RicohInkoop

Workshop

Mike Hermes

Principal Business Consultant P2P

20 November 2013

12/04/2023 1

”Inkopen, eruit halen wat erin zit”

2

Introducties

12/04/2023 3

Over Ricoh

Klopt, maar ook…

E&

I-In

voic

ing

Outsourcing

IT Services

Procurement Oplossingen

HR Oplossingen

Jullie verkopen toch printers ?

Adv

ocat

uur

oplo

ssin

gen

Scan, Capture & Archive Oplossingen

12/04/2023 4

Over Basware

Factuurautomatisering

Shared Service Center

Reiskosten & Declaratie beheer

E-F

actu

ren

Ricoh partner

E-P

rocu

rem

ent

Pur

chas

e 2

Pay

12/04/2023 5

Doel van de Workshop

• Kennis maken met Ricoh & Basware• Bespreken ontwikkelingen en trends• Nieuwe kontakten leggen• Tools aanreiken tot groei

12/04/2023 6

“True or False”

• Kwaliteit is altijd belangrijker dan prijs…..• Sneller is beter…• In onze organisatie koopt alleen de inkoopafdeling in…• Procurement en purchasing, dat is hetzelfde…• Een inkoper is een adviseur…• “Early involvement” is een must….• Speculatief inkopen moet je nastreven…• Digitaliseren is de oplossing….

12/04/2023 7

Conclusie

Iedere organisatie en iedere inkoopafdeling is anders maar er vallen gemeenschappelijke doelen te herkennen

Doorlooptijden verkorten

Kosten verlagen

Compliancy borgen

Kwaliteit borgen en verbeteren

Elimineren van “waste”

12/04/2023 8

Proces vs produkt

Resultaat

Tijd

12/04/2023 9

Tools

Procurement Maturity Scan model.

Best Value Procurement ( prestatie inkoop )

12/04/2023 10

Business Maturity scan

Door middel van een Business Maturity scan in de bedrijfskritieke gebieden zijn we in staat de vinger te leggen op gebieden waar

verbetering haalbaar is.

Onbewust Tactisch Focus Strategisch Expert

• Spreadsheets• Geen BI users• One Off

rapportages• Kosten hoger dan

in markt• Geen contract

management• Geen leveranciers

rationalisatie• Problemen

achteraf addresseren

• Afval in proces• Inaccurate data

• Spreadsheets• Een paar BI

gebruikers• One Off

rapportages• Kosten gelijk of

beter dan markt• Contract

management minimaal

• Minimale leveranciers rationalisatie

• Periodieke probleem oplos sessies

• Afval in proces• Inaccurate data

• Simpele rapportages

• Een paar BI gebruikers

• Kosten beter dan markt

• Eenvoudige contract management

• Periodieke leveranciers rationalisatie

• Periodieke probleem oplos sessies

• Minimale afval in proces

• Betrouwbaar maar moeilijk bereikbare data

• Solide rapportage• Breed BI gebruik• Kosten structureel

beter dan markt• Actieve contract

management• Periodieke

leveranciers rationalisatie

• Structureel geplande probleem oplos sessies

• Minimale afval in proces

• Betrouwbare en beschikbare data

• Geavanceerde rapportages

• Bedrijfs breed BI gebruik

• Kosten zijn BIC• Strategische

contract management

• Professioneel leveranciers management

• RCCA proces geïmplementeerd

• Zero defect aanpak

• Professionele data management systemen

12/04/2023 11

Stap 1 Bepaal prioriteits indicatie

Contract Management

Analytics P2P Management

E-Facturering

1 2 3 4

12/04/2023 12

Stap 2 Bepaal impact indicatie

Kontrakt Management

Analytics

P2P Management

E-Facturering

1

23

4

Het kan zijn dat een lagere prioriteit een hogere impact heeft op uw organisatie, dit kan invloed

hebben op de prioriteiten.

12/04/2023 13

Stap 3 Plot “Current state”

Series1

Onbewust

Tactisch

Focus

Strategisch

Expert

Tijd

1

2

3

4

P2P Management

Analytics

Contract Management

E-Facturering

12/04/2023 14

Stap 4 Plot “Future state”

Series1

Onbewust

Tactisch

Focus

Strategisch

Expert

Tijd

1

2

3

4

P2P Management

Analytics

Contract Management

E-Facturering

4

1 3

2

12/04/2023 15Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name]

Stap 5 Uitvoeren volledige scan

Definieer scope, progressieplan en de te verwachten uitkomsten vast per deelgebied

1

23 4

12/04/2023 16

Stap 6 Implementatie plan en uitvoering

Implementatie gebaseerd op project overeenkomst

1

23 4

12/04/2023 17

Best Value Procurement

BVP Ook wel bekend als Prestatie Inkoop ofPIPS ( Performance Information Procurement System. )

Traditioneel

- U bent de expert- Veel communicatie- Veel details- Laag rendement leveranciers- Verplaatsen van risico’s- Verrast door verstoringen- Leverancier vertrouwen- Denken vanuit ik- Management, inspectie en controle- Technisch specificeren- Vragen

BVP

- Leverancier is de expert- Zo min mogelijk communicatie- Op basis van dominante informatie- Reëel rendement leveranciers- Beheersen van risico’s- Zoeken naar oplossingen voor verstoringen- Bewijs dat ze het kunnen- Denken vanuit wij- Luisteren, observeren, stroomlijnen- Functioneel specificeren- Uitdagen

Referentie :Dean Kashiwagi, Professor Arizona State University

12/04/2023 18

Aanpak BVP

1. Voorbereidingsfase: Je kiest eerst een project en formuleert je projectdoelstellingen, daarna ga je je projectteam trainen en stel je een planning op.

2. Inschrijvings- en beoordelingsfase: Op basis van prestatie-onderbouwing, risico- en kansendossier en interviews kies je voor de partij met de meest voordelige inschrijving

3. Onderbouwingsfase: In detail onderbouwen en meetbaar maken van de verlangde prestatie.

4. Uitvoeringsfase: Meting van de wederzijdse prestaties van opdrachtnemer en opdrachtgever in een periodieke rapportage

12/04/2023 19

Gratis intake gesprek

Graag gaan wij met u, geheel vrijblijvend het gesprek aan over uw inkooporganisatie.

Heeft u interesse ?

Laat het ons weten tijdens de borrel..

Vragen

12/04/2023 20

Tijd voor een drankje !

12/04/2023 21

12/04/2023 22