?Elke gebruiker heeft een eigen startpagina & publiek profielZoveel mogelijk zelf indelen, zelf kiezen, zelf bepalenUser generated intranet: contentbeheer ligt bij hen die kundig zijnAlles is gekoppeld!

33Wat is een sociaal intranet?

34Sociaal intranet: 10 tipsStart met de vraag: wat is het doel?Zet zoeken & vinden centraalInvesteer in een robuust community managementBreng medewerkers de vaardigheden bij die ze nodig hebben: social literacyPull, dont push

35Sociaal intranet: 10 tipsKies het juiste platform. Begrijp waarom social software werkt en focus daarop!Maak het niet optioneelJe pilot is je roll-outSociale intranetten zijn een platform, geen appMake it public by default!

36Implementatie & GovernanceProces:Multidisciplinair team. Geen puur ICT-project. Evt. scheiding in functioneel/technisch. Betrek HR & de business!! Liefst onderdeel van Digitaal Team, die grote lijnen op alle vlakken beheertTeam moet vrijheid hebben om te proberen en te blijven doorontwikkelenDoe kwalitatief onderzoek. Wat zijn de behoeften van de gebruikers? Wat kunnen ze al?

37Implementatie & GovernanceMaak budget, FTEs vrij voor beheer en om te blijven ontwikkelenHet is een weg die je inslaat. Je gaat niet terug, staat nooit stil, gaat alsmaar vooruit. Bepaal basiseisen en ontwikkel daarna gebruikers- en vraaggericht. Communitymanagement: aanzwengelaar nodig!Niet al te veel plannen. Just do it!

38Implementatie & GovernanceEmbedded: Maak duidelijk onderscheid tussen regels, aanbevelingen en nuanceringen.

Regels? Zo weinig mogelijkRichtlijnen, aanbevelingen? Ja!Verplichten? Nee, maar maak het ook geen optieWorkshops, widgets, instructievideos, lezingen aanbieden op aanvraag? JaNadruk op wat wel en niet mag? NeeNadruk op bewust maken van risicos en bekend maken met medium, social literacy? Ja

39Implementatie & GovernanceHoe motiveer je medewerkers?

Betrek je medewerkersEarly adaptors inzettenHou het spannend (beta-versies)Zacht dwingen (bepaalde informatie alleen daar beschikbaar maken)Laagdrempelig en intuitief systeem

40Implementatie & GovernanceMaak het leuk!Vraag om feedbackFaciliteer en ondersteunNiet bang zijn voor weerstand! Het is nooit voor iedereen goed. Omarm de critici!Geef workshops: social & collaborative literacy

41Implementatie & GovernanceCommunicatie:

Dont pushTop-down vs. Bottom-upGuerilla techniekenInternal branding (Vodafone Way Hero)WedstrijdelementDe plakfactor: eenvoudig, onverwacht, concreet, geloofwaardig, met gevoel, met een verhaal

42De gevolgenVan hark naar wolk: Enterprise 2.0medewerkers mogen alles bekijken & bewerken: open!Van sturend, centraal en synthetisch naar faciliterend, decentraal en bottom-upToepassingen en applicaties worden democratisch ontwikkeld en komen user-generated tot stand

43Whats next?Beheersbaar vs. beheerbaarDe communicatieafdeling: van gatekeeper naar gatewatcherNieuws en informatie: Van push naar pullMogelijkheid voor intern sociaal nieuwskanaalBlogs zijn ook nieuws!Redactieleden per afdeling/thema

44