1. Toepassen van het INK model Judith Chin Kwie Joe Over dit college twitteren? Gebruik@CKJudithen#INK

2. Wie ben ik?

Zakelijk:www.ckj.nl

Hele plaatje:www.twitter.com/CKJudith

Passie voor ondersteunende processen

in de Non-profit (voorkeur onderwijs)

Fasemanager: opbouwwerk; planmatig gericht op juiste mensen op juiste plek.

3. Waaromwerken met INK?

Het is een middel, geen doel op zich!

4. 5. 6. Ervaring als basis:

2001-2004: Min V&W (FM Visie en implementatie verbeterplannen)

2004: Boek implementeren FM Visie

2005: Boek Bedrijfsvoering in Klantperspectief

2005-2006: Min LNV: professionalisering

2007: HTM Faciliteiten (beperkte zelfevaluatie)

2008-2010: Zadkine FB (beperkt zelfevaluatie)

7. Het mooiste van INK

Fase denken

Logicain verbeteraanpak

Handvattenvoor rapportagestructuur in organisatie ontwikkeling

Abstractie van management aandacht krijgtgedeelde taal

8. Ontwikkelmodel Initiatief Strategie Missie /visie SOLLInterne ontwikkelingen Externe ontwikkelingenActies Doelen Uitvoering Uitgangs- situatieISTResultaat meten

Denken in fasen betekent dat we geen fasen over kunnen slaan;

Het kost 2-3 jaar inspanning om naar een complexere fase te groeien.

9. Bioritme van veranderen Kwaliteitsdenken = Logica! Ik moet / wil veranderen Waar sta ik nu Ik weetwaarinik moet / ga veranderen Ik onderneemactieom de verandering te realiseren Bewustwording Reality check Vision & values Actie Bron :MANS 10. Stelling 1

Het INK model is enkel

een diagnose instrument;

de rest is erbij gefantaseerd

11. Toepassingen INK model

1.Bewustmaking:

als startpunt voor discussie in MT over de noodzaak tot veranderen en de bruikbaarheid van het model

2. Diagnose:

bepalen sterke en verbeterpunten (positiebepaling);

basis leggen voor verbeteracties (richten)

3. Verbeteren:

inzichtelijk maken van keuzes en

zorgen voor balans in verbeteracties

4. Besturen:

verbeteracties integreren in normale bedrijfsvoering, door o.a. Jaarplannen, rapportages, performance-indicatoren volgens het model te structureren.

12. Ad 1. Bewustmaking

Willen (of moeten) we veranderen?

Wat is het doel; waar ligt de focus?

Kan INK model daarbij helpen?

Willen we deze methode gebruiken?

Spreekt filosofie van het model (aandachtsgebieden) aan? Kunnen we hiermee het inzicht in de eigen organisatie ordenen en vergroten?

13. Ad 1. Bewustmaking

Willen (of moeten) we veranderen?

Wat is het doel; waar ligt de focus?

Kan INK model daarbij helpen?

Willen we deze methode gebruiken?

Spreekt de filosofie van het model (9 aandachtsgebieden) aan? Kunnen we hiermee het inzicht in de eigen organisatie ordenen en vergroten?

Of:Moetenwe met INK werken? (taal keuze moederorganisatie) En: geloven we instructuur die het biedt? (= fase denken!) 14. Ad 2. Diagnose

Quick scan:

• Weinig diepgang; illustreert werkwijze INK en kan gevoel van noodzaak voor structureren verbeterproces vergroten;

Positiebepaling:

• Levert samenhangend, globaal beeld op van sterke punten en verbetermogelijkheden van de eigen organisatie: in welke organisatiefase bevinden we ons en waar liggen de aangrijpingspunten voor verbeteren?

Zelfevaluatierapport:

• Resultaten van positiebepaling, als fundament voor verbeterplan en te stellen prioriteiten

INK-Audit:

• Toets of zelfbeeld van de organisatie klopt, evt. voor verkrijgen verbetercertificaat (let op: model is geen norm!)

15. Meetmodel - voorbeeldblad Deelgebied Activiteitgeorinteerd Procesgeorinteerd Systeem georinteerd Keten georinteerd identificeren en ontwerpen De uit te voeren taken zijn bij de betrokkenen bekend Met inbreng van de medewerkers zijn de werkwijze, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd in procedures Processen zijn vastgelegd in handboeken en worden structureel en integraal beheerd en bijgestuurd Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een samenwerkingsverband zijn uitgewerkt Vakmensen hebben zelf contact met de klant Medewerkers informeren elkaar over klantvragen en wensen De accountmanager brengt vraag en aanbod samen en anticipeert op ontwikkelingen bij de klant De keten houdt elkaar op de hoogte van ontwikkelingen Elke afdeling heeft zijn eigen werkwijze De medewerkers werken binnen projecten afdelingsoverstijgend De medewerkers werken structureel samen met andere stafdiensten voor alle werkzaamheden De manier van werken is afgestemd op die van de klanten en partners 16. Invulinstructie

Per regel, alle omschrijvingen lezen

Geheel/ deels van toepassing

Beschrijf de discussiepunten/ overwegingen!

Denk aan de verbeterpunten per aandachtsgebied

Bij discussie:

Heb ik objectief bewijsmateriaal (data, cijfers, metingen)?

Noem drie voorbeelden!

Langer dan 5 minuten discussie? Open laten!

Is het een verbeterpunt?

• • (hoe eerlijk zijn we?)

17. Voorbeeld Profielschets Doorl. en verbeteren Inv. en beheersen Indentif. en ontwerpen Management van processen Materiaal en diensten Kennis en technologie Geld Management van middelen Respecteren Investeren Organiseren Management van medewerkers Implementeren Creren OrienterenStrategie en Beleid verrichten Inrichten Richten Leiderschap Keten georienteerd Systeem georienteerd Proces georienteerd Activiteit georienteerd Deelgebied Aandachtsgebied 18. Voorbeeld Profielschets Is het profiel herkenbaar? Waar zitten de gatenen uitschieters? Wat zijn verbeterpunten? Wat zijn prioriteiten? Doorl. en verbeteren Inv. en beheersen Indentif. en ontwerpen Management van processen Materiaal en diensten Kennis en technologie Geld Management van middelen Respecteren Investeren Organiseren Management van medewerkers Implementeren Creren OrienterenStrategie en Beleid verrichten Inrichten Richten Leiderschap Keten georienteerd Systeem georienteerd Proces georienteerd Activiteit georienteerd Deelgebied Aandachtsgebied 19. Ad 3. Verbeteren

Juiste acties oppakken

Op het goede moment

In onderlinge, goede samenhang

Kwaliteitsdenken = Logica! Ik moet / wil veranderen Waar sta ik nu Ik weet waarin ik moet / ga veranderen Ik onderneem actie om de verandering te realiseren Bewustwording Reality check Vision & values Actie Bron :MANS 20. 4. Besturen

Volgens het model: structureren van bijvoorbeeld

Jaarplannen

Rapportages

Performance-indicatoren

21. Stelling 2

Werken met het INK leidt per definitie tot heldere rapportage structuren

22. Wat gebruik ik in rapportages?

Ondernemingsplan : begrippen Richten, Inrichten, Verrichten voor opbouw;

Jaarplan/ afdelingsplan:Ontwikkelfase beschrijvenincl. de ontwikkeluitdaging:wat is veranderopgave (van>naar tabel)**

Kwartaalrapportages : Voortgang op alleaandachtsgebieden

Voorverkopen structuur maraps / plancyclus: PDCA-denken (pas als cirkel rond is, hebben de schakels zin)

23. Leidinggevende Wederzijdse afhankelijkheid Afhankelijkheidsrelatie Feedback = input beleid Feedback = controle Luisteren Instructie Toegevoegde waarde: Stimulator Toegevoegde waarde: Probleemoplosser Hirarchie ondergeschikt Hirarchie, status en gewoonte Opgeleide manager Vakman Fase 3 Fase 1 24. Medewerker Resultaatsverplichting Inspanningsverplichting Andere normen en waarden Traditionele normen en waarden Identificatie met proces Identificatie met functie Initiatief Wachten Ruimte wordt bepaald door proces Ruimte wordt bepaald door leidinggevende Afnemer is de klant Leidinggevende is de klant Fase 3 Fase 1 25. Communicatie Haalplicht Brengplicht Informatie = distributie Informatie = macht Tweerichtingskanalen Eenrichtingskanalen Horizontaal Top down Communicatie = proces Communicatie = actiegericht Fase 3 Fase 1 26. Wat doet het INK model?

Het model leent zich prima voor (herhaling van) diagnose, om vast te stellen of de verbeteracties renderen;

In het verbeterproces kan het de beelden over kwaliteit en ontwikkelrichting structureren, ordenen en de complexiteit van het traject reduceren;

Het maakt de medewerkers van de organisatie ervan bewust dat er een samenhang is tussen inspanningen en investeringen enerzijds en resultaten anderzijds;

Het nodigt uit tot het onderzoeken van deze verbanden.

27. En wat doet het NIET?

Het model beschrijft niet HOE het verbetertraject opgepakt moet worden

En: voor het besturen van de organisatie zullen inhoudelijke maatstaven moeten worden ontwikkeld door de organisatie!

Ook is het model geen hulpmiddel om strategie te bepalen; wel vraagt het: zijn de doelstellingen specifiek genoeg, meetbaar, wordt het goed toegepast en uitgewerkt in de bedrijfsvoering?

28. Stelling 3

Het INK is het ei van columbus !!

29. Stelling 4

De reis is het doel !