InfosessieCasemanagement in Samenwerkingsplatform voor Uitbraakmanagement (SUM)

Donderdag 24 juni 2021

Kennisgeving opname sessie

Deze sessie zal opgenomen worden.

De opname zal worden gebruikt voor het beschikbaar stellen van de sessie in de toekomst.

Door deel te nemen aan deze sessie stemt u in met het verzamelen van alle informatie, inclusief persoonsgegevens, die tijdens het gesprek wordt verkregen.

Deze kennisgeving vestigt geen licentie voor deelnemers aan deze sessie om ook uw eigen opname te maken, noch geeft het u toestemming om de opname openbaar te maken en/of te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor de sessie is opgenomen.

Introductie

Belang van gedegen beleidsinstrumenten in strijd tegen covid-19

Casemanagement bij complexe samenkomsten

Feedback uit piloottraject

Hoe verloopt casemanagement in SUM? Een beknopte demo

Ondersteuningstraject

Q&A

1234

Agenda

567

Introductie1

µ

Welkom

Belang van gedegen beleidsinstrumenten in strijd tegen covid-19

2

µ

Vier instrumenten i.f.v. hetzelfde doelFORWARD CONTACT TRACING BACKWARD CONTACT

TRACING UITBRAAK-CONTROLE

Transmissieketen doorbreken door zoveel mogelijk contacten van een besmet persoon te identificeren, contacteren en informeren over hun besmettingsrisico en de te volgen stappen (testen, quarantaine, …)

* Datum testafname indien asymptomatisch.

µ

Vier instrumenten i.f.v. hetzelfde doel

Vandaag

In ontwikkeling

Script & Forms

SUM

SUM SUM

UVS UVS

//

µ

ELZ en lokale besturen spelen een belangrijke rol in de strijd tegen covid-19Verankering in activiteiten ELZs

Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van een subsidie aan de zorgraden om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de Covid 19-pandemie te versterken

Ook complexe contactopsporing onder de vorm van case management (zie art. 2 §2.2 van het BVR) en bronopsporing zit hier als taak in vervat

De financiering van de ELZs loopt momenteel tot 31 juli 2021. De verlenging van de opdracht (na 31/7) is momenteel in onderzoek op het kabinet Beke.

Verankering in activiteiten lokale besturenDe uitvoering van case management zit (als complexe

contactopsporing) mee vervat in de beschrijving van optie 1.De financiering van lokale besturen in optie 1 en optie 2 loopt tot

31 augustus 2021.

Prioritisering in de taken en acties is de autonomie van de ELZ cf. art. 3 van het BVR.

Hierbij kan rekening gehouden worden met het aantal beschikbare huisbezoekers, de epidemiologische situatie en een focus op kwetsbare groepen.

µ

ELZ en lokale besturen spelen een belangrijke rol in de strijd tegen covid-19

mSPOC COVID19 Teamleider Medewerker LB Lokale field agentPreventie Medisch advies Coördinatie Uitvoering

Sensibilisering Medisch advies Coördinatie Uitvoering

Bronopsporing (SUM) Medisch advies Coördinatie Ondersteuning Ondersteuning en opleiding

Casemanagement (SUM) Medisch advies Coördinatie Ondersteuning Ondersteuning en opleiding

Clusteropvolging (SUM) Medisch advies Coördinatie Ondersteuning Ondersteuning en opleiding

Quarantainecoaching Medisch advies Advies Coördinatie en uitvoering Ondersteuning

Financiering & ondersteuning Verlenging huidig BVR Consortium (t.e.m. 30/11)

Het Samenwerkingsplatform voor Uitbraakmanagement (SUM) in ondersteuning van

deze instrumenten

µ

Samenwerkingsplatform voor Uitbraakmanagement (SUM)

1 Capteren van data i.h.k.v clusteronderzoek,brononderzoek en case management

2 Uitwisselen van data en samenwerkingi.h.k.v clusteronderzoek, brononderzoek encase management tussen alle betrokkenactoren

3 Hergebruik van beschikbare gegevens uitandere databronnen voor bron- enclusteronderzoek en case management

4 Capteren van data i.h.k.v contactonderzoeken hergebruik van deze data i.h.k.v bron- enclusteronderzoek en case management

5 Visualisatie beschikbare en relevantegegevens ter ondersteuning van bron- enclusteronderzoek en case management

6 (Quasi) automatische export van data i.f.vbeleids- en wetenschappelijke analyses

Voornaamste doelstellingen SUM

Legende= In beheer van VAZG = Extern systeem

µ

Samenwerkingsplatform: de (geplande) inhoud

* Of datum van testafname indien index asymptomatisch is

Casemanagement bij complexe samenkomsten

3

µ

Covid-19 databankSciensano

CONTACTONDERZOEK

Contacten

Collectiviteiten (school, WZC, ziekenhuis, …)

Bedrijven

Samenkomsten

2A 2B

1B

1B

Collectiviteiten arts (CRA, CLB, …)

Arbeidsgeneeskundige dienst

1A tickets

WEL casemanagementVoorheen bestond geen uitgewerkt proces

om contacten in kaart te brengen

GEEN case-management

GEEN case-management

Collectiviteiten zoals scholen, rusthuizen, kinderdagverblijven, opvangcentra,

ziekenhuizen, … alsook bedrijven zijn geen samenkomsten. Hier zijn er steeds

verantwoordelijke artsen die kunnen instaan voor bijkomend contactonderzoek in de

collectiviteit of het bedrijf.

Voor samenkomsten ontbreekt een verantwoordelijke arts die bijkomend

contactonderzoek kan uitvoeren waardoor veel contacten onder de radar blijven. Een

casemanager zal hier bijkomend contactonderzoek uitvoeren.

Arts Casemanager

Waarom casemanagement bij samenkomsten?

Wat wordt bedoeld met (complexe) samenkomsten?

µ

Arts

Samenkomst= een situatie waarin verschillende personen bij elkaar komen en er dus ook mogelijks risicocontact kan zijn

Persoonlijke samenkomst= deelnemers aan samenkomst kennen elkaar goed bv. bruiloft, activiteit van de Chiro, sportclub

Onpersoonlijke samenkomst= deelnemers aan samenkomst kennen elkaar vaak niet of slechts enkele andere deelnemers bv. café, restaurant en bioscoop

Privé persoonlijke samenkomst= deelnemers meestal familie-, kennissen- en vriendenkring

Overige persoonlijke samenkomst= (meerderheid van de) deelnemers komt op een recurrente basis samen en organisatie gaat uit van een officiële instantie

Feest (bruiloft, verjaardag) Begrafenis

Activiteit vrienden en kennissen (etentje, BBQ)

Religieuze ceremonie Activiteit sportvereniging

Activiteit jeugdbeweging

Activiteit cultuurvereniging

Samenkomst is complex indien:1. Index kan niet al zijn of haar HRCs oplijsten tijdens gesprek met contactagent of veldagent2. Er zijn meerdere besmette personen gelijktijdig aanwezig op dezelfde samenkomst

Casemanagement in geval van complexe

samenkomst

Geen casemanagement wegens beperkte

haalbaarheid

Daarentegen, scholen, rusthuizen,

kinderdagverblijven, ziekenhuizen, opvangcentra, …,

alsook bedrijven zijn geen samenkomsten.

Contactonderzoek gebeurt hier door de verantwoordelijke

arts

Hoe situeert casemanagement zich in het volledige proces van testing tot en met opvolging?

µ

Casemanagement in het grotere plaatje

TestingCovid-19

Databank Sciensano

Databank VAZG

Cluster-opvolging

SUM

Contact tracingdoor call center

Script&FormsAanmaak werkorder

case-management

Distributies werkorder

o.b.v. postcode

Injecteren van bijkomende contacten

SUM

Aanmaak werkorder

brononderzoekBronbevraging Analyse &

conclusie

SUM

Script&Forms

Automatische clusterdetectie

Detectie in het veld

Dashboard clusteronderzoek & casemanagement

Dashboard brononderzoek

1A ticket

Contactonderzoek

Brononderzoek

Casemanagement

Clusteronderzoek

In ontwikkeling

In ontwikkeling

• Wie zijn de contacten?• Waar vond contact plaats?‒ Collectiviteit‒ Bedrijven‒ Samenkomsten

Dashboard voor casemanagement en

clusteronderzoek in de Zorgatlas

µ

Dashboard voor casemanagement en clusteronderzoek

Homepagina: Werkorders voor Vlaanderen

View 1: Werkorders binnen grondgebied ELZ/LB View 2: Contacten uit ELZ/LB van werkorders buiten grondgebied ELZ/LB

View 3: Details van het werkorder

Cluster ID #Contacten #HRC #LRC Positiviteits-

ratio Type Postcode . . .

ABC1235 8 7 1 25% Sport 9000 . . .

XFO15DP 3 1 2 0% Feest 9000 . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Risiconiveau Voornaam Naam Positief? Testdatum Email Tel. Isolatieadres . . .

HRC Jan Peters Ja 23/06/2021 Jan.peters@gmail.com +32 476 30 21 15 Graafstraat 23, 9000 Gent . . .

LRC Bart Janssens Nee n/a Bart.janssens@hotmail.com +32 495 78 52 26 n/a . . .

Hilde Eggers Nee n/a Hilde.eggers@gmail.com +32 489 55 66 44 n/a . . .

Cluster ID #Contacten #HRC #LRC Positiviteits-

ratio Type Postcode . . .

SLK1256 6 3 3 10% Feest 2450 . . .

LLL11DE 3 2 1 0% Cultuur 3000 . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aantal werkorders: 2.724 (▼10%)

Aantal contacten: 5.372 (▼12%)

Positiviteitsratio: 1,6% (▼0,1%)

Aantal werkorders: 129 (▼8%)

Aantal contacten: 320 (▼6%)

Positiviteitsratio: 12,5% (▼0,1%)

Aantal werkorders: 301 (▼6%)

Aantal contacten: 689 (▼4%)

Positiviteitsratio: 8,9% (▼0,1%)

OF

µ

Brede opvolging mogelijk voor werkorders gerelateerd aan uw ELZ of lokaal bestuur

Werkorders binnen uw grondgebied uitgevoerd door lokale casemanagers

van uw ELZ of lokaal bestuur

Werkorders uitgevoerd in samenwerking met lokale casemanagers van andere ELZs of lokale besturen

Werkorders binnen uw grondgebied uitgevoerd door centrale casemanagersvoor uw ELZ of lokaal bestuur

Werkorders buiten uw grondgebied waar minstens

één contact uit uw ELZ of lokaal bestuur bij betrokken is

Geen opvolging mogelijk voor werkorders geëscaleerd naar team

infectieziekten van VAZG o.w.v. juridische redenen

Dashboard casemanagement & clusteronderzoek

Feedback uit piloottraject

4

µ

Feedback piloottraject

20/05

Infosessie pilootgroep

Start registratie SUM (voor piloot)

21/05 25/05

Start gebruik SUM

27/05 3/06 10/06

Ondersteuningstraject door VIVEL & VVSG

Uitrol SUM voor alle ELZ en LB

24/0617/06

Feedback-sessie 1

Feedback-sessie 2

Feedback-sessie 3

Feedback-sessie 4

ELZ MiddenkempenELZ Zuiderkempen

ELZ BaldemoreELZ Gent

ELZ Dender

Voornaamste conclusies• Uitwisseling feedbacksessies positief

ervaren• Waardevol platform• Bugs en onduidelijkheden

geïdentificeerd• Vraag naar 1 integraal systeem• Beperkt aantal cases/werkorders

kunnen testen wegens lage incidentiegraad

• wel fictieve testcases aangemaakt

Hoe verloopt casemanagement in SUM?Een beknopte demo

5

µ

Demo Samenwerkingsplatform voor Uitbraakmanagement (SUM)

Sam Peters

Sampeters@ELZbaldemore.be

µ

Beschikbare documentatie

Draaiboek lokaal casemanagement

Stroomdiagram met risicoanalyse per type samenkomst

Procedures per type samenkomst

Demo’s SUM

Alle documentatie is beschikbaar in SUM onder het knopje ‘Documentatie’:

FAQ

Ondersteuningstraject6

µ

Registratie- en aanmeldingsprocesSTAP 1

Vraag de link naar de registratiepagina op bij je mSPOCof teamleader

STAP 2Vul de registratiepagina in

STAP 3VAZG controleert je aanvraag tot registratie i.s.m. je mSPOC

STAP 4VAZG activeert je account na goedkeuring

STAP 5Je ontvangt een email met tijdelijke login-gegevens

STAP 6Log een eerste keer in om je account te activeren

• Je mSPOC of teamleader coördineert welke personen toegang nodig hebben tot SUM en is dus je aanspreekpunt

• Vervolledig het registratieformulier en dien het in

• Indien je nog geen geheimhoudings-verklaring ondertekend hebt, vraag je deze op bij je mSPOC of teamleader en stuur je deze ingevuld terug

• Bij problemen met je registratie meld je dit via het feedback-formulier en kan je je mSPOC of teamleader op de hoogte brengen

• Zodra je registratie voltooid is, ontvang je een bevestiging dat je aanvraag in behandeling is. Controleer zeker je SPAM folder

• Je aanvraag tot registratie wordt zo snel mogelijk gecontroleerd. Er zijn geen verder acties nodig langs jouw kant

• Indien nodig neemt je mSPOC of teamleader contact met je op voor bijkomende vragen of ontbrekende documenten

• Je aanvraag tot registratie wordt goedgekeurd en VAZG activeert je account in SUM

• Je ontvangt een automatische email met de nodige instructies bij eerste aanmelding. Controleer zeker je SPAM folder

• Volg de instructies in de ontvangen email

• Let op, je tijdelijke logingegevens zijn slechts 3 dagen geldig. Meld je zo snel mogelijk aan na het krijgen van deze email

• Bij problemen met je registratie meld je dit via het feedback-formulier en kan je je mSPOC of teamleader op de hoogte brengen

• Log een eerste keer in om je account te verifiëren en je wachtwoord te wijzigen

• Indien je je wachtwoord na een tijdje vergeten bent, kan je dit eenvoudig zelf opnieuw instellen op de inlogpagina van SUM

µ

Ondersteuningstraject bij uitrol casemanagement in SUM

24/06 25/06 28/06 19/07

Infosessie brede uitrol SUM

Activatie accounts & start gebruik

SUM

Introductiesessie SUM • Een introductiesessie waarin de werking rond casemanagement wordt

toegelicht, de praktische werking van SUM wordt besproken en de link met het casemanagement dashboard wordt gemaakt.

• Verschillende tijdslots met introductiesessies waarop ingebeld kan worden. Je hoeft slechts één keer aanwezig te zijn.

05/07 12/07

Casemanagement Café • Een periodieke sessie waarin antwoorden kunnen worden gegeven op

vragen rond casemanagement en de werking in SUM. Concrete cases kunnen hierin onderling worden besproken.

• Verschillende sessies worden georganiseerd waarop je kan inbellen.

Focusgroepen brononderzoek • Bevragen hoe brononderzoek momenteel door jullie wordt uitgevoerd,

hoe proces er uit ziet, wat met de output gebeurd, etc.

Opleiding voor LFA’s a.d.h.v. fictieve cases

1

2

4

5

3 51 2 1

Opleiding lokale casemanagers door LFA’s a.d.h.v. fictieve case 3

4 5

µ

Ondersteuningstraject bij uitrol casemanagement in SUM

https://uat.sum.zorg-dataplatform.be

Gezien de huidige lage incidentiegraad worden er vandaag beperkt aantalwerkorders aangemaakt in SUM in het kader van casemanagement voorcomplexe samenkomsten.

Indien jullie zelf werkorders zouden willen aanmaken om te testen of in hetkader van interne training, gelieve dan deze link naar SUM te gebruiken. Dit is detestomgeving. De contacten die hier worden ingegeven worden nietdoorgestuurd naar federaal. Zij zullen geen PCR-code of Q-attest krijgen.

Helpdesk: Wie kan ik contacteren voor wat?

Wat Naar wie Hoe

Inhoudelijke/infectologisch/epidemologische vragen inzake complexe casussen

Team infectieziekten van VAZG Contactonderzoek@vlaanderen.be

Organisatorische vragen rond de uitrol van SUM Team Eerstelijn van VAZG Gertjan.dejager@vlaanderen.be

Technische problemen of feedback m.b.t. SUM Ontwikkelaars SUM

Doorgeven via feedbackformulierbeschikbaar via deze link of op SUM onder “feedback” rechtsboven

Technische vragen m.b.t. het dashboard voor casemanagement Ontwikkelaars dashboard Zorgatlas@vlaanderen.be

Vragen m.b.t. financiering• VAZG voor ELZs• ABB of VVSG voor lokale

besturenVia de gekende mailadressen

Bijkomende ondersteuningsnood als eerstelijnszone VIVEL Niki@vivel.be

Q&A7

Bedankt voor uw interesse en deelname!

De opname van de infosessie vindt u hier