Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en...

18
1 Activitei ten Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze? Instructi e

Transcript of Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en...

Page 1: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

1

ActiviteitenHoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

Instructie

Page 2: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

2

1. Wat?2. Instructie

Inhoud

Page 3: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

3

Verschillende vormen van plannen: activiteiten

In de Qsuite kennen we verschillen vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele contactmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk). Daarnaast kunnen we ook activiteiten (trainingen, groepsbijeenkomsten), interne overleggen én diensten plannen. Eenmaal gepland, dan moeten de activiteiten ook uitgevoerd worden. In deze instructie gaan we in op hoe je geplande activiteiten kunt inzien, uitvoeren en registreren.

Wat

Page 4: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

4

Verschillende manieren van inzienEr zijn verschillende manieren om de geplande activiteiten in te zien. In deze slides gaan we op deze drie manieren in.

Wat

1. CentraalHeb je rechten

tot de centrale agenda, dan kan je ook centraal

bekijken welke activiteiten er gepland staan.Hiervandaan kunnen de activiteiten ook geprint

worden, waarbij je meerdere

selecties kunt toepassen. Ook kan de

activiteitenagenda

gepubliceerd worden.

3. Rapporta

gesVanuit

rapportages en exports heb je het

totaaloverzicht over alles wat gepland

en geregistreerd

is aan activiteiten.

2. Persoonli

jkIn je

persoonlijke agenda wil je

in kunnen zien of jezelf

ingepland bent bij een activiteit.

Werk je vanuit deze agenda

dan heb je het totaaloverzich

t over alle acties en

activiteiten die voor jou

staan gepland. Het is (en

wordt steeds beter)

mogelijk dit te koppelen aan

de eigen Outlook-agenda

bijvoorbeeld.

Page 5: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

5

1 Centraal de activiteitenplanning bekijken

Instructie

1. In de centrale activiteitenagenda (die voor iedereen inzichtelijk is die daarvoor bevoegd is via Mijn Menu en dan Taken – Activiteiten plannen en registreren), staan alle activiteiten op een rij.

2. Nu kan je zowel de activiteiten inzien én plannen. Er komt binnenkort een mogelijkheid om de activiteiten alleen te zien en te registreren, maar niet te plannen.

3. Klik op weekoverzicht en je hebt een overzicht over alles wat gepland is in die week.

4. Het kan best veel zijn, waardoor je het overzicht verliest. We werken aan een mogelijkheid om filters toe te passen op deze pagina. Kies alleen een bepaalde activiteit of een bepaalde klant en je ziet alleen die activiteiten.

Page 6: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

6

2 Centraal de activiteitenplanning filteren

Instructie

1. Om overzicht te houden over alle geplande activiteiten in de centrale agenda kan je de filters gebruiken.

2. Wanneer je één of meerdere filters vult, worden de andere activiteiten verborgen. Zo kan je alleen de activiteiten van een klant, van een medewerker, een bepaalde activiteit, de activiteiten in een wijk, van een team/afdeling etc zien.

3. Bij de naam van het dossier / klant kan je een deel van de naam invullen.

Page 7: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

7

3 Centraal de activiteitenplanning printen

Instructie

1. Die selectie kan je nu al maken door de activiteiten te printen.

2. Kies rechtsbovenin de activiteitenagenda voor ‘print naar Word’.

3. Kies hier één of meerdere opties om de activiteiten te filteren. Vul in ieder geval de startdatum en einddatum in. Zorg ervoor dat de einddatum na de startdatum ligt. Vergeet je deze te vullen, dan krijg je dit scherm. Klik dan op de terugknop van je browser en je kunt het opnieuw proberen.

4. Maak de selectie die je wilt.5. Wil je bijvoorbeeld alleen je rooster

printen? Kies dan het kenmerk van de roostering. Of alleen voor één klant? Of één medewerker? Of van één medewerker die verantwoordelijk is voor dossiers van klanten? Of alleen een team / afdeling? Maak de selecties die je wenst.

6. Klik op de groene knop en de activiteiten worden naar Word gedownload, en in de eigen huisstijl geplaatst.

7. Let op: hoe groter de selectie hoe langer het downloaden duurt. Kies daarom niet te grote perioden.

Page 8: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

8

4 Centraal de activiteitenplanning publiceren

Instructie

1. Via de activiteitenagenda is de planning alleen inzichtelijk voor de eigen medewerkers die daar toegang voor hebben.

2. Het publiceren van de activiteiten via de eigen website kan ook wenselijk zijn, zodat er vanaf de website kan worden ingeschreven bijvoorbeeld.

3. Hiervoor komt binnenkort een ‘api’ beschikbaar waardoor de websitebouwer kan koppelen met de Qsuite.

4. Meer informatie daarover volgt.

Page 9: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

9

5 Persoonlijk de eigen agenda in de Qsuite bekijken (en koppelen aan je eigen Outlook-agenda)

Instructie

1. Wanneer bij een activiteit een medewerker (of vrijwilliger) is gekoppeld (of meerdere), dan wordt de activiteit ook aan het dossier van deze persoon gekoppeld.

2. Wanneer dat het geval is, dan kan de activiteit ook in de persoonlijke agenda van deze persoon worden getoond. Zo heb je altijd ook een persoonlijk overzicht van wat er voor jouzelf ‘op de rol staat’.

3. Ga naar Mijn Menu (van je eigen dossier of het dossier van één van de medewerkers of vrijwilligers waar je inzage in hebt) en klik op Agenda.

4. Je zult dan de activiteiten zien verschijnen. We maken het binnenkort nog zo dat je alle toelichtingen en andere informatie van deze activiteit ook hier kunt zien.

Page 10: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

10

6 Persoonlijk de eigen tijdlijn / takenlijst bekijken

Instructie

1. Dit ‘op de rol staan’ van activiteiten voor een medewerker en vrijwilliger geven we in de Qsuite nog op een andere manier weer. We maken het nog concreter door er inderdaad een ‘rolbare planning per dag’ van te maken. Deze zogenaamde takenlijst zie je (nog) op het voorblad van Mijn Menu (binnenkort wordt dat iets anders). Of het is te raadplegen via de Takenlijst bij je Agenda. Heb je deze niet in je menu? Vraag er dan even om.

2. Je ziet op ieder blauw blokje een datum. Is er een activiteit gepland voor jou op een dag, dan verschijnt deze onder dat blokje. De activiteiten worden op tijdsvolgorde geplaatst. Zo kan je per dag de taken navolgen.

3. We breiden deze takenlijst binnenkort uit met alle taken uit het systeem (niet alleen de activiteiten), dus bijvoorbeeld ook het uitvoeren van een meting of het afwikkelen van een melding.

Page 11: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

11

7 Persoonlijk de mobiele agenda bij de hand

Instructie

1. Deze agenda en takenlijst bekijk je in de volledige Qsuite-applicatie. Er is ook een Qsuite-app voor mobiel gebruik beschikbaar. Daarvoor geldt een apart inrichtingstraject. Meer daarover lees je hier.

2. Wanneer je deze mobiele app inzet, dan kan de agenda ook heel gemakkelijk getoond worden. Handig wanneer je centraal plant en de lokale medewerkers / teams hebben online inzage nodig in de planning.

3. Vraag Novire naar de mogelijkheden.

Page 12: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

12

8 Rapportages bekijken en gegevens exporteren

Instructie

1. Meer hierover binnenkort, maar het is natuurlijk ook mogelijk om alle geplande en geregistreerde activiteiten te exporteren én om er rapportages over te maken.

2. Alle data in de Qsuite kan worden geëxporteerd naar Excel en verschillende grafieken kunnen worden gemaakt.

3. Zo kunnen we de geregistreerde activiteiten gebruiken voor de verantwoording of voor de facturatie.

Page 13: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

13

9 Activiteiten registreren

Instructie

1. Wanneer je de activiteiten hebt uitgevoerd, is het ook belangrijk om ze te registreren. Dit kan nu alleen nog via de activiteitenagenda maar binnenkort ook vanuit de persoonlijke agenda of tijdlijn / takenlijst.

2. Ga naar de activiteit en klik daarop. Er opent zich een pop-up. Klik op het blauwe tabje ‘registreren’.

3. Indien het een anonieme registratie betreft, vul het aantal deelnemers in in het vakje (zie je geen vakje, dan heeft dat te maken met het kenmerk van de activiteit).

4. Wil je wel op dossierniveau registreren, kies dan voor de dossiers en zet een vinkje achter aanwezig. Je ziet de dossiers van de klanten die vooraf al ingepland zijn bij de activiteiten, of die zichzelf (via een koppeling met de website) hebben ingeschreven.

Page 14: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

14

10 Activiteiten registreren

Instructie

1. Maar wanneer er onverwachts nog deelnemers zijn geweest, dan kan je alsnog een dossier toevoegen. Kijk eerst of het dossier al bestaat door te klikken op bestaande klant toevoegen. Je krijgt dan de lijst met alle dossiers. Dat kan best heel veel zijn. Er komt nog een handig filter aan. Gebruik tot die tijd de zoekfunctie in je browser.

2. Heeft de deelnemer nog geen dossier? Dan kan je ook ter plekke een nieuw dossier aanmaken. De technische basis-dossiergegevens kunnen hier worden toegevoegd. Er volgt binnenkort nog een mogelijkheid om ook een aantal inhoudelijke gegevens meteen in het dossier te kunnen vastleggen. Bij het aanmaken van het dossier bekijkt de Qsuite op basis van voornaam, achternaam en geboortedatum of het dossier al bestaat. Dit zal nog uitgebreid worden met postcode / adres (i.v.m. moeilijk schrijfbare namen).

Page 15: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

15

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies

Page 16: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

16

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies

Page 17: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

17

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies

Page 18: Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze activiteiten uit en registreer ik ze?

18

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.