Inkoop in Strategisch Perspectief

Strategie en planning

Prestatiemeting in inkoop

Hoofdstuk 14

HOOFDSTUK

14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Programma

Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting Waarom inkoopprestaties beoordelen? Hoe inkoopprestaties beoordelen? Dimensies van het inkoopresultaat Inkoopbesparingen en andere

inkoopkengetallen Sarbanes-Oxley en procurement governance

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting

Terugkoppeling van prestatie van inkoop is van groot belang voor succes

Factoren die meting beinvloeden: Visie van management op inkoop

Veelal afhankelijk van de markt waarin men actief is Bepaalt plaats in de organisatie Bepaalt prestatie-indicatoren

Wijze waarop inkoopplannen tot stand komen Concrete targets bepalend voor beoordeling

Karakter van inkoopactiviteit Grote verschillen in inkoop van grondstoffen vs

handelsprodukten

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Waarom inkoopprestaties beoordelen?

Een aantal redenen Betere inkoopbeslissingen

Afwijkingen van gepland resultaat zijn zichtbaar Vergroten van zichtbaarheid in onderneming

Erkenning van de activiteit Voeren van gericht inkoopbeleid

Vergelijken van historische gegevens Betere verstandhouding met andere afdelingen

Door regelmatig overleg Motivering

Mits inkopers voor resultaten worden beloond Afstemming van leveranciersactiviteiten op

ondernemingsdoelen zijn van groot belang Toenemende invloed van inkoop op het financieel

resultaat vereist het meten van inkoopresultaten

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Hoe inkoopprestaties beoordelen?

Inkoopresultaat Inkoopeffectiviteit: mate waarin gestelde doelstellingen

gehaald zijn Inkoopefficiency: middelen die nodig zijn om een

activiteitenprogramma te realiseren Samengevat: de mate waarin inkoop erin slaagt

doelstellingen te halen tegen zo laag mogelijke kosten Strategische bijdrage

Mate waarin inkoop kan zorgen voor superieure ketenprestaties door relaties met leveranciers

Operationele bijdrage Mate waarin inkoop lagere materiaalkosten,

leveringszekerheid, kortere doorlooptijden etc realiseert

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Dimensies van het inkoopresultaat

Vier gebieden voor prestatie-indicatoren Materiaalkosten en –prijzen

Beheersing en controle van prijzen Verlagen van inkoopgebonden kosten en prijzen

Kwaliteit van ingekochte materialen en diensten Vermindering ontwikkelingskosten, change orders Percentage afkeur, lijnuitval tgv. ingekochte goederen

Inkooplogistiek Tijdig plaatsen van bestellingen Toezicht op tijdige levering door leverancier Toezicht op geleverde hoeveelheden en optimaliseren bestelbeleid

Inkooporganisatie Professionaliteit inkoopmedewerkers Leiderschap en kwaliteit management Procedures en richtlijnen Inkoopinformatiesystemen en -intelligence

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Dimensies van het inkoopresultaat

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Inkoopbesparingen

Veelgebruikte budgetten in de inkoop Inkoopmaterialenbudget

Bepalen vaak meer dan 50% van de kostprijs van eindproducten

Plannings- en controle-instrument Neerslag van in te kopen volumes tbv produktieplanning Prognose van prijzen Frequent overleg inkopers en productieplanners

Inkoopbudget indirecte materialen Onderhoudsmaterialen, reservedelen, bureauonderdelen Op basis van historisch verbruik plus marge

Inversteringsbudget en Gereedschappenbudget Zeggenschap van management, inkoop ondersteunt Op basis van productieplan

Afdelingsbudget Organisatiekosten op basis van vaste bezetting

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Inkoopbesparingen

Besparingen in inkoop Kostenvermijdingen

Verschillen in historische en huidige prijzen zonder duurzaam karakter

Kostenreducties Andere leverancierskeuze of wijziging specificatie;

duurzaam karakter Classificatie

1.Concurrerende offertes2.Distributiemethoden3.Inkooppolitiek4.Optimaliseren van het bestelbeleid5.Waardeanalyse, substitutie en standaardisatie6.Make or buy

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Inkoopbesparingen

Aandachtspunten voor besparingsprogramma’s Duidelijke taakstellingen mbt inkoopbesparingen Eliminering van invloeden waar inkoop geen greep op heeft Onderscheid tussen verwachte en feitelijke besparingen Onafhankelijke verificatie van inkoopbesparingen

Maverick buying: interne gebruikers werken om inkoop heen

Compliance rate: percentage van volume dat daadwerkelijk onder contract wordt ingekocht

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Inkoopkengetallen

Kwaliteit Meten dmv ratio’s en enquêtes % afkeur; kosten van herstel; % lijnuitval; inspectiekosten;

aantal verzonden creditnota’s; aantal claims; aantrekkelijkheid voor leveranciers

Bestelbeleid Administratieve doorlooptijd; bestelaanvragen/ offertes/

orderbevestigingen/ bestellingen/ spoedorders per tijdseenheid Tijdige levering

Aantal op tijd/te laat/te vroeg geleverde orders; extra vervoerskosten

Leveringsbetrouwbaarheid % ‘non-moving’ voorraad; voorraadtekorten; deelleveringen;

spoedorders; omloopsnelheid voorraad; voorraadwaarde; uitstaande orders

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Inkoopkengetallen

Voor welke producten wil men dit soort informatie? Van problematische leveranciers Essentieel voor voortgang van productie Kritieke vs. niet-kritieke leveringen

Op basis van data kunnen leverings-betrouwbaarheidsindices worden berekend

Onduidelijke relatie tussen aangewende middelen en resultaat vormt bij inkoopresultaatmetingen een probleem

Beoordeling van functioneren van een inkoopafdeling kan dmv een inkoopaudit

Bij rapportage van deze gegevens zijn voornamelijk validiteit en betrouwbaarheid een probleem

Hoofdstuk 14

Inkoop in Strategisch Perspectief

Overzicht aandachtsgebieden en meetpunten

Hoofdstuk 14

Meting gericht op Continu (C) / Incidenteel (I)

Voorbeelden

Inkoopmate-riaalprijzen en -kosten

Beheersing ven controle van inkoopkostenReductie van inkoopkosten

C

C

Inkoopmaterialen-bidgetten, verschillen-rapportages, prijsontwikkelingenOntwikkeling inkoopomzet, kostenbesparingen, effect op ROI

Kwaliteit van ingekochte goederen en diensten

Betrokkenheid van inkoop in voortrajectToezicht op kwaliteit geleverde goederen

I

C

Goedkeur van monsters, aantal change ordersKwaliteitsindices per leverancier, kwaliteitskosten per leverancier

Inkooplogistiek Toezicht op tijdig indienen van bestelaanvragenToezicht op tijdige leveringToezicht op geleverde hoeveelheden

I

C

C

Orderdoorlooptijd binnen inkoopafdeling, achterstanden per inkoper, spoedordersLeveringsbetrouwbaarheidsindex per leverancier, aantal manco’sAantal kleine orders, onder- en meerleveringen, omloopsnelheid voorraden

Inkooporganisatie Training en motivatie inkoopmedewerkersInkoopmanagement

Inkoopinformatie-systemen en –researchInkoopprocedures en -richtlijnen

I

I/C

I/C

I

Tijdbestedingsanalyse, workloadanalyse, ziekteverzuimInkoopafdelingsbudget, inkoopauditInkoopaudit

Inkoopaudit, aantal nieuwe/geëlimineerde procedures

Inkoop in Strategisch Perspectief

Sarbanes-Oxley en procurement governance

Corporate governance tgv. bedrijfsschandalen Strenge regels door Amerikaanse senatoren Sarbanes

en Oxley (SOx)

Procurement governance voor inkoopprocessen Inkoop bij uitstek gevoelig voor fraude Aanstelling CPO voor toezicht op en beschrijving van

processen in inkoop Verantwoordelijk voor inrichting van processen samen

met CEO en CFO

Hoofdstuk 14