1handleiding UiTPASbalie applicatie

Inhoud

1. Balie applicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2. UiTPAS inlezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3. UiTPAS registreren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4. Pashouder zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

5. Gegevens aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

6. UiTPAS blokkeren en vervangen . . . . . . . . . . . . . . . . 11

7. Punt toekennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

8. Kansentarief toekennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

9. Welkomst- & omruilvoordelen omruilen . . . . . . 16

10. Medewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

11. Zuilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

12. Onkostennota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

13. Vragen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

handleiding UiTPASbalie applicatie

1. Balie applicatie

Het programma opstarten doe je door op het icoontje je op je bureaublad te klikken of door

via ‘start’ naar de applicatie te gaan. Je kan het programma ook online opstarten via http://balie.uitpas.be.

Hou er rekening mee dat lezers niet werken via de online versie (in je internet-browser) en het dus is

aangeraden om met de geïnstalleerde versie te werken. Je kan deze downloaden via files.uitpas.be.

Klik bij het openen van het programma op ‘Aanmelden’ en geef dan je UiTID in. Heb je nog geen

UiTiD, dan kan je je hier ook registreren. Contacteer daarna de UiTPASverantwoordelijke om je toegang

te geven tot de juiste balie: geef de naam van je organisatie en het e-mailadres waarmee je je UiTiD

geregistreerd hebt.

Na het correct inloggen krijg je de beschikbare balies te zien. Heb je rechten op één balie?

Dan kan je automatisch naar het volgende scherm. Heb je rechten op meerdere balies? Kies dan

met welke balie je wenst te werken. Vervolgens krijg je het startscherm van deze balie te zien.

startscherm balieapplicatie aanmelden

met UiTID

2

handleiding UiTPASbalie applicatie

2. UiTPAS inlezen

Je hebt verschillende mogelijkheden om de UiTPAS in te lezen en zo de gegevens van de

kaarthouder te zien in de balieapplicatie. Je kan kiezen tussen onderstaande mogelijkheden:

2.1 Met lezerPlaats de kaart tegen de UiTPASlezer. De lezer zal automatisch de kaart inlezen en de balie

applicatie zal meteen de kaarthouder weergeven. Je kan gebruik maken van de lezer die

aangesloten is op je computer.

2.2 BarcodeScan de barcode (op de achterkant) van de UiTPASkaart of op de identiteitskaart met een

barcodelezer. De barcode is gelijk aan het UiTPASnummer of het rijksregisternummer.

2.3 Manueel invoerenJe kan het UiTPASnummer of het rijksregisternummer ook manueel ingeven.

Op elke UiTPASkaart of -sticker kan je het UiTPASnummer terugvinden (13 cijfers).

Let op: je kan het rijksregisternummer alleen gebruiken als dit ook ingevoerd werd bij de

registratie van de pashouder.

3

3. UiTPAS registreren

• Scan een nieuwe UiTPAS of geef het UiTPASnummer handmatig in.

Je krijgt melding dat deze kaart nog niet is geregistreerd.

OPM: Wens je een UiTPAS tegen kansentarief te registreren?

Neem dan een kaart waarvan het voorlaatste cijfer op de achterkant een 1 is.

• Scan de eID van de pashouder of voer de gegevens handmatig in.

• Vul de contactgegevens aan, met minstens het e-mailadres van deze persoon. Het e-mailadres

mag nog niet eerder in het systeem worden gebruikt. Het is mogelijk om de optie “geen

e-mailadres” aan te klikken.

• Vul eventueel lidmaatschappen aan. Klik op ‘volgende’.

• De prijs wordt berekend. Ken indien nodig een voucher toe. Klik op ‘bewaren’.

pashouder registreren automatisch

via eID of manueel gegevens invoeren

4handleiding UiTPASbalie applicatie

handleiding UiTPASbalie applicatie

5

handleiding UiTPASbalie applicatie

4. Pashouder zoeken

Een pashouder zoek je op basis van zijn UiTPASnummer of via “pashouder zoeken”.

Je krijgt de mogelijkheid om te zoeken op naam, geboortedatum, straat, gemeente…

Na het zoeken krijg je alle gegevens te zien van de pashouder.

Klik op ‘terug’ om een andere UiTPAS in te scannen.

Voor alle ingevoerde pashouders kan je hiermee ‘in bulk’ acties ondernemen: adresgegevens

aanpassen, kansentarief toekennen, punten sparen...

OPM: het zoeken van pashouders via persoonlijke gegevens is enkel mogelijk voor verkoopsbalies.

UiTPASnummer of gegevens pashouder

verschillende zoekopties voor pashouder

Meerdere pashouders opzoeken kan je

door te klikken op ‘via kaartnummer’

6

handleiding UiTPASbalie applicatie

5. Gegevens aanpassen

Alle gegevens die gekoppeld zijn aan het persoonlijk profiel van de pashouder, vind je terug in de

linkerkolom. Er zijn verschillende soorten gegevens die je kan aanpassen: persoonlijke gegevens

en contactgegevens, recht op kansentarief, lidmaatschappen.

5.1 Persoonlijke gegevens aanpassen• Scan de UiTPAS of voer het UiTPASnummer of rijksregisternummer handmatig in.

Klik op ‘bevestigen’.

• Het profiel van de pashouder verschijnt.

• Ga naar ‘gegevens’. Klik op ‘aanpassen’.

• Voor het aanpassen van de contactinformatie klik je op ‘contactinformatie’.

7

handleiding UiTPASbalie applicatie

8

handleiding UiTPASbalie applicatie

5.2 Kansenstatuut verlengen• Scan de UiTPAS of voer het UiTPASnummer of rijksregisternummer handmatig in.

Klik op ‘bevestigen’.

• Het profiel van de pashouder verschijnt. In de linkerkolom vind je alle persoonsgegevens terug,

rechts alle UiTPASactiviteiten en -voordelen voor jouw balie.

• Ga naar ‘kansenstatuut’. Klik op de benaming van het kansenstatuut.

• Pas de geldigheidsdatum aan. Klik op ‘bewaren’.

OPM: wil je een kansenstatuut toekennen aan een bestaande pashouder, dan moet je de kaart

blokkeren en vervangen door een UiTPAS met recht op kansentarief (voorlaatste cijfer van het

kaartnummer = 1) (zie hsk 6).

9

handleiding UiTPASbalie applicatie

5.3 Lidmaatschap toevoegen of verlengen• Scan de UiTPAS of voer het UiTPASnummer of rijksregisternummer handmatig in.

Klik op ‘bevestigen’.

• Het profiel van de pashouder verschijnt. In de linkerkolom vind je alle persoonsgegevens terug,

rechts alle UiTPASactiviteiten en -voordelen voor jouw balie.

• Ga naar ‘lidmaatschappen’. Klik op ‘beheren’.

• De lidmaatschappen die jouw balie kan toekennen, verschijnen automatisch, net zoals de

geldigheidsduur.

• Klik op ‘lidmaatschap aanvragen’ en ‘bevestigen’ om een nieuw lidmaatschap toe te kennen.

• Klik op ‘verlengen’, duid de nieuwe geldigheidsdatum aan en klik op ‘bevestigen’ om te verlengen.

• Een lidmaatschap kan stopgezet worden door op ‘stoppen’ te klikken en dan te ‘bevestigen’.

10

handleiding UiTPASbalie applicatie

zoeken op huidig UiTPAS-nummer

kies voor blokkeren en vervangen

geef nieuw UiTPASnummer handmatig

in of scan de kaart

6. UiTPAS blokkeren en vervangen

Een UiTPASnummer wordt geblokkeerd bij verlies of diefstal van UiTPAS:

• zoek pashouder (zie hoofdstuk 4)

• Klik op ‘blokkeren’

• Kies voor ‘definitief blokkeren’ om de pas te blokkeren en geen nieuwe aan te maken

• Kies voor ‘blokkeren en vervangen’ om een nieuwe pas aan te maken:

– nieuw UiTPASnummer registreren voor pashouder (let op dat je een UiTPAS met recht op

kansentarief - voorlaatste cijfer = 1 - kiest indien nodig!)

– geblokkeerde kaart is niet meer bruikbaar

– administratieve kost voor nieuwe UiTPAS (correcte prijs verschijnt automatisch)

– pashouder behoudt puntenaantal en voordelen

11

7. Punt toekennen

Op het startscherm, na het inlezen van de pashouder, zie je aan de rechterzijde de activiteiten die

gekoppeld zijn aan jouw balie. Je geeft de pashouder een extra punt wanneer hij participeert aan

de activiteit van jouw organisatie. Ga naar de activiteit waaraan de pashouder wenst deel te nemen

en ken een punt toe. Je kan één punt sparen per activiteit of één punt per week bij permanente

activiteiten zoals bv. in de bibliotheek.

Het punt wordt bijgeteld aan het puntentotaal van de pashouder. Dit kan je controleren door

naar ‘historiek’ (= pasgebruik van de pashouder bij jouw balie) te kijken.

handleiding UiTPASbalie applicatie

zoeken op UiTPASnummer

punt toekennen

12

handleiding UiTPASbalie applicatie

8. Kansentarief toekennen

Indien de pashouder recht heeft op kansentarief, zie je dit meteen op het startscherm, na het zoeken

van de pashouder. Dit betekent dat de persoon recht heeft op korting bij UiTPAS-activiteiten.

Je ziet meteen de prijs waar hij recht op heeft naast de activiteit staan. Je klikt op tarief toekennen.

Zo registreer je meteen zijn participatie. Indien er bij de activiteit verschillende prijzen mogelijk zijn

klik je op tarief kiezen en selecteer je de juiste prijs.

Belangrijk:• Voordelen, bonnen en kansentarieven kunnen enkel toegekend worden als de persoon er ook

effectief recht op heeft.

• Als het tarief niet aangeklikt wordt, is het ook NIET geregistreerd in het systeem en komt het ook

niet op de onkostennota. Je hebt dan ook GEEN recht op terugbetaling.

• Een pashouder kan slechts één ticket kopen per activiteit/dag.

• Soms kunnen er ook bonnen van toepassing zijn op een activiteit. De geldige bonnen verschijnen

ook automatisch. De nog resterende bonnen vind je in de linkerkolom.

• Geen activiteit gevonden? Gebruik de zoekfunctie. Deze werkt ook in het verleden.

Nog niet gevonden? Controleer of de activiteit correct werd ingevoerd in de UiTdatabank.

recht op kansentarief

kansentarief toekennen of kiezen

13

handleiding UiTPASbalie applicatie

14

meerdere prijzen: tarief kiezen

handleiding UiTPASbalie applicatie

Het tarief wordt onmiddellijk toegekend. Dit kan je controleren door op ‘historiek korting en bonnen’

te klikken. Hier kan je eventueel ook het kansentarief ongedaan maken.

15

handleiding UiTPASbalie applicatie

zoeken op UiTPAS-nummer

9. Welkomst- & omruilvoordelen omruilen

9.1 WelkomstvoordeelBij aankoop van UiTPAS zijn er reeds een aantal welkomstvoordelen toegekend waar elke

pashouder kan van genieten. Deze welkomstvoordelen zijn enkel zichtbaar aan de balie waar

dit welkomstvoordeel geldig is en indien de pashouder deze nog niet opgenomen heeft.

Elk welkomstvoordeel kan slechts één keer worden opgenomen. Wanneer een pashouder een

welkomstvoordeel wenst op te nemen, klik je op omruilen en bevestigen, na het zoeken van

de pashouder.

16

handleiding UiTPASbalie applicatie

welkomstvoordeel omruilen

17

9.2 OmruilvoordeelGespaarde punten kunnen omgeruild worden voor omruilvoordelen. Deze zijn enkel zichtbaar aan de

balie waar dit omruilvoordeel geldig is en indien de pashouder genoeg punten heeft. Wanneer een

pashouder een omruilvoordeel wenst op te nemen, klik je op omruilen en bevestigen, na het zoeken

van de pashouder.

handleiding UiTPASbalie applicatie

zoeken op UiTPAS-nummer of gegevens

18

handleiding UiTPASbalie applicatie

omruilvoordeel omruilen

De punten worden onmiddellijk van het puntenaantal van de pashouder afgetrokken.

Dit kan je controleren door op ‘historiek’ (= pasgebruik bij jouw balie) te kijken.

19

handleiding UiTPASbalie applicatie

10. Medewerkers

Een baliebeheerder kan medewerkers aan zijn balie toevoegen. Selecteer in het menu van je balie

medewerkers waarbij je een lijst van de gekoppelde medewerkers kan zien. Onderaan kies je voor

medewerker toevoegen om zo het e-mailadres toe te voegen van de nieuwe baliemedewerker. Het

e-mailadres moet hetzelfde adres zijn als de medewerker zijn UiTiD. Indien de medewerker nog geen

UiTiD heeft, moet deze eerst aangemaakt worden (zie hsk 1). Wanneer iemand niet langer toegang

moet hebben op de balie applicatie kan je in het overzicht de account verwijderen.

• in het baliemenu kies je medewerkers

• onderaan de lijst kan je medewerkers toevoegen

• UiTiD ingeven en toevoegen

• naast de account kan je medewerkers verwijderen

• beheerders aanpassen of verwijderen kan enkel via jouw UiTPASaanspreekpunt

20

handleiding UiTPASbalie applicatie

kies de activiteit

11. Zuilen

Wanneer een balie een zuil heeft om pashouders punten te laten sparen, verschijnt deze onder het

menu ‘zuilen’. Stel in voor welke activiteiten jouw bezoekers punten kunnen sparen aan de zuilen die

op jouw locatie aanwezig zijn. Je kan de zuil automatisch laten kiezen of deze activiteit handmatig

instellen. Je kan enkel activiteiten selecteren die plaatsvinden binnen de komende 3 dagen.

in het baliemenu kies je zuilen

21

handleiding UiTPASbalie applicatie

kies je gewenste periode en maak

het rapport

12. Onkostennota

Wanneer je een overzicht wil van de toegekende kansentarieven kan de baliebeheerder een

onkostennota opvragen uit de balie applicatie. Je kiest voor onkostennota in het baliemenu.

Je kan meteen kiezen voor de gewenste periode van het rapport en daarna laat je het aanmaken.

Wanneer het rapport klaar is, kan je de onkostennota downloaden.

13. Vragen?

Bij vragen of opmerkingen mail je naar de verantwoordelijke voor UiTPAS binnen je gemeente. Mail

hiervoor naar UiTPAS@<jouwgemeente.be>. Bij technische problemen van de software kan je terecht

bij CultuurNet Vlaanderen via de probleem-knop in de applicatie. In de FAQ vind je een overzicht van de

meest gestelde vragen.

Geef bij het melden van een probleem zoveel mogelijk concrete informatie: UiTPAS nummer, naam van

jouw balie, tijdstip, datum, screenshots... Zo kunnen wij jou snel mogelijk verderhelpen.

Meer info over UiTPAS via www.UiTPAS.be, www.UiTPASpartner.be of via Facebook: UiTPASpartner

probleemknop

22