Inkoop in Strategisch Perspectief

Strategie en planning

Uitbesteding en risicomanagement

Hoofdstuk 8

HOOFDSTUK

8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Programma

Uitbesteding als bedrijfsconcept Definities en concepten Balanceren tussen plus en min Het uitbestedingsproces Risicoanalyse

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Uitbesteden als bedrijfsconcept

Oorzaken trend in uitbesteding Behouden van concurrentievoordeel Bereiken van strategische doelen Beperking van kosten Verhogen van klanttevredenheid Verbeteringen in efficientie en effectiviteit

Voorheen hoofdzakelijk uitbesteding van activiteiten

Steeds meer worden hele bedrijfsfuncties uitbesteed

Hoe kan men succes daarin verzekeren? Welke vormen kan men nastreven?

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Definities en concepten

Kenmerken: Werkzaamheden die voorheen intern uitgevoerd

werden, worden overgeheveld naar een externe partij. Bedrijfsmiddelen, kennis en soms mensen gaan over

naar de externe partij Voor langere tijd een intensieve relatie tussen partijen De inkoper krijgt te maken met een gewijzigd kosten-

en risicoprofiel Vaak definitief karakter

Specialistische uitbesteding vs. capaciteitsuitbesteding Belangrijkste dimmensies:

Beslissing tot uitbesteding Overdracht van de functie of activiteit

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Typen van uitbestedingsdiensten

Uitbesteding van arbeid Gemengde uitbesteding Integrale uitbesteding

De aanbieder

levert...

Een deel van alle:

Arbeidskrachten

Een deel van of alle:

Arbeidskrachten

Materialen

Processen en systemen

Technologie en apparatuur

Faciliteiten

Management / supervisie

Arbeidskrachten

Materialen

Processen en systemen

Technologie en apparatuur

Faciliteiten

Management / supervisie

De uitbestedende

organisatie levert...

Arbeidskrachten

Materialen

Processen en systemen

Technologie en apparatuur

Faciliteiten

Management / supervisie

Een deel van of alle:

Arbeidskrachten

Materialen

Processen en systemen

Technologie en apparatuur

Faciliteiten

Management / supervisie

Programmamanagement

Typen van uitbestedingsdiensten (Bron: Allen en Chandrashekar, 2000)

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Partiële en integrale uitbesteding

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Uitbesteding: balanceren tussen plus en min Redenen voor uitbesteden

Varieren van tactisch tot strategisch Algemeen doel: prestatie verbeteren en waardepropositie verhogen Verkrijgen van capaciteit of expertise

Voordelen

Vrijmaken van gelden: investeringen kunnen gericht worden op kernactiviteiten

Optimaal gebruik van kennis, apparatuur en ervaring van de externe partij

Toegenomen flexibiliteit: schommelingen in de werklast zijn beter op te vangen

Uitbesteding leidt tot soepeler en overzichtelijker primaire processen in de organisatie

Input via het gezichtspunt van een onafhankelijke partij, waardoor het risico op bedrijfsblindheid in de organisatie afneemt

Nadelen

Toenemende afhankelijkhed van leveranciers

Voortdurende bewaking en controle van de leveranciersrelatie is noodzakelijk

Kans op communicatie- en organisatieproblemen bij het overdragen van werkzaamheden naar een externe partij

Risico van het lekken van vertrouwelijke informatie

Afhankelijk van de machtsbalans tussen de partijen: onvermogen om contractueel vastgelegde prestatietoeslagen en boestes af te dwingen

Risico dat men essentiële strategische kennis kwijtraakt

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Uitbesteding: balanceren tussen plus en min

Kritische succesfactoren voor uitbesteding Inzicht in bedrijfsdoelen Strategische visie en strategisch plan De juiste leverancier selecteren Een correct gestructureerd contract Open communicatie met de betrokken partijen Continu beheer van de relatie Ondersteuning en betrokkenheid senior management Zorgvuldige aadacht voor personeelskwesties Strategische positionering van onderneming t.o.v. de

toekomstige aanbieder

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Het uitbestedingsproces

Drie verschillende fasen Strategische fase (waarom, wat, wie?) Overgangsfase (hoe?) Operationele fase (hoe beheren?)

Het proces van uitbesteding (Momme et al., 2002)

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Het uitbestedingsproces

Strategische fase1. Doel van uitbesteding

In overeenstemming met strategie van de onderneming

2. Welke activiteiten komen in aanmerking? Transactiekostenbenadering: laagst mogelijke kosten voor

elke transactie (Arnold, 2000) Transactiekosten: kosten die samenhangen met een ruil tussen

twee partijen (Williamson, 1983, 1985) Frequentie van transactie Niveau van investeringen Externe en interne onzekerheid

Kerncompetentiebenadering (Quinn en Hilmer, 1994) Onderneming moet de middelen concentreren op

kerncompetenties t.b.v. superioriteit Kerncompetenties zorgen voor concurrentievoordeel op langere

termijn

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Het uitbestedingsproces

Strategische fase3. Kwalificaties van de leverancier

Technische en bestuurscapaciteiten om prestatieniveau te kunnen leveren

Selectieproces van Momme en Hvolby (2002):1. Identificatie en beoordeling2. Doorlichting en goedkeuring3. Projectuitvoering4. Prestatiemanagement

Wynstra (2002) noemt nog een aantal aspecten: Structuur van leveranciersmarkt Technische en organisatorische capaciteiten Strategische en culturele ‘fit’ Vermogen bij te dragen aan innovaties

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Vierfasenmodel voor strategische uitbesteding

Hoofdstuk 8

Momme en Hvolby (2002)

Inkoop in Strategisch Perspectief

Het uitbestedingsproces

Overgangsfase Contractonderhandelingen

Contract heeft een sterke invloed op het succes Het type contract hangt af van kenmerken en reikwijdte

van het contract en de activiteiten die uitbesteed worden Elementen van het contract:

Omvang van de dienstverlening Contracttermijn Service Level Agreement (SLA) Prijzen, tarieven en prestatiepremies Beëindigingsplan Conflictoplossing Communicatie Management en controle Overige (garantie, vertrouwelijkheid etc.)

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Het uitbestedingsproces

Overgangsfase Overdragen van de functie

Wijze van integratie en afstemming met uitbesteder Definiëren van de interfaces Aanpassing van de organisatie van de uitbesteder Vanwege complexiteit vaak een beladen onderwerp

Transitiemanager voor een solide overgangsplan

Testfase

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Het uitbestedingsproces Operationele fase

Relatiebeheer Beheer van de relatie is cruciaal voor het slagen Regelmatige beoordeling van de geleverde dienst Opdrachtgever moet ruimte laten voor leverancier om te

bepalen hoe resultaten te behalen Periodieke evaluatie van het contract

Contractbeëindiging

Kernwaarden Ondersteunende factoren

Gemeenschappelijke doelen

Wederzijdse afhankelijkheid

Open communicatielijnen

Aandacht voor de winstgevendheid van de ander

Wederzijdse verplichting zich in te zetten voor klanttevredenheid

Vertrouwen

Goede persoonlijke verstandhouding

Wederzijds professioneel respect

Investering in de relatie door directie

Inzet voor continue resultaatverbetering

Hoofdstuk 8

Inkoop in Strategisch Perspectief

Risicoanalyse

Bij weinig vertrouwen zullen partijen risico’s proberen te ondervangen via gedetailleerde afspraken: Technische risico’s Commerciële risico’s Contractuele risico’s Prestatie risico’s

Prioritering van risico’s in analyse naar 2 aspecten: Negatieve effect op het resultaat van de samenwerking Kans en waarschijnlijkheid waarmee risico’s zich kunnen

voordoen Kans op succesvolle relaties is vooral aanwezig

wanneer partijen elkaar reeds langer kennen

Hoofdstuk 8