Innovatief Organiseren- de kracht van structuurVanessa De Mulder- 8 maart 2018

Woonzorggroep GVO

Onze uitdagingen Uitdagingen van de technische en facilitaire diensten

Uitdagingen van Woonzorggroep GVO/ouderenzorg

Efficiëntieverhoging Transmurale rol, inzet van middelen (personeel en financieel)Rol in de thuisomgevingHoge turnover WZCBeperkte beschikbaarheid van deskundig (zorg)personeel- war on talent

Klantenservice Mondigheid/verwachting en netwerk van onze cliënt en zijn omgevingWachtlijsten beperkt

Kwaliteitsbewaking Accreditatie- indicatorenNegatieve beeldvorming/imago ouderenzorgEthische uitdagingen

Kostenbeheersing PVF? - Beperkte overheidsmiddelenInvesteringen in technologische innovatie en ICT

Maar ook …

• Duurzame inzetbaarheid van medewerkers

• Van lifetime employment naar employability

• Rol van de netwerken (eerstelijnszones, ziekenhuisnetwerken,…)

uitdagingen geformuleerd in een strategisch kader

Innovatie binnen Woonzorggroep GVO

- Innovatie & Ontwikkeling faciliteert onze gastvrije zorg

- Innovatief ondernemerschap als waarde binnen Woonzorggroep GVO

- Innovatie & Ontwikkeling als beleidsrol in alle voorzieningen, overkoepelend gedragen door beleidsteam

- Technologische innovatie- vb. Medeye

Kracht van Structuur

• Structuur kan in termen van organisatie, maar ook departement, team en zelfs functies of rollen

• We leven in een VUCA wereld- “It’s not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change.”

• Recent onderzoek- Dave Ulrich- Victory Through Organisation

• Risico: • Uitdagingen en strategie vanuit de beperkingen van bestaande structuur• Silo’s- piramide- scheiding tussen denken en doen• Technologische innovatie vereist sociale vernieuwing- de meeste innovaties hebben ook een

sociale dimensie• Geknipte processen

Inspiratie

• Agile Organisatiedesign• ING, Story Me, Spotify

• Evidence based- moderne sociotechniek- IAO• Ontwerplogica vanuit de sociologie

• Synergie tussen kwaliteit van organiseren en kwaliteit van arbeid

• Flanders Synergy

Maar ook: Holocracy, Sociocracy,…

Agile- Freedom within the framework

DNA Structuur Leiderschap Mindset Alignment Efficiëntie

Canvas IAO

Aan de slag

• Drang en dwang- visie, kader:• Strategie – team doelstellingen• Uitdagingen van departement of dienstEen goede case heeft een duidelijke probleemstelling: er is een drang (goesting om nieuwe opportuniteiten te benutten) en een dwang (bedreigingen vanuit de omgeving) om structureel anders te werken

• Ontwerpoefening kan gebeuren voor een hele organisatie, maar ook voor departement, team of rol of functie-

• Hoe? Maak de ontwerpvraag duidelijk! • Haal je organisatie door de VUCA filter• Processen in kaart• Onderscheid tussen je primaire proces en je ondersteunende, regelende processen-

eerst plakken en daarna knippen• Bepaling van prestatie- en order criteria

Onze aanpak fase 1- vlakke organisatie - MDT

Bewoner

• Teamcoördinatoren worden woonzorgcoörd. en stemmen zorg- en dienstverlening af ifvde gebruiker.

• Keuze voor de agogische benadering vanuit het fundament van zorgethiek

• Zorgethiek wordt een coördinerende functie in de voorzieningen

Medewerker

• Functie van zorgcoördinator verdwijnt en hierdoor verdwijnt ook 1 managementlaag

• GVO-management ondersteunt en voedt medewerkers en coördinatoren doorheen transitie en innovatie

• Medewerkers met referentiefuncties worden gecoördineerd ifvinnovatie en ontwikkeling

Organisatie

• Vlakke organisaties met 3 niveaus in lijn : directie –coördinatoren -medewerkers

• GVO-managementparticipeert aan lokale DC

• Aanstellen van een coördinator innovatie en ontwikkeling

• Directie zet coachendin op medewerkers, bewoners (zorgQ) en netwerkzorg.

• RVB - commissies

Onze aanpak- fase 2

• Strategy before structure

• 2018- 2022- integrale ontwerpoefening vanuit de vraag: welke organisatiestructuur faciliteert onze strategie?

• Organisatie- ontwerp met als kenmerken meer autonomie & resultaatverantwoordelijkheid van teams en medewerkers en betere samenwerking tussen de onderdelen (medewerker- teams-leidinggevenden- organisatie- koepel)

Onze aanpak- fase 2

• Teamsimulatieoefening- functioneel en stroomsgewijs organiseren; focus op kwaliteit van organiseren en kwaliteit van arbeid

• Symptoom analyse

• Aan de slag met ontwerpen• (proces)- wat moeten wij georganiseerd krijgen

• Processen in kaart brengen- primaire processen!

• Sorteercriteria (via kruispunt) + toepassen op eigen processen

• Opmaken van een swimming lane

• Opmaak van diverse ontwerppistes op basis van de diverse sorteercriteria en blauwdruk van de ideale organisatiestructuur

Effect

Efficiëntieverhoging Medewerkers met referentiefuncties worden gecoördineerd Functies worden gedeeld over voorziening heenExpertise stroomt door tussen voorzieningen

Klantenservice Zorg- en dienstverlening afgestemd ifv de gebruiker. End to end verantwoordelijkheid

Kwaliteitsbewaking Kwaliteit verantwoordelijkheid van hele organisatie-niet enkel van de cel kwaliteitZorgschakels leggen de link tussen zorgpraktijk en kwaliteit- medewerkers zien impact van hun eigen rol of bijdrage

Kostenbeheersing OverheadkostenZinvolle inzet van middelen door de end to endverantwoordelijkheidCombinatie van ankerpunten met centrale stimulansDelen van expertise

Tot slot

• Geen OF verhaal- stem af op de behoeften van je organisatie

• Onderschat de impact van je organisatiestructuur niet

• Wees realistisch als je ermee aan de slag gaat- mag je ontwerpvraag duidelijk, zorg voor een ontwerpteam en weet dat er meerdere opties zijn; trial and error!