Interim Management & Organisatie Advies Rijksbrede mantel om rechtmatig kennis en expertise in te schakelen voor uw uitdagingen2018, date or author second line

2

IMOA - Mantel

3

IMOA - Mantel

Heeft u een behoefte aan organisatieadvies, veranderdiensten of capaciteit,

maar is dit niet altijd intern voorhanden?

Om hier op een gerichte wijze invulling aan te geven, hebben de ministeries

en agentschappen van de Rijksoverheid de handen ineengeslagen in

de vorm van de Interim Management en Organisatie Advies-mantel

(IMOA). Met deze bundeling van krachten verwachten de ministeries

door standaardisatie en harmonisatie van de portefeuille van externe

dienstverleners de kwaliteit en efficiëntie van de dienstverlening naar een

hoger niveau te tillen.

 

De IMOA-mantel is per 1 februari 2016 van kracht geworden en heeft

een looptijd van 2 jaar met een verlengingsoptie van tweemaal 1 jaar.

Deloitte is mantelhouder voor zowel strategisch interim management-

als organisatieadvies en -veranderingdiensten. In dit document gaan wij

nader in op organisatieadvies en verandermanagement. Enerzijds door

beschrijvingen van onze dienstverllening en anderzijds door voorbeeld

casussen uit onze praktijk.

Advies en ondersteuning op het gebied van beleid, organisatie-inrichting,

het optimaliseren van de bedrijfsvoering, procesoptimalisatie en

organisatieverandering. Het Rijk heeft bewust gekozen om dit perceel

(perceel 4 van de mantelovereenkomst, red.) breed op te zetten. Het

omvat dan ook alle organisatorische aspecten, behalve de ‘harde’ c.q.

technische kant van ICT. De raakvlakken tussen organisatie en ICT, zoals

de inzet van een regie-organisatie, de organisatorische implementatie van

systemen of ICT beleidsuitdagingen, worden bijvoorbeeld geschaard onder

deze mantel. Mocht u niet zeker zijn of een uitdaging wel of niet binnen deze

overeenkomst valt, dan kunt u uiteraard altijd contact opnemen.

Introductie

4

IMOA - Mantel

Als u behoefte heeft aan professionele begeleiding of advies dan verdient

het de aanbeveling om kort te toetsen of de uitdaging past binnen de IMOA

mantel perceel 4. Bijvoorbeeld:

• Is uw uitdaging een organisatorische verandering of heeft u behoefte aan

organisatieadvies?

• Kan u de uitdaging duidelijk omschrijven in producten en doelen die

behaald moeten worden op een vastgesteld moment?

• Heeft u competenties en resources nodig die intern niet voor handen

danwel niet beschikbaar zijn?

• Wilt u gebruik maken van een ingespeeld team van resources die

beschikken over best practices, tools en templates? Wilt u gebruik maken

van bewezen methodologiën?

• Wilt u ontzorgt worden en de verantwoordelijkheid van de opdracht

onderbrengen bij een specialistisch bureau?

Binnen de voorwaarden van de mantel mag voor bedragen tot € 50.000,-

(exclusief BTW) één op één opdracht worden verleend. Bedragen daarboven

vereisen altijd een mini-competitie met alle vijf de mantelpartijen. Dit

geldt zowel voor perceel 1 (interim management op basis van uurtarief)

als perceel 4 (organisatie advies op basis van vaste prijs). Daarnaast

geldt voor perceel 1 een inspanningsverplichting en perceel 4 kent een

resultaatverplichting.

Past uw uitdaging binnen IMOA

5

IMOA - Mantel

Deloitte is één van de grootste aanbieders van professionele dienstverlening op het gebied van consultancy, risk management, accountancy, belasting-advies en financiële advisering. Onze professionals werken in multidisciplinaire teams en brengen een brede visie en oplossingen op de vraagstukken van onze klanten. Door de opkomst en exponentiële groei van nieuwe technologieën verandert de wereld de aankomende jaren radicaal. Ook de overheid kan niet om de gevolgen van de verregaande digitalisering en informatisering heen. Deloitte kent de (toekomstige) uitdagingen in het speelveld en vertaalt deze naar direct bruikbare oplossingen.Voor meer informatie, ga naar: www.deloitte.nl

Waar kunnen wij onder andere mee van dienst zijn? - StrategieOrganisatieontwerp en -veranderingWij bezitten de competenties om een organisatie integraal te ontwerpen en veranderingen door te voeren. Na het in kaart brengen van de huidige en de gewenste organisatorische situatie, wordt een gefaseerd veranderplan opgesteld en gezamenlijk uitgevoerd ter realisatie van de ambities.

Strategie, Beleids-advisering en evaluatieMaatschappelijke opgaven en diens belangen veranderen constant in een samenspel van publieke opinie, politiek en media. Bij het opstellen en uitvoeren van een regeerakkoord, beleidsnota’s en herijking van beleid wordt dit zichtbaar. Gegeven de snel veranderende omgeving en verwachtingen is een goede strategie, onderbouwing en een gedegen evaluatie essentieel om doelen en maatschappelijke opgaven te realiseren. Deloitte ondersteunt hierin met eigen internationaal bewezen methoden voor bijvoorbeeld evaluatie, (maatschappelijke) business cases en innovatieve beleidsrapporten. We hanteren een gedegen aanpak met kennis van het complexe stakeholdersveld waar de rijksoverheid zich in bevindt.

Diensten van Deloitte

6

IMOA - Mantel

Waar kunnen wij onder andere mee van dienst zijn? - Personeel/Human CapitalHR TransformatiesMet een uiteenlopende groep van medewerkers, zowel in leeftijd, diversiteit als arbeidsrelatie, zijn er verschillende uitdagingen op de korte en lange termijn. Wij ondersteunen bij uw strategische personeelsplanning, kunnen innovatieve (digitale) ondersteuning leveren zoals GovCloud en helpen u bij het realiseren van de transformatie van uw personeel & organisatie.

CultuurveranderingenDe menselijke factor bepaalt het slagen of mislukken van veranderingen. Deloitte helpt met duidelijke veranderbereidheids-analyses en het voorstellen en samen met u uitvoeren van haalbare interventies. Medewerkers nemen we zo stap voor stap mee in de gewenste verandering.

Waar kunnen wij onder andere mee van dienst zijn? - Digitalisering en ICT(Digitale) dienstverlenings-vraagstukkenBurgers en bedrijven verwachten een goede digitale interactie. De veranderende buitenkant heeft grote impact op de interne organisatie. Om de ‘customer experience’ optimaal te laten zijn is het nodig om vanuit een centraal dienstverleningsconcept te werken. In dat concept moeten de dienstverleningskanalen integraal worden meegenomen. Deloitte biedt ondersteuning op alle digitaliseringsgebieden.

IT Regie OrganisatieResultaatgerichte regievoering op de IV voortbrengingsketens, op het program-maportfolio en op leveranciers. Wij helpen klanten om de ICT organisatie goed aan te laten sluiten op de business. De (strategische) organisatiedoelstellingen zijn daarin voor ons leidend. Met onze kennis van business én ICT zijn we in staat om tot een goed werkende organisatie te komen.

7

IMOA - Mantel

Organisatorische implementatie ICTDe implementatie van ICT-systemen heeft over het algemeen een organisatorische en personele consequentie, waarbij het essentieel is om draagvlak te creëren bij gebruikers en stakeholders voor de gekozen oplossing. Wij bieden alle benodigde diensten om vanuit de gewenste organisatorische situatie te komen tot een succesvolle ICT implementatie.

Beleid en Analytics/Big DataBeleid en analytics zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Beleid wordt steeds meer gebaseerd op cijfers vanuit de eigen organisatie en omgeving waarin deze acteert en minder op aannames en onderbuikgevoel. Door intelligente inzichten en een goede interpretatie en extrapolatie van gegevens, wordt beleid goed onderbouwd, wat leidt tot een gerichtere beleidsuitvoering.

Software RoboticsVeel rijksoverheden kennen massale gestandaardiseerde processen die wederkerend worden uitgevoerd. Deze processen lenen zich om uitgevoerd te worden middels een eenvoudig in te zetten Robotics-functie. De Robotics-functie wordt ingevuld met zelflerende software. Wij onderzoeken welke processen hiervoor in aanmerking komen, stellen een business case op en stellen de Robotics-functie voor u in.

8

IMOA - Mantel

Waar kunnen wij onder andere mee van dienst zijn? - Finance en bedrijfsvoeringProcesontwerp en -optimalisatie (Lean)Wij bieden in de volle breedte procesontwerp en –optimalisatie. Onder andere op de domeinen financiën, logistiek, facilitair, juridisch, service, beveiliging, ICT, inkoop, HR, vastgoed en dienstverlening. Dit doen we met een team van (lean) procesexperts met kennis van het publieke domein.

Shared Service CentersOp basis van het regeerakkoord vindt een verschuiving plaats van bedrijfsvoering naar Shared Service Centers (SSC), voor bijvoorbeeld incassotaken, personeelszaken, facilitair en ICT. Op basis van onze wereldwijde ervaringen met rijksoverheden hebben we onze SSC kennis gebundeld in best practices die direct toepasbaar zijn bij het ontwerpen, inrichten, optimaliseren en implementeren van SSC’s.

BedrijfsvoeringvraagstukkenMinisteries en agentschappen moeten inzicht kunnen geven in de status, uitgaven en risico’s van hun primaire processen. Deloitte ondersteunt bedrijfsvoeringorganisaties bij het vinden van een optimale aansluiting bij de primaire processen en om op een gerichte wijze tot inzicht en verantwoording te komen.

Financiële transformatieDe financiële functie in het rijk ondersteunt bij het effectief inzetten van beschikbare middelen, meer standaardisering van de operationele financiën en groeien naar continu integrale transparante verantwoording. Deloitte kan hierbij helpen met een financiële transformatie, controldoorlichtingen, het opstellen van (maatschappelijke) businesscases, het implementeren van kostenmodellen en met finance analytics.

9

IMOA - Mantel

Risicomanagement en security‘In control zijn’ is een belangrijk thema binnen het publieke domein. Het op orde hebben van risicomanagement is daarbij een voorwaarde om problemen te voorkomen en kansen te benutten. Dit biedt het management en de politieke en ambtelijke leiding de focus op de zaken die er echt toe doen. Het aantal dagelijkse mitigerende maatregelen en beheershandelingen is groot en dient georganiseerd te worden. Wij bieden een scala aan services en tooling om uw organisatie te ondersteunen bij het ontwerpen, uitvoeren en/of optimaliseren en inrichten van uw risicomanagement.

Waar kunnen wij onder andere mee van dienst zijn? - Overige ondersteuningProgramma-/project managementGoede uitvoering van programma’s en projecten blijft een aandachtspunt voor de overheid. Deloitte is in staat om projecten en programma’s succesvol te managen. We zetten daartoe deskundige medewerkers en internationaal ontwikkelde methoden in. Deloitte hanteert hierbij het toetskader van het Bureau ICT-toetsing (BIT).

Audit servicesBinnen de audit services met betrekking tot de IMOA-mantel bieden wij opdrachtgevers de mogelijkheid om een organisatieverandering, programma, project of organisatieonderdeel op een onafhankelijk wijze te onderzoeken c.q. door te lichten en hierover verslag uit te brengen in termen van risico’s, conclusies en aanbevelingen tot verbetering.

10

IMOA - MantelIMOA - Mantel

10

UitdagingRVO staat voor de opgave om met minder menskracht de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Om aan deze opgave invulling te geven heeft RVO het CRM-programma CaRMen opgestart. Het programma moet bijdragen aan efficiënte uitvoering van de dienstverlening door middel van zaak- en procesgericht werken en draagt tevens bij aan effectief management van klantrelaties en een betere klantinteractie. Onze dienstenBinnen deze opdracht heeft Deloitte strategisch advies uitgebracht omtrent de programma-inrichting en -beheersing en deze toegepast. Op basis van een impactanalyse zijn stakeholders en doelgroepen van het CRM-traject gekwalificeerd en is een communicatieplan opgesteld en interventies en communicaties uitgevoerd. Om de verandering in goede banen te leiden is er een veranderstrategie opgesteld om de componenten mens, ICT, proces en organisatie in samenhang vorm te geven. Klantprocessen zijn herontwerpen en in lijn gebracht met de ICT-processen. Tevens is ondersteuning gegeven bij het vertalen van de business wensen in een programma van eisen die hebben geleidt tot een goed onderbouwde selectie van de CRM-systeemleverancier. Tijdens het implementeren van het CRM-systeem is de organisatorische implementatie begeleidt. Fte consequenties, taken en verantwoordelijken zijn in kaart gebracht en organisatorische veranderingen doorgevoerd. ImpactHet multidisciplinaire team van Deloitte heeft het CRM-programma op een beheerste en bestuurbare wijze uitgevoerd. Door het planmatig uitvoeren van interventies en communicaties is draagvlak gecreëerd voor de verandering. De organisatie is op een succesvolle wijze ingericht en afgestemd op de ICT-componenten. In dit programa zijn diverse leveranciers door Deloitte aangestuurd.

Rijksdienst voor Ondernemend NederlandVoorbeeldcasus

IMOA - Mantel

Rijksdienst voor Ondernemend NederlandVoorbeeldcasus

IMOA - Mantel

11

In 2012 lanceert toenmalig Minister van Economische Zaken Hans Kamp het Ondernemersplein. Het online portaal waar ondernemend Nederland voor haar informatie, kennis en centrale dienstverlening terecht kan. Vanuit het Ondernemersplein wordt aan ondernemers de dienstverlening van alle relevante overheidsorganisaties als de Belastingdienst, RDW, Antwoord voor Bedrijven, CBS en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland aangeboden. Hoewel dit technisch wellicht een haalbare opgave is, heeft dit ook een bestuurlijke en redactionele impact met ingrijpende gevolgen op de dienstverlening van de deelnemende organisaties Deloitte ondersteunt bij het organisatorisch realiseren van het nieuwe platform. Informatie, kennis en diensten uit de diverse organisaties worden bij elkaar gebracht op één website waarbij de ondernemers centraal staat. Door deze ondersteuning zijn diverse grote transacties en diensten inmiddels ontsloten via het ondernemersplein.

Tevens helpt Deloitte bij het programmamanagement en is het daarnaast betrokken bij de herinterpretatie op de huisstijl en interactie om aan te sluiten bij de belevingswereld van de ondernemer. Dit alles met als gevolg een aantoonbaar betere waardering van de dienstverlening voor ondernemers.

OndernemerspleinVoorbeeldcasus

12

IMOA - MantelIMOA - Mantel

12

In het regeerakkoord is de verbetering van dienstverlening door de overheid als belangrijkste doel opgenomen. Bedrijven en burgers kunnen zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal afhandelen. Dit doel is verder uitgewerkt in de visiebrief Digitale Overheid 2017 (Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 26 643, nr. 280). Voor burgers staan nu verschillende kanalen open om met de overheid in contact te treden: per post, aan de balie, per telefoon, via internet, of via e-mail. In de toekomst krijgen burgers meer mogelijkheden om voor digitale kanalen te kiezen en dus elektronisch zaken te doen. Nu is nog in de Algemene wet bestuursrecht geregeld dat elektronisch berichtenverkeer met de overheid alleen mogelijk is indien de desbetreffende overheidsorganisatie zich daarvoor openstelt. Deze regeling zal worden gewijzigd, met als uitgangspunt dat burgers en bedrijven de mogelijkheid krijgen om schriftelijk verkeer met de overheid langs digitale weg te kunnen laten plaatsvinden. Om in beeld te krijgen in hoeverre de overheidsorganisaties de meest gebruikte producten reeds digitaal aanbieden heeft Deloitte hier zowel in 2014 als in 2015 onderzoek naar gedaan. Hierbij is het Ministerie van Binnenlandse Zaken geadviseerd en een overzichtelijke eindrapportage opgesteld waarbij per organisatie en per overheidsproduct is vastgelegd of het mogelijk is het product digitaal aan te vragen en wat de digitale volwassenheid is van het product. Daarbij zijn verschillende analyses uitgevoerd over en tussen de verschillende overheidsorganen. Het onderzoek is, in afstemming met de opdrachtgever, uitgevoerd middels bezoeken aan de websites van de verschillende overheidsorganisaties. In 2016 geeft Deloitte het Ministerie van Binnenlandse Zaken advies over de impact van de invoering van de Wet Electronisch Berichtenverkeer (als onderdeel van de Algemene wet Bestuursrecht) voor bestuursorganen. Hiertoe stellen wij een handreiking op voor de Bestuursorganen die hen informeert over de implicaties van de invoering van de wet en adviseert over de te nemen stappen ter voorbereiding. Daarnaast wordt een financiële rapportage opgesteld die de minimale kosten van invoering voor Gemeenten en Provincies inzichtelijk maakt. Dit alles door middel van deskresearch, interviews, analyse en validatie.

Digitale overheidVoorbeeldcasus

13

IMOA - Mantel

Digitale overheidVoorbeeldcasus

13

De balgstuw bij Ramspol is een opblaasbare dam, gelegen tussen het Ketelmeer en het Zwarte Meer. Deze balgstuw is aangelegd om het gebied langs het Zwarte Meer te beschermen tegen opstuwend water uit het Ketelmeer. Het is de grootste balgstuw ter wereld en de enige die is bedoeld als stormvloedkering. De Ramspol stormvloedkering kent een beheerorganisatie die onlangs door Rijkswaterstaat is overgenomen van het waterschap Groot Salland. Rijkswaterstaat stelt hoge eisen aan het beheer en onderhoud van dit type objecten. Daarom worden deze volgens een risicogestuurde systematiek met de naam ProBO (Probabilistisch Beheer en Onderhoud) beheerd en onderhouden. Omdat ProBO een andere manier van het uitvoeren van beheer een onderhoud betekent, heeft dit impact op de huidige beheerorganisatie. Deloitte is binnen de IMOA-mantel gevraagd om die impact vast te stellen. Op basis van benchmarking en interviews met keringen die volgens het ProBO principe werken, wordt er een advies gegeven over het toekomstig besturingsmodel en de aantallen benodigde fte’s. Bovendien wordt er een transitieplan opgesteld om de Ramspol vloedkering ProBO-proof te krijgen in de komende jaren. Deloitte gebruikt in deze opdracht haar best practices en methodologieën m.b.t. Target Operating Model (TOM) en haar integrale aanpak om organisatorische veranderingen integraal - Mens, Processen, Organisatie en ICT - vorm te geven. De beheerorganisaties van andere stormvloedkeringen en andere stakeholders worden nauw betrokken om de aanwezige kennis te benutten en draagkracht voor de uitkomsten te creëren.

RijkswaterstaatVoorbeeldcasus

IMOA - Mantel

14

IMOA - MantelIMOA - Mantel

14

In 2015 kondigde Staatssecretaris Wiebes aan dat de Belastingdienst in 5 tot 7 jaar haar structuur en werkprocessen radicaal gaat veranderen om voorbereid te zijn op de eisen van de moderne samenleving. Om deze verandering te realiseren is de Belastingdienst vorig jaar gestart met een grote verandering op basis van de Investerings Agenda (IA). Deloitte is actief in het hart van deze complexe transitie en maakt impact op verschillende terreinen t.b.v. de realisatie van de IA:• Ontwikkeling van een zelflerend risicomodel voor de afdeling Toeslagen

waardoor de fraude-detectie steeg naar 90-95% en zodoende zorgde voor een efficiënter werkproces.

• Begeleiding van de transitie van organisatie-onderdelen SMP en PDB (ca. 6000 medewerkers). Door de concentratie en stroomlijning van processen, de invoering van operationeel management, en het begeleiden van de transitieproces van medewerkers is de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd, de wendbaarheid vergroot en kosten gereduceerd.

• Project Green Lane: Sterke vermindering van fysieke controles bij de afdeling Toeslagen.

• Implementatie van innovatieve data & analyse-producten in de operatie (onderdeel van de Innovatiedriehoek). Deloitte heeft ondersteuning geboden bij het organisatorisch inrichten van het recent ingestelde organisatie-onderdeel ‘Implementatie Operatie’ (IO) als ook bij de eerste implementaties. Hierbij brengen wij een integrale set aan competenties in: project- en programmamanagement, organisatie- en procesontwerp, people transition, operationeel management en verandermanagement.

• Organisatie van een HR Lab waarin op een innovatieve en interactieve manier met diverse stakeholders de herinrichting van de HR-functie is besproken en geconcretiseerd. Op dit moment ondersteunt Deloitte bij de vertaling van het nieuwe organisatie-ontwerp voor de HR kolom.

BelastingdienstVoorbeeldcasus

15

IMOA - Mantel

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more.

Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl.

This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.

© 2018 Deloitte The Netherlands

Contractmanager IMOA mantelovereenkomst

Drs. E.P. (Edwin) JongDeloitte Consulting B.V.Strategy & Operations

+31 6 2617 6846ejong@deloitte.nl

Segment Leader Sjoerd van der Smissen

Ministerie ContactpersoonBZK John SchattorieFIN Ardie van BerkelSZW John SchattorieV&J Hans van VlietDEF Sjoerd van der Smissen Edward van MackelenberghEZK Martin EikenboomI&W Martin EikenboomVWS John LuijsEU Sjoerd van der Smissen Vincent Viool