ePaper

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?In 10 stappen voorbereid op een controlevan uw toezichthouder.

Inleiding

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Onverwachts de toezichthouder op bezoekVan bedrijven wordt steeds meer verwacht dat zij kunnen laten zien dat zij ‘netjes’ zakendoen met betrouwbare partijen. Om te voorkomen dat u zakendoet met personen, bedrijven of landen met criminele of terroristische intenties, is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van kracht. U dient onder meer een risicogeoriënteerd cliëntenonderzoek uit te voeren en ongebruikelijke transacties te melden.

Steeds strengere controleDe naleving van de Wwft wordt steeds strenger gecontroleerd door de toezichthouders van de Wwft: De Nederlandse Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), BFT en Belastingdienst Bureau Wwft. Vaak zonder aankondiging. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen, dan riskeert u een forse geldboete, een dwangsom of zelfs strafrechtelijke vervolging. “Na een reeks financiële schandalen kreeg Nederland de wind van voren. Nu de EU haar anti-witwasbeleid aanscherpt, hunkert Nederland naar internationale erkenning voor haar inspanningen. De verwachting is dat de toezichthouders de teugels verder aantrekken,“ aldus Mattijs van de Weijer, Compliance en Risk Adviseur, Graydon Nederland.

Zo werden in 2013 boetes opgelegd aan bedrijven bij het niet melden van ongebruikelijke transacties of het nalaten van een verplichte identiteitscontrole. Maar natuurlijk hoeft het niet zover te komen. En dan spreken we nog niet over de merk- en reputatieschade die een bedrijf oploopt wanneer het in verband wordt gebracht met schandalen.

Dit ePaper is gebaseerd op het 10-stappenplan van B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman en N. Roetert-Steenbruggen. Het helpt u bij het voorbereiden op een controle.

We presenteren een 10-stappenplan voor de naleving van de Wwft.

We nemen u stap voor stap mee en bieden concrete tips.

Aan de hand van dit stappenplan kunt u een goed beleid opzetten of controleren of uw huidige beleid op orde is.

•••

Bepaal of u onder de Wwft valt

Of u valt onder de Wwft, is bepaald in artikel 1 van de Wwft. Volgens dit artikel is de Wwft van toepassing op de volgende organisaties en natuurlijke personen:

banken; kredietinstellingen; effecteninstellingen; beleggingsinstellingen; geldtransactiekantoren (wisselinstellingen); providers voor geldtransactiekantoren; levensverzekeraars; assurantietussenpersonen die bemiddelen in levensverzekeringen; creditcardmaatschappijen; casino’s; handelaren in zaken van grote waarde; overige handelaren; accountants; advocaten; bedrijfseconomische adviseurs; belastingadviseurs; bemiddelaars in onroerende zaken; makelaars in onroerend goed; notarissen; onafhankelijk juridisch adviseurs; trustkantoren; beleggingsondernemingen; bijkantoren van financiële ondernemingen met zetel in het buitenland; betaaldienstagenten; betaaldienstverleners; elektronischgeldinstellingen; natuurlijk persoon, rechtspersoon of vennootschap die beroeps- of bedrijfsmatig een adres of postadres ter beschikking stelt; en taxateurs.

Komt u of uw instelling in dit rijtje voor? Dan valt u onder de Wwft.

Stap 1

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Wwft

Vraag uw cliënt naar zijn persoonsgegevens

Voordat u een zakelijke relatie aangaat, dient u vast te stellen met wie u in zee gaat. Verzamel gegevens en informatie over de identiteit van uw cliënt. In deze stap kunt u uitgaan van gegevens die uw cliënt verstrekt. Is een cliënt niet fysiek aanwezig voor de identificatie? Artikel 8, lid 2 van de Wwft voorziet in maatregelen die u kunt treffen, zoals het opvragen van aanvullende documenten, gegevens of informatie om de identiteit van de cliënt vast te stellen.

Tip: Vraag een potentiële klant tijdens het eerste contact naar zijn persoonlijke gegevens en leg deze vast.

Tip: Is een cliënt niet fysiek aanwezig? Vraag in aanvulling op de kopie van het identiteitsbewijs naar een salarisstrook of arbeidsovereenkomst, en controleer of deze zijn opgesteld door een bestaand bedrijf.

Stap 2

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

•••••

Verifieer de identiteit van uw cliënt

Zijn de gegevens die uw cliënt heeft aangeleverd juist? Bij een natuurlijke persoon kunt u de identiteit verifiëren aan de hand van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Bij een rechtspersoon kunt u een uittreksel aanvragen uit het handelsregister. Ook kunt u vertrouwde bronnen van derden raadplegen, zoals de database van Graydon.

Tip: Bewaar een fysieke kopie van een geldig legitimatiebewijs of uittreksel uit het handelsregister in het dossier van uw cliënt.

Achterhaal de UBO

Om te voorkomen dat criminelen zich verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit, dient u de Ultimate Beneficial Owner (UBO) of uiteindelijk belanghebbende te identificeren. Volgens de Wwft is de UBO de natuurlijke persoon die:

een belang houdt van meer dan 25% in het kapitaal van een cliënt; ofmeer dan 25% van de stemrechten uit kan oefenen in de algemene vergadering; offeitelijk zeggenschap kan uitoefenen in een cliënt; ofbegunstigde is van 25% of meer van het vermogen van een cliënt of trust; ofeen bijzondere zeggenschap heeft over 25% of meer van het vermogen van een cliënt.

Stap 3

Stap 4

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Onderzoek of uw cliënt een PEP is

Een politically exposed person (PEP) brengt hoger dan gemiddelde risico’s met zich mee. U dient vast te stellen of uw cliënt, of zijn directe familie of naaste, een prominente functie bekleedt of het afgelopen jaren bekleed heeft.

“Omdat de controleprocedures risicogebaseerd mogen worden ingericht, kan het handig zijn om op te zoeken wat het corruptieniveau is in het land waar uw cliënt vandaan komt, bijvoorbeeld door de Corruption Perception Index van Transparancy International te gebruiken.“ Mattijs van de Weijer

Om na te gaan of uw UBO daadwerkelijk een PEP is, is niet eenvoudig en kan erg tijdrovend zijn. U dient te checken of uw cliënt in de database van bekende PEP’s staat. Deze database bevat meer dan een miljoen profielen, namen, geboortedata, identificatienummers en foto’s van personen. Naast deze zogenaamde PEP-lijsten, checkt u uw UBO ook op controlelijsten, sanctie-lijsten en negatieve publiciteit (zoals de EU Freeze list, OFAC en de AFM Waarschuwingslijst).

Al deze stappen dient u te archiveren, zodat u dit kunt gebruiken voor audit trails en andere bewijsvoering.

Stap 5

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

In kaart brengen en archiveren Het is aan u de taak om op basis van beschikbare informatie te achterhalen en inzicht te verschaffen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de rechtspersoon, oftewel de persoon met wie u zaken gaat doen.

De stappen die u hierin neemt en ook de uiteindelijke informatie dient u te archiveren. Let op: vaak zit de eigendomsstructuur van een organisatie complex in elkaar, door de vele vertakkingen en concernrelaties. Het is van belang dat u al deze vertakkingen in kaart brengt en archiveert.

Figuur 1 - voorbeeld concernrelaties

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

TREBBE GROEP BV SMELA HOLDING BV

DHR. H. J. C. TREBBE DHR. M. G. A. LANGENDORFF

DHR. G. J. SMEEING

BOUWBEDRIJF VAN DEN HENGEL BV

T.N.T. HOLDING BV M.G.A. LANGENDORFFHOLDING BV

G.J. SMEEING HOLDING BV

50% 50%

Directeur Directeur100%

100% 100% 100%

Graydon Customer Due Diligence Veel bedrijven worstelen met de Sanctiewet en de Wwft. Het in kaart brengen van organisatiestructuren is vaak erg complex. En als de uiteindelijk belanghebbende eenmaal gevonden is, bestaan er talloze lijsten waar de UBO op gescreend moet worden. Elke stap wordt bovendien gearchiveerd, voor het geval de toezichthouder ‘op bezoek’ komt. Dit is niet alleen tijdrovend, maar vaak mist er bij organisaties een uniform beleid wat kan leiden tot fouten.

Direct uw UBO’s in kaart en gescreend Als u op zoek bent naar een uniform beleid en tijd wilt besparen dan is de Customer Due Diligence wellicht iets voor uw organisatie. Hiermee brengt u direct online de uiteindelijk belanghebbende in kaart en screent u deze UBO’s op alle mogelijke lijsten en op negatieve publiciteit. Elke stap wordt direct opgeslagen in uw eigen beveiligde online archief, zodat u kunt aantonen dat u de vereiste stappen heeft genomen.

“Het ontbreken van een uniform intern beleid kan leiden tot inefficiënt werk, waarbij niet met voldoende zekerheid het juiste risicoprofiel kan worden opgesteld. Wanneer u bijvoorbeeld zoekt op negatieve berichtgeving in de media, kijkt u dan alleen op de eerste pagina van de zoekresultaten? Hoe weet u dan zeker dat er geen hit is gevonden?“

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Maak een risico-inschatting

Hoe groot is het risico dat uw cliënt zich schuldig maakt aan witwassen of financiering van terrorisme? De wet vereist dat u uw cliënten indeelt in risicocategorieën. De meest gehanteerde criteria zijn:

Land- of geografisch risico. Van instellingen wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van de risicogebieden die de Financial Action Task Force (FATF) aanwijst. Ook andere bronnen kunnen een indicatie zijn, zoals de National Corruption Index.

Cliëntrisico. Sommige cliënten brengen een verhoogd risico met zich mee, zoals rechtspersonen met een ingewikkelde structuur.

Productrisico. Ook bepaalde producten brengen een hoger risico met zich mee. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan handel in edelmetalen en bankbiljetten, of bijzondere vormen van vermogensbeheer.

Hoe groter de risico’s, hoe meer inspanning van u wordt verwacht om deze risico’s te mitigeren. Daarnaast dient u beleid vast te leggen voor cliënten die een onacceptabel risico vormen, zoals cliënten die op de EU freezelist voorkomen. Wanneer er sprake is van een onacceptabel risico, dan mag u geen zakelijke relatie aangaan met een cliënt.

Tip: Voer een nulmeting uit om uw huidige relaties in te delen in risicocategorieën. Neem voor nieuwe relaties een risicoscreening op in uw beleid.

Tip: Controleer regelmatig of een cliënt voorkomt op de waarschuwingslijsten van de FATF.

Stap 6

•

•

•

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Monitor het risicoprofiel van uw cliënt

Als u een zakelijke relatie aangaat, stelt u een risicoprofiel en verwacht transactiepatroon op. Om te kunnen beoordelen of transacties overeenkomen met het risicoprofiel van uw cliënt, dient u de zakelijke relatie en transacties periodiek te toetsen. Zo kunt u mogelijke afwijkingen in het transactiepatroon ontdekken.

Tip: U mag de frequentie en diepgang van de monitoring onder meer baseren op de risicoclassificatie van uw cliënt.

Stap 7

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Check of de identificatie en verificatie correct is uitgevoerd

Maakt u gebruik van een eerder uitgevoerd cliëntenonderzoek? Dan blijft u zelf verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de Wwft. U mag de gegevens van een eerder cliëntenonderzoek overnemen, mits het onderzoek is verricht door:

een advocaat of (kandidaat)notaris binnen de EU; een registeraccountant; accountant-administratieconsulent of belastingadviseur binnen de EU; een Nederlands trustkantoor;een gereguleerde financiële instelling binnen de EU.

Tip: Vraag uw cliënt of er in het verleden al een cliëntenonderzoek is uitgevoerd.

Stap 8

•••••

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Beoordeel of transacties ongebruikelijk zijn

U dient ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland). Een transactie is ongebruikelijk wanneer deze voldoet aan één of meerdere indicatoren. Voor elke meldergroep gelden specifieke verplichtingen.

Tip: In de lijst met objectieve en subjectieve indicatoren van FIU-Nederland kunt u bekijken welke indicatoren gelden voor de meldergroep waartoe u behoort.

Meld ongebruikelijke transacties onverwijld

Merkt u een ongebruikelijke transactie op? Een voorgenomen of al verrichte ongebruikelijke transactie dient onverwijld gemeld te worden bij FIU-Nederland. Op de website van FIU-Nederland vindt u een toelichting op de meldprocedure.

Tip: Volg de nieuwsberichten op de site van FIU-Nederland voor interessante casussen.

Stap 9

Stap 10

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

DAGEN

14

“Eind dit jaar wordt de Vierde Anti-witwasrichtlijn verwacht. De gevolgen laten zich raden. De controlerende instanties zullen nóg strenger gaan controleren op de naleving van de Wwft.“ Mattijs van de Weijer

Staat de toezichthouder onverwacht op de stoep? Wanneer u dit 10-stappenplan heeft gebruikt als leidraad voor het opzetten van een structureel beleid voor de naleving van de Wwft, dan heeft u een stuk minder te vrezen. Met een goed en volledig Wwft-beleid voldoet u aan uw wettelijke verplichtingen, heeft u beter inzicht in uw zakelijke relaties en draagt u bij aan het waarborgen van de integriteit van het financiële stelsel. Dat is nog eens prettig zaken doen!

Gouden tip: Met een uniform beleid zorgt u ervoor dat u altijd de juiste stappen doorloopt. Leg de stappen en bevindingen zorgvuldig vast: met een goede audit trail kunt u aantonen dat uw interne beleid van hoog niveau is.

Conclusie

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Hulp nodig?

Elke klant en prospect checken op mogelijke risico’s, het achterhalen van de UBO en het checken op fraudelijsten en PEP-lijsten, kost u veel tijd. Daarnaast dient u ook al uw stappen op een eenduidige manier te archiveren om aan te kunnen tonen dat u volgens de wet gehandeld heeft.

Met de CDD-oplossing van Graydon kunt u veel tijd en zorgen besparen. Met de UBO Search brengt u direct online de concernrelatie van uw cliënt in kaart. Met de Compliance Check controleert u deze UBO direct op alle vereiste lijsten. Al deze stappen slaat u direct op in een beveiligd online archief.

Graydon helpt uw organisatie om snel en efficiënt te voldoen aan wet- en regelgeving en de maatschappelijke transparantie-eisen. Zo voorkomt u op een eenvoudige manier hoge boetes en de kans op merkschade.

Kijk voor meer informatie op onze website: https://www.graydon.nl/risk-management.

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Dit 10-stappenplan is samengesteld op basis van een WWFT 10-stappenplan dat oorspronkelijk is verschenen in het Tijdschrift voor Ondernemingspraktijk (2008) en is geschreven door B. Snijders, D.Kaya, D.Kolkman, N.Roetert Steenbruggen, en A. Tilleman. Een verder ontwikkelde versie is opgenomen in Tijdschrift voor Ondernemingspraktijk (2013) en Teksten en toelichting Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) Editie 2012, door A. Tilleman, D. S. Kolkman en P.C. Speekenbrink. Dit 10-stappenplan is eveneens te raadplegen op de site van het Bureau Financieel Toezicht:http://www.bureauft.nl/wwft/werkwijze-toezicht/Documents/Bijlage%20II%20Handleiding%20WWFT%202014%20definitief15%20juli%202014.pdf

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft),http://wetten.overheid.nl/BWBR0024282

Leidraad Wwft en SW van DNB, http://www.toezicht.dnb.nl/binaries/50-212353.pdf

Leidraad Wwft van de AFM,http://www.afm.nl/leidraad-wwft

Overzicht FIU-Nederland met indicatoren ongebruikelijke transacties,http://www.fiu-nederland.nl/content/wetgeving-algemeen-1

Bronnen

Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

Nog vragen?Graydon Nederland BVHullenbergweg 2501101 BV Amsterdam

Telefoon: 020 567 97 55E-mail: communicatie@graydon.nl