1

Internationale studenten –

Unieburgers1, onderdanen van een lidstaat van de Europese Economische

Ruimte2

en Zwitserse onderdanen: registratie in gemeente en

aanvraag verblijfskaart Versie 1 januari 2017

Inhoud

1. Algemeen

Wie is internationaal student?

Registratie als internationaal student in gemeente Aanmelding

Inschrijving Voorwaarden verblijfsrecht als internationaal student

2. Hoe verblijf aanvragen?

a. Kort verblijf (max. 3 maanden)

a.1 Algemene aanmeldingsprocedure - Melding van Aanwezigheid voor 3 maanden

(bijlage 3ter)

a.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk, Luxemburg, Duitsland of Nederland) - Bijlage 33

b. Lang verblijf (meer dan 3 maanden)

b.1 Algemene procedure: Inschrijving – E kaart of bijlage 8

b.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk,

Luxemburg, Duitsland of Nederland) - Bijlage 33

1 De term unieburger verwijst naar een persoon die de nationaliteit van een lidstaat van de Europese Unie bezit (=

Bulgarije, Grieks-Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Hongarije, Ierland,

Italië, Griekenland, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden). 2 De term EER-onderdaan verwijst naar een persoon die de nationaliteit bezit van een lidstaat van de Europese

Economische Ruimte (= IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) of van een lidstaat van de Europese Unie (= Bulgarije, Grieks-Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Hongarije, Ierland,

Italië, Griekenland, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden).

2

1. Algemeen

Wie is internationaal student?

Elke persoon zonder Belgische nationaliteit die in België komt studeren, moet een verblijfsvergunning als

student hebben. Voor unieburgers (EU) en onderdanen van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER)1 gelden soepelere verblijfsregels dan voor derdelanders.

Opgelet!

De procedures in deze nota zijn niet van toepassing op personen zonder Belgische nationaliteit die al lange tijd in België wonen en over een verblijfskaart beschikken die niet op studies is gebaseerd. De procedures in deze

nota gelden dus enkel voor personen zonder Belgische nationaliteit die specifiek met het oog op studies naar

België komen.

Registratie als internationaal student in gemeente

Zodra een niet-Belgische student in België aankomt, moet hij op tijd contact opnemen de gemeente waar hij

verblijft. Dit is om meerdere redenen belangrijk:

Een student moet een verblijfsdocument aanvragen.

Om een verblijfsdocument te kunnen bekomen, moet eerst de hieronder toegelichte aanmelding of inschrijving in orde gebracht zijn.

Een student die maximaal drie maanden in België zal verblijven, moet zich bij de gemeente enkel

aanmelden.

Opgelet! Om zich bij de gemeente te kunnen aanmelden, moet een student een verblijfsadres in die

gemeente hebben.

Een aanmelding houdt in dat het tijdelijke verblijfsadres puur op verklaring aan de gemeente meegedeeld wordt. Dit leidt niet tot een inschrijving in het bewonersregister van de gemeente. De student

krijgt dus geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in die gemeente. Er wordt ook geen rijksregisternummer aangemaakt.

Dit kan een probleem zijn voor bepaalde andere administratieve procedures:

Geen aanvraag van een bewonerskaart mogelijk Niet gratis naar stadsmusea op zondagochtend (1 euro voor -26 jarigen) Soms problemen bij bankverrichtingen Rijexamen afleggen kan met bijlage 33 enkel mits een titularisnummer aan te vragen:

aanvraag aan het loket Rijden (Dienst Burgerzaken) of per email

(burgerzaken.reisp.rijb@stad.gent). In geval van een aanvraag per email bij

voorkeur een scan van het aanmeldingsdocument (bijlage 33) toevoegen. Loket Rijden vraagt dit nummer bij de FOD Mobiliteit aan

Student ontvangt dit document per mail

In principe zijn volgende zaken geen probleem: Aanvragen van gsm-abonnement (enkel betalen per domiciliëring) Aanvragen van internetabonnement (wel nummer identiteitskaart maar geen

rijksregisternummer nodig) Aanvragen van Buzzy pass (abonnement openbaar vervoer): enkel leeftijd is voorwaarde

(6 tem 24 jaar), wel voorleggen kotadres en kopie identiteitskaart/paspoort

Om legaal te werken, moet de werkgever de student aanmelden bij de Belgische sociale zekerheidsdienst.

Dit gebeurt aan de hand van het rijksregisternummer van de student. In geval de student (nog) niet over een rijksregisternummer beschikt, kan die aanmelding verlopen via het identificatienummer van de sociale

zekerheid (INSZ), vaak afgekort als creabisnummer.

Dit creabisnummer kan op twee manieren worden aangevraagd: de werkgever kan dit zelf aanvragen via www.sigedis.be, of de student kan dit aanvragen via de gemeente waar hij (voorlopig) is ingeschreven.

Opgelet!

Sigedis kan geen creabisnummer toekennen aan buitenlandse jobstudenten. De werkgever kan een Dimona-aangifte doorvoeren zonder creabisnummer, maar wel mits minimale

identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, geslacht, adres). Buitenlandse jobstudenten tewerkgesteld als gelegenheidswerknemers in land- en tuinbouw zijn

een uitzondering: die student moet naar de gemeente gaan om een creabisnummer te bekomen.

3

Meer info: tel. 02/212 02 55 of ident@sigedis.fgov.be of www.sigedis.be

Een student die meer dan drie maanden in België zal verblijven, moet zich in principe in de gemeente

laten inschrijven.

Opgelet! Om zich bij de gemeente te kunnen laten inschrijven, moet een student een verblijfsadres in die

gemeente hebben.

Een inschrijving houdt in dat het verblijfsadres als hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) geregistreerd wordt op basis van een politievaststelling3 dat betrokkene daadwerkelijk op dat adres verblijft.

Dit leidt tot een inschrijving in het bewonersregister van de gemeente. Er wordt ook een

rijksregisternummer aangemaakt.

Een inschrijving is niet mogelijk voor studenten die minder dan drie maanden in België zullen verblijven.

Een student die meer dan drie maanden in België zal verblijven, kan er soms voor kiezen zich niet in de gemeente te laten inschrijven (zie toelichting bijlage 33).

Voorwaarden verblijfsrecht als internationaal student

In grote lijnen gelden volgende verblijfsvoorwaarden:

een identiteitsdocument hebben (= reispas of identiteitskaart)

ingeschreven zijn voor een studierichting als regelmatig ingeschreven student (diplomacontract met minstens

54 studiepunten) of als uitwisselingsstudent (diploma- of creditcontract)

Het verblijfsstatuut van student is van toepassing op niet-Belgen die in België een bachelor- of masterstudie komen volgen of een (pre)doctorale studie komen uitvoeren.

Unieburgers kunnen ook een verblijfsrecht krijgen als ze hoger secundair onderwijs komen volgen.

Ook uitwisselingstudenten4 en sommige stagiairs5 komen in aanmerking.

Ook een voorbereidend jaar op hoger onderwijs is mogelijk. Daaronder wordt begrepen: - zevende jaar middelbaar onderwijs ter voorbereiding op hoger onderwijs6

- ofwel één jaar taalonderwijs te volgen in een door de overheid georganiseerde, erkende of gesubsidieerde onderwijsinstelling, mits volgende voorwaarden:

Taalonderwijs is voorbereiding op hoger onderwijs (te beginnen tijdens daaropvolgend academisch jaar)

Enkel taalonderwijs Frans, Nederlands of Duits (geen Engels) én taalonderwijs in dezelfde taal als taal van daarop volgende studierichting

Voorbereidend taaljaar niet mogelijk voor studenten die daarna Engelstalige studierichting zullen volgen

Taalonderwijs maximaal één jaar

3 Er geldt in principe een vereenvoudigde woonstvaststellingsprocedure (zonder politievaststelling) voor een student die

zich pas in Gent komt vestigen, die zich on line aanmeldt bij Loket Internationale Studenten én die verblijft in een

officiële studentenhome beheerd door één van de erkende gesubsidieerde hoger onderwijsinstellingen gevestigd in Gent.

4 Een uitwisselingsstudent is een student (unieburger of derdelander) die:

is ingeschreven in een buitenlandse hoger onderwijsinstelling, én is geregistreerd in een Belgische onderwijsinstelling, én

geen inschrijvingsgeld heeft betaald aan die Belgische onderwijsinstelling maar wel aan die buitenlandse hoger onderwijsinstelling, én

geen diploma kan behalen aan die Belgische onderwijsinstelling maar wel aan die buitenlandse hoger onderwijsinstelling, én

die maximaal 24 maanden in België komt studeren. 5 De verblijfswet beschouwt stagiairs als studenten mits de stage integraal deel uitmaakt van de studies in België

(voorlegging inschrijvingsattest afgeleverd door een onderwijsinstelling).

In andere gevallen (stage is deel van studies in buitenland of aanvulling op afgeronde studies) wordt betrokkene in principe niet als student maar als arbeidsmigrant beschouwd. Het loket Internationale Studenten behandelt geen

dossiers van arbeidsmigranten. Ook de hier beschreven procedures zijn niet van toepassing op arbeidsmigranten. 6 Dit is een studiejaar specifiek georganiseerd om student op hoger onderwijs voor te bereiden en kennis in het kader

van een of meerdere disciplines aan te vullen.

4

Het verblijfsstatuut van student is niet van toepassing op niet-Belgen die in België een (post)doctorale studie,

werkstage of onderzoek in functie van een gastovereenkomst komen uitvoeren. De verblijfswet beschouwt hen als arbeidsmigranten.

hun studies als hoofdbezigheid (minimaal 12 uur/week) hebben

studeren aan een door de Belgische staat erkende, georganiseerde of gesubsidieerde onderwijsinstelling of private onderwijsinstelling (in dat laatste geval gelden specifieke verblijfsvoorwaarden en -procedure)

voldoende bestaansmiddelen én een ziektekostenverzekering hebben

geen gevaar vormen voor de volksgezondheid

geen gevaar vormen voor de openbare orde of veiligheid

5

2. Hoe verblijf aanvragen?

a. Kort verblijf (max. 3 maanden)

a.1 Algemene aanmeldingsprocedure - Melding van

Aanwezigheid voor 3 maanden (bijlage 3ter) Voor wie?

Unieburgers, onderdanen van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte en Zwitserse onderdanen die voor

maximaal 3 maanden (vanaf de datum van binnenkomst in België) komen studeren en verblijven (bijvoorbeeld Erasmus-studenten).

Opgelet!

Deze verblijfsprocedure leidt niet tot een inschrijving in een Belgische gemeente. De student krijgt dus

geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in Gent. Dat kan een probleem zijn om bepaalde andere administratieve procedures op te starten (zie Algemeen: registratie als internationaal student in

gemeente).

Hoe aanvragen?

Email

De student stuurt binnen 10 werkdagen na aankomst in België een email naar internationalstudent@stad.gent om zich aan te melden. Deze aanmeldingsmail moet volgende gegevens bevatten:

onderwerp: bijlage 3ter naam en voornaam student

nationaliteit student correct en volledig verblijfsadres in Gent

duur van studies binnenkomstdatum in België

scan vereiste documenten o geldige identiteitskaart of reispas

Voor deze student kan de aanmelding niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).

De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.

Hij wordt later per email uitgenodigd om met de nodige documenten op afspraak langs te komen bij het Loket

Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of een dienstencentrum om zijn aanmeldingsdocument (bijlage

3ter) af te halen. Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een

dienstencentrum de aanvraag behandelt.

Dienstencentrum

De student die buiten Gent-Centrum verblijft (vb. in de wijk Nieuw-Gent), meldt zich binnen 10 werkdagen na aankomst in België zonder afspraak aan in het bevoegde dienstencentrum.

U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/niet-belgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraag-

verblijfskaart.

Wat meebrengen?

identiteitskaart of reispas

correct en volledig verblijfsadres in Gent

Opgelet!

Er zijn geen pasfoto’s vereist.

Wat krijgen de student?

Een aanmeldingsdocument Melding van Aanwezigheid (bijlage 3ter), geldig voor maximaal 3 maanden. De student krijgt dit document onmiddellijk mee aan het loket.

6

De Melding van Aanwezigheid kan niet worden verlengd. Wel is de afgifte van een nieuwe Melding van

Aanwezigheid voor opnieuw 3 maanden mogelijk mits minstens één dag is verstreken sinds de einddatum van de vorige Melding van Aanwezigheid.

Prijs?

Gratis.

7

a.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits

hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk, Luxemburg,

Duitsland of Nederland) - Bijlage 33

Voor wie?

Studenten met een hoofdverblijfplaats in een aangrenzend buurland7 die hun hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in dat land behouden (en daarheen tenminste wekelijks terugkeren) en dus niet ingeschreven willen worden in een

Belgische gemeente. Wil zo’n student toch zijn hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in België: zie de toelichting over lang verblijf.

Opgelet! Deze verblijfsprocedure leidt niet tot een inschrijving in een Belgische gemeente. De student krijgt dus

geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in Gent. Dat kan een probleem zijn om bepaalde andere administratieve procedures op te starten (zie Algemeen: registratie als internationaal student in

gemeente).

Hoe aanvragen?

Email De student stuurt binnen 8 werkdagen na aankomst in België een email naar internationalstudent@stad.gent om

zich aan te melden. Deze aanmeldingsmail moet volgende gegevens bevatten: onderwerp: bijlage 33

naam en voornaam student nationaliteit student

binnenkomstdatum in België correct en volledig verblijfsadres in Gent

duur van studies in België scan vereiste documenten

o (geldige) reispas of identiteitskaart o inschrijvingsattest8 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)

Voor deze student kan de aanmelding niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).

De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.

Hij wordt later per email uitgenodigd om met de nodige documenten op afspraak langs te komen bij het Loket

Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of een dienstencentrum om zijn verblijfsdocument (bijlage 33) af te halen.

Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een

dienstencentrum de aanvraag behandelt.

Dienstencentrum

De student die buiten Gent-Centrum (vb. in de wijk Nieuw-Gent), meldt zich binnen 8 werkdagen na aankomst in België zonder afspraak aan in het bevoegde dienstencentrum.

U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/niet-belgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraag-

verblijfskaart.

Wat meebrengen?

(geldige) reispas of identiteitskaart

inschrijvingsattest9 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)

7 Deze verblijfsprocedure geldt niet voor studenten met een hoofdverblijfplaats in Groot-Brittannië. 8 Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het

inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of

creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en einddatum studieperiode.

9 Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het

inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of

creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en einddatum studieperiode.

8

correct en volledig verblijfsadres in Gent

eventueel bijlage 33 afgeleverd tijdens vorig academiejaar

3 recente en identieke pasfoto’s die voldoen aan volgende criteria:

- Pasfoto mag maximaal 6 maanden oud zijn

- Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is

- Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)

- Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte brilglazen,

brilmontuur ogen niet deels bedekken)

- Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)

- Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om medische of

godsdienstige redenen.

- Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in

- Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen, gezicht in midden van foto

- Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)

Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het afdrukken

zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9 keer een nieuwe foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch af, dan krijgt

die een rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Aan de cabine hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet voldoen. De fotocabine is

niet geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.

Wat krijgen de studenten?

Een verblijfsdocument voor een student uit een aangrenzend land (bijlage 33) maximaal geldig voor de duur van

het school- of academiejaar (tot en met 31 oktober). De studenten krijgen dat document onmiddellijk mee aan het loket.

9

De bijlage 33 moet elk academiejaar vernieuwd worden. Daarvoor moeten telkens dezelfde documenten voorgelegd worden als bij de eerste aanvraag. Ook de bijlage 33 van vorig academiejaar moet voorgelegd worden.

Opgelet! Een student die unieburger is én zijn hoofdverblijfplaats in een buurland heeft, kan er altijd voor kiezen om in

plaats van een bijlage 33 een Melding van Aanwezigheid (bijlage 3ter) aan te vragen.10

Prijs?

13 euro (kostprijs verblijfsdocument).

Voor deze verblijfsaanvraag moet geen bijkomende administratieve kost (retributie) worden betaald.

Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash of met Bancontact te betalen.

10 In tegenstelling tot de bijlage 3ter laat een bijlage 33 onder bepaalde voorwaarden toe een rijexamen in België af te

leggen (zie Algemeen: Uitgangspunten registratie als internationaal student in gemeente).

10

b. Lang verblijf (meer dan 3 maand)

b.1 Algemene procedure: Inschrijving - E kaart of bijlage 8

Voor wie?

Unieburgers, onderdanen van een land uit de Europese Economische Ruimte en Zwitserse onderdanen die voor lange periode (meer dan 3 maanden) komen studeren.

Hoe aanvragen?

Deze student heeft nooit een visum nodig.

De student meldt zich binnen 3 maanden na aankomst in België online aan bij het Loket Internationale Studenten.

Opgelet! Omdat de inschrijvingsprocedure tijd in beslag neemt en een elektronisch inschrijvingsdocument (E kaart)

niet onmiddellijk kan worden afgeleverd, start de student deze aanvraag best zo snel mogelijk op.

Online aankomstmelding

Het online aankomstformulier (Arrival Form) is ook te vinden op: stad.gent/verblijfsvergunningstudent

Opgelet! De online aankomstmelding is enkel mogelijk voor een student die pas in België is aangekomen en zich voor

het eerst wil inschrijven. Een student die al ingeschreven is maar bijvoorbeeld verhuisd is, moet bij het Loket Migratie (Administratief

Centrum aan het Zuid) of in het bevoegde dienstencentrum langsgaan om die adreswijziging te melden. Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een

dienstencentrum de aanvraag behandelt.

De student vult het online aankomstformulier volledig in en zendt het digitaal terug naar het Loket Internationale Studenten (internationalstudent@stad.gent) mét gescande kopie van

zijn identiteitskaart of reispas inschrijvingsattest11 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België12

bewijs van ziektekostenverzekering (bijvoorbeeld Europese kaart ziektekostenverzekering) De student vermeldt best de te verwachten studieperiode in België in de aanmeldingsmail.

Opgelet!

Dit aankomstformulier digitaal invullen (dit verhoogt de leesbaarheid en voorkomt problemen met de

schrijfwijze van de naam van de student)

Volledige officiële naam én alle voornamen (eventueel patroniem inbegrepen) vermelden

Volledig adres (eventueel ook het kamernummer) vermelden

Dit aankomstformulier pas versturen mits de student minstens 3 maanden op opgegeven adres zal

verblijven

Actueel emailadres en telefoonnummer in België vermelden

Eventueel al gekende vertrekdatum uit België vermelden

11

Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het

inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of

creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en einddatum studieperiode.

12 De unieburger die studeert in een buurland maar in België verblijft (vb. omwille van een onderwijsstage), kan enkel

een E kaart als bezitter van voldoende bestaansmiddelen bekomen. Onderstaande specifieke verblijfsbewijzen moeten voorgelegd worden:

Inschrijvingsbewijs van een onderwijsinstelling uit een buurland (vb. Duitse universiteit) Eventueel stageovereenkomst bij Belgische onderwijsinstelling, bedrijf, …

Bewijs ziektekostenverzekering geldig voor lang verblijf in België Bewijs (geen verklaring!) van voldoende bestaansmiddelen te beschikken

11

De student hoeft zich voorlopig niet aan te melden bij het Loket Migratie (Administratief Centrum aan het Zuid) of in het bevoegde dienstencentrum.

De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.

Verdere verloop inschrijvingsprocedure

Het Loket Migratie of het bevoegde dienstencentrum (volgens verblijfsadres van de student) start de te volgen stappen:

De student wordt onmiddellijk in het wachtregister ingeschreven.

Indien nodig, worden aan de student nog ontbrekende documenten gevraagd.

De politie controleert het verblijfsadres van de student: men controleert of de student er kan studeren, slapen,

eten, ….

Opgelet!

Om deze adrescontrole vlot te laten verlopen, is het heel belangrijk dat:

o de student zijn naam en voornaam op de deurbel en brievenbus aanbrengt

o de student zijn adres (eventueel ook het kamernummer) vermeldt op het online aankomstformulier

(Arrival Form)

o de student op het online aankomstformulier (Arrival Form) best een telefoonnummer in België vermeldt waarop de politie hem kan bereiken

o de student eventueel duidelijk aangeeft in de aankomstmelding wanneer de politie betrokkene zeker wel of zeker niet thuis kan aantreffen (een adrescontrole op afspraak is echter niet mogelijk)

o de student niet verhuist tijdens de procedure van woonstvaststelling

o de student niet voor korte tijd in het buitenland vertroeft tijdens de procedure van woonstvaststelling

o de student controleert of de politie onderstaande woonstvaststellingskaart heeft achtergelaten in de brievenbus (in dat geval dringend vermelde politiedienst contacteren)

Opgelet! Er geldt in principe een vereenvoudigde woonstvaststellingsprocedure (zonder politievaststelling) voor een

student die zich pas in Gent komt vestigen, die zich on line aanmeldt bij Loket Internationale Studenten én die verblijft in een officiële studentenhome beheerd door één van de erkende gesubsidieerde hoger

onderwijsinstellingen gevestigd in Gent.

De hoger onderwijsinstelling die deze home beheert, stuurt een lijst met verblijvende studenten door naar het Loket Internationale Studenten, maar dit geldt niet als aankomstmelding. De student moet ook zelf

12

zijn aankomst in België online melden bij het Loket Internationale Studenten via het aankomstformulier

(Arrival Form).

Na een positieve woonstvaststelling volgt een inschrijving in het vreemdelingenregister. Na een negatieve woonstvaststelling volgt een schrapping in het wachtregister en wordt de inschrijvingsaanvraag afgewezen. De

student wordt per email verwittigd in geval van een negatieve woonstvaststelling.

Indien nodig, wordt een rijksregisternummer aangevraagd bij de diensten van het rijksregister.

Zodra het aanvraagdossier volledig verwerkt is, nodigt het Loket Internationale Studenten de student per email op afspraak uit (bij Loket Migratie, Administratief Centrum aan het Zuid, Blok B (gelijkvloers), W. Wilsonplein 1 9000 Gent) om de inschrijving volledig te kunnen afwerken én een elektronisch inschrijvingsdocument (E kaart) aan te

vragen.

Opgelet! Voor een vlot verloop van de afpraken is het heel belangrijk dat de student de datum en het uur van de

afspraak strikt naleeft. Een afspraak duurt 40 minuten. Als een student twee maal niet op de afspraak verschijnt zonder tijdige verwittiging vooraf, kan hij geen

beroep meer doen op deze versnelde inschrijvingsprocedure. Hij zal dan heel wat langer moeten wachten op een nieuwe afspraak.

De aanmaak van dat elektronisch inschrijvingsdocument (E kaart) gebeurt via een privaat bedrijf. Dat bedrijf zendt

de pin/puk-codes13 die vereist zijn voor een activering van de E kaart, per post naar het adres van de student. Het is heel belangrijk dat de student ervoor zorgt dat hij die codes ontvangt (en dat men bijvoorbeeld bij een

adreswijziging briefwisseling via B-Post laten doorsturen naar het nieuwe verblijfsadres). Studenten die in een studentenhome van de Universiteit Gent verblijven, nemen hiervoor best contact op met de verantwoordelijke van

de home.

Tegelijk levert dat bedrijf een aangemaakte E kaart aan het Loket Migratie of het bevoegde dienstencentrum. Deze leveringstermijn duurt gemiddeld ongeveer 3 weken.14

Intussen krijgt de student een papieren versie van dat inschrijvingsdocument (bijlage 8) mee. Belangrijk om weten is dat de bijlage 8 problematisch kan zijn tijdens bepaalde administratieve procedures (zoals het uitvoeren van

bankverrichtingen), terwijl die met een E kaart vlot verlopen.

Zodra de student die pin/puk-codes heeft ontvangen, kan die E kaart worden afgehaald. Dit kan enkel op de plaats van aanvraag van die E kaart. Bij het Loket Migratie kan een student de E kaart afhalen via het snelloket (zonder

afspraak op maandag, woensdag en vrijdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 16u, dinsdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 19u (donderdag gesloten) maar op zaterdag enkel mits afspraak)).

Wat meebrengen?

Bij aanvraag E kaart

De student moet persoonlijk langskomen met volgende originele documenten:

reispas of identiteitskaart

inschrijvingsattest15 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België 16

bewijs van ziektekostenverzekering (bijvoorbeeld Europese kaart ziektekostenverzekering)

bewijs (bijvoorbeeld studiebeurs) of verklaring van voldoende bestaansmiddelen (studenten kunnen aan het

loket een standaardformulier krijgen, ter plaatse invullen en ondertekenen)

eventueel rijbewijs

4 recente en identieke pasfoto’s die voldoen aan onderstaande criteria:

13 De pukcode ('Personal Unblocking Key') en pincode ('Personal Identification Number') zijn cijfercodes die de

gemeente moet inbrengen om de verblijfskaart bruikbaar te maken. 14 Via een (super)spoedprocedure (90 of 140 euro) is die termijn terug te brengen tot respectievelijk 4 of 2 werkdagen.

In dit geval worden de pin/puk-codes niet aan de student per post bezorgd. Het bedrijf dat de verblijfskaart aanmaakt, levert beide codes samen met de verblijfskaart aan het dienstencentrum of het Loket Migratie in het Administratief

Centrum Zuid waar de verblijfskaart werd aangevraagd. Betrokkene wordt verwittigd om daar de verblijfskaart samen met de codes afhalen.

15 Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het

inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of

creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en einddatum studieperiode.

16 De unieburger die studeert in een buurland maar in België verblijft (vb. omwille van een onderwijsstage), kan enkel

een E kaart als bezitter van voldoende bestaansmiddelen bekomen. Onderstaande specifieke verblijfsbewijzen moeten voorgelegd worden:

Inschrijvingsbewijs van een onderwijsinstelling uit een buurland (vb. Duitse universiteit) Eventueel stageovereenkomst bij Belgische onderwijsinstelling, bedrijf, …

Bewijs ziektekostenverzekering geldig voor lang verblijf in België Bewijs (geen verklaring!) van voldoende bestaansmiddelen te beschikken

13

Algemene voorwaarden: Afmetingen: 35 mm x 45 mm

Foto van minder dan 6 maanden oud

Slechts één persoon zichtbaar op foto

Fotografische kwaliteiten:

Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is

Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)

Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte

brilglazen, brilmontuur ogen niet deels bedekken)

Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)

Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om

medische of godsdienstige redenen maar de ogen, kin en hoofdranden moeten duidelijk zichtbaar

blijven

Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in

Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen,

gezicht in midden van foto

Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)

Geen rode ogen

Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de

automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het afdrukken zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9

keer een nieuwe foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch af, dan krijgt die een rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke

voorwaarden. Aan de cabine hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet voldoen. De fotocabine is niet geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.

Bij afhaling van een E kaart

De student moet persoonlijk langskomen met volgende originele documenten:

oproepingsbriefje voor de afhaling van de E kaart

betalingsbewijs voor de E kaart

papieren versie inschrijvingsdocument (bijlage 8)

vereiste pin/puk-codes

Wat krijgen de studenten?

De student krijgt een elektronisch inschrijvingsdocument (E kaart).

Dat document is geldig voor 5 jaar, op voorwaarde dat de student blijft beantwoorden aan de verblijfsvoorwaarden als student.

Opgelet!

14

Een student meldt elke adreswijziging altijd onmiddellijk bij loket Migratie of een dienstencentrum (ook als

zijn verblijfskaart nog geldig is). Als hij dit niet doet, moet de gemeente hem schrappen uit het

vreemdelingenregister. Die schrapping maakt zijn verblijfskaart ongeldig en hij kan zelfs zijn verblijfsrecht

verliezen. De student moet dan een herinschrijving aanvragen maar het onderzoek van deze aanvraag kan

enige tijd duren. Hij kan dus niet onmiddellijk een nieuwe verblijfskaart krijgen.

De student kan er altijd voor kiezen om enkel een papieren versie (bijlage 8) van dat elektronisch inschrijvingsdocument (E kaart) te vragen.

Opgelet!

Die bijlage 8 is niet voorzien van een pasfoto. Dat kan problemen geven voor bepaalde andere administratieve procedures (zoals het uitvoeren van bankverrichtingen).

Een student die hier 5 jaar ononderbroken legaal verblijft, kan een duurzaam verblijfsrecht17 aanvragen en een elektronisch document ter staving van duurzaam verblijf (E+ kaart) krijgen. De student kan er altijd voor kiezen

om enkel een papieren versie (bijlage 8bis)van dat document aan te vragen.

Prijs?

23 euro voor de E kaart. Een papieren versie (bijlage 8) van dat elektronisch inschrijvingsdocument (E kaart) is

gratis.

17 Dit duurzaam verblijfsrecht impliceert een onvoorwaardelijk permanent verblijfsrecht: het verblijfsrecht is niet langer

afhankelijk van het voortzetten van studies of van het bezit van voldoende bestaansmiddelen.

15

Voor deze verblijfsaanvraag moet geen bijkomende administratieve kost (retributie) worden betaald.

Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash of met Bancontact te betalen. In het hulpkantoor Muide-Meulestede is enkel cash mogelijk.

16

b.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits

hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk, Luxemburg,

Duitsland of Nederland) - Bijlage 33

Voor wie?

Studenten met een hoofdverblijfplaats in een aangrenzend buurland18 die hun hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in dat land behouden (en daarheen tenminste wekelijks terugkeren) en dus niet ingeschreven willen worden in een

Belgische gemeente.

Wil zo’n student toch zijn hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in België: zie de toelichting over lang verblijf.

Opgelet!

Deze verblijfsprocedure leidt niet tot een inschrijving in een Belgische gemeente. De student krijgt dus geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in Gent. Dat kan een probleem zijn om bepaalde andere

administratieve procedures op te starten (zie Algemeen: Uitgangspunten registratie als internationaal student in gemeente).

Hoe aanvragen?

Email

De student stuurt binnen 8 werkdagen na aankomst in België een email naar internationalstudent@stad.gent om zich aan te melden. Deze aanmeldingsmail moet volgende gegevens bevatten:

onderwerp: bijlage 33 naam en voornaam student

nationaliteit student binnenkomstdatum in België

correct en volledig verblijfsadres in Gent duur van studies in België

scan vereiste documenten o (geldige) reispas of identiteitskaart o inschrijvingsattest19 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)

Voor deze student kan de aanmelding niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).

De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.

Hij wordt later per email uitgenodigd om met de nodige documenten op afspraak langs te komen bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of een dienstencentrum om zijn verblijfsdocument (bijlage 33)

af te halen. Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een

dienstencentrum de aanvraag behandelt.

Dienstencentrum

De student die buiten Gent-Centrum (vb. in de wijk Nieuw-Gent), meldt zich binnen 8 werkdagen na aankomst in België zonder afspraak aan in het bevoegde dienstencentrum.

U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/niet-belgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraag-

verblijfskaart.

Wat meebrengen?

reispas of identiteitskaart

inschrijvingsattest20 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)

18 Deze verblijfsprocedure geldt niet voor studenten met een hoofdverblijfplaats in Groot-Brittannië. 19

Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het

inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en

einddatum studieperiode.

20 Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het

inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of

creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en einddatum studieperiode.

17

correct en volledig verblijfsadres in Gent

3 recente en identieke pasfoto’s die voldoen aan volgende criteria:

- Pasfoto mag maximaal 6 maanden oud zijn

- Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is

- Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)

- Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte brilglazen,

brilmontuur ogen niet deels bedekken)

- Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)

- Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om medische of

godsdienstige redenen.

- Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in

- Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen, gezicht in

midden van foto

- Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)

Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het afdrukken

zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9 keer een

nieuwe foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch af, dan krijgt

die een rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Aan de cabine hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet voldoen. De fotocabine is

niet geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.

Wat krijgen de studenten?

Een verblijfsdocument voor een student uit een aangrenzend land (bijlage 33) geldig voor de duur van het school- of academiejaar (tot en met 31 oktober). De studenten krijgen dat document onmiddellijk mee aan het loket.

18

De bijlage 33 moet elk academiejaar vernieuwd worden. Daarvoor moeten telkens dezelfde documenten voorgelegd worden als bij de eerste aanvraag. Ook de bijlage 33 van vorig academiejaar moet voorgelegd worden.

Prijs? 13 euro (kostprijs verblijfsdocument).

Voor deze verblijfsaanvraag moet geen bijkomende administratieve kost (retributie) worden betaald.

Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash of met

Bancontact te betalen.