Hoe gelexicaliseerder hoe vertrouwder? Een experimentele ...
Informatiemanagement en informatiebeleid. Onderbouwing opzet Hoe verloopt het samenspel? Hoe kan ik...
-
Upload
maurits-coppens -
Category
Documents
-
view
223 -
download
1
Transcript of Informatiemanagement en informatiebeleid. Onderbouwing opzet Hoe verloopt het samenspel? Hoe kan ik...
Informatiemanagement en informatiebeleid
Onderbouwing opzet
Hoe verloopt het samenspel?
Hoe kan ik IT inzettenin mijn bedrijfsproces?
Hoe richt ik nu mijnvraagproces/org in?
Vraag-aanbodscheiding
Vervangingsvraag
Nieuwe IM
Oude IM
Hoe kan de IV verbeterd worden?
Blok 3
Blok 2 en 3
Blok 2
Agenda blok 2
Vragen
Korte samenvatting
Thema blok 2: inrichting en werking vraagorganisatie Wat is de vraagorganisatie en wat doen die Welke indelingsfactoren zijn er De twee hoofdtaken:
– Leverancierssturing
– Vraagsturing
Vragen vooraf (1)
Wat is de betekenis van ERP in kennisintensieve ‘mensenorganisaties’ Weinig
Hoe (on)mogelijk is de beïnvloeding door decentrale organisatie onderdelen van een
centraal georganiseerde informatieorganisatie? Op welke niveau kunnen ALPen
zich afspelen als je niet in de positie bent om strategisch informatiemanagement te
plannen? Heel veel; praktijk is dat meeste I-beleid beneden gemaakt wordt……
Stelling: ICT architectuur is een drama; ICTontwerpers zijn doorgeslagen hobbyisten
Nee ! (niet altijd, maar wel afgrijselijk vreselijk vaak)
Stelling ((van guess who…): SOA maakt alles complexer en duurder Ja: je krijgt wat
waarvan het de vraag is of je het wilde hebben (locatieflexibiliteit) en daar betaal je
voor)
Termen
ITIL Procesframework voor infrastructuurmanagement
Prince2 Projectmanagement-aanpak
BiSL Procesframework en ondersteunende practises voor BIM
(Vraagorganisatie)
SOA Service oriented architecture
ERP Enterprise Resource Planning
Informatiearchitectuur Beschrijving van de (gewenste) structuur van de
informatievoorziening
Informatieplan/beleid Beleid
Workflow Technologie/benadering, waarin stappen onderkend worden en mensen
(of niet) die stappen moeten doen
Vragen (2)
1.Is ERP een alles omvattend systeem en/of is het (ook) een
aaneenschakeling van allerlei systemen? Ja, ja
2. Wat is precies (in gewoon Nederlands voor niet-ict'ers) het
verschil tussen SOA en ERP?
ERP is een applicatie/systeem. SOA is een manier om
dingen te bouwen, zoals bv een ERP.
Vragen (3)
Informatievoorziening en hardware, wat is de koppeling en waar is de scheiding? M.a.w. wie houdt zich bezig
met de voorziening en wie met de “harde” kant?
ICT en informatie als onderdeel van de strategie, wat is mis is de koppeling naar de klant? Wat is de
toegevoegde waarde van een bepaalde inrichting aan het product of dienst aan jouw klant?
Naar mijn mening is informatie essentieel, ICT alleen een voorwaarde of zijn beide onlosmakelijk met elkaar
verbonden?
Wanneer kies je voor outsouring van de ICT, en welke onderdelen komen hiervoor in aanmerking?
ERP systemen omvatten alle bedrijfsprocessen, echter in artikel “Soa-kloof slecht” spreekt men over “…Er zijn
ERP pakketten binnengehaald voor de boekhouding en hrm-systeem.” Hoe verhoudt dit laatste zich tot alle
bedrjifsprocessen in één ERP systeem?
Stelling: ICT governance is niet meer of minder dan ICT ondersteunend te laten zijn doelstellingen van de
strategie.
Blokken
1. Lijnen en trends in IV
2. Uitgangspunten
3. Vraagsturing
4. Moeilijkheden in vraagsturing: inrichting
5. Leveranciersmanagement
6. Vraagmanagement
7. Informatieplanning nieuwe stijl
8. Corporate informatiemanagement nieuwe stijl
1.1 Groei belang IV
Support
Bedrijfskritisch
Ondersteunendhulpmiddel
Bedrijfsproces
Consultancy, bouw, ….
Stichtingen ….
Industrie, spinnerijen, retail
Banken, verzekeringen,Energiebedrijven, overheid ….
Vraaggestuurd
Aanbodgestuurd
1.3 De automatisering is voltooid
Automatiseringsgraad
O %
100%
19701950 1990
Discussie: hoe zit het bij jou?
Conclusie 1: focus op de verandering
2.C NIP: Portfoliomanagement
Wat wil men ?
Wat kan er ?
Wat is er ?
Wat betekent dat ?
Systeem B1
Systeem A3
Systeem A2
Systeem A1
BelangKostenExpl. Kwal.
Funct. Kwal.
Techn. Kwal.
Systemen
Systeem C
Systeem B
Systeem A
Proces Bt
Proces A
TermijnBelang verand.
IT impact
Org. Impact
Veran-dering
Proces / systemen
Ontw N
Ontw M
Ontw L
Ontw K
Tijds-termijn
Verwachte investering
Mogelijke oplossing knelpunt
Opportunity organisatie
Technologie ontwikkeling
Systeem R
Systeem Q
Systeem P
Proces Z
Proces Y
Proces X
Impact org.
Verwachte tijd
Schets wijziging
Omvang verandering
Proces / systemen
Wat doen?
Samenspel en rolverdeling
Haalbaarheid verandering
(portfolio)
Samenhang en standaarden
(architectuur)
2.6 Het huidige vraag en leveranciersveld
Business org.A supplier org.
Corporate Demand
Demand Org 2
Prod. mngt
Demand Org 3
Demand Org 4
Demand Org 1
Other suppliers
Conclusie 2: je moet de vraag organiseren
Weet wat je wil, maar dan functioneel
Doe alsof het huizen, auto’s, .. Zijn
Organiseer het
Agenda Blok 2
Wat is dan de vraagorganisatie (lees functioneel beheer
inclusief management) en wat zijn de factoren voor
inrichting ervan
Hoe voer je de vraag uit (ofwel, wat gaat er allemaal fout om
tot de ideale vraagorganisatie te komen)….
Kies uw benadering…………
Welke benadering voor informatiebeleid kiest u?
1.Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering
2.ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven
3.Top-down OF Bottom-up
4.Idealistisch/religieus OF pragmatisch
a. Spinnerij Jansen
U bent baas van spinnerij Jansen. Uw productieproces wordt
gestuurd door uw ERP-pakketje. Het ERP-pakketje moet
vervangen worden op kortere termijn.
1. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering
2. ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven
3. Top-down OF Bottom-up
4. Idealistisch/religieus OF pragmatisch
b. UVW
Nee, geen UWV.
Uitvoeringsorganisatie. Redelijk op orde. Stevige coherente
sturing over de kantoren. RvB beslist. Overheidscultuur,
gericht op consensus. Geen harde woorden.
IV is redelijk op orde, wel licht verouderd, moet op termijn
wel, maar geen knelpunten.
1.Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering
2. ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven
3.Top-down OF Bottom-up
4. Idealistisch/religieus OF pragmatisch
c. Bemeia
Grote verzekeraar. Aparte sterke divisies. Sterk wisselende
ICT. Resultaat van vele fusies.
1.Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering
2. ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven
3.Top-down OF Bottom-up
4. Idealistisch/religieus OF pragmatisch
3. Business Informatiemanagement (De vraagorganisatie)
Waarom BIM (vraagorganisatie)?
Wat doet de vraagorganisatie?
Welke activiteiten heeft de vraagorganisatie?
Bisl, een model voor functioneel beheer en
informatiemanagement
3.1 Wat is business informatiemanagement?
Portefeuillehouder I voor de business.. Bepalen hoe IV gebruikt moet worden Bepalen hoe IV eruit moet zien Aansturen van de ICT-organisatie Aansturen van de IV-dienstverlening Sturen van de IV Maken van beleid….
3.1 Waar gaat het om?
InformatievoorzieningBedrijfsproces
Niet
geautomatiseerd
Geautomatiseerd
Het gaat om IV!!!
IT is voor bouwers en onderhoudsjongens
3.1 Het perspectief van BIM
ICT-ondersteuning
Uitvoeringfunctioneel
beheer
IV van hetbedrijfsproces
Beleid van de organisatie
FB
Kennis en sturing van het
bedrijfsproces is KSF
Vertrouwensrelatie
3.1 De twee taakgebieden
Oplossingen en aanbod
Behoeften en vraag
VertalingBewaken resultaat
Specificerenen aanpassen
Ondersteunenen opvoeden
Inventariseren enprioriteren
Niet:•Aanbodproces managen•Niet de baas van de ICT
Niet:•Vragen en laten beslissen•Geen klant
3.2 Informatiedomeinen
‘Infra’Middelen SD Balie
CIM
RO
Binnen ICTBinnen de
lijn
‘Corporate’
3.3 3 niveau’s van sturing
Informatieproces(informatiedomein)
Informatievoorzieninghele organisatie
Applicatie/informatiesysteem
Proces/mandaat gedreven
Technisch/leveranciers-gedreven
Samenhang/uniformiteitgedreven
3.3 Wat heb je nodig voor vraag?
Sturing
Vormgeving
KTGebruik
Beleid LTInrichting &
organisatie
De chauffeur
De ogen, oren en
handen
De kaartlezer
3.3 BiSL op hoofdlijnen
GebruiksbeheerFunctionaliteiten
beheer
Inrichting van deinformatievoorziening
Inhoudelijke toekomst van de
informatie-voorziening
Sturing van de informatievoorziening
UitvoerendKerngebruikerSuperuser
RichtinggevendCIO, informatiemanager
SturendProductmanagerSysteemeigenaar
3.4 Wat doet BIM?
Planning & Control
Financieelmanagement
Behoeftemanagement
Contract Management
OperationeleICT aansturing
BeheerBedrijfs-
Informatie
Gebruikers-ondersteuning
Informatie-coördinatie
Richtinggevend
Sturend
Uitvoerend
Gebruiksbeheer Functionaliteitenbeheer
SpecificerenVormgeven
niet-geaut. IV
VoorbereidenTransitie
Toetsen enTesten
BepalenBedrijfsproces-ontwikkelingen
OpstellenIV-organisatiestrategie
Leveranciersmanagement
KetenpartnersManagement
StrategieInrichtingIV-functie
Relatie-management
Gebruikersorg.
OpstellenInformatieStrategie
InformatieLifecycle
Management
BepalenKeten-
ontwikkelingen
Bepalen Technologie-
ontwikkelingen
Wijzigingen
beheer
Transitie
InformatiePortfolio
Management
3.5 Kernvragen bij BIM
Hoe richt ik het in en hoe richt ik zeggenschap in? Hoe manage in aanbod vraaggestuurd? Hoe maak ik goede contracten en leveranciersvormen? Hoe weet ik nu echt, wat ik vraag? Hoe organiseer ik de hele keten van vraag.
3.6 Samenvatting: Waarom is BIM belangrijk?
Om een goede IV te hebben: Moet je weten wat je nodig hebt Moet je weten wat je vraagt Moet je weten, wat je er over over hebt Moet je het vragen Moet je weten, wat je gekregen hebt Moet je weten hoe het te gebruiken Moet je weten hoe je er op lange termijn ermee om wilt
gaan Moet je weten hoe je dat allemaal gaat organiseren
3.7 Conclusie
Iedere organisatie krijgt de informatievoorziening, die hij
verdient
Niet het aanbod is bepalend, maar de vraag…..
En daarna hoe je die vertaalt naar aanbod en hoe je dat
stuurt
4. Inrichting en uitvoering van de vraagorganisatie
Inrichting van de vraagorganisatie
Leverancierssturing
Vraagsturing
Integrale vraagketen: volgende maand
4. Het leertraject naar de ideale vraagorganisatie
Integrale aanbodsturing
Integrale vraagsturing vraagorganisatie
Vraagsturing vanuit vraagorganisatie
Leverancierssturing vanuit vraagorganisatie
Inrichting van de vraagorganisatie
Zinvolle sturing van eigen organisatieen leveranciers:•Juiste flexibiliteit•Optimum vraag, kosten•Kern van eigen BP vertalen naar ICT
Zinvolle inrichting van de sturing op leveranciers:•Slimme contracten•Slimme dv-vormen•Aanpassen op juiste moment
Koppeling van werkvloer naarbeleid en vice versa.Streven naar goede IV, niet de beste
Onderkennen van de vraag:•Juiste inhanging•Juiste mensen•Juiste processen•Juiste interfaces op operatie
Geen aansluiting richtinggevend nveau
Aanbod-inrichting
Aanbodsturing vanuit vraagorg
Geen match echte behoefte naar DV
Leertraject
Valkuil
4.1 De valkuilICT wil altijd Integrale afgestemde vergelijkbare gestuurde uniforme perfecte processen op een van
tevoren bepaald volwassenheidsniveau
Business is: Niet integraal Niet afgestemd Niet uniform Niet vergelijkbaar Niet geïnteresseerd in perfectie (maar iets werkend) Nooit perfect en altijd suboptimaal
Roeien met de riemen die je hebt
Vooruitgang is al goed, want je hebt geen perfect personeel
4.1 Toelichting
We hebben een historie van aanbodsturing.
Om te komen tot een optimale vraagsturing loop je tegen volgende
leertrajecten aan:
1. Het vraaggericht inrichten van de vraagorganisatie (tot nu toe is
inrichting altijd aanbodgericht geweest)
2. Het vraaggericht aansturen van de leveranciers (niet in termen
van de invulling van de oplossing, maar de in te vullen
behoefte)
3. Het onderkennen wat de onderliggende vraag en bewegingen
zijn in je eigen bedrijf
4. Het koppelen van werkvloer naar beleid op terrein van sturing
van IV
4.2 Hoe richt je nu BIM in?
Wet 1. BIM moet de machtstructuur van de business
volgen!
Wet 2. Kernwaarde (uitzonderingen daargelaten) is het
hebben van kennis van het bedrijfsproces en de
organisatie!
Wet 3. BIM moet passen bij de manager/stakeholder,
waarvoor ze werken. Nieuwe manager, nieuwe organisatie
-> nieuw BIM
Wet 4. Het merendeel van de zaken is al bepaald: ze zijn
een gegeven
4.2 Hoe richt je nu BIM in?
Externgegeven
Internbepaald
Macht Organisatie en invulling
Aard informatievoorziening
Mandaat
Scenario
Structuur
Beslissing
Gegeven
Strategie
4.3 Aard FB
De inkoper De profi’s
De hobbyist De all-rounder
Belang en complexiteit IV
Omvang IV
laag
hoog
laag hoog
Grotere organisaties hebben meerdere vormen, soms wel alle 4!
4.4 Mandaat
Federatieve macht
Intern
Centrale macht
Extern
CoordinatiemodelIndividuele model
ConcernmodelLeveranciersmodel
Per systeem kan het anders zijn: de processen verschillen dan
4.5 Structuur organisatie
Directie
Dienst C
FB en IM
Dienst BDienst A
Staf A Staf B
Directie
ICT
FB en IM
Dienst BDienst A
Staf A Staf B
Dienst CFB en IM
Unit A Unit C
Directie
Unit B
Staf B
FB en IM FB en IMFB en IM
Staf AFB en IMFB en IM
4.6 Structuur organisatie
Materie
Organisatie(-onderdeel)
Proces/taak
Regio
bedrijfsproces
kennis
localiteit
doelgroep
4.7 Scenario
VerbeteringNiet fors
Bedreiging
B-strategie
Niet echt aanwezig
Gaat niet vanzelf
fors
Skills
G-strategie
T-strategie
K-strategie
Vanzelf
In principe wel
4.8 Strategie (waar begin je)
Van onder naar boven
en dan naar onder
Van onder naar boven
Van boven naar onder
Belangrijk
Dynamisch
Statisch
Onbelangrijk
4.9 Interne inrichtingsfactoren
Werklast en capaciteit
Middelen en kennis
Processen en besturing
Mensen en cultuur
Informatiesystemen eninformatie
Beleids-ontwikkelingen
Doelen enverwachtingen
Afnemersvan
informatie
Leveranciersvan
informatie
LeveranciersGebruikersorganisatie
4.10 Een aanpak
Inregeling stuurinformatievanuit aanbodzijde
Belegging verantwoordelijkheden over informatiedomeinen bij de business
Bemensing van het functioneel beheer
Real life
Bepaling ambitieniveau’s, samenhang en processen
Organisatorische ophanging van de onderdelen van het functioneel beheer
Het spel spelen
5. Leverancierssturing
Specificeren
Leveranciersmanagement
Operationele ICT-aansturing
Contractmanagement
Dat leidt uiteindelijk tot nadenken (en dat is niet eenvoudig).
Outsourcing/professionalisering dwingt tot leverancierssturing
Dat dwingt tot inrichting
5.2 Aspecten bij leveringssturing
Wat koop je als klant: standaardoplossing, maatwerk of
ertussen
Op welke manier wil je sturen (wat wil je eigenlijk niet sturen)
Hoe richt ik de leveranciersconstellaties in (want meer en
meer heb je er meer)
Waarover moet ik afspraken maken
5.3 Leverancierssturing: rol produkt
vrijheidsgraden
builder
user
integrator
kosten
5.4 Rol bij de sturing
Technologie
Business
Providing
Servicing
Organizing
Networking
Fixed-price
Nacalculatie
Bedrijfs-eenheden
Klant-eenheden
Services
Professionaliseren
5.4 Aanpak
5.5 Wat moet ik: de IV
Onderhoud
Beheer
Vernieuwing
Ontwikkeling
Nieuwbouw landschap
Pro-activiteit
Kosten
Betrouwbaar
Klantgerichtheid
Standaardisatie
Vereenvoudiging
Veranderingsomvang ICT
Bewegingsrichting IV
Differentiering
Kernwaarden in de IV
Flexibilisering
5.5 Wat moet ik?
Verwachtingen aan IM worden bepaald door twee soorten
eisen:
Veranderingen in de IV en op basis daarvan veranderingen
en behoeften voor IM(-organisatie)
Verwachtingen en eisen, volgend uit de wijze, waarop vanuit
informatiedomein en manager gestuurd moet worden
5.5 Wat moet ik(1): de IV
Voorbeelden:• Vernieuwing van IV leidt tot een grote behoefte
aan veranderingsskills, stabiel beheer juist niet.• Een beweging naar standaardisatie vereist IM,
dat kracht uitstraalt om partijen tot één model te brengen. Differentiering vraagt meer kennis van de essentiële verschillen
• Betrouwbare IV vraagt om zorgvuldige mensen. Een goedkope om uitermate pragmatische. Deze mensen zijn verschillend.
5.5 Wat moet ik (2): de gebruikers
Verschillende soorten benaderingen:• Luisteren en meedenken• Afblaffen en opvoeden• Vooral goed communiceren en begrip tonen• Strak sturen • Deskundigheid bedrijfsproces:• Deskundigheid IT:• Beheersing/Sturing/control:
5.5 Wat moet ik?
Algemene DV-kernwaarden kunnen zijn:Doelmatigheid: efficiënt werkenProactiviteit: voorafgaand ‘bellen’Snelheid: snel reagerenBereikbaarheid: te pakken te krijgenBetrouwbaarheid/degelijkheid: correcte
antwoordenContinuïteit: bij vertrek geen probleem
5.5 Wat moet ik (3)? De manager
Iedere manager heeft een persoonlijke stijl en vertrekpunt. De gewenste kernwaarden naar gebruikers en naar manager kunnen dus verschillend zijn:
• “Regel het maar, ik geloof het wel”• “Ik wil op de hoogte zijn en blijven van alles”• “Alles kan of mag, maar ik wil geen problemen”• “Ik zit niet te wachten op visie of ideeen, er is
werk te doen”• “Help me, wat moet ik doen”
5.5 Lessen
Wie alles vraagt, krijgt niks (of je moet buitengewoon fors
betalen)
Vraagsturing in de vraagsturing: ons ben zunig, dus wat is
echt essentieel en wat is voldoende
Wie zijn BIM niet vertrouwt, moet het zelf managen (da’s echt
erg)
5.6 Wat kan ik
Procesgericht
Managen gebruik en behoeften
Vormgeven van het gebruik
Vormgeven van de verandering
Managen aanbod en levering
Inhoudsgericht
5.6 Wat kan ik?
Richtinggevend
Sturend
Uitvoerend
5.6 Op de lagen kan het ook verschillen
Procesgericht
Managen gebruik en behoeften
Vormgeven van het gebruik
Vormgeven van de verandering
Managen aanbod en levering
Inhoudsgericht
Waar op welke as?
5.6 IM
Hoe ben ik (is hij/zij)?• Wat zijn sterkten en zwakten?• Welke skills, kennis of expertises missen
we dan nog?• Is dat te leren of andere oplossing?• Hoe makkelijk verander ik (hij/zij)?• Wat moeten we nog leren?
5.6 Lessen
Wie alles kan, kan niets
5.7 Wat mag ik
Mandaat business organisatie over IV
Mandaat organisatie over IV
Mandaat BIM vanuit business organisatie
5.8 Wat wil ik?
Rekening houdend met wat we nu gehoord hebbend:• Wat zou ik willen dat de assen zouden zijn?• Wat vind ik leuk? Waar zit de uitdaging?• Wat mis ik? • Hoe overbrugbaar is het gat?
5.9 En dan verdelen…..
Wat doe ik zelf?
Waarop kan ik sturen?
Wat betekent dat voor mijn leveranciers:• Moet ik zelf kiezen of laten kiezen• Moet ik zelf integreren of niet?• Moet ik zelf opbouwen?• Moet ik zelf sturen en op welke dingen dan?• Wat moet ik kopen/inhuren?• Wanneer anderen of externen…
5.6 Organiseren van de leveranciersconstellatie
Eenduidigaanspreekpunt
multileverancier
One-stopshopping
Zelf-integrator
Hoofdaannemer
5.5 Toekomstige leveranciers-constellaties
Business org.A supplier org.
Corporate Demand
Demand Org 2
Prod. mngt
Demand Org 3
Demand Org 4
Demand Org 1
Other suppliers
5.7 Leverancierssturing: inhoud
De geleverde dienstverlening
Proces van dienst-verlening
Functionaliteit van de informatie-voorziening
Functioneren van de informatie-voorziening
InhoudProces
Dienst-verlening
Informatievoorziening
Boodschappen
IV is het bedrijfsproces van een gemeente
Als business moet je sturen (als ware het tanks….)
Stuur niet op technologie, stuur op wat het betekent voor je
De integraliteit van deze sturing bepaalt het success
Meer info
BiSL, een managementguide, Van Haren Publishing, 2006
ITSMF Best practises deel 4, Invoering van functioneel
beheer (ook in mijn nieuwe nog niet verschenen boek)
BiSL, een framework voor functioneel beheer en
informatiemanagement, Van Haren Publishing, 2005