SWOT Analyse

Interne communicatie en veranderingVeel voorkomende fouten bij veranderprocessenTe veel zelfgenoegzaamheid toelaten.

Nalaten een voldoende krachtige leidraad te vormen.

De kracht van visie onderschatten.

De visie 10 (of 100 of zelfs 1000) keer te weinig communiceren.

Toelaten dat obstakels de nieuwe visie in de weg staan.

Nalaten korte termijnsuccessen te creren.

Te vroeg juichen.

Verzuimen om veranderingen stevig te verankeren in de organisatiecultuur.Gevolgen van de foutenNieuwe strategien worden niet goed gemplementeerd.

Actieplannen bereiken niet het verwachte resultaat.

Re-engineering duurt te lang en kost te veel.

Saneringen krijgen de kosten niet onder controle.

Kwaliteitsprogrammas leveren niet de gehoopte resultaten op.Nood aan een systemische aanpakSamenhang factorenVisie / KoersCultuurStructuurIk(manager)OmgevingVeranderen van factorenTijdMate van veranderingVisieStructuurCultuurGelijkgerichtheid8 Standaard fouten in verandertrajecten1. Teveel tevredenheid over de huidige situatie laten bestaanFout nummer 1 bij veranderingenDe verkopers van het idee maakt niet voldoende duidelijk hoe noodzakelijk deze verandering is. Mensen denken daardoor dat er nog een andere route mogelijk is

2. Een niet voldoende sterke groep de verandering laten implementerenHet is voor 1 individu erg moeilijk om een verandering te implementerenEen projectgroep met te weinig macht of leiderschapskwaliteiten zal geen verandering kunnen realiseren.8 Standaard fouten in verandertrajecten3. Onderschatting van de kracht van visieGezamenlijke, positieve visie geven organisaties richtingOrganisaties worden hechter als naar een gezamenlijk doel wordt gestreefdZonder visie, buigen projecten vaak af in allerlei verschillende richtingen

4. Te weinig communiceren van de visieVeranderingen vereisen toewijding en inzet van mensen binnen de organisatieMensen zijn niet bereid deze inzet te leveren als zij niet duidelijk zien wat de achterliggende visie is en wat de mogelijke voordelen zijn.5. Toestaan dat obstakels de verandering tegenhoudenHet niet aanpakken van obstakels voor de verandering maakt een team zwakker en remt het veranderproces

6. Niet voldoende vieren van tussentijdse winstpuntenVerandering kost tijdKleine stappen om naar toe te kunnen werken geven mensen het gevoel van voortgangInteresse in de verandering vervaagt als dit gevoel er niet isEen leider moet korte termijn successen creren om te voorkomen dat de medewerking van de mensen kwijtraakt.

8 Standaard fouten in verandertrajecten8 Standaard fouten in verandertrajecten7. Te vroeg de overwinning vierenVerandering kost tijdVerandering komt als het onderdeel is van de dagelijkse routineHet team vertellen dat je de verandering hebt behaald bij de eerste tekenen van succes kan te vroeg zijnTe vroeg vieren zorgt ervoor dat de verandering geen onderdeel wordt van de dagelijkse routine en daarom niet blijft plakken

8. De verandering geen onderdeel maken van de dagelijkse routineNieuwe gedragingen kunnen weerstand opwekken zolang ze niet in de dagelijkse routine ingebed zijnEen leider moet blijven aantonen wat de positieve bijdrage is geweest van de veranderingNieuwe mensen in het team moeten de verandering omarmen

Leiderschap bij verandering (Kotter, 1997)

12

Interne communicatie is het aanbieden van boodschappen van zenders aan ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, met het oogmerk organisatorische doelen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen.(Koeleman, 2002)13Interne communicatie is een proces van continue uitwisseling van boodschappen en de betekenisgeving daarvan tussen personen die beroepshalve betrokken zijn bij de organisatie.

(Reijnders, 2006 p. 126)Kanalen voor interne communicatieInterne communicatieDoelen & functiesSoorten informatieRichting van de informatiePersoonlijke communicatieWerkoverlegManagement by walking aroundTweegesprekBeoordelings- en functioneringsgesprekkenPersoneelsbijeenkomst (toespraken)GroepsdiscussiesBrainstormsessiesInterne lezingenOmbudsman/vrouw

WandelgangenRoddelcircuit

Schriftelijke communicatiePersoneelsbladMededelingen van het managementNieuwsbrieven (per dienst / per thema)Memo & informatienotaMededelingenbordInformatie op de loonbriefKnipselkrantInstructienotasIdeenbusPersoneelsgidsWie-is-wie-gidsJaarverslagPosters en affichesInterne foldersInformatie in externe kanalen (vb. vakbonds-informatie)Audiovisuele en digitale communicatieInterne TV-uitzendingenInterne radio-uitzendingenInterne infolijnMobiele telefoons / SMS

IntranetE-mailE-zineVodcast / PodcastWeblog / videoblogBedrijfswikiInternetElektronisch mededelingenbord

Criteria die de keuze voor een kanaal bepalenCommunicatiedoelBereik (breedte)DiepgangAanmaaktijdKostenVertrouwdheid met het kanaalMate van vertrouwelijk-heid (privacy)GebruikstijdHerhalingGemak van encoderen en decoderenAanpasbaarheidToegankelijkheidOverzichtelijkheidEenduidigheid

Doelen interne communicatie

Bron: Reijnders, p. 124.Functies interne communicatieSmeerfunctie: IC zorgt ervoor dat taken efficint en doelgericht uitgevoerd worden

Bindfunctie: IC wil medewerkers binden aan de organisatie (trots, wij-gevoel, identiteit)

Interpretatiefunctie: via IC kunnen we betekenissen construeren en delen (begrip leidt tot een gedeeld handelingsperspectief)Soorten InformatieTaakinformatie (werkinstructies, procesinformatie, commercile informatie, beheersinformatie)

Beleidsinformatie (beleidsdoelen en strategien)

Personeels - & Organisatie-informatie (=beheersinformatie) (huishoudelijke zaken, faciliteiten en regelingen, arbeidsvoorwaarden)

Motiverende informatie (hyginefactoren, motiverende factoren, metaniveau)Richting van InformatieVerticaal: langs de hirarchische lijn (top-down en bottom-up)Horizontaal:tussen mensen binnen n dienst, tussen diensten of afdelingenDiagonaal

Informeel vs formele communicatieVerbale vs non-verbale communicatie

Goede informatie is Tijdig verstrekt en ontvangenInhoudelijk correctRelevant en bruikbaar Helder en toegankelijkCompleet

Verschillen in informatiebehoefte hangen af van Het onderwerp en de betrokkenheid erbijDe waarden die iemand in zijn werk belangrijk vindt De hirarchische positie in de organisatieDe persoonlijke voorkeur voor structuur

Inhoud/doelgroepenmatrix opstellen vanuit oogpunt van de ontvanger (zie voorbeeld)Informatiebehoefte en positie in de organisatie

Bron: Reijnders, p. 136.Reactie op overload aan info

Want to know vs. Need to know

acht stappenwaarom:pas op voor:

vaststellen van de dwingende (en dringende) noodzaak50% van de veranderingen faalt in deze fase

zonder motivatie gaat men niet mee

75% van het management moet overtuigd zijnonderschatting van mensen en hun waarde

overschatten van succes op basis van het verhogen van de urgentie

te veel managers en te weinig leiders

vorm een krachtig leidend teamzonder een sterk leidend team stopt de oppositie uiteindelijk het veranderingsinitiatiefte weinig positie, expertise, reputatie

gemis aan effectief leiderschap

gebrek aan gedeelde visie en vertrouwen

schep een heldere visiezonder een visie zal verwarring toe slaanveel plannen maar geen visie

te gecompliceerd of te vaag

communiceer de visiezonder een steeds herhaalde communicatie zullen hoofden en harten niet geraakt worden

communiceer in woord n daadte weinig communiceren

geen voorbeeldgedrag

rust anderen toe om naar de visie te handelengeef structuur, verwijder obstructies

hoe meer mensen betrokken, hoe beter resultaat

beloon initiatievenweigerachtige managers

structuren en HR-systemen die inconsistent zijn met de beoogde verandering

niet aanspreken van mensen die de visie blokkeren

plan en zorg voor korte termijn sucessenzonder quick wins geven teveel mensen op of voegen zich bij de mensen die tegen zijn

communiceer succesverlies van momentum en motivatie

consolideer en vergroot de winst eerste resultaten zijn fragiel en onderdanig aan regressie, terugval ligt op de loerte vroeg juichen

institutionaliseer de nieuwe aanpakverandering blijft als het zo doen we het hierwordt

niet communiceren van verband tussen suces en veranderingstraject

selectie en promotiecriteria ondersteunen niet