Interne communicatie bestuursdepartement OCW Communicatie en de andere interne...

download Interne communicatie bestuursdepartement OCW Communicatie en de andere interne communicatieadviseurs.

of 40

  • date post

    22-May-2020
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Interne communicatie bestuursdepartement OCW Communicatie en de andere interne...

  • Auteurs: drs. Ahmed Ait Moha MMC Drs. Wicher van Vreden

    Interne communicatie bestuursdepartement OCW

    Resultaten kwantitatief onderzoek

    Datum: 20 juni 2019 Projectnummer: B3728

  • 2

    Inhoudsopgave

    Achtergrond, doel- en probleemstelling

    Methode en opzet

    Management summary

    Resultaten

    Bijlage: achtergrond respondenten

    3

    4

    5

    9

    14

    24

    28

    34

    38

    Interne communicatie | Ministerie van OCW | Project B3728

    • Informatie ontvangen en vinden

    • Gebruik en voorkeur informatiekanalen

    • Beoordeling Rijksportaal

    • Beoordeling @OCW Magazine

    • Nieuwe wensen en wegen

  • 3

    Achtergrond en doel van het onderzoek

    Interne communicatie | Ministerie van OCW | Project B3728

    Situatie

    Binnen het Bestuursdepartement van OCW worden verschillende middelen ingezet voor de interne en externe communicatie. Op dit moment werkt OCW aan een corporate strategie met daarbij ook een plan voor de interne en externe communicatie. Ten behoeve van dit plan is inzicht gewenst in de wensen van medewerker op het gebied van interne communicatie.

    De doelstelling van het onderzoek luidt als volgt:

    Vaststellen in welke mate de interne communicatie in de huidige vorm effectief is en de mogelijkheden inventariseren om de effectiviteit te verhogen, ten einde:

    Op verzoek van het ministerie van OCW, in naam van de heer H. Verbeek en mevrouw K. van Enckevort, heeft Motivaction International B.V. het gebruik, wensen en eisen van medewerkers ten aanzien van de interne communicatie onderzocht.

    Onderzoeksvragen

    Informatie ontvangen en vinden

     Welke informatie ontvangt men en hoe beoordeelt men de informatievoorziening?

     Hoe is het gesteld met de vindbaarheid van informatie?

     Welke kanalen worden gebruikt bij verschillende typen informatie?

     Welke kanalen hebben de voorkeur bij verschillende typen informatie?

    Beoordeling intranet/Rijksportaal en @OCW Magazine

     In hoeverre voldoen deze communicatiemiddelen aan de verwachtingen?

    Verbeterpunten en handelingsperspectieven

     Waar liggen de belangrijkste verbeterpunten wat betreft communicatiemiddelen?

     Welke communicatiemiddelen kunnen het beste gebruikt worden per onderwerp?

    Betere aansluiting te vinden bij de behoeften van medewerkers

    Informatie effectiever over te brengen op de medewerkers

    1

    2

  • 4

    Methode en opzet

    Onderzoeksopzet

    Het onderzoek is uitgevoerd door een combinatie van kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Centraal staat een kwantitatief online onderzoek, uitgevoerd onder alle medewerkers van het bestuursdepartement van OCW. Ter voorbereiding op het kwantitatieve onderzoek is een viertal duo-interviews met een verkennend karakter uitgevoerd, onder medewerkers van verschillende directies. Als afsluiting en ter verdieping zal een tweede kwalitatieve fase plaatsvinden.

    Respondenten

    Alle medewerkers van het bestuursdepartement van OCW zijn benaderd voor het onderzoek. Dit is gedaan via een mail uitgestuurd door de Secretaris-Generaal. Na twee weken is een reminder verstuurd. De respons bedroeg ca. 18%.

    Vragenlijst en veldwerk

    Respondenten kregen per e-mail een uitnodiging met daarin een link naar de online vragenlijst. De vragenlijst is in samenwerking met OCW opgesteld en bestond uit ca. 25 vragen. Thema’s die aan bod zijn gekomen: ontvangen en vinden van informatie, wensen t.a.v. informatiekanalen, bekendheid met en waardering voor intranet/Rijksportaal en @OCW Magazine, behoefte aan nieuwe informatiekanalen.

    Methode

    Interviews, online kwantitatief

    onderzoek, focus groups

    Doelgroep

    Medewerkers OCW

    Werving

    OCW via een mail van de SG

    Veldwerkperiode

    18 april tot 16 mei 2019

    Interne communicatie | Ministerie van OCW | Project B3728

  • 5

    Management summary

  • 6

    Management summary

    Medewerkers ontvangen vaak te weinig informatie

     Er bestaat onvrede over de informatievoorziening op het departement. Enerzijds ervaren medewerkers soms een teveel aan informatie - vooral bij informatie direct gerelateerd aan de eigen werkzaamheden. Anderzijds vinden velen dat ze te weinig informatie ontvangen – en dan gaat het vooral om informatie die breder speelt binnen de directie, het departement of OCW.

     De vindbaarheid van informatie (als men ernaar zoekt) laat te wensen over. Minimaal een kwart van de medewerkers vindt dat informatie in allerlei domeinen slecht te vinden is, vooral als het gaat om bredere informatie buiten het directe werkterrein.

     Suggesties voor het beter vinden van zowel inhoudelijke als facilitaire en personele informatie wijzen vaak in de richting van verbeteren van de zoekfunctie, navigatie en actualiteit van intranet.

    Versnipperd gebruik van informatiekanalen

     Vergelijking van de informatiekanalen die de medewerkers gebruiken en de wensen die ze hebben ten aanzien van kanalen leidt tot de conclusie dat vooral voor OCW-brede informatie teveel verschillende kanalen worden ingezet. Concentratie van informatie op bepaalde kanalen zou welkom zijn.

    Voorkeuren kanalen afhankelijk van het onderwerp

     Voor direct voor het werk relevante informatie gaat de voorkeur uit naar een grotere rol voor persoonlijke informatieoverdracht via de leidinggevende, collega´s of het werkoverleg.

     Voor informatie over actuele beleidsonderwerpen en andere OCW- brede informatie gaat de voorkeur uit naar gebruik van e-mail en intranet. Ook de OCW Nieuwsapp en @OCW Magazine kunnen daarbij een rol spelen, vooral voor informatie die niet tot de kern van het werk behoort (nice-to-know).

     Informatie over Personele zaken mag meer via leidinggevende, en verder via P-Direkt, e-mail en intranet.

     Voor informatie over Facilitaire Zaken zijn vooral het intranet en daarnaast nieuwsbrieven en e-mail de aangewezen wegen.

    Interne communicatie | Ministerie van OCW | Project B3728

  • 7

    Management summary

    @OCW Magazine onbekend bij groot deel medewerkers

     @OCW Magazine is onbekend bij ongeveer een vijfde van het personeel en nog eens 12% heeft het magazine de afgelopen 12 maanden niet ingezien.

     Medewerkers die het blad kennen kijken het blad meestal wel in en het blad wordt met gemiddeld een 7 redelijk goed beoordeeld. Hoog scoort het blad op vormgeving en de leesbaarheid. Matig is de onderwerpkeuze en de diepgang. Verbeterpunten moeten gezocht worden in betere aansluiting op de werkinhoud.

    Wisselende signalen over het inzetten van nieuwe middelen

     Veel medewerkers vinden dat bestaande informatiekanalen onvoldoende worden benut. Daarbij denkt men vooral aan de toegankelijkheid van Rijksportaal/ intranet, maar het geldt ook ten aanzien van het breder inzetten van de OCW Nieuwsapp en de gebruiksmogelijkheden van de Pandinfo-app. Daarnaast vinden sommigen dat de mogelijkheden van persoonlijke communicatie met medewerkers onderbenut blijven.

     Als het aankomt op suggesties voor nieuwe communicatiemiddelen noemt een deel van de medewerkers spontaan het inzetten van beeldschermen of narrowcasting. Meer dan de helft van de medewerkers staat hier positief tegenover. Dat neemt niet weg dat een minderheid van de medewerkers vanuit het oogpunt van versnippering van kanalen huiverig is voor het inzetten van nieuwe communicatiemiddelen.

    Verbeteringen gewenst bij intranet/Rijksportaal

     Rijksportaal speelt een belangrijke rol in de dagelijkse informatievoorziening, zowel voor inhoudelijke informatie als voor facilitaire en personele informatie.

     Voor een dagelijks gebruikte applicatie is de beoordeling van Rijksportaal matig tot slecht. Commentaar van medewerkers heeft betrekking op de zoekfunctie, op relevantie van de gevonden informatie en op de vindbaarheid van informatie.

    Interne communicatie | Ministerie van OCW | Project B3728

  • 8

    Management summary

    Aanbevelingen

     Probeer versnippering in het kanaalgebruik tegen te gaan. Ontmoedigen van gebruik van flyers, van Whatsapp en van mededelingenborden bij de lift is daarbij mogelijk een eerste stap. Daarbij hoort wel dat leidinggevenden aangemoedigd worden tot het houden van werkoverleg en daarbij ook informatie delen met een bredere strekking dan de directe werkzaamheden.

     Bevorder kennisdeling en afstemming tussen de Directie Communicatie en de andere interne communicatieadviseurs. Dit kan bijdragen aan meer overeenstemming ten aanzien van de keuze voor kanalen en meer (ervaren) sturing vanuit de Directie Communicatie.

     Intranet/Rijksportaal staat centraal in de informatievoorziening en verbetering van de functionaliteit hiervan is een kernpunt in alle commentaren. Specifiek gaat het om de zoekfunctie, de vindbaarheid van informatie, de actualiteit van informatie en om de vormgeving (die zich soms slecht leent voor de beoordeling van de relevantie van aangeboden berichten).

     @OCW Magazine lijkt op dit moment een medium dat meer nice- to-have dan need-to-have is. Vergroten van de relevantie hiervan is aan te b