INSCHRIJVINGSFORMULIER EXAMENS ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BIBLIOTHEEK

GEMEENTE HULSHOUT

Naam / voornaam: ……………………………………………………………………………………………………………………………..

Straat / nummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………..

Gemeente / postnummer: ………………………………………………………………………………………………………………….

Telefoon/GSM nummer: …………………………………………………………………………………………………………………….

E-mailadres: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ondergetekende stelt zich kandidaat voor de contractuele functie voor 19/38ste van:

Administratief medewerker vrije tijd-bibliotheek, halftijds contract onbepaalde duur. Niveau C

Ondergetekende verklaart hierbij door het gemeentebestuur in het bezit te zijn gesteld en kennis te

hebben genomen van de toelatingsvoorwaarden, de algemene voorwaarden, de

aanwervingsprocedure, de beoordelingsproef, en de functieomschrijving van de functie waarvoor

hij/zij zich kandidaat wenst te stellen.

Naam, datum en handtekening

De inschrijving dient voorzien te zijn van volgende documenten:

Een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier;

Een sollicitatiebrief met curriculum Vitae;

Uittreksel van goed gedrag en zeden;

Uittreksel geboorteakte;

Een kopie van het diploma;

Foto Gelieve de verplichte documenten vast te hechten aan dit voorblad in de hiervoor vermelde volgorde en aan te kruisen welke documenten wij in bijlage kunnen terugvinden. U dient uw kandidatuur over te maken als volgt: - aan het college van burgemeester en schepenen Prof. Dr. Vital Celenplein 2, 2235 Hulshout U kunt dit doen op één van de volgende manieren: - per post

- afgifte tegen ontvangstbewijs - e-mail personeel@hulshout.be

De inschrijvingen dienen binnen te zijn uiterlijk op zondag 6 oktober 2019.

BIJLAGE Ter verduidelijking vindt u op de hierna volgende pagina’s:

- de functiebeschrijving;

- de toelatingsvoorwaarden;

- de aanwervingsvoorwaarden;

- de aanwervingsprocedure;

- selectieprocedure (selectiereglement);

- valorisatie diensten;

- de beoordelingsproef;

- voordelen;

- weddeschaal;

FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER VRIJE TIJD

1. Identificatie

Graadnaam: administratief medewerker

Cluster: vrije tijd

Functienaam: administratief medewerker bibliotheek

Functiefamilie: administratief medewerkers

Dienst: Cultuur en bibliotheek

Functionele loopbaan: C1-C3

2. Algemene situering Doel van de entiteit

De afdeling Vrije Tijd heeft tot doel een duurzaam, gevarieerd en breed toegankelijk vrijetijdsbeleid uit te bouwen. Zij speelt een coördinerende rol tussen de verschillende sectoren in het vrijetijdsveld, nl. sport, jeugd, bibliotheek, cultuur, evenementen en toerisme. Zij schept de nodige voorwaarden voor het organiseren van een veelzijdig aanbod in iedere sector en voor het promoten van dit aanbod. Zij stimuleert een optimale participatie van de gehele bevolking aan het vrijetijdsaanbod met bijzondere aandacht voor specifieke doelgroepen, en werkt hiertoe samen met andere actoren. Zij doet dit door te zorgen voor een kwalitatieve dienstverlening; het ondersteunen en het stimuleren van het verenigingsleven en het aanbieden van een eigen vernieuwend aanbod. Zij draagt hierdoor bij aan het verbeteren van de levenskwaliteit van elke burger en het streven naar een verdraagzame en zorgzame leefgemeenschap.

Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: coördinator Cultuur en bibliotheek (vrije tijd, Cultuur en bibliotheek)

Kernresultaten Ondersteuning bibliotheek Ondersteunende taken die bijdragen tot het optimaliseren van de bibliotheekwerking.

Doel: de werking van de bibliotheek optimaliseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- verzorgen van technische en elektronische infrastructuur - boekverwerking- en verzorging - het opstellen van documenten in de bibliotheekruimte of in het magazijn

Bibliotheekinformatiesysteem Meewerken aan het optimaliseren van het bibliotheekinformatiesysteem.

Doel: de werking van de bibliotheek optimaliseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- optimaliseren van de processen die toegang bieden tot de informatiebronnen aangeboden door de bibliotheek

- optimaliseren van de administratieve en ondersteunende processen

Bibliotheek(infra)structuur Mee zorg dragen voor een geschikte en aangepaste bibliotheeklocatie.

Doel: voorzien in een aangename omgeving voor de bezoeker

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- de bibliotheek aantrekkelijk inrichten voor de bezoeker - samenwerken met andere bibliotheken

Uitleenactiviteiten en informatiebemiddeling Dienstverlening bibliotheek verzorgen.

Doel: zorgen dat leners en bezoekers wegwijs geraken doorheen de diensten van de bib

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- begeleiden bij het uitlenen en innemen van materialen - maken van een kasoverzicht en aan de hand hiervan de inkomsten verzamelen - opvolgen reservaties en versturen van reservatiebrieven - telefonische dienstverlening (reserveren - verlengen - algemene vragen) - kranten- en tijdschriftenbeheer - wegwijs maken van individuele leners en hen begeleiden in hun zoektocht naar

informatie, cultuur en ontspanning - versturen maningsbrieven - anticiperen en beantwoorden van de informatievragen van een bezoeker - het nodige opzoekingswerk verrichten in de fysieke en digitale collectie om de

informatievraag zo goed mogelijk te beantwoorden - doorverwijzen indien hij/zij zelf geen antwoord kan geven - vragen of problemen van leners oplossen - informeren over activiteiten/projecten van de bibliotheek

Doelgroepenwerking Ondersteunen van acties en activiteiten voor specifieke doelgroepen uitwerken op korte en lange termijn.

Doel: het leesgedrag van specifieke doelgroepen ondersteunen én doelgroepen de mogelijkheden van de bibliotheek leren kennen

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- Administratieve ondersteuning bij projecten gericht naar bepaalde doelgroepen (zoals kinderen & jeugd, senioren,…)

- samenwerken met relevante partners in functie van bepaalde doelgroepen

Bibliotheekpromotie en public relations Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband.

Doel: bijdragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- promotieactiviteiten ondersteunen die gericht zijn op de eigen bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers

- ondersteunen in opmaak van promotiemateriaal (zowel voor fysieke als digitale media)

- Ondersteunen bij activiteiten die passen in een ruimer kader (jeugdboekenweek, bibliotheekweek)

- verzorgen van rondleidingen voor geïnteresseerden (individueel of groepen) - plannen en opzetten van infostands rond bepaalde thema’s

- ter beschikking stellen van educatieve boekenpakketten - analyseren van de informatiebehoefte van de individuele lener - begeleiden van en/of zelf opzoeken van documenten/informatie - activiteiten, nieuwsitems en artikels toevoegen op de webetalage van de bibliotheek

Collectievorming Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie.

Doel: tegemoetkomen aan de informatie- en ontspanningsbehoefte van de (potentiële) gebruikers

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- verantwoordelijk voor het aanschaf- en afvoerbeleid van een aantal onderdelen van de collectie

- opvolgen evoluties (nieuwe media) binnen het informatieaanbod en ontsluiten - instaan voor en begeleiden van medewerkers op vlak van ontsluiting, verwerking,

opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures

- toezien op uitvoering publieksvriendelijke opstelling en signalisatie binnen het eigen domein

- instaan voor een onderdeel van de collectievorming, in samenspraak met de eindverantwoordelijke

- ontsluiten van bibliotheekmaterialen op basis van de diverse inhoudelijke ontsluitingssystemen (thema, trefwoord, onderwerpscodes,…)

- opvolgen van het gebruik van de collectie

Catalografische taken Het zorgvuldig uitvoeren van de catalografische taken.

Doel: zorgen voor een betere dienstverlening naar de gebruikers

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- toepassen van de catalografische regelgeving bij invoeren van de bibliotheekmaterialen en opvolgen van mogelijke wijzigingen

- invoer van materialen binnen het eigen domein - neemt beschrijvingen over uit de voorziene bibliografische bestanden en past ze aan

indien nodig

Administratie

Uitvoeren van administratieve handelingen.

Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures

- instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren - uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende - opmaken van verslagen en nota's - opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen - opmaken van uitgaande brieven en e-mails

- voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen

- verwerken van inkomende en uitgaande post

Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de collega's van andere diensten en het bestuur.

Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst - afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen - signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de

diverse diensten en medewerkers - actief deelnemen aan intern overleg

Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst.

Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie

- wetgeving en regelgeving kunnen toepassen - vakgerichte informatie raadplegen

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

4. Functieprofiel

De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere niveau impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Gedragscompetenties

niveau

Cluster Competentie

niveau

1

niveau

2

niveau

3

Beheersmatige vaardigheden

Resultaatgerichtheid X X X

Plannen en organiseren X X

Informatieverwerkend gedrag

Informatie analyseren en verwerken X X

Organisatiebewustzijn X X

Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X

empathie X X

Persoonsgebonden gedrag Kwaliteit en nauwgezetheid X X

Flexibiliteit X X

zelfontplooiing X X X

verantwoordelijkheidszin X X X

Probleemoplossend gedrag klantgerichtheid X X X

Waardegebonden gedrag Integriteit X X

Organisatiebetrokkenheid X X X

Technische competenties

niveau

Cluster Competentie

eleme

ntair

vold

oen

de

gron

dig

PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X

Tekstverwerking X X

Exel X X

Powerpoint X X

Outlook en agendabeheer X X

Software tijdsregistratie X X

Software eigen aan de functie X X X

Werking en werkmiddelen

Werking van de organisatie X X X

Werkmiddelen en werkmethodieken X X X

Procedures en procesbeheer X X

Mondelinge communicatie X X

Schriftelijke communicatie X X X

Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X

Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X

TOELATINGSVOORWAARDEN

Artikel 7 rechtspositieregeling 1. Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2° de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het passend gedrag vermeld in punt 1°, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen aan de aanstellende overheid. Die beschikt bij haar beoordeling van de kandidaturen over een appreciatiebevoegdheid. Ze zal bij eventuele ongunstige vermeldingen die informatie toetsen aan de gedragsvereisten van de betrekking (dienstbelang) en aan de overheidscontext (waardigheid van de openbare functie) en zich voor de toelating van de kandidaat laten leiden door redelijkheid en evenredigheid. De aanstellende overheid kan daarbij rekening houden met het tewerkstellingsverband. Voor de tewerkstelling in een werkgelegenheidsmaatregel van een hogere overheid kan ze als uitgangspunt hanteren dat die tewerkstelling ook een kans op reclassering en re-integratie kan bieden. Zo hoeft de vermelding van een veroordeling niet noodzakelijk te leiden tot de uitsluiting van een kandidaat. De voorwaarde over de burgerlijke en politieke rechten, vermeld in punt 2°, is daarentegen wel imperatief en betekent dat een kandidaat niet op strafrechtelijke grond uit zijn burgerlijke en politieke rechten mag ontzet zijn. Voor kandidaten die de Belgische nationaliteit niet hebben, houdt de bepaling in dat ze in het land waarvan ze de nationaliteit hebben, niet op strafrechtelijke grond uit de burgerlijke en politieke rechten ontzet mogen zijn. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3°, moet in overeenstemming met artikel 26 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente.

AANWERVINGSVOORWAARDEN

Artikel 8 RPR Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten:

voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, het decreet van 18 november 2011 en het uitvoeringsbesluit van 3 mei 2013

slagen voor de selectieprocedure.

diploma: diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld.

AANWERVINGSPROCEDURE

Artikel 14 RPR §1. Tenzij anders bepaald, moeten de kandidaten voor de deelname aan de selectieprocedure voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de aanwervingsvoorwaarden, de selectie uitgezonderd. §2. De kandidaten leveren het bewijs dat ze voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan alle aanwervingsvoorwaarden, de selectie uitgezonderd, voor de aanstelling.

SELECTIEPROCEDURE/SELECTIEREGLEMENT

Artikel 19 RPR De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.

DIENSTEN IN DE PRIVE-SECTOR OF ALS ZELFSTANDIGE

Artikel 57 RPR Beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt, voor maximum 5 jaar, in aanmerking genomen voor de toekenning van periodieke salarisverhogingen, op voorwaarde dat ze relevant is voor de uitoefening van de functie. De relevantie van de beroepservaring wordt beoordeeld op basis van een vergelijking van die ervaring met de voorwaarden en met het functieprofiel voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt. Het personeelslid levert zelf de bewijsstukken van de beroepservaring. De geldelijke anciënniteit die op die manier verkregen wordt, blijft behouden voor het verdere verloop van de loopbaan.

DIENSTEN IN DE OPENBARE-SECTOR

De diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid dan de gemeente, worden in aanmerking genomen voor de vaststelling van de administratieve anciënniteit met uitzondering van de schaalanciënniteit.

SELECTIEPROEF

Het bestuur heeft de mogelijkheid om over te gaan tot het screenen van de kandidatuurstellingen (brief en curriculum vitae). Deze preselectie gebeurt door de gemeentesecretaris in aanwezigheid van de schepen van personeel, de verantwoordelijke van de personeelsdienst en het diensthoofd vrije tijd. De selectieproef zal bestaan uit een praktisch en een mondeling gedeelte. Om geslaagd te zijn dient de kandidaat 50 % op elk onderdeel van de proef te behalen en 60% op het totaal der proeven.

VOORDELEN

maaltijdcheques 8,00 euro per cheque;

35 dagen verlof (afhankelijk van de prestaties in het vakantiedienstjaar);

vergoeding onkosten openbaar vervoer;

vergoeding onkosten dienstverplaatsing;

fietsvergoeding;

voordelen sociale dienst o.m. vakantiedienst, verschillende premies;

hospitalisatieverzekering;

aanvullende pensioenverzekering.

SALARISSCHAAL

Ervaring in privésector of als zelfstandige, worden in aanmerking genomen voor een maximum van 5 jaar op voorwaarde dat de beroepservaring relevant is voor de uitoefening van de functie.

Diensten in de openbare sector worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit meegerekend voor 100%.

Huidig indexpercentage: 170,69 %.

Aanvangsjaarwedde : € 11 564,25 functie voor 19/38ste (0 dienstjaren, schaal C1) trap 0,

salaris-schalen C1 C2 C3

Minimum 13.550 14.250 15.900

Maximum 21.950 22.800 24.800

Verhoging 1x1x600 1x1x550 1x1x650

1x2x600 9x2x600 2x2x600

1x2x550 1x2x550 1x2x650

8x2x600 2x2x600 1x2x600

1x2x550 1x2x850 1x2x650

1x2x600 2x2x600

1x2x700 1x2x650

1x2x600

1x2x650

2x2x600

1x2x850

0 13.550 14.250 15.900

1 14.150 14.800 16.550

2 14.150 14.800 16.550

3 14.750 15.400 17.150

4 14.750 15.400 17.150

5 15.300 16.000 17.750

6 15.300 16.000 17.750

7 15.900 16.600 18.400

8 15.900 16.600 18.400

9 16.500 17.200 19.000

10 16.500 17.200 19.000

11 17.100 17.800 19.650

12 17.100 17.800 19.650

13 17.700 18.400 20.250

14 17.700 18.400 20.250

15 18.300 19.000 20.850

16 18.300 19.000 20.850

17 18.900 19.600 21.500

18 18.900 19.600 21.500

19 19.500 20.200 22.100

20 19.500 20.200 22.100

21 20.100 20.750 22.750

22 20.100 20.750 22.750

23 20.650 21.350 23.350

24 20.650 21.350 23.350

25 21.250 21.950 23.950

26 21.250 21.950 23.950

27 21.950 22.800 24.800