ICT Informatiemanagement Het doel heiligt de middelen, niet andersom!

ICT Informatiemanagement

Het doel heiligt de middelen, niet andersom!

Workshop ‘van middel naar doel’

• Probleemverkenning Hilversum• KING: meenemen management in gedachte

informatiemanagement• Startpunt informatiemanagement Hilversum• Van middel naar doel• Knelpunten, obstakels en oplossingen

Probleemverkenning

Vraag aan KING via teammanager SZ1.Kunnen jullie helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe ICT- strategie met meer intern draagvlak? 2.Onze Informatiebeleidsgroep functioneert niet goed kunnen jullie daar eens naar kijken?

Aanpak : ‘vraag achter de vraag’

1. Opdrachtformulering in de vorm van voorstel2. Individuele gesprekken sleutelfunctionarissen en

groepsgesprek CMT3. Workshop4. Korte rapportage5. Gesprek en sparren met directeur Bestuur6. Borging CMT7. Opdrachtformulering voor vervolgproces

Gesprekspartners

Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Verwonderpunten Strategie/Consensus


1. Hilversum beschikt over beleidsdocumenten (missie, visie, dienstverlening, organisatie, cultuur, ICT)

2. Visie niet bekend/gedeeld (evenals totstandkoming)3. Doelen niet realistisch (beloften niet waar te maken)4. Verbanden en afhankelijkheden met ICT niet in beeld5. Urgentiegevoel op ontwikkeling e-overheid diffuus6. Behoefte aan gedeeld toekomstbeeld en prioriteiten:

a. Zingeving: gewaardeerde bijdrage aan het geheelb. Zekere en veilige keuzes inzet middelen en mensen

Verwonderpunten Vaardigheden


1. Veel kwaliteit(en) in Hilversum (ingrediënten aanwezig)2. Kwaliteit opdrachtgeverschap business is “issue”3. Kwaliteit opdrachtnemerschap ICT is “issue” 4. Projectmatig werken niet naar wens5. Organisatie niet klaar voor zaakgericht werken

(randvoorwaarde succesvolle inzet GovUnited)

Verwonderpunten Sturing


1. Veel projecten en prioriteiten (nauwelijks evaluatie)2. Sturing op onderdelen (≠ op samenhang/concerndoelen)3. “Overlaten aan anderen” zonder bevoegdheden 4. Hoge tolerantie voor dingen die misgaan

(betrouwbaarheid netwerk, browser, uitwijk, email5. Beleidsgroep ICT ontevreden over zichzelf6. GovUnited (ontkenning, weerstand, onzekerheid en

verbinding)a. Niet door ons bedacht (wij redden ons prima zonder) b. Definitief besluit duurt lang (onzekerheid over baten)c. Raakt ons voorlopig niet (ga m’n eigen gang)d. Hoe eerder hoe beter (beslecht slepende discussies)

Verwonderpunten Middelen


1. Functioneel beheer decentraal gedekt (en aangestuurd!)2. Onderhoudsbudgetten ICT decentraal belegd (beperkte

rol concernbelang bij afwegingen)3. Effect sterker bij afdelingen die zelf middelen kunnen

genereren (V&H, Belastingen en Stad)4. Kostenverdeling GovUnited (voorkant betaalt)5. Algemeen geen positief beeld van ICT-voorzieningen6. Veel in eigen beheer (we doen alles zelf, wat we dus niet

kunnen)7. Verscheidenheid in ICT-oplossingen (met gevolgen voor

benodigde koppelingen, beheerinspanning, kosten)

Verwonderpunten Planning


1. Concernbelangen “verborgen” in plannen van afdelingen2. Bestuurlijke doelen, business-projecten en ICT-projecten

onvoldoende op elkaar afgestemd (zeggenschap verdeeld, sturing onduidelijk, realisatie op onderdelen, bijdrage activiteiten aan doelen niet helder)

3. Samenhangend plan voor realisatie e-overheidsdoelen ontbreekt

Van Plato tot Pluto


KING: meenemen management

• Bespreken van verwonderpunten • Aan de slag met oplossingen en acties• Bespreken rollen IT-governance• Bespreken en beleggen van de CIO-rol • Aan de slag met rollen en knelpunten daarin• Borgen met huiswerk (leveren input ICT-

strategie)

Model voor Informatiemanagement


Opdracht Informatiemanagement

1. het hart van de toekomstige informatievoorziening is opgezet en de logische verbindingen tussen de onderdelen zijn gelegd

2. de planning en fasering van de huidige (IST) naar de toekomstige (SOLL, zie onder 1) is bekend en waar nodig en mogelijk in uitvoering genomen

3. de consequenties die voortvloeien uit de nieuwe rol van informatie als bedrijfsmiddel zijn bekend, erkend en afgestemd met de richting, inrichting en verrichtingen van de gemeentelijke organisatie.

IM start met twee beelden….• Vanuit de lijn (vraagkant):

– IM is de oplossing voor alles– IM pakt direct alle klussen die er liggen op– IM is verantwoordelijk voor ICT

• En vanuit ‘ICT’:– IM hadden we toch ook zelf kunnen doen?– IM: we zullen het wel zien– IM is verantwoordelijk voor goede besluiten van

de klant

Vraag: wat is uw beeld?

Komt dit bekend voor?

We moeten APPLICATIENAAM kopen/ implementeren, dat lost het

probleem op

Ja, maar zo wordt het bepaald binnen

HET PROGRAMMA

´De klant´ moet niet met een oplossing

komen

Het moet geen stap terug worden …

voor onze afdeling

We hebben afgesproken dat we met PROTOS werken

´Ze´ moeten eerst een visie ontwikkelen

Dat gaat breder dan onze afdeling en dus toch

gemeentebreed?

De klant moet maar

aangeven …..

De leverancier kan het niet waarmaken / de applicatie is

slecht

Programma ‘Digitaliseren’

´Ze´ willen niet

meewerken !

Die applicatie past niet binnen het

beleid! !!

KLANT ZEGT: ‘ICT’ ZEGT:

Dat moet het CMT bepalen

Uitgangssituatie bij start IMLijnorganisatie (vraagkant):• die denkt in applicaties en hardware• die verantwoordelijkheid voor ‘ICT’ uitbesteed• die niet goed is in keuzes maken

ICT organisatie (aanbodkant):• die in het ‘gat’ is gesprongen dat de klant open laat• die geen keuzes blijft terugleggen• die blijft proberen voortgang te houden

‘ICT Beleidsgroep’ als quasi besluitvormend orgaan

Van middel naar doel

• Eigenaarschap van ‘ICT’terug naar de lijn brengen

• Gesprek verplaatsen van applicaties naar processen en doelen

• Van dogma’s (dat doen we zo) naar keuzes (wat is beste oplossing)

• Binnen context van samenhangende processen (procesarchitectuur)

INFORMATIEVOORZIENING

Knelpunten, obstakels en oplossingen

Knelpunten en obstakels• Groter maken• ‘gemeentebreed’, dus niet

voor mij• Probleem proberen uit te

besteden aan IM• ICT als normbewaker aan

einde denkproces• Bestuur legt de bal ook bij

ICT ipv bij de lijn• Budget deels centraal• Dat werkt niet omdat ‘ze’

het niet kunnen…

Oplossingen• Klein houden, afbakenen• Eigen verantwoordelijkheid

binnen geheel• Probleem niet oppakken,

maar terugleggen• ICT als meedenker, vanaf

begin in eigen rol• Raad en College meenemen

in denkwijze• Doel en middelen bij elkaar• Niet om problemen heen

werken

ICT Informatiemanagement Het doel heiligt de middelen, niet andersom!

Documents

Transcript of ICT Informatiemanagement Het doel heiligt de middelen, niet andersom!