21 januari 2013 www.maaseik.be

Huisstijlhandboek

Toelichting bij de documenten

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

2

Inhoud

Op weg naar een huisstijl stad Maaseik

1. Algemene afspraken

1.1. Huisstijl

1.2. Stap voor stap

1.3. Wapenschild – Stadslogo

1.4. Gebruik door derden

1.5. Kleur of zwart-wit

1.6. Huislettertype

2. Afspraken

2.1. Datum

2.2. Tijd

2.3. Getallen

2.4. Telefoon en faxnummer

2.5. Munteenheid

2.6. Bank- en rekeningnummer

2.7. Geboren / gestorven

2.8. Snelheid

2.9. BTW-nummer

2.10. Diakritische tekens

2.11. Afkortingen

2.12. Spatiëringsregels

2.13. Hoofdletters

2.14. Andere afspraken

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

3

3. Taalgebruik

3.1. Eenvoud siert

3.2. Schrijf niet … maar schrijf …

4. Bouwpakket schriftelijke communicatie

4.1. Brief

4.1.1. Papier

4.1.2. Briefhoofd

4.1.3. Adressering

4.1.4. Kenmerkenregel

4.1.5. Briefonderwerp

4.1.6. Aanspreking

4.1.7. Brieftekst

4.1.8. Slotformule

4.1.9. Handtekening

4.1.10. Bijlagen en kopies

4.1.11. Vervolgbladen

4.2. Briefbeeld

4.3. Huisstijl van diensten met klantenwerving

4.4. Briefomslagen

4.5. Naamkaartje

4.6. Groetenkaart

4.7. Verzamelmappen

4.8. Advertenties, banieren, T-shirts, …

5. Gebruik van sjablonen

5.1. Briefsjabloon

5.2. Sjabloon voor faxberichten

5.3. Sjabloon voor allerlei administratieve toepassingen

5.4. Sjabloon voor verslagen

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

4

5.5. Sjabloon voor facturen

5.6. Sjabloon voor powerpoint-presentaties

6. E-mailberichten

7. Promotiemateriaal

8. Opstellen van besluiten (college + gemeenteraad)

8.1. Waarom richtlijnen

8.2. Info naar derden over besluiten

8.3. Algemene structuur college- en gemeenteraadsbesluiten

8.4. Richtlijnen voor een uniforme besluitvorming

8.5. Adviezen

8.6. Financieel advies/Visum

8.7. Briefwisseling, e-mails, vragen door derden, …

8.8. Samenstelling van het dossier

8.9. Besluiten praktisch

8.10. Redactionele aanbevelingen

9. 11 vuistregels om klantvriendelijk te telefoneren

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

5

Op weg naar een huisstijl stad Maaseik

Voor vele inwoners is het niet altijd duidelijk wat de stad Maaseik eigenlijk allemaal doet. Doel is om dit via de invoering van een nieuwe huisstijl zichtbaarder en herkenbaarder te maken voor de inwoners van Maaseik. De huisstijl moet op termijn een sterk hulpmiddel worden om een eigentijds imago te krijgen bij iedereen die met ons als stadsbestuur te maken heeft. Het is daarom belangrijk dat alle medewerkers de regels van de huisstijl toepassen. Het kan het contact met de inwoners alleen maar gemakkelijker en aangenamer maken.

Een tweede belangrijke reden om de huisstijl te gebruiken, is efficiëntie. De richtlijnen in dit handboekje vormen een goed geheel en bieden stramienen om toe te passen en te raadplegen.

De in dit handboek voorgestelde huisstijl is een pril begin. In 2013 wordt wellicht voorgesteld om een globale en nieuwe huisstijl voor de stad Maaseik en voor het OCMW-Maaseik uit te werken. Daartoe zal er dan een werkgroep huisstijl opgestart worden, waarin de verschillende stadsdiensten – en in 2de fase de OCMW-diensten - vertegenwoordigd zijn.

Raymond Corstjens Jan Creemers stadssecretaris burgemeester

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

6

1. Algemene afspraken

1.1. Huisstijl

Huisstijl betekent dat elke stadsdienst hetzelfde logo gebruikt, dat iedereen een brief op dezelfde manier schikt, dat de bewoners steeds op dezelfde manier aangesproken worden, enz. Of: huisstijl is de eenheid in uiterlijk en presentatie die door het herhalend effect tot herkenning leidt. Doel van de huisstijl is dat de bevolking de stijl van het stadsbestuur in één oogopslag herkent: bij het ontvangen van een brief, bij het zien van een affiche, enz.

De huisstijl heeft pas effect wanneer iedereen de huisstijl gebruikt: dus niet de helft van het personeel, niet 90%, niet 99% … maar iedereen. Dit huisstijlhandboek bevat dan ook een aantal wijzigingen ten opzichte van de bestaande toestand, die moeten toegepast worden. In het begin kost dit misschien een beetje aanpassing, maar na verloop van tijd heeft deze eenvormigheid enkel maar voordelen. Voor het personeel én voor de inwoners.

1.2. Stap voor stap

De huisstijl wordt stap voor stap ingevoerd, afhankelijk van de materialen waarop de huisstijl gepresenteerd wordt: briefpapier, uniformen, affiches, voertuigen, gebouwen, … Eerst komt het drukwerk aan bod: brieven, briefomslagen, kaartjes, verzamelmap, enz.

Later zullen eventueel dan andere materialen aangepast worden. Na enkele jaren zou de huisstijl op die manier doorgedrongen moeten zijn tot in alle vormen van visuele presentatie. De invoering van de nieuwe huisstijl wordt door de communicatiedienst begeleid. Wanneer je dus niet zeker bent, contacteer even deze dienst.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

7

1.3. Wapenschild - Stadslogo

Het wapen van de stad Maaseik is na de fusie van de gemeenten officieel erkend bij KB van 11-12-1980, op voordracht van de gemeenteraad.

Heraldisch wordt dit wapen als volgt beschreven: Gedeeld 1: gedwarsbalkt van tien stukken van goud en van keel, beladen met een omgewende vis van sabel, paalsgewijze geplaatst. Gedeeld 2: in zilver een eik van sinopel op een grasgrond, in het schildhoofd vergezeld van drie verkorte kruisjes van keel.

Het stadswapen behoort tot het openbaar domein. De gemeenteraad beschikt over het eigendomsrecht van het stadswapen en oordeelt of het gebruik door derden al dan niet is toegestaan.

We blijven het heraldieke wapenschild van de stad Maaseik in tal van toepassingen gebruiken.

Het wapenschild wordt onveranderd (zonder combinatie met het stadslogo) gebruikt op onder meer:

- plechtige briefwisseling bij speciale gelegenheden door de burgemeester ondertekend, in zijn naam of in naam van het college van burgemeester en schepenen

- bijzondere documenten, zoals charters, oorkonden

- trouwboekjes

- straatnaamborden

- vlaggen

- infoborden

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

8

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

9

Logo

Het stadslogo Maaseik is samengesteld uit de woorden ‘stad Maaseik’ en een grafisch symbool, samengevoegd tot een esthetisch geheel. De tekst en het beeld worden altijd samen gebruikt.

Het logo staat op de correcte manier in de sjablonen. Je kan voor hulp of voor info ook altijd terecht bij de communicatiedienst.

Symboliek

De onderste blauwe ‘M’ = de stad Maaseik die na de fusie in 1977 ontstond. De drie groene ‘M’’s = de drie oorspronkelijke gemeenten: Maaseik, Neeroeteren en Opoeteren. De groene kleur= refereert naar het groen van de bossen in het Oeterdal: Neeroeteren en Opoeteren. De blauwe kleur = refereert naar het blauw van het water in het Maasdal: Maaseik. Samenhang = de grote ‘M’ aan de basis draagt de vroegere afzonderlijke gemeenten en voegt ze samen.

Indien een stadsdienst een ander logo wenst te gebruiken dan dit officiële logo, moet deze dienst daarvoor eerst toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Zonder deze toelating mag geen enkele dienst een ander logo dan het huislogo aanbrengen op hun interne of externe documenten. De academie, de musea, het cultuurcentrum, de autonome gemeentebedrijven, adviesraden, … behouden hun eigen logo in combinatie met het stadslogo. Manipuleer het computerlogo niet (bijtekenen, inkleuren, …) en respecteer de verhoudingen (niet uitrekken). Tot slot: het stadslogo neemt niet de plaats in van het officiële wapenschild van de stad. Dat werd bij koninklijk besluit erkend en blijft ongewijzigd.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

10

1.4. Gebruik door derden

Om misverstanden te vermijden volg je best volgende procedure voor het digitale gebruik van het logo door derden:

- vragen worden doorverwezen naar de communicatieambtenaar

- de vraag is vergezeld van de reden waarom men het stadslogo wil gebruiken

- de communicatieambtenaar onderzoekt of de stad meewerkt aan het initiatief waarvoor men het logo vraagt. Indien de stad niet meewerkt, kan de aanvrager geen gebruik maken van het logo (of het wapenschild).

- de aanvrager wordt er door de communicatieambtenaar schriftelijk op gewezen dat het logo (of wapen) enkel mag gebruikt worden voor de opgegeven reden, dat men bij elk nieuw initiatief een nieuwe vraag dient te stellen en dat met het logo (of wapen) op geen enkele manier mag bewerken, door bijvoorbeeld andere kleuren te gebruiken of de verhoudingen te wijzigen.

1.5. Kleur of zwart-wit?

Het uitgangspunt is dat we zoveel mogelijk het gekleurde logo gebruiken. Vooral voor documenten die voor de bevolking bestemd zijn, trachten we het zwart-witlogo te vermijden. Voor een beperkte lijst toepassingen kan je het zwart-witlogo wel gebruiken, vooral wanneer je veel kopieën nodig hebt:

- dienstnota

- faxblad

- mailing van enkele tientallen bladzijden

- voorblad verslag vergadering

- nota college

- interne nota

- ontwerpbeslissing gemeenteraad

- verklarende nota voor college

- ....

Alle andere documenten vereisen het logo in kleur, onder meer:

- Brief

- Uittreksel

- persbericht

- agenda gemeenteraad

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

11

1.6. Huislettertype: Arial

Het lettertype waarin “Stad Maaseik” is geschreven, is het type Arial. Het wordt met het logo meegedrukt. Alle andere teksten worden geprint en daarvoor werd gekozen voor een lettertype dat automatisch staat bij diverse Microsoft-toepassingen. Arial is tegenwoordig één van de populairste letters in de wereld.

We gebruiken steeds het lettertype arial (corps 11), zowel in drukwerk als in geprinte toepassingen. Lopende tekst wordt normaal gezet.

Tekstaccenten kunnen gegeven worden door woorden of zinnen in vet of cursief te zetten. Vermijd het onderlijnen van teksten. Zet nooit tekst volledig in hoofdletters, behalve eventueel titels.

Arial normaal abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890 @&”(§èçà-<>./:;,

Arial Bold abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890 @&”(§èçà-<>./:;,

Arial Italic abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890 @&”(§èçà-<>./:;,

Arial Bold Italic abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890 @&”(§èçà-<>./:;,

In titels kan, omwille van de creativiteit, van het huislettertype afgeweken worden, maar in een doorlopende tekst is dit lettertype een must. Normaal gezien gebruik je geen vet of cursief in een doorlopende tekst, tenzij je nadruk wil leggen. Cursief staat dan voor een lichte nadruk, vet voor een gewone nadruk en vet cursief voor een sterke nadruk. Onderstrepen verstoort de lay-out te veel en raden we daarom af, behalve in titels.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

12

2. Afspraken Hierna vind je een aantal afspraken. Ze zijn vooral gebaseerd op de spellingsregels van de Woordenlijst der Nederlandse Taal (“het groene boekje”) en de BIN-normen. Denk er aan: de norm voor de spelling van woorden is het groene boekje en niet de “dikke Van Dale” of een ander woordenboek. U kan ook altijd terecht op woordenlijst.org of taaladvies.be.

We vragen de hierna volgende afspraken strikt toe te passen, in alle interne en externe teksten.

2.1 Datum

In een doorlopende tekst schrijf je de datum voluit. In alle andere gevallen schrijf je eerst de dag (twee cijfers), dan de maand (twee cijfers) en tot slot het jaartal (vier cijfers): in totaal dus acht cijfers. Bij de verkorte datumnotatie wijken we af van de BIN-normen, die een andere volgorde voorstelt.

2.2 Tijd

Schrijf uur, minuten en seconden steeds voluit.

In een tekst schrijf je het woord ‘uur’ voluit en plaats je een punt tussen uur en minuten. Enkel in een uurrooster of bij openingsuren en tabellen bestaat de uurnotatie uit vijf tekens. De afkorting u. schrijf je: 20.00 u.

Voorbeelden De bibliotheek is open van 9 tot 12.30 uur. 09.00 – 09.30 uur Inleiding 09.30 – 10.30 uur Toespraak door … Het feest begon om 8 uur ’s morgens en eindigde om 22.30 uur.

2.3 Getallen

Tussen duizendtallen komt een punt. Hier wijken we af van de BIN-norm, die een spatie voorschrijft. Het nadeel van spaties is dat ze getallen uiteen trekken bij regeleinden, iets wat een punt niet doet; daarom de keuze voor een punt. Deze richtlijn geldt niet voor Excel-rekenbladen en voor bepaalde, programma’s van de financiële dienst.

Huisnummers, postnummers en jaartallen schrijf je aan elkaar. Tussen eenheden en decimalen komt een komma.

Voorbeelden 15.000.000 EUR 3680 Maaseik Lekkerstraat 10 bus 3 2.618,3 m

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

13

2.4 Telefoon en faxnummer

Binnenland Tel. 089 86 31 88 Zonenummer gevolgd door 1 spatie, netnummer opgeplitst in drie delen, telkens gescheiden door 1 spatie.

Fax 089 86 49 87 Geen haakjes rond zonenummer, geen puntjes tussen drie deeltjes.

Buitenland Tel. + 32 11 18 63 78 Telkens spatie zetten tussen de volgende onderdelen: internationaal plusteken, landnummer, zonenummer, netnummer. Het netnummer wordt in drie delen opgesplitst: het eerste deel bevat 2 of 3 cijfers, het tweede en derde deel telkens 2.

Fax + 32 2 218 49 32 Idem.

2.5 Munteenheid

De munteenheid kan je op drie manieren schrijven: volgens de internationale ISO-muntcode, met een symbool of voluit. Omwille van de gelijkvormigheid vragen we om mee te doen met volgende afspraken.

Voorbeelden ISO-code symbool munteenheid voluit BEF -- (Belgische) frank EUR € (alt gr + e) euro USD $ (Amerikaanse) dollar De ISO-code voorziet geen punten. Bij de invoering van de euro voerde de federale overheid een aantal richtlijnen in voor de spelling van de nieuwe munt, die je hierna nog eens kan vinden aan de hand van enkele voorbeelden: Voorbeeld Dit boek kost 16 euro. Wanneer een bedrag bedoeld wordt, schrijf je euro (en niet euro’s). Geef me eens twee euro’s. Wanneer niet het bedrag maar een aantal muntstukken bedoeld wordt, kan de meervoudsvorm wel. Hetzelfde geldt voor onbepaalde telwoorden (“meerdere euro’s). De wafel kost 50 cent. Eurocent mag ook, al is het niet nodig de “euro” eraan toe te voegen. Eurobiljet en euro-uitgifte. In samenstellingen gelden de algemene regels voor het liggend streepje: wanneer het tweede lid van de samenstelling met een e, i, o of u begint, moeten we een liggend streepje schrijven. In andere gevallen mag het ook, wanneer je denkt dat het anders onduidelijk is.

8 EUR en 2,30 EUR Bij de ISO-code staat het getal voor de code, met een spatie ertussen.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

14

Indien er geen decimalen zijn, hoef je die niet te schrijven, al kan het soms overzichtelijk zijn bij opsommingen. Maar als er wel decimalen zijn, schrijf je er steeds twee (dus niet 2,3 EUR maar wel 2,30 EUR). 23.766,08 EUR Tussen duizendtallen schrijf je een punt (in afwijking van de norm). Het getal hiernaast schrijf je als volgt voluit: drieëntwintigduizend zevenhonderd zesenzestig euro (en) acht cent.

In een tekst schrijf je het woord ‘euro’ voluit en met kleine letters. Indien er geen cijfers na de komma staan (eurocents) worden deze ook NIET weergegeven. Bv. Ik betaalde hem hiervoor 13 euro, terwijl hij er eigenlijk 17,50 euro vroeg. In lijsten met getallen mag je wel afwijken van deze regel. Het woord ‘euro’ mag vervangen worden door het euroteken (€) en komt voor het getal te staan gevolgd door een spatie. Het getal komt pas na de spatie. Bv. € 13 In boekhoudkundige documenten gebruik je vijf tekens na het euroteken en de spatie. Bv. € 13,00

2.6 Bank- en rekeningnummer

IBAN: BE64 0000 0508 8052 spatie tussen de vier delen

BIC: BPOTBEB1 geen spatie

2.7 Geboren / gestorven

Voor “geboren” gebruiken we het graadteken: °, voor “gestorven” het symbool † (eventueel het plusteken). Voor het teken komt een spatie (behalve bij haakjes), tussen het teken en het jaartal komt geen spatie.

Voorbeelden °29-05-1930 †12-06-2008 Harald Knops (°1945-†1993)

2.8 Snelheid

Twee notaties zijn mogelijk: een wetenschappelijke en een gewone. De voorkeur gaat uit naar de gewone notatie.

Voorbeelden gewone notatie 120 km/uur wetenschappelijke notatie 120 km/h

2.9 BTW-nummer

BE 687 123 627 begin met de landcode, telkens een spatie tussen de drie delen

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

15

2.10 Diakritische tekens

Diakritische tekens gebruik je zowel bij hoofdletters als bij kleine letters.

Voorbeelden enquête en ENQUÊTE voorkómen en VOORKÓMEN reële en REËLE

2.11 Afkortingen

Over afkortingen is er veel onduidelijkheid. Bovendien bemoeilijken afkortingen de vlotte lectuur van een tekst of kunnen ze, bij personen die de afkorting niet kennen, aanleiding geven tot misverstanden. Daarom kan je best gewoon afkortingen vermijden, indien dat mogelijk is. Wanneer je ze toch moet gebruiken, geldt tegenwoordig als algemene regel: schrijf zo weinig mogelijk hoofdletters en zo weinig mogelijk punten.

Hierna vind je enkele meer specifieke regels.

a. Titels van personen: kleine letters en een punt erachter. Voorbeelden doctor dr. monseigneur mgr. professor prof.

b. Letterwoorden die letter voor letter uitgesproken worden: zonder punt in hoofdletter en in de letters die de instelling of organisatie zelf gebruikt. Voorbeelden OCMW VRT Voor bepaalde letterwoorden bestaan er geen eenduidige normen. In de huisstijl van onze stad ga je uit van het principe “in hoofdletters en zonder punten”. Voorbeelden VZW, NV, BVBA, BTW, …

c. Letterwoorden die als één woord uitgesproken worden/ kleine letters zonder punten. Bij eigennamen schrijf je wel een beginhoofdletter. Voorbeelden aids Navo

d. Soortnamen: kleine letters zonder punten. Voorbeelden tv cd-rom

e. Wetenschappelijke eenheden: zonder punten, hoofdletters en kleine letters (volgens de internationale afspraken). Voorbeelden km g kW

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

16

f. Woordgroepen: kleine letters met punten Voorbeelden d.w.z. o.l.v. o.m.

g. Afkortingen rond een schuine streep: kleine letters zonder punten. Voorbeelden m/v p/a

h. Woordafkortingen zijn af te raden. Wanneer je er toch wil gebruiken, gebruik van de juiste: Voorbeeld artikel art. bijvoorbeeld bv. bladzijde blz. confer cf. enzovoort enz. ex- en inclusief excl. en incl. nummer nr. pagina p.

2.12 Spatiëringsregels

Benaming Teken Spaties

Voor Na

Voorbeeld

het eindpunt . 0 1 Bij de personeelsdienst werken twee nieuwe mensen. Ze slaagden in hun examen.

het vraagteken ? 0 1 Wilt u me dat dossier geven? Ik heb het even nodig.

het uitroepteken ! 0 1 Veel leesgenot! Tot binnenkort!

de komma , 0 1 Ik verbind u door, een ogenblik a.u.b.

de dubbelpunt : 0 1 De voordelen: het werkt veel efficiënter.

de puntkomma ; 0 1 Tabstops op 0,5; 1; 1,5 en 2 cm.

het afkortingsteken (einde woord)

. 0 1 dr. Smeets

het afkortingsteken (binnen woord)

. 0 0 d.w.z.

de decimale komma

, 0 0 75,5 % van de personeelsleden vulde het enquêteformulier in.

het beletselteken (midden in zin)

… 1 1 Het resultaat is … een toffe werksfeer!

het beletselteken (einde woord)

… 0 1 De druk is potverd… groot genoeg.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

17

het beletselteken (einde zin)

… 1 1 Ze wist niet of ze zou … Neen, ze mocht zich niet laten beïnvloeden.

de schuine streep / 0 0 Het dossiernummer is 15/852

de gedachtestreep - 1 1 We zijn al enkele jaren op zoek naar een professioneel systeem – op maat van ons bedrijf – waarmee we verder kunnen.

geboorteteken ° 1 0 Guido Gezelle °1830

overlijdensteken + 1 0 Guido Gezelle +1899

het liggend streepje

- 0 0 0 1

De directeur-personeelschef tekende de brief. Bij de milieu- en reinigingsdienst werden onlangs nieuwe mensen aangeworven. Heb je al een bezoek gebracht aan het Vlaams Filmmuseum en –archief?

De rekenkundige symbolen

=+-x 1 1 5 + 3 x 4 – 7 = 10

de logische symbolen

<> 1 1 3 > 1

het plusteken, het minteken

+ - 1 0 Het vroor vannacht -10 °C. Het aandeel kende een groei van +15 %.

het procentteken % 1 1 Bij de aankoop van 20 computers kreeg de stad Maaseik een korting van 10 % van het bedrijf.

het promilleteken ‰ 1 1 Een intoxicatie van 0,51 ‰ is strafbaar.

het temperatuurteken

° 1 0 De gemiddelde temperatuur in de maand mei bedraagt 25 °C.

het graadteken ° 0 1 Een hoek van 90° is een rechte hoek.

het paragraafteken § 1 1 Artikel 17 § 1 behandelt de vrijspraak.

de ampersand & 1 1 Anna & Karel werken samen.

het apestaartje @ 0 0 Het e-mailadres is: info@maaseik.be

het minuutteken ‘ 0 1 Hij verscheen 30’ te laat op zijn werk0

het secondeteken “ 0 1 Nog 45” en de eerste mag gaan.

2.13 Hoofdletters

We hebben soms de neiging om, uit beleefdheid of voorzichtigheid, te overdrijven in het gebruik van hoofdletters. Daarom vind je hier nog even wanneer hoofdletters gebruikt worden en vooral wanneer er geen gebruikt worden.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

18

In volgende gevallen schrijf je een hoofdletter:

a) In het begin van een zin. Wanneer de zin met een afkappingsteken of een ander teken begint, krijgt het tweede woord de hoofdletter. Na een getal schrijf je geen hoofdletter meer. Voorbeelden In de morgen werd hij gebeld. ’s Morgens werd hij gebeld. 19 keer werd hij gebeld.

b) Personen en zaken die als heilig worden beschouwd. Voorbeelden De genade van de Heer zij met u. Het Koninkrijk Gods.

c) Vorstelijke personen, staatshoofden en kabinetsleden (enkel als de staatsrechterlijke functie bedoeld is, in aansprekingen en dergelijke). Voorbeelden De brief was gericht aan Zijne Majesteit Koning Albert. De koning bracht de dag aan zee door met zijn gezin.

d) Persoonsnamen (rekening houdend met de originele schrijfwijze) Ook afleidingen laat wel enige vrijheid (wanneer fungeert de persoonsnaam niet meer als zodanig?) Voorbeelden Filip de Pillecyn de heer D’Hanis freudiaans sint-bernardshond christendemocraat

e) Aardrijkskundige namen (ook hemellichamen en namen van gebouwen). Ook afleidingen en samenstellingen van aardrijkskundige namen krijgen een hoofdletter. Maar als de aardrijkskundige naam niet meer als zodanig fungeert, vervalt de hoofdletter, ook in samenstellingen en afleidingen. Deze bepaling laat wel enige vrijheid (wanneer fungeert de aardrijkskundige naam niet meer als zodanig?).

Voorbeelden Zuid-Afrika Oost-Vlaams Poolster Nederlander cognac

f) Namen van talen en dialecten. Voorbeelden Engels Brabants

g) Namen van feestdagen, tijdperken en historische gebeurtenissen. Maar als de naam deel uitmaakt van een samenstelling of een afleiding, vervalt de hoofdletter. Voorbeelden Pasen maar paasnacht Hemelvaart maar hemelvaartsdag de Tweede Wereldoorlog

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

19

h) Namen van unieke organen, instellingen, verenigingen, diensten, bedrijven, enz. Let wel op: het moet gaan om unieke organen: dit wil zeggen dat er maar één van bestaat. Voorbeelden Europese Unie Universitaire Instelling Antwerpen de Senaat maar senator en provincieraad Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest

In alle andere gevallen schrijven we een kleine letter. Hoewel de regels op zich duidelijk zijn, is het toch goed enkele afspraken te maken over woorden die veel gebruikt worden in ons stadsbestuur. u Schrijf "u" altijd met kleine letter, behalve als de brief gericht is aan de koning.

Dat de vorm met hoofdletter beleefder zou zijn, is geen geldig argument. Beleefdheid in een brief is een noodzaak, maar dat blijkt veel meer uit de formulering dan uit een hoofdletter.

overheden college van burgemeester en schepenen gemeenteraad gouverneur en provinciegouverneur procureur des Konings ministerie van binnenlandse zaken administratie bruggen en wegen Let op: bij aansprekingen in brieven schrijven we wel hoofdletters. leiding stadssecretaris korpschef-hoofdcommissaris diensten milieudienst burgerzaken secretariaat stedelijke academie voor kunsten Maaseik stedelijke openbare bibliotheek enz. Dus: “dienst” (en dergelijke) met kleine letter en de naam van de dienst enkel met hoofdletter wanneer het naar een eigennaam of straatnaam verwijst. commissies Bij de gemeenteraadscommissies volgen we dezelfde regeling als voor de diensten: alles met een kleine letter. de commissie financiën de deontologische commissie adviesraden Ook bij de adviesraden schrijven we alles met een kleine letter (behalve in afkortingen).

stedelijke cultuurraad stedelijke jeugdraad adviesraad lokale economie Maaseik (maar: Alem)

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

20

gemeentelijke commissie van advies voor de ruimtelijke ordening (maar: Gecoro)

plaatsen Alle plaatsen krijgen een kleine letter, zelfs als tegelijk de naam van een dienst aangeduid wordt. De enige uitzondering hierop zijn de namen die verwijzen naar een eigennaam of straatnaam: dan schrijven we een hoofdletter.

stadhuis feestzaal deelgemeentehuis toeristisch infokantoor zwembad bibliotheek

2.14 Andere afspraken

Naast de hierboven opgesomde afspraken vragen we ook om, voor de eenvormigheid, volgende afspraken consequent na te komen: Let op de correcte formulering van een ingewonnen advies. GOED het advies d.d. 19 maart 2002 van de politie FOUT het advies van de politie d.d. 19 maart 2002 Kadastergegevens: afhankelijk van de notatie op het kadasterplan zijn er verschillende mogelijkheden: GOED 2de_afdeling,_sectie_A,_nr._54_f (waarbij _ staat voor een spatie) GOED 1ste afdeling, sectie B, nr. 4/02 f GOED 3de afdeling, sectie D, nr. 14 f/2 GOED 3de afdeling, sectie A, nr. 44 f2 FOUT Tweede afdeling, sectie A, nr. 54 f (voluit geschreven) FOUT 2e afdeling, sectie a, nr. 54 f (sectie met kleine letter) FOUT 2e afdeling, sectie A, nr. 54f (tussen letter en nummer geen spatie en letter met hoofdletter) Gebruik steeds de correcte naam. - Diensten en departementen. Contacteer bij twijfel het secretariaat. - Straten. Consulteer bij twijfel de straatnamenlijst op intranet. - Gemeenten en postnummers: Schrijf de naam van de gemeente altijd in hoofdletters. - Personen. Ook steeds eerst de voornaam, dan de familienaam van een persoon. - Bedrijven. Inclusief de benaming NV, BVBA of VZW (met hoofdletters en achter de

naam van het bedrijf): Aquaterm NV is goed, N.V. Aquaterm is fout. Wanneer je woorden markeert in een tekst (vet, onderlijnen of cursief), zorg er dan voor dat die markering stopt onder het laatste letterteken: GOED De vergadering vindt plaats op donderdag 25 april 2002, in de feestzaal. FOUT De vergadering vindt plaats op donderdag 25 april 2002, in de feestzaal. GOED Deze tekst is onderlijnd, niet doorstreept. FOUT Deze tekst is onderlijnd, niet doorstreept.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

21

Tussen een weekdag en de datum komt geen komma: GOED maandag 15 april 2002 FOUT maandag, 15 april 2002 Vermeld bij bedragen (voor onder meer aankopen) steeds of de btw al dan niet inbegrepen is. Let ook op de formulering en het hoofdlettergebruik. GOED voor een totaal bedrag van 12.542 EUR (BTW inbegrepen). GOED voor een bedrag van 12.542 EUR (inclusief BTW). FOUT voor een bedrag van € 12.542 (inclusief btw). Vermijd het gebruik van "princieps-" in samenstellingen. Gebruik liever "principe-". GOED princiepsbeslissing FOUT principebeslissing Dit huisstijlhandboek schrijft voor steeds links uit te lijnen. Een gevolg daarvan is dat er op het einde van een regel soms een grote witruimte is (vooral als het volgende woord lang is). Dit kan je vermijden op twee manieren: - Automatisch: kies in Microsoft Word de rubriek Extra-Taal-Woordafbreking en stip daar

de optie "woorden in document automatisch afbreken" aan. In dit document werd de automatische woordafbreking gebruikt.

- Handmatig, door het gebruik van een zachte splitsing (toetsencombinatie Control + koppelteken -). Een zachte splitsing maakt het koppelteken zichtbaar wanneer het woord gesplitst wordt op het einde van een regel, maar verbergt het wanneer het woord niet gesplitst wordt.

Anderzijds kan het ook gebeuren dat je een bepaalde woordencombinatie samen wil houden. Hiervoor is er ook een toetsencombinatie voorhanden: Shift+ Control +spatie. Voor volgende woordencombinaties raadt het secretariaat aan ze samen te houden: - bedrag en munteenheid, - delen van een naam.

GOED Het zou kunnen gebeuren dat er helemaal op het einde van een regel 24,79 EUR staat. FOUT Het zou kunnen gebeuren dat er helemaal op het einde van een regel 24,79 EUR staat. GOED Bepaalde personen hebben een lange voor- of familienaam. Van der Weken is zo’n voorbeeld. FOUT Bepaalde personen hebben een lange voor- of familienaam. Van der Weken is zo’n voorbeeld.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

22

3. Taalgebruik

Over taalgebruik worden op verschillende niveaus en door verschillende organisaties cursussen georganiseerd. Hier volgen enkele richtlijnen. 3.1 Eenvoud siert Een brief moet in de eerste plaats verstaanbaar zijn: vermijd dus moeilijke termen, wetteksten en zogenaamde "ambtenarenwoorden". Ga ervan uit dat elke door jou geschreven tekst gelezen en verstaan moet kunnen worden door een kind van 12 jaar. Als je weet wie de geadresseerde is, kan je hiervan natuurlijk wel afwijken. Hier zijn nog zes concrete schrijftips: 1. Schrijf liever twee korte zinnen dan één lange: gevaarlijk zijn de zogenaamde voorzetselkettingen (“Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, zien we ons genoodzaakt ... "); 2. Vermijd passieven: gebruik bij voorkeur de actieve vorm (“de stad roept u op" is beter dan "u wordt opgeroepen door de stad"); 3. Schrijf liever persoonsvormen dan constructies met substantieven; 4. Gebruik een schema om opsommingen duidelijk te maken; 5. Schrijf woorden die bij elkaar horen, zo dicht mogelijk bij elkaar; 6. Breng variatie in de zinsbouw, door de vaste volgorde "onderwerp-persoonsvorm-de rest'' eens om te draaien: dat vergroot de aandacht. Anderzijds vertegenwoordigt een brief van het stadhuis ook de overheid: vermijd dus te informele vormen. In dit opzicht schrijven we altijd "u" (met kleine letter) in brieven, in plaats van het te familiaire "je". Voor bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld jongeren) kan een meer vertrouwelijke stijl natuurlijk wel. In documenten die rechtstreeks aan de bevolking bezorgd worden (zoals een brief) letten we al vrij goed op ons taalgebruik. Maar ook andere documenten, die niet direct voor de bevolking bestemd zijn maar er uiteindelijk wel bij kunnen belanden, verdienen dezelfde aandacht. Een goed voorbeeld daarvan zijn de beraadslagingen als bijlage bij een collegenota. Wanneer de beslissing betekend wordt aan de betrokken burger of personeelslid, krijgt die soms zeer technische of archaïsche taal te lezen, waarvan hij niets begrijpt.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

23

3.2. Schrijf niet … maar schrijf … Hier volgen een aantal veelgebruikte woorden. Meestal zijn deze woorden niet echt verkeerd, maar ouderwets of stroef. Daarom gebruik je beter het alternatief. Schrijf niet … maar schrijf … 24 uur op 24 dag en nacht aangaande over actieve bevolking beroepsbevolking akkoord zijn met akkoord gaan met, het eens zijn met aldus zo als gevolg van door alsmede evenals alvorens voordat behoudens met uitzondering van bekomen krijgen, ontvangen, behalen betreffende over der van de dienaangaande daarover doen geworden toesturen, bezorgen, brengen door middel van door, met gebeurlijk mogelijk, eventueel gekozene verkozene geleid bezoek rondleiding gelieve wil u …? jegens tegenover langsheen langs mededelen meedelen met betrekking tot over, voor met name namelijk, meer bepaald naar aanleiding van over omtrent over ondanks het feit dat hoewel onder invloed van door onderhavig deze, dit ontvangst op of ten stadhuize ontvangst in het stadhuis onverwijld onmiddellijk schrijven brief tegen de achtergrond van omdat telkens altijd ten aanzien van op, over, tegen, voor te alle tijde ten allen tijde ten behoeve van voor ten gevolge van door ten laatste uiterlijk teneinde om ter gelegenheid van bij, op, tijdens tevens bovendien, ook thans nu uit hoofde van door van zodra zodra vermits omdat zich informeren informeren

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

24

4. Bouwpakket schriftelijke communicatie

4.1. Brief

4.1.1. Papier

Voor brieven gebruik je steeds het voorgedrukte briefpapier in kleur. Het formaat van dit briefpapier is A4 (210 mm x 297 mm). Papiersoort is Challenger LTR 90 gr.

4.1.2. Briefhoofd

Het briefhoofd staat rechts onder het stadslogo, is voorgedrukt en bevat volgende elementen:

- Het adres van de zetel (Lekkerstraat 10 – 3680 Maaseik)

- Het centrale telefoonnummer (089/560 560)

- Het faxnummer secretariaat (089/560 561)

- Het centrale e-mailadres (stad.maaseik@maaseik.be)

- De internettoegang stad Maaseik (www.maaseik.be)

Het rekening- en BTW-nummer zijn naar keuze aan te brengen onder aan de bladzijde met een streep (dit geldt voor diensten met klantenwerving en voor AGB).

Voorbeeld van het briefhoofd: zie blz. 39.

4.1.3. Adressering

De adressering staat links in Arial (corps 11), tussen de met 4 puntjes aangeduide rechthoek (zo valt het adres binnen het venster van de briefomslag). De aanduiding ‘t.a.v.’ of ‘aan’ wordt niet gebruikt. In de adressering geen witregels gebruiken. Voor de ingave van het adres zijn standaard in de sjabloon zes regels beschikbaar.

1. Adresregel 1. Specifieke vermelding voor de verzending (indien nodig) Specifieke vermeldingen over de afhandeling van de post staan op de eerste regel en beginnen met een hoofdletter. Aangetekend Drukwerk Persoonlijk

2. Adresregel 2. Geadresseerde De aanspreking begint met een hoofdletter, dan komt de voornaam (eventueel de initialen). De familienaam schrijf je erachter in grote letters. Prof. Dr. Karel SMITS Dhr. Pieter PATS De heer ir. K. P. M. DERUWE Mevr. Clara LIEKENS

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

25

3. Adresregel 3. Functie en/of afdeling De functie en/of de afdeling van de geadresseerde beginnen met een hoofdletter en staan in de officiële taal van de woonplaats van de geadresseerde. Je schrijft ze op één of twee regels. Hoofd Kwaliteistcontrole Secretaris-generaal Afdeling Welzijnszorg

4. Adresregel 4. Firma of organisatie Je gebruikt steeds de officiële naam van een firma of organisatie. FIRMA VAN HOUT

5. Adresregel 5. Straat en nummer of postnummer Op de volgende regel schrijf je de straatnaam en het huisnummer, met eventueel het busnummer of het postnummer. Demerstraat 22-24 Postbus 1234 Schapenstraat 7 bus 24 Beukenlaan 22 b PB 1234

6. Adresregel 6. Postcode en gemeente Na de postcode komt één spatie. De gemeente van de geadresseerde schrijf je in hoofdletters en in het Nederlands. 8500 KORTRIJK 1000 BRUSSEL Bij buitenlandse correspondentie binnen Europa zet je voor de postcode de ISO-code van het land van bestemming (twee letters), gevolgd door een liggend streepje. FR-75013 PARIJS AT-1030 WENEN

7. Adresregel 7. Land Bij buitenlandse correspondentie schrijf je het land van bestemming in hoofdletters in het Nederlands.

Voorbeelden.

Aangetekend Prof. Dr. Johan SCHEPERS Departement Germaanse Talen Universitaire Instelling Antwerpen Universiteitsplein 1 2610 ANTWERPEN

Luchtpost Herrn J. STRAUSS Mattheusgasse 14 A1 AT- 1030 WENEN OOSTENRIJK

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

26

BE …………………… BELGIE IS …………. IJSLAND DK ……………………. DENEMARKEN IT ………….. ITALIE DE ……………………. DUITSLAND LI ……….. LIECHTENSTEIN SF ……………………. FINLAND LU …..…….. LUXEMBURG FR ……………………. FRANKRIJK MC ……….. MONACO GB ……………………. GROOT-BRITTANNIE NL ……….. NEDERLAND HU ……………………. HONGARIJE NO ……….. NOORWEGEN AT ……………………. OOSTENRIJK PT ……….. PORTUGAL RO ……………………. ROEMENIE SM ……….. SANMARINO VA ……………………. VATIKAANSTAD SE …………. ZWEDEN CH ……………………. ZWITSERLAND ES ……….. SPANJE

4.1.4. Kenmerkenregel

Op de tiende regel begint de kenmerkenregel staat opgenomen in sjabloon. De gegevens van de kenmerkenregel staan 95 mm van de bovenrand. Je gebruikt de elementen in deze volgorde:

contactpersoon uw kenmerk ons kenmerk datum (33 mm van linkerrand) (75 mm van linkerrand) (115 mm van linkerrand) opgenomen in sjabloon e-mail telefoonnummer faxnummer locatie (33 mm van linkerrand) (75 mm van linkerrand) (115 mm van linkerrand) (160 mm van linkerrand)

De koppen staan in vet. Lege vakken vul je op met een liggend streepje (-). De datum bestaat steeds uit 8 cijfers in de volgorde DD-MM-JJJJ met een liggend streepje tussen de verschillende delen. Probeer de lengte van ‘ons kenmerk’ te beperken.

Een voorbeeld van een kenmerkenregel:

contactpersoon uw kenmerk ons kenmerk datum Jef Janssen - secr/211/PM/2012 12-01-2012 e-mail telefoonnummer faxnummer locatie info@maaseik.be 089 560 560 089 560 561 Lekkerstraat 10

De contactpersoon en het telefoonnummer moeten steeds ingevuld worden.

4.1.5. Briefonderwerp

Tussen de kenmerkenregel en het onderwerp plaats je één witregel. Accentueer het onderwerp in vet. De onderwerpregel begint met een kleine letter. De aanduiding ‘betreft’ of ‘onderwerp’ wordt niet meer geschreven.

De onderwerpregel bestaat uit een algemene aanduiding. Enkel bij een korte zin plaats je achteraan een leesteken. Je vermeldt steeds het doel van je brief. Het onderwerp bevat geen verwijzing (bv. wetten, voorschriften, beslissingen, enz.).

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

27

Een voorbeeld van een briefonderwerp:

uitnodiging vergadering centrummanagement

4.1.6. Aanspreking

Tussen het briefonderwerp en de aanspreking plaats je twee witregels. Je schrijft de aanspreking voluit en begint met een hoofdletter. Je plaatst geen leesteken na de aanspreking. Je kunt de aanspreking aanvullen met de functie of de familienaam van de lezer.

Voorbeelden van een aanspreking:

1. Aanspreking met naam/functie (indien gekend) Geachte mevrouw Peeters Geachte heer voorzitter Mevrouw de directeur

2. Standaard (geadresseerde gekend) Geachte heer of Geachte mevrouw

3. Onbekende geadresseerde – gebruik de dubbele aanspreking onder elkaar Geachte mevrouw Geachte heer

4. Collectieve aanspreking Geacht college of Beste projectgroep

5. Vertrouwelijke aanspreking of bij jongeren Beste Suzie ……………………………… Beste collega

4.1.7. Brieftekst

Tussen de aanspreking en de brieftekst plaats je één witregel. Je begint de tekst aan de linker marge met een HOOFDLETTER. Tracht zoveel mogelijk afkortingen te vermijden. Schrijf deze liefst voluit en eventueel de afkorting tussen haakjes erachter. Als regel wordt de tekst uitgevuld weergegeven. De regelafstand wordt op 1 of enkel bepaald. … Alinea’s Tussen alinea’s laat je één witregel. De alinea’s niet laten inspringen. De slotalinea is een positieve, beleefde afsluiting van de brief.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

28

…Opsommingen bij opsommingen gebruik je insprongen, je begint tegen de kantlijn. Laat één witregel voor de opsomming en één na de opsomming. Plaats een liggend streepje voor elk element van de opsomming (wanneer de volgorde willekeurig is). Plaats een cijfer (gevolgd door een punt) voor elk van de opsomming wanneer: - de chronologie belangrijk is; - de rangorde belangrijk is; - later wordt terugverwezen naar elementen uit de opsomming. De bovenstaande opsomming vormt een zin, dus worden de elementen afgesloten met een puntkomma. De zin wordt afgesloten met een punt. Laat telkens één spatie na het streepje. Bv. - rapport

Een voorbeeld van een opsomming met afzonderlijke elementen (hier gebruik je geen puntkomma en geen eindpunt):

De vergadering bestaat uit de volgende evenementen:

- overlopen jaarverslag

- evaluatie Klaproos

- voorstellen werking volgend jaar

- vastleggen agenda algemene vergadering

- brainstormen nieuwe naam voor acties

De deelnemers worden verwacht om 9 uur.

4.1.8. Slotformule

De slotformule volgt aan de linker marge op één witregel van de brieftekst en begint altijd met een HOOFDLETTER. Wanneer de slotformule geen zin is, plaats je geen leesteken. De slotformule mag nooit alleen op een vervolgbladzijde staan.

Je gebruikt bij voorkeur:

- informeel: Met vriendelijke groeten

- formeel: “Met de meeste hoogachting” of “Hoogachtend”.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

29

4.1.9. Handtekening

Tussen de slotformule en de handtekening plaats je zes witregels. De ondertekening bevindt zich links voor de stadssecretaris en rechts voor de burgemeester (deze tekst en de indeling zijn reeds in de sjabloon opgenomen).

De naamgegevens staan in kleine letters met uitzondering van de eerste letter van de voornaam en de familienaam. De voornaam wordt steeds voluit geschreven. De functie begint met en kleine letter:

Raymond Corstjens Jan Creemers stadssecretaris burgemeester

4.1.10. Bijlagen en kopieën

Bijlagen en/of kopieën vermeld je twee witregels na de ondertekening aan de linkerzijde van het blad.

Je typt Bijlage of Bijlagen, gevolgd door een dubbelpunt en het aantal bijlagen en/of de titels van de bijlagen.

Indien er zowel bijlagen als kopieën zijn, dan plaats je de bijlagen links onder elkaar.

Het woord ‘Bijlage(n)/Kopie(ën)’ begint met een hoofdletter. De aanspreking van de persoon voor wie de kopie bestemd is (mevrouw/ de heer), en de inhoud van de kopieën, beginnen met een kleine letter.

Op de bijlage zelf vermeld je in de rechterbovenhoek het woord ‘Bijlage’.

4.1.11. Vervolgbladen

De tekst van het vervolgblad begint op 40 mm van de bovenrand.

Op het vervolgblad gebruik je dezelfde marges als op het eerste blad van je brief. Indien een brief uit meerdere bladzijden bestaat, dan kan het briefhoofd gebruikt worden zoals voor het eerste blad. Je begint dan op 85 mm van de bovenrand en je laatste regel dient te staan op 245 mm van de bovenrand.

4.2. Briefbeeld

Voor drukwerk zijn er digitale bestanden beschikbaar. PC-sjablonen van onder andere brieven worden verder

besproken. Er wordt voorgedrukt briefpapier voorzien waarop de briefwisseling geprint kan worden.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

30

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

31

Huisstijl van diensten met klantenwerving

Cultuurcentrum Achterolmen, Cultureel centrum Neeroeteren, de jeugddienst, de sportdienst, de bibliotheek, de academie en de autonome gemeentebedrijven kunnen hun eigen logo blijven gebruiken voor klantwervende

communicatie. Zij voegen dit toe aan het briefpapier van de stad Maaseik, rechts onderaan de bladspiegel.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

32

4.3. Briefomslagen

4.4. Naamkaartje

Het naamkaartje is aan de voorzijde bedrukt.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

33

4.5. Groetenkaart

De groetenkaart is enkel aan de voorzijde bedrukt.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

34

4.6. Verzamelmappen

Bij de communicatiedienst zijn verzamelmappen te krijgen voor gebruik als persmap, welkomstfolder, …

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

35

4.7. Advertenties, banieren, T-shirts, …

Neem steeds contact op met de communicatiedienst.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

36

5. Gebruik van sjablonen

Voor de meeste toepassingen zijn PC sjablonen beschikbaar. Je vindt deze sjablonen via het intranet van de stad Maaseik, waar je op de knop ‘Sjablonen’ drukt. Je kiest dan het sjabloon dat je nodig hebt en slaat dit op op je PC. Je kan dan verder werken. Deze sjablonen waarborgen een correcte positionering van alle elementen op het blad. Wijzig aan deze sjablonen niets.

5.1. Briefsjabloon

Deze brieven worden gebruikt door de stad Maaseik. Klantwervende diensten kunnen in hun klantwervende correspondentie gebruik maken van hun eigen briefsjabloon met afdruk op eigen briefpapier, waarop zowel het eigen logo als het logo van de stad Maaseik eventueel in aangepaste kleur staat.

De schikking van de verschillende briefelementen wordt getoond in de voorbeeldbrief op de volgende bladzijde.

Brieven worden afgedrukt op voorgedrukt briefpapier, dat alle kleurelementen bevat.

De invulvelden geven de mogelijkheid om tekst in te voegen. Er staan invulvelden bij de items ‘contactpersoon’, ‘uw kenmerk’, ‘ons kenmerk’, ‘datum’, ‘e-mail’, ‘telefoonnummer’, ‘faxnummer’ en ‘locatie’.

Voor de eventuele tweede en volgende bladzijden worden vervolgbladen gebruikt met logo. De tekst begint hier ter hoogte van de eerste adresregel op de eerste bladzijde.

Zorg ervoor dat de slotformule met eventuele handtekening nooit apart bovenaan op een vervolgblad terechtkomt. Voeg eventueel enkele enters (of CTRL-enter) toe op de vorige bladzijde, zodat toch minstens een regel van de brieftekst bovenaan op de bladzijde met de slotformule komt. Of ga na of je geen overbodige witregels op de vorige bladzijde kan schrappen, zodat de slotformule onderaan op die bladzijde komt.

Je vindt deze sjablonen via het intranet van de stad Maaseik. Sla deze sjabloon op op je eigen PC.

Let steeds erop dat je tekst verdeeld is over de bladspiegel. Indien nodig laat je de tekst “Geachte …” op de bladspiegel zakken.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

37

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

38

5.2. Sjabloon voor faxberichten

Faxberichten worden afgedrukt op blanco papier. Het sjabloon bevat alle nodige grafische elementen.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

39

5.3. Sjabloon voor allerlei administratieve toepassingen

Dit sjabloon kan gebruikt worden voor allerlei documenten:

• dienstnota

• aanvraagformulier

• vergunning burgemeester

• advies

• attest

• …

Al deze documenten worden afgedrukt op blanco papier. Het sjabloon wordt in kleur voorzien, maar wie alleen een zwart-witprinter heeft of om andere reden verkiest geen kleur te gebruikten, kan het ook in zwart-wit afdrukken.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

40

5.4. Sjabloon voor verslagen

Verslagen worden afgedrukt op blanco papier.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

41

5.5. Sjabloon voor interpellatie

Dit sjabloon kan gebruikt worden voor het beantwoorden van een vraag die een gemeenteraadslid tijdens de gemeenteraad aan het college wil stellen.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

42

5.6. Sjabloon voor PowerPoint-presentaties

Voor het maken van powerpoint-presentaties neem je contact op met: Communicatiedienst – Ralf Haeldermans - tel. 089 56 05 38 - e-mail ralf.haeldermans@maaseik.be

Soms is het nodig dat een dienst zelf een sjabloon ontwerpt. Indien je zelf sjablonen ontwerpen wil, neem dan contact op met de communicatiedienst – Ralf Haeldermans - tel. 089 56 05 38 en e-mail ralf.haeldermans@maaseik.be

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

43

6. E-mailberichten Verstuur e-mailberichten steeds in HTML-formaat. Gebruik het lettertype Arial, lettergrootte 11. Het e-mailbericht begint steeds met de aanspreking, dan volgt een witregel, dan het eigenlijke bericht, dan de afsluitende begroeting, je naam, functie en contactgegevens (deze gegevens staan vast in je e-mail. Is dit niet zo, neem dan contact op met de communicatiedienst). Gebruik dezelfde aansprekingen en afsluitende begroetingen als in brieven. Volg voor de typografie steeds het voorbeeld hieronder. Voeg geen andere elementen toe en gebruik geen andere grafische of gekleurde achtergronden. In e-mail naar collega’s en medewerkers kun je een informelere schrijfstijl gebruiken. Stadsdiensten met een eigen logo mogen dit plaatsen naast het stadslogo, beide even groot.

PR-communicatie via e-mail. Voor de promotie van evenementen is het mogelijk om tijdelijk een logo van het evenement aan de e-mails toe te voegen van: -de betreffende dienst -stad Maaseik en info -Toerisme Maaseik. De verdeling gebeurt door de Werkgroep Digitale Communicatie. Het te gebruiken logo wordt aangemaakt door de communicatiedienst in samenspraak met de betreffende dienst.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

44

7. Promotiemateriaal Voor het opfleuren van evenementen worden een aantal promotiematerialen ter beschikking gesteld:

- vlaggen

- spandoeken.

Op elk evenement dat de steun (financieel of materieel) van de stad Maaseik krijgt, moet tijdens het evenement aanduiden dat het evenement georganiseerd wo in samenwerking met de stad Maaseik.

De vlaggen, spandoeken, enz. kunnen hiervoor dienen. De vereniging, organisatie, … kan deze promotie-elementen krijgen bij de dienst feestelijkheden.

In de toestemming tot steun, neemt de dienst feestelijkheden een paragraaf mee op, waarin staat dat de vereniging dient duidelijk te maken dat het logo van de stad Maaseik dient vermeld te worden.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

45

8. Opstellen van besluiten Vanaf 1 februari 2013. Opleiding volgt vanaf 15.1.2013.

8.1 Waarom richtlijnen?

De besluiten van het college van burgemeester en schepenen en van de gemeenteraad hebben een bindende kracht en een authentieke bewijskracht (zoals een notariële akte). Daarom zijn formulering en vormvoorschriften belangrijk. Belangrijke aandachtspunten:

- motiveringsplicht geldt voor de meeste besluiten op basis van de wet van 29.07.1991 over de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen.

- ruim inzagerecht voor de meeste besluiten voor alle raadsleden en voor derden op basis van het decreet ‘Openbaarheid van bestuur’.

- besluiten kunnen deel uitmaken van rechtsgedingen.

- eenvormigheid, die wordt toegepast op alle besluiten, vergroot de leesbaarheid ervan.

- het beginsel van behoorlijk bestuur vereist een degelijke besluitvorming.

Het doel van deze nota is dan ook om te komen tot een eenvormige kwalitatief hoogstaande besluitvorming. Hiervoor dienen afspraken gemaakt te worden met betrekking tot vormelijke, redactionele en inhoudelijke aspecten. Wat volgt zijn enkel vormelijke en redactionele aspecten. De inhoudelijke aspecten vind je op intranet.

8.2 Info naar derden over besluiten.

De beslissingen van college en gemeenteraad worden op volgende manier aan derden bekend gemaakt:

Je schrijft een brief waarin je de beknopte inhoud van de beslissing opneemt. Je stuurt dus niet louter een brief waarin je zegt “Als bijlage vindt u het besluit van het college”. Dergelijke besluiten zijn immers in een ambtelijke taal geschreven.

Uitzonderingen: stedenbouwkundige vergunningen, vergunning voor evenementen, enz.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

46

8.3 Algemene structuur college- en gemeenteraadsbesluiten.

a) Onderwerp van het college of gemeenteraadsbesluit: Een bondige omschrijving van het onderwerp.

b) Overwegend gedeelte/beweegredenen:

Verwijzing naar gegevens van het dossier:

- “Gelet op…;”: feiten, reglementering

Opbouw van de motivering van het besluit:

- “Overwegende dat…;”: probleemstelling, argumenten ter verantwoording van de beslissing

Aanvullende gegevens:

- “Gelet op …”:

• adviezen van externe instanties of van stedelijke diensten

• financiële aspecten (budgetartikel)

• eventueel rechtspraak of rechtsleer.

c) Het besluit: Beschikkend gedeelte, mogelijk gesplitst in meerdere artikelen (artikel 1, 2, 3, enz.).

d) Handtekening van het afdelingshoofd (uitzonderlijk van diensthoofd).

e) Kader voor visum financieel beheerder.

8.4 Richtlijnen voor een uniforme besluitvorming.

a) Weergave van bedragen in een besluit:

- Bedragen in geld uitgedrukt: zie bij taaltips.

- Bij getallen met meer dan 4 cijfers staat een punt na de duizendtallen. bv. 2.135 euro, € 127.574,00 of 127.574,00 euro.

b) Familienamen of namen van bedrijven:

- Steeds in hoofdletters

- Persoonsnamen worden voorafgegaan door ‘de heer’ of ‘mevrouw’.

c) Opbouw van het overwegend gedeelte/beweegredenen van een besluit, keuze tussen:

- “Gelet op…;” of “Overwegende dat …;”: beginnen met een hoofdletter en eindigen met puntkomma.

- “Gelet op volgende gegevens:”: deze werkwijze is aangewezen bij een omstandige toelichting.

d) De gekozen redactievorm wordt voor het volledige besluit aangehouden.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

47

e) In het beslissend gedeelte worden alle essentiële elementen opgenomen, o.a. voorwaarden, het voorleggen van het dossier aan de gemeenteraad, …

f) Elementen (bv. namen, bedragen, periodes, kadastrale gegevens, …) die gebruikt worden in de titel, het overwegend en het beschikkend gedeelte stemmen volledig overeen.

g) Indien in een nota een bedrag wordt opgenomen dat het resultaat is van een berekening, wordt steeds de berekeningswijze opgenomen in het besluit, zodat het voor de lezer van het besluit duidelijk is hoe het bedrag tot stand is gekomen.

h) Bij de redactie van een besluit moet men zich in de plaats stellen van het college of de gemeenteraad die de tekst opstelt, motiveert en besluit. In die zin wordt het besluit opgesteld in de ‘wij-vorm’.

Wanneer in het besluit ‘wij’ wordt gebruikt wordt hiermee dus het college van burgemeester en schepenen (of de gemeenteraad) bedoeld en niet de dienst of de auteur van het besluit.

Een zin als ‘gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 18.01.2011’ kan dus vervangen worden door ‘gelet op ons besluit van 18.01.2011’.

i) Geef voldoende aandacht aan de opbouw van een besluit: schikking, interlinie, indeling in alinea’s:

- ontwikkel niet meer dan één gedachte per alinea

- indien een beschikkend gedeelte uit verscheidene onderdelen bestaat, structureer de beslissing in artikelen.

8.5 Adviezen

In het overwegend gedeelte worden adviezen van interne en externe diensten opgenomen. De dienst, die auteur is van het besluit, draagt er zorg voor dat advies gevraagd wordt aan alle diensten die een nuttige bijdrage kunnen leveren aan de besluitvorming.

Het advies dat verstrekt wordt door interne of externe diensten wordt bij voorkeur samengevat weergegeven, eventuele voorwaarden die door een dienst worden voorgesteld worden integraal in het besluit opgenomen. Slechts bij uitzondering wordt een advies integraal gekopieerd en in het besluit volledig opgenomen. Het volledige advies wordt wel steeds als bijlage aan het dossier toegevoegd.

Adviezen van de eigen dienst of van andere diensten worden in het overwegend gedeelte opgenomen, voorafgegaan door “Gelet op het advies van de dienst (benaming dienst)….”.

8.6 Financieel advies/visum

Het financieel advies van de financiële dienst is vereist bij elk dossier dat aan het college van burgemeester en schepenen wordt voorgelegd en waaraan een uitgave is verbonden, dit ongeacht of het de gewone dan wel de buitengewone dienst betreft. Dit advies legt de uitgave vast op het betreffende budgetartikel en vermeldt tevens het nog beschikbare krediet.

Het voorafgaandelijk visum van de financieel beheerder heeft betrekking op de controle op de wettigheid en de regelmatigheid van een voorgenomen financiële verbintenis en is nodig bij:

- overheidsopdrachten vanaf € 6.655

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

48

- lonen en wedden voorafgaandelijk aan de ondertekening van het arbeids- of bediendecontract

- subsidies voorafgaandelijk aan de beslissing tot toekenning van de toelage

8.7 Briefwisseling, e-mails, vragen door derden, …

Brieven, e-mails, vragen die gesteld worden door derden, enz. worden niet integraal via ‘knippen en plakken’ in het besluit opgenomen. Ook hier wordt een samenvatting van de essentiële zaken in het besluit opgenomen. Aan het dossier wordt wel steeds het betrokken document toegevoegd.

8.8 Besluit/Beschikkend gedeelte

Een collegebesluit is steeds voorzien van een besluit. De auteur van een besluit dient m.a.w. op basis van de elementen die opgenomen zijn in het overwegend gedeelte een besluit te formuleren als beschikkend gedeelte. De opmaak van dit beschikkend gedeelte wordt bijgevolg niet overgelaten aan het college of aan de raad. In dit beschikkend gedeelte worden alle essentiële elementen opgenomen. (bv. indien in het overwegend gedeelte voorwaarden worden gesteld, verbonden aan de beslissing, dan dienen al deze voorwaarden opgenomen te worden in het beslissend gedeelte).

Indien een aangelegenheid aan de gemeenteraad dient voorgelegd, dan moet dit worden vermeld in het beslissend gedeelte van het collegebesluit.

8.9 Samenstelling van het dossier

Een dossier dat door het college behandeld moet worden bevat naast de nota zelf tevens alle essentiële stukken. Dit zijn o.a. adviezen, briefwisseling, wetgeving waarnaar verwezen wordt in de nota, eerdere beslissingen….

Indien dus in een nota verwezen wordt naar wetgeving, dan wordt deze wetgeving als bijlage aan een dossier toegevoegd. Het spreekt voor zich dat dit niet vereist is voor courante wetgeving die gebruikelijk wordt opgenomen in een besluit (zoals een aantal bepalingen uit het gemeentedecreet).

Een dossier dat wordt voorgelegd aan de gemeenteraad wordt op dezelfde wijze samengesteld. Aan dit dossier worden tevens de eerdere beslissingen van het college toegevoegd, in het bijzonder het besluit van het college waarin wordt bepaald dat het dossier aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

49

8.10 Besluiten praktisch

8.10.1 Collegebesluiten:

De vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen starten iedere maandag om 12.30 u. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken en zal dit aan de diensten gecommuniceerd worden.

Dit houdt in dat de collegebesluiten uiterlijk woensdag om 17.00 u ingegeven dienen te zijn. De dossiers zelf zijn uiterlijk donderdag om 16.00 u. op het secretariaat aanwezig.

Enkel de dossiers die voorzien zijn van het handtekening van het diensthoofd, het afdelingshoofd en van de bevoegde schepen worden aan het college voorgelegd.

Collegebesluiten die als administratief agendapunt worden besproken (A-dossiers) worden in twee exemplaren aan het dossier toegevoegd. Eén besluit, enkel het eerste blad, wordt voorzien van de nodige handtekeningen (in het daarvoor voorziene vak). Het andere is een ‘blanco’ besluit en wordt na goedkeuring ondertekend door de burgemeester en de secretaris.

Collegebesluiten die voor bespreking aan het college worden voorgelegd (N-dossiers): één besluit is voldoende. Er dient steeds een voorstel van besluit gemaakt te worden.

8.10.2 Gemeenteraadsbesluiten:

Gemeenteraden vinden plaats op de vierde maandag van de maand. Het gemeentedecreet stelt dat de oproeping voor de gemeenteraad ten minste 8 dagen voorafgaandelijk aan de dag van de vergadering aan de raadsleden wordt bezorgd.

De agenda van de gemeenteraad wordt tijdens het college, twee weken eerder dan de gemeenteraad (tweede maandag van de maand), definitief vastgesteld. Nadien worden geen nieuwe punten toegevoegd door het college.

Gemeenteraadsleden hebben het recht om vragen te stellen op de gemeenteraad. Deze vragen worden uiterlijk vier dagen voor de gemeenteraadszitting overgemaakt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Indien dit nodig is zal de betrokken dienst deze interpellatie ontvangen en maakt vervolgens een ontwerp-antwoord over aan de secretaris, dit uiterlijk op de dag van de gemeenteraadsvergadering om 12.00 u. Het ontwerp-antwoord wordt geformuleerd op het standaarddocument ‘interpellatie’.

Gemeenteraadsleden hebben eveneens de mogelijkheid om aanvullende agendapunten toe te voegen, dit doen ze tot uiterlijk vijf kalenderdagen voor de gemeenteraadsvergadering. Ook deze aanvullende agendapunten worden indien nodig aan de betrokken dienst overgemaakt met het oog op het opmaken van een ontwerp-antwoord.

Dit ontwerp-antwoord wordt eveneens uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de gemeenteraadsvergadering, overgemaakt aan de secretaris.

Het ontwerp-antwoord wordt geformuleerd op het standaarddocument ‘interpellatie’ (zie bijlage).

Het gemeenteraadsdossier bevat één exemplaar van het gemeenteraadsbesluit en als bijlage alle voorafgaande besluiten die enig nut hebben bij de besluitvorming, alsook alle noodzakelijke documenten.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

50

8.11 Redactionele aanbevelingen

Inhoudelijk

- Streef kernachtigheid, overzichtelijkheid en helderheid na.

- Gebruik geen holle woorden: wees duidelijk, concreet en leesbaar (ook voor een leek in de materie).

- Zorg voor een ordelijke opbouw en een logische gedachtengang.

- Wees zeer punctueel, ook in de verwijzingen naar rechtsbronnen en de overname van citaten; citeer de benaming van de besturen en de wetgeving correct.

- Ga na of alle essentiële elementen van het voorwerp van de beslissing of van de problematiek in de nota zijn opgenomen (bv. tijdstip, periode, financiering, enz.)

- Wees objectief en bekijk alle mogelijke denkpistes en alternatieven, ook al heb je als auteur of als dienst een uitgesproken voorkeur.

- Geef pro en contra van alle mogelijkheden en argumenteer jouw visie.

Taal, stijl en vorm

- Vermijd taalfouten.

- Let op fouten of onnauwkeurigheden door het gebruik van de tekstverwerker: lees de tekst na.

- Schrap herhalingen.

- Let op de grammaticale structuur.

- Verander niet zonder reden van tijd.

- Bladschikking: uitlijnen.

Trefwoordenregister

Voor de college- en gemeenteraadsbesluiten beschik je over 55 karakters om een trefwoord in te geven in het notulenbeheerprogramma.

Gebruik hiervoor geen volzinnen zoals ‘aanvraag van Rutten om gracht te delven geweigerd’, maar karakteristieke elementen van het dossier, zodat eender wie het dossier via het trefwoordenregister kan terugvinden. In het voorbeeld wordt het trefwoord ‘Rutten Aldeneikerweg 22 delven gracht weigering’.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

51

9. 11 vuistregels om klantvriendelijk te telefoneren Wanneer een klant telefoneert, wil de stad hem klantgericht te woord staan. Wat houdt de stad hierbij juist voor ogen? Je leest het in de elf vuistregels uit het telefoonadvies van de stad Maaseik.

1. Zorg dat je dienst steeds bereikbaar is Soms kan een afdeling onbereikbaar zijn, bijvoorbeeld door gelijktijdige vergaderingen. Dit kan je niet altijd vermijden, maar een minimale bezetting op de afdeling of een goede back-up door collega’s is dan een oplossing. Wat kan je doen: - als je voor een langere periode niet bereikbaar bent (vb. vergadering, cursus, …): - schakel je telefoon door naar een collega en laat die collega weten voor hoe - lang je weg bent en wanneer je terug bereikbaar bent. Een goed hulpmiddel - hierbij is je Outlook agenda. Je kan ook je voicemail inschakelen. - als je collega afwezig is: neem steeds zijn/haar telefoon op.

2. Beantwoord de telefoon binnen de 4 beltonen

Onderzoek heeft aangetoond dat de irritatie bij de klant snel toeneemt wanneer de telefoon meer dan 5 keer overgaat. Beantwoorden binnen de 4 beltonen wordt door de klant als snel ervaren.

3. Praat met een glimlach Een actieve zithouding en glimlachen aan de telefoon beïnvloedt de stem en Intonatie in positieve zin. Praat enthousiast zodat de klant ervaart dat hij welkom is, en dat je bereid bent hem te helpen.

4. Begin met een correcte begroeting Voor externe lijnen: - goedemorgen / goedemiddag - stad Maaseik / naam van de publiekslocatie - met ‘voornaam + achternaam’

vb. Goedemorgen, stad Maaseik, met Klaas Vaak Voor interne lijnen of na doorverbinding: - goedemorgen / goedemiddag - naam bedrijf / afdeling - met ‘voornaam + achternaam’

vb. Goedemorgen, Burgerzaken, met Petra Vangeloven Goedemiddag, milieudienst, met An Meex. 11 vuistregels om klantvriendelijk te telefoneren

5. Luister aandachtig Luister aandachtig naar de klant en onderbreek hem niet onnodig. Zorg dat je voldoende informatie hebt zodat je hem op de correcte manier kan verder helpen. Stel eventueel bijkomende vragen.

Huiss

tijl s

tad

Maa

seik

52

6. Noteer naam en telefoonnummer Noteer onmiddellijk alle gegevens van de klant (naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam,…) en gebruik zijn naam tijdens het gesprek. Gebruik daarvoor de telefoonmemo’s.

7. Geef aan wat je gaat doen en wanneer De klant “ziet” je niet. Geef duidelijk aan wat je gaat doen. Als je bijvoorbeeld iets opzoekt op je computer en het duurt even, zeg dan wat je doet. Vb. Blijf even aan de lijn, ik zoek het voor u op.

8. Sluit het gesprek positief af Gebruik de naam van de klant, bedank hem, wens hem een prettige dag, geef aan wat er verder gaat gebeuren, bevestig afspraken,…. Bij klachten kan je je excuseren voor het ongemak.

9. Haak als laatste de telefoon in Wanneer je te snel inhaakt, geef je de indruk geen tijd te hebben voor je klant. Een positief telefoongesprek kan op deze wijze een negatieve indruk nalaten. Geef je klant niet de indruk een nummer te zijn, maar geef hem de kans het gesprek zelf af te sluiten.

10. Vermijd onnodige gesprekken Beperk je persoonlijke gesprekken tot het strikte minimum. Je bent dan immers onbereikbaar voor klanten en relaties.

11. Gebruik de telefoonmemo Als je de telefoon opneemt voor een collega die afwezig is, noteer dan de gegevens van de klant (naam, telefoonnummer, boodschap). Gebruik hiervoor de telefoonmemo’s. Vraag je collega terug te bellen van zodra hij/zij terug op kantoor komt. Als je na je afwezigheid terug op kantoor komt en een boodschap ontvangt dat iemand je heeft proberen te bereiken, bel dan zo snel mogelijk terug.