1 - 23/06/2015

Waaierwerken: gewoon een nieuwe toren of een nieuw gebouw vol kansen?HRSeminar ‘Iedereen team – Het Nieuwe Werken23 juni 2015

Alex Van Loon, adviseur Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling

2 - 23/06/2015

Provincie Antwerpen

1,7 miljoen inwoners

70 steden en gemeenten

Provinciebestuur:1688 medewerkers1500 VTE56% vrouwen44% mannenGemiddeld 46 jaar

Missie:De provincie Antwerpen is een verkozen overheid met de expertise en ervaring om antwoorden op maat te bieden voor bovenlokale maatschappelijke uitdagingen in de provincie. Ze werkt vanop voldoende afstand en toch steeds dichtbij.”

3 - 23/06/2015

Aanleiding: een nieuw provinciehuis

4 - 23/06/2015

Visie op waaierwerken

• 'Waaierwerken' is voor de provincie Antwerpen een manier om als moderne organisatie een betere dienstverlening te garanderen voor de burgers en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkgever te zijn.

• Door flexibeler en dynamischer te zijn, creëren wij meer samenhorigheid tussen de mensen, een meer participatieve houding, meer betrokkenheid en inspraak en een betere doorstroom van informatie.

• Wij hanteren een betere werk/privé balans en willen tegelijkertijd  kostenbesparend, milieuvriendelijker, creatiever en efficiënter zijn.

• Kennisdelen staat centraal en wordt mede ondersteund door onze technologische vooruitgang.

5 - 23/06/2015

Tijdelijke huisvesting: pilootproject

6 - 23/06/2015

Waar komt waaierwerken vandaan?

‘Anders Werken’ of ‘Het Nieuwe Werken’:• Twee containerbegrippen

• Niet overal hetzelfde

• Sommige recepten werken op de ene plaats wel, maar elders niet

• Is dat wel zo anders of nieuw?

Waaierwerken:

- sommige dingen doen we vandaag al zo

- sommige zaken zijn optioneel

- kiezen uit de waaier van mogelijkheden

8 - 23/06/2015

Een waaier van mogelijkheden

Flexibele

ICT

Flexibele werk-plekken

Dos

sier

-beh

eer

Resultaat-

gericht

werken

9 - 23/06/2015

Een waaier van mogelijkheden

Flexibele

ICT

Flexibele werk-plekken

Dos

sier

-beh

eer

Resultaat-

gericht

werken

10 - 23/06/2015

Resultaatgericht werken

• Duidelijke jaarafspraken (Functioneren & Evalueren)

• … op basis van duidelijke doelstellingen (Beleids- en Beheerscyclus)

• … vertaald in werkoverleg en werkafspraken

Resultaatsgericht werken betekent dat: De medewerker verantwoordelijkheid

opneemt voor het afgesproken werk De leidinggevende aan de medewerker

vertrouwen geeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd

11 - 23/06/2015

Resultaatgericht werken: deelthema’s

• Omgaan met resultaatgericht werken

• Transparante werkafspraken: werkoverleg, rollen, doelstellingen, indicatoren,…

• Samenwerken versterken: samenwerking over de diensten heen, intervisie, mentorschap,…

• Verantwoordelijkheid en autonomie versterken

• Betrokkenheid verhogen: jobcrafting,…

12 - 23/06/2015

Een waaier van mogelijkheden

Flexibele

ICT

Flexibele werk-plekken

Dos

sier

-beh

eer

Resultaat-

gericht

werken

13 - 23/06/2015

Flexibele werkplekken

• Meer soorten werkplekken

• Werkplek kiezen naargelang de taak

• Akoestische maatregelen

• Personaliseren werkomgeving

• Clean desk

• Leefregels

• Telewerk

14 - 23/06/2015

Werkplektypes

• Werkplek open ruimte

• Cockpit

• Individuele stiltewerkplek

• Collectieve stilteruimte

• Centrale bibliotheek

• Loungewerkplek

• Aanlandwerkplek

15 - 23/06/2015

Overleg- en projectruimtes

• Kleine overlegruimte

• Grote overlegruimte

• Projectruimte

• Koffiehoek

16 - 23/06/2015

Een waaier van mogelijkheden

Flexibele

ICT

Flexibele werk-plekken

Dos

sier

-beh

eer

Resultaat-

gericht

werken

17 - 23/06/2015

Flexibele ICT

• Laptops

• Wifi in heel het gebouw en op het terras van het personeelsrestaurant

• Lync (chat, presence, videoconferencing)

18 - 23/06/2015

Een waaier van mogelijkheden

Flexibele

ICT

Flexibele werk-plekken

Dos

sier

-beh

eer

Resultaat-

gericht

werken

19 - 23/06/2015

Dossierbeheer

• Opruimdagen (papier & digitaal)

• Digitaal en papieren dienstklassement

• Digitale handtekening

• Zoveel mogelijk processen digitaliseren (niet automatiseren)

• Verbetering archiefwerking

• Centrale bibliotheek

20 - 23/06/2015

Tijdlijn pilootproject

Januari 2011: projectvoorstel

Maart 2011: projectplanOktober 2011: managementteam bepaalt minimale scope

Januari 2012: deputatie keurt aanpak goed

Oktober 2012: programma op maat per dienst

Voorjaar 2013: leefregels via werkplekspel

Mei 2013: verhuis naar PaS

Juni 2013: eerste evaluatie

Oktober 2013: tweede evaluatie

Januari 2014: finale evaluatie

Rode draad = co-creatie

Scope

Scope

Scope

Scope

Scope

21 - 23/06/2015

Aanpak

• Foto werkplekspel

Voorbeeldvraag werkplekspel

Een collega die in de buurt zit, is veel aan de telefoon. U kunt zich dan niet zo goed concentreren. Wat doet u?

A.Ik vraag aan mijn collega om een andere werkplek op te zoeken.B.Ik ga zelf werk doen dat niet zoveel concentratie vereist.C.Ik zoek een andere werkplek op.D.Anders, namelijk…

23 - 23/06/2015

Aanpak

• Foto flap evaluatieronde

24 - 23/06/2015

Aanpak

• Foto flap evaluatieronde

“Je leert andere diensten kennen”

“Lounge wordt veel gebruikt”

“Opruimen creëert rust”

“Mogelijkheden van toestellen

beter benutten”

“Eindelijk het gevoel een moderne

werkgever te hebben”

25 - 23/06/2015

Evaluatie pilootproject

Enkele kwaliteiten:• Verschillende types werkplekken• Contacten en samenwerking over de diensten heen• Mogelijkheid om te telewerken• Laptops en bijkomende schermen (22”)

Enkele aandachtspunten:• Samenhang binnen het team• Integratie van nieuwe collega’s• Stabiele ICT-omgeving

26 - 23/06/2015

Lessen tot nu toe

• Aanraders:• Projectscope op sommige punten open houden• Evalueren en opvolgen pilootproject op verschillende

momenten• Aandacht voor impact op reguliere processen • Voortschrijdend inzicht over projectstructuur en

aanpak Aanpak wordt momenteel doorgelicht door gebruikersgroep• Visie achteraf opstellen is mogelijk• Twee maal verhuizen is een kans!

27 - 23/06/2015

Hoe de verandering verankeren?

Eigenaarschap via verdiepingsraden:

•Afspraken tussen gebruikers onderling

•Afspraken met ondersteunende diensten

•Over:• Het ‘samen leven en werken’• Gebruik van de kantoorruimtes (bv. leefregels)• Inrichting van de kantoorruimtes• Dienstverlening (facilitair, ICT)

Ook al voor de inrichting van het nieuwe provinciehuis

28 - 23/06/2015

Meer weten?

• Deelprojectleider waaierwerken:Alex Van LoonDienst Projectwerking en OrganisatieontwikkelingTel. 03 240 53 09E-mail: alex.vanloon@provincieantwerpen.be

• Verantwoordelijke project nieuw provinciehuis:Marc HestersDepartementshoofd LogistiekTel. 03 240 51 28E-mail: marc.hesters@provincieantwerpen.be

Extra slides

Communicatie en veranderingsbeheer

• PaSdagen: infosessies waar iedereen op wordt uitgenodigd (3 à 4 per jaar)

• Klankbordgroep waar ideeën worden afgetoetst

• Intranet met FAQ

• Artikels personeelsblad Proviant

31 - 23/06/2015

Resultaten tot nu toe

• Grote gedragenheid door medewerkers pilootdiensten:• Early adaptors• Hoge verwachtingen werden ingelost

• Flexibele ICT:• Laptops en 22” schermen op de meeste werkplekken• Meer gebruik van Outlook• Introductie van Lync (presence, chat, documenten

delen)• Problemen rond telefonie en bekabeling

32 - 23/06/2015

Resultaten tot nu toe

• Papier in Beweging:• Aantal kasten werd beperkt• Dossiers worden sneller overgedragen

• Flexibel gebruik van werkplekken:• Types werkplekken worden gekozen op basis van

activiteiten• Alle types worden (in meer of mindere mate) gebruikt• Clean desk wordt beschouwd als een kwaliteit• Opmerkingen over meubilair, lockers en te weinig

stopcontacten

33 - 23/06/2015

Resultaten tot nu toe

• Samenwerking over de diensten heen

• Verminderd dagelijks contact:• Meer organiseren via formeel intern overleg• Minder discrete omgang met leidinggevende• Waar is iedereen?• Deels opgevangen via MS Lync (presence & chat)• Er komt nog een visuele zonering

34 - 23/06/2015

Leefregels pilootproject waaierwerken

35 - 23/06/2015

Leefregels pilootproject

Type werkplek Leefregel

Open werkplek - Er moet voldoende rust heersen- Als je wilt overleggen, doe je dat niet hier

Cockpit - Geconcentreerd werken- Niet geschikt voor langdurige

telefoongesprekken

Cel / individuele stiltewerkplek

- Kan je langdurig in telefoneren

Stilteruimte (meerdere personen)

- In stilte werken: niet telefoneren- Geen overleg

Loungewerkplek - Informele werkplek voor tijdelijk gebruik- Ook geschikt voor overleg of om te lezen

Aanlandwerkplek - Werkplek voor tijdelijk gebruik- Vooral om mails te checken en voor te

bereiden tussen vergaderingen door

36 - 23/06/2015

Leefregels pilootproject

Ondersteunende ruimte

Leefregel

Kleine overlegruimte (open of afgesloten)

- Overleg met 2 à 6 personen- Voor vertrouwelijke gesprekken (indien

afgesloten)

Grote overlegruimte (afgesloten)

- Overleg met 6 à 8 personen- Voor vertrouwelijke gesprekken

Projectruimte - Samenwerken aan een project- Kan gebruikt worden als werkplekken- Kan ook gebruikt worden als

overlegruimte

Koffiehoek - Bundeling van keukentje, drank- en voedingsautomaten en afvalpunt

- Ook geschikt voor informeel overleg- Niet vlakbij open werkplekken

37 - 23/06/2015

Bijkomende leefregels pilootproject

Gebruik werkplekken (1/2):•Teams zitten door mekaar en niet gegroepeerd per team (evalueren na 3 maanden).

•Niemand heeft recht op een vaste werkplek, maar er kunnen zich situaties voordoen waarin het wel kan (bv. fysieke beperkingen, secretariaat DRP & DSTV).

•Het is geen probleem dat mensen elke dag op dezelfde werkplek gaan zitten, zolang men daar soepel mee omgaat en geen werkplekken of ruimtes claimt.

•Het gebruik van werkplekken moet bespreekbaar zijn

38 - 23/06/2015

Bijkomende leefregels pilootproject

Gebruik werkplekken (2/2):•Niemand mag een cockpit of cel claimen, maar leidinggevenden moeten wel voldoende mogelijkheden hebben om vertrouwelijke gesprekken te kunnen voeren en bereikbaar zijn voor medewerkers.

•Evalueer per halve dag of je een open werkplek inneemt. (Dus als je veel vergaderingen hebt in de namiddag, gebruik dan bv. een aanlandwerkplek.)

•Als blijkt dat een bepaald werkplektype vaak overbezet is, moet worden overwogen er bij te maken.

39 - 23/06/2015

Bijkomende leefregels pilootproject

Gebruik overlegruimtes en vergaderzalen:•Overlegruimtes worden niet gereserveerd; vergaderzalen wel

•Geen verbod op lunchvergaderingen

•Refter in het PaS toegankelijk voor vergaderingen

•Informele overlegmomenten mogen niet verloren gaan

40 - 23/06/2015

Bijkomende leefregels pilootproject

Dossierbeheer:•Alle dossiers, documenten en boeken horen thuis in het dienstklassement, behalve persoonlijke spullen.

•Binnen het dienstklassement is een goede afbakening nodig tussen gearchiveerde dossiers, lopende dossiers en persoonlijk klassement.

•Gevoelige informatie kan opgeslagen worden in afsluitbare kasten.

41 - 23/06/2015

Werkplek open ruimte

•Werkruimte voor meerdere personen

• Er moet voldoende rust heersen

• Als je wilt overleggen, doe je dat niet hier

42 - 23/06/2015

Cockpit

• Halfopen individuele werkplek

• Geconcentreerd werken

• Niet geschikt voor langdurige telefoongesprekken

43 - 23/06/2015

Individuele stilteruimte

• Stiltewerkplek voor individu

• Afgesloten ruimte

• Kan je ook langdurig in telefoneren

44 - 23/06/2015

Collectieve stilteruimte

• In stilte werken met meerdere personen

• Afgesloten ruimte

• Geen telefoons of gsm’s

• Geen project- of overlegruimte

45 - 23/06/2015

Centrale bibliotheek

• In stilte werken met meerdere personen

• Afgesloten ruimte

• Geen telefoons of gsm’s

• Geen project- of overlegruimte

46 - 23/06/2015

Loungewerkplek

• Informele werkplek voor tijdelijk gebruik

• Ook geschikt voor informeel overleg of om te lezen

47 - 23/06/2015

Aanlandwerkplek

•Werkplek voor tijdelijk gebruik

• Vooral om tussen vergaderingen door mails te checken of voor te bereiden

48 - 23/06/2015

Kleine overlegruimte

• Voor overleg met 2 à 6 personen op de werkvloer

• Kan afgesloten zijn

• Kan ook in de open ruimte

• Voor vertrouwelijke gesprekken (indien afgesloten)

49 - 23/06/2015

Grote overlegruimte

• Voor overleg met 6 à 8 personen op de werkvloer

• Afgesloten ruimte

• Kan gebruikt worden voor vertrouwelijke gesprekken

50 - 23/06/2015

Projectruimte

• Samenwerken aan een project

• Voor 6 à 8 personen

• Kan gebruikt worden als werkplekken

• Kan ook gebruikt worden als overlegruimte

51 - 23/06/2015

Koffiehoek

• Bundeling van keukentje, drank- en voedingsautomaten en afvalpunt

• Ook geschikt voor informeel overleg

• Niet vlakbij open werkplekken