Innovatie Prestatie Contracten Informatie voor deelnemende ondernemers IPC-tender 2011 – 2012

>> Als het gaat om innovatie

Geachte ondernemer,

Samen met meer dan 2.500 bedrijven maakt u gebruik

van de Innovatieprestatiecontracten (IPC). Deze

subsidie heeft als doel de innovatiekracht van het mkb

te verhogen door samenwerking en kennisoverdracht

tussen bedrijven te stimuleren en innovatie een

structurele plaats te geven in de bedrijven.

Deze meerjarige innovatieprojecten worden uitgevoerd

onder begeleiding van een belangenorganisatie

voor ondernemingen (penvoerder).

In deze brochure informeren we u over de

uitgangspunten van de nieuwe IPC-tenderregeling

en de voorwaarden waar u aan moet voldoen.

Uw penvoerder begeleidt dit traject en helpt u

met de invulling van deze voorwaarden.

Het innovatieplan; de toetssteen

U hebt via uw penvoerder een IPC-projectaanvraag ingediend en bent nu bezig met het uitvoeren van uw collectieve en/of individuele innovatieplannen. Het (innovatie)plan is bij aanvang getoetst door Agentschap NL en gerangschikt ten opzichte van de andere IPC-projecten (aanvragen) op grond van een aantal vooropgestelde tendercriteria. Op basis van deze ranking is de IPC-subsidie aan u toegekend voor de uitvoering van dit innovatieplan. Het is dan ook belangrijk dat u het innovatieplan zo precies mogelijk uitvoert.

De ontwikkeling van een innovatie is risicovol en het proces is vaak onvoorspelbaar. Een enkele keer moet zelfs besloten worden om een traject ingrijpend te veranderen. Ook kunnen er veranderingen in uw organisatie plaatsvinden die van invloed zijn op de uitvoering van uw innovatieplan. Het kan dus gebeuren dat u een wijziging moet of wilt doorvoeren. Hiervoor moet altijd vooraf toestemming gegeven worden door Agentschap NL. Breng daarom geplande wijzigingen zo snel mogelijk bij uw penvoerder onder de aandacht, bespreek samen de redenen van het vastlopen en onderzoek de mogelijkheden om het project weer vlot te trekken. De penvoerder zal vervolgens een wijzigingsvoorstel aan Agentschap NL voorleggen.

Een wijzigings verzoek zal alleen worden goedgekeurd als het IPC-project blijft voldoen aan de formele IPC-criteria en de oorspronkelijke kwaliteit, getoetst naar de tendercriteria, behouden blijft. Het niet doorgeven van een wijziging of het uitvoeren van een gewijzigd innovatieplan waarvoor geen toestemming is verkregen, kan leiden tot geheel of gedeelte lijke terugvordering van de verleende subsidie. Het is daarom erg belangrijk eventuele wijzigingen tijdig met uw penvoerder te bespreken en deze aan Agentschap NL voor te leggen.

Samenwerken in gezamenlijke innovatieplannenSamenwerken is het speerpunt van IPC en blijkt ook een belangrijke drijfveer te zijn om deel te nemen aan een IPC. Samenwerken vergt vertrouwen tussen de samenwerkingspartner(s) en het (h)erkennen van het gemeenschappelijke (innovatie)doelen. Samenwerking binnen het IPC wordt uitgewerkt in een collectief plan. Bij de totstandkoming en begeleiding van een collectief, is een belangrijke rol voor de penvoerder weggelegd. Hij kan actief contacten leggen tussen u en potentiële samenwerkings-partners en kennisinstellingen. Betrekt u de penvoerder dan ook tijdig bij eventuele knelpunten in de samenwerking, hij kan voor u bemiddelen en alternatieven aandragen.

“Het verplichte innovatieplan is een

prettige stimulans. Het dwingt je om

vooruit te kijken. Om na te denken

wat je wilt bereiken en waar je over

drie jaar wilt staan. Zo hebben we

nu onze interne werkwijze verbeterd.”

Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012

Zeven tendercriteria1. Mate van innovatie;2. Mate van economisch perspectief;3. Mate van onderlinge samenwerking;4. Mate van samenwerking met andere branches;5. Mate van samenwerking met publieke kennisinstellingen;6. Kwaliteit van de collectieve activiteiten;7. Kwaliteit van de begeleiding van de deelnemers.

Een uitgebreide toelichting op de tendercriteria kunt u vinden op de website www.agentschapnl.nl/ipc

Een collectief IPC-project is een project waarin de collectieve deelnemers voor gezamenlijke rekening en risico gaan innoveren. Het project moet voor alle collectief deelnemende ondernemers een innovatie opleveren. De kosten en opbrengsten van dit project worden door alle deelnemers gedragen. Hiervoor geldt dat de opbrengsten onder de deelnemers verdeeld worden naar ratio van hun inbreng. Wanneer de resultaten van deze samenwerking slechts voor één van de andere partijen van belang zijn is er geen sprake van een collectief project. Het is aan te bevelen uw inbreng in het collectieve project en de verdeling van de resultaten vast te leggen in een samenwerkings overeenkomst. Uw penvoerder kan u hierbij helpen.

ProjectadministratieHet IPC kent geen vaste voortgangsrapportages, maar de bestede uren en gemaakte projectkosten dienen wel overlegd te kunnen worden als Agentschap NL daarom vraagt.

Ook dient u bij een eventuele controle aan te kunnen tonen dat u de prestatie, waarvoor u subsidie heeft ontvangen, daadwerkelijk heeft behaald. Het kan voorkomen dat de penvoerder u verzoekt om uw projectvoortgang tussentijds aan hem te rapporteren, zodat hij als projectleider de voortgang van het IPC kan monitoren. Eventuele afspraken hierover en de wijze waarop u dit doet, kunt u in samenspraak met hem bepalen.

Kosten en subsidieU heeft samen met de penvoerder een innovatieplan, bestaande uit een activiteitenplanning en een begroting, opgesteld. Hierin staat hoe u welke (collectieve) innovatiedoelen wilt realiseren. Het is belangrijk dat u zich houdt aan de uitvoering van de activiteiten en bijbehorende kosten zoals vastgelegd in dit innovatieplan. Als u minder kosten maakt dan u in eerste instantie begroot heeft of bepaalde activiteiten wilt wijzigen, moet u dit ter goedkeuring voorleggen aan Agentschap NL. Neem in dat geval zo snel mogelijk contact op met uw penvoerder.

Wat wordt van u verwacht?• Het leveren van de afgesproken prestatie middels

de uitvoering van uw goedgekeurde innovatieplan.• Samenwerking en kennisontwikkeling met andere

deelnemers.• Het bijhouden van een reguliere bedrijfsadministratie

waaruit deze informatie bij controle door Agentschap NL kan worden herleid:a. de eigen uren besteed aan de individuele

innovatieprojecten;b. de eigen uren besteed aan de gezamenlijke

innovatieprojecten;c. de overige kosten besteed aan de individuele

innovatieprojecten;d. de overige kosten besteed aan de collectieve

innovatieprojecten.

Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012

Wat wordt van de penvoerder verwacht?• Hij geeft uitvoering aan het door Agentschap NL

goedgekeurde penvoerderplan.• Hij komt op voor uw belangen, begeleidt het IPC-traject

als geheel en biedt ondersteuning bij de uitvoer van uw (collectieve) innovatieplannen in het bijzonder.

• Hij stimuleert en faciliteert samenwerking en kennisdeling tussen u en de andere deelnemers in het IPC.

• Hij adviseert u ten aanzien van uw IPC-projectadministratie.• Hij is contactpersoon tussen u en Agentschap NL.

De penvoerder ontvangt een aparte subsidie van 3.000 euro per deelnemer aan het IPC-traject, om u gedurende het IPC te ondersteunen in de uitvoering van uw innovaties en het behalen van uw prestatie(s).

Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012

KostenDe kosten die voor subsidie in aanmerking komen, zijn door u omschreven in uw innovatieplannen. Ze hebben betrekking op de geplande innovaties en zijn voor activiteiten of materialen die nieuw zijn voor de onderneming. Het IPC onderscheidt hierin de interne uren (loonkosten van u en uw personeel) voor een vast tarief van € 60,00 per uur en de overige kosten die u maakt om uw innovaties te ontwikkelen. U mag maximaal 40 procent van de subsidiabele kosten gebruiken voor loonkosten. Het overgrote deel van de subsidie moet dus gebruikt worden voor de inkoop van kennis, diensten of materialen t.b.v. de uitvoer van uw innovatieplan. Als het goed is voldoet uw project al aan deze eis. Maar houd dit bij wijzigingen in de gaten, als uw project niet aan deze eis voldoet wordt de subsidie gekort! Verder geldt dat de kosten gemaakt en betaald moeten zijn gedurende de looptijd van het IPC-traject om voor subsidie in aanmerking te komen.

Kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen zijn: Op verkoop gerichte marketing- en saleskosten, investering in bedrijfsmiddelen, herhalingstesten, het opzetten van kwaliteits-systemen, opleidingen, deelname aan tentoonstellingen en symposia en reiskosten.

De gemaakte kosten moeten altijd in relatie staan met de geplande innovatie en de risico’s die hieraan verbonden zijn. Uw penvoerder is op de hoogte van de regels die gelden voor de kosten die voor subsidie in aanmerking komen. Bij twijfel wordt geadviseerd contact op te nemen met uw penvoerder.

Subsidie De subsidie voor uw IPC-project is door Agentschap NL in een voorschot van 100 procent aan u betaald. Aan het einde van de looptijd van het IPC-traject stelt u, met behulp van de penvoerder, de eindafrekening op. Uitgangspunt is het door u ingediende innovatieplan inclusief de eventuele, door Agentschap NL goedgekeurde, mutaties.

Als het IPC-innovatieplan volgens plan is uitgevoerd, dan wordt de subsidie na afloop van het project ambtshalve vastgesteld. In dat geval hoeft u geen verzoek tot vaststelling van de subsidie in te dienen. De vaststellingsbrief rolt dan vanzelf op de mat.

NB let wel dat de verantwoording over de door u geleverde prestatie, ter inzage, beschikbaar is. Agentschap NL zal dit steekproefsgewijs controleren.

Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012

“De uitvoering van een IPC-traject

versterkt de band tussen mijn bedrijf

en de penvoerder (in dit geval een

brancheorganisatie). De penvoerder

leert mij en dus zijn achterban beter

kennen en kan mij hierdoor nog beter

van dienst zijn.”

Hoe vindt controle op de projecten door Agentschap NL plaats?

Tijdens de looptijd zorgt de penvoerder voor terugkoppeling over de voortgang naar Agentschap NL. Hij is uw aanspreek-punt en onze contactpersoon. Eventuele beoordelingen van wijzigingen in uw innovatieplan en andere besluiten ten aanzien van uw IPC-project of de IPC-regeling communiceren wij aan u via de penvoerder.

Daarnaast heeft Agentschap NL een handhaving- en fraude beleid waarbij de voortgang van de projecten, bij zowel bedrijven als penvoerders, wordt gecontroleerd. Uitgangspunt hiervan zijn de goedgekeurde IPC-innovatieplannen. Agentschap NL zal dit steekproefsgewijs doen en zal controleren of: de innovatie-prestatie volgens plan is uitgevoerd, de begrote uren en kosten daadwerkelijk gemaakt zijn, eventuele aangebrachte wijzigingen door ons zijn goedgekeurd, de gemaakte kosten subsidiabel zijn en u de afgesproken prestatie heeft behaald. Indien dit niet het geval is kunnen er sancties worden opgelegd, zoals gehele of gedeeltelijke terugvordering van het subsidievoorschot.

Wat kunt u van Agentschap NL verwachten?• Beoordeling van de IPC-projectaanvragen.• Aanspreekpunt voor de penvoerder.• Beoordeling van de door u opgegeven wijzigingen in

uw innovatieplan en eventueel gepaard gaande herberekening van de subsidie.

• Steekproefsgewijze controle van de geleverde prestaties.• Voorlichting en informatie geven over de mogelijkheden

van de IPC-regeling.

Checklist 1. IPC = samenwerking.2. IPC = stimulans tot (structurele) innovatie.3. IPC = meer winst uit innovatie.4. IPC = planmatig innoveren, het goedgekeurde

IPC-innovatieplan is het uitgangspunt.5. IPC = flexibel, wijzigen van innovatieplannen kan

maar dienen wel getoetst te zijn door Agentschap NL. 6. Alleen door Agentschap NL goedgekeurde wijzigingen

komen voor subsidie in aanmerking. Het niet doorgeven en/of uitvoeren van wijzigingen in uw innovatieplan zonder toestemming kan leiden tot sancties, zoals (gedeeltelijke) terugvordering van uw subsidie.

7. Collectief = gezamenlijke activiteiten voor gemeenschappelijke rekening en risico.

8. Samenwerking = vertrouwen + heldere afspraken.9. Minimaal 60 procent (overige) kosten derden en maximaal

40 procent loonkosten t.b.v. de innovatieprojecten. 10. De penvoerder is er om u van dienst te zijn als:

projectbegeleider, belangenbehartiger en contactpersoon richting Agentschap NL. De penvoerder wordt hiervoor betaald door Agentschap NL in de vorm van een subsidie.

Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012

Dit is een publicatie in opdracht van:

Agentschap NLNL InnovatiePrinses Beatrixlaan 2 | 2595 AL | Den HaagPostbus 93144 | 2509 AC | Den HaagT +31 (0) 88 602 46 13E ipc@agentschapnl.nl I www.agentschapnl.nl/ipc

© Agentschap NL | maart 2012Publicatie-nr. 3IPCl1201

Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.

Agentschap NL is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Agentschap NL voert beleid uit voor diverse ministeries als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal. Agentschap NL is hét aanspreekpunt voor bedrijven, kennisinstellingen en overheden. Voor informatie en advies, financiering, netwerken en wet- en regelgeving.

De divisie NL Innovatie helpt ondernemend Nederland bij innovaties. Met geld, kennis en contacten.

Innovatie Prestatie Contracten | IPC-tender 2011 – 2012