Informatiesessie kwaliteitscirkels

OCMW’sTheo Wijnen & Ruud Bourmanne

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

2 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Traject naar Uitmuntendheid

• Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27

• 3 fasen:

• 1e fase: Invullen van de eerste noden van:• De wet- en decreetgever (Gemeente- en

OCMW-decreet, Woonzorgdecreet, kwaliteitsdecreten, …)

• De burgers / klanten• De medewerkers• Derden• De organisatie zelf

Opvolging & samenhang?Duurzame effecten?

3 - 21-04-23

Invullen van de eerste noden

(= inspanningen uit het verleden)

Om te voldoen aan wettelijke eisen -

decreten

Om te voldoen aan wettelijke eisen -

decreten

Zelfevaluaties (CAF, SWOT, EFQM,

PROSE, …)

Zelfevaluaties (CAF, SWOT, EFQM,

PROSE, …)

Vrijwillige initiatieven op het

vlak van o.a.:

•Processen•Procedures•Indicatoren•Kwaliteits- & administratieve handboeken•Klachtenbeheer•Informatisering•Kennisbeheer•Organisatie- optimalisatie•…

Vrijwillige initiatieven op het

vlak van o.a.:

•Processen•Procedures•Indicatoren•Kwaliteits- & administratieve handboeken•Klachtenbeheer•Informatisering•Kennisbeheer•Organisatie- optimalisatie•…

VVSG -VVSG -

Traject naar Uitmuntendheid

• Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27

• 3 fasen:

• 2e fase: Opzetten & implementeren van een kwaliteits-managementsysteem:

• Systematisch werken aan integraal (kwaliteits)management• Recuperatie van inspanningen uit het verleden Cf. Praktijkboek voor

Welzijnsvoorzieningen• Vele goede initiatieven uit het verleden realiseren van duurzame

effecten• Vanuit de praktijk• Gefaseerd• Lange termijn• Kwaliteitscirkels, ROP’s, vormingen & begeleidingen

4 - 21-04-23

VVSG -VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?5 - 21-04-23

Kwaliteitsmanagementsysteem = interne controlesysteem = meet- en opvolgsysteem = beheerssysteem

Fasen KWALITEITSCIRKELS

Instrumentarium

ORIËNTATIE Creëren van bewustwording Bepalen van uitgangssituatie Bepalen doel van het project Opstellen plan van aanpak Voorbereiden van de organisatie

OPZETTEN & INVOEREN

Opzetten basis van het systeem Uitwerken

managementsysteem Invoeren managementsysteem Opzetten beheerorganisatie

BEOORDELEN

Uitvoeren interne beoordeling

Externe beoordeling / visitatie

Afsluiting

Initiële audit = aanvangsdiagnose

= zelfevaluatie

Processen & bijhorende

documentatie

Organisatie & HRM

Beleid & performantie

Klachten-management

Tevredenheid

Risicoanalyses Interne audit Benchmarking Verbeteractieplannen Managementhandboek Certificering

Informatisering & automatisering Opvolg- of beheersstructuur

VVSG -VVSG -

Traject naar Uitmuntendheid

• Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27

• 3 fasen:

• 3e fase: Evolueren naar uitmuntendheid:

• Inbrengen van de resultaten en de inspanningen van het kwaliteitsmanagementsysteem

• Periodieke zelfevaluaties

• Permanente verbetering – de lat steeds hoger

• Benchmarking en -learning

6 - 21-04-23

Evolueren naar uitmuntendheid of

“excellence”

Periodieke zelfevaluaties

(CAF e.a.)

Verdieping & verfijning van het systeem

Analyse van trends & evoluties

Benchmarking & -learning met collega-

organisaties

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

7 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Wat is een kwaliteitscirkel?

• Een kleine groep van organisaties die samen stapsgewijs toewerken naar integraal & geïntegreerd (kwaliteits)management

• Onder begeleiding van de VVSG (vb. aanreiken van werkkaders, projectplanning opvolgen & bewaken)

• Nadruk op:• Samenwerking tussen de deelnemers• Kennisdeling en uitwisseling van ervaringen, kennis,

informatie, documenten en instrumenten tussen de deelnemers

• Leren van elkaar• Duidelijk mandaat & engagement van de deelnemers om

stappen te zetten in het traject naar geïntegreerd management8 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

9 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• 12 stappenplan schema

• Op basis van een globaal projectplan (verschillende projectfases die binnen de onderliggende diensten/afdelingen/voorzieningen ontwikkeld & geïmplementeerd dienen te worden)

• Elk werkjaar een jaarprogramma i.s.m. de deelnemers

• 4 werksessies per werkjaar:• Aanreiken van werkkaders & werkmateriaal

• Uitwisseling & samenwerking recupereren van inspanningen uit het verleden

• Rapporteren van realisaties en vooruitgang a.d.h.v. projectplanning

• Netwerking en vergelijkende analyses en onderzoeken tussen de deelnemende organisaties

• Elkaar ondersteunen en begeleiden richting integraal (kwaliteits)mgnt

• Ondersteund door een digitaal platform (website & extranet(ten))

10 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

11 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• De ontwikkeling van een integraal en geïntegreerd (kwaliteits)managementsysteem binnen de deelnemende organisaties• 1 systeem voor:

• Interne controle• Beheerscontrole• Organisatieontwikkeling• Organisatieoptimalisatie

• Maatwerk (GEEN) EENHEIDSWORST

• Realiseren van een sectordynamiek waarbij organisaties elkaar begeleiden en ondersteunen door samenwerking, uitwisseling en kennisdeling

12 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

13 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Secretarissen, financieel beheerders, leden van het managementteam, middenkader (diensthoofden)

• Kwaliteitsverantwoordelijken of –coördinatoren

• Staf- en beleidsmedewerkers

Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst14 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

15 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Wat verwachten we van de deelnemers?

• Duidelijk mandaat & engagement om aspecten & instrumenten van (kwaliteits)management te ontwikkelen

• Geplande & afgesproken opdrachten uitvoeren en hierover rapporteren aan de collega’s in de kwaliteitscirkel (= werksessies goed voorbereiden aan de hand van de projectplanning)

• Bereidheid om kennis, informatie, ervaringen, documenten en instrumenten uit te wisselen en te delen met collega’s in de kwaliteitscirkel

• Bereidheid om te leren van anderenPas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst16 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

17 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Praktische afspraken

• Een werkjaar van een kwaliteitscirkel bestaat uit 4 werksessies (van 9u30 tot 16u30) gespreid over het jaar

• Op locatie in de regio van de deelnemers• Maximaal 5 tot 10 organisaties per cirkel• Elke organisatie heeft max. 2 deelnemers• Kwaliteitscirkel = max. 20 personen• Deelnameprijs: nog te bepalen

• Incl. ondersteunend (basis)werkmateriaal• Pockets “Professionele Vaardigheden vb. Geïntegreerd management• Publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” en de bijhorende werkboeken• Praktijkboek Kwaliteitszorg in Welzijnsvoorzieningen

• Begeleiding: Theo Wijnen & Ruud Bourmanne

18 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

19 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Concreet voorstel?

• Centrale vragen: op welke manier slaag je er het beste in om vanuit de kwaliteitscirkels de deelnemers te begeleiden naar geïntegreerd management + wie moet dan in deze kwaliteitscirkels zitten???

• Voorstel: dieper in de organisatie gaan• Kwaliteitscirkels op 2 niveaus:

• Op dienst/afdelings/voorzieningsniveau deelnemers: diensthoofden/kwaliteitscoördinatoren

• Op overkoepelend niveau: secretarissen/kwaliteitscoördinatoren

20 - 21-04-23

VVSG -VVSG -

Concreet voorstel?

21 - 21-04-23

Kwaliteitscirkel DGAT

Kwaliteitscirkel WZC

Kwaliteitscirkel Sociale diensten

Kwaliteitscirkel DC’s

Kwaliteitscirkel DVC

Kwaliteitscirkel Serviceflats

Kwaliteitscirkel Personeels-

dienstenKwaliteitscirkel

Financiële diensten

Kwaliteitscirkel IT-diensten

Kwaliteitscirkel Secretariaten

Kwaliteitscirkel …

Opvolging, coördinatie, sturing & afstemming

Overkoepelende kwaliteitscirkel met secretarissen & kwaliteitscoördinatoren

VVSG -VVSG -

Informatiesessie kwaliteitscirkels

• Agenda:

• Traject naar Uitmuntendheid?

• Wat is een kwaliteitscirkel?

• Hoe werkt een kwaliteitscirkel?

• Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?

• Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?

• Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?

• Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?

• Concreet voorstel?

• Vragen?

22 - 21-04-23

Bedankt voor uw aandacht!