Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt...

51
Intern communicatie adviesplan

Transcript of Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt...

Page 1: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Intern communicatie adviesplan

Groep 2, klas 2U:Nanda BaanIrene CleefMarleen ColdeweijerJanneke SchoutenAnneke Vermeulen

Page 2: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Intern communicatie adviesplan

Fontys Economische Hogeschool TilburgDatum: 21-06-2010Opleiding: CommunicatieVak: Interne Communicatie Opdrachtgever: InterpolisAuteurs: Groep 2, klas 2U,Nanda BaanIrene CleefMarleen ColdeweijerJanneke SchoutenAnneke Vermeulen

2Intern communicatie adviesplan 2010

Page 3: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Voorwoord

Voor u ligt het Interne communicatie adviesplan wat bestemd is voor Interpolis. In dit adviesplan staat de vraag centraal over hoe Interpolis het merk opnieuw intern kan laden.

Al enkele jaren heeft Interpolis een sterk imago met het Glashelder concept. Het merk Interpolis staat voor open, vertrouwen en duidelijkheid. Er zijn geen kleine letters en verzekeren wordt weer helder. Dit heeft de verzekeringswereld op zijn kop gezet en het was zeker effectief. Maar een echt sterk merk wordt eerst van binnenuit gedragen. De medewerkers mogen niet vergeten worden bij het laden van het merk, ze zijn wel degelijk van belang. Dat is nu waar dit plan zich op gaat richten.

We zijn tot de inhoud van dit plan gekomen met behulp van de lessen interne communicatie. Ook heeft communicatie adviseur Sandra Neele, die werkzaam is bij Interpolis, ons geholpen door informatie te verstrekken over de organisatie. Daarnaast heeft medestudent Wouter Hameka ons ook voor de nodige informatie voorzien. Mede door gesprekken met de docent van interne communicatie, Joris van Dooren en de informatie van de docent management en organisatie, Ad Havermans, is het ons gelukt om tot een goed eindresultaat te komen. Tenslotte willen wij natuurlijk de groepsgenoten bedanken.We hopen dat u met veel plezier dit plan doorleest!

Namens groep 2 uit klas 2u,Nanda BaanIrene CleefMarleen ColdeweijerJanneke SchoutenAnneke Vermeulen

3Intern communicatie adviesplan 2010

Page 4: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Inhoudsopgave

Voorwoord................................................................................................................................3Inhoudsopgave.........................................................................................................................4Inleiding....................................................................................................................................5Aanleiding.................................................................................................................................6Management Summary............................................................................................................7Exacte formulering van de opdracht.........................................................................................9Probleemstelling.....................................................................................................................10Huidige situatie.......................................................................................................................11Gewenste situatie...................................................................................................................12Organisatie beschrijving.........................................................................................................13Theoretisch kader...................................................................................................................16Doelgroepen...........................................................................................................................18Doelstellingen.........................................................................................................................20Concept..................................................................................................................................21Middelen................................................................................................................................22Activiteitenplanning................................................................................................................26Begroting................................................................................................................................27Conclusie en aanbevelingen...................................................................................................30Slotwoord...............................................................................................................................31Bronnenlijst............................................................................................................................32Bijlagen...................................................................................................................................33

4Intern communicatie adviesplan 2010

Page 5: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Inleiding

Het merk Interpolis staat voor Glashelder. Een manier waarop dit tot uiting is gebracht naar de consument zijn in eerste instantie de ‘Glashelder’ commercials. Door middel van het principe ‘weet wat je wel en wat je niet verzekerd’ worden de potentiële klanten erop geattendeerd dat Interpolis de verzekeringsmaatschappij is die duidelijkheid geeft aan de klant. Op deze manier wil Interpolis ervoor zorgen dat bestaande en nieuwe klanten vertrouwen krijgen in het merk Interpolis.

Om het principe ‘Glashelder’ een lading te geven is het vanzelfsprekend dat de werknemers van Interpolis ook bekend zijn met het ‘Glashelder’ concept en dit ook gebruiken in hun werk bij Interpolis. Door middel van dit intern communicatieadviesrapport wordt er duidelijk gemaakt op welke manieren Interpolis het merk opnieuw intern kan laden. De hoofdopdracht voor dit advies is: Geef een gefundeerd advies om het merk Interpolis op een vernieuwende wijze intern te laden.

5Intern communicatie adviesplan 2010

Page 6: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Aanleiding

Sinds 2008 maakt Interpolis onderdeel uit van Achmea. De afgelopen jaren heeft dan vooral in het teken gestaan van de reorganisatie die heeft plaatsgevonden. Door de reorganisatie bij Interpolis is de interne communicatie met betrekking tot de merklading op de achtergrond verschenen. Dit heeft ervoor gezorgd dat nieuwe en huidige medewerkers niet goed op de hoogte zijn en niet voldoende zijn geïnformeerd met betrekking tot het merk Interpolis, dus ‘Glashelder’ zijn. Het is van belang dat de werknemers goed op de hoogte zijn van wat dit concept inhoud en hoe er hiermee moet worden omgegaan. Met dit intern communicatie adviesrapport geven we Interpolis nieuwe input om de medewerkers op een vernieuwende manier het merk glashelder te beleven. Dit zal er dan voor zorgen dat alle medewerkers dezelfde kant op kijken, waardoor het merk sterker geladen wordt.

6Intern communicatie adviesplan 2010

Page 7: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Management Summary

Hieronder volgt een samenvatting over de inhoud van dit adviesplan. De essentiële punten zijn hieronder beschreven.

Centrale probleemHet centrale probleem in dit plan is als volgt geformuleerd: Hoe kan Interpolis de interne communicatie zo vormgeven dat het glashelder concept goed intern binnen alle doelgroepen wordt geladen?

ConceptDe medewerkers van Interpolis weten dat Interpolis voor glashelder staat. Alleen wat dit precies inhoud is voor nieuwe medewerkers vaak nog onbekend. Medewerkers die voor een langere tijd werkzaam zijn bij Interpolis weten wel wat het glashelder concept inhoud maar daaronder leeft het niet meer. Met het concept willen wij dat de medewerkers niet alleen weten wat het glashelder concept inhoud en hiernaar werken maar dat ze ook erbij stralen. Als een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen, dat ze trots zijn om te werken bij Interpolis en dat ze zich gewaardeerd voelen. Daarom heet het concept: Stralend Helder.

MiddelenDe middelen die dit concept ondersteunen zijn als volgt. Als eerste wordt er voor de medewerkers een kick-off georganiseerd waarbij het concept onthuld wordt door Guus Meeuwis en het management van Interpolis. Dit wordt op een indrukwekkende manier gedaan door het inzetten van tientallen spotlights. Ook is er de mogelijkheid voor een hapje en een drankje en wordt er een schilderij gemaakt in samenwerking van alle medewerkers van Interpolis, op deze manier wordt er samenhang gecreëerd. Vanaf dit moment gaat er een nieuwe website, stralend helder de lucht in, op deze website zijn allerlei opties mogelijk om het concept te beleven op een informatieve én ludieke wijze.De huidige en nieuwe medewerkers van Interpolis moeten gestimuleerd worden om informatie tot zich te nemen. Een belangrijk intern medium is het intranet. Vanaf de kick-off wordt het intranet aangepast, zo hopen we de medewerkers een nieuwe stimulans te geven om de juiste informatie tot zich te nemen. Om de medewerkers te laten stralen wordt er twee keer gebruik gemaakt van een rode loper en worden ze ’s ochtends ontvangen door een gastheer en een glas versgeperste jus d‘orange. Zo voelen ze zich sterren die stralen op de rode loper. De thuiswerkers zijn wat moeilijker te bereiken maar worden ook betrokken bij het stralend helder concept. Zo krijgt iedereen een laptopsticker, boomerangkaarten, drinkglashelder en een inter-polo. Op deze manier worden ook de thuiswerkers herinnerd aan het stralend helder concept. Buiten deze ludieke middelen is het van belang dat de medewerkers weten wat het glashelder concept inhoudt en dat ze dit uitdragen in hun werkzaamheden. Zo zijn medewerkers verplicht om naar een symposium te gaan en mee te doen aan workshops waar ze zich zelf voor kunnen inschrijven. Via de website is het mogelijk om een online cursus, genaamd Stralend Glashelder werken, te volgen om zo meer te weten te komen over het glashelder concept. Deze cursus wordt dan ook van harte aanbevolen.

Tenslotte worden de medewerkers gemotiveerd door middel van de motivatietheorie van Vroom. Deze zegt dat je inzicht moet krijgen in het motivatieproces en dan de manier van motiveren er op aanpassen.

7Intern communicatie adviesplan 2010

Page 8: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Waarom dit concept?Dit concept bevelen wij van harte aan omdat we denken dat deze positieve benadering waardevol is voor Interpolis, het positieve vanuit de medewerkers naar boven halen en laten het zien dat ze waardevol zijn. Ook voor thuiswerkers is dit concept erg goed, intranet is hierbij het belangrijkste communicatiemiddel en ook de gadgets die de medewerkers thuisgestuurd krijgen draagt aan het concept bij. Door een juiste afstemming tussen informatie overbrengen en het concept op een ludieke manier onder de aandacht brengen, zal de medewerkers zich gewaardeerd voelen. Dit leidt tot motivatie en glashelder werken. Met dit concept voelen de medewerkers zich één met Interpolis en kijken ze allemaal dezelfde kant op.

8Intern communicatie adviesplan 2010

Page 9: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Exacte formulering van de opdracht

De exacte formulering van de opdracht die Interpolis heeft neergelegd is:

Geef ons een gefundeerd advies om het merk Interpolis op een vernieuwende wijze intern te laden.

Het te besteden budget is € 200.000. Dit plan heeft een looptijd van 1 jaar en start in de 2e helft van 2010.

9Intern communicatie adviesplan 2010

Page 10: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Probleemstelling

Uit de gekregen opdracht van Interpolis komt de probleemstelling voort. De probleemstelling voor dit intern communicatie adviesrapport luidt:

Hoe kan Interpolis de interne communicatie zo vormgeven dat het glashelder concept goed intern binnen alle doelgroepen wordt geladen.

Op deze centrale vraag wordt in dit plan een passend antwoord gegeven. Door het inzetten van de juiste middelen zal Interpolis ervoor zorgen dat het principe ‘Glashelder’ opnieuw duidelijk wordt voor de werknemers. Wanneer de probleemstelling is beantwoordt komt ‘Glashelder’ nog beter tot uiting wat vervolgens zorgt voor een beter werkelijk imago onder de werknemers.

10Intern communicatie adviesplan 2010

Page 11: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Huidige situatie

Glashelder concept 1Interpolis staat al jaren voor ‘Glashelder’. Een verzekeringsmaatschappij die alle vertrouwen heeft in haar klanten. De Glashelder-campagne laat zien waar Interpolis voor staat: transparantie en vertrouwen van de organisatie en haar producten. Interpolis communiceert naar haar klanten dat ze de bonnetjes thuis kunnen laten omdat Interpolis erop vertrouwt dat klanten eerlijk zijn.

Met een open bedrijfscultuur hoopt Interpolis het ‘Glashelder’ concept door te voeren onder haar medewerkers. Vertrouwen en eigenverantwoordelijkheid staan bij Interpolis hoog in het vaandel.

Glashelder concept 2Interpolis is van mening dat naast het concept uitdragen naar de buitenwereld het essentieel is dat intern, onder de medewerkers het concept glashelder gedragen wordt. Mede door een open bedrijfscultuur en flexibele werkplekken hoopt Interpolis dat het glashelder concept intern gedragen wordt. Zo staan vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid bovenaan binnen Interpolis. Toch is de werkelijke identiteit aan het veranderen. De conceptuele doorvoering van internal branding ‘Glashelder’, schiet op het moment tekort. Er wordt intern te weinig doelgericht gebruik gemaakt van het ‘Glashelder’ concept. De medewerkers zijn er niet goed van op de hoogte en werken hier dus ook niet naar. Op dit moment verloopt de de interne communicatie over het algemeen via intranet. Dit wordt door werknemers als te breed ervaren. Het is de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om de juiste informatie te vinden en die bij te houden. Doordat er te veel informatie aangeboden wordt, is het onduidelijk wat voor de werknemers nu wel en wat niet belangrijk is.

11Intern communicatie adviesplan 2010

Page 12: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Gewenste situatie

Interpolis wil ervoor zorgen dat de medewerkers sterk betrokken zijn met het merk Interpolis wat staat voor Glashelder. Medewerkers dragen dit merk uit in hun dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers denken en beslissen mee, het is dus van belang dat ze het merk begrijpen. De interne media sluit aan op het Glashelder concept en heeft een toegevoegde waarde voor de interne merkbeleving. Alle medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het verkrijgen van de juiste informatie en hebben een actieve houding tegenover het gebruik de interne media. Medewerkers zijn trots op het bedrijf waar ze werken en ze voelen zich er thuis. Alle neuzen staan dezelfde kant op en Interpolis krijgt een duidelijkere betekenis voor haar medewerkers.

12Intern communicatie adviesplan 2010

Page 13: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Organisatie beschrijving

Voordat er een advies geschreven wordt voor een organisatie is het van belang te weten wat en wie de organisatie is en wat zij doet. Dit gebeurt met het 7-S model. Onder het kopje Interne analyse wordt aan de hand van zeven begrippen Interpolis beschreven.

Interne analyseBij de interne analyse wordt er per ‘S’ gekeken wat de gevolgen zijn voor het werken volgens het glasheldere concept bij Interpolis.

Om de interne analyse van Interpolis goed uit te kunnen voeren, wordt er gebruik gemaakt van het 7- S model van McKinsey. Het management model beschrijft zeven factoren die van invloed zijn om een onderneming effectief te kunnen organiseren. De zeven s’en staan voor:

1. Shared values (=significante waarden): Hier wordt er beschreven waar de organisatie voor staat, wat zijn de kernwaarden (visie) voor de organisatie. 2. Skills (=sleutelvaardigheden): De kwalificaties van het personeel of van de onderneming als totaal worden hier beschreven.3. Staff (=staf): Het personeel, het aantal en de verschillende functies worden hier beschreven.4. Systems (=systeem): De procedures en routines van de organisatie worden hier beschreven.5. Structure (=structuur): Hoe zit de onderneming organisatorisch en elkaar?6. Strategy (=strategie): Welk doel wordt er gesteld en hoe worden de beschikbare middelen van de organisatie aangewend om dit doel te behalen?7. Style (=stijl): Hier wordt de organisatiecultuur en de managementstijl van de organisatie beschreven.

Al deze elementen hebben invloed op de werking en prestaties van een onderneming. Wordt er door managers minder aandacht gegeven aan een van deze elementen dan zou het zo kunnen zijn dat dit element ook andere elementen negatief beïnvloed.Voor de visualisatie van het model kunt u figuur 3 in de bijlagen raadplegen.

7-S model toegepast op Interpolis Significante waardenVisie= ‘Interpolis is ontstaan vanuit het idee dat je sterker staat als je krachten bundelt en open kaart speelt. Alleen dan kun je zelfstandig beslissen over risico’s. Vertrouwen en gelijkwaardigheid zijn nog steeds de basis voor onze manier van werken. Interpolis vindt het belangrijk dat klanten altijd exact weten waar ze aan toe zijn. Vooraf en niet achteraf. Interpolis biedt heldere oplossingen waar mensen echt iets aan hebben. Interpolis is snel en praktisch en gaat er vanuit dat verzekeren verder gaat dan het vergoeden van schades.’

SleutelvaardighedenDe Unique selling points van Interpolis zijn, vooral Glashelder. Dit betekent niet alleen intern glashelder werken, maar ook extern. Helder en duidelijkheid zijn aan haar klanten en potentiële klanten. Een erg belangrijk punt voor Interpolis is vertrouwen. Dit komt intern terug doordat er niet veel controles zijn op het werk dat gedaan wordt. Er wordt van de medewerkers verwacht dat ze zelf de verantwoordelijkheid voor hun werk nemen. Zo vertrouwt Interpolis erop dat

13Intern communicatie adviesplan 2010

Page 14: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

haar medewerkers zelf in staat zijn om hun eten af te rekenen zonder dit te controleren. Extern zie je dit terug doordat Interpolis hun klanten vertrouwd en de consument dus de bonnetjes thuis kan laten. Maar ook dat de klant Interpolis kan vertrouwen en dat ze er zullen zijn op de momenten dat het telt. De flexibele werkwijze is ook een vaardigheid wat typisch Interpolis is. Niemand heeft een vaste werkplek en er wordt zelfs aangemoedigd om thuis te werken. Dat Interpolis zo werkt, geeft ook een teken van vertrouwen in de werknemers. Een ander punt dat uniek is voor Interpolis is het risico-advies. Hiermee geeft Interpolis aan er niet alleen te zijn als de ‘nood aan de man’ is. Maar ook dat ze samen met de klant schade willen voorkomen.

StafInterpolis heeft ongeveer 1500 medewerkers. Deze werknemers zijn werkzaam onder verschillende afdelingen. Een aantal van deze afdelingen zijn: klant en Rabobank communicatie, PR & reputatie en traffic & uitvoering. De verschillende bedrijfsonderdelen worden ondersteund door stafdiensten op het gebied van Finance & Control, HRM, ICT en Communicatie & Merkmanagement, Informatiemanagement, Business development, Legal en Compliance.De medewerkers worden aangenomen door middel van een test om te kijken of ze bij de werkwijze van Interpolis passen. Er wordt gekeken naar de echtheid, openheid en de wil om iets voor klanten en collega’s te betekenen.

SysteemBij Interpolis heerst een informele werksfeer. Door het aanbieden van flexwerken geef je de medewerkers vertrouwen en openheid. Het intranet is erg belangrijk bij Interpolis, per afdeling is er verschillende informatie geselecteerd. De managementstijl is bottum-up, er wordt dus vanuit de medewerkers veel naar het management gecommuniceerd. De input vanuit de medewerkers is dan ook erg gewenst.

Op dit moment is er een open communicatiestroom bij Interpolis. Interpolis is op papier een lijnorganisatie. Met een open communicatie wordt bedoeld dat er zo min mogelijk gecommuniceerd wordt op hiërarchisch niveau. Iedereen staat gelijk aan elkaar en heeft de mogelijkheid om open en vrij met elkaar te communiceren.Ook maakt Interpolis gebruik van interactie visie. Dit wil zeggen dat Interpolis er vanuit gaat dat haar medewerkers gemotiveerd genoeg zijn om hun werk uit te voeren. Initiatieven vanuit de medewerkers worden gestimuleerd. Met het concept Stralend helder wordt de interactievisie behouden. De motivatie van de medewerkers wordt door het gebruik van verschillende middelen gestimuleerd.

StructuurInterpolis valt als onderdeel van Achmea onder de kanaaldivisie bij bancaire distributie en onder de productdivisie bij pensioenen en sociale zekerheid. Bij de productdivisie houdt Interpolis zich bezig met het ontwikkelen van producten en bij de distributie divisie met het verkopen van deze producten.

Interpolis zelf is ook weer verdeeld in verschillende onderdelen. Ze maken onderscheid tussen particulieren en bedrijven. Het onderdeel particulieren houdt zicht bezig met het aanbieden van schadeverzekeringen voor particulieren. Voorbeelden hiervan zijn autoverzekeringen en reisverzekeringen. Het onderdeel bedrijven, richt zich op ondernemers en bedrijven. Naast schadeverzekeringen bieden ze oplossingen voor de risico’s van het bedrijf en adviseren en ondersteunen ze ondernemers op het gebied van werknemersinzetbaarheid en toekomstvoorzieningen. Deze twee bedrijfsonderdelen

14Intern communicatie adviesplan 2010

Page 15: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

worden ondersteund door verschillende stafdiensten, zoals: ICT, communicatie & merkmanagement, HRM en informatiemanagement. De totale organogram van Achmea is te zien in de bijlagen, figuur 5

StrategieHet doel is om het merk Interpolis op een vernieuwende wijze intern te laden. Er zullen hier verschillende middelen voor worden gebruikt. Deze zullen verder uitgelegd worden in het hoofdstuk middelen.

Om het doel te bereiken, is het ook belangrijk om de medewerkers te motiveren. Werkintrinsieke motivatie zal hierbij het beste werken. Motivatie heeft bij deze benadering betrekking op het werk zelf. De medewerkers moeten het werk zien als een uitdaging. Er zijn verschillende manieren om te motiveren. Interpolis doet niet aan belonen en straffen. Ze gaan uit van vertrouwen en dat de werknemers eigen verantwoordelijkheid nemen. (als je dit vertrouwen schaadt dan zitten hier echter wel gevolgen aan vast.) De middelen die ze gebruiken om medewerkers te motiveren zijn de flex werkplekken, hierdoor is er een erg open sfeer binnen Interpolis en krijgen de medewerkers het gevoel van vrijheid, wat zorgt voor meer motivatie. Verder zijn er ook veel groepssessies waardoor medewerkers zich meer betrokken voelen bij de werkzaamheden van Interpolis. Interpolis zou verder gebruik kunnen maken van hogere doelstellingen om een aantal medewerkers beter te motiveren. Door deze medewerkers doelstellingen te geven die beter bij hun persoonlijke doelstellingen passen, zullen ze gemotiveerder te werk gaan.

StijlBij Interpolis staan de managers gelijk aan hun medewerkers. Er heerst een open cultuur. Er is sprake van veel communicatie, vertrouwen in de medewerkers en Interpolis streeft ernaar om haar medewerkers te inspireren voor het werk dat ze doen.

15Intern communicatie adviesplan 2010

Page 16: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Theoretisch kader

Hier volgt de uitleg van een aantal begrippen in dit plan.

Interne merklading (internal branding)Dit wil zeggen dat een merk een bepaalde gevoelswaarde wordt meegegeven aan de medewerkers. Een merk staat ergens voor. In het geval van Interpolis staat het merk Interpolis voor helder, vertrouwen en openheid. De medewerkers worden dankzij interne merklading zodanig gevormd dat ze zich identificeren met het merk en dat ze zich op hun plaats voelen bij de werkgever.

BedrijfscultuurDeze term omschrijft de gehele sfeer binnen een bedrijf. Binnen een cultuur zijn waarden verweven die alle medewerkers uitdragen. De manier hoe de medewerkers met elkaar omgaan en de leiderschapsstijl kenmerken een cultuur. Bij Interpolis is de bedrijfscultuur het beste te omschrijven als open en helder. Men vertrouwt elkaar en de leidinggevenden verheffen zichzelf niet boven anderen.

Actieve houding t.o.v. mediaAls medewerkers een actieve houding t.o.v. de media hebben, dan gaan ze zelf op zoek naar informatie die media hen kunnen verschaffen. Ze zijn daarom ook actieve ontvangers. De medewerkers willen iets weten en zoeken daarbij zelf het medium dat die de geschikte informatie geeft.

7-S modelhet 7S- model van McKinsey. Het management model beschrijft 7 factoren die van invloed zijn om een onderneming effectief te kunnen organiseren. De 7 s’en staan voor:

- Shared values (=significante waarden): Waar staat de onderneming voor, wat zijn de kernwaarden (visie)- Skills (=sleutelvaardigheden): kwalificaties van het personeel of van de onderneming als totaal- Staff (=staf): personeel, aantal en functies- Systems (=systeem): Procedures en routines- Structure (=structuur): Hoe zit de onderneming organisatorisch en elkaar?- Strategy (=strategie): Welk doel wordt er gesteld en hoe worden de beschikbare middelen van de organisatie aangewend om dit doel te behalen?- Style (=stijl): organisatiecultuur en managementstijl

Al deze elementen hebben invloed op de werking en prestaties van een onderneming. Wordt er door managers minder aandacht gegeven een van deze elementen dan zou het zo kunnen zijn dat dit element ook andere elementen negatief beïnvloed.

IntranetIntranet is een intern netwerk via internet. Het hele bedrijf heef toegang tot deze website en kan hem op zijn of haar manier vormgeven. Iedere medewerker heeft een persoonlijke pagina waar die zijn eigen koppelingen plaatst. Het intranet wordt alleen intern gebruikt en kan dus niet van mensen buiten het bedrijf worden bekeken.

16Intern communicatie adviesplan 2010

Page 17: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Flexibele werkwijzeDe flexibele werkwijze is ook een vaardigheid die typisch Interpolis is. Niemand heeft een vaste werkplek en er wordt zelfs aangemoedigd om thuis te werken.

Interne analyseDe interne analyse beschrijft hoe een organisatie van binnen in elkaar zit. Wij hebben hiervoor gebruik gemaakt van het 7-s model.

Werkintrinsieke motivatieDeze motivatie komt van de medewerkers zelf. De medewerkers zijn uit zichzelf gemotiveerd. Ze zien het werk als een uitdaging.

Flex werkplekkenDit wil zeggen dat iedere medewerkers mag werken waar hij of zij wil binnen het gebouw. Er zijn geen vaste werkplekken met naambordjes er op.

Open bedrijfscultuurBij deze bedrijfscultuur zijn alle medewerkers open en eerlijk tegen elkaar. Er worden geen geheimen voor elkaar gehouden. De bedrijfsleiding speelt zo veel mogelijk open kaart met haar medewerkers.

Interne doelgroep analyseHierbij worden alle medewerkers verdeeld in groepen en deze groepen worden vervolgens geanalyseerd. Wat zijn de gemeenschappelijke kenmerken van alle leden van een groep? Uit een doelgroepanalyse kan een hoofddoelgroep gehaald worden waar de communicatie zich op gaat richten.

Doelgroep segmentatieAls er eenmaal een doelgroep is gevonden, wordt die gesegmenteerd. Er wordt dan gekeken naar enkele criteria (segmentatiecriteria) om de doelgroep te omschrijven.

17Intern communicatie adviesplan 2010

Page 18: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Doelgroepen

De interne doelgroep van Interpolis zijn in verschillende groepen op te delen (zie hieronder). De distributiepartner Rabobank behoort niet tot de interne doelgroep omdat de Rabobank een zelfstandige aparte onderneming is. In het corporate communicatieplan is de Rabobank wel meegenomen. Ook staat Achmea niet vermeldt in het rijtje, de reden hiervan is dat Interpolis dit gezegd heeft omdat Interpolis een eigen merk is en er geen rekening moet worden gehouden met Achmea. Dit intern communicatieplan betreft de medewerkers van Interpolis. Ook de thuiswerkers zijn betrokken bij dit concept. Hieronder is er een verdeling gemaakt wie er onder de interne doelgroep bij Interpolis valt.

Raad van bestuurDe raad van bestuur wordt ook wel de raad van toezicht genoemd. Dit is het hoogst leidinggevende orgaan van Interpolis. De raad van bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de onderneming en legt verantwoording af aan de raad van commissarissen.

Medewerkers en eventueel partnersBij Interpolis werken ongeveer 1500 mensen. Soms komt het voor dat de partners van de medewerkers erbij betrokken worden. De leeftijden van de medewerkers waaronder mannen en vrouwen liggen uiteen. In tegenstelling tot het niveau van scholing, dit ligt redelijk op één lijn. Binnen Interpolis werken veel verschillende mensen met verschillende persoonlijkheden, toch passen ze bij de persoonlijkheid van de organisatie. De medewerkers van Interpolis zijn zeer belangrijk voor het uitdragen van het Glashelder concept, zij bepalen de werkelijke identiteit van de organisatie.

De Raad van CommissarissenDe raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken van Interpolis en de met haar verbonden ondernemingen. Dit houdt onder andere in dat de realisatie van de groepsdoelstellingen, evenals de strategie, de ondernemingsrisico's, de opzet en de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen, het financiële verslaggevingproces en de naleving van de wet- en regelgeving uitgebreid worden besproken en regelmatig worden getoetst. Voorts vervult de raad van commissarissen een adviserende rol voor de raad van bestuur.

OndernemingsraadEen ondernemingsraad is een inspraak- en medezeggenschapsorgaan binnen Interpolis. Zij bestaat uit medewerkers die namens het personeel overleg voeren met de werkgever over het ondernemingsbeleid en de personeelsbelangen.

DirectieHieronder bevindt zich de directeur van Interpolis.

18Intern communicatie adviesplan 2010

Page 19: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Doelgroep segmentatieHet probleem van Interpolis is misschien op te lossen met interne marketingcommunicatie. Er zou dan een interne doelgroepanalyse gemaakt moeten worden. Een doelgroepanalyse is het in kaart brengen wie je doelgroepen precies zijn, wat hun kenmerken zijn, wat de wensen en behoeften zijn, hoe je ze kunt bereiken, op welke manier en onder welke voorwaarden zij gebruikmaken of willen maken van de diensten van de organisatie. De doelgroep kan dan ingedeeld worden door gebruik te maken van segmentatiecriteria. Dit kan op geografisch, psychografisch, socio-economisch en demografisch niveau. Segmenteren op geografisch niveau houdt in dat je de doelgroep verdeeld op basis van waar ze woonachtig zijn. Segmenteren op psychografisch niveau, houdt in dat je onderscheid maakt in de doelgroep op basis van leefstijl. Op Socio-economisch niveau, maak je onderscheid op basis van burgerlijke staat. Demografisch niveau houdt in dat je in de doelgroep onderscheid maakt op basis van aspecten als leeftijd en sekse. In de communicatie naar de doelgroep kan je dan een duidelijke segmentatie maken en de informatie toe splitsen. Er zullen geen beperkingen optreden in de overdracht van de informatie.Het enige nadeel kan zijn dat het meer tijd gaat kosten om het probleem op te lossen. Waarschijnlijk ook meer geld omdat het segmenteren van de groepen langer kan duren. De resultaten zijn wel beter dan bij een massa of ongedifferentieerde benadering.

Er is in dit plan voor gekozen om de doelgroep niet te segmenteren, omdat we ons alleen maar op de directe medewerkers van Interpolis richten en dit dus niet relevant vinden. Wel maken we een onderscheid tussen thuiswerkers en medewerkers die wel veel op het kantoor werken. Dit is gedaan omdat je deze doelgroepen op een andere manier kan bereiken.

19Intern communicatie adviesplan 2010

Page 20: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Doelstellingen

Kennis• 75% van de medewerkers, weet wat Interpolis glashelder inhoudt• 70% van de medewerkers, weet dat hij het vertrouwen heeft van de overige medewerkers en leidinggevenden• 72% van de medewerkers, weet waar Interpolis voor staat• 75% van de medewerkers, weet wat helder communiceren is• 70% van de medewerkers die in contact komen met de klant weet wat hij moet doen om het glashelder concept uit te dragen

Houding• 72% van de medewerkers, staat positief tegenover Interpolis glashelder• 80% van de medewerkers, is trots op zijn of haar werkgever• 78% van de medewerkers, vindt het flexwerken een prettige manier van werken• 85% van de medewerkers, vind het vanzelfsprekend dat de werkgever vertrouwen in je heeft • 80% van de medewerkers, vindt openheid een belangrijk onderdeel van een positieve werksfeer• 75% van de medewerkers, vindt vrijheid een belangrijke factor om zich prettig te voelen bij een bedrijf

Gedrag• 70% van de medewerkers, ondersteunt met zijn gedrag het Interpolis glashelder concept• 80% van de medewerkers, is open en eerlijk tegen andere medewerkers• 80% van de medewerkers, heeft vertrouwen in andere medewerkers• 80% van de medewerkers, communiceert duidelijk en open• 95% van de medewerkers, misbruikt het vertrouwen niet• 80% van de leidinggevenden vertoont gedrag waaruit blijkt dat hij vertrouwen heeft en zich gelijk stelt aan de medewerkers

20Intern communicatie adviesplan 2010

Page 21: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Concept

Door het Glashelder concept opnieuw aan te kaarten met het gebruik van verschillende middelen zal onder de medewerkers de lading van het merk verbeteren. Vooral nieuwe medewerkers zijn hierin belangrijk, de nieuwe medewerkers weten vaak te weinig over het Glashelder concept. We willen alle medewerkers opnieuw betrekken bij het concept Glashelder. Als medewerker van Interpolis kan je glashelder zijn maar of je ook blinkt of straalt, is een ander verhaal. Dit willen we benadrukken met het ‘Stralend Helder’ concept. De medewerker mag trots zijn dat ze bij Interpolis werkt en mag zich gewaardeerd voelen, dit laatste willen we duidelijk laten blijken met dit concept. Hiervoor worden verschillende middelen ingezet. Bij het inzetten van de diverse middelen is er een balans gezocht tussen een ludieke en serieuze invulling. Het is van belang dat naast de medewerkers te laten stralen, op een informatieve wijze kennis wordt bijgebracht.

21Intern communicatie adviesplan 2010

Page 22: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Middelen

Kick-off In de eerste week van oktober zal de kick-off plaatsvinden in de tuin van Interpolis. Hier is ruimte genoeg en het scheelt kosten. De kick-off begint om 18:30 waar het concept: stralend helder wordt gelanceerd. Eerst is er de gelegenheid voor een hapje en een drankje en wordt er om 21:30 de campagne onthuld. Bij de onthulling van de campagne wordt de directie geholpen door Guus Meeuwis, met één druk om de knop zorgt hij ervoor dat iedereen in de spotlights komt te staan en dat er op een groot beeldscherm ‘Stralend Helder’ verschijnt. Door dit overweldigende effect hopen we iedere medewerker te enthousiasmeren voor deze campagne. Ook onthuld Guus Meeuwis twee grote witte schildersdoeken, het is de bedoeling dat iedere medewerker in de vingerverf gaat en op het schildersdoek zijn of haar handdruk plaatst. Op deze manier wordt er samenhang gecreëerd door op een symbolische manier elkaar de hand te geven. Dan krijgt de directie het woord en vertelt wat de campagne inhoudt en wat er verwacht wordt van de medewerkers, niet alles zal geopenbaard worden want het is belangrijk om verrassingselementen te behouden. Na een formeel praatje is het tijd om te stralen want er gaat een band spelen. Op verschillende plaatsen in de tuin worden computers neergezet die het mogelijk maken om verzoek nummers in te dienen zodat er voor iedereen wat wils te luisteren is. Tijdens de avond is er een fotograaf aanwezig die de meest stralende medewerkers probeert vast te leggen. De kick-off duurt ongeveer tot 01:00 waarna iedereen naar huis kan gaan.

Rode loperOp een willekeurig moment proberen we de medewerkers te enthousiasmeren voor de campagne. Zo wordt er tijdens de campagne twee keer gebruik gemaakt van een rode loper bij de ingang. De medewerkers worden ’s ochtends welkom geheten en ontvangen een glaasje vers geperste jus d’orange in een champagneglas. Daarnaast wordt er bij iedereen terplekke een stralende foto geschoten. Hiermee willen we de medewerkers laten blijken dat ze zich gewaardeerd mogen voelen en dat ze speciaal zijn.

Wall of FameDe twee schildersdoeken van 8 m waar alle handdrukken opstaan worden in de hal van Interpolis neergezet. Ook is het de bedoeling dat de foto’s van de rode loper en andere stralende foto’s van de medewerkers worden opgehangen.

WebsiteEr gaat een speciale stralend helder website de lucht in. Op deze website is het mogelijk om de rode loper te volgen en de foto’s te bekijken. Ook is er een poll te vinden waar de medewerkers hun voorkeur kunnen aangeven met betrekking op de verschillende workshop. Het is belangrijk om ook de thuiswerkers bij deze campagne te betrekken, hiervoor is de speciale website uiterst geschikt. Op de website komen o.a. de volgende onderdelen aan bod:

ColumnElke week schrijft een medewerker iets over zichzelf. Dit kan over van alles gaan, hobby’s, interesses, leefomgeving etc. Daarna geeft deze persoon het stokje door aan iemand anders. Op deze manier wordt de site wat persoonlijker en maakt het leuk om de nieuwe site te bezoeken.

Inter-spel

22Intern communicatie adviesplan 2010

Page 23: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Om op een creatieve manier de medewerkers opnieuw kennis te laten maken met de kernwaarden van Interpolis wordt er gebruik gemaakt van een Spel. Dit spel gaat het Inter-spel heten. Het wordt een interactief bordspel omdat het met internet gecombineerd wordt. Zo zullen medewerkers het spel voor een aantal minuten per dag online spelen, maar wordt het ook aan iedereen meegegeven in de vorm van een bordspel, zodat het thuis te spelen is. Verder zal het spel ook in de ontspanningsruimtes in het Interpolis gebouw te vinden zijn. Er wordt tijden het spel een aantal opdrachten gegeven. Er wordt een punt gegeven als deze vragen goed beantwoord worden, deze vragen kunnen gaan over de werkwijze van Interpolis.

Foto’sBij de kick-off zijn foto’s gemaakt, deze verschijnen o.a. op de nieuwe website. Ook komen de foto’s van de rode loper erop te staan. Er is de mogelijkheid dat medewerkers zelf foto’s erop zetten, om eventuele problemen te voorkomen loopt dit via de webmaster. ‘Stralen’ moet centraal op de foto’s te zien zijn.

PollDe workshops zijn gepland over twee dagen. De medewerkers kunnen via een poll hun voorkeur aangeven over de gegeven workshops. Ook is er de mogelijkheid om zich aan te melden in de ochtenden of de middagen. Op deze manier wordt er interactie gestimuleerd. Dit leidt tot motivatie van de medewerkers omdat ze het gevoel hebben dat hun stem telt.

SymposiumEr wordt een symposium georganiseerd waar de medewerkers ‘verplicht’ zijn om naar toe te gaan. Dit wordt op een informatieve wijze gedaan. De basis voor de campagne wordt hier gelegd, zo weten de medewerkers precies wat het Glashelder concept inhoudt. Het symposium zal plaatsvinden in de grote zalen binnen Interpolis en zal een werkdag in beslag nemen. Per afdeling wordt er gerouleerd. Op deze manier worden alle medewerkers geïnformeerd over het Glashelder concept. De volgende onderwerpen worden besproken; open- en eerlijkheid, transparantie, vertrouwen, eigen verantwoordelijkheid nemen, klant centraal stellen dus de kernwaarden van Interpolis. Tijdens het symposium worden er lezingen gehouden door het management van Interpolis.

WorkshopsTijdens de campagne worden er twee dagen workshop georganiseerd. Op een interactieve manier wordt er tijdens de workshops informatie over gebracht wat betrekking heeft op de waarden van Interpolis. Door middel van rollenspellen ontdekken de medewerkers hoe ze de waarden van Interpolis in de praktijk kunnen toepassen en uit te stralen. Drie experts vertellen over de helderheid, vertrouwen en het nieuwe werken. Hiervoor zijn twee dagen gereserveerd. De medewerkers kunnen aangeven naar welke dag de voorkeur uitgaat. De workshops worden gehouden in de grote zalen van Interpolis.Met de workshops leren de medewerkers over de organisatie. Zo kan er concludeert worden dat Interpolis een lerende organisatie is.

Intranet Dit middel is een belangrijk middel binnen de communicatie van Interpolis, we willen dit dan ook zeker behouden maar wel opnieuw ordenen. Op dit moment bestaat het intranet uit teveel informatie en is het onoverzichtelijk. Interpolis gaat er vanuit dat de medewerkers

23Intern communicatie adviesplan 2010

Page 24: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

zelf de juiste informatie selecteert, maar uit onderzoek blijkt dat dit niet altijd gebeurd. Voor thuiswerkers is het intranet het belangrijkste communicatiemiddel. We willen dan ook het intranet een nieuwe stimulans geven zodat de medewerkers gemotiveerd zijn om de informatie tot zich te nemen. Er wordt een creatief intranet opgesteld, waaruit de medewerkers zelf gebruik van kunnen maken. Ze kunnen hun ideeën registreren en hun mening geven over verschillende thema’s en onderwerpen. Ook wordt er een online-cursus geplaatst, genaamd Stralend Glashelder werken. Zo worden ook de thuiswerkers betrokken bij het concept. Ook biedt het intranet aan verschillende projectteams om de projecten te bespreken waaraan zij werken. Dit gebeurt dan vooral in de ontwerpfase/brainstormfase, zo is iedereen op de hoogte en kan er gereageerd worden door tips en ideeën. Zo komt het Glashelder concept opnieuw naar voren en wordt iedereen betrokken. Ook wordt er gebruik gemaakt van en pop-up bij het opstarten, dit gebeurt sporadisch. Hierin verschijnt er een nieuwtje waarnaar verwezen wordt naar de nieuwsrubriek. Zo worden de medewerkers gestimuleerd om naar het intranet te gaan en blijven ze op de hoogte van het reilen en zeilen van de organisatie.

Boomerang kaartenBoomerang kaarten zijn kaarten voor creatieve uitspattingen, goede doelen en reclame. De kaarten zijn uitgegroeid tot een cultureel fenomeen dat bijna iedereen kent. De Boomerangkaart wordt gebruikt om de transparantie van Interpolis aan te duiden. Binnen Interpolis worden deze kaarten verspreidt, overal zijn ze te vinden met als titel: Jij bent zo transparant. Op deze manier wordt iedereen herinnerd aan de transparantie van Interpolis of van elkaar. In de bijlagen is er een voorbeeld van een boomerang kaart afgebeeld.

DrinkglasHelderIedere medewerker van Interpolis ontvangt een drinkglas van Interpolis met als tekst: Glashelder. Ook thuiswerkers ontvangen het drinkglas, zo worden ze dagelijks herinnerd aan het concept. Het glas is te zien in de bijlagen.

InterpoloIedere medewerker kan via de website een eigen Interpolo maken. Ze worden hieraan herinnert door middel van een pop-up. De medewerkers krijgen een pop-up als herinnering voor het invullen van hun polo. Het invullen zelf kan op de website van Interpolis.Voor het invullen van de tekst van de polo mogen de medewerkers de zin afmaken: ik ga stralen van…. Zodra ze dat gedaan hebben, is er een week levertijd. Als de medewerkers de polo aanhebben, kan iedereen zien wat hen laat stralen. Om de polo’s extra stralend te maken, zal de tekst in het glow in the drak op de polo’s worden gedrukt. De polo is te zien in de bijlage, figuur 6.

Laptop stickers Om het stralend concept overal bij je te dragen, worden er laptop stickers opgestuurd naar iedere werknemer van Interpolis. De stickers zullen transparant zijn met drie sterren erop. Op de sticker zal staan: Van wie ga jij stralen? In de ster kan een foto van bv het gezin van de werknemer geplaatst worden. Verder staat het logo van Interpolis natuurlijk ook op de sticker. Het idee achter de sticker is dat iedereen zo kan laten zien van wie hij straalt. Op deze manier worden ook de thuiswerkers bereikt. De sticker is te zien in de bijlage, figuur 7.

24Intern communicatie adviesplan 2010

Page 25: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Motivatie theorie van VroomDe verwachting motivatie theorie van Vroom is te gebruiken om medewerkers te motiveren voor het werkt dat ze doen. Door beter gemotiveerde medewerkers zullen er ook betere resultaten voor het bedrijf gehaald worden.

De theorie gaat uit van drie componenten. Dit zijn de succesverwachting, instrumentaliteit van gedrag en valentie van de beloning.

- Succesverwachting: het geloof dat je door het werk dat je uitvoert je uiteindelijke doel behaald. Bv, zal een hele avond leren morgen mijn cijfer voor wiskunde omhoog halen?

- Instrumentaliteit van gedrag: levert dit gedrag mij een beloning op? Bv, als mijn cijfer voor wiskunde dan omhoog gaat, heb ik dan ook meteen een voldoende?

- Valentie van beloning: de waarde die ieder aan de beloning geeft. Bv, hoe graag wil ik een voldoende voor wiskunde?

Dit model kun je dus gebruiken om beter te begrijpen hoe individuen beslissingen maken. Motivatie is hier: S x I x VIs een van deze drie factoren niet hoog genoeg, dan ontbreekt de motivatie om een bepaald doel na te streven. Het model is te zien in de bijlagen, figuur 4.

Interpolis kan deze theorie dus gebruiken om ervoor te zorgen dat hun medewerkers gemotiveerder te werk gaan. Het management zal de medewerkers duidelijk moeten maken dat het werk dat ze doen echt waarde heeft en dat ze er ook persoonlijke doelstellingen mee kunnen halen. Het management zal verder gebruik kunnen maken van intrinsieke beloningen, zoals complimenten. Dit zorg ook voor een betere werksfeer.

25Intern communicatie adviesplan 2010

Page 26: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Activiteitenplanning

In de onderstaande tabel is te zien welke middelen wanneer worden ingezet. Tegelijk met de onthulling van de campagne gaat de nieuwe website de lucht in en de aanvullingen van het intranet. Na de campagne zal in de hal van Interpolis een jaar lang de Wall of Fame komen te hangen. In januari en mei wordt er nog een keer benadrukt dat Interpolis trots is op haar medewerkers. Dit wordt gedaan door middel van de rode loper.

Oktober November

December Januari Februari Maart April Mei Juni

Kick-off xWebsite x x x x x x x x xIntranet x x x x x x x x xRode loper x xWall of Fame

x x x x x x x x x

Symposium xWorkshops xLaptop sticker

X

Interpolo xInterspel X x x x x x x x xBoomerang x x x xDrinkglas x

26Intern communicatie adviesplan 2010

Page 27: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Begroting

Event Uren Bedag per uur Aantal personen TotaalGuus Meeuwis 1 € 12.000 € 12.000Lampen € 5.000Installatie Computers € 1.000Beeldscherm € 500Monteren 8 75 3 € 1.800Fotograaf 5,5 100 2 € 1.100Muziek installatie € 1.500DJ 5 100 1 € 500 Bedrag Aantal personen Per blik Aantal blikken TotaalCatering € 5,00 1.500 € 7.500Drank € 12,00 1.500 € 18.000,00Witte schildersdoek € 1.000,00Verf € 30 10 € 300,00 Totaal € 50.200,00

Website Aantal Bedrag per uur Uren per week Aantal weken TotaalOntwerpen € 1.000Teksten 5 € 75 € 375Webmaster 1 € 50 € 2 € 52 € 5.200 Totaal € 6.575

Campagne Bedrag Aantal personen Aantal keer TotaalRode loper € 350 2 € 700DrinkglasHelder € 2 1500 2 € 5.400

Jus d’orange € 0,80 1500 2

€ 2.400

Duur Bedrag per uur Fotograaf 2 € 150 2 € 600Gastheer 2 € 75 2 € 300Totaal € 9.400

27Intern communicatie adviesplan 2010

Page 28: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Boomerang kaarten Lokatie Duur Oplagen Productie Totaal Kaarten Interpolis 2 x 2 weken 5000 € 4000 € 12.000 Totaal € 12.000

Workshop Aantal personen Bedrag per uur Aantal uren Totaal 3 € 750 6 € 13.500 Totaal € 13.500

Intranet Aantal per maand Bedrag per maand Aantal maanden TotaalVernieuwen € 500Bijhouden 1 475 12 € 5.700Totaal € 6.200

Spel Kosten per spel Aantal spellen TotaalInterspel € 20 1500 € 29.925

Totaal € 29.925

Laptop sticker Kosten per stikker Aantal stickers Totaal Ontwerpen € 125

Sticker € 3 1500

€ 3.750

Totaal € 3.875

Interpolo Kosten per polo Aantal polo's Totaal

Ontwerpen € 125

Polo 4,5 1500 € 6.750

Totaal € 6.875

Intern Communicatie plan Duur Bedrag per uur TotaalSchrijven 65 € 125 € 8.125

28Intern communicatie adviesplan 2010

Page 29: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Totaal € 8.125

Totale kosten Event € 50.200,00Website € 6.575,00Campagne € 9.400Boomerang kaarten € 24.000Workshop € 13.500Intranet € 6.200Spel € 29.925 Laptop sticker € 3.875 Interpolo € 6.875 Intern Communicatie plan € 8.125 € 158.675,00

Hieronder staan de relevante posten toegelicht.

EventHet Event wordt in het gebouw van Interpolis gehouden en duurt 5 uur. De avond wordt geopend door Guus meeuwis. De dag vooraf gaande aan het evenement komt een ploeg van drie personen de installatie opbouwen. Deze ploeg zorgt ook voor het monteren van de lampen, computers en het beeldscherm. De catering verzorgt op de dag zelf de hapjes en drankjes.

WebsiteHet ontwerp van de website wordt uitbesteed aan een reclamebureau. Dit reclamebureau zal ook de teksten schrijven. Een medewerker van Interpolis krijgt de taak om 2 uur per week de site up to date te houden.

WorkshopDe workshop wordt gehouden op twee verschillende dagen. Er zijn drie verschillende sprekers die twee keer komen spreken.

29Intern communicatie adviesplan 2010

Page 30: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Conclusie en aanbevelingen

De centrale vraag in dit plan was: Hoe kan Interpolis de interne communicatie zo vormgeven dat het glashelder concept goed intern binnen alle doelgroepen wordt geladen?Om deze vraag te beantwoorden, hebben we een nieuw concept bedacht dat voort borduurt op het bestaande Glashelder concept. De medewerkers worden in het zonnetje gezet en we zorgen er voor dat ze gaan stralen. Er zijn verschillende middelen ontworpen die het concept ondersteunen en versterken. Onze conclusie is daarom dat de medewerkers meer moeten stralen. Ze mogen best trots zijn op hun werkgever. Wij bevelen Interpolis dan ook aan om dit plan zo veel mogelijk door te voeren zodat de medewerkers gaan stralen.

30Intern communicatie adviesplan 2010

Page 31: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Slotwoord

Het schrijven van dit plan heeft ons buiten veel kennis ook veel ervaring opgebracht. We hebben er van geleerd hoe je een merk intern kan laden. Aangezien dit een nieuwe ontwikkeling is op het gebied van interne communicatie, leek het ons dat dit nog eens van pas zou kunnen komen in onze verdere loopbaan. We hebben tijdens het maken van dit plan veel inzicht gekregen in het bedrijf Interpolis en haar unieke manier van werken. Dit heeft tot inspiratie geleid voor dit interne plan. Wij willen Interpolis daarvoor ook bedanken.Natuurlijk ging niet alles altijd even goed. Het viel ons daarom ook tegen om een sterk concept te maken. Een sterk concept heeft namelijk een lijn die door het hele plan loopt, dat bleek lastiger te zijn dan verwacht. Na wat brainstormen kwamen we toch langzaam maar zeker tot één geheel. De samenwerking van de groepsgenoten ging goed. Ieder heeft zijn eigen kwaliteiten en we hebben geprobeerd daarvan gebruik te maken om samen tot een goed resultaat te komen. We denken dat we trots mogen zijn op dit plan het zit goed in elkaar en we zijn ervan overtuigd dat met dit plan intern het merk geladen wordt! Iedereen heeft zich met veel enthousiasme ingezet en we denken dat het aan het plan af te lezen is.

31Intern communicatie adviesplan 2010

Page 32: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Bronnenlijst

Internet- www.boomerangkaarten.nl- www.projectenmattmo.nl- www.uri.edu/research/lrc/scholl/webnotes/Motivation_Expectancy.htm- www.identitygames.nl/spellen/bedrijven/- www.music-entertainment.nl- www.rodelopers.com- www.speakersacademy.nl

Overig- Dam, Marcus, Management en organisatie- PGL bijeenkomsten- Gesprekken met docent Joris van Dooren- Informatie via Wouter Hameka- Informatie via Sandra Neele

32Intern communicatie adviesplan 2010

Page 33: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Bijlagen

Figuur 1: DrinkGlashelder

Figuur 2: Boomerang kaart

33Intern communicatie adviesplan 2010

Page 34: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Figuur 3: 7-s model

Figuur 4: Verwachting motivatie theorie, Vroom

34Intern communicatie adviesplan 2010

Page 35: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Figuur 5: Organogram Achmea

Figuur 6: Interpolo

35Intern communicatie adviesplan 2010

Page 36: Intern communicatieplan: - Web viewAls een glas helder is, betekent dat nog niet dat het glas blinkt of straalt. Met dit concept gaan wij ervoor zorgen dat de medewerkers gaan stralen,

Figuur 7: Laptop sticker

36Intern communicatie adviesplan 2010