Inspelen op een dynamische zorgmarkt bij Cordaan

download Inspelen op een dynamische zorgmarkt bij Cordaan

of 4

Embed Size (px)

description

In een interview vertelt Marco Verheul hoe de financiele functie van Cordaan inspeelt op de veranderende zorgmarkt. Interview is opgenomen in het onderzoeksrapport met trends in de financiele functie (Finext 2014)

Transcript of Inspelen op een dynamische zorgmarkt bij Cordaan

  • 1. INSPELEN OP DYNAMISCHE ZORGMARKT BIJ CORDAAN Andere financieringsvormen en lagere beschikbare budgetten zetten de zorgmarkt in beweging. Voor een zorg- aanbieder als Cordaan hebben de ontwikkelingen in de branche, naast het primaire proces, ook impact op de financile functie. Marco Verheul van Cordaan en Alexander Berkhoff van Finext in gesprek over de transitie in de zorgbranche. Wat betekent deze transitie voor de financile functie? 15 Er zijn verschillende ontwikkelingen die van invloed zijn op de zorgbranche, vertelt Marco Verheul, Financieel Direc- teur bij Cordaan. Bij de zorgaanbieder, met diensten in de thuiszorg, verstandelijke gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg, verpleging en verzorging, werken 8500 mensen. Daarnaast zijn er 2200 vrijwilligers actief. Ten eerste is de AWBZ branche enorm aan het veranderen met betrekking tot de financiering van de zorg. De geldstroom verloopt nu grotendeels via het zorgkantoor, maar daar komt verandering in. Een deel van de geldstroom wordt verlegd naar de gemeente en de zorgverzekeraar. Die ver- andering stelt andere eisen aan het inkoopproces van de zorginstelling. We moeten straks in gesprek met het zorg- kantoor, de gemeente en de zorgverzekeraar. Een andere ontwikkeling is de veranderende zorgvraag, bijvoorbeeld door langer thuis wonen en toenemende ICT-mogelijkhe- den. Als Cordaan willen we graag invulling geven aan deze veranderende zorgvraag. Dit denken we mede te doen door het aanbieden van gescheiden woon- en zorgdienstver- lening. Binnen deze nieuwe dienst kunnen bewoners van appartementen die gelegen zijn naast een locatie waar wij zorg bieden, ook een beroep doen op deze zorg. Deze nieu- we dienstverlening leidt tot nog een financieringsstroom, namelijk huuropbrengsten van clinten. Tot slot krijgen wij, net als anderen in de branche, vanaf 2015 aanzienlijk min- der budget. LAGERE ZORGBUDGETTEN EN ANDERE FINANCIERINGSWIJZEN De zorgmarkt is in transitie, mede door een andere finan- cieringswijze en lagere beschikbare budgetten. We zien in de praktijk dat deze branche-ontwikkelingen een grote impact hebben op de financile functie binnen de zorgbran- che, stelt Alexander Berkhoff van Finext Control. De rol van de financial in de zorg verandert. De financial moet een achterstand inhalen en die omzetten in een voorsprong. Hiervoor zal zij de eigen financile functie fundamenteel anders moeten organiseren. De ontwikkelingen in onze branche vragen ook om een omslag binnen Cordaan, beaamt Marco. Niet alleen qua denken, maar ook rondom de risicos die we lopen. Zo we- ten bijvoorbeeld zowel de gemeenten als wij zelf nog niet wat alle risicos en consequenties zijn van de overheveling naar de WMO. Die omslag in financile afdelingen is al- leen te realiseren door het verbeteren van financile pro- cessen, een vergaande vorm van automatisering en door in te zetten op de ontwikkeling van medewerkers, meent Alexander. En, niet onbelangrijk, dit zal ook moeten leiden tot lagere kosten en een betere toegevoegde waarde van de financile afdeling. Daarnaast spelen de vergaande bezuinigingen van over- heidswege een belangrijke rol binnen de hele organisatie. Marco: De consequentie van bezuinigen is dat we als Cordaan slimmer moeten werken, waarbij wij zoveel mo- gelijk handen aan het bed willen houden. We zijn daarom een route ingeslagen van sociale en technische innovatie, waarbij technische hulpmiddelen helpen om zelfsturing mogelijk te maken. Zo gaan we in de thuiszorg alle zorgver- leners uitrusten met tablets, zodat zij voor de administratie niet meer naar kantoor hoeven te komen. VAN VERANTWOORDEN NAAR STUREN Deze ontwikkelingen stellen andere eisen aan de infor- matievoorziening, zegt Alexander. Die zal voor veel meer medewerkers transparanter en begrijpelijk moeten wor- den. Dit stelt hoge eisen aan de financial: hij zal daarvoor dichter bij de zorgverlener moeten gaan staan en de zorg- problematiek echt moeten gaan begrijpen. Zo krijgen binnen Cordaan de zorgprofessionals meer verantwoordelijkheid voor hun eigen budget. De teams BRANCHEONTWIKKELINGEN STELLEN ANDERE EISEN AAN DE INFORMATIEVOORZIENING

2. regelen bijvoorbeeld voor een groot deel zelf de planning. Deze planning vormt straks ook de basis voor de financile planning. Dat raakt straks ook ons begrotingsproces. Om hier invulling aan te geven zijn we dan ook bezig met de im- plementatie van een nieuwe tool ter ondersteuning van het begrotingsproces, vertelt Marco. Binnen Cordaan willen we gedetailleerder informeren naar de teams toe, maar wel op een manier die de gebruikers aanspreekt en waarmee zij daadwerkelijk iets kunnen doen. De teams moeten we- ten waar ze staan. Aan n directeur kun je tekst en uitleg geven over de management rapportages, aan 300 teams is dat niet mogelijk. We zitten nu binnen Cordaan midden in de omslag van verantwoorden naar sturen, zegt Marco. Wat moeten we gaan doen, wat voor tips geven we aan de organisatie? Ons IT-systeem wordt via cloud-technologie momenteel ge- reed gemaakt voor de informatievoorziening aan de teams. Alleen moet de informatie zelf nog beter leesbaar en be- grijpelijk zijn, zodat de zorgverlener er echt iets aan heeft. Daarbij zijn we ook bezig met het toevoegen van niet-finan- cile informatie. Uiteindelijk moet het via een dashboard beschikbaar worden gesteld. Nu werken we nog teveel met tabellen en cijfers. EENVOUDIGER MAKEN Een belangrijke stap in het verbeteren van de management- informatie en de processen is het vereenvoudigen van acti- viteiten. Van alle sectorrapportages maken we nu nog n overkoepelende rapportage. Dat wil ik wijzigen naar n samenvatting, met daarnaast per sector een rapportage van twee paginas. De lay-out en inhoud is voor iedereen hetzelfde, zodat ik die eenvoudig kan bundelen. We hebben de omvang van de managementrapportage al eerder terug- gebracht, vertelt Marco. Dit mede omdat de tijd waarin een rapportage wordt gelezen in de praktijk beperkt is. Alexander beaamt dat. Door te werken vanuit de ESSA (eli- mineren, simplificeren, standaardiseren en automatiseren) en LEAN, valt er voor financile afdelingen in de zorgbranche nog veel winst te behalen in efficiency en effectiviteit. Om nog meer activiteiten te vereenvoudigen, hebben we vanuit de afdeling Financin gekeken naar al onze activitei- ten. Wat doen we, wat doen we wat we eigenlijk niet moeten doen, wat doen we niet wat we eigenlijk wel moeten doen? Zohebbenwehetaantalbankrekeningenforsteruggebracht, evenals het aantal AGB-codes. Dat scheelt ons toch behoor- lijk veel tijd. AGB-codes worden binnen de zorg gebruikt voor de identificatie van verschillende (digitale) processen. Hetvereenvoudigenvanfinancileprocessenzorgtookvoor veel goodwill binnen de organisatie. Voorheen moesten ook voor kleinere investeringen veel formulieren ingevuld worden, dat is niet realistisch. We hebben als afdeling Financin een brainroom ingericht, waarin we staand verbeterideen uitdenken. Daarin hebben we ook gekeken naar wat we als afdeling Financin nu echt nodig hebben om een investering te kunnen goedkeuren. De zes A4-tjes hebben we zo teruggebracht naar twee. PROCESOPTIMALISATIE EN OUTSOURCING De extra financieringsstromen leiden tot aanpassingen in de processen. We moeten onze systemen en proces- sen aanpassen, inzicht in de cashflow behouden en beta- lingsmomenten herzien. Nu hebben we nog een enigszins beperkt aantal stromen om te factureren, vanaf 2015 zal dat aantal toenemen, vertelt Marco. De grootste veran- dering is voor ons echter het aantal partijen waarmee we onderhandelen voor onze vier verschillende sectoren van thuiszorg, verstandelijke gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg, verpleging en verzorging. Voorheen gin- gen we vier keer om de tafel, nu moeten we voor elke sector met een aantal partijen om de tafel. Dat worden drie keer vier gesprekken. Naast het optimaliseren van de interne processen, verbe- tert Cordaan haar processen ook door outsourcing naar oplossingen in de cloud. Marco: We brengen onze hele IT naar de cloud. Dit was onder meer noodzakelijk om in de thuiszorg met tablets te gaan werken, we gaan meer dan 1000 tablets aanschaffen. Alexander: De zorgverlening verandert momenteel ingrijpend. Daardoor moet ook de be- drijfsvoering rondom de zorg vergaand professionaliseren: veel bedrijfsmatiger en ondernemender, meer denken van- uit kosten en baten. Daarvoor is echt een omslag in denken van de financial nodig. Marco: Binnen de sectoren en ondersteunende diensten wordt nu meer samengewerkt. Er ontstaat begrip voor elkaar. BREDER DAN ALLEEN FINANCE Marco ziet de rol, en daarmee de kosten, van de financile afdeling verschuiven naar steeds meer ICT-gerelateerde activiteiten.In toenemende mate worden er andere kwali- teiten gevraagd van de financial. Het wordt een driedeling: de vraag vanuit de business begrijpen, maar ook IT en fi- nance kennen.Je ziet dit aan de IT kant, maar ook bijvoor- beeld op het gebied van processen, zegt Alexander. Je INSPELEN OP EEN DYNAMISCHE ZORGMARKT 16 CORDAAN ZIT MIDDEN IN DE OMSLAG VAN VERANTWOORDEN NAAR STUREN 3. 17 ziet een gat ontstaan tussen de financile inzichten en de business drivers daarachter. De financial praat vanuit de verantwoording, de persoon in de business wil weten wat hij hiermee kan. Daarvoor is het wel essentieel dat financi- als de business in gaan. Daarom zie je ook binnen de zorg- branche dat er steeds hogere eisen worden gesteld aan de competenties van financials. DE BRUG IS NOG NIET AF Marco verwacht dat 70% van de trends uit het trendonder- zoek over 5 jaar terugkomen. Binnen de financile functie worden wel slagen gemaakt, maar de financile processen reiken verder dan alleen de financile afdeling. De kern daarin is het overbruggen van de kloof tussen de cijfers en de business. Die aansluiting heeft een financial nodig voor een goede uitvoering van zijn functie op zijn deelgebied. Binnen Cordaan zijn we nu grote stappen aan het zetten, maar die brug is nog lang niet af. MEER